Axalon Office Connector SP Användarhandledning

(1)

Axalon Office Connector SP 2016, senast reviderad: den 27 mars 2018

Axalon Office Connector SP

Användarhandledning

(2)

Axalon Office Connector SP – Användarhandledning

Innehåll

Innehåll ... 2

Om denna användarhandledning ... 4

Syfte ... 4

Vem är denna handledning avsedd för ... 4

Om Axalon Office Connector ... 4

Skillnader mellan olika paketeringar av Axalon Office Connector ... 4

Förkortningar ... 5

Basfunktioner i Axalon Office Connector ... 6

Skapa nytt dokument med Axalon Office Connector ... 6

Skapa nytt dokument från webbläsaren ... 6

Skapa nytt dokument från Windows skrivbord ... 8

Skapa nytt dokument från Microsoft Word, Excel eller Powerpoint ... 10

Spara dokument med Axalon Office Connector ... 12

Spara dokument från Microsoft Word, Excel eller Powerpoint ... 12

Spara e-postmeddelanden och bifogade dokument från Microsoft Outlook ... 16

Spara från listan med inkomna e-postmeddelanden ... 16

Spara från visningsfönstret för ett e-postmeddelande ... 19

Spara med Connectorns åtgärdsfönster ... 20

Ladda upp dokument från Windows skrivbord ... 21

Öppna sparade dokument med Axalon Office Connector ... 26

Öppna dokument från Windows skrivbord ... 26

Söka efter dokument direkt från skrivbordet ... 31

Öppna dokument från Microsoft Word, Excel, Powerpoint eller Outlook ... 32

Bifoga dokument till e-postmeddelanden med Axalon Office Connector ... 33

Bifoga dokument med Connectorns åtgärdsfönster ... 35

Övriga och avancerade funktioner i Axalon Office Connector ... 36

Spara personliga favoritplatser ... 36

Logga in som en annan användare ... 40

Installera Connectorns Windows Gadget ... 42

Replikering av dokumentmallar ... 44

Använda Connectorns åtgärdsfönster i Outlook ... 46

Spara e-postmeddelanden eller bifogade dokument med åtgärdsfönstret ... 50

Bifoga dokument till e-postmeddelanden med åtgärdsfönstret ... 50

Övriga funktioner i åtgärdsfönstret ... 50

Använda Utforskaren i Axalon Office Connector ... 52

Anslut till en eller flera SharePoint servrar... 53

Spara plats som en personlig favoritplats ... 54

Döpa om en personlig favoritplats ... 55

Ta bort platser ... 55

Navigera i innehållsträdet ... 55

Visa vald plats i webbläsaren ... 57

Skicka platser med e-post ... 57

Kopiera länk till en plats... 57

Söka dokument ... 57

Sortera, filtrera och gruppera dokument ... 59

Visa detaljerad information för ett dokument ... 60

Visa förhandsgranskning av dokument ... 61

(3)

Använda vyer från dokumentbibliotek ... 61

Skapa ny, byta namn på och ta bort mapp i dokumentbibliotek ... 62

Klippa ut, kopiera och klistra in mappar ... 63

Skapa nytt dokument ... 64

Skapa PDF-filer av dokument ... 65

Öppna dokument ... 65

Ladda upp dokument från datorn ... 66

Ladda ned dokument till datorn ... 66

Skicka dokument med e-post ... 67

Kopiera länk till ett eller flera dokument ... 68

Ändra egenskaper på dokument ... 69

Byta namn på dokument... 70

Ta bort dokument ... 70

Klippa ut, kopiera och klistra in dokument ... 70

Checka ut och checka in dokument ... 72

Skriva ut dokument ... 74

Starta arbetsflöden på dokument ... 74

Visa status för arbetsflöden på dokument ... 74

Felsökning i Axalon Office Connector ... 76

Detaljerad felinformation i felmeddelande ... 76

Connectorns händelselogg ... 77

(4)

Om denna användarhandledning

Syfte

Denna användarhandledning förser slutanvändaren med information om hur

produkten Axalon Office Connector används. Dokumentet beskriver produkten i en allmän implementation, dvs. hur produkten ser ut som standard utan anpassningar.

Hos enskilda organisationer kan produkten ha anpassats på olika sätt så att text och bilder i denna handledning inte helt exakt återspeglar hur produkten ser ut och fungerar hos den hos den enskilda organisationen.

Vem är denna handledning avsedd för

Denna handledning är avsedd för slutanvändare, dvs. personer i en organisation som använder produkten Axalon Office Connector för att arbeta med dokument som lagras i Microsoft SharePoint. Läsaren förutsätts inneha generella baskunskaper om

Microsoft Windows och Microsoft Office.

Om Axalon Office Connector

Axalon Office Connector är en produkt som utökar och förbättrar integrationen mellan en klientdator och Microsoft SharePoint. Mer specifikt integrerar produkten i Microsoft Office och Microsoft Windows för att göra det dagliga arbetet med dokument lagrade I Microsoft SharePoint lättare och effektivare för slutanvändaren.

Skillnader mellan olika paketeringar av Axalon Office Connector

Axalon Office Connector finns i följande paketeringar:

• Document Connector, stöd i Word, Excel och Powerpoint (nytt med mall, spara, öppna och sök dokument mm.)

• Outlook Connector, stöd i Outlook (bifoga, spara, öppna dokument samt åtgärdspanel mm.)

• Document Explorer, ladda upp och egen SharePoint utforskare (innehåller en mängd funktioner för att arbeta med dokument i SharePoint)

Detaljer om skillnader mellan dessa paketeringar finns dokumenterade i ett separat dokument. Innehållet i denna handledning beskriver samtliga funktioner i Axalon Office Connector. En del av de funktioner som beskrivs finns inte tillgängliga om kunden inte har köpt alla delarna.

(5)

Förkortningar

I dokumentet förekommer ett antal förkortningar av produktnamn.

Produkter från Axalon:

• Axalon Office Connector – förkortas med ”Connector” och ”Connectorn”.

Produkter från Microsoft:

• Microsoft Windows – förkortas med “Windows”.

• Microsoft Office – förkortas med ”Office”.

• Microsoft Word – förkortas med ”Word”.

• Microsoft Excel – förkortas med ”Excel”.

• Microsoft Powerpoint – förkortas med ”Powerpoint”.

• Microsoft Outlook – förkortas med ”Outlook”.

(6)

Basfunktioner i Axalon Office Connector

Detta avsnitt beskriver de mest grundläggande och viktigaste funktionerna i Connectorn som att skapa, spara och öppna dokument mm.

Skapa nytt dokument med Axalon Office Connector

Connectorn förenklar för användaren när ett nytt dokument ska skapas genom att ge användaren tillgång till organisationens dokumentmallar. Användaren erbjuds flera vägar för att skapa ett nytt dokument för att det ska kunna ske så smidigt som möjligt.

Skapa nytt dokument från webbläsaren

Om användaren befinner sig i ett dokumentbibliotek i SharePoint (i webbläsaren) där ett nytt dokument ska skapas så finns en knapp i verktygsfältet Nytt med mall på fliken Filer. Denna knapp leder till en dialog där användaren kan välja en

dokumentmall för det nya dokumentet enligt nedan.

Till vänster visas ett träd där mallarna är kategoriserade m.h.a. mappar eller m.h.a.

innehållstyp. Flikarna Mappar och Innehållstyper växlar mellan att visa mallarna kategoriserade efter i vilken mapp de finns eller vilken innehållstyp de är baserade på.

Trädet används för att hitta den mall som är aktuell för det nya dokumentet.

Till höger visas en lista med mallar som finns tillgängliga i den valda mappen eller den valda innehållstypen. Varje mall visas med namn och beskrivning, beskrivningen visar information för användaren om vad mallen är avsedd för. För att använda en mall klickas den önskade mallen i listan.

(7)

Längst ned finns även en kryssruta Visa endast mallar för detta

dokumentbibliotek. När denna är ikryssad visas endast mallar av de innehållstyper som är aktuella i detta dokumentbibliotek.

(8)

Skapa nytt dokument från Windows skrivbord

Ett snabbt sätt att skapa ett nytt dokument utan att behöva ha något program igång är att använda de funktioner som finns direkt på Windows skrivbord. På skrivbordet finns Connectorn tillgänglig via en Gadget (kräver Windows Vista eller Windows 7) och via aktivitetsfältet.

Ett nytt dokument skapas via Connectorns Gadget genom att trycka på knappen Nytt dokument, se bilden nedan.

Om inte Gadgeten kan användas så finns en ikon i aktivitetsfältet (längst ned till höger). När denna ikon klickas så visas en meny där Nytt dokument kan väljas, se bilden nedan.

Efter att kommandot Nytt dokument valts så visas följande dialog för val av mall.

(9)

Denna dialog fungerar på samma sätt som beskrivs under avsnittet Skapa nytt dokument från webbläsaren med följande skillnad:

• Mallar filtreras inte beroende på valt dokumentbibliotek eftersom inget dokumentbibliotek är valt i detta läge.

• Via knappen kan mallar förhandsgranskas innan de väljs.

• Användaren kan välja vy från mallbiblioteket via vallistan Dokumentvy (finns ej tillgängligt om mallarna körs offline).

Klicka på en mall och tryck OK för att öppna ett nytt dokument baserat på vald mall.

(10)

Skapa nytt dokument från Microsoft Word, Excel eller Powerpoint Även i Office-programmen (Word, Excel och Powerpoint) finns en Connector meny tillgänglig som gör det enkelt att skapa ett nytt dokument. Connectorn har en egen flik enligt bilden nedan.

Välj knappen Välj mall från SharePoint för att påbörja ett nytt dokument. Dialogen för val av mall visas enligt nedan.

Denna dialog fungerar på samma sätt som beskrivs under avsnittet Skapa nytt dokument från webbläsaren med följande skillnad:

• Mallar filtreras inte beroende på valt dokumentbibliotek eftersom inget dokumentbibliotek är valt i detta läge.

• Via knappen kan mallar förhandsgranskas innan de väljs.

• Användaren kan välja vy från mallbiblioteket via vallistan Dokumentvy (finns ej tillgängligt om mallarna körs offline).

• Kryssrutan Visa endast mallar för den öppna applikationen längst ned är som standard ikryssad så enbart mallar avsedda för den öppna applikationen visas, ex. mallar för Word dokument om dialogen startades från Word. Denna kan dock kryssas ur så andra typer av dokument kan skapas, ex. en ny Excel arbetsbok.

(11)

Klicka på en mall och tryck OK för att öppna ett nytt dokument baserat på vald mall.

(12)

Spara dokument med Axalon Office Connector

Connectorn förenklar sparande av dokument för användaren. En lättöverskådlig innehållsstruktur över innehållet i SharePoint presenteras så att användaren enkelt kan navigera till och spara ett dokument i ett dokumentbibliotek. Connectorn erbjuder användaren att spara dokument på flera sätt beroende på vilken situation användaren befinner sig.

Spara dokument från Microsoft Word, Excel eller Powerpoint

När användaren har författat ett nytt dokument i något av Office-programmen (Word, Excel eller Powerpoint) och kommer till det läge att dokumentet ska sparas erbjuder Connectorn användaren en enkel spara-funktion. Funktionen nås via Connectorns egna flik enligt nedan.

Klicka på knappen Spara till SharePoint för att spara det nya dokumentet till en plats i SharePoint. Följande dialog visas för att välja var dokumentet ska sparas.

Till vänster finns ett träd med de SharePoint-platser som finns tillgängliga, detta träd innehåller de platser som ställts in i förväg för användaren samt de platser som

(13)

användaren har sparat som favoritplatser (se avsnittet Spara personliga favoritplatser för en beskrivning av hur favoritplatser hanteras).

Trädet visar innehållet i SharePoint (webbplatser, dokumentbibliotek och mappar) för den valda platsen. Webbplatser hittar användaren genom att navigera via

trädstrukturen eller genom att markera en webbplats och i rutan Sök i vald plats skriva sökord och trycka Enter för att söka fram en webbplats inom markerad plats i trädet. Användaren navigerar sedan i trädet till det dokumentbibliotek och eventuellt mapp som dokumentet ska sparas i. Om en ny mapp behöver skapas så finns en knapp för att skapa en ny mapp. En befintlig mapp kan även döpas om via knappen eller tas bort via knappen . Mappar som tas bort hamnar i papperskorgen i SharePoint och kan återställas vid behov.

Till höger visas innehållet i valt dokumentbibliotek och mapp. En lista med dokument visar vilka dokument som redan finns på vald plats. Användaren kan välja vy från det valda dokumentbiblioteket med en vallista i verktygsfältet. Detaljer om ett enskilt dokument visas med knappen i verktygsfältet. Följande detaljer visas om dokumentet.

Allmänt – visar mer filinformation samt om den är utcheckad

Metadata – visar dokumentets ifyllda metadata

(14)

Versionshistorik - visar olika versioner för dokumentet om versionshantering är påslagen, från denna lista kan äldre versioner öppnas, återställas eller tas bort genom att högerklicka på en version.

Knappen i verktygsfältet kan användas för att se en förhandsgranskning av markerat dokument.

Även befintliga filer kan döpas om (via knappen ) och tas bort (via knappen ). Filer som tas bort hamnar i papperskorgen i SharePoint och kan återställas efter behov.

Om ett dokument är utcheckat av någon person så visas en utcheckad-symbol på raden i listan. Direkt från denna dialog kan in- och utcheckning hanteras för ett eller flera markerade dokument:

• Markerade dokument kan checkas ut via knappen .

• Markerade dokument kan checkas in via knappen . En gemensam kommentar sätts för incheckade dokument.

• Markerade dokument kan ångras utcheckning på via knappen .

Nederst i dialogen anges innehållstyp, namn och filtyp för det nya dokumentet. Listan med innehållstyper kommer från det valda dokumentbiblioteket (varje

dokumentbibliotek kan ha olika uppsättningar innehållstyper). Filtyp föreslås till den filtyp som är inställd som standard i aktuellt Office-program, ex. .DOCX i Word.

Tryck på knappen Spara för att spara dokumentet på vald plats.

Beroende på vald innehållstyp och om det valda dokumentbiblioteket har några metadatafält så visas ytterligare en dialog för inmatning av metadatafält enligt nedan.

(15)

Dialogen presenterar fält för den valda innehållstypen och dokumentbiblioteket.

Överst finns vallistan med innehållstyp igen för att det ska vara möjligt att i detta läge ändra sig och välja en annan innehållstyp.

Fält som är obligatoriska att besvara markeras med en röd asterix.

Tryck OK för att fortsätta och spara dokumentet med ifyllt metadata.

Efter att dokumentet har sparats till SharePoint kan användaren fortsätta att redigera dokumentet och behöver nästa gång bara använda den vanliga spara-knappen i Office. Om metadata behöver uppdateras så finns en knapp Ändra egenskaper i Connectorns verktygsfält som visar metadatadialogen igen.

(16)

Spara e-postmeddelanden och bifogade dokument från Microsoft Outlook

Ofta behöver dokument som kommer via e-post sparas till en plats i SharePoint.

Antingen behöver ett eller flera bifogade dokument sparas eller hela e-

postmeddelandet. Connectorn erbjuder användaren ett enkelt sätt att spara dokument och e-postmeddelanden till SharePoint.

I Outlook kan användaren välja mellan att spara bifogade dokument eller e- postmeddelanden från listan med inkomna e-postmeddelanden eller då ett e- postmeddelande är öppet i ett separat fönster (visningsfönstret för ett enskilt meddelande).

Spara från listan med inkomna e-postmeddelanden

Användaren kan direkt i listan med inkomna meddelanden spara bifogade dokument eller e-postmeddelanden till SharePoint. Ett eller flera meddelanden kan väljas och sparas samtidigt i samma operation. Spara-funktionerna nås via Connectorns egna flik enligt nedan.

Markera de e-postmeddelanden som är aktuella att spara i listan och klicka på någon av följande knappar i Connectorns verktygsfält:

• Spara bifogade filer till SharePoint

• Spara till SharePoint

Den första knappen Spara bifogade filer till SharePoint används då bifogade dokument till de markerade e-postmeddelandena ska sparas. Den andra knappen Spara till SharePoint används då hela e-postmeddelanden ska sparas. Som

standard sparas hela e-postmeddelanden i textformat men om pilen bredvid knappen klickas så finns alternativen Spara i textformat och Spara i Outlook-format.

Skillnaden mellan dessa är att om Outlook-format väljs så sparas meddelandet som en Outlook-fil i SharePoint inklusive eventuella bifogade filer. Meddelandet kan då senare öppnas igen från SharePoint i Outlook så det går att sända vidare osv.

När spara valts med någon av spara-knapparna så visas en dialog för val av vilka dokument från valda e-postmeddelanden som ska sparas enligt nedan.

(17)

Dialogen visar alla bifogade filer och/eller alla e-postmeddelanden som valts i en lista.

I listan kan användaren kryssa bort enskilda dokument om inte alla dokument ska sparas. Det är även möjligt att byta namn på dokumenten så att de får ett annat namn i SharePoint än det ursprungliga namnet. För att byta namn klickas den första

kolumnen två gånger så att texten kommer i redigeringsläge.

Tryck OK för att gå vidare och spara valda dokument. Följande dialog visas för att välja var dokumenten ska sparas.

(18)

Ett träd visas med de SharePoint-platser som finns tillgängliga, detta träd innehåller de platser som ställts in i förväg för användaren samt de platser som användaren har sparat som favoritplatser (se avsnittet Spara personliga favoritplatser för en

beskrivning av hur favoritplatser hanteras).

Nederst i dialogen anges innehållstyp för dokumenten. Listan med innehållstyper kommer från det valda dokumentbiblioteket (varje dokumentbibliotek kan ha olika uppsättningar innehållstyper).

Tryck på knappen Spara för att spara dokumenten på vald plats.

(19)

Längst ned finns en vallista där det går att ställa in så att samma metadata kan sättas för flera dokument som sparas, listan har följande val:

• Kopiera inte värden till nästa fil/dokument – metadata sätts enskilt för varje dokument, dvs. metadatadialogen visas för varje dokument som sparas.

• Sätt samma värden för alla filer/dokument – samma metadata sätts för alla dokument som sparas och metadatadialogen visas endast en gång.

• Kopiera värden till nästa fil/dokument – värden från det dokument som visas kopieras till nästa dokument, dvs. metadatadialogen visas igen för nästa

dokument men värdena är ifyllda med föregående dokuments värden.

Tryck OK för att fortsätta och spara dokumenten med ifyllt metadata.

Spara från visningsfönstret för ett e-postmeddelande

Användaren kan från visningsfönstret för ett e-postmeddelande spara bifogade dokument eller hela e-postmeddelandet till SharePoint. Spara-funktionerna nås via Connectorns egna flik enligt nedan.

(20)

Klicka på någon av följande knappar i Connectorns verktygsfält:

• Spara bifogade filer till SharePoint

• Spara till SharePoint

Den första knappen Spara bifogade filer till SharePoint används då bifogade dokument till e-postmeddelandet ska sparas. Den andra knappen Spara till SharePoint används då hela e-postmeddelandet ska sparas.

När spara valts med knappen Spara bifogade filer till SharePoint så visas en dialog för val av vilka bifogade dokument som ska sparas, en dialog för val av plats att spara till och efter det eventuellt metadatadialogen för ifyllnad av metadata för dokumenten.

Dessa dialoger beskrivs närmare under avsnittet Spara från listan med inkomna e- postmeddelanden ovan.

När spara valts med knappen Spara bifogade filer till SharePoint så visas en dialog för val av plats att spara till och efter det eventuellt metadatadialogen för ifyllnad av metadata för dokumentet. Dessa dialoger beskrivs närmare under avsnittet Spara dokument från Microsoft Word, Excel eller Powerpoint.

Spara med Connectorns åtgärdsfönster

Connectorn erbjuder även användaren ett åtgärdsfönster i Outlook som kan aktiveras både i Outlooks huvudfönster och i fönstret som visar ett e-postmeddelande. I

huvudfönstret kan användaren dra och släppa e-postmeddelanden till åtgärdsfönstret för att spara meddelanden och i fönstret som visar ett e-postmeddelande kan

användaren dra och släppa bifogade filer till åtgärdsfönstret för att spara dem till SharePoint. Åtgärdsfönstret beskrivs mer i detalj under avsnittet Använda Connectorns åtgärdsfönster i Outlook.

(21)

Ladda upp dokument från Windows skrivbord

Ibland behöver dokument och andra filer kunna sparas till SharePoint som skapats av någon annan person, skapats i något annat program (inte Microsoft Office) eller kanske bara har lagrats tillfälligt lokalt på datorn. När det finns sådana dokument eller filer så erbjuder Connectorn användaren ett enkelt och effektivt sätt att spara dessa dokument och andra typer av filer till SharePoint.

På Windows skrivbordet finns Connectorn tillgänglig via en Gadget (kräver Windows Vista eller Windows 7) och via aktivitetsfältet.

Dokument och andra filer kan sparas till SharePoint via Connectorns Gadget genom att trycka på knappen Ladda upp fil(er), se bilden nedan.

Om inte Gadgeten kan användas så finns en ikon i aktivitetsfältet (längst ned till höger). När denna ikon klickas så visas en meny där Ladda upp fil(er) kan väljas, se bilden nedan.

Efter att kommandot Ladda upp fil(er) valts så visas följande dialog för val av filer.

(22)

Figur 1 – ingen fil har valts än

Filer som ska sparas kan väljas på två sätt:

1. Genom att dra och släppa en eller flera filer från Windows skrivbord eller Windows Utforskare till dialogen.

2. Genom att klicka på knappen Välj fil(er) och välja filer m.h.a. en filvaldialog.

Efter att filer som ska sparas har valts visas de i listan enligt nedan.

Figur 2 – filer som ska sparas har valts

(23)

Enskilda filer kan kryssas bort i listan om inte alla filer ska sparas. Det är även möjligt att byta namn på filerna så att de får ett annat namn i SharePoint än det ursprungliga namnet. För att byta namn klickas den första kolumnen två gånger så att texten kommer i redigeringsläge.

Tryck OK för att gå vidare och spara valda filerna. Följande dialog visas för att välja var filerna ska sparas.

(24)

Nederst i dialogen anges innehållstyp för filerna. Listan med innehållstyper kommer från det valda dokumentbiblioteket (varje dokumentbibliotek kan ha olika

uppsättningar innehållstyper).

Tryck på knappen Spara för att spara filerna på vald plats.

Längst ned finns en vallista där det går att ställa in så att samma metadata kan sättas för flera filer som sparas, listan har följande val:

• Kopiera inte värden till nästa fil/dokument – metadata sätts enskilt för varje fil, dvs. metadatadialogen visas för varje fil som sparas.

• Sätt samma värden för alla filer/dokument – samma metadata sätts för alla filer som sparas och metadatadialogen visas endast en gång.

• Kopiera värden till nästa fil/dokument – värden från den fil som visas kopieras till nästa fil, dvs. metadatadialogen visas igen för nästa fil men värdena är ifyllda med föregående fils värden.

(25)

Tryck OK för att fortsätta och spara filerna med ifyllt metadata.

(26)

Öppna sparade dokument med Axalon Office Connector

Connectorn förenklar för användaren när ett befintligt dokument sparat i SharePoint ska hittas och öppnas. Användaren erbjuds flera vägar för att hitta och öppna ett dokument för att det ska kunna ske så smidigt som möjligt.

Öppna dokument från Windows skrivbord

Utan att behöva starta något program kan användaren med Connectorn öppna ett dokument som är sparat i SharePoint direkt från skrivbordet. Användaren behöver alltså inte klicka sig ända fram till rätt plats via SharePoints webbgränssnitt och

användaren behöver inte heller i förväg veta vilket program som dokumentet är skapat i. Connectorn öppnar dokumentet åt användaren i rätt program.

På Windows skrivbordet finns Connectorn tillgänglig via en Gadget (kräver Windows Vista eller Windows 7) och via aktivitetsfältet.

Ett dokument kan öppnas från SharePoint via Connectorns Gadget genom att trycka på knappen Öppna dokument, se bilden nedan.

Om inte Gadgeten kan användas så finns en ikon i aktivitetsfältet (längst ned till

höger). När denna ikon klickas så visas en meny där Öppna dokument kan väljas, se bilden nedan.

(27)

Efter att kommandot Öppna dokument valts så visas följande dialog.

Figur 1 – navigation via trädvy

(28)

Figur 2 - navigation via sökning

Dialogen erbjuder användaren två sätt att hitta dokument: via navigation i

innehållsträdet från SharePoint och via sökning. De två flikarna Alla mina platser och Sök dokument växlar mellan dessa två sätt.

När fliken Alla mina platser valts så presenterar dialogen ett träd med innehållet i SharePoint (webbplatser, dokumentbibliotek och mappar) för den valda platsen.

Webbplatser hittar användaren genom att navigera via trädstrukturen eller genom att markera en webbplats och i rutan Sök i vald plats skriva sökord och trycka Enter för att söka fram en webbplats inom markerad plats i trädet. Användaren navigerar sedan i trädet till det dokumentbibliotek och eventuellt mapp som dokumentet finns i. Om användaren av någon anledning vill visa en plats som visas i innehållsträdet i

webbläsaren (SharePoints användargränssnitt) så finns möjlighet att markera platsen i trädet och trycka på knappen .

När fliken Sök dokument valts så visar dialogen till vänster en sökpanel där användaren kan ställa villkor på dokumentets namn och/eller text som ska finnas i dokumentet, sökomfattning, typ av dokument (Word, Excel mm.), författare och när dokument ändrades senast. Sökning utförs med knappen . Observera att sökning

(29)

sker inom den valda sökomfattningen (vald webbplats, hela platsen eller samtliga platser).

Till höger visas innehållet i valt dokumentbibliotek och mapp alternativt sökresultatet om en sökning har gjorts. Användaren kan välja vy från det valda dokumentbiblioteket (vid trädnavigering) med en vallista i verktygsfältet. Detaljer om ett enskilt dokument visas med knappen i verktygsfältet. Följande detaljer visas om dokumentet.

Allmänt – visar mer filinformation samt om den är utcheckad

Metadata – visar dokumentets ifyllda metadata

(30)

Versionshistorik - visar olika versioner för dokumentet om versionshantering är påslagen, från denna lista kan äldre versioner öppnas, återställas eller tas bort genom att högerklicka på en version.

Knappen i verktygsfältet kan användas för att se en förhandsgranskning av markerat dokument.

Befintliga filer kan döpas om (via knappen ) och tas bort (via knappen ). Filer som tas bort hamnar i papperskorgen i SharePoint och kan återställas efter behov.

Om ett dokument är utcheckat av någon person så visas en utcheckad-symbol på raden i listan. Direkt från denna dialog kan in- och utcheckning hanteras för ett eller flera markerade dokument:

• Markerade dokument kan checkas ut via knappen .

• Markerade dokument kan checkas in via knappen . En gemensam kommentar sätts för incheckade dokument.

• Markerade dokument kan ångras utcheckning på via knappen .

När listan visar resultatet från en sökning så kan det ibland vara intressant att se vad som finns mer på den plats där dokumentet är lagrat. En funktion finns där

användaren kan be dialogen att visa i trädvyn den plats där det markerade dokumentet är lagrat. Denna funktion aktiveras med knappen .

Markera det eller de dokument som ska öppnas och tryck på knappen OK för att öppna dokumentet eller dokumenten.

(31)

Söka efter dokument direkt från skrivbordet

Ett väldigt kraftfullt sätt att hitta och öppna dokument som Connectorn erbjuder

användaren är att söka dokument direkt från skrivbordet. Användaren behöver då inte veta varken var dokumentet finns lagrat och inte heller vilket program dokumentet skapades i. Det räcker med att veta något nyckelord som dokumentet innehåller.

På Windows skrivbordet finns Connectorn tillgänglig via en Gadget (kräver Windows Vista eller Windows 7).

Dokument som finns lagrade i SharePoint kan sökas fram via Connectorns Gadget genom att skriva sökord i Gadgeten och trycka på knappen eller trycka på ENTER- knappen, se bilden nedan.

När sök-knappen tryckts så visas Connectorns öppna dokument dialog vilken visar resultatet från sökningen. Öppna dokument dialogen beskrivs närmare i avsnittet Öppna dokument från Windows skrivbord.

Om inte Gadgeten kan användas så finns möjligheten att använda öppna dokument dialogen som beskrivs i avsnittet Öppna dokument från Windows skrivbord.

(32)

Öppna dokument från Microsoft Word, Excel, Powerpoint eller Outlook

Ofta vet användaren redan vilken typ av dokument som ska öppnas och av gammal vana öppnar användaren det Office-program som dokumentet ska redigeras i, ex.

Microsoft Word. Eller så befinner sig användaren redan i ett Office-program och vill öppna ett sparat dokument. Connectorn erbjuder användaren att direkt från Office- programmets meny (Word, Excel, Powerpoint eller Outlook) öppna dokument sparade i SharePoint på ett enkelt sätt. Funktionen nås via Connectorns egna flik enligt nedan.

Klicka på knappen Öppna från SharePoint för att öppna ett dokument som är sparat i SharePoint. Connectorns öppna dokument dialog visas då för att ge användaren ett enkelt sätt att hitta dokumentet. Öppna dokument dialogen beskrivs närmare i avsnittet Öppna dokument från Windows skrivbord.

Här finns även en lista med de senaste använda SharePoint-dokumenten. Klicka på ett dokument i listan för att öppna dokumentet.

(33)

Bifoga dokument till e-postmeddelanden med Axalon Office Connector

Dokument skickas ofta med e-postmeddelanden både inom organisationen och till mottagare utanför den egna organisationen. Det är därför viktigt att användaren på ett enkelt sätt kan bifoga de dokument som finns sparade i SharePoint till ett nytt e- postmeddelande. Connectorn erbjuder därför användaren ett enkelt sätt att bifoga dokument sparade i SharePoint till e-postmeddelanden.

Funktionen för att bifoga dokument nås via Connectorns egna flik enligt nedan.

Här finns en lista med de senast använda SharePoint-dokumenten att bifoga till meddelandet. Om inget av dessa ska bifogas klickas knappen Lägg till fil från SharePoint för att bifoga dokument som är sparade i SharePoint. Följande dialog visas för val av dokument som ska bifogas e-postmeddelandet.

(34)

Funktionerna i denna dialog beskrivs närmare i avsnittet Öppna dokument från Windows skrivbord.

Markera det eller de dokument som ska bifogas och tryck på knappen OK för att lägga till dokumentet eller dokumenten i e-postmeddelandet.

En ytterligare dialog enligt nedan visas för val om dokumenten ska bifogas som länkar eller som hela filer till e-postmeddelandet.

Följande två alternativ finns att välja för de bifogade dokumenten:

(35)

• Koppla hela filer – dokumenten lagras i e-postmeddelandet vilket passar bra om meddelandet ska skickas till en extern mottagare.

o Konvertera filer till PDF-format om möjligt – om denna kryssas i så konverteras dokumenten till PDF-format innan de bifogas till e-

postmeddelandet.

o Skapa zip-fil med valda filer – om denna kryssas i kommer samtliga valda filer att packas ihop i en komprimerad zip-fil som bifogas e- postmeddelandet. Önskat namn på zip-filen måste anges i rutan Filnamn.

• Koppla länkar till filer – länkar till dokumenten lagras i e-postmeddelandet, dvs. inte själva dokumenten. Detta passar bra om meddelandet ska skickas till en mottagare inom organisationen som har tillgång till SharePoint-platsen där dokumenten finns. Med detta alternativ kan man undvika att flera versioner av dokument cirkulerar i e-postmeddelanden.

Tryck OK för att gå vidare och bifoga dokumenten.

Bifoga dokument med Connectorns åtgärdsfönster

Connectorn erbjuder även användaren ett åtgärdsfönster i Outlook som kan aktiveras både i Outlooks huvudfönster och i fönstret som visar ett e-postmeddelande. I

huvudfönstret kan användaren dra och släppa dokument från åtgärdsfönstret till Outlook för att skapa ett nytt meddelande med dokumenten bifogade och i fönstret som visar ett e-postmeddelande kan användaren dra och släppa dokument från åtgärdsfönstret till meddelandet för att bifoga dem till meddelandet. Åtgärdsfönstret beskrivs mer i detalj under avsnittet Använda Connectorns åtgärdsfönster i Outlook.

(36)

Övriga och avancerade funktioner i Axalon Office Connector

Detta avsnitt beskriver de funktioner i Connectorn som är gemensamma genom flera av Connectorns funktioner samt de funktioner som är lite mer avancerade.

Spara personliga favoritplatser

Ofta besöker en användare samma platser om och om igen i SharePoint för att arbeta med dokument. Vilka platser det handlar om är vanligtvis specifikt för varje användare.

Connectorn erbjuder användaren att lagra sina favoritplatser i SharePoint. Genom att lagra favoritplatser kan användaren snabbt navigera till de platser som användaren ofta besöker.

I nästan alla funktioner i Connectorn kan användaren nytta sina favoritplatser, exempelvis i Connectorns spara dokument dialog enligt nedan.

Trädet visar alla platser för aktuell användare. Här kan det finnas en eller flera

fördefinierade platser som IT-avdelningen har lagt upp åt alla användare eller en viss grupp användare. Här visas även användarens egna favoritplatser. Användaren kan på ett enkelt sätt öppna en av de platser som finns med i trädet för att visa innehållet i den valda platsen.

När användaren vill lagra en ny favoritplats görs detta genom att markera den önskade platsen i innehållsträdet och välja att spara den som favorit på något av följande sätt:

• Klicka på knappen Spara som favorit i verktygsfältet.

(37)

• Högerklicka på platsen i trädet och välj Spara som favorit.

Den nya favoritplatsen finns sedan tillgänglig som favoritplats i Connectorn.

Om användaren vill ta bort en favoritplats görs detta genom att markera den önskade platsen i trädet och välja att ta bort den genom att trycka DELETE eller klicka på knappen Ta bort favorit i verktygsfältet.

Möjlighet till manuell administration av favoritplatser finns genom att klicka på

knappen Hantera platser i verktygsfältet. Följande dialog visas för administration av platser.

Fördefinierade platser

Personliga platser

(38)

Dialogen visar på första fliken en lista med de fördefinierade platserna där

användaren själv inte kan ändra informationen. På andra fliken visas en lista med användarens personliga favoritplatser. I denna lista kan användaren själv hantera sina platser. Normalt behöver användaren bara använda denna dialog för att byta

visningsnamn på sina favoritplatser men det går även att lägga till och ta bort favoritplatser i denna dialog.

En ny favoritplats skapas genom att trycka på knappen Lägg till. Dialogen som visas för ny favoritplats beskrivs under avsnittet Använda Utforskaren i Axalon Office Connector / Anslut till en eller flera SharePoint servrar.

Byte av visningsnamn på en favoritplats utförs genom att skriva en ny text i kolumnen Visningsnamn.

Borttagning av en favoritplats utförs genom att markera raden för favoritplatser och sedan trycka på knappen Ta bort.

Längst till höger på varje rad i listorna med platser finns en knapp som leder till följande dialog.

Denna dialog visar information om vilken version av Connectorn som finns på SharePoint-servern samt vilken version av SharePoint som är installerad. Här kan användaren även överstyra vilken uppsättning komponenter som Connectorn ska anropa på servern:

• Automatiskt – Connectorn avgör själv vad som finns på den aktuella servern.

(39)

• Connectors komponenter – om Axalon Office Connector finns installerad på SharePoint-servern så bör detta alternativ användas för att uppnå full

funktionalitet i Connectorn.

• SharePoints komponenter – om Connectorn inte finns installerad på

SharePoint-server så kan Connectorn ändå fungera med viss nedsättning av funktionalitet.

Normalt sköter Connectorn om detta själv och användaren behöver inte ändra något i denna dialog.

Det finns även en knapp Ta bort sparade inloggningsuppgifter som är aktiv om användaren har valt att spara sina inloggningsuppgifter mot aktuell plats. Knappen används för att ta bort de sparade inloggningsuppgifterna.

(40)

Logga in som en annan användare

Normalt använder Connectorn inloggad användare på datorn för all åtkomst till platser och dokument i SharePoint. Ibland kan det hända att inloggad användare saknar behörighet. Connectorn visar då en inloggningsdialog där användaren kan logga in som en annan användare.

Ibland kan det även vara användbart att kunna logga in som en annan användare som har annorlunda behörighet även om den inloggade användaren på datorn har viss behörighet i SharePoint. Exempel på detta kan vara att användaren måste använda ett administratörskonto för att utföra vissa arbetsuppgifter. Användaren har då möjlighet att själv välja att logga in som en annan användare i Connectorn. I Connectorns Öppna- och Spara-dialog samt i Connectorns Utforskare finns kommandon för att byta användare. Nedan visas Öppna-dialogen som exempel.

Byte av användare görs genom att klicka på en plats i trädet och välja knappen Byt användare i verktygsfältet alternativt genom att högerklicka på platsen i trädet och välja Byt användare. Connectorn visar en inloggningsdialog enligt nedan.

(41)

Användaren anger här användarnamn (domän\användarnamn) och lösenord och trycker OK för att logga in som angiven användare. Om kryssrutan Håll mig inloggad kryssas så kommer Connectorn spara inloggningsuppgifterna.

Efter att användaren loggat in som en annan användare så gäller den inloggningen i den aktiva processen i Windows. Dvs. om Connectorn körs i Word så kommer inloggningen gälla så länge som användaren är kvar i samma Word-process. Om Connectorns Utforskare körs så gäller inloggningen i aktuell Utforskar-process.

Undantaget från detta är om kryssrutan Håll mig inloggad kryssades i. Connectorn kommer då använda angiven användare i alla processer från att

inloggningsuppgifterna sparats.

(42)

Installera Connectorns Windows Gadget

Connectorn innehåller en Windows Gadget som användaren kan välja att lägga på sitt skrivbord. Gadgeten ger snabb åtkomst till de vanligaste funktionerna i Connectorn:

skapa nytt dokument med dokumentmall, öppna dokument sparade i SharePoint, ladda upp dokument till SharePoint, utforska dokument i SharePoint och söka dokument sparade i SharePoint.

För att gadgeten ska kunna användas krävs att användaren har Windows Vista eller Windows 7 på sin dator.

Följ nedanstående steg för att installera gadgeten på skrivbordet:

1. Högerklicka på skrivbordet och välj Gadgets (Gadgetar). Följande dialog visas för val av gadget.

2. Markera Axalon Office Connector i dialogen och dra ut den på skrivbordet. På skrivbordet visas följande:

(43)

Användaren måste själv ta bort gadgeten från skrivbordet igen om den inte längre ska användas.

(44)

Replikering av dokumentmallar

Dokumentmallar används när nya dokument ska skapas. Inom organisationen kan en mängd dokumentmallar finnas för olika slags dokument, ex. mötesprotokoll, brev, offert, avtal osv. Mallarna kan vara gjorda för olika dokumentredigeringsprogram, ex.

Microsoft Word, Excel, Powerpoint osv.

Connectorn gör dokumentmallar tillgängliga för användaren när ett nytt dokument ska skapas via dialogen för nytt dokument. När användaren väljer en mall från dialogen öppnas rätt redigeringsprogram och ett nytt dokument skapas baserat på vald mall.

Mallarna som Connectorn ger användaren tillgång till lagras normalt i ett eller flera dokumentbibliotek i SharePoint (mallbibliotek). När användaren sitter på

organisationens nätverk med sin dator hämtar Connectorn mallarna direkt från

mallbiblioteket i SharePoint. Om användaren kopplar bort sin dator från nätverket ger Connectorn användaren tillgång till mallarna ändå via en inbyggd replikeringsfunktion.

Connectorn ser till att en kopia av mallarna finns lagrad på användarens dator och sköter uppdatering av mallarna i bakgrunden så att användaren inte behöver se eller bry sig om replikeringen. Replikeringen startar som en bakgrundsprocess när

användaren loggar in på sin dator.

Användaren kan påskynda replikering av mallar vid behov, ex. om användaren vet att förändringar har skett i mallar eller om man misstänker att något har gått fel med replikeringen. Manuell start av replikeringen kan göras på följande sätt:

• Klicka på ikonen Start Replicating under start-menyn i programgruppen Axalon SP Series/Axalon Office Connector SP 2016.

• Klicka på knappen Synkronisera mallar från SharePoint som finns på Connectorns flik i Office-programmen (Word, Excel och Powerpoint).

Replikeringen startar och en dialog visar status för replikeringen enligt nedan.

(45)

Om några fel uppstår visas en röd symbol längst till vänster på raderna.

(46)

Använda Connectorns åtgärdsfönster i Outlook

Connectorn erbjuder användaren ett åtgärdsfönster i Outlook som kan aktiveras både i Outlooks huvudfönster och i fönstret som visar ett e-postmeddelande.

Åtgärdsfönstret är som standard aktiverat i båda dessa fönster. I Connectorns verktygsfält finns en knapp för att visa eller dölja åtgärdsfönstret enligt nedan.

Knappen Visa åtgärdsfönster används för att visa eller dölja åtgärdsfönstret.

Inställningen är separat för Outlooks huvudfönster resp. e-postfönster så användaren kan var åtgärdsfönstret ska vara synligt. Inställningen sparas till nästa session av Outlook. Det finns även ett kryss längst upp till höger på åtgärdsfönstret som stänger fönstret men om det stängs den vägen så är det bara tillfälligt och inställningen sparas inte till nästa session.

Bilden nedan visar hur åtgärdsfönstret ser ut vid start av Outlook resp. ett e- postmeddelande.

Åtgärdspanelen i Outlooks huvudfönster

(47)

Åtgärdspanelen i ett e-postfönster

För att använda åtgärdsfönstret behöver användaren navigera till en plats i

SharePoint eller söka fram dokument som finns i SharePoint. Åtgärdsfönstret har två flikar Alla mina platser och Sök dokument. När användaren för muspekaren över en av dessa flikar fälls fliken ut så att användaren kan navigera eller söka sig fram.

Fliken Alla mina platser har samma innehåll och fungerar på samma sätt som i Connectorns övriga dialoger, ex. Öppna- och Sparadialogen. På denna flik kan användaren navigera sig fram till en plats i SharePoint. Se exempel nedan.

(48)

Fliken Sök dokument fungerar också på samma sätt som i Connectorns övriga dialoger. På denna flik kan användaren söka fram dokument som finns sparade i SharePoint. Se exempel nedan.

(49)

När användaren har navigerat sig fram till en plats (dokumentbibliotek eller mapp) i SharePoint via Alla mina platser eller sökt fram ett antal dokument via Sök

dokument visas aktuella dokument i en lista. Fliken som var öppen döljs när användaren klickar vid sidan av fliken. Nedan visas exempel på hur listan med dokument kan se ut.

(50)

Listan med dokument har samma funktioner som i Connectorns övriga dialoger.

Exempelvis kan användaren välja vilken vy som ska visas i verktygsfältet ovan listan, sortera och filtrera listan samt använda ett antal funktioner på dokumenten genom att markera och högerklicka på dokument.

Spara e-postmeddelanden eller bifogade dokument med åtgärdsfönstret

I Outlooks huvudfönster kan användaren markera ett eller flera e-postmeddelanden i inkorgen och dra och släppa dessa till åtgärdsfönstret för att spara hela e-

postmeddelanden till den valda platsen i SharePoint (användaren måste välja plats först i åtgärdsfönstret via Alla mina platser). Åtgärdsfönstret tar emot meddelandena och låter användaren ange metadata för meddelandena som ska sparas till

SharePoint. Meddelandena sparas sen till SharePoint och syns i listan med dokument i åtgärdsfönstret.

Användaren kan även ha Outlooks läsfönster aktivt i huvudfönstret där användaren kan se innehållet i valt e-postmeddelande. Om läsfönstret är aktivt så kan användaren dra och släppa bifogade dokument från läsfönstret till Connectorns åtgärdsfönster.

I Outlooks fönster som visar ett enskilt e-postmeddelande kan användaren dra och släppa bifogade filer från e-postmeddelandet till åtgärdsfönstret för att spara dem till SharePoint.

Bifoga dokument till e-postmeddelanden med åtgärdsfönstret I Outlooks huvudfönster kan ett eller flera dokument bifogas till ett nytt e-

postmeddelande genom att dra och släppa dokument från Connectorns

åtgärdsfönster till Outlooks huvudfönster. Dokumenten bifogas som filer till det nya e- postmeddelandet. Om användaren vill skicka länkar istället för hela filer så går det att högerklicka på dokumenten i åtgärdsfönstret och välja Skicka med e-post varvid fler val visas för användaren.

I Outlooks fönster som visar ett enskilt e-postmeddelande kan användaren dra och släppa dokument från åtgärdsfönstret till e-postmeddelandet för att bifoga dem till meddelandet. Samma sak gäller här, dvs. att hela filer bifogas till meddelandet.

Övriga funktioner i åtgärdsfönstret

Åtgärdsfönstret innehåller en mängd andra funktioner utöver att spara och bifoga dokument mellan Outlook och SharePoint. Eftersom dessa funktioner återkommer i andra dialoger i Connectorn så listas de bara upp översiktligt nedan. För mer information om hur dessa funktioner används se Använda Utforskaren i Axalon Office Connector.

• Lägga till nya SharePoint-platser

• Spara och ta bort personliga favoritplatser i SharePoint

• Byta användare för att logga in som en annan användare i SharePoint

• Skicka länk till en plats i SharePoint via e-post (webbplats, dokumentbibliotek eller mapp)

(51)

• Skapa, döpa om och ta bort mappar i dokumentbibliotek

• Visa en plats i webbläsaren

• Sortera och filtrera dokument i SharePoint

• Öppna dokument i SharePoint

• Döpa om och ta bort dokument i SharePoint

• Checka ut, checka in eller ångra utcheckning av dokument i SharePoint

• Visa detaljerad dokumentinformation för dokument i SharePoint

• Visa förhandsgranskning av dokument i SharePoint

(52)

Använda Utforskaren i Axalon Office Connector

Utforskaren i Connectorn är ett program där användaren får tillgång till många bra funktioner för att hantera dokument som är sparade i SharePoint. I Utforskaren kan användaren på ett avancerat sätt både navigera bland innehåll och dokument samt utföra en mängd operationer på dokument sparade i SharePoint.

Utforskaren finns tillgänglig att starta från flera platser:

• Knappen Utforska i Connectorns Gadget

• Knappen Utforska i Connectorns meny i aktivitetsfältet

• Knappen Utforska dokument på Connectorns flik i Office-programmen.

Utforskaren består av ett huvudfönster enligt ovan med följande delar:

1. Arkiv-meny – en meny med några huvudkommandon för programmet, ex.

avsluta programmet.

2. Flikar med funktioner grupperade efter funktioner för platser, funktioner för bibliotek och funktioner för dokument. Flikarna växlas automatiskt beroende på vad användaren klickar på i programmet.

3. Verktygsfält – funktioner för vald kategori (vad som är markerat i programmet).

4. Innehållsträd – navigering via alla förkonfigurerade och personliga platser. Här visas samtliga platser i samma träd.

5

6

4 2

7 3

1

9 8

10 11

(53)

5. Sök dokument – navigering via sökning, här kan användaren söka inom vald plats eller genom alla platser i trädet.

6. Val av vy i dokumentbibliotek – befintliga vyer från valt dokumentbibliotek kan väljas i en vallista.

7. Grupperingslist – hit kan användaren dra kolumner för att gruppera dokument.

8. Kolumnrubriker – rubriker för kolumner i vald vy, användaren kan klicka på dessa för att sortera och filtrera dokument i listan.

9. Dokumentlista – visar alla dokument i valt dokumentbibliotek och mapp, vald vy i dokumentbiblioteket eller resultatet från en sökning.

10. Dokumentinformation – visar detaljerad dokumentinformation för valt dokument.

11. Förhandsgranskning – visar förhandsgranskning av valt dokument.

Anslut till en eller flera SharePoint servrar

Från Utforskaren kan användaren ansluta till nya SharePoint servrar eller nya webbplatser. De platser som användaren ansluter läggs till som personliga platser i Connectorn och kan användas i Connectorns övriga funktioner (ex. öppna dokument dialogen). I Utforskaren kan den nya platsen användas för navigation, sökning och operationer på dokument lagrade i platsen.

Följ nedanstående steg för att ansluta till en ny plats:

1. Starta på något av följande sätt:

a) Klicka på knappen Lägg till ny på fliken Platser.

b) Dra och släpp adressen i webbläsaren till trädet med platser i Utforskaren.

2. Följande dialog visas för anslutning till ny plats.

(54)

3. Skriv in adressen till den nya platsen i rutan Sökväg. Om du drog och släppte adressfältet från webbläsaren så är adressen redan ifylld.

4. Tryck på knappen Testa koppling för att få Connectorn att koppla upp sig mot den angivna adressen och försöka ta reda på vilken typ av plats som angivits.

5. Om du vill kan du ange ett annat visningsnamn än det som Connectorn hittade själv genom att ändra innehållet i rutan Visningsnamn.

6. Normalt kan Connectorn ta reda på resterande information om platsen men det går att överstyra vilken typ av plats det handlar om i vallistan Typ av plats.

7. Tryck OK för att spara den nya platsen.

Spara plats som en personlig favoritplats

Ofta besöker användaren samma platser i SharePoint om och om igen. I Utforskaren finns möjligheten att spara en plats som en personlig favoritplats och få den på översta nivån i innehållsträdet (under personliga platser).

En plats i innehållsträdet sparas som en personlig favoritplats genom att följa nedanstående steg:

1. Navigera till den plats i innehållsträdet som ska sparas som en favoritplats och markera den.

(55)

2. Välj att spara platsen som en favorit på något av följande sätt:

a. Klicka på knappen Spara som favorit på fliken Platser.

b. Högerklicka på platsen i innehållsträdet och välj Spara som favorit.

3. Platsen läggs till under noden Personliga platser i innehållsträdet.

Döpa om en personlig favoritplats

En sparad personlig favoritplats i innehållsträdet kan döpas om genom att följa nedanstående steg:

1. Markera den plats i innehållsträdet som ska döpas om.

2. Välj att döpa om platsen på något av följande sätt:

a. Högerklicka på noden för platsen och välj Byt namn.

b. Klicka på texten för noden i trädet för att komma i redigeringsläge.

c. Tryck F2.

Ta bort platser

Personliga platser som har lagts till av användaren kan tas bort igen vid behov. En personlig plats tas bort genom att följa nedanstående steg:

1. Markera den plats i innehållsträdet som ska tas bort.

2. Välj att ta bort platsen på något av följande sätt:

a. Trycka DELETE på tangentbordet.

b. Klicka på knappen Ta bort favorit på fliken Platser.

c. Högerklicka på platsen i innehållsträdet och välj Ta bort favorit.

3. Platsen tas bort från noden Personliga platser i innehållsträdet.

Navigera i innehållsträdet

Innehållsträdet i Utforskaren visar alla fördefinierade och personliga platser som har lagts till i Connectorn. Bilden nedan visar ett exempel.

(56)

Innehållsträdet innehåller följande delar:

1. En sökruta som ger möjlighet att söka webbplatser inom en markerad plats i trädet.

2. En nod med alla fördefinierade platser som IT-avdelningen har lagt upp till användaren.

3. En nod med alla personliga platser som användaren har lagt till själv genom att spara favoritplatser och lägga till egna platser.

4. Noder som visar webbplatser i SharePoint.

5. Noder som visar dokumentbibliotek i SharePoint.

6. Noder som visar mappar i dokumentbibliotek.

Utöver vad som visas i exempelbilden ovan kan även personliga webbplatser visas.

Dessa fungerar på samma sätt som vanliga webbplatser men har en annan symbol .

Användaren klickar sig ned i innehållsträdet genom att klicka på plussymbolen framför en nod, innehållet i en nod laddas först när användaren klickar på plussymbolen.

2

3 4

5

6 1

(57)

Visa vald plats i webbläsaren

Varje nod i innehållsträdet representerar någon form av plats/objekt i SharePoint:

webbplats, dokumentbibliotek eller mapp. Ibland kan det vara nödvändigt att öppna en plats i webbläsaren (SharePoints användargränssnitt). En plats kan öppnas i

webbläsaren på något av följande sätt:

• Via knappen Visa i webbläsaren på fliken Platser.

• Genom att högerklicka på noden i innehållsträdet och välja Visa i webbläsaren.

Skicka platser med e-post

Ibland kan det vara bra att kunna skicka en länk till en plats via ett e-postmeddelande.

Exempelvis om man vill meddela någon annan person om var dokumenten finns samlade för ett visst ärende. Detta görs genom att markera noden för platsen i innehållsträdet och klicka på knappen Skicka med e-post på fliken Platser.

Ett nytt e-postmeddelande öppnas med länken till den valda platsen bifogad.

Mottagaren kan öppna platser i sin webbläsare genom att klicka på den bifogade länken.

Kopiera länk till en plats

Hyperlänken till en plats kan ibland vara bra att kunna kopiera och använda, exempelvis som del av texten i ett dokument. Hyperlänken kopieras genom att

markera noden för platsen i innehållsträdet och klicka på knappen Kopiera länk på fliken Platser.

Kopian av länken placeras i urklipp och länken kan därifrån klistras in på önskad plats.

Söka dokument

Ett enkelt och kraftfullt sätt att hitta dokument sparade i SharePoint är att söka efter dokument. Användaren behöver då inte veta i förväg var dokumenten finns lagrade, det räcker med att veta vad dokumentet heter eller något nyckelord som dokumentet innehåller.

(58)

Vid sökning efter dokument används fliken Sök dokument enligt bilden ovan.

Sökningen innehåller följande delar:

1. Innehåll i dokumentet alt. dokumentnamn – möjlighet att söka på innehåll i dokumentet och dokumentets namn.

2. En knapp för att utföra sökning med angivna sökvillkor.

3. Möjlighet att ställa in var sökning ska göras:

a. Vald webbplats – sökning inom den valda webbplatsen i innehållsträdet.

b. Hela platsen – sökning inom hela den plats (översta nivån i innehållsträdet) som är markerad.

c. Alla platser – sökning inom alla användarens platser (fördefinierade och personliga platser).

4. Möjlighet till ytterligare filtrering via dokumenttyp, författare och när dokumentet ändrades senast.

5. Visning av antal hittade dokument samt inom vilken plats sökning gjordes.

6. Visning av sökresultatet, dvs. vilka dokument som matchade angivna sökvillkor.

Resultatet sorteras efter relevans.

Varje rad i sökresultatet visar var det hittade dokumentet finns. Ibland kan det vara intressant att visa vad som finns mer i det dokumentbibliotek eller mapp som

dokumentet finns i. Det går då att från sökresultatet be Utforskaren visa platsen där dokumentet finns lagrat på något av följande sätt:

• Via knappen Visa i trädvy på fliken Dokument.

1

2

3

6

4

5

(59)

• Genom att högerklicka på dokumentet och välja Visa i trädvy.

Sortera, filtrera och gruppera dokument

Innehållet i valt dokumentbibliotek och mapp visas som en lista med dokument sorterade efter namn som standard enligt bilden nedan.

Användaren kan själv sortera, filtrera och gruppera listan med dokument ytterligare vid behov, exempelvis om listan innehåller många dokument.

Listan med dokument sorteras genom att klicka på kolumnrubriken (2). Vid ett klick sorteras listan efter önskad kolumn i stigande sorteringsordning och vid ett ytterligare klick sorteras listan i fallande ordning.

Filtrering av listan med dokument kan göras genom att använda filterknappen (3) till höger om den kolumnrubrik för den kolumn filtrering ska göras på. Ett antal

filtreringsmöjligheter finns enligt bilden nedan.

1

2

3