Nr 6 Juni 2013 DNR /2013. Revisionsrapport GRANSKNING AV ÖVERFÖRMYNDARNÄMNDEN

(1)

Revisionsrapport

GRANSKNING AV ÖVERFÖRMYNDARNÄMNDEN

(2)

105 35 Stockholm. Telefon 08-508 29 000. Fax 08-508 29 399 revision.rvk@stockholm.se

Besöksadress Hantverkargatan 3 D 1 tr www.stockholm.se/revision

Till

Överförmyndarnämnden

Granskning av överförmyndarnämnden

Revisorsgrupp 1 har den 18 juni 2013 behandlat bifogad revisionsrapport (nr 6/2013).

Granskningen visar att det finns brister i verksamheten som bl.a. kan påverka rättssäkerheten. Det handlar t.ex. om tillgängligheten och hanteringen av allmänna handlingar som är av betydelse för medborgarna när de kommer i kontakt med nämnden. Det finns även brister och utvecklingsområden när det gäller rekryteringen och kontrollen av gode män, anmälan och ansökan om god man samt tillsynen av gode män.

Revisorerna överlämnar rapporten till överförmyndarnämnden för yttrande.

Yttrandet ska ha kommit in till revisorsgrupp 1 senast den 9 september 2013.

Rapporten överlämnas till kommunstyrelsen för kännedom.

På revisorernas vägnar

Bengt Akalla Maria Lindgren Persson

Ordförande Sekreterare

(3)

www.stockholm.se/revision

Sammanfattning

Mot bakgrund av stadsrevisionens årsrapport 2012 och den kritik som Läns- styrelsen under flera år riktat mot nämnden samt de synpunkter som i januari 2013 framförts av lagmännen i tingsrätterna har en granskning av överför- myndarnämnden genomförts.

Syftet med granskningen har varit att bedöma om överförmyndarnämnden säkerställer att verksamheten bedrivs ändamålsenligt och på ett rättssäkert sätt.

Granskningen har fokuserat dels på generella myndighetsfrågor som är av betydelse för medborgarna när de kommer i kontakt med nämnden och dels på verksamhetsspecifika frågor som är av betydelse för huvudmannens rätts- säkerhet.

Granskningen visar att det finns brister och flera utvecklingsområden när medborgarna kommer i kontakt med nämnden. Ungefär vart femte telefonsamtal besvaras. Nämnden uppfyller inte lagstiftningens krav på registrering av allmänna handlingar. Nämnden redovisar inte synpunkter och klagomål i enlighet med stadens anvisningar. Dessa brister kan påverka den enskildes rättsäkerhet.

Nämnden bör öka tillgängligheten per telefon och genomföra enkäter om hur tillgängligheten och servicen uppfattas vilket kan bidra till kvalitetsutveckling av verksamheten. Nämnden bör även säkerställa att lagstiftningens krav på registrering av allmänna handlingar efterlevs samt att registreringen och hanteringen av synpunkter och klagomål sker på ett korrekt sätt.

Granskningen har visat att det finns brister och utvecklingsområden i verksamheten när det gäller rekryteringen och kontrollen av gode män, ansökan och anmälan om god man samt nämndens tillsyn av gode män. Dessa brister kan påverka huvudmannens rättssäkerhet.

Rekryteringsprocessen och fördelningen av uppdrag till ställföreträdarna samt delar av kontrollen åvilar en och samma person inom förvaltningen. Detta kan medföra sårbarhets- och insynsrisker. Nämnden bör säkerställa att fler personer inom förvaltningen involveras i detta arbete.

Det genomförs registerkontroller av ställföreträdarna i samband med rekryteringen. Däremot genomförs inga återkommande registerkontroller. Nämnden bör utifrån JO:s uttalande på området utforma rutiner för återkommande registerkontroller.

(4)

Det finns en medvetenhet om riskerna med att ställföreträdare har förhållandevis många uppdrag och en ambition i nämndens kvalitetssäkringsarbete om att minska andelen ställföreträdare med många uppdrag.

Nämnden uppfyller inte sitt mål om handläggningen av ansökan och anmälan av god man. I t.ex. ärenden från tingsrätten har nämnden yttrat sig sent eller inte alls trots påminnelser från tingsrätten. Det är angeläget att nämnden säkerställer att handläggningen sker utifrån de mål nämnden fastställt.

Ett av de överförmyndarnämndens viktigaste verktyg för tillsynen av att ställ- företrädarna sköter sina uppdrag är granskningen av årsräkningar. Det finns rutiner för kontrollen av årsräkningarna. Nämnden bör dock klargöra hur kontroll av den del av uppdraget som innebär att sörja för person bör genomföras. För att säkerställa att rutinerna efterlevs bör nämnden t.ex.

genomföra årliga stickprovskontroller.

Det finns delade meningar mellan länsstyrelsen och nämnden om vad som är rimliga handläggningstider för granskningen av årsräkningarna. Det är av vikt att nämnden säkerställer att de handläggningstider som framhålls av tillsynsmyndigheten tillämpas.

(5)

Innehåll sid

1 Inledning ... 1

1.1 Bakgrund ... 1

1.2 Syfte, revisionsfrågor och avgränsning ... 1

1.3 Revisionskriterier ... 2

1.4 Metod ... 2

2 Överförmyndarnämndens verksamhet ... 2

3 Granskningens resultat ... 3

3.1 Tillgänglighet och service ... 3

3.2 Posthantering och diarieföring ... 5

3.3 Synpunkter och klagomål ... 7

3.4 Rekrytering och kontroll av gode män ... 8

3.5 Ansökan och anmälan om god man ... 11

3.6 Nämndens tillsyn av de gode männen ... 12

4 Sammanfattande slutsatser och bedömning ... 14

________________________________________________________________

(6)

1 Inledning

1.1 Bakgrund

Stadsrevisionen har i överförmyndarnämndens årsrapport 2012 konstaterat att nämnden endast till vissa delar uppnått sina egna mål och i verksamhetsplanen angiven verksamhet. Bland annat har handläggningstiderna för myndighets- utövningen blivit längre, kvalitetssäkringen av gode män har inte fungerat tillfredsställande och åtagande om att påbörja granskning av samtliga redovisningspliktiga ärenden under året har inte uppfyllts. Vidare bedöms nämndens interna kontroll inte ha varit tillräcklig. Det handlar framförallt om brister i nämndens ledning och styrning.

Länsstyrelsen utövar tillsyn över överförmyndarnämnden och de har i flera inspektionsrapporter riktat kritik mot att handläggningstiderna för granskning av årsräkningarna är långa. Lagmännen från tingsrätterna Solna, Södertörn,

Stockholms tingsrätt har i januari 2013 framfört synpunkter till nämnden bl.a.

vad gäller handläggningstiderna, där det inte kan uteslutas att det leder till rättsförluster för enskilda.¹

1.2 Syfte, revisionsfrågor och avgränsning

Syftet med granskningen är att bedöma om överförmyndarnämnden säkerställer att verksamheten bedrivs ändamålsenligt och på ett rättssäkert sätt.

Granskningen består av två delar. I den första delen fokuserar granskningen på generella myndighetsfrågor som tar sin utgångspunkt i förvaltningslagen och offentlighets- och sekretesslagen. Detta gäller frågor om tillgänglighet och service, posthantering och diarieföring samt synpunkter och klagomål.

Den andra delen av granskningen fokuserar på mer verksamhetsspecifika frågor som tar sin utgångspunkt i förvaltningslagen och annan lagstiftning. Detta gäller frågor om rekrytering och kontroll av gode män, anmälan och ansökan om god man samt nämndens tillsyn av gode män.

Granskningen ska ge svar på följande revisionsfrågor:

 Har nämnden en god tillgänglighet och servicenivå?

 Har nämnden fungerande rutiner för posthantering och diarieföring?

 Har nämnden fungerande rutiner för synpunkter och klagomål?

 Är nämndens rutiner för rekrytering och kontroll av gode män tillräck- liga?

 Vilka är nämndens handläggningstider för anmälan/ansökan om behov god man?

1 Skrivelse från Solna tingsrätt, 2013-01-17, Dnr. 54-2013.

(7)

 Hur fungerar nämndens tillsyn av de gode männen?

Inom överförmyndarnämnden hanteras olika typer av ställföreträdarskap såsom godmanskap, förvaltarskap, förmynderskap.

1.3 Revisionskriterier

 Förvaltningslagen (1986:223)

 Offentlighets- och sekretesslagen (2009:400)

 Stockholms stads budget 2013

 Anvisningar för nämndernas arbete med uppföljning av budget 2013

 Överförmyndarnämndens verksamhetsplan 2013 1.4 Metod

Granskningen har genomförts genom dokumentstudier, intervjuer och verifierande granskning av nämndens diarium och personakter samt telefonistatistik.

Intervjuer har genomförts med förvaltningschef och enhetschef för utredningsenheten samt administrativ personal vid förvaltningens kansli och reception.

Den verifierande granskning har skett genom stickprov av nämndens diarium (Diabas) och personakter med tillhörande dagboksblad som är registrerade i nämndens verksamhetssystem (Wärna).

Telefonistatistik har tagits ut med stöd av stadsledningskontorets IT-avdelning.

I den statistiska analysen har stadsbyggnadsnämnden och Älvsjö stadsdels- nämnd valts som referensobjekt utifrån att dess relativa storlek och att de i likhet med överförmyndarnämnden bedriver myndighetsutövning.

Granskningen har genomförts av Thomas Bonell (projektledare) och Maria Lövgren på revisionskontoret. Rapporten har faktakontrollerats av förvalt- ningen.

2 Överförmyndarnämndens verksamhet

Överförmyndarnämnden i Stockholms stad är en obligatorisk kommunal myndighet vars huvudsyfte är att utöva tillsyn över gode män, förvaltare, särskilt förordnande förmyndare och föräldrar som är förmyndare. I nämndens verksamhetsplan 2013 framgår det att nämndens uppgift är att:

 Verka för att personer som är i behov av hjälp genom en god man, förvaltare eller förmyndare verkligen får hjälp på ett rättssäkert sätt.

 Kontrollera ställföreträdarnas verksamhet, främst genom att granska redovisningshandlingar, och agera om ställföreträdarskapet inte fungerar.

(8)

 I sin tillsynsroll besluta i tillståndsärenden såsom samtycke till arvskifte, försäljning av fast egendom, upptagande av lån för enskild samt

samtycke till vissa finansiella placeringar.

Nämnden har i sitt tillsynsansvar att tillse att alla gode män, förvaltare och förmyndare inom Stockholms stad fullgör sina uppdrag. Överförmyndarnämnd- en i Stockholm utövar tillsyn av tillgångar som sammanlagt överstiger ett värde av sex (6) miljarder kronor. Enligt statistik från förvaltningen fanns det år 2012 totalt 5 467 uppdrag som god man. Antalet förvaltarskap uppgick till 882 och antalet förmyndarskap 3 847.

Nämnden har för närvarande 21 anställda. Samtliga ledamöter i nämnden tjänstgör vid ett flertal tillfällen som överförmyndare. Två av ledamöterna i nämnden tjänstgör också dagligen.

3 Granskningens resultat

3.1 Tillgänglighet och service

Överförmyndarverksamheten är en förhållandevis komplex verksamhet. En stor och viktig del i arbetet handlar om att lämna upplysningar och svara på frågor.

Revisionskontoret har granskat nämndens tillgänglighet och service utifrån hur allmänheten kan kontakta förvaltningen genom besök eller per telefon samt hur nämnden arbetar med dessa frågor.

Förvaltningslagen reglerar myndigheters handläggning av ärenden och deras serviceskyldighet gentemot medborgarna. Lagen innebär bland annat att varje myndighet ska lämna upplysningar, vägledning, råd och annan hjälp till enskilda i frågor som rör myndigheternas verksamhetsområde. Hjälpen ska lämnas i den utsträckning som är lämplig med hänsyn till frågans art, den enskildes behov och myndigheternas verksamhet. Frågor ska besvaras så snart som möjligt.

Myndigheter ska också vara tillgängliga för allmänheten i så stor utsträckning som möjligt. Finns särskilda besöks- eller telefontider ska allmänheten infor- meras om dessa på ett lämpligt sätt.

3.1.1 Iakttagelser

Överförmyndarnämndens tjänstgörande ledamöter har telefontid kl. 09.00-11.00 och besökstid kl. 11.00–12.00 varje arbetsdag. Om tjänstgörande överförmynd- are inte finns tillgänglig har allmänheten möjlighet att träffa handläggarna kl.

11.00–12.00.

(9)

Besök till förvaltningens tjänstemän bokas med respektive handläggare. Tele- fontiderna för förvaltningens tjänstemän är kl. 09.00-11.00 och 13.00–14.00 varje arbetsdag. Förvaltningens expedition/receptionen är öppen kl. 09.00-12.00 varje arbetsdag. Expeditionens telefontid är kl. 13.00–14.30. Information om hur tjänstgörande överförmyndare och förvaltningens handläggare kan kontaktas framgår på stadens hemsida.

Revisionskontoret har med stöd av stadsledningskontorets IT-avdelning tagit fram telefonistatistik för överförmyndarnämnden under mars och april månad 2013. För att få en uppfattning om hur telefonsamtal hanteras i andra verksam- heter har motsvarande statistik tagits fram för stadsbyggnadsnämnden och Älvsjö stadsdelsnämnd.

Inkomna samtal

Samtal per anknytning

Besvarade samtal

Upptaget Röstsystem Ej svar/vidare- kopplade

ÖFN mars 7 138 340 21 % 21 % 50 % 8 %

ÖFN april 7 969 379 21 % 22 % 49 % 7 %

SBN mars 28 658 73 58 % 8 % 26 % 8 %

SBN april 30 301 77 60 % 7 % 25 % 9 %

ÄSDN mars 23 866 79 55 % 11 % 25 % 9 %

ÄSDN april 26 378 87 54 % 11 % 25 % 10 %

Tabell 1. Telefonistatistik avseende överförmyndarnämnden (ÖFN) under månaderna mars och april 2013 jämfört med motsvarande statistik för stadsbyggnadsnämnden (SBN) och Älvsjö stadsdelsnämnd (ÄSDN).²

Tabellen visar att drygt vart femte telefonsamtal besvaras inom överförmyn- darnämnden. Detta är en betydligt lägre andel jämfört med de andra två nämnd- erna, där mer än hälften av samtalen besvaras. Antalet inkomna samtal per aktiv anknytning (ej fax) är dock fyra till fem gånger högre inom överförmyndar- nämnden än inom de andra två nämnderna.

Förvaltningen tar själv fram motsvarande statistik. Förvaltningens statistik under oktober månad 2012, visar att graden av anträffbarhet uppgick till 22 %, dvs.

den är i linje med statistiken för mars och april månad.

Enligt förvaltningen belastas verksamheten av många telefonsamtal beroende på att informationen till allmänheten inte är tillräckligt tydlig. I nämndens underlag för budget 2014 med inriktning 2015 och 2016 framgår att servicen till med-

2 De inkommande samtalen omfattar även samtal från stadens anknytningar. Dessa samtal är inom överförmyndarnämnden är cirka 10 %, stadsbyggnadsnämnden cirka 27 % och Älvsjö stadsdelsnämnd cirka 15 %. Med röstsystem menas samtal som besvarats av telefonsvarare. Ej svar/ vidarekoppling betyder att samtalet inte besvarats eller att det besvarats av någon annan anknytning. I statistiken ingår inte samtal till telefonist för stadsbyggnadsnämndens och Älvsjö stadsdelsnämnds anropsnummer. Överförmyndarnämnden delar anropsnummer med övriga förvaltningar/bolag i stadshuset.

(10)

borgarna kan förbättras och att förvaltningen kan få mer tid över till att hand- lägga enskilda ärenden genom bl.a. kontaktcenter. Det planeras för en förstudie av kontaktcenter som ska se hur förutsättningarna är för använda dessa tjänster i verksamheten.

Granskningen visar att nämnden inte har genomfört några former av enkäter eller brukarundersökningar för att klarlägga hur ställföreträdare eller huvudmän t.ex. uppfattar nämndens tillgänglighet och service.

3.1.2 Analys och bedömning

Information om hur allmänheten kan kontakta nämnden finns på stadens hemsida. Telefonistatistiken visar att en liten andel av samtalen besvaras.

Enligt förvaltningslagen ska myndigheter lämna upplysningar, vägledning, råd m.m. och frågor ska besvaras så snart som möjligt. Det är därför angeläget att nämnden ökar tillgängligheten per telefon.

Nämnden bör kartlägga hur ställföreträdarna uppfattar nämndens tillgänglighet och service. Nämnden bör även överväga möjligheten att genomföra någon form av brukarundersökning för huvudmännen.

3.2 Posthantering och diarieföring

Om ärenden inte hanteras och handläggs i enlighet med förvaltningslagens bestämmelser om serviceskyldighet kan den enskildes rättsäkerhet påverkas.

En grundförutsättning för att nämnden ska kunna uppfylla förvaltningslagens bestämmelser om serviceskyldighet är att det finns fungerande rutiner för posthantering och registrering (diarieföring). Revisionskontoret har granskat nämndens posthantering och diarieföring i förvaltningens diarium (Diabas).

Enligt 5 kap. 1 § offentlighets- och sekretesslagen ska allmänna handlingar registreras så snart de har kommit in till eller upprättats hos en myndighet om det inte är uppenbart att de är av ringa betydelse för myndighetens verksamhet.

När det gäller allmänna handlingar för vilka sekretess inte gäller, får registrering underlåtas om handlingarna i stället hålls så ordnade att det utan svårighet kan fastställas om en handling har kommit in eller upprättats. En ovillkorlig registreringsskyldighet omfattar handlingar för vilka sekretess gäller.

För allmänna handlingar som inte omfattas av sekretess kan myndigheterna således antingen registrera dem eller hålla dem så ordnade att det utan svårighet kan fastställas om handlingen har kommit in eller upprättats. När myndigheten har bestämt sig för endera av systemen måste detta emellertid tillämpas

konsekvent av alla inom myndigheten. Om myndigheten t.ex. har bestämt att alla allmänna handlingar tillhörande vissa ärendeslag ska registreras krävs det att dessa handlingar verkligen registreras.

(11)

Den inkommande fysiska posten tas emot och ankomststämplas av receptionen.

Därefter fördelas posten till handläggare för registrering i verksamhetssystemet Wärna eller i diariet Diabas.

Receptionen tar emot och öppnar e-post som inkommer på den officiella e-post- adressen.³ E-post avseende personärenden som ska registreras i Wärna,

vidarebefordras till respektive handläggare, varefter e-posten raderas. E-post som ska diarieföras i Diabas vidarebefordras till kansliet och förvaltningschefen, varefter e-posten raderas.

Det finns ingen dokumenterad rutinbeskrivning för diarieföringen i Diabas. Det finns inte heller någon ersättare för handläggaren som har hand om diarie- föringen, vilket innebär att det inte sker någon diarieföring vid handläggarens frånvaro. Intervjuerna visar att det generellt sett råder en brist på kunskap inom förvaltningen om vad som ska diarieföras.

Revisionskontoret har genomfört en stickprovsgranskning av sammanlagt 13 diarieförda ärenden för att bedöma i vad mån nämnden uppfyller lagstiftningens krav på registrering av allmänna handlingar. Granskningen visar att diarie- föringen genomgående sker mycket sent. I nio ärenden har registreringen skett först efter att en månad förflutit från det att handlingen inkom till nämnden. En genomgång av ett registerutdrag över diarieförda ärenden mer än ett år tillbaks⁴, visar att registreringen av flera ärenden sker vid vissa tidpunkter, men att det under vissa tidsintervall – upp till en månad – inte sker någon registrering alls.

Stickprovsgranskningen visar att diarieföringen i flera fall sker i ”klump” dvs.

överlämnas för registrering först när ärendet slutförts. I mer än hälften av de granskade ärendena saknas det svar eller annan handling som visar att ärendet är slutfört.

Nämnden uppfyller inte lagstiftningens krav på registrering av allmänna handlingar dvs. att sådana handlingar ska registreras så snart de har kommit in till myndigheten. Det finns brister i registreringen, då handlingar som hör till de registrerade ärendena i flera fall saknas.

Granskningen visar att det finns en risk att handlingar inte registreras om ärend- en först handläggs och därefter registreras. Detta kan få till följd att inkomna handlingar försvinner och att ärenden inte behandlas. Det finns därför behov av en samlad översyn av nämndens posthantering och diarieföringen. Det är

3 Funktionsbrevlådan OFN.

4 Registerutdraget avser samtliga diarieförda ärenden under perioden 2012-01-01--2013-03-22 omfattade 101 ärenden.

(12)

angeläget att nämnden tar fram dokumenterade rutiner som inbegriper både posthanteringen och diarieföringen. Nämnden bör även överväga behovet av särskilda utbildningsinsatser på området.

3.3 Synpunkter och klagomål

Nämnden ska i enlighet med stadens anvisningar för uppföljning av budget 2013 i tertialrapporten bl.a. redovisa antal inkomna klagomål och synpunkter,

kategoriserade i huvudområden, exempelvis bemötande, tillgänglighet och insatsinnehåll samt en sammanfattande redovisning av vilka åtgärder som har vidtagits.⁵ Revisionskontoret har granskat hur nämnden hanterar synpunkter och klagomål som kommer in från huvudmännen och ställföreträdarna samt om redovisningen sker i enlighet med stadens anvisningar.

3.3.1 Iakttagelser

Klagomål i enskilda ärenden från huvudmannen eller annan part t.ex. social- tjänsten handläggs inom utredningsenheten och hanteras i verksamhetssystemet Wärna. Klagomålen avser oftast insatsen eller ställföreträdaren som person. Det är vanligt förekommande att huvudmannen klagar och vill byta ställföreträdare eller inte vill ha någon ställföreträdare alls. Klagomålen omfattar i vissa fall flera delar som var för sig får handläggas separat. Om t.ex. ett byte om ställ- företrädare begärs inleds ett ärende om byte. Ställföreträdaren får då klagomålet för yttrande. Om skäl till byte inte föreligger beslutar nämnden att begäran om byte avstyrks. I de fall där huvudmannen inte vill ha någon ställföreträdare alls översänds ärendet till tingsrätten för handläggning och beslut.

Det finns en flödesbeskrivning över klagomålshanteringen i enskilda ärenden.

Det finns dock inga dokumenterade rutiner som närmare beskriver hanteringen och handläggningen av synpunkter och klagomål.

Antalet registrerade klagomål på god man och förvaltare i verksamhetssystemet Wärna uppgick under år 2012 till totalt 157 stycken. Den redovisade klagomåls- statistiken skall dock enligt förvaltningen tolkas med försiktighet. Det finns enligt förvaltningen sannolikt skillnader i hur uppgifterna klassificerats och registrerats beroende på hur personalen tolkat ärendet i den löpande

registreringen.

Klagomål på förvaltningen från t.ex. ställföreträdarna hanteras via förvaltning- ens diarium. Enligt förvaltningen inkommer de flesta klagomålen via e-post till förvaltningens funktionsbrevlåda eller handläggarnas e-post brevlådor. Det saknas dokumenterade rutiner för hur synpunkter och klagomål ska hanteras.

5 Motsvarande anvisningar för redovisningen av synpunkter och klagomål fanns för nämndernas verksamhetsberättelser och bokslut 2012.

(13)

Granskningen visar att det finns svårigheter med att få fram uppgifter om antalet klagomål som inkommit till förvaltningen eftersom det finns en otydlighet i hur inkomna ärenden om klagomål klassificeras och diarieförs. Klagomål avseende ställföreträdare är klassificerade med ett särskilt diarieplansnummer. Däremot finns det inget klassificeringsbegrepp för övriga allmänna klagomål. Dessa diarieförs istället som allmänna ärenden.

En genomgång av ett registerutdrag över diarieförda ärenden under perioden 2012-01-01--2013-05-02 visar att ett fåtal ärenden är diarieförda som klagomål från ställföreträdare och eller med ärenderubriken klagomål. Klagomålen avser främst frågor om arvode.

Nämnden har i verksamhetsberättelsen 2012 och i tertialrapport 1 år 2013 lämnat en redogörelse för hur synpunkter och klagomål hanteras. Det framgår dock inte av redovisningarna hur många synpunkter och klagomål som kommit och vad det är för typ av klagomål.

Granskningen visar att nämnden i tertialrapport 1 år 2013 inte redovisat synpunkter och klagomål i enlighet med stadens anvisningar för nämndernas arbete med uppföljning av budget 2013. Det saknas dokumenterade rutiner för hur synpunkter och klagomål ska hanteras.

Klagomålshanteringen i enskilda ärenden från huvudmannen eller annan part är en förhållandevis komplex hantering som i vissa fall omfattar flera delar som var för sig får behandlas separat. De registrerade klagomålen i Wärna är inte kvalitetssäkrade, vilket innebär att klagomålsstatistiken skall tolkas med viss försiktighet. Det finns svårigheter med att få fram uppgifter om antalet registrerade klagomål i Diabas eftersom det finns en otydlighet i hur inkomna ärenden om klagomål ska klassificeras och diarieförs.

För att nämnden ska kunna redovisa synpunkter och klagomål i enlighet med stadens anvisningar är det angeläget att dokumenterade rutiner tas fram för att säkerställa att registreringen och hanteringen sker på ett korrekt sätt.

3.4 Rekrytering och kontroll av gode män

Revisionskontoret har granskat nämndens rekrytering och kontroll av gode män samt kartlagt antalet uppdrag per god man.

3.4.1 Iakttagelser

Nämnden genomför rekryteringar av gode män för uppdrag enligt föräldrabalk- en och lag om god man för ensamkommande barn samt förvaltare enligt föräldrabalken. Det sker cirka 120 rekryteringar per år. Det är enligt förvalt- ningen generellt sett lättare att rekrytera gode män för ensamkommande

(14)

flyktingbarn än för andra uppdrag. Detta hänger samman med att arvoderingen för dessa uppdrag är högre och utbetalningen av arvoden sker flera gånger per år. Vidare är den ekonomiska redovisningen vid denna typ av uppdrag ofta av mindre omfattning.

Nämnden har dokumenterade rutiner för rekryteringsprocessen. Personer som är intresserade av uppdrag kontaktar nämnden och en blankett för intresseanmälan översänds tillsammans med ett brev och en informationsfolder.

När intresseanmälan och övriga handlingar⁶ inkommit till nämnden genomförs en ekonomisk kontroll via ett kreditupplysningsföretag. Nämnden begär även utdrag ur Rikspolisstyrelsens belastningsregister. Om den samlade bedömningen är tillfredsställande kontaktas personen och ett rekryteringssamtal bokas.

Samtalet ger viktig information om personens attityd, personliga och sociala förhållanden, intresseområden och lämplighet i övrigt, vilket kan vara uppgifter och omständigheter vilka inte alltid framgår av inskickade handlingar. Rekry- teringssamtalet kan leda till att personen vill fullfölja sin intresseanmälan dvs.

stå till nämndens förfogande för uppdrag.

En viktig del i rekryteringen är att så långt det är möjligt para ihop ”huvudman med rätt god man.” Ambitionen är att försöka tillmötesgå huvudmannens speciella krav och önskemål, såvida sådana går att utläsa av handlingarna. Detta är faktorer som kan få stor betydelse för ett förtroendefullt samarbete.

Granskningen visar att hela rekryteringsprocessen, med visst undantag av rekryteringen av gode män för ensamkommande barn, och fördelningen av uppdrag till ställföreträdarna genomförs av en och samma person inom förvaltningen.

Det sker registerkontroller i samband med rekryteringen men det sker inte några återkommande registerkontroller av redan befintliga ställföreträdare. Däremot sker det registerkontroller om en särskild indikation inkommer till nämnden, vilket är mycket ovanligt.

Arvoden till ställföreträdaren betalas i regel av huvudmannen.⁷ I annat fall är det staden som betalar arvoden. Stadens betalar i genomsnitt 30 % av arvodena emedan resten betalas av huvudmannen. Nämndens budget för arvoden uppgår år 2013 till 14,1 mnkr.

6 Betyg, skriftliga rekommendationsbrev m.m.

7 Detta förutsätter att huvudmannens tillgångar överstiger två prisbasbelopp eller att inkomsten före avdrag för skatt överstiger 2,65 prisbasbelopp.

(15)

Det totala antalet arvoderade uppdrag som staden betalar uppgår till cirka 3 800.

Antalet ställföreträdare med 10 aktiva uppdrag eller fler uppgår till 120.⁸ Dessa ställföreträdare har totalt 2 537 arvoderade uppdrag, vilket innebär att 67 % av de arvoderade uppdragen utförs av ställföreträdare med 10 eller fler uppdrag.

Den ställföreträdare som har flest uppdrag har 70 uppdrag. Det kan förekomma att ställföreträdare även har uppdrag i andra kommuner.

Nämndens verksamhetsplan 2013 redogör för kvalitetssäkringen av att ställ- företrädaren inte har många uppdrag. När en ny ställföreträdare rekryteras begränsas antalet uppdrag till tre första året för att undvika misstag. Efter ett år görs en avstämning för att bedöma om fler uppdrag ska ges. Under år två kan maximalt 10 uppdrag läggas ut. En ny avstämning görs år tre och nytt beslut fattas om övre gräns för antalet uppdrag.

En viktig förklaring till att vissa ställföreträdare har många uppdrag är enligt förvaltningen att det finns svåra ärenden som få ställföreträdare vill åta sig uppdrag för. Det finns ett antal ställföreträdare som klarar av att ta dessa svåra uppdrag.

Det finns en medvetenhet inom förvaltningen om de risker som är förknippade med att de gode männen har många uppdrag. Exempelvis kan sådana ärenden få stora följdverkningar om det visar sig att ställföreträdare förfarit otillbörligt gentemot sina huvudmän.

Nämnden har tydligt dokumenterade rutiner för rekryteringen av ställföreträd- are. Det genomförs kontroller mot kreditupplysning och belastningsregister i samband med rekryteringen av blivande ställföreträdare.

Det sker dock inga återkommande registerkontroller av redan befintliga upp- dragstagare. Nämnden bör utforma rutiner för återkommande registerkontroller med hänvisning till beslut den 14 december 2009 (dnr 2195-2008) där JO uttalat följande när det gäller kontrollen av tilltänkta gode män:

Till god man ska enligt 11 kap. 12 § FB utses en rättrådig, erfaren och i övrigt lämplig man eller kvinna. För att kunna avgöra om en person uppfyller dessa krav måste överförmyndaren vidta vissa utredningsåtgärder. Hur omfattande dessa ska vara får avgöras från fall till fall. Hänsyn måste naturligtvis tas till uppdragets omfattning. Om det rör sig om en person som inte tidigare haft uppdrag som ställföreträdare krävs en mer omfattande utredning än om den tilltänkte ställ- företrädaren sedan tidigare är känd för att sköta sina uppdrag väl. Om den blivande ställföre- trädaren inte är känd bör överförmyndaren t.ex. alltid kontrollera om han eller hon förekommer i

8 Uppgifterna bygger på ett registerutdrag över antalet ställföreträdare med uppdrag som god man, förvaltare och förmyndare per 2013-04-10.

(16)

www.stockholm.se/revision belastningsregistret eller Kronofogdens register. Även beträffande ställföreträdare som tidigare haft välfungerande uppdrag bör överförmyndaren enligt min mening återkommande genomföra en sådan registerkontroll. Hur ofta en sådan kontroll bör ske får bedömas från fall till fall.

Granskningen visar att rekryteringsprocessen och fördelningen av uppdrag till ställföreträdarna samt delar av kontrollen åvilar en och samma person inom förvaltningen. Detta kan enligt revisionskontorets bedömning medföra t.ex. sår- barhets- och insynsrisker. Nämnden bör därför säkerställa att fler personer inom förvaltningen involveras i arbetet med rekrytering, fördelning av uppdrag och kontrollen av ställföreträdare.

Det finns ställföreträdare som har förhållandevis många uppdrag. Granskningen visar samtidigt att det finns en medvetenhet om riskerna med detta och att det finns en ambition om att minska andelen ställföreträdare med många uppdrag.

Det är därför viktigt att nämnden fortsätter arbetet med att kvalitetssäkringen av de gode männen vad gäller antalet uppdrag.

3.5 Ansökan och anmälan om god man 3.5.1 Iakttagelser

Nämnden tar emot både ansökningar och anmälningar om god man. Ansök- ningar om god man från behörig sökande, dvs. sökande själv eller nära anhörig, översänds direkt till tingsrätten. Därefter översänder tingsrätten ett föreläggande till nämnden som har att yttra sig över ansökan till tingsrätten.

Anmälningar om god man kan t.ex. inkomma från socialtjänsten. När anmäl- ningarna inkommer sker det en kontroll av personbevis, läkarintyg, samtycke och socialutredning. Därefter utreds behovet av god man. Utredningen kan resultera i en ansökan till tingsrätten för beslut om anordnade eller avskrivning.

Den kan även resultera i ett nämndbeslut eller avskrivning (t.ex. om huvudmannen avlidit).

Av nämndens verksamhetsplan 2013 framgår att handläggningen av ansökan och anmälan ska påbörjas inom två veckor efter det att ärendet inkommit till nämnden. Nämnden ska inom två veckor efter det att samtliga erforderliga handlingar inkommit beträffande godmanskap fatta beslut om förordande av god man eller översända ärendet till tingsrätten för beslut, alternativt hänskjuta ärendet till nämnden eller fatta beslut om avskrivning.

När det gäller handläggningstiden från det att beslut om förordnande fattats tills ett erbjudande om god man, bedöms handläggningstiden enligt förvaltningen ta mellan tre till fyra veckor. Det noteras samtidigt att det finns en osäkerhet om hur lång handläggningstiden egentligen är eftersom denna information måste tas ut manuellt ur Wärna och därefter handräknas.

(17)

Revisionskontoret har genomfört en stickprovsgranskning av sammanlagt 30 anmälningar/ansökningar om god man för att bedöma hur lång handlägg- ningstiderna är.⁹ Granskningen har omfattat 17 ansökningar om god man dvs.

föreläggande från tingsrätten om att yttra sig över ansökan om god man och 13 ärenden avseende t.ex. anmälan om god man från socialtjänsten.

Granskningen visar att handläggningstiden i genomsnitt uppgår till fyra veckor för 23 av de sammanlagt 30 granskade ärendena. I två ärenden har yttranden till tingsrätten lämnats för sent. I ytterligare två andra ärenden har inget yttrande alls lämnats till tingsrätten, trots att påminnelse och anstånd tidigare har meddelats. I fyra ärenden avseende anmälan om god man framgår det inte hur ärendet har handlagts efter att anmälan inkommit. I ett ärende framgår det att nämnden kommer att behandla ärendet. Det noteras därutöver att i ett ärende saknas handling avseende ett registrerat yttrande på ett klagomål.

Granskningen visar att nämnden inte uppfyller sitt mål om handläggningen av ansökan och anmälan av god man. Nämnden har i ärenden från tingsrätten yttrat sig sent eller inte alls trots påminnelser från tingsrätten. Det framgår inte alltid hur ärende om anmälan om god man handlagts. I övrigt noteras att det är en god ordning i akterna. Det är utifrån personakten och dagboken (registreringen i Wärna) enkelt att bilda sig en uppfattning om hur ärendena handlagts.

De noterade bristerna kan påverka de enskildes rättsäkerhet. Det kan t.ex.

handla om att personal inom socialtjänsten, äldreomsorgen, psykiatrin eller sjukvården får kännedom om en enskild som är i behov av hjälp med att bevaka sin rätt, förvalta sin egendom eller sörja för sin person. Om inte den enskilde får en god man kan den enskilde t.ex. riskera inkassokrav och krav från krono- fogden. Det är därför angeläget att nämnden säkerställer att handläggningen sker utifrån de mål som nämnden fastställt.

3.6 Nämndens tillsyn av de gode männen

Revisionskontoret har granskat nämndens tillsyn av gode män och vilka åtgärder som vidtagits med anledning av länsstyrelsernas tidigare tillsyner.

3.6.1 Iakttagelser

Ett av nämndens viktigaste instrument för tillsyn av ställföreträdarna är granskningen av årsräkningarna. Det finns dokumenterade riktlinjer och en checklista för granskning av ställföreträdarnas ekonomiska förvaltning av uppdraget.

9 Urvalet har skett utifrån registerutdrag från Wärna under perioden 2013-01-01–2013-03-28 avseende 468 registrerade inkomna ansökningar/anmälningar om ställföreträdarskap.

(18)

Förvaltningens rutiner för tillsyn av ställföreträdarnas insatser omfattar i huvud- sak de delar som handlar om att bevaka rätt och att förvalta egendom. Det framgår inte hur kontroll ska ske av den del av uppdraget som innebär att sörja för person. Det sker enligt förvaltningen ingen kontroll av att handläggarna följer de utarbetade rutinerna för kontroll av årsräkningarna.

Länsstyrelsen har i flera inspektionsrapporter riktat kritik för att handläggnings- tiderna för granskning av årsräkningarna är långa.¹⁰ Kommunstyrelsen behand- lade i maj 2012 ett ärende om de långa handläggningstiderna som bl.a. tog sin utgångspunkt i den kritik som riktats från länsstyrelsen. I ärendet framgick att nämnden kommer att klara av att granska årsräkningar inom ett år, med några fåtal undantag som då beror av omständigheter nämnden inte kan påverka.

Länsstyrelsen anser att nämnden ska ha granskat alla årsräkningar inom sex månader.¹¹

I nämndens verksamhetsberättelse 2012 framgick att nämnden inte helt uppfyllde målet gällande granskningen av årsräkningarna. Enligt uppgift från förvaltningen bedöms nämnden kunna uppnå målet för år 2013 att påbörja granskningen av årsräkningarna med arvoden före utgången av december månad.

Ett av överförmyndarnämndens viktigaste verktyg för tillsynen av att ställföre- trädarna sköter sina uppdrag är granskningen av årsräkningar. Att det finns rutiner för kontroll av denna del av uppdraget är positivt. Nämnden bör dock klargöra hur kontroll av den del av uppdraget som innebär att sörja för person bör genomföras.

För att säkerställa att rutinerna efterlevs bör nämnden genomföra kontroller.

Detta kan ske genom årliga stickprovskontroller av de granskade årsräk- ningarna.

Frågan om rimliga handläggningstider för granskning av årsräkningarna är viktig utifrån flera aspekter. I vissa fall är det först genom årsräkningen som nämnden kan upptäcka om ställföreträdaren inte sköter sitt uppdrag.

Granskningen utgör huvudmannens garanti för att dennes tillgångar används på ett sätt som är till fördel för honom eller henne. En fördröjd granskning kan medföra att huvudmannen utsätts för risker i onödan och att staden riskerar att ådra sig ett skadeståndsansvar. Handläggningstiderna kan även få återverkningar

10 Länsstyrelsens inspektionsrapporter 2012-05-09 och 2011-04-29 avseende år 2011 respektive år 2010. Revisionskontoret har vid granskningstillfället inte haft tillgång till länsstyrelsens senaste inspektion avseende år 2012 eftersom den ännu inte var slutförd.

11 PM 2012, Dnr. 669-1030/2011.

(19)

på nämndens beslut om arvode till ställföreträdarna, vilket i sin tur kan påverka nämndens möjligheter att behålla och rekrytera ställföreträdare.

Granskningen visar att det finns delade meningar mellan länsstyrelsen och nämnden om vad som är rimliga handläggningstider för granskningen av

årsräkningarna. Det är av vikt att nämnden säkerställer att de handläggningstider som framhålls av tillsynsmyndigheten tillämpas.

4 Sammanfattande slutsatser och bedömning

Syftet med granskningen har varit att bedöma om överförmyndarnämnden säkerställer att verksamheten bedrivs ändamålsenligt och på ett rättssäkert sätt.

Granskningen visar att det finns brister i verksamheten som bl.a. kan påverka rättsäkerheten.

Inledningsvis har granskningen behandlat generella myndighetsfrågor om tillgänglighet och service, posthantering och diarieföring samt synpunkter och klagomål. Dessa frågor tar sin utgångspunkt i förvaltningslagen och

offentlighets- och sekretesslagen som är av avgörande betydelse för den enskildes rättsäkerhet.

Granskningen har visat att ungefär vart femte telefonsamtalen besvaras. Det är utifrån förvaltningslagens bestämmelser angeläget att nämnden ökar tillgänglig- heten per telefon. Nämnder bör genomföra enkäter för att t.ex. få information om hur ställföreträdarna uppfattar tillgängligheten och servicen. Resultatet kan bidra till kvalitetsutveckling av verksamheten.

Det pågår ett arbete inom nämnden med att förbättra tillgängligheten och servicen. Det handlar t.ex. om IT-projektet om att införa e-tjänster och implemente- ringen av ett nytt verksamhetssystem. Det pågår även en organisationsöversyn och det planeras för en förstudie av kontaktcenter. Det är viktigt att detta arbete fortgår.

Nämnden uppfyller inte lagstiftningens krav på registrering av allmänna handlingar dvs. att sådana handlingar ska registreras så snart de har kommit in till myndigheten. Det finns brister i registreringen, då handlingar som hör till de registrerade ärendena i flera fall saknas. Det finns behov av en samlad översyn av nämndens posthantering och diarieföringen. Det är angeläget att nämnden tar fram dokumenterade rutiner som inbegriper både posthanteringen och diarieför- ingen. Nämnden bör även överväga behovet av särskilda utbildningsinsatser på området.

(20)

Nämnden redovisar inte synpunkter och klagomål i enlighet med stadens anvisningar. För att nämnden ska kunna redovisa synpunkter och klagomål i enlighet med stadens anvisningar är det angeläget att dokumenterade rutiner tas fram för att säkerställa att registreringen och hanteringen sker på ett korrekt sätt.

I den andra delen av granskningen har mer verksamhetsspecifika frågor behand- lats gällande rekryteringen och kontroll av gode män, anmälan och ansökan om god man samt nämndens tillsyn av gode män. Dessa frågor tar sin utgångspunkt i förvaltningslagen och annan lagstiftning.

Det finns tydligt dokumenterade rutiner för rekrytering av ställföreträdare och det genomförs registerkontroller av ställföreträdarna i samband med rekryteringen. Nämnden bör dock utifrån JO:s uttalande på området utforma rutiner för återkommande registerkontroller.

Rekryteringsprocessen och fördelningen av uppdrag till ställföreträdarna samt delar av kontrollen åvilar en och samma person inom förvaltningen. Detta kan medföra sårbarhets- och insynsrisker. Nämnden bör säkerställa att fler personer inom förvaltningen involveras i detta arbete.

Det finns ställföreträdare som har förhållandevis många uppdrag. Granskningen visar att det finns en medvetenhet om riskerna med detta och en ambition om att minska andelen ställföreträdare med många uppdrag. Det är därför viktigt att nämnden fortsätter arbetet med att kvalitetssäkringen av de gode männen vad gäller antalet uppdrag.

Nämnden har i ärenden från tingsrätten yttrat sig sent eller inte alls trots

påminnelser från tingsrätten. Det framgår inte alltid hur ärende om anmälan om god man handlagts. Dessa brister kan påverka de enskildes rättsäkerhet. Det är angeläget att nämnden säkerställer att handläggningen sker utifrån de mål nämnden fastställt.

Ett av de överförmyndarnämndens viktigaste verktyg för tillsynen av att ställ- företrädarna sköter sina uppdrag är granskningen av årsräkningar. Att det finns rutiner för denna del av kontrollen är positivt. Nämnden bör dock klargöra hur kontroll av den del av uppdraget som innebär att sörja för person bör genom- föras. För att säkerställa att rutinerna efterlevs bör nämnden t.ex. genomföra årliga stickprovskontroller.

Frågan om rimliga handläggningstider för granskning av årsräkningarna är viktig utifrån flera aspekter. En fördröjd granskning kan medföra att huvudmannen utsätts för risker i onödan och att staden riskerar att ådra sig ett skadeståndsansvar. Handläggningstiderna kan även påverka nämndens möjligheter att behålla och rekrytera ställföreträdare.

(21)

Det finns delade meningar mellan länsstyrelsen och nämnden om vad som är rimliga handläggningstider för granskningen av årsräkningarna. Det är av vikt att nämnden säkerställer att de handläggningstider som framhålls av tillsynsmyndigheten tillämpas.

Sammanfattningsvis har granskningen visat att det finns brister och flera ut- vecklingsområden när medborgarna kommer i kontakt med nämnden. Dessa brister kan påverka den enskildes rättsäkerhet. Granskningen har även visat att det finns brister och utvecklingsområden när det gäller rekryteringen och kontrollen av gode män, ansökan och anmälan om god man samt nämndens tillsyn av gode män. Dessa brister kan påverka huvudmannens rättsäkerhet.

Utifrån genomförd granskning rekommenderas att nämnden:

 ökar tillgängligheten per telefon

 genomför enkäter för att t.ex. få information om hur ställföreträdarna uppfattar tillgängligheten och servicen vilket kan bidra till kvalitetsutveckling av verksamheten

 säkerställer att lagstiftningens krav på registrering av allmänna handlingar efterlevs samt genomför en samlad översyn av posthanteringen och diarieföringen, vilket inbegriper framtagandet av dokumenterade rutiner och att behovet av särskilda utbildningsinsatser på området övervägs

 tar fram dokumenterade rutiner för synpunkter och klagomål för att säkerställa att registreringen och hanteringen sker på ett korrekt sätt

 utifrån JO:s uttalande på området utformar rutiner för återkommande registerkontroller av befintliga ställföreträdare

 säkerställer att fler personer inom förvaltningen involveras i arbetet med rekrytering, fördelningen av uppdrag till ställföreträdarna samt kontrollen av ställföreträdare för att undvika sårbarhets- och insynsrisker

 säkerställer att handläggningen av ansökningar och anmälningar om god man sker utifrån de mål nämnden fastställt

 klargöra hur kontroll av den del av uppdraget som innebär att sörja för person bör genomföras samt genomför årliga kontroller av årsräk- ningarna för att säkerställa att befintliga rutiner efterlevs

 säkerställer att de handläggningstider som tillsynsmyndigheten framhåller som rimliga tillämpas.