Verksamhetsberättelse 2013, DU-nämnden

(1)

TJÄNSTEUTLÅTANDE SID 1(1)

Administrativa enheten

H A N D L Ä G G A R E D A T U M D I A R I E N R

Teemu Lehtimäki, inköpschef Åsa Torvaldsson, handläggare

2014-01-17 DU-KAN14-002-1

Landstinget Sörmland Repslagaregatan 19 611 88 Nyköping

Fax 0155-28 91 15 Tfn 0155-24 50 00 E-post landstinget.sormland@dll.se

ORG NR 232100-0032 · \\edil.dd.dll.se\360users\cache\dlld2\annsar\DU-KAN14-002-1 Verksamhetsberättelse 2013, DU-nämnden 225753_6_0.DOCX · Utskriftsdatum:

2014-02-25 14:17 SID 1(1)

Ä R E N D E G Å N G M Ö T E S D A T U M

DU-nämndens upphandlingsutskott

DU-nämnden

Verksamhetsberättelse 2013, DU-nämnden

Förslag till beslut

Verksamhetsberättelse 2013, DU-nämnden, godkänns.

Sammanfattning

DU-nämndens verksamhetsberättelse består av två delar, DU-nämndens verksamhetsberättelse och upphandlingsenhetens verksamhetsberättelse som är förvaltningens uppföljningsrapportering för verksamhetsåret 2013.

Upphandlingsenhetens verksamhetsberättelsebygger på landstinget Sörmlands reglemente för planering och uppföljning

Ärendets beredning

Förvaltningens del har beretts i process med ekonom och ekonomistöd inom upphandlingsenheten och inom landstinget Sörmlands ledningsstab och är godkänd och behandlad av upphandlingsutskottet den

31 januari 2014. DU-nämndens del har beretts inom den administrativa enheten (D).

Beslutsunderlag

DU-nämndens verksamhetsberättelse 2013

Verksamhetsberättelse 2013, upphandlingsenheten Bilaga 1

Bilaga 2

Beslutet expedieras till Akten

(2)

2012-09-21 2006-03-17

VERKSAMHETSBERÄTTELSE 2013 – DU-NÄMNDEN

1. Inledning

2. Bakgrund och förutsättningar för nämndens arbete 3. Nämndens sammansättning

4. Nämndens sammanträden under året

5. Revisionsdialogen har utvecklat arbetsprocessen

6. Nämnden har utvecklat sitt deltagande i planerings- och styrmodellen 7. Gemensamt styrelsesammanträde

8. Nämndens kostnader 9. Upphandlingsutskott

(3)

2012-09-21 2006-03-17

1 Inledning

Landstinget Sörmland och Landstinget Västmanland har inrättat en gemensam nämnd för samverkansfrågor, DU-nämnd. Till nämnden hör, från och med 2011-07-01, ett utskott för de båda landstingens upphandlingsverksamhet.

Nämnden har följande uppgifter:

 samverka i strategiska frågor kring utvecklingen av landstingens regionala samarbete

 vara beredningsorgan för ärenden till de gemensamma styrelsesammanträdena med de båda landstingen

 att stimulera till, och föreslå utveckling av samverkansområden mellan de båda landstingen

 att stimulera till avtalssamverkan samt följa redan etablerad samverkan mellan landstingen

 att ansvara för all upphandlings- och inköpsverksamhet, exklusive den upphandling av förbrukningsvaror som utförs av den gemensamma varuförsörjningsnämnden, för de båda landstingen

 utse ledamöter till DU-nämndens utskott för upphandlingsverksamhet

Landstinget Sörmland är värdlandsting och den gemensamma nämnden ingår i detta landstings organisation. Den styrmodell som Landstinget Sörmland tillämpar är balanserad styrning. Landstingets styrmodell tillämpas endast avseende upphandlingsverksamheten.

I föreliggande verksamhetsberättelse sker en återrapportering av det arbete som DU-nämnden utfört inom sitt verksamhetsområde under 2013.

2 Bakgrund och förutsättningar för nämndens arbete

Som grund för nämndens uppdrag och arbete finns det reglemente och avtal som fastställts av landstingsfullmäktige i de båda landstingen och som gällt sedan

2004-09-01. I och med inrättandet av ett gemensamt upphandlingsutskott under DU-nämnden 2011 har detta reglemente och avtal reviderats.

Målsättningen är att genom samverkan uppnå en långsiktigt hållbar hälso- och sjukvård för medborgarna. Samarbetet ska bidra till att uppnå en effektivare verksamhet utifrån

patientperspektivet (tillgänglighet och kvalitet), kompetensperspektivet (bättre rekry- teringsmöjligheter och minskad sårbarhet) samt utifrån ett ekonomiskt perspektiv. Med det senare avses lägre kostnader för drift, investeringar och högspecialiserad vård. Redan från början fastslogs att arbetet kan bedrivas på olika nivåer i form av samtal, avtal eller

organisatoriskt samgående. Med hänsyn till den s.k. ansvarskommitténs arbete har man gjort bedömningen att avstå från organisatoriska samgåenden över länsgränsen. Nämndens arbete har istället getts en tydligare inriktning mot att finna och stimulera till samarbete och

samverkanslösningar genom avtal.

Vid DU nämndens sammanträde den 25 februari 2011 tillstyrkte nämnden bildandet av ett upphandlingsutskott för de båda landstingen

upphandlingsverksamhet. Detta beslut har därefter konfirmerats av respektive fullmäktige.

(4)

2012-09-21 2006-03-17

Det har föranlett nämnden att vidta nödvändiga revideringar av sitt reglemente, vilka också har godkänts av respektive fullmäktige. I denna revidering har DU- nämndens uppdrag som beredande organ till de gemensamma styrelsesammanträdena förtydligats och att nämndens arbete i högre grad inriktas mot strategiska frågor kring utveckling av landstingens regionala samarbete.

I linje med revideringen har DU – nämndens benämning ändrats till ”Gemensam nämnd för samverkan mellan Landstinget Sörmland och Landstinget Västmanland”.

Vidareutveckling av samarbetet mellan landstingen i Sörmland och Västmanland I syfte att ytterligare stärka samarbetet mellan landstingen uppdrogs i februari 2012 till landstingsdirektörerna att utarbeta underlag till vision, mål och strategier för det fortsatta utvecklingsarbetet.

Landstingsdirektörerna beskrev utgångspunkten för arbetet genom att belysa de utmaningar som landstingen, så som huvudmän för hälso- och sjukvården, står inför. En snabb medicinsk och medicinteknisk utveckling i kombination med en åldrande befolkning ställer stora krav på prioriteringar och långsiktiga överväganden om hur invånarnas behov av hälso- och sjukvård i framtiden ska mötas. Stora pensionsavgångar står därtill framför landstingen och kompetens- försörjningen utgör en avsevärd utmaning i ett 10 – 20 årsperspektiv.

Värderingsförskjutningar i samhället innebär också att individens/patientens ställning stärks och att huvudmännens perspektiv med nödvändighet behöver förflyttas från organisationens fokus till invånarens/patiens fokus i styrningen. Patientens valfrihet stärks och människor får större inflytande över var man får sin vård, vilket sannolikt kommer att innebära växande flöden av patienter över såväl landstings- som nationsgränser.

Som medborgarföreträdare behöver landstingen sätta fokus på hur de säkerställer att invånarna får tillgång till rätt vård i rätt tid med rätt kompetens – oavsett var vården produceras.

Som vårdproducenter behöver landstingen stimulera en utveckling av vården som leder till att invånarna vill välja den vård som produceras av våra respektive landsting.

Den 30 oktober 2012 antogs det av landstingsdirektörerna utarbetade förslaget vid det

gemensamma landstingsstyrelsesammanträdet. Det består av en vision och tre konkreta mål.

Samarbetet ska inriktas på att utveckla resurseffektiva lösningar ur perspektiven medborgare/patient, finansiär och ägare.

Listningsavtal över länsgränserna

Det första målet var att invånarna i Sörmland och Västmanland fritt ska kunna lista sig på vårdcentral/hälsocentral i båda landstingen från 2013. Vid det gemensamma

landstingssammanträdet 2012 föredrogs ett utkast till listningsavtal och respektive

landstingsstyrelse godkände avtalet under december månad. Därigenom var det första målet realiserat. Invånarna i Sörmland och Västmanland kan nu fritt, from den 1 januari 2013, välja vårdcentral/hälsocentral i båda landstingen. Den som vill lista sig över länsgränsen vänder sig till den vårdcentral där den vill lista sig.

(5)

2012-09-21 2006-03-17

De effektmål som förväntas uppnås är: ökat utbud – ökad tillgänglighet, ökad delaktighet och valfrihet, säkrad kvalitet - minskad sårbarhet.

Handlingsplan 2014-2016

Arbetet i DU-nämnden inriktas på att stimulera till samarbete och samverkanslösningar genom avtal och strategiska frågor kring utvecklingen av landstingens regionala samarbete.

För att vidare realisera utarbetad vision med målsättningar har, tillsammans med berörda förvaltningar, en handlingsplan för 2013-2014 års arbete arbetats fram. Handlingsplanen antogs av nämnden vid det första sammanträdet för år 2013, den 1 mars. Handlingsplanen är ett levande dokument och har återrapporterats i olika sammanhang, bland andra vid det gemensamma styrelsesammanträdet under hösten 2013.

3 Nämndens sammansättning

Enligt gällande reglemente väljer de båda landstingen vardera tre ledamöter och tre personliga ersättare från respektive landstingsstyrelse. Under året lämnade Ylva G Karlsson (MP) DU- nämnden och upphandlingsutskottet och ersattes Ann-Sofie Jacobsson (MP).

Under året har nämnden haft följande sammansättning:

Ledamöter:

Rigmor Åkesson (S), ordförande Åsa Kullgren (S), vice ordförande Thomas af Bjur (FP)

Lars Flodin (MP) Tomas Högström (M) Magnus Leivik (M) Ersättare:

Kenneth Östberg (S) Leif Lindström (S)

Ylva G Karlsson (MP)/Ann-Sofie Jacobsson (MP) Juha Rundgren (V)

Helena Hagberg (FP) Mattias Claesson (C) Adjungerad:

Denise Norström (S), LS ordf. (U)

Landstingsdirektörerna, Monica Berglund (U) och Jan Grönlund (D) är huvudföredragande i nämnden.

(6)

2012-09-21 2006-03-17

4 Nämndens sammanträden under året

Under 2013 har nämnden haft fyra sammanträden. Även under 2013 har nämnden omväxlande förlagt sina sammanträden i Västmanland respektive i Sörmland.

Den 1 mars sammanträdde nämnden i Eskilstuna, Sörmlands län. Årets första sammanträde inleddes med att Jan Grönlund, landstinget Sörmlands då nytillsatte landstingsdirektör, presenterade sig och hälsas välkommen av ledamöterna. Asghar Farahani, vårdvalschef (D), rapporterade om samarbetet mellan länens vårdvals och hälsovalsenheter med fokus på listningsavtalet. Nämnden diskuterade framtida kommunikations- och mediestrategier, efter inspel av upphandlingsutskottet. Nämnden föreslog respektive landstingsstyrelse att uppdra åt landstingsdirektörerna att initiera arbetet med utformning av ett nytt avtal om

högspecialiserad vård samt att godkänna handlingsplan för 2013-2014, respektive landstingsstyrelse beslutade sedan under våren i enlighet med nämndens förslag.

Verksamhetsberättelse för 2012 godkändes.

Den 17 maj sammanträdde nämnden i Hjälpmedelcentrums lokaler, Västerås. Några av sammanträdets punkter; Kjell Jansson, revisionschef (D) redogjorde för revisionens granskningsrapport. Anne-Christine Ahl, verksamhetschef (U) presenterade

Hjälpmedelscentrum. Maria Karlsson, kommunikationschef (D), och Eva Lindahl, kommunikationsdirektör (U), informerade och diskuterade med nämnden kring framtida kommunikations- och mediestrategier. Gunilla Carlsson Kjell, hälso- och

sjukvårdsförvaltningen (D), informerade om hur Landstinget Sörmland har arbetar med Vårdgaranti och valfrihetsservice. Elisabeth Lundvall, divisionschef (D), informerade kring operationsutbyten mellan länen. Anna Nordenberg, projektledare e-Stelle, informerade om projektet e-Stelles aktuella status, implementering, rekrytering och upphandling av

konsultsstöd. Ordföranden Rigmor Åkesson (S) informerade om att Landstinget Västmanland politiskt enats om att ansöka om att bilda regionkommun. Landstingsdirektörerna gavs i uppdrag att utreda förutsättningarna för en eventuell samverkan mellan Landstingen Sörmland och Västmanland gällande läkemedelsupphandling och delårsrapport 1, 2013, godkändes och överlämnades till respektive styrelse.

Den 15 oktober sammanträdde DU-nämnden i anslutning till det gemensamma styrelsesammanträdet i Eskilstuna. Ann-Sofie Jacobsson (MP) valdes till ledamot i upphandlingsutskottet och sammanträdestider för 2014 behandlades.

Den 22 november sammanträdde nämnden i landstingskansliets lokaler, Västerås.

Juha Rundgren (V) redogjordför av upphandlingsutskottet behandlade frågor och ärenden vid dess senaste sammanträden. Rapport av effekter kring remissflöden för patienter listade över länsgränserna föredrogs av Anders Ahlgren, vårdvalsenhetschef i landstinget Västmanland, och nämnden godkände rapporten. Nämnden godkände delårsrapport 2, 2013, och budget för 2014. Intern kontrollplan, utarbetad av upphandlingschefen, godkändes.

(7)

2012-09-21 2006-03-17

5 Revisionsdialogen har utvecklat arbetsprocessen

Nytt för i år är att revisorerna inbjudit till en revisionsdialog under hösten med nämndens presidium. Inför denna dialog hade revisorerna ställt samman frågeställningar baserade på revisorernas granskningsrapport som redovisades för nämnden under våren 2013.

Då revisionen besökte nämnden den 17 maj rekommenderades nämnden att upprätta och fastställas intern kontrollplan och att säkerställa att upphandlingsenhetens rapportering följer Landstinget Sörmlands styrmodell. Nämnden fastställde den interna kontrollplanen 22 november 2013.

Vid revisionsdialogen representerade Tony Engström, ekonomienheten Sörmland, upphandlingsenheten då upphandlingschefen inte kunde närvara. En av frågorna var hur nämnden arbetade med riskhantering och om det fanns någon modell för detta. Nämndens presidium och revisionen resonerade kring att upphandlingsutskottets verksamhet bättre skulle återrapporteras till nämnden. Upphandlingsutskottet har en stående punkt där

upphandlingsutskottets föregående protokoll följs upp. Efter revisionsdialogen har punkten utökats så att upphandlingsutskottets ordförande redovisar från utskottets senaste

sammanträden.

6 Nämnden har utvecklat sitt deltagande i planerings- och styrmodellen Landstinget Sörmland är värdlandsting och den gemensamma nämnden ingår i detta landstings organisation. Den styrmodell som Landstinget Sörmland tillämpar är balanserad styrning. Landstingets styrmodell tillämpas endast avseende upphandlingsverksamheten.

Den balanserade styrningen är en strukturerad metod som ger förutsättningarna att styra mot och följa upp de landstingsövergripande mål som Landstingsfullmäktige fastställt som strategiskt viktiga och därigenom skapa en tydlig styrningslogik som sträcker sig från politik till praktik. Balanserad styrning syftar till att förbättra styrningen och uppföljningen av de strategiska målen, utveckla en helhetssyn på verksamheten, skapa en större kännedom och förståelse för verksamhetens uppdrag samt öka möjligheten till delaktighet och

ansvarstagande i hela organisationen. För att skapa balans i budgeten och för att kunna bedöma konsekvenserna av de strategiska målen görs en utförligare beskrivning av valda mål utifrån följande fem perspektiv:

 Medborgarperspektivet

 Personalperspektivet

 Process- och förnyelseperspektivet

 Miljöperspektivet

 Ekonomiperspektivet

Medborgarperspektivet är överordnat och strategierna i övriga perspektiv ska understödja måluppfyllelsen i medborgarperspektivet.

DU-nämnden behandlar nu årsrapport, delårsrapporter och verksamhetsplan med budget för upphandlingsenheten i enlighet med landstinget Sörmlands styrmodell.

(8)

2012-09-21 2006-03-17

7 Gemensamt landstingsstyrelsesammanträde

DU-nämnden är beredande organ till den gemensamma styrelsen. Under året som gått har den gemensamma styrelsen sammanträtt vid ett tillfälle, den 15 oktober. Landstinget Sörmland var värdlandsting för sammanträdet och temat var upphandling.

De båda landstingen diskuterade möjligheter till utvidgat samarbete inom föredragningarnas områden.

Föredragningar vid sammanträdet:

Strategisk offentlig upphandling

Ardalan Shekarabi, doktorand i offentlig rätt vid Uppsala universitets juridiska fakultet, gav en presentation av strategisk offentlig upphandling med fokus på samhälleliga mål utifrån socialt, ekologiskt och personalpolitiskt perspektiv. De juridiska ramarna föredrogs, med fokus på EU-rätten. Avslutningsvis Exempel där tydliga och sammanhållna strategier resulterat i framgångsrika upphandlingar med långtgående ställda sociala och miljömässiga krav presenterades.

Vinster av de gemensamma upphandlingarna och e-Stelle

Teemu Lehtimäki, upphandlingschef, presenterade upphandlingsenhetens verksamhet och organisation samt gav en bild av de för landstingen gemensamma upphandlingarna och inköpens goda ekonomiska resultat.

Varuförsörjningsnämnden- samarbete upphandling

Roger Ljunggren (S), varuförsörjningsnämndens ordförande, och Per Erik Sjögaard, förvaltningschef, presenterade nämnden som ombesörjer upphandling, depåhållning och distribution av förbrukningsvaror och andra varor av förbrukningskaraktär för landstingen i Dalarna, Uppsala, Västmanland, Sörmland och Örebro län. Fokus på framtid och

utvecklingsområden.

Återrapportering handlingsplan för samarbete mellan landstingen

Monica Berglund, landstingsdirektör (U), och Jan Grönlund, landstingsdirektör (D), rapporterade utifrån antagen handlingsplan.

Avtal om högspecialiserad vård

Monica Berglund, landstingsdirektör (U), och Jan Grönlund, landstingsdirektör (D), gav en kort lägesrapport.

8 Nämndens kostnader

Årets kostnader för DU-nämnden är endast sådana som har direkt koppling till själva nämndarbetet. Kostnader för förtroendevalda och föredragande tjänstemäns medverkan belastar inte nämnden. Övriga kostnader, d.v.s. för nämndens sekretariat och sammanträden delas lika mellan landstingen. För verksamhetsåret 2013 har kostnaderna beräknats till totalt 210 000 kronor, som delas lika mellan de två landstingen, varvid landstinget Sörmland debiterat Västmanland halva summan 105 000 kr.

(9)

2012-09-21 2006-03-17

9 Upphandlingsutskott

Upphandlingsutskottets verksamhet regleras i ett särskilt reglemente och avtal. Utskottet består av sex ledamöter som valts av DU-nämnden. Tre från vardera landsting. DU-nämnden väljer utskottets ordförande efter nominering från Landstinget Sörmland.

Ylva G Karlsson (M) har under året beviljats avsägelse och Ann-Sofie Jacobsson (MP) har valts av Sörmlands fullmäktige till ledamot av upphandlingsutskottet.

Under året har utskottet sammanträtt vid sex tillfällen, 25 januari, 21 mars, 14 juni, 30 augusti, 18 oktober och 13 december. Normalt sammanträder utskottet i Eskilstuna.

Upphandlingschefen är huvudföredragande för utskottet.

(10)

(11)

Verksamhetsberättelse 2013, LLS

Upphandlingsenheten

Ett öppet och hållbart landsting för jämlik hälsa, mångfald och valfrihet

Diarienummer: DU-KAN14-002-1

(12)

Upphandlingsenheten, Verksamhetsberättelse 2013, LLS 2(6)

Sammanfattande analys

Upphandlingsenheten Sörmland Västmanland har under året arbetat mycket med förnyelseperspektivet och projektet e-Stelle som syftar till att skapa en framtida upphandlingsverksamhet som matchar det uppdrag som man nu har. Bägge landstingsstyrelserna beslutade att införa det nyläge som projektet har arbetat fram och ett stort arbete har genomförts kring

rekryteringar av de nya roller som nyläget påvisar. Fokus har under 2013 legat på förberedelse av Upphandlingsenhetens personal på den kommande förändringen, upphandling av konsultstöd för projektets

implementationsåtgärder samt på rekrytering av de nya tjänster som projektet beslutat. I november startade implementationen av nyläget i projektet vilket påverkat stora delar av resurserna inom

Upphandlingsenheten. Vad gäller ekonomiperspektivet har kostnadsutfallet för året överskridit budget framförallt på grund av konsultkostnader för förändringsledning.

Att fokus legat på förnyelseperspektivet har inneburit negativa konsekvenser för framförallt kundperspektivet (verksamheten) men inte heller

miljöperspektivet har hunnits med i den omfattning som skulle behövas.

Förnyelseperspektivet har prioriterats för att klara de åtaganden som den nya sammanslagna enheten har fått i sitt uppdrag.

Medborgarperspektivet

Strategiskt mål: Medborgarna får tjänster av god kvalitet, känner sig delaktiga och blir respektfullt bemötta.

Åtagande: Förvaltningar och bolag inom landstinget (internkunder) ska erhålla ett bra stöd och känna delaktighet

Endast en begränsad utveckling har skett på grund av det stora arbetet som går till projektet e-Stelle. Projektet e-Stelle har dock som ett av sina mål att gagna kundperspektivet.

Dialog har påbörjats tillsammans med landstingens kostverksamheter för att komma fram till ett gemensamt arbetssätt och samarbetsformer kring inköp.

(13)

Bägge landstingens kollektivtrafikmyndigheter har under året påkallat behov av hjälp med upphandlingar. Upphandlingsenheten som inte har fått

resurser för detta har tillsammans med myndigheterna kartlagt behovet och hjälpt till med det mest akuta i avvaktan på att resursfrågan har lösts.

Personalperspektivet

Strategiskt mål: Landstinget är en attraktiv arbetsgivare med kompetenta och engagerade medarbetare.

Åtagande: Förvaltningen ska tillgodose en sammanhållen personalpolitik där de personalpolitiska grunderna ska vara väl kända

Indikator Målvärde Utfall Kommentar Andelen medarbetare

som skulle rekommendera andra att söka till

arbetsplatsen

Minst 80 %

77 % Utfallet kommer från medarbetarenkäten 2012.

Strategiskt mål: Landstingets personal upplever en god arbetsmiljö som bidrar till personlig utveckling, delaktighet och arbetsglädje.

Åtagande: Förvaltningen ska uppnå en hälsosam arbetsmiljö genom att utforma handlingsplaner efter analys av personalundersökningar

Indikator Målvärde Utfall Kommentar Sjukfrånvarotid i

relation till ordinarie arbetstid.

2 % 2,4 % Utfallet kommer från 2013, vi följer målet bra men har under 2013 haft en långtidssjukskriven medarbetare som påverkar resultatet.

(14)

Strategiskt mål: Landstingets personal deltar aktivt i utvecklingen av verksamheten och ser sin roll i helheten.

Åtagande: Förvaltningen ska utveckla ett ansvarstagande medarbetarskap

Rekrytering av de tjänster som framkom av nyläget i e-Stelle projektet har pågått under stora delar av året. Nedanstående rekryteringar för e-Stelle har gjorts (se bifogad organisationsskiss)

 3 st Enhetschefer 50 %. Resterande del utgörs av operativt arbete.

 2 st Kategoriledare.

 1 st Inköpsjurist

 1 st Inköpscontroller

 1 st Verksamhetsutvecklare

Parallellt med detta har det genomförts rekryteringar av Upphandlare och inköpare till linjeverksamheten p.g.a. att interntillsättningar som sökt och fått någon av de nya rollerna från e-Stelle projektet.

Vidare har arbete pågått för att förbereda enhetens personal på det

kommande förändringsarbetet. Enhetsmöten har hållits en gång i månaden med fokus på att personalen ska få samma bild av förändringen samt att skapa delaktighet kring e-Stelle.

För att klara tillströmningen av upphandlingsuppdrag har enheten under året anlitat upphandlingskonsulter som en följd av e-Stelles förnyelsearbete och ett ökat antal upphandlingsuppdrag jämfört med tidigare år.

Ett problem från tidigare år har varit att våra erfarna upphandlare inte når upp till marknadens lönenivåer. Vilket skapar en snedfördelning mellan våra nyanställda upphandlare och våra erfarna upphandlare. En extra

lönesatsning har efterfrågats och under året tillmötesgåtts.

(15)

Process- och förnyelseperspektivet

Strategiskt mål: Landstinget bedriver, genom tydlig ledning och styrning, ett kontinuerligt och systematiskt kvalitetsarbete med effektivitet, kvalitet, långsiktighet och tillgänglighet som ledord.

Åtagande: Förvaltningen arbetar aktivt med ständig förbättring som syftar till att ha kundorienterade, standardiserade och enkla processer

Under perioden har störst fokus lagts inom detta perspektiv och i projektet e- Stelle. Ett stort arbete har genomförts på rekrytering, och skapandet av delaktighet. Se ovan under personalperspektivet. Vidare har en upphandling genomförts för att få in det konsultstöd som behövs under resterande

projekttid för att implementera nyläget. Information kring e-Stelle läses bäst i projektdokumentationen som inte biläggs denna verksamhetsberättelse.

Enheten har under året varit delaktig i arbetet med att handla upp och påbörja införandet av ett nytt e-handelssystem i Landstinget Sörmland.

Under året har även ett utvecklingsarbete med nya mallar för upphandlingsarbetet genomförts. Enheten har även initierat ett

utvecklingsarbete i upphandlingssystemet TendSign som fortskrider under 2014.

Upphandlingsenheten har vidare under året medverkat i arbetet med det nationella CSR-arbetet kring sociala- och etiska krav. Medarbetare inom enheten har utbildats i den nationella uppförandekoden.

Miljöperspektivet

Strategiskt mål: Landstinget bedriver ett effektivt miljöarbete.

Miljöenheten i Sörmland och Upphandlingsenheten har gått igenom de upphandlingar som kommer under året och prioriterar bland dessa för att arbeta särskilt med de upphandlingar som påverkar miljön mest. Kontakt med landstingens miljöenheter har initierats för att arbeta fram

gemensamma rutiner. Västmanland har nu har anställt personer inom detta område.

(16)

Upphandlingsenheten, Verksamhetsberättelse 2013, LLS 6(6) Åtagande: All personal ska erbjudas tillgång till grundläggande interaktiv

miljöutbildning enligt fastställt utbildningsprogram eller motsvarande.

Indikator Målvärde Utfall Kommentar Andel medarbetare som

genomgått den webbaserade miljöutbildningen.

100 % 72 % Underlaget är tveksamt för statistiken ur ELLSA systemet är inte fullständigt. Att vi inte nått målvärdet beror på flertalet nyanställda.

Ekonomiperspektivet

Strategiskt mål: Landstinget uppnår och behåller en ekonomi i balans som är långsiktigt ekonomiskt hållbar.

Ekonomiskt utfall

Per den 2013-12-31

Enhetens resultat för året visar på ett plus på 1 tkr.

Sammanfattningsvis kan konstateras att enhetens kostnader för året är högre än budgeterat och kostnaderna har finansierats genom extra anslag och omfördelning av budget i respektive landsting.

Följande kostnader under perioden bör nämnas:

 Personalkostnaderna har ökat vilket delvis kan förklaras med lönesatsningar och överlappningar i organisationen under året.

 Konsulthjälp för att minska upphandlingskön och för att förbereda enheten för förändringsarbetet med e-Stelle har gjort att kostnaderna ökat under året.

 Kostnader för landstingens deltagande i arbetet med den nationella uppförandekoden har belastat enheten med ca 130 tkr.

 Kostnader till SKL för beslutade projekt (ELIS) inom området läkemedelsupphandlingar belastar enheten med ca 160 tkr.

Bilagor:

Organisationsskiss Resultaträkning

(17)

Spec Resultaträkning

Förvaltning: Period:

Upphandlingsenheten DU 2013

(Kkr)

Utfall Budget Bokslut

2013 2013 2012

Verksamhetens intäkter

Landstingsbidrag 0 0 0

Övriga intäkter 23 618 23 310 16 366

Summa verksamhetens intäkter 23 618 23 310 16 366 Verksamhetens kostnader

Kostn för arbetskraft (kkl 4) -17 046 -17 279 -12 615

Inköp varor och tjänster (kkl 5) 6 -15 -554

Övriga kostnader (kkl 6 och 7) -6 577 -6 016 -3 197 Summa verksamhetens kostnader -23 617 -23 310 -16 366

Avskrivningar maskiner och inventarier 0 0 0

Verksamhetens nettoresultat 1 0 0

Finansiella intäkter 0 0 0

Finansiella kostnader -3 0 0

Resultat efter finansnetto -2 0 0

Förändring av eget kapital -2 0 0

Intäkter per kundgrupp

Landstinget Sörmland: Uppdragsersättning 13 549 11 413 12 039

Landstinget Sörmland: Övriga 0 378

Andra landsting 10 069 11 897 3 949

Statliga myndigheter Primärkommuner

Företag och organisationer Privatpersoner

Summa 23 618 23 310 16 366

Diff kontroll intäkter 0 0 0

Helår

(18)

Upphandlingssamverkan D-U

1

Inköp

Inköpscontroller Helena Österberg Västerås Enhet Stab

Inköpschef Teemu Lehtimäki

Enhet Vård/Läkemedel Enhetschef / Kategoriledare Anders Lundmark

Västerås

Annica Johansson Strategisk inköpare Eskilstuna Inköpsjurist

Johanna Hallqvist Västerås

Verksamhetsutvecklare Monica Orregård Eskilstuna

Enhet Beställarstöd

Enhetschef /Operativ inköpare Elisabeth Lindman

Västerås

Gunilla Westerlund Operativ inköpare Nyköping Anette Öhrn

Strategisk inköpare Västerås Enhet FM -Tjänster

Enhetschef/Kategoriledare Pia Larsson

Nyköping Enhet MT/IT

Enhetschef/Kategoriledare Pia Larsson

Nyköping

Lotta Roos Strategisk inköpare Nyköping Lena Eriksson Strategisk inköpare Västerås Lars Söderqvist Strategisk inköpare Eskilstuna

Roland Johansson Kategoriledare Eskilstuna

Carin Ejdebrink Operativ inköpare Katrineholm Andreas Tärnqvist

Strategisk inköpare Västerås Niklas Löwén Strategisk inköpare Västerås Johan Gustavsson Strategisk inköpare Eskilstuna

Dan Holtenborn Strategisk inköpare Nyköping

Administration Pia Nyström Eskilstuna Ewa Larsson 50% Nyköping

Tomas Svensson Operativ Inköpare Västerås Torbjörn Olsson

Strategisk inköpare Eskilstuna Isabell Schulze Kategoriledare Nyköping

Linda Malta Kategoriledare Västerås Malin Lundqvist Strategisk inköpare Västerås

Caroline Qwarfordt Strategisk inköpare Eskilstuna

Maria Backteman (6 mån) Operativ inköpare Västerås Carina Karlsson Operativ inköpare Katrineholm Ingemar Sundqvist Operativ inköpare Katrineholm Investeringssamordnare

Christine Löfgren Eskilstuna

Utrustningssekreterare Annika Lundström Eskilstuna

Ewa Larsson Operativ inköpare 50%

Nyköping Cassandra Vi

Strategisk inköpare Eskilstuna (start 7/1 2014)

Anna-Maria Fredriksson Strategisk inköpare Eskilstuna

Vakant (efter Lennart) Strategisk inköpare

Vakant

(ist för 1 Kategorledare) Strategisk inköpare Adrian Pettersson

Kategoriledare

Eskilstuna (start 1/2 2014)