På uppdrag av ordförande kallas härmed kulturnämnden till sammanträde. Övriga får denna kallelse för kännedom.

(1)

Kungsgärdet │ S:t Johannesgatan 28 │ Box 26074 │ 750 26 Uppsala │ tfn 018-611 62 72 │ fax 018-51 16 98 org nr 232100-0024 │ kultur@lul.se │ www.lul.se/kultur

2016-10-19

Till kulturnämnden med ersättare

Kallelse

På uppdrag av ordförande kallas härmed kulturnämnden till sammanträde.

Övriga får denna kallelse för kännedom.

Tid:

Onsdagen den 26 oktober kl. 09.00.

(Samling vid entrén kl. 08.45 för gemensam ingång till möteslokalen.

När ni kommer ska ni skriva in er i receptionen.)

Plats: Regionhuset (kvarteret Eldaren), Storgatan 27, Uppsala Ärenden: Enligt bifogad föredragningslista

Välkommen!

Förhinder anmäls till Jeanette:

Telefon 018 – 611 62 67, mobil 070 – 611 13 76 E-post: jeanette.wetterstrom@lul.se

Enligt uppdrag Jeanette Wetterström Utredare/Nämndsekreterare

Bilagor:

Program

Föredragningslista med handlingar

(2)

2 (2)

Program för dagen

08.45 Samling vid entrén

09.00 – 10.00 Föredragningar 10.00 – 10.20 Kaffepaus

10.20 – 11.50 Fortsatta föredragningar

12.00 – 13.00 Lunch på egen hand

13.00 – 14.00 Gruppmöten

14.00 – 14.30 Beslutssammanträde 14.30 – 14.50 Kaffe

14.50 – 16.00 Vid behov fortsatt sammanträde

(3)

FÖREDRAGNINGSLISTA

Kulturnämndens sammanträde 26 oktober 2016, kl. 09.00 på

Kultur och bildning, Eldaren/Regionhuset, Storgatan 27

123.

124.

125.

126.

127.

128.

129.

130.

131.

132.

133.

134.

135.

136.

Ärende

Upprop

Fastställelse av föredragningslista

Val av justeringsledamot och tidpunkt för justering av protokollet Arbetsutskottets protokoll 2016-10-19

Inkommen skrivelse

Ekonomisk lägesrapport: september 2016 Rapport: Budget 2017

Ledningsorganisationen för Kultur och bildning

Verksamhetsövergång för Sjukhusbiblioteket vid Akademiska sjukhuset Revisionsrapport: Granskning av landstingets hantering av konst

Anmälan av delegationsbeslut Övriga frågor

Rapport: Verksamhetsbidrag inom Kultursamverkansmodellen 2017 Övriga rapporter

Dnr

KOB2016-0135

KOB2016-0139 KOB2016-0060 KOB2016-0131

KOB2016-0129

(4)

LANDSTINGET I UPPSALA LÄN FÖREDRAGNINGSPROMEMORIA

Sammanträdesdatum Sida

Kulturnämnden 2016-10-26 2 (12)

Ordförandes sign Justerandes sign Utdragsbestyrkande

§ 123

Upprop

§ 124

Fastställelse av föredragningslista

Föredragningslistan fastställs.

§ 125

Val av justeringsledamot och tidpunkt för justering av protokollet

Förslag till beslut

Kulturnämnden beslutar om ledamot och tidpunkt för justering.

(5)

Kulturnämnden 2016-10-26 3 (12)

§ 126

Arbetsutskottets protokoll 2016-10-12

Kulturnämnden lägger med godkännande protokollet till handlingarna.

(6)

Kulturnämnden 2016-10-26 4 (12)

Dnr KOB2016-0135

§ 127

Inkommen skrivelse

Kulturnämnden lägger länsbarnombudsmannens informationsbrev till handlingarna.

Ärendet

Länsbarnombudsman Martin Price lämnar information om genomförandet av barnets rättigheter i landstinget. Planeringen är fyra nyhetsbrev om året. Landstinget har en policy och handlingsplan samt en utbildningsplan för arbetet. En aktuell utbildning (20 min) för väsentligen alla i LUL finns på webbverktyget Pingpong. Det finns

aktivitetsplaner och en politisk referensgrupp. Uppdraget ”Länsbarnombudsman”

kommer från landstingets handlingsplan och regleras i särskilt avtal.

Bilaga

Informationsbrev

(7)

Martin Price Läns-BO Uppsala martin.price@boiu.se 0725-718200

Nyhetsbrev oktober 2016 Barnets rättigheter i landstinget

Full fart – men mycket kvar!

 Mycket uppmärksamhet kring insatser inom psykisk ohälsa. Samordning och rätt insatser på rätt nivå behövs.

 Barnsjukhuset har flera expertgrupper där barn och unga påverkar vårdens utformning.

 Barnfetma är temat på Uppsala Health Summit och Läns-BO deltar. Hör av dig med goda exempel på tidig samverkan som förebygger övervikt.

 Sjukvård, barnhälsovård och tandvård vinner på regelbunden kontakt med socialtjänsten. Goda exempel finns, men fler behövs.

 Tonårsperspektiv i vården, hur byggs det bäst?

Samverkan mellan barn- och vuxensjukvård behöver stärkas.

Se Pingpong-filmen om barnrätt!

Det finns korta utbildningar om barnets rättigheter, orosanmälan och anhöriga på Pingpong. För kursen om barnrätt (20 min.) finns en manual. Filmen finns även på Youtube. Hjälp till att göra reklam för filmen. Nästan alla i landstinget ska ha sett filmerna senast utgången 2017.

Film för chefer är försenad – men på gång.

Särskild, fördjupad men kort film (ca 5 min.) finns på Pingpong innan jul. Den görs med hjälp av unga patienter.

Beskriver hur barnets bästa ska bli en del av besluten som rör barn och unga. Planera in på chefsmöten tidigt 2017.

Barnkonsekvensanalys som beslutsstöd

Enstaka analyser görs i olika verksamheter. Men det sker för sällan. Mall finns i DocPlus. Läns-BO hjälper gärna till.

www.akademiska.se/ung

Spännande ny ingång för alla barn och unga som ska vårdas på eller besöka Akademiska.

Boka möte med Läns-BO

Läns-BO vill veta hur ni arbetar med barnets rättigheter och kan också hjälpa till med goda råd och stöd kring barnets rättigheter.

www.lul.se/BR • www.boiu.se/lbo

Akademiska

Beslut & Plan – i ledningsgrupp, uppdateras Aktiviteter – tex personalutbildning, många insatser inom kommunikation, patientråd på Barnsjukhuset, barnkonsekvensanalyser, samverkan.

Folktandvården

Beslut & Plan – i ledningsgrupp, uppdateras Aktiviteter (exempel) – all personal kommer att utbildas med filmen, falldiskussioner och besök av Läns-BO. Rutin för orosanmälan vid upprepade uteblivna besök. Har gjort barnkonsekvensanalys.

Primärvården

Beslut & Plan – ledningsgrupp 2015, uppdateras Aktiviteter – alla chefer utbildade av Läns-BO, affisch om ”barnsyn” för väntrum, kommunikationsplan, kallelser till barnhälsovård har bildstöd.

Hälsa & habilitering

Beslut & Plan – av förvaltningschef 2014, inaktuell Aktiviteter – inventering av insatser inom

kommunikation och dialog. Gjort förberedelsewebb för barn/unga. Troligen satsning 2017.

Kultur & bildning

Beslut & Plan – finns för mål 9 i handlingsplanen Aktiviteter – enligt uppgift har all personal utbildats i barnets rättigheter

UL

Beslut & Plan – avsikt i nämnd våren 2016 men ej plan.

Aktiviteter – vissa dialoger med unga

Lasarettet i Enköping

Beslut & Plan – prioriterade områdena orosanmälan och anhöriga barn

Aktiviteter – rutin och kontaktperson anhöriga barn, utbildning om orosanmälan på akuten

Landstingsservice

Beslut & Plan – inget

Aktiviteter – utbildning för några förvaltare

Obs 1: övriga förvaltningar ingår inte i genomförandet.

Obs 2: de flesta privata utförare saknar plan och aktiviteter inom genomförandet av handlingsplanen.

(8)

Kulturnämnden 2016-10-26 5 (12)

§ 128

Ekonomisk lägesrapport: september 2016

Arbetsutskottet föreslår Kulturnämnden besluta godkänna månadsrapporten.

Ärendet

Ekonomichef Åsa Cervin Hedfors lämnar ekonomisk lägesrapport för september månad.

Det ekonomiska läget är i enlighet med planeringen och prognosen är ett nollresultat.

Osäkerhet råder dock kring Wiks slott på grund av bokningsläget.

Bilaga

Månadsrapport för Kulturnämnden: september 2016

(9)

Månadsrapport september 2016

Kulturnämnden

SAMMANFATTANDE ANALYS OCH FRAMTIDSBEDÖMNING

Utfallet efter nio månader är -9,6 mnkr, vilket är ca 2 mnkr bättre än budgeterat för perioden. Den positiva avvikelsen är en samlad effekt av avvikelser på flera poster i resultaträkningen. Intäkterna är större än budgeterat vilket förklaras av att Wiks folkhögskola under 2016 erhållit medel för extra platser vid allmän linje. Kostnadssidan avviker också positivt från lagd budget, vilket till stor del kan förklaras av att kostnadsutfallet i verksamheterna är något mer bak- tungt än vad som förutsågs när budgeten periodiserades.

Kultur och bildning prognostiserar ett nollresultat för 2016. Störst osäkerhet i prognosen finns kring Wiks slott och konferens. Jämfört med 2014 där resultatet för Wiks slott och konferens landade runt noll för helåret, är resultatet efter nio månader i år cirka 0,2 mnkr sämre än för samma period 2014.

BILAGOR 1. Årsprognos

(10)

2 (2) Bilaga 1

Årsprognos, tkr

Utfall 201601-

201609

Budget 201601-

201609

Utfall 201501-

201509

Bokslut 2015

Årsbudget 2016

Årsprog 2016

Budget- avvikelse

årsprog

Landstingsanslag 73 458 73 458 71 271 95 028 97 944 97 944 0

Intäkt fast ersättning 0 0 0 0 0 0 0

Rörlig ersättning specialistvård 0 0 0 0 0 0 0

Vårdvalsersättning 0 0 0 0 0 0 0

Riks-/regionsjukvård 0 0 0 0 0 0 0

Patientavgifter sjukvård 0 0 0 0 0 0 0

Intäkter enligt tandvårdstaxan 0 0 0 0 0 0 0

Alf 0 0 0 0 0 0 0

Trafikintäkter 0 0 0 0 0 0 0

Övrig finansiering 0 0 0 0 0 0 0

Övriga intäkter 51 940 51 449 49 105 68 971 70 263 70 263 0

Skatteintäkter 0 0 0 0 0 0 0

Generella statsbidrag/utjämning 0 0 0 0 0 0 0

Summa intäkter 125 398 124 907 120 376 163 999 168 207 168 207 0

Lönekostnader inkl inhyrd personal -29 773 -29 725 -28 814 -40 511 -41 531 -41 531 0

Övriga personalkostnader -444 -728 -563 -795 -971 -971 0

Kostnad fast ersättning 0 0 0 0 0 0 0

Köpt vård 0 0 0 0 0 0 0

Läkemedel 0 0 0 0 0 0 0

Medicinsk service 0 0 0 0 0 0 0

Köpt tandteknik och tandvård 0 0 0 0 0 0 0

Medicinskt material -14 0 -17 -22 0 0 0

Lokal- och fastighetskostnader -11 489 -11 309 -11 337 -14 790 -15 078 -15 078 0

Trafikkostnader 0 0 0 0 0 0 0

Övriga kostnader -92 962 -94 534 -91 521 -108 287 -110 201 -110 201 0

Finansiell nettokostnad -22 -14 223 300 -18 -18 0

Avskrivningar/nedskrivningar -261 -306 -244 -332 -408 -408 0

Summa kostnader -134 965 -136 616 -132 272 -164 437 -168 207 -168 207 0

RESULTAT -9 567 -11 709 -11 896 -439 0 0 0

INVESTERINGSVERKSAMHET -83 003 -85 154 -83 391 -95 766 -97 926 -97 926

Fastighetsinvesteringar 0 0 0 0 0 0 0

Immateriella investeringar 0 0 0 0 0 0 0

Övriga materiella investeringar -4 753 -11 132 -3 477 -5 604 -14 500 -7 000 7 500

(11)

Kulturnämnden 2016-10-26 6 (12)

§ 129

Rapport: Budget 2017

Kulturnämnden lägger med godkännande rapporten till handlingarna.

Ärendet

Kulturdirektör Anna Söderbäck och ekonomichef Åsa Cervin Hedfors lämnar rapport om budgetarbetet inför 2017.

(12)

Kulturnämnden 2016-10-26 7 (12)

Dnr KOB2016-0139

§ 130

Ledningsorganisationen för Kultur och bildning

Arbetsutskottet föreslår Kulturnämnden besluta

 att fastställa ledningsorganisationen för Kultur och bildning

 att låta förändringen träda i kraft 1 januari 2017.

Ärendet

I och med personalförändringar inom ledningarna på Wiks slott och Wiks folkhögskola har olika lösningar diskuterats inom förvaltningsledningen såväl som av nämnden om framtida behov och bästa sätt att leda och styra Wikområdet. Ny rektor har rekryterats till Wiks folkhögskola och tjänsten som enhetschef för Wiks slott innehas för

närvarande av en tillförordnad chef i avvaktan på rekrytering.

Kulturdirektören föreslår Kulturnämnden att låta rektor få ett övergripande

verksamhetsansvar för Wikområdet, för att bättre uppnå synergieffekter inom ekonomi och verksamhet.

Förslaget är att nuvarande rektor även ges titeln verksamhetschef för enheterna Wiks folkhögskola och Wiks slott och att en enhetschef rekryteras för Wiks slott. Detta medför att nuvarande enhetschefer för Kulturenheten respektive Länsbibliotek Uppsala tilldelas titeln verksamhetschef.

(13)

(14)

Kulturnämnden 2016-10-26 8 (12)

Dnr KOB2016-0060

§ 131

Verksamhetsövergång för Sjukhusbiblioteket vid Akademiska sjukhuset

Arbetsutskottet föreslår Kulturnämnden besluta om verksamhetsövergång för Sjukhusbiblioteket vid Akademiska sjukhuset.

Ärendet

Akademiska sjukhuset har inkommit med skrivelse med förslag till Kultur och bildning om en verksamhetsövergång för Sjukhusbiblioteket vid Akademiska sjukhuset.

Sjukhuset fokuserar på sin kärnverksamhet och föreslår därför verksamhetsövergång för biblioteksverksamheten. Tre parter (Kultur och bildning, Akademiska sjukhuset och Uppsala kommun) är berörda av en verksamhetsövergång, eftersom personalen innehar anställningar vid Uppsala kommun.

Förhandlingar har förts med Akademiska sjukhuset och dialog har hållits med personalen. Kulturdirektören föreslår en verksamhetsövergång.

Bilaga

Tjänsteutlåtande

(15)

Storgatan 27 │ 751 85 Uppsala │ tfn 018-611 62 72 │ org nr 232100-0024 kultur@lul.se │ www.lul.se/kultur

2016-10-19 Dnr KOB2016-0060

Kulturdirektör Anna Söderbäck

E-post anna.soderback@lul.se

Till Kulturnämnden

Förslag om verksamhetsövergång för Sjukhusbiblioteket vid Akademiska sjukhuset

Bakgrund

Akademiska sjukhuset sade i december 2015 upp det löpande avtalet med Uppsala kommun (Bibliotek Uppsala) med avsikt att teckna ett nytt avtal med Uppsala kommun anpassat till nya ekonomiska villkor, som innebar en halvering av sjukhusbibliotekets budget fr.o.m. den 1 september 2016. Den 10 maj 2016 meddelade Bibliotek Uppsala att man inte ville förnya avtalet med de nya förutsättningarna utan föreslog att

verksamheten fördes över till Akademiska sjukhuset.

Den 16 maj 2016 inkom en skrivelse från Akademiska sjukhuset till kulturdirektören. I skrivelsen önskar Akademiska sjukhuset att Kultur och bildning tar över

biblioteksverksamheten på Akademiska sjukhuset då Akademiska sjukhuset inte har för avsikt att driva sjukhusbiblioteket i egen regi. Detta skulle ske genom en

verksamhetsövergång.

Vid nämndsammanträdet den 15 juni 2016 gav Kulturnämnden kulturdirektören i uppdrag att utröna huruvida en verksamhetsövergång skulle vara möjlig för Kultur och bildning. Den 22 september 2016 fick kulturdirektören av Kulturnämnden uppdraget att slutföra arbetet med verksamhetsövergången. Under sommaren och hösten 2016 har ärendet beretts vid förvaltningen och i dialog med representanter från

sjukhusbiblioteket, Akademiska sjukhuset och Bibliotek Uppsala.

Tjänstemannabedömningar inför beslutet

Kulturdirektören finner det lämpligt att sjukhusbiblioteket vid en verksamhetsövergång organiseras som en del av enheten Länsbibliotek Uppsala vid Kultur och bildning.

Diskussioner har förts med Akademiska sjukhuset om ekonomiska förutsättningar och diskussioner pågår angående lokalfrågan. Ett förslag på att 3 237 tkr förs över från Akademiska sjukhusets anslagsram till Kultur och bildning. Därutöver tillskjuts de 200 tkr som förvaltningen erhållit i ram för att stärka kultur i vården-arbetet. Vad gäller HR- frågor vid förvaltningen har frågan behandlats i samverkan med de fackliga

organisationerna och riskbedömning har genomförts i dialog med personalen.

(16)

2 (2)

Kulturdirektören föreslår att Kultur och bildning tar över verksamheten vid sjukhusbiblioteket på Akademiska sjukhuset fr.o.m. den 1/1 2017. I och med övergången tar Kultur och bildning över personal från Uppsala kommun och

verksamhet från Akademiska sjukhuset. Kulturdirektören kommer även att ta fram en överenskommelse gällande fysisk arbetsmiljö, kommunikation och sekretess i samråd med Akademiska sjukhuset då sjukhusbibliotekets verksamhet bedrivs i Akademiska sjukhusets lokaler.

Kulturdirektörens sammantagna bedömning är att en verksamhetsgenomgång därför är

lämplig att genomföra.

(17)

Kulturnämnden 2016-10-26 9 (12)

Dnr KOB2016-0131

§ 132

Revisionsrapport: Granskning av landstingets hantering av konst

Förslag till beslut Kulturnämnden beslutar:

 att uppdra åt kulturdirektören att begära dispens för revisionssvar tills nämnden sammanträder den 13 december och efter det att protokollet justerats,

 att uppdra åt kulturdirektören att lämna förslag till remissvar till arbetsutskottet 29 november,

 att uppdra åt kulturdirektören att arbeta fram förslag till förändringar i delegationsordningen för beslut i nämnden den 13 december.

Ärendet

Landstingets revisorer har genom KPMG AB genomfört en uppföljning av tidigare genomförd granskning av landstingets hantering av konst. Syftet med granskningen har varit att bedöma om Kulturnämnden har vidtagit åtgärder utifrån revisionens

rekommendationer och om det idag finns en ändamålsenlig hantering, såväl vid anskaffning, användning och utrangering av konst.

Efter genomförd uppföljning 2016 bedömer landstingets revisorer att Kulturnämnden vidtaget ett antal tillfredställande förbättringar utifrån tidigare lämnade

rekommendationer. Landstingets hantering av konst bedöms idag i huvudsak vara ändamålsenlig. Granskningen visar dock på några förbättringsmöjligheter.

Svar ska lämnas till revisorerna senast 2016-11-30. Kulturdirektören föreslår nämnden ansöka om dispens för att hinna bereda revisionssvaret inom förvaltningen och föreslå förändringar i delegationsordningen. Under hösten 2016 har nämnden inplanerade sammanträden den 26 oktober och den 13 december och inget i november.

(18)

(19)

(20)

ABCD

KPMG AB Augusti 2016 Antal sidor: 9

Landstinget i Uppsala län

Granskning av landstingets hantering

av konst

(21)

Landstinget i Uppsala län Granskning av landstingets hantering av konst Augusti 2016

ABCD

Innehåll

1. Sammanfattning 1

2. Bakgrund 2

3. Syfte och revisionsfrågor 2

4. Metod och avgränsning 3

5. Revisionskriterier 3

6. Ansvarig nämnd/styrelse 3

7. Projektorganisation 3

8. Granskningsresultat 3

8.1 Inventering av konst 3

8.2 Har rutiner, riktlinjer och styrdokument för inköp och hantering av

landstingets konst uppdaterats? 4

8.3 Har Kulturnämnden utarbetat en integrerad skriftlig process som säkerställer att nämnden har vetskap om vilken konst som finns och var

konsten är utplacerad? 5

8.4 Förtecknas konsten på ett ändamålsenligt sätt? 5 8.5 Sker uppföljning och kontroll av den konst som är utplacerad? 6 8.6 Är förvaring och underhåll ändamålsenligt? 6 8.7 Sker inköp och attest på ett ändamålsenligt sätt? 7 8.8 Vilka rutiner finns i samband med flyttning av konst till nya lokaler? 7 8.9 Vilka rutiner finns vid utrangering och avyttring av konst? 8 8.10 Finns det en plan för hantering av konst i samband med flytt till nya

administrativa lokaler och har inventering skett? 9

9. Sammanfattande bedömning och rekommendationer 9

(22)

ABCD

1

1. Sammanfattning

Vi har av Landstinget i Uppsala läns revisorer fått i uppdrag att genomföra en granskning av landstingets hantering av konst. Granskningen är en uppföljning av tidigare genomförd granskning och ingår i revisionsplanen för år 2016.

Syftet med denna granskning är att bedöma om landstinget vidtagit åtgärder utifrån revisionens rekommendationer samt att bedöma om det idag finns en ändamålsenlig hantering, såväl vid anskaffning, användning som utrangering av konst.

Efter genomförd granskning gör vi bedömningen att landstingets hantering av konst i huvudsak är ändamålsenlig. Vi lämnar dock följande rekommendationer i syfte att ytterligare stärka den interna kontrollen:

 Kulturnämnden bör komplettera delegationsordningen med innehållet i de nya riktlinjerna som antogs i juni 2015 så att dokumenten bättre överensstämmer. Delegationsordningen bör även innehålla vad som ska gälla vid kassering av konstverk.

 Kulturnämnden bör komplettera riktlinjerna med vad som ska gälla s k fasta installationer.

 Kulturnämnden bör arbeta vidare med hur information registreras i programmet FileMaker för att säkerställa att informationen är mer enhetlig och likformad. I nuläget finns det en potential att kvalitetsmässigt utveckla informationen.

(23)

ABCD

2

2. Bakgrund

Vi har av Landstinget i Uppsala läns revisorer fått i uppdrag att göra en uppföljning av tidigare genomförd granskning av landstingets hantering av konst.

Landstingets revisorer genomförde 2013 en granskning av landstingets hantering av konst. Detta i syfte att bedöma om landstinget hade en ändamålsenlig hantering, såväl vid anskaffning av, användning av som utrangering av konst.

Kulturnämnden har Landstingsfullmäktiges uppdrag att konstnärligt utsmycka landstingets fastigheter. Landstinget står inför stora investeringar i lokaler de närmaste åren vilket kommer att påverka anskaffningen av konst. Detta visade sig redan i Kulturnämndens årsredovisning 2012 då investeringarna i konst fördubblats i jämförelse med föregående år.

Den genomförda granskningen från 2013 visade att processen för anskaffning av, inköp av samt utrangering av konst inte var helt tillfredsställande. Den sammanfattande bedömningen av granskningen var att hanteringen av konst i vissa delar fungerar, men att processen behövde vidareutvecklas för att kunna bedömas som tillräcklig och ändamålsenlig. Hanteringen vid inköp och utrangering bedöms fungera i praktiken, även om det saknas tydliga dokumenterade rutiner avseende inköp av konst i styrdokument. Däremot bedömdes inte hanteringen vid användningen av konst som tillfredsställande eller ändamålsenlig. Det saknades även uppföljning och

dokumentation av utplacerad konst. Det hade inte heller genomförts någon årlig inventering, vilket resulterat i att det förelåg differenser mellan konstregistret och verkligheten.

Kulturnämnden kunde således inte visa var all konst fanns placerad eller om konsten ens fanns kvar.

3. Syfte och revisionsfrågor

Syftet med denna granskning är att bedöma om landstinget vidtagit åtgärder utifrån revisionens rekommendationer samt att bedöma om det idag finns en ändamålsenlig hantering, såväl vid anskaffning, användning som utrangering av konst.

Granskningen ska förutom den övergripande revisionsfrågan bland annat besvara följande frågor:

1. Har rutiner, riktlinjer och styrdokument för inköp och hantering av landstingets konst uppdaterats?

2. Har Kulturnämnden utarbetat en integrerad skriftlig process som säkerställer att nämnden har vetskap om vilken konst som finns och var konsten är utplacerad?

3. Förtecknas konsten på ett ändamålsenligt sätt?

4. Sker uppföljning och kontroll av den konst som är utplacerad?

5. Är förvaring och underhåll ändamålsenligt?

6. Sker inköp och attest på ett ändamålsenligt sätt?

(24)

ABCD

3 7. Vilka rutiner finns i samband med flyttning av konst till nya lokaler?

8. Vilka rutiner finns vid utrangering och avyttring av konst?

9. Finns det en plan för hantering av konst i samband med flytt till nya administrativa lokaler och har inventering skett?

4. Metod och avgränsning

Granskningen har liksom tidigare granskning utgått från relevant skriftligt underlag såsom

riktlinjer, policyer och andra styrdokument. Detta för att besvara frågorna 1 och 2 i avsnitt 3 ovan.

Intervjuer har dessutom skett med olika tjänstemän för att besvara frågorna 3, 4, 5, 6, 7, 8 och 9 i avsnitt 3 ovan. Genom olika typer av verifieringar har frågorna 3, 5, 6 och 8 i avsnitt 3 ovan besvarats.

5. Revisionskriterier

Granskningen har utgått från såväl gällande regelverk, skriftligt material som de styrdokument som finns på olika nivåer inom landstinget. I tillämpliga delar även jämförbar praxis eller erkänd teoribildning.

6. Ansvarig nämnd/styrelse

Granskningen har avsett Kulturnämnden.

7. Projektorganisation

Granskningen har genomförts av Anders Petersson, certifierad kommunal yrkesrevisor och av Johan Malm, revisor.

8. Granskningsresultat

8.1 Inventering av konst

Vi valde ut fem verksamheter utifrån kulturenhetens inventeringsplan¹. Konferenscentrum, Palliativt centrum och Akademiska sjukhuset, Barnspecialistmottagning var sådana som inventerades 2015. Akademiska sjukhuset, Psykiatrins hus samt Samariterhemmets

mammografiverksamhet kommer att inventeras 2016. Vi valde att inte gå in i rum där det fanns

1 Inventeringsplan landstingets konst 2015-2018

(25)

ABCD

4 patienter eller där möten ägde rum. Inventeringen gjordes tillsammans med personal från

kulturenheten.

Konferenscentrum

Enligt utdrag från konstregistret fanns det 25 konstverk. Av dessa kunde vi hitta 15 varav ett inte fanns med i registret. Inventeringen försvårades av att det pågick konferenser i flera av lokalerna.

Palliativt centrum

Enligt utdrag från konstregistret fanns det 138 konstverk och av dessa valdes slumpmässigt 32 ut för inventering. Av de utvalda var det ett verk som inte kunde återfinnas.

Akademiska sjukhuset, Barnspecialistmottagning

Enligt utdrag från konstregistret fanns det 20 konstverk. Två verk från listan återfanns inte, däremot hittades tre verk som inte var registrerade på verksamheten.

Akademiska sjukhuset, Psykiatrins hus

Enligt utdrag från konstregistret fanns det 322 konstverk och av dessa valdes slumpmässigt 20 ut för inventering. Av de utvalda var det ett verk som inte kunde återfinnas.

Samariterhemmets mammografi

Enligt utdrag från konstregistret fanns det 19 konstverk och samtliga återfanns.

8.2 Har rutiner, riktlinjer och styrdokument för inköp och hantering av landstingets konst uppdaterats?

Iakttagelse

Förvaltningen gör inköp med stöd av riktlinjerna som beslutades av Kulturnämnden i juni 2015² och en beslutsordning³ som i januari 2006 fastslogs av dåvarande förvaltningschef. Riktlinjerna anger att kulturenhetens projektledare har rätt att fatta beslut om enskilda konstinköp under 50 000 kr och vid högre belopp har chefen för kulturenheten rätt att fatta beslut om inköp.

Vid större projekt som t.ex. nybyggnationer eller mer omfattande ombyggnationer följs en

beslutsprocess som beskrivs i riktlinjerna. Enligt processen fattas beslutet om vilken konstnär som ska användas för gestaltningen av konstgruppen varefter enhetschefen tecknar avtal med

konstnären om genomförande.

Av beslutsordningen framgår det att kultursekreterarna får göra inköp av konst för projekt och konst för komplettering förutsatt att inköpen görs inom ramen för budget. Alla typer av beslut som nämns i beslutsordningen betraktas som verkställighet.

Bedömning

Riktlinjerna som kulturnämnden beslutat om ger en bra överblick över ansvar, processer och roller, men den delegerar också makten att fatta beslut. Så förutom delegation genom

2 Riktlinjer för arbetet med konstnärlig gestaltning vid Landstinget i Uppsala län, Kulturnämnden, juni 2015

3 Beslutsordning inom kultur i länet, dnr KU 2006-37

(26)

ABCD

5 delegationsordningen har nämnden också delegerat beslut i löpande verksamhet genom

riktlinjerna. Vi bedömer att det som delegerats i riktlinjerna borde återges i delegationsordningen, inte minst för att återrapporteringen av delegationsbeslut till Kulturnämnden ska fungera.

Kommunallagen anger att nämnder får delegera beslutanderätt till anställda med vissa undantag.

Ett villkor för att nämnden släpper ifrån sig delar av den beslutande makten är att beslutet sedan återrapporteras till nämnden. Återrapporteringen är dessutom avgörande för att överklagandetiden ska börja löpa och för att beslutet så småningom ska vinna laga kraft. Om det inte återrapporteras kan beslutet överklagas för all framtid.

Förvaltningen arbetar efter principen att inköp inom ramen för en beslutad budget utgör

verkställighet. Det är vanligt att en nämnd delegerar beslutanderätt mellan ”golv och tak” när det gäller inköp. Ett exempel är att nämnden beslutar att inköp under ett prisbasbelopp utgör

verkställighet, att inköp mellan 1-20 prisbasbelopp utgör delegation och alla inköp över 20 prisbasbelopp ska beslutas av nämnd.

8.3 Har Kulturnämnden utarbetat en integrerad skriftlig process som

säkerställer att nämnden har vetskap om vilken konst som finns och var konsten är utplacerad?

Iakttagelse

Riktlinjerna tar ett helhetsgrepp på arbetet med konstnärlig gestaltning. Förvaltningen har även tagit fram en fördjupad instruktion för rollen som konstombud⁴.

Begreppet konstombud är nytt sedan granskningen 2013. Konstombudet ska meddela om den egna verksamhetens lokalförändringar och i övrigt vara samarbetspart mot kulturenheten. Enheten sammankallar ombuden till informationsmöten. Konstombudens införande har varit uppe på ledningsnivå för dragning av kulturdirektören. Det är respektive förvaltningschef som utser konstombuden i sin verksamhet.

Bedömning

Vår inventering visar att nämnden i huvudsak har tillräcklig kontroll över konstens placering och vi bedömer att införandet av konstombuden är rätt steg på vägen för att ytterligare förbättra nämndens kontroll över konsten.

8.4 Förtecknas konsten på ett ändamålsenligt sätt?

Iakttagelse

Konsten förtecknas i FileMaker som är ett databasverktyg. Man har nyligen köpt en ny version av programmet och databasen säkerhetskopieras enligt landstingets IT-rutiner. Uppgifterna i registret matas in manuellt av användarna själva. Det finns ingen skriftlig instruktion om hur användarna ska fylla i formuläret när man skapar ny eller ändrar befintlig registrering. Databasen är inte mobil vilket innebär att inventering måste ske på papper för att sedan föras över i databasen.

4 Att vara konstombud, Kulturenheten

(27)

ABCD

6 Vid konstinventeringen upptäckte vi två fel av 110 registreringar av den typen som avser

inmatningsfel som t.ex. felaktigt registreringsnummer. Desto vanligare var det att uppgifter om var verket fanns i lokalerna inte stämde eller att platsen var alltför generellt beskriven (t.ex. ”plan 3”) för att man skulle kunna lokalisera det med hjälp av registret.

Bedömning

Vi bedömer att landstingets konst förtecknas på ett ändamålsenligt sätt men att det finns

förbättringspotential i hanteringen av FileMaker. Till exempel registreras platsen på vilken verket finns i en varierande grad av noggrannhet. Nämnden bör tillse att ambitionsnivån för inmatning av uppgifterna i systemet är densamma för alla användare.

8.5 Sker uppföljning och kontroll av den konst som är utplacerad?

Iakttagelse

Systematisk inventering som utförs av personal på kulturenheten påbörjades 2015 och

förvaltningen har upprättat en inventeringsplan som är indelad efter verksamhet och år. Enheten har förstärkts med en 40 % -tjänst för ändamålet. Omfattningen är ca 20 000 konstverk och det beräknas ta ca 3 år. Enligt riktlinjerna ska inventering göras av konstombuden tillsammans med personal från kulturenheten.

Vår inventering visade få avvikelser mellan registret och de verkliga förhållandena. Om man bortser från konferenscentrum som inte kunde inventeras fullt ut var det fyra konstverk av 91 som inte kunde hittas och vi hittade bara fyra verk utöver det som var förtecknat.

Bedömning

Vi anser att Kulturnämnden har tagit nödvändiga åtgärder för att åtgärda den bristande kontroll som upptäcktes i den tidigare granskningen. Man har förstärkt bemanningen på förvaltningen särskilt för det här ändamålet, man har beslutat om riktlinjer för hur inventeringen ska gå till och vilka som ska göra den och man har påbörjat en systematisk inventering genom att arbeta efter en inventeringsplan.

8.6 Är förvaring och underhåll ändamålsenligt?

Iakttagelse

Förrådsställd konst förvaras i huvudsak på centralförrådet i förvaltningens egna lokaler. Utöver detta finns två mindre förråd på Akademiska sjukhuset som enheten sköter och har kontroll över.

Förrådet vid lasarettet i Enköping som uppmärksammades i granskningen 2013 har avvecklats och konsten har flyttats till centralförrådet. Äldre oljemålningar placeras i inhyrda utrymmen på Upplandsmuseet som är särskilt avsedda för sådana målningar.

Kultur och bildning ska flytta till kvarteret Eldaren tillsammans med flera andra delar av landstinget. Centralförrådets konst ska flyttas till Storgatan 32 där man bygger ett nytt

centralförråd med lokaler som är anpassade för ändamålet. Där kommer det att finnas särskild förvaring för kortare och längre förrådsställning, förråd anpassade för olika typer av konst t.ex.

målningar, grafik osv. Det kommer även att finnas utrymme för skötsel och underhåll,

(28)

ABCD

7 möteslokal, visningsrum och ett kontor med tre arbetsplatser samt pentry. Det är förvaltningens uppfattning att det nya förrådets utrymmen kommer att vara tillräckliga för framtida behov.

Under 2015 fick förvaltningen 50 000 kr för renoveringar utöver ordinarie budget. För 2016 finns 200 000 kr budgeterat för renoveringar, underhåll och ramningar. Konstbudgeten i större projekt kan också bekosta renoveringar och omramningar av äldre verk för återanvändning.

Kulturenheten upplever att det är sällan som konst skadas avsiktligt men att underhållet överlag är eftersatt och att den utökade budgeten är rimlig. Både nyinköpta verk såväl som äldre verk lämnas in till externa aktörer för ramning. Enklare renoveringar/lagningar av verk genomför dock enheten själv, om det dock är fråga om komplicerade renoveringar så anlitar man extern

kompetens.

Bedömning

Vi bedömer att förvaring och underhåll är ändamålsenligt. Förrådet på lasarettet i Enköping har avvecklats, ett nytt centralförråd som är anpassat för ändamålet håller på att byggas och budgeten för underhåll har utökats.

8.7 Sker inköp och attest på ett ändamålsenligt sätt?

Iakttagelse

Vi har granskat att mottagningsattest och beslutsattest på 55 fakturor stämmer mot attestförteckning och vi har inte funnit några avvikelser.

Av de 55 fakturorna har vi valt ut 13 för att kontrollera dokumentationen i beslutsprocessen.

Dokumentation kunde kopplas till 12 av fakturorna. Den faktura som inte hade någon

medföljande dokumentation gällde ett inköp av kompletteringskonst inom ramen för budget och betraktas då som verkställighet av förvaltningen.

Bedömning

I samband med granskningen ovan har vi inte konstaterat några avvikelser.

8.8 Vilka rutiner finns i samband med flyttning av konst till nya lokaler?

Iakttagelse

Det finns en blankett på intranätet där man kan rapportera behov av ny konst eller omhängning av befintlig konst, rapportera skadad eller försvunnen konst eller rapportera en lokalförändring som påverkar den konstnärliga gestaltningen.

Vid större ombyggnationer och dylikt där förvaltarna på landstingsservice är inblandade ska de enligt deras egen projekthandbok kontakta projektledarna på kulturenheten för rådgivning och samråd. Projektledarna på enheten håller regelbunden kontakt med förvaltarna för att de inte ska

”glömma bort” konstfrågan.

(29)

ABCD

8 I de fall där landstinget helt lämnar lokaler där det finns fasta installationer är principen att om verket kan tas ner utan att byggnaden förstörs så gör man det.

Bedömning

Blanketten har uppdaterats sedan granskningen 2013 och enligt förvaltningen har det inte kommit in några klagomål från användarna om att den skulle vara svår att hitta på intranätet eller att den skulle vara svår att använda.

Vi bedömer att direktkontakt med förvaltarna på landstingsservice är ett bra sätt att få samarbetet att fungera.

Principen om överlåtelse av fasta installationer nämns inte i riktlinjerna och vi anser att de behöver uppdateras i det avseendet. Den här granskningen omfattar inte om droit de suite (ersättning vid vidareförsäljning eller följerätt) är tillämplig i det här avseendet men vi anser att Kulturnämnden bör utreda frågan.

8.9 Vilka rutiner finns vid utrangering och avyttring av konst?

Iakttagelse

Två projektledare gör bedömningen om ett verk ska kasseras. Om verket kasserats markeras det i FileMaker.

Avyttring av konst regleras av riktlinjerna som anger att försäljning av landstingets konst endast får ske efter beslut av Kulturnämnden.

Bedömning

Åtgärden att kassera ett verk beskrivs i riktlinjerna men är olyckligt formulerad. Riktlinjerna anger att ”Beslutet måste tas i närvaro av minst två tjänstemän vid kulturenheten”⁵.

Formuleringen antyder att det är en tredje person inblandad som tar beslutet trots att vår intervju med tjänstemännen vid kulturenheten visar att beslut om kassering tas av två tjänstemän i förening. Även här anser vi att den här typen av delegation bör införas i delegationsordningen.

Regeln om att landstingets konst bara får försäljas efter beslut i Kulturnämnden kan skapa en situation där Landstingsstyrelsen som har det strategiska ansvaret för fastighetsfrågor är beroende av ett beslut i Kulturnämnden när styrelsen vill sälja en fastighet med konst som inte går att flytta.

Kulturnämnden bör utreda och söka samsyn med Landstingsstyrelsen i frågan.

5 Riktlinjer för arbetet med konstnärlig gestaltning vid Landstinget i Uppsala län, Kulturnämnden, juni 2015 s. 9

(30)

ABCD

9

8.10 Finns det en plan för hantering av konst i samband med flytt till nya administrativa lokaler och har inventering skett?

Iakttagelse

När verksamhet flyttar så prioriterar kulturenheten den och genomför inventering innan de hinner flytta, d v s vid större flyttar av landstingets verksamhet genomförs specifika insatser utöver ordinarie inventeringsplan och inför flytten till kvarteret Eldaren är en sådan planerad.

Bedömning

Kulturnämnden har en inventeringsplan i samband med den planerade flytten till kvarteret Eldaren.

9. Sammanfattande bedömning och rekommendationer

Efter genomförd granskning gör vi bedömningen att landstingets hantering av konst i huvudsak är ändamålsenlig. Vi lämnar dock följande rekommendationer i syfte att ytterligare stärka den interna kontrollen:

 Kulturnämnden bör komplettera delegationsordningen med innehållet i de nya riktlinjerna som antogs i juni 2015 så att dokumenten bättre överensstämmer. Delegationsordningen bör även innehålla vad som ska gälla vid kassering av konstverk.

 Kulturnämnden bör komplettera riktlinjerna med vad som ska gälla s k fasta installationer.

 Kulturnämnden bör arbeta vidare med hur information registreras i programmet FileMaker för att säkerställa att informationen är mer enhetlig och likformad. I nuläget finns det en potential att kvalitetsmässigt utveckla informationen.

Datum som ovan KPMG AB

Anders Petersson Johan Malm

Certifierad kommunal yrkesrevisor

(31)

Kulturnämnden 2016-10-26 10 (12)

§ 133

Anmälan av delegationsbeslut

Kulturnämnden lägger med godkännande förteckningen till handlingarna.

Bilaga

Förteckning över delegationsbeslut

§ 134

Övriga frågor

(32)

Rapport till kulturnämnden 2016-10-26 angående fattade delegationsbeslut

Typ av delegation Delegat Ärende Datum Diarienummer Anmärkning 3.3. Bidrag Enhetschef Regionalt projektbidrag,

andra fördelningen 2016

2016-09-29 KOB2016-0098 3.3. Bidrag Enhetschef Projektbidrag till kultur för

asylsökande

2016-09-29 KOB2016-0099 3.3 Bidrag Enhetschef Regionalt bidrag till

filmproduktion, tredje fördelningen

2016-09-30 KOB2016-0112

3.3. Bidrag Länsbibliotekarie Timeout för läsning:

Enköpings kommun, Heby kommun respektive Håbo kommun

2016-10-13 KOB2016-0080

(33)

(34)

(35)

(36)

(37)

(38)

(39)

(40)

Kulturnämnden 2016-10-26 11 (12)

Dnr KOB2016-0129

§ 135

Rapport: Verksamhetsbidrag inom Kultursamverkansmodellen 2017

Kulturnämnden lägger med godkännande rapporten till handlingarna.

Ärendet

Kulturnämndens ordförande, kulturdirektör Anna Söderbäck samt utredare Jeanette Wetterström lämnar muntlig rapport om årets styrelsedialoger med de institutioner som erhåller verksamhetsbidrag inom Kultursamverkansmodellen från landstinget.

(41)

Kulturnämnden 2016-10-26 12 (12)

§ 136