Hörby kommun 242 80 Hörby| Besöksadress: Ringsjövägen 4| Tel: 0415-37 80 00| Fax: 0415-134 77 kommunen@horby.se | www.horby.se
Hörby kommun 242 80 Hörby| Besöksadress: Ringsjövägen 4 | Tel: 0415-37 80 00 | Fax: 0415-134 77 kommunen@horby.se | www.horby.se
1
Ärendehandbok i praktiken samhällsbyggnadsförvaltningen
2
Ett stöd i arbetet med ärenden på samhällsbyggnadsförvaltningen
Vi i Hörby kommun arbetar för Hörbyborna. Det vi gör på samhällsbyggnadsförvaltningen har betydelse för alla som bor och verkar här. Dagligen fattar vi i kommunen beslut som berör människor. Det därför viktigt att vi handlägger och dokumenterar ärenden på ett enhetligt, korrekt och professionellt sätt.
Genom ett gemensamt arbetssätt med stöd av digitalisering använder vi kommunens resurser effektivt. Handlingar ska vara lätta att förstå, och ta del av för kommunens invånare, företag, förtroendevalda, medarbetare och andra.
De förtroendevalda behöver tydliga och informativa beslutsunderlag för att beslut ska kunna fattas, genomföras, följas upp och granskas i kommunen. En korrekt ärende- och
dokumenthantering är avgörande för rättssäkerheten och demokratin.
Ärendehandboken ska ligga till grund för det administrativa arbetet. Den behandlar bland annat definition av vad en handling är, tjänsteskrivelser och delegationsbeslut för nämnderna.
Ärendehandboken riktar sig till dig som använder den praktiskt i ditt arbete och till dig som behöver eller vill känna till dess innehåll. Du kan vara handläggare, administratör,
nämndsekreterare, chef eller förtroendevald.
Cheferna ansvarar för att ärendehandboken följs. Nämndsekreterarna kan skicka tillbaka beslutsunderlag till handläggarna för åtgärder om inte underlagen följer handbokens regler, rutiner och mallar.
Ärendehandboken finns i en tryckt upplaga och på vårt intranät. Genom att använda ärendehandboken kan vi nå en hög kvalitet i vår ärendeberedning.
Vårt mål är en god och rättsäker förvaltningskultur där vi har öppenhet och transparens för kommuninvånare
Demokrati & Ledningsstöd på samhällsbyggnadsförvaltningen har utarbetat handboken och ansvarar för att den är aktuell. Handboken ska vara ett levande dokument som utvecklas och förbättras. Om du vill föreslå ändringar, kompletteringar eller har frågor mejlar du
gunvor.nilsson@horby.se.
Hörby 2017-05-02
Åsa Ratcovich Gunvor Nilsson
Samhällsbyggnadschef Nämndsekreterare
3
Innehållsförteckning
1.Inledning ... 5
2. Offentlighet och sekretess ... 5
2.1. Vad innebär offentlighetsprincipen? ... 5
2.2. Vad är en handling? ... 5
2.3. Vad är en allmän/offentlig handling? ... 5
2.3.1 Inkommen handling ... 6
2.3.2 Upprättad handling ... 6
2.3.3 Förvarad handling ... 6
2.4. När någon vill ta del av en allmän handling ... 6
2.5. Sekretess och sekretessbedömning ... 7
3. Att diarieföra ... 8
3.1. Vad är ett ärende? ... 8
3.2. Varför diarieför vi ärenden och handlingar? ... 8
3.3. Vad innebär det att diarieföra? ... 8
3.4. Vad innebär det att diarieföra eller ”hålla ordnat”? ... 8
4. Vem arbetar med ärendeprocessen? ... 9
4.1. Vad gör en registrator? ... 10
4.2. Vad gör en handläggare? ... 10
4.3. Vad gör en chef? ... 11
4.4. Vad gör en nämndsekreterare? ... 11
4.5. Vad gör arkivansvarig? ... 11
5. Ett modernt språk ... 12
6. Att hantera min e-post ... 12
6.1.1. Är all e-post allmänna handlingar? ... 12
6.1.2. Hur gör man vid frånvaro/semester? ... 13
6.1.3. Vem diarieför ett vidarebefordrat meddelande eller ett meddelande med flera mottagare? ... 13
6.2. Att hantera fysisk post ... 13
6.2.1. Öppna post ... 13
6.2.2. Skanna handlingar ... 13
6.2.3. Måste handlingen registreras? ... 13
4
6.2.4. Vad gör jag med pappret om handlingen ska registreras? ... 14
7. Tjänsteskrivelser ... 14
8. Att fatta beslut på delegation ... 14
8.1. Vad är ett delegationsbeslut? ... 14
8.2. Vem fattar ett delegationsbeslut ... 15
8.3 Hur ska jag dokumentera beslutet ... 15
8.4 Varför måste jag anmäla mina delegationsbeslut till nämnden ... 15
9. Nämndssammanträde ... 16
10. Dokumenthanteringsplan ... 16
11. Exempel ... 17
5
1. Inledning
Genom att alla medarbetare och verksamheter på samhällsbyggnadsförvaltningen, Hörby kommun hanterar allmänna handlingar och beslutsunderlag på ett rättssäkert och tillgängligt sätt skapar vi bästa möjliga förutsättningar för Hörbys medborgare att få insyn i den kommunala verksamheten.
Denna ärendehandbok ska vara en hjälp för dig i ditt dagliga arbete, när du bereder ett ärende till nämnd, kommunicerar med en medborgare eller skapar och söker
information.
Handboken är ett levande verktyg som ständigt kommer utvecklas och förbättras. Du är varmt välkommen att delta i förbättringen genom att höra av dig med synpunkter eller delta i arbetsgrupper för utveckling av ärendeprocessen.
2. Offentlighet och sekretess
2.1. Vad innebär offentlighetsprincipen?
Offentlighetsprincipen hittar du i tryckfrihetsförordningen, som är en av Sveriges grundlagar. Den svenska offentlighetsprincipen är den äldsta i sitt slag och omfattande i jämförelse med andra länders lagstiftning. Den innebär att praktiskt taget vem som helst ska kunna kontakta kommunen och be att få se en handling. Genom att medborgarna kan ta del i arbetet inom kommunen försvåras maktmissbruk. Det blir enklare för medborgarna att påverka och vara aktiva i det demokratiska arbetet.
2.2. Vad är en handling?
Sinnebilden av en handling är ofta ett traditionellt pappersdokument av något slag, som ett avtal eller ett protokoll i ett arkiv. Men begreppet handling omfattar alla möjliga former av information och format. En handling kan till exempel vara:
• Ett SMS
• Ett fotografi
• En karta eller ritning
• En databas
• En ljud- eller videofil
• Information från en webbsida, t ex ett direktmeddelande på Facebook eller Twitter
2.3. Vad är en allmän/offentlig handling?
Alla handlingar som kommer in till, upprättas i eller skickas ut ifrån en myndighet är i princip allmänna handlingar som i normalfallet är offentliga, alltså tillgängliga för vem som helst att ta del av. En allmän handling är dock inte nödvändigtvis
6
samma sak som en offentlig handling – en allmän handling i sin helhet eller uppgifter i handlingen kan vara offentliga eller ha någon form av sekretess som gör att den inte kan lämnas ut.
En handling är allmän när den:
• Har kommit in till kommunen
• Har upprättats av kommunen
• Förvaras hos kommunen 2.3.1 Inkommen handling
En handling blir inkommen i samma stund som den anländer till kommunen. Det är alltså inte diarieföringen som avgör om en handling är allmän. En handling betraktas också som inkommen när den kommit en befattningshavare i kommunen tillhanda, till exempel om du stöter på en person på gatan som ger dig ett dokument i egenskap av din yrkesroll eller om någon skickar dig uppgifter som är relevanta för verksamheten på en privat e-postadress. Det är alltså inte heller handlingens fysiska plats som avgör när handlingen är inkommen.
2.3.2 Upprättad handling
Handlingar som skapats eller framställts inom kommunen kallas för upprättade handlingar. En upprättad handling blir allmän i den stund den färdigställs, expedieras eller justeras.
Det är ofta en fråga om bedömning huruvida en handling kan anses vara färdigställd, när den har fått sin slutgiltiga form. Om ett dokument inte ännu färdigställts, men skickats iväg utanför myndigheten (nämnden, förvaltningen eller kontoret) blir det en upprättad handling i och med att den expedierats. Protokoll och handlingar som tillhör protokollet blir allmänna i samband med att protokollet justeras, om de inte tidigare skickats utanför myndigheten – då blir de allmänna i samband med expedieringen.
2.3.3 Förvarad handling
En fysisk handling anses förvarad i kommunen om den finns i kommunens lokaler, eller om den är utlånad eller förvarad hos en tjänsteperson (till exempel om du skulle ta med dig en handling hem eller på tjänsteresa). En digital handling anses förvarad i den stund man hos kommunen kan använda teknisk utrustning för att läsa eller på annat sätt ta del av innehållet.
Sammanställningar av information som inte kräver omfattande programmering eller arbetsinsats för att framställa anses också vara förvarade ”potentiella” handlingar hos kommunen, vilket betyder att rapporter och statistisk som kan tas fram i våra IT- system också är allmänna handlingar som kan begäras ut.
2.4. När någon vill ta del av en allmän handling
När någon begär ut en allmän handling ska den lämnas ut skyndsamt, utan onödiga dröjsmål. Det betyder dock inte att du som anställd utan vidare kan lämna ut alla handlingar som du har tillgång till. Det är alltid den myndighet som förvarar
7
handlingen som lämnar ut den.
Vi är först skyldiga att pröva huruvida handlingen innehåller någon uppgift som är hemlig utifrån offentlighets- och sekretesslagen. Den som hanterar ärendet eller handlingen ska bedöma huruvida den innehåller uppgifter som är sekretessbelagda.
Tänk alltid på att den som begär ut en handling inte behöver berätta vem hen är eller varför handlingen begärs ut. Du ska inte diarieföra utlämnande av en handling. Den som begär ut en handling har rätt att få läsa den på plats. Att lämna ut handlingar i digitala format är ingen skyldighet, men kan självklart göras så länge detta inte är olämpligt utifrån PUL eller om det rör sig om ett stort uttag av information som är tänkt att användas i marknadsföringssyfte. Handlingen ska då i mesta möjliga utsträckning skickas i PDF-format. I regel besvaras en begäran om utlämnande av allmän handling i samma format som den inkom, om inte personen ifråga begär svar i ett annat format.
Om handlingar lämnas ut i pappersform finns möjlighet att ta ut en avgift för kopior, vilket regleras av ett kommunfullmäktigebeslut i en avgiftsförordning.
2.5. Sekretess och sekretessbedömning
Det är viktigt att som tjänsteperson ha goda kunskaper om vad som berörs av sekretess.
Man måste inte vid varje begäran om utlämnande av en allmän handling göra en sekretessprövning om det står helt klart att det inte finns någon sekretess. Endast om det är reglerat i lag (i offentlighets- och sekretesslagen) får man neka att lämna ut en allmän handling med hänvisning till sekretessen.
Ibland är det kanske inte en sekretessprövning man gör utan man försöker fastställa om den begärda handlingen är allmän eller inte. Det är därför även viktigt att man som tjänsteperson har grundläggande kunskaper i huruvida de handlingar man arbetar med, t.ex. e-post, tjänsteskrivelser, policydokument, beslut eller ansökningar, är allmänna handlingar eller inte. Det är inte befogat att göra avkall på kravet på skyndsamhet med hänvisning till att man inte visste om det var en allmän handling. Man gör inget fel om man lämnar ut en handling som inte är allmän, det får man göra, men man är inte skyldig att göra det.
Inom en kommuns verksamhet finns en rad områden för vilka det råder sekretess, exempelvis inom socialtjänsten. Arbetar man inom ett område där det typiskt sett finns sekretessuppgifter ska man göra en sekretessprövning och en begärd handling kan då inte heller lämnas ut genast. I dessa fall medges att utlämnandet tar längre tid. Hur lång tid en sådan prövning får ta beror på omfattningen av begäran. Om handlingen endast omfattar en eller några sidor text ska prövningen kunna göras ganska snabbt medan mer tid medges om begäran omfattar ett material om t.ex. 100 sidor. Om man nekar någon att få ta del av en allmän handling eller uppgift ska personen i fråga erbjudas ett skriftligt beslut som kan överklagas, på samhällsbyggnadsförvaltningen är det bara förvaltningschef som kan besluta om att sekretessbelägga handling.
8
Är du osäker när gäller sekretess och sekretessbedömning så ta kontakt med registrator och/eller nämndsekreterare.
3. Att diarieföra
3.1. Vad är ett ärende?
Allmänna handlingar som hör till ett ärende eller kan antas bli ett ärende ska
diarieföras i en ärendeakt. Ett ärendediarium, till skillnad från andra former av register, håller ihop alla handlingar i ett ärende under ett gemensamt diarienummer. Ett
diarienummer motsvarar en ärendeakt, alltså en ”mapp” av fysiskt eller digitalt slag där alla handlingar i en viss fråga samlas.
3.2. Varför diarieför vi ärenden och handlingar?
Diarieföring eller god ordning på myndighetens allmänna handlingar är något som regleras i grundlagstiftningen. Vi registrerar våra handlingar i ett diariesystem av tre huvudskäl:
• att vi enkelt och snabbt vill kunna hitta handlingarna
• att vi vill hålla alla handlingar som rör en viss fråga samlade på ett och samma ställe
• att vi vill kunna följa var i en process ett ärende befinner sig
På så vis kan också allmänhet och media ges insyn i vilka handlingar vi hanterar inom kommunen.
3.3. Vad innebär det att diarieföra?
Ett diarium är en sammanhållen serie av ärenden (som kan innehålla många handlingar) inom en viss myndighet. Diariet ska minst innehålla fyra saker:
1. Datum när handlingen kom in eller upprättades 2. Diarienummer som handlingen fått vid registreringen
3. I förekommande fall uppgifter om handlingens avsändare eller mottagare 4. I korthet vad handlingen rör (rubrik)
Utöver detta diarieför vi annan information som är nyttig för oss att ha när vi hanterar handlingen eller ärendet vidare, exempelvis typ av handling eller ärende, gallringsfrist, ansvarig handläggare, datum för behandling i nämnd och andra uppgifter som ger möjlighet till sammanställningar/statistikuttag eller som lämnar information till de personer som arbetar med ärendet.
3.4. Vad innebär det att diarieföra eller ”hålla ordnat”?
Diarieföring handlar om mycket mer än att döpa och spara ett dokument i en databas.
Genom att använda diariet på ett smart sätt kan en stor mängd människor söka, använda och sammanställa den information som registreras. I kommunen har varje registrator ofta en stor mängd handlingar att hantera, varför diarieföringen också
9
behöver ske på effektivast möjliga sätt inom ramen för lagstiftningen och tillgänglighetskravet.
I ärenden där en eller flera handlingar innehåller sekretessbelagda uppgifter ska på varje handling /händelse framgå att det finns sekretessbelagda uppgifter samt vilken eller vilka lagparagrafer som gäller. Kontakta registrator eller nämndsekreterare om du behöver hjälp.
Handlingar som inte innehåller sekretess behöver inte diarieföras om de istället hålls ordnade så att de är tillgängliga/sökbara och att det utan svårighet går att fastställa om de har kommit in eller har upprättats.
För att handlingar ska anses vara ordnade måste dock någon form av dokumentation ske.
4. Vem arbetar med ärendeprocessen?
Hanteringen av allmänna handlingar är något som berör varje kommunanställd.
Oavsett i vilken funktion eller verksamhet du arbetar kommer du att skapa eller ta emot allmänna handlingar, och behöver därför ha en generell kunskap om vad en allmän handling är och hur du förväntas hantera information i din yrkesroll.
Utöver hanteringen av allmänna handlingar omfattar ärendeprocessen all form av registrering, beredning och handläggning av ett ärende som leder fram till ett beslut, på delegation eller i ett utskott eller en nämnd.
START - ärendet kommer in
Registrering
Handläggning / beredning
Kallelse
Sammanträde Protokollskrivning
Registrera och expediera beslut
Avsluta och arkivera
10
Vissa medarbetare arbetar med ärendeberedning dagligen i sin roll som administratör, sekreterare eller chef, men många kommer bara sporadiskt i kontakt med
ärendeprocessen vid handläggningen av specifika ärenden i vår verksamhet.
I handläggningen av ett ärende ingår i regel flera olika roller som var och en ansvarar för olika saker. För att kunna arbeta så smidigt som möjligt krävs en hel del samarbete och dialog mellan de olika rollerna.
4.1. Vad gör en registrator?
Registrator är ofta en samordnande administrativ expertfunktion för sin förvaltning eller verksamhet. En registratorn har ofta många andra administrativa arbetsuppgifter förutom att ansvara för diariet och registrering/diarieföring. Som registrator är du ansvarig för förvaltningens diarium och för registreringen av allmänna handlingar och ärenden. I din roll utser du handläggare för ärenden som kommer till förvaltningen och meddelar berörd handläggare. Du utser handläggare för ett ärende i samråd med närmaste chef.
Du ser till att handlingarna är tillgängliga och sökbara enligt offentlighetsprincipen och att de kan bevaras utifrån arkivlagstiftningen, du håller helt enkelt god ordning och kontroll över informationshanteringen på din arbetsplats.
Förutom att operativt kunna diarieföra ska du som registrator utgöra ett stöd till dina kollegor rörande regler kring offentlighet och sekretess och hantering av
personuppgifter. Även om dina chefer är ytterst ansvariga för ärendehanteringen och handläggarna för sina akter är det du som är arbetsplatsens ”controller” och
kvalitetssäkrande funktion.
Som registrator är det viktigt att ha en mycket god förståelse för hur
klassificeringsstrukturer och dokumenthanteringsplaner fungerar och används, såväl som för sökmöjligheter och ingångar till informationen i diariesystemet.
4.2. Vad gör en handläggare?
En handläggare i ärendeprocessen är ansvarig för att utreda, analysera, bereda och besluta eller ge förslag till beslut i ett ärende. Oavsett om ärendet behandlas i en politisk nämnd eller beslutas på delegation är du som handläggare ansvarig för att dokumentera och låta diarieföra all relevant information som leder fram till ett beslut i ärendet. Du är också ansvarig för att din ärendeakt är strukturerad på ett sådant sätt att den är komplett och begriplig. Ärendeakten ska lagras i ett arkiv (w3d3 / pappersarkiv) som säkerställer att den är återsökbar för andra och att den kan bevaras enligt gällande arkivregler. Det är förstås också viktigt att du respekterar deadlines och följer den överenskomna processen för ett ärendes gång.
11
4.3. Vad gör en chef?
Som chef eller arbetsledare är du övergripande ansvarig för hantering av ärenden och handlingar inom din förvaltning eller avdelning och ska därmed säkerställa att
arbetsprocesserna och de underlag som produceras håller god kvalitet. Du är ansvarig för att de registratorer som du ansvarar för har rätt kompetens och förutsättningar att sköta arbetsplatsens diarieföring. Du ser till att de handläggare som du har ansvar för har förutsättningarna att skriva kvalitativa beslutsunderlag och ger återkoppling utifrån vad förvaltningens ledning och nämnd framför. Du har övergripande kännedom om aktuella ärenden som din verksamhet är involverad i eller berörs av.
Har du rätt att fatta vissa beslut på delegation av din nämnd eller direkt från staten, eller möjlighet att själv delegera vissa beslut vidare? Du har då ansvar för att besluten dokumenteras och återrapporteras på ett korrekt sätt.
Förvaltningschefen har även ansvar för att förbereda nämndssammanträden tillsammans med ordförande och nämndsekreterare, samt för att godkänna alla de beslutsunderlag som går vidare till nämnden.
4.4. Vad gör en nämndsekreterare?
Du som är sekreterare i en beredning, utskott eller nämnd bär tillsammans med förvaltningschef eller ansvarig chef ansvaret för att planera och bevaka de ärenden som ska tas upp för beslut. Du sammanställer kallelse och dagordning till
sammanträden och distribuerar möteshandlingarna till nämndens ledamöter och övriga intressenter i god tid inför mötet. Du ger stöd till de förtroendevalda i samband med och mellan sammanträden och ansvarar för att upprätta protokoll och anslå nämndens beslut.
Det är inte ovanligt att du som sekreterare också har en registratorsfunktion eller nära samarbete med registrator på din förvaltning i efterbehandlingen av ett sammanträde, med diarieföring och expediering av beslut. Du har vanligtvis också en samordnande och kvalitetssäkrande funktion för ärendeprocessen på din förvaltning.
4.5. Vad gör arkivansvarig?
Formellt är förvaltningschefen ansvarig för myndighetens hantering av sina allmänna handlingar, men ansvaret för planering, utveckling och uppföljning av
arkivverksamheten ska delegeras till en särskilt utsedd arkivansvarig.
Som arkivansvarig ansvarar du för vård av arkivet och stöd inom området till din verksamhets medarbetare. Det är du som tillämpar de bestämmelser och anvisningar som rör arkivvård och bevakar att reglementet efterföljs. Du samordnar arkivfrågor på förvaltningen.
Som arkivredogörare har du mycket god kännedom om myndighetens verksamhet och administrativa rutiner. Du ser till att handlingar tas tillvara och arkivläggs och att arkivredovisningen är aktuell. Det är du som gallrar handlingar och ansvarar för den
12
årliga arkivvården i samråd med den arkivansvariga. Du ansvarar också för det praktiska vid leveranser till centralarkiv.
5. Ett modernt språk
Många av de anställda i Hörby kommun skriver dagligen texter i sitt arbete. Det kan handla om en nämndsekreterare som tar fram ett protokoll, en handläggare som skriver ett brev eller en rektor som sammanställer en kallelse. Vi skriver yttranden, myndighetsbeslut, utredningar, tjänsteskrivelser, kallelser och epostbrev listan kan göras lång.
Sveriges riksdag har antagit en språklag, Språk för alla, som trädde i kraft i juli 2009 (Språklag 2009:600).
I lagen sägs bland annat att språket i offentlig verksamhet ska vara vårdat, enkelt och begripligt. Alla som är anställda i kommunen har ett ansvar för att se till att vi inte utesluter människor genom att använda ett onödigt tillkrånglat språk fyllt av fackuttryck och förkortningar.
När du skriver: tänk alltid på vilken din målgrupp är. Skriv tydligt, enkelt och lättbegripligt så att även de som har svårt att ta till sig texter kan förstå. Om du är osäker på hur något ska skrivas, utgå från aktuella utgåvor av Svenska akademiens ordlista, Myndigheternas skrivregler och Svenska skrivregler.
Tänk på att språket förändras hela tiden. Därför är det viktigt att hålla sig à jour med vilka skrivregler som rekommenderas.
6. Att hantera min e-post
6.1.1. Är all e-post allmänna handlingar?
Huvudregeln är att alla meddelanden som skickas till och från din e-postlåda blir allmänna handlingar, som alltså ska diarieföras.
Exempel på e-post som inte blir en allmän handling är:
• Privat e-post. Till exempel en fråga från din vän om ni ska gå på lunch.
• E-post som skickas till och från tjänstepersoner inom samma nämnd under utredningen av ett ärende (arbetsmaterial) är inte allmän handling. Den slutgiltiga tjänsteskrivelsen är allmän handling.
• E-post som kan anses ha en ringa betydelse för verksamheten.
Allmänna handlingar får inte förstöras (gallras) utan stöd i lag eller en
gallringsbestämmelse. Exempel på e-post av ringa betydelse är kursinformation, intern information, informationsbrev från myndigheter och företag. Är du osäker kontakta din närmaste chef eller nämndsekreterare.
13
Är jag rätt mottagare?
Vad gör jag med post som hamnat fel? Om du tar emot en feladresserad handling är du skyldig att se till att den hamnar hos rätt myndighet eller mottagare. Meddela avsändaren om att posten hamnat fel, meddelandet bör innehålla vem du skickat handlingarna till samt kontaktuppgifter till denne. Du behöver inte diarieföra en uppenbart felsänd handling.
6.1.2. Hur gör man vid frånvaro/semester?
Vi måste se till att inkomna handlingar tas om hand även när en anställd är frånvarande. Detta för att uppfylla våra skyldigheter när det gäller hanteringen av allmänna handlingar eller en begäran om tillgång till handlingar. Du är skyldig att skriva på en fullmakt för postöppning (se bilaga). Du är också skyldig att alltid ha autosvar på din e-post där det framgår vem epost avsändaren kan vända sig till under din
frånvaro/semester, exempel enligt bilaga.
6.1.3. Vem diarieför ett vidarebefordrat meddelande eller ett meddelande med flera mottagare?
Om ett meddelande skickas till flera personer inom samhällsbyggnadsförvaltningen och där personerna arbetar under olika nämnder måste varje nämnd diarieföra. Kom överens med de andra mottagarna om vem som ska diarieföra.
Behörig att diarieföra
Även om du inte är registrator kan du få möjlighet att själv diarieföra handlingar i de ärenden som du är ansvarig handläggare för. Kontakta registrator för att få en utökad behörighet.
6.2. Att hantera fysisk post
6.2.1. Öppna post
För att få lov att öppna post som är direktadresserad till någon annan måste du ha en fullmakt.
6.2.2. Skanna handlingar
Handlingar ska bara skannas in om det inte går att få tag på ett digitalt skapat format.
6.2.3. Måste handlingen registreras?
Är handlingen av ringa betydelse? Handlingar som anses vara av ringa betydelse för verksamheten behöver inte registreras, exempelvis:
• Reklam
• Pressklipp, tidskrifter, cirkulär och nyhetsbrev
• Kallelser, inbjudningar, dagordningar eller dokumentation till konferenser och kurser
14
• Utredningar, protokoll, tryckmaterial eller meddelanden som skickats för kännedom
• Utkast till beslut eller skrivelser
• Enkla rutinförfrågningar om information eller kopior
• E-post från enskilda med meningslöst eller obegripligt innehåll
• Felsända handlingar
6.2.4. Vad gör jag med pappret om handlingen ska registreras?
Om en handling inkommer i pappersformat utgör själva pappret ett original som ska bevaras i ärendeakten i det fysiska arkivet. Handlingar som kommer i digitalt format men som ska bevaras skall skrivas ut på arkivbeständigt papper. Pappershandlingar som ska bevaras skall datumstämplas och diarienummer anges på handlingen.
Om handlingen innehåller sekretesskänslig information ska den stämplas med
”Sekretess” och hänvisning till paragraf i sekretesslagstiftning. Handläggaren ansvarar för att handlingar som ska bevaras finns i pappersformat i ärendeakten. Handlingen ska förvaras i godkänt och låst arkivskåp.
7. Tjänsteskrivelser
Samtliga skrivelser ska utformas så att informationen i dem kan användas och kopplas till andra dokument utan att onödiga omskrivningar behöver göras. Skrivelserna är alltså delar av en process som påverkar andra processer inom kommunens
nämndadministration, till exempel kallelse, protokollskrivning och expediering av beslut.
En tjänsteskrivelse är förvaltningens sakkunniga uttalande eller omdöme till nämnden.
Skrivelsen innehåller ett förslag till beslut eller en begäran, exempelvis att nämnden ska godkänna något, förelägga någon att vidta åtgärder eller förbjuda något.
En tjänsteskrivelse skriver du med hjälp av dokumentmall som finns i w3d3 och mallbiblioteket i word.
8. Att fatta beslut på delegation
8.1. Vad är ett delegationsbeslut?
Delegationsbeslut är ett beslut som egentligen ska fattas av nämnden, men där
nämnden har beslutat om att flytta över beslutanderätten till någon annan (ett utskott, en enskild förtroendevald eller en tjänsteperson). Beslut som fattas på delegation fattas på nämndens vägnar. Nämnden kan när som helst återkalla givna delegationer. I principiellt viktiga ärenden kan nämnden ta över ärendet innan delegaten fattat beslutet och själv fatta beslut. Nämnden har däremot inte rätt att ändra ett redan fattat beslut på grund av missnöje med beslutet.
15
Som tjänsteperson kan man också fatta så kallade verkställighetsbeslut. Verkställighet innebär ”faktiskt handlande” eller beslut som normalt fattas av tjänstepersoner inom ramen för deras ordinarie arbetsuppgifter, där ingen bedömning behöver ske utifrån de lagar som ska följas. I regel redovisas inte verkställighetsbeslut till nämnden på samma sätt som delegationsbeslut, som måste anmälas till nämnden.
8.2. Vem fattar ett delegationsbeslut
Rätten att fatta beslut på delegation regleras i nämndens delegationsordning, gällande delegationsordning finns på arbetsnätet. Vilka beslut som nämnden har delegerat och till vem framgår av nämndens delegationsordning. Ett delegationsbeslut måste dokumenteras skriftligt. Beslutet ska undertecknas av delegaten (den som har fått rätten att fatta beslut). Om delegaten inte finns i tjänst tillfaller beslutanderätten delegatens chef.
8.3 Hur ska jag dokumentera beslutet
Ett delegationsbeslut ska dokumenteras kortfattat och utgör en handling i ett ärende.
Den som enligt nämndens delegationsordning har rätt att fatta beslut på delegation (delegat) ansvarar för att dokumentera fattade beslut, underteckna samt lämna
sammanställning över fattade beslut per månad till nämndsekreterare. I förteckningen är det viktigt att varje
beslut kan härledas till den dokumentation som finns av beslutet - en rubrik, beslutsdatum, delegat och diarienummer.
Mall för redovisning av delegationsbeslut kan nämndsekreterare hjälpa dig med.
För delegationsbeslut som fattas av Bygg & Miljö i verksamhetssystemet Vision tar nämndsekreterare ut sammanställning per månad.
Är du osäker på hur du ska göra kontakta nämndsekreterare.
8.4 Varför måste jag anmäla mina delegationsbeslut till nämnden
Delegationsbesluten anmäls till nämnden genom att de presenteras, i listform eller som enskilda handlingar, som en punkt på dagordningen vid ett sammanträde. Syftet med att anmäla besluten är att de ska registreras och att nämnden ska få information om och kunna kontrollera de beslut som fattats i nämndens namn. I och med att ett beslut anmälts till nämnden och anslagits på kommunens anslagstavla i receptionen börjar också besvärstiden löpa, alltså den tidsperiod då en medborgare har möjlighet att överklaga beslutet genom laglighetsprövning. Om beslutet aldrig anmäls kan alltså beslutet prövas och eventuella åtgärder åläggas nämnden i evinnerlig tid.
Samtliga beslut som fattas med stöd av delegation ska enligt lag anmälas till nämnden.
Anmälan av delegationsbeslut läggs som en punkt i föredragningslistan. Information om besluten sammanställs i en förteckning som läggs som en bilaga. I förteckningen är
16
det viktigt att varje beslut kan härledas till den dokumentation som finns av beslutet - en rubrik, beslutsdatum, delegat och diarienummer eller ID/löpnummer bör därför minst redovisas för varje beslut. I övrigt är det nämnden själv som avgör hur mycket information om delegationsbesluten man vill få redovisad till sammanträdet samt hur ofta det ska ske.
9. Nämndssammanträde
Inom samhällsbyggnadsförvaltningen finns tre politiska nämnder. Tekniska nämnden, byggnadsnämnden och miljönämnden. Nämndernas ansvar regleras i reglemente som beslutas av kommunfullmäktige.
Tekniska nämnden, byggnadsnämnden och miljönämnden består av 7 ledamöter och 7 ersättare i respektive nämnd. Nämnderna sammanträder 9 – 11 gånger per år. Kallelser och handlingar till distribueras digitalt och kan läsas i dator och/eller I.pad. Kallelsen finns även på Hörby kommuns hemsida.
Nämnderna ska ha tillgång till kallelse och handlingar i senast 4 dagar innan sammanträdet.
Varje nämndssammanträde föregås av tjänstemannaberedning och presidieberedning.
Handläggningsschema med tider för de olika mötena finns för varje nämnd.
Efter sammanträdet skrivs protokoll. Protokollet justeras därefter av ordförande samt utsedd justeringsman, detta ska ske senast 21 dagar efter sammanträdet. Normalt sett justeras protokollet inom en vecka och därefter ska de beslut som fattats skickas till berörda.
Justerade protokoll publiceras på Hörby kommuns hemsida.
Har du frågor när det gäller nämnden och dess arbete så ta kontakt med nämndsekreterare.
10. Dokumenthanteringsplan
Enligt Hörby kommuns arkivreglemente ska varje myndighet upprätta en plan som beskriver myndighetens handlingar och hur dessa hanteras (dokumenthanteringsplan).
Dokumenthanteringsplanen revideras fortlöpande.
En dokumenthanteringsplan redovisar hur myndigheten dokumenterar sin
verksamhet, det vill säga vilka handlingar som förekommer på olika media och hur de skall hanteras. Dokumenthanteringsplanen är också ett bra sätt att leva upp till de krav på dokumentation av myndighetens verksamhet som – direkt eller indirekt- följer av lag. Gällande dokumenthanteringsplan finns på arbetsnätet.
17
11. Exempel
I bilagan Exempelsamling hittar du exempel på:
Ø Mall tjänsteskrivelser Ø Delegationsordning
Ø Mall för redovisning av delegationsbeslut Ø Dokumenthanteringsplan
Ø Sekretessförbindelse Ø Fullmakt för postöppning
Ø Taxa för avskrift av allmänna handlingar Ø Exempel autosvar för e-post
Ø Rutin för postöppning
