VON Kallelse 2020-01-22

(1)

Postadress: Trosa kommun, 619 80 Trosa • Tel: 0156-520 00 • Fax: 0156-520 17 • E-post: trosa@trosa.se www.trosa.se

Kanslienheten Emma Svedin

Nämnd-/bolagssekreterare 0156-520 22

emma.svedin@trosa.se

Kallelse Datum 2020-01-16

Tid: Onsdagen den 22 januari 2020, kl. 13.30 Plats: Häradsgården samlingssalen

Gruppmöte: Gruppmöte alliansen kl. 12.30 Gruppmöte S, V kl. 12.30

Kallelse till Vård- och omsorgsnämnden

Ärende Dnr

1. Godkännande av dagordning

2. Granskning av utförarjournaler inom SoL och LSS 2019 VON 2020/6 3. Uppföljning av LOV-utförare i hemtjänstinsatser i Trosa kommun VON 2020/4 4. Uppföljning av personlig assistans på entreprenad i Trosa kommun VON 2020/5 5. Information lex Sarah

6. Information om Koll på äldreomsorgen (inga handlingar)

7. Trygg hemgång och effektiv samverkan (inga handlingar)

8. Nyckeltal (inga handlingar)

9. Vård- och omsorgschef informerar (inga handlingar)

10. Anmälan av delegationsbeslut VON 2020/1

11. Anmälningsärenden VON 2020/2

Helena Koch Emma Svedin

Ordförande Nämndsekreterare

(2)

(3)

Vård och omsorgskontoret Sejla Salkic

Verksamhetsutvecklare 0156-52044

sejla.salkic@trosa.se

Tjänsteskrivelse Datum

2019-12-18 Dnr

VON 2020/6

Granskning av utförarjournaler inom SoL och LSS 2019

Förslag till beslut

Vård- och omsorgsnämnden godkänner granskningen av 2019 års utförda egenkontroll av dokumentation så som genomförandeplaner och den sociala dokumentationen enligt socialtjänstlagen (SoL) och lagen om stöd och service till vissa funktionshindrade (LSS).

Ärendet

Egenkontroll av dokumentation så som genomförandeplaner och den sociala dokumentationen genomförs för att få en överblick över hur verksamheterna

arbetar i förhållande till lagstiftningen. Egenkontroll sker som kontrollmoment enligt internkontrollplanen och i form av granskning av ett slumpvist urval av 25% av journaler.

Journalerna har granskats från varje enhet, vilket innefattar hemtjänst inom ordinärt boende, vård- och omsorgsboende, korttidsboende, dagverksamhet, LSS och boendestöd enligt SoL.

Sammanfattningsvis visar granskningen följande:

Journalanteckningarna

Den sociala dokumentation som görs är genomgående bra. De flesta

journalanteckningarna beskriver väl vad som hänt. Under granskningen har det framkommit att många journaler används som daganteckningar, där vardagliga händelser noteras t ex ”gått på promenad och åkt och handlat”. Vardagliga händelser som inte avviker från genomförandeplanen eller som är av väsentlig betydelse för genomförandet ska inte skrivas i journalen. Många gånger skrivs mycket mer information om hälso- och sjukvård än sociala anteckningar. Inga kränkande uttryck hittades.

Genomförandeplanerna

I granskningen har framkommit att det inte finns genomförandeplaner för samtliga brukare. Planerna är till stor del överskådliga och koncentrerade till de uppgifter som ska finnas med. En stor del av genomförandeplanerna uttrycker väl hur vårdtagaren/brukaren vill få sina insatser utförda men andra är alltför knapphändiga och ger inte mycket stöd till den som ska utföra insatsen.

Generellt kan sägas att de enheter som har en lägre procentuell andel

genomförandeplaner behöver utveckla sin dokumentation så att den blir utförligare

(4)

TROSA KOMMUN Tjänsteskrivelse Sida 2(2)

Vård och omsorgskontoret VON 2020/6

och förbättra genomförandeplanerna så att de tydligt beskriver hur brukaren vill ha sitt stöd eller sin omsorg utförd, om brukaren deltagit och mål för stödet.

Vid 2018 års granskning var rekommendationen att det behövs en översyn av dokumentationen. Under 2019 har utredare tillsammans med berörd personal arbetat för att undersöka och hitta arbetsverktyg som leder till ett

förbättringsarbete med att få genomförandeplaner på plats och bättre social journaldokumentation.

I det pågående förbättringsarbetet rekommenderar utredare en fortsatt översyn av utformningen av nuvarande genomförandeplaner så att de bättre svarar på de punkter som Socialstyrelsen anger som är viktiga att uppnå och som granskningen i hög grad utgått ifrån. Vidare rekommenderas utbildningsinsatser och dessa ska ske fortlöpande.

Bilagor

1. Granskning av utförarjournaler inom SoL och LSS

Fredrik Yllman Sejla Salkic

Vård- och omsorgschef Verksamhetsutvecklare

(5)

Vård och omsorgskontoret Sejla Salkic

PM Datum 2019-12-10 Dnr

VON 2020/6

Granskning av dokumentation och genomförandeplaner i utförarjournaler inom SoL och LSS

Bakgrund

Enligt kommunallagen skall nämnderna inom sitt område se till att verksamheten bedrivs i enlighet med de mål och riktlinjer som fullmäktige har bestämt samt de föreskrifter som gäller för verksamheten. De ska ansvara för att internkontrollen är tillräcklig samt att verksamheten bedrivs på ett i övrigt tillfredsställande sätt.

Internkontrollplanen innehåller kontrollmoment som bidrar till att det blir tydligt.

Två av kontrollmomenten angivna i nämndens riskanalys är grunden för denna granskning. Att säkerställa att alla brukare har en journal där dokumentationen är aktuell och ändamålsenlig samt att alla brukare har en aktuell genomförandeplan som följer gällande föreskrifter.

Syfte

Egenkontroll av dokumentation så som genomförandeplaner och den enskildes sociala journal görs för att få en överblick över hur verksamheterna arbetar i förhållande till lagstiftningen.

Målet för dokumentationen i genomförandeplaner är att alla brukare som beviljats en insats skall ha en genomförandeplan. Genomförandeplanen skall följas upp var tredje månad, och tätare om ändringar görs. Målet med den sociala journalen är att den ska vara aktuell och ändamålsenlig.

Granskningen har gjorts för att se i vilken omfattning vårdtagaren har en aktuell genomförandeplan som beskriver hur brukaren vill få sina insatser utförda och om sociala händelser som är viktiga för brukaren dokumenteras i journalen.

Genomförande

Ett slumpvist urval av 25 % av har granskats från varje enhet, vilket innefattar hemtjänst inom ordinärt boende (ordbo), vård- och omsorgsboende (VÅBO), korttidsboende, dagverksamhet, LSS och boendestöd enligt SoL. När det gäller personer i ordinärt boende har stickprov gjorts hos brukare som beviljats andra insatser än enbart trygghetslarm. Genomförandeplanerna godkändes om de var max ett år och den sociala journalen godkändes om det fanns minst en

journalanteckning under september till november månad som innehöll något om brukarens sociala livssituation och inte bara handlade om hälso- och sjukvård.

Journalerna synades hos 153 av de 530 inskrivna brukarna/vårdtagarna vilket är 25

%. I granskningen har också beaktats de olika områdena inom hemtjänst som i dagsläget hanteras av två hemtjänstchefer. När det gäller LSS, valde utredare att lägga under samma rubrik för ett bättre statistiskt underlag, men specificering inom underkategorin vilket område som avses.

(6)

TROSA KOMMUN PM Sida 2(5)

2 Lagstiftning

Det finns skyldighet enligt lagstiftningen att dokumentera insatser som rör enskilda inom äldreomsorgen och funktionshinderområdet.

Insatser för den enskilde ska utformas och genomföras tillsammans med den enskilde (3 kap. 5 § SoL). Hur en beslutad insats praktiskt ska genomföras bör dokumenteras i genomförandeplan. Socialstyrelsens föreskrifter och allmänna råd är styrande för innehåll i genomförandeplanen och journalen¹.

Det anges bland annat att syftet med genomförandeplanen är att skapa tydlig struktur för det praktiska genomförandet och uppföljningen av beslutad insats.

Genom planen tydliggörs för den enskilde och personalen vad som ska göras, vem som ska göra vad, när och hur. En genomförandeplan underlättar arbetet för vad som ska antecknas i journalen. Så som framgår av Socialstyrelsens råd/föreskrifter om genomförandeplanens innehåll har utredare tittat på följande frågeställningar vid granskningen:

• Hur är genomförandeplanernas utformning

• Framgår beviljade insatser

• Framgår det mål för insatserna när och hur insatsen ska verkställas,

• Om den enskilde varit delaktig när planen framställs

• Vilka har deltagit i planeringen

• När planen framställs och samt när och hur planen följs upp.

Syftet med journalen är att det ska gå att följa vad som görs och hur situationen ser ut för den enskilde i förhållande till hens ansökan, behov och genomförande av beslutade insatser. Journalen ska innehålla kronologiska anteckningar som ska ge läsaren en bild av vad som hänt och vad som planeras i ärendet, genomförandet eller uppföljningen av en insats. Det är åtgärder, faktiska omständigheter och händelser av betydelse som ska antecknas. Journalanteckningarna bör vara

kortfattade och innehålla tydliga hänvisningar till andra handlingar i akten som kan ge mer information. Anteckningarna ska föras fortlöpande och utan oskäligt

dröjsmål. Det är inte tänkt att man ska skjuta på dokumentationen till lediga stunder framåt i tiden.

Resultat

Vård- och omsorgsboendena

Andelen brukare som hade en aktuell genomförandeplan och sociala journalanteckningar varierade mellan gårdarna. Utifrån genomförda

stickprovskontroller framkom att Häradsgården och Ängsgården uppfyllde kraven på efterfrågad dokumentation. Häradsgården och Ängsgården hade alla aktuella genomförandeplaner och 100% av deras journaler hade sociala journalanteckningar under angiven period. En del av journalanteckningarna avsåg dock hälso- och sjukvårds insatser och vardagshändelser som mer ses som daganteckningar.

På Trosagården hade 67 % av vårdtagarna en aktuell genomförandeplan vilket är en ökning jämfört med år 2018.

1 I 11 kap. 5 § SoL samt 4 och 6 kap. SOSFS 2014:5

(7)

3 En stor andel av granskade genomförandeplaner på vård- och omsorgsboendena

var bra utformade och beskrev hur vårdtagaren önskade att insatserna skulle utföras, när och på vilket sätt. Dock saknades mål för de olika insatserna och om den enskilde deltagit och på vilket sätt, vem som deltagit vid upprättandet samt när uppföljning ska ske. Detta skiljde sig även på avdelningsnivå.

Hur genomförandeplanerna skrivs och vilken information som framgår varierar beroende på vem som skriver genomförandeplanerna. Granskningen av den sociala dokumentationen visar på att vissa enheter skriver mer än andra och att det i flertal av dessa framkommer HSL information. Det förekommer att brukare tackar nej till insats men att det inte alltid finns skäl eller åtgärd. I vissa fall förekommer skillnad i att det skrivs i jagform eller namnform.

Det som kan konstateras är att förbättring behövs framför allt på dokumentationen på Trosagården men också på de andra boendena när det gäller informationen i genomförandeplanen och dess olika innehåll för att uppfylla samtliga krav som ställs i lag/föreskrifter.

Socialpsykiatrin och Boendestöd NP

Socialpsykiatrin har i år förbättrat dokumentationen avseende både

genomförandeplaner och den sociala journalen. Ett fortsatt förbättringsarbete behöver ske i fråga om genomförandeplanerna. Den enskildes medverkan måste framgå, vilka som deltagit vid upprättande och när planen ska följas upp. Den sociala journalen har bra språk, dock saknas ibland åtgärder och tydlighet i vad som avses med vissa journalanteckningar.

När det gäller boendestöd NP hade fem av sex brukare genomförandeplan och 100 % hade sociala journalanteckningar. Innehållet i genomförandeplanerna

uppfyllde samtliga krav som ställs enligt föreskrifter, det som dock behöver justeras är den enskildes delaktighet och att det i vissa fall förekommer skillnad i att det skrivs i jagform eller namnform.

Enheter o antal ärenden (ä)

Andel synade journaler i %

Antal synade journaler

% Aktuella

genomförandeplaner % Journal- anteckningar 2018 2019

2018 2019

Häradsgården 45 ä 25% 11 100% 100% 100% 100%

Hemtjänst 351 ä 25% 89 44% 32% 74% 74%

Trosagården 47 ä 25% 12 50% 67% 57% 100%

Ängsgården 22 ä 25% 6 100% 100% 100% 100%

LSS 68 ä 25% 17 84% 53% 90% 94%

Boendestöd NP 25 ä 25% 6 100% 83% 100% 100%

Boendestöd SP 14 ä 25% 4 50% 75% 90% 100%

Novum 10 ä 25% 3 --- 0% --- 100%

Gästis 21 ä 25% 5 --- 60% --- 100%

S:a % synade jour-

naler 25% 153

Antal ärenden 603

Totalt vårdtagare 530

(8)

4 Hemtjänsten

Hemtjänsten är indelat i två områden och sammanlagt hade 44 % av de synade journalerna genomförandeplan och 74 % någon social journalanteckning men variationen var stor mellan de olika områdena. Om man tittar områdesmässigt Trosa dels Vagnhärad (Västerljung, natt, demens) kan man se att vissa områden behöver göra stora förbättringar i dokumentationen avseende både

genomförandeplan och den sociala journalen. Enligt föreskrifterna krävs det förbättring inom samtliga punkter när det gäller Trosa hemtjänst och Vagnhärad hemtjänst som ligger lågt i antal upprättade genomförandeplaner och sociala journaler. Vissa brukare saknade genomförandeplan trots att de haft insatsen i ett antal år. Det saknas journalanteckningar som ger läsaren en bild av vad som hänt och vad som planeras i ärendet, genomförandet eller uppföljningen av en insats.

Hemtjänst sammantaget:

Enheter o antal vårdta- gare (vt)

Andel synade journaler i %

Antal synade journaler

% aktuella Ge- nomförande-

planer % Journal- anteckningar

Hemtjänst 351 vt 25% 87 32% 74%

Enheterna Trosa väst, Tryggbo, Demens och Natt har däremot samtliga en hög andel genomförandeplaner och social dokumentation. Det är i enheten Natt som man kan hitta bra skriven social dokumentation, tydlighet i ärendet och i

utförandet. Det förekommer att smeknamn på personer används utan att ange om denne samtyckt eller vill kallas detta i dokumentationen. Det saknas vilka som är kontaktpersoner och det saknas tydligt utförande. I den sociala journalen kan det stå enstaka ord utan förklaring tex ”trött”. Det förekommer olika upplägg av

genomförandeplan inom samma enhet. Delaktighetsdelen behöver också ses över.

Se nedan redovisning per enhet.

Hemtjänstens områden redovisade var för sig:

Enheter o antal vårdta- gare (vt)

Andel synade journaler i %

Antal synade journaler

% aktuella Ge- nomförande-

planer % Journal- anteckningar

HMTJ Trosa Ö 106 vt 25% 26 31% 62%

HMTJ Tryggb/Väst 106 vt 25% 26 46% 77%

HMTJ Vagnhärad 91 vt 25% 23 17% 74%

HMTJ Demens 32 vt 25% 8 37,5% 100%

HMTJ Natt 16 vt 25% 4 25% 75%

LSS

Den sociala dokumentationen är för LSS verksamheten överlag väldigt bra och bedöms vara ändamålsenlig. Inom enheter så som särskilt boende LSS, daglig verksamhet, korttidsverksamhet och tillsyn efter skolans slut hade samtliga brukare genomförandeplaner som följer kriterier enligt föreskrifter. Förbättring behöver göras vid delaktighetsmomentet om den enskilde varit delaktig men också om man skriver i jagform eller namnform. De enheter som saknade genomförandeplaner var ledsagarservice och kontaktpersoner vilket gjorde att procentsatsen i sammanlagt antal var lägre.

(9)

5 Bedömning

Journalanteckningarna

Den sociala dokumentation som görs är genomgående bra. De flesta

journalanteckningarna beskriver väl vad som hänt. Under granskningen har det framkommit att många journaler används som daganteckningar, där vardagliga händelser noteras

t. ex ”gått på promenad och åkt och handlat”. Vardagliga händelser som inte avviker från genomförandeplanen eller som är av väsentlig betydelse för genomförandet ska inte skrivas i journalen. Många gånger skrivs mycket mer information om hälso- och sjukvård än sociala anteckningar. Inga kränkande uttryck hittades.

Genomförandeplanerna

I granskningen har framkommit att det inte finns genomförandeplaner för samtliga brukare. Planerna är till stor del överskådliga och koncentrerade till de uppgifter som ska finnas med. En stor del av genomförandeplanerna uttrycker väl hur vårdtagaren/brukaren vill få sina insatser utförda men andra är alltför knapphändiga och ger inte mycket stöd till den som ska utföra insatsen.

Generellt kan sägas att de enheter som har en lägre procentuell andel

genomförandeplaner behöver utveckla sin dokumentation så att den blir utförligare samt förbättra genomförandeplanerna så att de tydligt beskriver hur brukaren vill ha sitt stöd eller sin omsorg utförd, om brukaren deltagit vid upprättandet av planen samt mål för stödet.

Rekommendation

Vid 2018 års granskning var rekommendationen att det behövs en översyn av dokumentationen. Under 2019 har utredare tillsammans med berörd personal arbetat för att undersöka och hitta arbetsverktyg som leder till ett

förbättringsarbete med att få genomförandeplaner på plats och bättre social journaldokumentation.

I det pågående förbättringsarbetet rekommenderar utredare en fortsatt översyn av utformningen av nuvarande genomförandeplaner så att de bättre svarar på de punkter som Socialstyrelsen anger som är viktiga att uppnå och som granskningen i hög grad utgått ifrån.

Det är en viktig uppgift för ledningen att fortlöpande utbilda och kommunicera syftet med genomförandeplaner så att personalen uppfattar att de kan vara det stöd

som lagstiftaren har i åtanke. Det som annars blir risken är att genomförandeplaner ses som enbart ett administrativt arbete.

I och med implementeringen av IBIC, individens behov i centrum, finns det möjlighet att göra en översyn och lägga utbildningsinsatser på områden som framgått i denna granskning.

(10)

(11)

Vård- och omsorgskontoret Sejla Salkic

PM Datum 2019-12-23 Diarienummer VON 2020/4

Uppföljning av LOV- utförare av hemtjänstinsatser i Trosa kommun

Ärendet

Under hösten gjordes verksamhets- och avtalsuppföljning hos Trosa kommuns LOV¹ -utförare för hemtjänsten. Uppföljningen har gjorts genom besök av

tjänstepersoner från vård- och omsorgskontoret hos utföraren. Uppföljning har genomförts utifrån de punkter som anges som krav i Trosa kommuns LOV- förfrågningsunderlag.

Samtliga LOV-utförare i kommunen omfattas av uppföljningen.

Kontrollpunkter som avses av förfrågningsunderlaget:

De punkter som har granskats i uppföljningen är:

• Ansvarsförsäkring

• Ekonomi

• Kunskap och erfarenhet

• Kvalitetssystem och – arbete

• Lagar, förordningar och föreskrifter

• Omvårdnadsansvarig

Bedömning

Den samlade bedömningen är att LOV- utförarna av hemtjänstinsatser i Trosa kommun bedriver en tillräckligt god kvalité för uppfyllande av upphandlingskraven.

Verksamheterna bedöms i stort följa kraven i lagstiftning och avtal samt är tillräckligt goda för att garantera en bra kvalitet.

Bilagor

1. Frågeunderlag och sammanställning

Fredrik Yllman Sejla Salkic

Produktionschef Verksamhetsutvecklare

1 Lagen om valfrihetsystem, SFS 2008:962

(12)

PM Datum 2020-01-10 Dnr

VON 2020/4

Verksamhetsuppföljning

Verksamhet och avtalsuppföljning

Under hösten gjordes verksamhets- och avtalsuppföljning hos Trosa kommuns LOV¹ -utförare för hemtjänsten.

Uppföljningen har gjorts genom besök av tjänsteperson från vård- och omsorgskontoret hos utföraren. Uppföljning har genomförts utifrån de punkter som anges som krav i Trosa kommuns LOV-förfrågningsunderlag.

Samtliga LOV utförare i kommunen omfattas av uppföljningen.

Uppföljningen visar att utförarna uppfyller kraven i LOV-underlaget med ett antal förslag på åtgärder som behöver ske.

Bakgrund

Vård- och omsorgsnämnden i Trosa kommun tillhandahåller hemtjänst till medbor- garna.

Hemtjänst är en biståndsbedömd insats enligt socialtjänstlagen (SFS 2001:453) som ska hålla god kvalitet. ²

Hemtjänsten utförs av kommunal samt privata utförare. Fördelning av hemtjänst- brukare till de olika utförarna styrs av kundernas val, enligt Lagen om Valfrihetssy- stem, SFS 2008:962. Huvudmannaskapet för all hemtjänst ligger hos vård- och omsorgsnämnden, vilket innebär att vård- och omsorgsnämnden har ansvar för att ange mål, inriktning, omfattning och kvalitet, samt göra kontroll och uppföljningar.

Enligt kommunallagen (SFS 1991:900) ska nämnden kontrollera hemtjänst som bedrivs av privata utförare. ³

Kontrollpunkter som avses av förfrågningsunderlaget:

De punkter som har granskats i uppföljningen är:

• Ansvarsförsäkring

• Ekonomi

• Kunskap och erfarenhet

• Kvalitetssystem och – arbete

• Lagar, förordningar och föreskrifter

• Omvårdnadsansvarig

1 Lagen om valfrihetsystem, SFS 2008:962

2Socialtjänstlagen 3 kap 3 §. .

3 Kommunallagen 3 kap § 19.

(13)

Vård- och omsorgskontoret VON 2020/4

Uppföljning omfattar utförande av hemtjänstinsatser i Trosa kommun

Grundläggande uppgifter

Datum för uppföljningen: 2019-10-28 samt 2019-11-07

Deltagande vid uppföljning: Ansvarig Wonabee, områdesansvarig Wonabee, verksamhetsutvecklare Sejla Salkic och MAS Sofia Lind.

Verksamhetens namn: Wonabee AB Adress: Industrigatan 9 A

Telefon: - E-post: -

Driftsform: Privat

Datum för planerad åtgärd: 2020-11-12

Datum för nästkommande uppföljning:2020-11-12

• Sammanfattning:

Bedömning utifrån uppföljning:

Företaget Wonabee AB har varit utförare av både servicetjänster och omvårdnadsinsatser inom Trosa kommun sedan införandet av LOV.

Företaget är kommunens största LOV företag sett till antalet brukartim- mar. Utförarna upplever att alla nödvändiga rutiner finns men att de inte alltid är uppdaterade. Det är svårt för företaget att få nya kunder som tidigare inte har varit RUT-kunder. Samtliga punkter enligt förfrågnings- underlaget granskades. Utföraren bedöms följa de uppställda kraven som följer av förfrågningsunderlaget samt gällande lagstiftning.

Det som bör påpekas är att kommunen fortfarande inväntar ett tillstånd från IVO för företaget Wonabee AB.

Följande avvikelser uppmärksammades och ska åtgärdas:

Ett påpekat förbättringsområde är den sociala dokumentationen, fram-

förallt journalföringen. Det är viktigt att man har tydliga rutiner som föl-

jer föreskrifter och att dessa är kända hos personalen. Vidare förbättring

behöver ske vid avvikelsehantering eller sammanställning av denna. Ut-

föraren ska på begäran av kommunen kunna lämna över en samman-

ställning av avvikelser som skett samt inkomna synpunkter/klagomål

utifrån kvalitetssynpunkt. Denna del behöver förbättras under kom-

mande år. Rutin kring extraordinära händelser behöver revideras för att

innefatta krav samt funktioner som följer av avtal/förfrågningsunderlag.

(14)

Resultat av uppföljning:

Ansvarsförsäkring /Tillstånd

Utförare Wonabee AB innehar ansvarsförsäkring. Samma gäller som vid tidigare verksamhetsuppföljning.

Enligt gällande regler kärvs ett tillstånd för företag att bedriva hemtjänst.

Tillståndet ansöks hos Inspektionen för vård- och omsorg (IVO). Utföraren

Wonabee har ansökt om tillstånd men inte fått beslut ännu. Denna punkt behöver följas upp kontinuerligt.

Ekonomi

Av förfrågningsunderlaget framgår att utföraren ska vara registrerad hos Bolags- verket , inneha F- skattsedel och man ska kunna påvisa ekonomisk bärighet och förmåga att fullgöra sina uppdrag. Det framgår också att utföraren inte ska ha av- gifts- eller skatteskulder. Vid granskning framkommer att utföraren Wonabee uppfyller samtliga ekonomiska krav. Granskningen skedde genom utförarens egen upplysning, utdrag ur UC, Skatteverket och Bolagsverket. Utföraren inkommer med företagets årsredovisning på begäran av utredare. Rutiner om ersättning, rappor- tering om förändringar i verksamheten, hantering av avbokningar följer de krav som ställs utifrån LOV förfrågningsunderlaget. Rutin kring muta- gåva och testa- mente är skriftlig.

Kunskap, erfarenhet, personal

Verksamhetsansvarig har relevant utbildning/erfarenhet i enlighet med avtalet.

Utföraren Wonabee AB har sammanlagt sju ordinarie och behovsanställda personal, tre av personalen är utbildade undersköterskor och två utbildas vid uppföljningstill- fället. Totalt har ca 70-80 % relevant utbildning. Personalen behärskar svenska muntligt och skriftligt. Samtliga tillsvidareanställda har en individuell kompetensutvecklingsplan och erbjuds handledning vid behov. Rutiner för introduktion av ny- anställda finns i skriftlig form. Samtliga rutiner gås enligt områdeschefen kontinuerligt igenom på arbetsplatsträffarna.

Kvalitetssystem och – arbete

Utföraren ska bedriva ett dokumenterat kvalitetsarbete. Utföraren har ett ansvar att utföra uppdraget i enlighet med gällande kvalitetskrav som framgår av tillämplig lagstiftning, förordningar och föreskrifter inom verksamhetsområdet samt i enlighet med kommunfullmäktiges beslut och Vård- och omsorgsnämndens mål.

Kvalitetsarbete berör bland annat dessa punkter;

• Bemötande

• Klagomål- och synpunktshantering/Avvikelsehantering

• Rutiner och policy

• Uppföljning

Utföraren Wonabee AB har en rutin för ett kvalitetsledningssystem för att systematisk och fortlöpande utveckla och säkra verksamhetens kvalitet.

Verksamheten arbetar utifrån rutinerna i ledningssystemet.

En rutin kring hantering av klagomål och synpunkter samt avvikelsehantering finns.

Personalen dokumenterar inkomna avvikelser/klagomål/synpunkter, åtgärdar och följer upp. Avvikelsen som sker på en blankett dokumenteras och sparas i pärm i

(15)

låst skåp. Avvikelsen tas sedan upp på arbetsplatsträffen. Områdesansvarig

berättar att man har haft synpunkter och klagomål under året men det finns ingen sammanställning som visar exakt hur många. Utredare informerar om att det till kommunen inför varje verksamhetsuppföljning ska inkomma en

kvalitetsredovisning som visar på hur många klagomål samt synpunkter man har mottagit samt hur dessa har åtgärdats.

En rutin finns för hantering av lex Sarah och verksamheten har enligt ansvarigas utsago inte haft något allvarligt missförhållande eller risk för ett missförhållande under 2019.

Av förfrågningsunderlaget framgår att utföraren ska ha bra rutiner och tydlig policy för personal som arbetar i verksamheten. Följande rutiner har tagits del av under uppföljningen:

Rutiner för basal hygien finns och områdesansvarig framför att dess rutiner följs.

Rutin för tystnadsplikt finns och alla medarbetare känner till.

Rutiner finns hur man ska agera om det är någon i hemmet som far illa.

Rutin för nyckelhantering finns.

Rutin för Lex Sarah-rutiner finns.

Rutin för privata medel finns.

En rutin finns för hur leverantören ska agera vid kundens förändrade behov.

En rutin finns för sjukdom- och olycksfall.

En rutin finns för oväntade dödsfall.

En rutin finns för bemanning och vikarietillsättning finns.

En rutin finns för hur kontinuitet säkerställs finns.

En rutin finns för kontaktmannaskap finns.

En rutin finns för hur leverantören ska agera då det finns misstankar om, eller är ett faktum, att kunden blir utsatt för hot och våld i hemmet.

En rutin finns för hantering då kund ej har gått att nå på överenskommen tid finns idag men den är inte skriftlig.

Lagar, förordningar och föreskrifter

Utföraren skall vara förtrogen med och följa inom området gällande lagar, förordningar och föreskrifter.

Utföraren Wonabee AB har en rutin för tystnadsplikt som medarbetarna får ta del av när de är nyanställda. Rutin för tystnadsplikt undertecknas i samband med anställning och introduktion och förvaras i medarbetarnas akt. Tystnadsplikten gäller såväl brukaren och verksamheten.

Se vidare moment under kvalitetssystem och - arbete.

Dokumentation och hantering av känslig information kring kund

Utföraren är skyldig att dokumentation sker, i enlighet med Socialtjänstlagens be- stämmelser och Socialstyrelsens föreskrifter och allmänna råd. En genomförande- plan skall upprättas för varje kund. Leverantören ansvarar också för att månads- underlag, genomförandeplan, biståndsbeslut och andra handlingar som rör kundens personliga förhållanden förvaras på ett betryggande sätt.

(16)

Vid uppföljningstillfället framgick att utföraren Wonabee AB inte har någon rutin i skrift gällande social dokumentation. Rutinen togs under uppföljningstiden fram och är nu bifogad handlingarna. Rutinen kommer omvårdnadsansvarig gå igenom på arbetsplatsträffar och för alla nyanställda. Man har innan haft utbildningar i social dokumentation för alla anställda men materialet som användes behövdes revideras för att uppfylla gällande föreskrifter. Antal genomförandeplaner som granskades var två.

Genomförandeplanen och dokumentationen har i det stora hela bra kvalitet och följer gällande föreskrifter i stort. Alla brukare har en aktuell genomförandeplan som följs upp var 6:e månad. Utföraren har ett brandsäkert skåp för förvaring av brukarens akter. Enligt omvårdnadsansvarig enbart behöriga har tillgång till. Den sociala dokumentationen behöver bli tydligare.

För att förenkla kommunikationen och underlätta samverkan samt ur en rättssä- kerhetssynpunkt har ett arbete inletts med att utföraren ska kunna dokumentera i det ärendehanteringssystem som kommunen innehar. Journalföringen samt förvar- ande av den sociala dokumentationen kommer att förbättras och ett lättare sätt för utförare och beställare att kunna samverka. Arbetet inledas under våren 2020.

Extraordinära händelser eller höjd beredskap

Utföraren skall utföra uppdrag avseende nödvändiga insatser även vid extraordi- nära händelser i fredstid samt vid höjd beredskap.

En ny framtagen rutin delgavs verksamhetutvecklare. Denna rutin gällande extra- ordinära händelser behöver i samverkan med berörda parter i kommunen att tittas på och följa de krav som stadgas av avtalet.

Hälso- och sjukvård

Samverkan med Hälso- och sjukvårdsenheten sker.

Marknadsföring och information

Utföraren följer de krav som ställs i avtal på marknadsföring och information.

Samverkan

Utföraren följer de krav som ställs i avtalet på samverkan.

Verkställa givna beslut och efterleva angivet kapacitetstak Utföraren följer de krav som ställs i avtalet på samverkan.

Rutin för basal hygien

Utförarna ska följa basala hygienrutiner enligt SFS 2017:30, SOSFS 2015:10.

Utföraren har rutiner för basal hygien och framför att dessa rutiner följs.

Nolltolerans gäller mot att inte ha ringar, armband, långa naglar eller färgade naglar. Från utsago från MAS som deltar vid uppföljningen framkommer att personalen blir påminda om inte rutinerna inte följs. Viktigt med att påminna personal detta lämnas över till områdesansvarig.

(17)

Nyckelhantering

Utföraren ska ha en rutin för säker hantering av digitala och fysiska lås och nycklar.

Samtliga utförare har rutiner och blanketter för säker hantering av nycklar hos brukaren. Rutinerna innehåller kvittensförfarande, uppmärkning av nycklar samt förvaring i låsta skåp. Digitala lås används av medarbetarna via telefon.

Ett arbete med nyckelfri hemtjänst har inletts och samverkan med utförare och beställare kommer att ske under kommande år med gemensamma rutiner samt samverkan. Denna punkt följs upp under kommande år.

Rutinen som ska tas fram behöver innehålla information om hantering av

inloggningsuppgifter, vem/vilka medarbetarna ska kontakta om det digitala låset inte fungerar hos brukaren.

ID-kort

Kravet är att personal hos utförarna ska ha identitetskort (ID-kort), med namn, foto och organisations namn. ID-kortet ska vara läsbart för brukaren och bäras synligt.

Samtliga utförare har ID-kort som uppfyller kraven i LOV-underlaget.

Medarbetarnas ID-kort kan dröja, men alla medarbetare har tillfälliga namnskyltar.

(18)

Uppföljning omfattar utförande av hemtjänstinsatser i Trosa kommun

Grundläggande uppgifter

Datum för uppföljningen:

Deltagande vid uppföljning: Ansvarig, områdesansvarig, verksamhetsutvecklare Sejla Salkic och myndighetschef Mirna Basic.

Verksamhetens namn: Naturdesign AB Adress: Skärlagsgatan 46, Trosa

Telefon: - E-post: -

Driftsform: Privat

Datum för planerad åtgärd: 2020-11-12

Datum för nästkommande uppföljning: 2020-11-12

• Sammanfattning:

Bedömning utifrån uppföljning:

Företaget Naturdesign har varit utförare av servicetjänster inom Trosa kommun sedan införandet av LOV.

Samtliga punkter enligt förfrågningsunderlaget granskades. Utföraren bedöms följa en del av de uppställda kraven som följer av förfrågnings- underlaget samt gällande lagstiftning. Dock krävs det stora förbättrings- arbeten gällande den sociala dokumentationen och kvalitetsledningssy- stemet. Detta är av yttersta vikt. Det ska finnas genomförandeplaner och det ska finnas en utförarjournal då detta är lagstadgat. Utföraren ska snarast åtgärda ovanstående punkter dock senast 2020-01-31.

Kommunens egna stödmaterial och gällande föreskrifter kommer att bi- fogas denna uppföljning.

När det gäller kvalitetsledningssystemet ställer föreskrifterna krav på ett systematiskt arbete med att utveckla verksamheten speciellt gällande avvikelsehantering. Utredare ser detta som ett förbättringsområde för en mer tydlig hantering av inkomna avvikelser, uppföljning och rutiner. Åt- gärder gällande kvalitetsledningssystemet följs upp under mars 2020.

Föreskrifter bifogas till uppföljningen.

Det som bör påpekas är att kommunen fortfarande inväntar ett tillstånd från IVO för företaget Naturdesign AB.

Av tillkomna uppgifter från verksamhetsansvarig 20-01-10 , efter slutlig sammanställning av uppföljning, framkommer att man tagit fram nya genomförandeplaner för samtliga brukare och att rutiner som saknades har tagits fram. När det gäller den sociala journalföringen finns fortsatt förbättringsarbete som kommer att ske under 2020. Ny uppföljning in- planeras av verksamhetsansvarig.

(19)

Följande avvikelser uppmärksammades och ska åtgärdas:

Ett påpekat förbättringsområde är den sociala dokumentationen både när det gäller journalföringen och genomförandeplanerna. Ett annat om- råde av yttersta vikt är framtagandet av ett kvalitetsledningssystem som uppfyller lagens krav.

Resultat av uppföljning:

Ansvarsförsäkring /Tillstånd

Utförare Naturdesign AB innehar ansvarsförsäkring. Samma gäller som vid tidigare verksamhetsuppföljning.

Enligt gällande regler krävs ett tillstånd för företag att bedriva hemtjänst.

Tillståndet ansöks hos Inspektionen för vård- och omsorg (IVO). Utföraren Naturdesign har ansökt om tillstånd men inte fått beslut ännu. Denna punkt behöver följas upp kontinuerligt.

Ekonomi

Av förfrågningsunderlaget framgår att utföraren ska vara registrerad hos Bolags- verket , inneha F- skattsedel och man ska kunna påvisa ekonomisk bärighet och förmåga att fullgöra sina uppdrag. Det framgår också att utföraren inte ska ha av- gifts- eller skatteskulder. Vid granskning framkommer att utföraren Naturdesign AB uppfyller samtliga ekonomiska krav. Granskningen skedde genom utförarens egen upplysning, utdrag ur UC, Skatteverket och Bolagsverket. Utföraren inkommer med företagets årsredovisning på begäran av utredare. Rutiner om ersättning, rappor- tering om förändringar i verksamheten, hantering av avbokningar följer de krav som ställs utifrån LOV förfrågningsunderlaget. Rutin kring muta- gåva och testa- mente är skriftlig och är ett dokument som tas fram av vård- och omsorgskontoret.

Kunskap, erfarenhet, personal

Verksamhetsansvarig har relevant utbildning / erfarenhet i enlighet med avtalet.

Utföraren Naturdesign AB har sammanlagt tio ordinarie och behovsanställda personal, som enligt verksamhetsansvarig bedöms inneha relevant utbildning (enligt avtal ställs inget krav). Personalen behärskar svenska muntligt och skriftligt. Samtliga tillsvidareanställda erbjuds handledning vid behov. Rutiner för introduktion av ny- anställda finns. Samtliga rutiner gås enligt verksamhetsansvarig kontinuerligt igenom på arbetsplatsträffarna.

Kvalitetssystem och – arbete

Utföraren ska bedriva ett dokumenterat kvalitetsarbete. Utföraren har ett ansvar att utföra uppdraget i enlighet med gällande kvalitetskrav som framgår av tillämplig lagstiftning, förordningar och föreskrifter inom verksamhetsområdet samt i enlighet med kommunfullmäktiges beslut och Vård- och omsorgsnämndens mål.

Kvalitetsarbete berör bland annat dessa punkter;

• Bemötande

• Klagomål- och synpunktshantering/Avvikelsehantering

• Rutiner och policy

(20)

• Uppföljning

Utföraren Naturdesign AB har en rutin, dock inte skriftlig, för

kvalitetsledningssystem. Man använder sig inte av uttryck så som kvalitetsledning men man arbetar för att systematisk och fortlöpande utveckla och säkra

verksamhetens kvalitet.

En rutin kring hantering av klagomål och synpunkter samt avvikelsehantering finns.

Denna är inte i skriftlig form utan en muntlig överenskommelse mellan ansvarig för verksamheten och personalen. Personalen förmedlar inkomna avvikelser till

verksamhetsansvarig som dokumenterar (på papper) inkomna

avvikelser/klagomål/synpunkter, åtgärdar och följer upp. På fråga om antalet synpunkter /klagomål samt avvikelser man har haft inom verksamheten i år har man ingen samlad siffra på. Utredare informerar om att det till kommunen inför varje verksamhetsuppföljning ska inkomma en kvalitetsredovisning som visar på hur många klagomål samt synpunkter man har mottagit samt hur dessa har åtgärdats. Detta bedöms vara ett förbättringsområde.

En rutin finns för hantering av lex Sarah och verksamheten har enligt ansvarigas utsago inte haft något allvarligt missförhållande eller risk för ett missförhållande under 2019.

Av förfrågningsunderlaget framgår att utföraren ska ha bra rutiner och tydliga policy för personal som arbetar i verksamheten. Följande rutiner har tagits del av under uppföljningen.

Rutiner för basal hygien finns och områdesansvarig framför att dess rutiner följs.

Rutin för tystnadsplikt finns och alla medarbetare känner till.

Rutiner finns hur man ska agera om det är någon i hemmet som far illa.

Rutin för nyckelhantering finns.

Rutin för Lex Sarah-rutiner finns.

Rutin för privata medel finns.

En rutin finns för hur leverantören ska agera vid kundens förändrade behov.

En rutin finns för sjukdom- och olycksfall.

En rutin finns för oväntade dödsfall.

En rutin finns för bemanning och vikarietillsättning finns.

En rutin finns för hur kontinuitet säkerställs finns.

En rutin finns för kontaktmannaskap finns.

En rutin finns för hur leverantören ska agera då det finns misstankar om, eller är ett faktum, att kunden blir utsatt för hot och våld i hemmet.

De flesta av ovanstående rutiner är i muntlig form.

Lagar, förordningar och föreskrifter

Utföraren skall vara förtrogen med och följa inom området gällande lagar, förordningar och föreskrifter.

Utföraren Naturdesign AB har en rutin för tystnadsplikt som medarbetarna får ta del av när de är nyanställda. Rutin för tystnadsplikt undertecknas i samband med anställning och introduktion och förvaras i skåp. Tystnadsplikten gäller såväl brukaren och verksamheten.

Se vidare moment under kvalitetssystem och - arbete.

(21)

Dokumentation och hantering av känslig information kring kund

Utföraren är skyldig att dokumentation sker, i enlighet med Socialtjänstlagens be- stämmelser och Socialstyrelsens föreskrifter och allmänna råd. En genomförande- plan skall upprättas för varje kund. Leverantören ansvarar också för att månads- underlag, genomförandeplan, biståndsbeslut och andra handlingar som rör kundens personliga förhållanden förvaras på ett betryggande sätt.

Vid uppföljningstillfället framgick att utföraren Naturdesign AB inte har någon rutin i skrift gällande social dokumentation. Den social dokumentation sköts till stor del av verksamhetsansvarig och inte av personalen själva. Man har under senare tid inte haft någon utbildning i social dokumentation för alla anställda. Personalen får av verksamhetsansvarig handledning i de frågor som de har. Verksamhetsansvarig erbjuds möjlighet att närvara vid kommunens utbildning om IBIC. Verksamhetsan- svarig har tidigare erbjudits samma utbildning men inte deltagit. Ett förbättringsar- bete när det gäller den sociala dokumentationen behöver ske för att uppfylla gäl- lande föreskrifter och krav enligt avtal. Antal genomförandeplaner och sociala journaler som var tilltänkta att granskas var två. Verksamheten hade ingen ge- nomförandeplan som den enskilde deltog vid utan man planerade in stödinsatser via ett schema. De anteckningar som berörde enskilda brukare fördes in i ett dokument för daganteckningar. Detta sågs som utförarjournalen. Man hade ingen övergripande utförarjournal för brukarna. Varken genomförandeplanen eller den sociala journalen följer i dagsläget de uppställda krav som ställs enligt avtal eller gällande föreskrifter. Schemat och daganteckningar förvaras i låst skåp.

Extraordinära händelser eller höjd beredskap

Utföraren skall utföra uppdrag avseende nödvändiga insatser även vid extraordi- nära händelser i fredstid samt vid höjd beredskap.

Rutin för extraordinära händelser eller höjd beredskap saknas men verksamhetsan- svarig kommer att arbeta med detta. Rutin gällande extraordinära händelser behö- ver tas fram i samverkan med berörda parter inom kommunen för att säkerställa att de krav som stadgas i avtalet innefattas.

Hälso- och sjukvård

Samverkan med Hälso- och sjukvårdsenheten sker vid behov.

Marknadsföring och information

Utföraren följer de krav som ställs i avtal på marknadsföring och information.

Samverkan

Utföraren följer de krav som ställs i avtalet på samverkan.

Verkställa givna beslut och efterleva angivet kapacitetstak Utföraren följer de krav som ställs i avtalet på samverkan.

(22)

Rutin för basal hygien

Utförarna ska följa basala hygienrutiner enligt SFS 2017:30, SOSFS 2015:10.

Utföraren har rutiner för basal hygien och framför att dessa rutiner följs.

Nyckelhantering

Utföraren ska ha en rutin för säker hantering av digitala och fysiska lås och nycklar.

Utföraren hanterar inte nycklar. De är enbart hos brukarna när dessa är hemma.

ID-kort

Kravet är att personal hos utförarna ska ha identitetskort (ID-kort), med namn, foto och organisations namn. ID-kortet ska vara läsbart för brukaren och bäras synligt.

Samtliga utförare har Identifikation som uppfyller kraven i LOV-underlaget.

(23)

(24)

PM Datum 2019-01-07 Diarienummer VON 2020/5

Uppföljning av personlig assistans på entreprenad i Trosa kommun

Bakgrund

All upphandlad varsamhet ska följas upp årligen. Det gäller både kommunens egna verksamheter och de som bedrivs på entreprenad eller i privat regi. Syftet är att få kunskap om verksamheternas styrkor, svagheter och viktiga förbättringsområden.

Trosa kommun har efter upphandling lagt ut utförandet av personlig assistans på entreprenad. Från och med 1 november 2017 utför Carelli Assistans AB kommunens assistans, men kommunen är fortfarande ytterst ansvarig. Det innebär ett ansvarar för att följa upp alla utförare för att garantera en bra kvalitet på de insatser

kunderna får. Entreprenaden av personlig assistans ska följas upp årligen. När det gäller personlig assistans som drivs på entreprenad ansvarar vård- och

omsorgsnämnden för uppföljning av både avtal och verksamhet. Förvaltningen redovisar nu årets verksamhetsuppföljning av Carelli AB:s drift av personlig assistans.

Ärendet

Verksamhetsuppföljningen genomfördes av uppföljningsansvarig

verksamhetsutvecklare tillsammans med medicinskt ansvarig sjuksköterska under november samt december 2019.

Från enheten deltog områdeschef. Uppföljningen genomfördes i form av intervju, observationer och granskning av rutindokument och dokumentation.

Kommunens uppföljning omfattar, som framgår nedan, bland annat:

• Avtalsuppföljning, tillsyn och granskning

• Uppföljning av genomförandeplan och socialdokumentation

• Uppföljning av avvikelsehantering

• Uppföljning av anmälningar av synpunkter och klagomål

• Enkäter till brukare om kvalitén i verksamheten

I brukarundersökningen som gjordes, inför uppföljningen, har det framkommit synpunkter på verksamheten. Av inkomna synpunkter framgår att förbättringsmöjlig- heter finns inom följande områden: samverkan mellan brukare och assistansutfö- rare, tydligare synpunkts/klagomålshantering, planering och brist på vikarier.

Den samlade bedömningen, efter uppföljning, av verksamheten Carelli Assistans

(25)

Vård- och omsorgskontoret 2019-01-07

AB, som från och med 1 november 2017 utför personlig assistans i Trosa kommuns regi, är att verksamheten är av tillräckligt god kvalité för uppfyllande av

upphandlingskraven.

Då kommunen fortfarande är ytterst ansvarig ansvarar den för att följa upp alla utförare för att garantera en bra kvalitet på de insatser kunderna/brukarna får.

Uppföljningen bestod med grund i detta av både en ordinär verksamhetsuppföljning och en avtalsuppföljning.

Uppföljningen visade att det fanns ett fåtal rutiner som saknades, vilka skulle ändras med det snaraste, och kommer att granskas vid nästa uppföljningstillfälle.

Genomförandeplanen (punkt 1.1, 1.5, 1.9 i bilaga 1 till avtal om upphandling av assistans) bör förbättras för att följa de krav som ställs i avtalet men framförallt det som följer av lagen. Områdeschef har vid uppföljning tydliggjort att de just nu driver ett arbete med att förbättra genomförandeplanerna så att de uppfyller lagens intentioner. Arbetet kommer pågå under det kommande året. Dokumentationen som fördes inom verksamheten uppfyller inte till fullo de krav som finns för korrekt dokumentation. Det är ett utvecklingsområde för verksamheten och fortsatt

uppföljning. Kravet på att all personal ska kunna behärska det svenska språket (punkt 7.3 i avtal om upphandling av personlig assistans) så att dessa kan

kommunicera med brukare och andra som berörs har inte kunnat uppfyllas hos en av två brukare. Det har framkommit avvikelser gällande samverkan,

synpunkthantering, vikariehantering, planering och nöjdhet som kommit till kommunens kännedom och där utredare begärt åtgärdsplan och svar på tidigare inskickade frågor (som följer av avtal). Vissa avvikelser har föranlett åtgärder under kommande år och andra inväntar kommunen fortfarande svar på.

Bedömning

Den samlade bedömningen är att entreprenören Carelli Assistans AB bedriver en tillräckligt god kvalité för uppfyllande av upphandlingskraven. Verksamheten bedöms i stort följa kraven i lagstiftning och avtal. Verksamheten är med andra ord tillräckligt god för att garantera en bra kvalitet.

Bilagor

1. Frågeunderlag utförare av LSS-verksamhet 2. Brukarundersökningsfrågorna

Sofia Lind Sejla Salkic

Tf Medicinskt ansvarig sjuksköterska Verksamhetsutvecklare

(26)

Mall för uppföljning av utförare av LSS-verksamhet

A Basuppgifter

Utförare och enhet Verksamhetens regiform

Tillstånd från IVO/Socialstyrelsen Tillståndets omfattning (platser, insatser etc)

För kommunal regi, anmälan till IVO/Socialstyrelsen gjord (datum) Inriktning på verksamheten Antal brukare i verksamheten Varav från Trosa kommun Avtalspart/nämnd

Adress Hemsida

Jämför service är uppdaterad

Metod för uppföljningen (platsbesök, intervju etc.)

Uppföljningen utförd av

Vid uppföljningen medverkade från utföraren

Datum för uppföljningen

Datum för nästkommande uppföljning

Carelli Assistans AB Kommunal regi Enskild (privat) regi

Entreprenad

Datum from 131015 tillsvidare Aktuellt tillstånd bifogas

Utförande av personlig assistans 56

Två stycken (en SFB och en via kom.) Vård- och omsorg

Tingshusplatsen 2, 61132 Nyköping www.carelli.se

Sofie Jeansson, områdeschef

Sofia Lind, tf MAS

Sejla Salkic, verksamhetsutvecklare

2019-11-07 2020-11-04

(27)

sida 2

B Uppföljning

Hela eller delar av dokumentet kan komma att publiceras på www.trosa.se. Tänk på att formulera texten som en redovisning av fakta och var försiktig med värderingar.

Om något område inte är relevant vid uppföljningen, skriv en kommentar om varför frågan inte besvaras.

1. Sammanfattande bedömning

Den sammanfattande bedömningen ska ge en allmän objektiv bedömning av verksamheten Samlad bedömning av uppföljningen: Verksamhetsuppföljningen

genomfördes av uppföljningsansvarig verksamhetsutvecklare

tillsammans med medicinskt ansvarig sjuksköterska(MAS) under november samt december 2019.

Från enheten deltog områdeschef. Uppföljningen genomfördes i form av intervju, observationer och granskning av rutindokument och dokumentation.

Kommunens uppföljning omfattar, som framgår nedan, bland annat:

• Avtalsuppföljning, tillsyn och granskning

• Uppföljning av genomförandeplan och socialdokumentation

• Uppföljning av avvikelsehantering

• Uppföljning av anmälningar av synpunkter och klagomål

• Enkäter till brukare om kvalitén i verksamheten

I brukarundersökningen som gjordes, inför uppföljningen, har det framkommit synpunkter på verksamheten. Av inkomna synpunkter framgår att

förbättringsmöjligheter finns inom följande områden: samverkan mellan brukare och assistansutförare, tydligare synpunkts/klagomålshantering, planering och brist på vikarier.

Den samlade bedömningen, efter uppföljning, av verksamheten Carelli

Assistans AB, som i från och med 1 november 2017 utför personlig assistans i Trosa kommuns regi, är att verksamheten är av tillräckligt god kvalité för uppfyllande av upphandlingskraven.

Då kommunen fortfarande är ytterst ansvarig ansvarar den för att följa upp alla utförare för att garantera en bra kvalitet på de insatser

kunderna/brukarna får. Uppföljningen bestod med grund i detta av både en ordinär verksamhetsuppföljning och en avtalsuppföljning.

Uppföljningen visade att det fanns ett fåtal rutiner som saknades, vilka skulle ändras med det snaraste, och kommer att granskas vid nästa

uppföljningstillfälle.

Genomförandeplanen ( punkt 1.1, 1.5, 1.9 i bilaga 1 till avtal om upphandling av assistans)bör förbättras för att följa de krav som ställs i avtalet men

framförallt det som följer av lagen. Områdeschef har vid uppföljning tydliggjort att de just nu driver ett arbete med att förbättra genomförandeplanerna så att

(28)

sida 3 de uppfyller lagens intentioner. Arbetet kommer pågå under det kommande

året. Dokumentationen som fördes inom verksamheten uppfyller inte till fullo de krav som finns för korrekt dokumentation. Det är ett utvecklingsområde för verksamheten och fortsatt uppföljning. Kravet på att all personal ska kunna behärska det svenska språket (punkt 7.3 i avtal om upphandling av personlig assistans) så att dessa kan kommunicera med brukare och andra som berörs har inte kunnat uppfyllas hos en av två brukare. Det har framkommit

avvikelser gällande samverkan, synpunkthantering, vikariehantering, planering och nöjdhet som kommit till kommunens kännedom och där utredare begärt åtgärdsplan och svar på tidigare inskickade frågor (som följer av avtal). Vissa avvikelser har föranlett åtgärder under kommande år och andra inväntar kommunen fortfarande svar på.

Bedömning

Efter årets verksamhetsuppföljning är den samlade bedömningen att entreprenören bedriver en tillräckligt god kvalité för uppfyllande av upphandlingskraven.

Vissa avvikelser finns som åtgärdas i samråd med beställaren senast till nästa uppföljning – se detaljkommentarer i respektive punkt

Följande avvikelser finns som ska vara åtgärdade senast: 200131 Nytt möte för uppföljning av avvikelser bokat: (ÅÅMMDD)

Följande avvikelser kräver omedelbara åtgärder och uppföljningsmöte:

2. Ekonomi och administration

Välj ut ett antal brukare innan besöket. Paraplysamordnaren kan ta fram uppgifter på brukare och fakturaunderlag

Rutin finns för avstämning med beställaren för reglering av ersättning Rutin finns för avvikelserapportering

Fakturorna avser rätt period gentemot beställningen

Fakturorna ger tillräckligt underlag för betalning (dvs utförda timmar och vem det avser med namnkod)

Kommentar: Det är inga andra skriftliga rutiner som finns förutom de som följer enligt avtal. Enligt avtal framgår på vilket sätt reglering av ersättning ska ske och avvikelserapportering. Tydligare avvikelserapportering ska ske om brukare tackar nej till insats och att detta ska framföras till kommunens

ansvariga.

(29)

sida 4

3. Ledning och personal

3.1 Ledningssystem

Komplett ledningssystem finns i enlighet med SOSFS 2011:9

Arbete med att ta fram ett ledningssystem i enlighet med SOSFS 2011:9 pågår

Kommentar: Enligt utsago från områdesansvarig finns ett ledningssystem, samma som skickades in vid upphandlingen.

3.2 Ledning

Enhetschef/den som förestår verksamheten (enligt IVO tillstånd) har:

Dokumenterad arbetsledarerfarenhet och högskoleutbildning, med inriktning mot funktionsnedsättning/omsorg samt dokumenterade erfarenheter när det gäller funktionsnedsättning/omsorg. I utbildningen skall ingående kunskaper om tillämpliga lagar, förordningar, föreskrifter och allmänna råd inom verksamhetsområdet ingå

Minst 3 års praktisk erfarenhet av arbete heltid med personer med funktionsnedsättning, eller som arbetsledare inom verksamhetsområdet Tidigare kommentar från Carelli Assistans AB: IVO har bedömt att tillräcklig

kompetens finns inom företaget och senast vid inspektion 2017.

Kommunens krav i upphandlingsdokumentet redovisas separat.

3.3 Personal

Totalt antal anställda personer på enheten: avser samtliga brukare i Trosa kommun, 6 personal (2 i varje grupp) vikarier (7st).

Totalt antal anställda på enheten omräknat till helårsanställningar: -

Den finns registerutdrag ur belastningsregistret för personal som arbetar med barn och som anställts efter 1 januari 2011: Är ej tillämpligt i Trosa Kommun.

Ja Nej

3.4 Personalomsättningen

i procent har under de senaste 12 månaderna varit: Ingen mätbar omsättning.

Eventuell personalomsättning beror på: Nytt jobb eller flytt.

3.5 Personalens sjukfrånvaro i procent har under de senaste 12

månaderna varit: Mer frånvaro vid vård av barn , ej stor på grund av sjukdom.

Sjukfrånvarons fördelning på kort-/långtidsfrånvaro är: Ingen siffra

(30)

sida 5 3.6 Personalens kompetens totalt (oavsett anställningsform)

Personal ska ha adekvat utbildning, det vill säga minst gymnasial utbildning med inriktning funktionsnedsättningar. Saknas adekvat utbildning ska minst två års erfarenhet av yrkesområdet vara dokumenterat.

Kompetens

Hur stor andel i procent av personalen har adekvat utbildning eller mer än två års dokumenterad yrkeserfarenhet: De flesta av personalen har arbetat inom vården mer än två år, en utbildad. 80 % arbetserfarenhet 20 % utbildning.

Språkfärdighet

Hur stor andel i procent av personalen behärskar nöjaktigt det svenska språket i tal: I uppföljning framgår att det från tidigare 60% idag är 100 % som behärskar svenska språket. I verksamheten arbetar man mycket med den sociala dokumentationen. Inga kontroller av språket görs. All personal

använder sig av dokumentationssystemet AiAi.

3.7 Personalens anställningsformer

Hur stor andel i procent av den schemalagda personalen är tillsvidareanställda: 0%

3.8 Rutiner för kompetensutveckling, introduktion och handledning Plan finns för personalens kompetensutveckling (inkl färdighet i det svenska språket i tal och skrift)

Rutin finns för introduktion av nyanställda

Rutin finns för information om sekretesslagstiftningen Handledning (extern) finns att tillgå

Kommentar: I uppföljning med områdeschef framgår att verksamheten erbjuder assistansutbildningar för personalen 1 gång per år,

arbetsledarutbildning en gång per år. Vidare arbetar man mycket med framtagande av checklistor för att tydliggöra rutiner som gäller för arbetsplatsen utifrån föreskrifter.

Språkfärdighets krav- Åtgärder att tillförsäkra att man behärskar och kan kommunicera med brukare och annan personal. Tidigare tog medarbetarna kort till chef så att denne kan förklara och att inget missas hos brukare.

Digitala system fanns men alla i personalgruppen kan inte använda sig av systemet utan skrev för hand. Enligt nuvarande områdeschef stämmer inte detta längre. Personalen antecknar själva och kan använda sig av systemet.

Introduktion till nyanställda finns, information om sekretess finns. Extern handledning har inte förekommit. Kompetensutvecklingsplan finns för medarbetare.

4. Stödperson och personal runt brukaren

Det finns en eller flera dokumenterad(e) kontaktansvarig(e) för varje brukare

Brukaren har möjlighet att byta stödperson enligt en given rutin Rutin finns för hur personal introduceras för en (för personalen) ny brukare

(31)

sida 6 Utföraren har en rutin för att fastställa och uppnå brukarens behov av

kontinuitet

Utföraren har en rutin för att fastställa brukarens behov av ev minimering av antalet personal

Kommentar: Kontaktansvarig finns i varje grupp. Möjlighet att byta

kontaktansvarig finns enligt rutin. Utgår utifrån det behov/önskemål som brukaren har.

5. Dokumentation med utgångspunkt från riktlinjerna

Dokumentationen ska föras på ett respektfullt sätt utifrån den enskildes integritet och de tre vägledande uttrycken: tillräcklig, väsentlig och korrekt.

5.1 Övergripande dokumentation

Det finns löpande dokumentation. Antal brukares löpande dokumentation som kontrollerades vid uppföljningen: Två

Dokumentationen förvaras på ett betryggande sätt Det finns en rutin för hur avslut av insats ska utföras

Genomförandeplaner finns för samtliga brukare. Ange i procent för andelen brukare som inte har genomförandeplan:

Samtliga brukare och/eller dess företrädare deltar vid upprättande av genomförandeplan. Ange i procent för andelen brukare som inte deltar vid upprättande av genomförandeplan:

Samtliga genomförandeplaner har upprättats inom två veckor från insatsens början. Ange i procent för andelen genomförandeplaner som upprättats inom två veckor:

Utföraren dokumenterar frånvaro av insats som en avvikelse gentemot genomförandeplan: ej aktuellt

Kommentar: Verksamheten använder dokumentationssystemet AiAi.se.

Områdeschef genomför utbildningar. Alla brukare har genomförandeplan.

Brukarna har, utifrån egen förmåga, varit medverkande vid upprättande av planen (sammanfattande bild enligt intervju med utförare och

brukarenkät). Genomförandeplan och socialdokumentation sparas i systemet. Tidigare skrevs journalanteckningar för hand av medarbetare och sammanställs i efterhand i samråd med chef, då man inte kunde hantera dokumentationssystemet. Enligt den nuvarande områdeschefen har detta förbättrats. Den lokala dokumentationen sparas i skåp hos enskild. Hos samtliga finns pärm med information till både den enskilde och medarbetaren. Vid uppföljning framkommer att man arbetar ständigt med förbättringsarbete med handledning, interna utbildningar och rutiner.

(32)

sida 7 5.2 Genomförandeplaner

Genomförandeplanerna innehåller:

Stödpersonens namn: ej

Sammanfattning av beställningen :ej

Vad som ingår i insatsen (t ex stöd avseende att handla, tvätta eller vad den enskilde behöver för stöd för att klara av att delta på en

sysselsättningsverksamhet etc):

Den enskildes fritid och det stöd som behövs finns tydligt beskrivet i genomförandeplanen:

Mål, delmål och syfte med insatsen: ej

(ej vem) Hur och När insatsen ska genomföras (arbetssätt) och Vem som ska ge stödet :

Datum för utförarens/ställarens uppföljning av genomförandeplanen :ej Underskrift av enhetschef/den som förestår verksamheten: ej

Underskrift av den enskilde och/eller dess företrädare: ej

Antal genomförandeplaner som kontrollerades vid uppföljningen: Två Kommentar: Uppföljningen visar att genomförandeplanen behöver

tydliggöras, och följa de krav om ställs i avtal/kravspecifikationen. Det som framgick av genomförandeplanerna var på vilket sätt den enskilde skulle stöttas i sin vardag och vilken dag som avsågs.

Uppdragsbeskrivning finns tillgänglig för medarbetare i aktuell pärm. Vid uppföljning med områdeschef framgår att ett förbättringsarbete i fråga har inletts och beräknas pågå under det kommande året.

6. Synpunkts- och klagomålshantering

Rutin finns för synpunkts- och klagomålshantering

Rutin finns för uppföljning och utvärdering av synpunkts- och klagomålshanteringen

Rutin finns för att ge information till den enskilde avseende synpunkts- och klagomålshanteringen inklusive för var hon/han ska vända sig för att lämna synpunkter och klagomål

Redovisning finns över inkomna synpunkter och klagomål samt vilka åtgärder som vidtagits med anledning av dessa

Antal genomförandeplaner som inkommit de senaste 12 månaderna: Ej tillämplig.

Kommentar: Rutin finns gällande synpunkts- och klagomålshantering. Dock framgår inte om rutin finns av uppföljning och information till den

enskilde. Enligt områdeschef dokumenteras avvikelser i AiAi, vilket gör att det är tillgängligt för både personal och brukare att följa processen.

Personal och brukare, samt anhöriga ges information om avvikelsehantering och förändring av rutiner. Det finns även en

kvalitetsredovisning gällande avvikelser, samt synpunkter och klagomål.

(33)

sida 8

7. Samarbete/samverkan med beställaren, utförare och övriga myndigheter

Rutin finns för hur ansvar och uppgifter ska fördelas mellan beställare och utförare

Rutin finns för att utförare underrättar berörd nämnd om väsentliga förändringar i verksamheten

Rutin finns för att utförare underrättar berörd nämnd om väsentliga förändringar kring den enskilde

Rutin finns för hur samverkan med andra myndigheter till exempel habilitering, psykiatri och primärvård ska gå till

Kommentar: Rutiner enligt ovanstående punkter finns enligt avtal. Andra samverkans forum finns utifrån behov från enskilda.

8. Övriga rutiner

Finns dokumenterade arbetssätt och kontinuerlig fortbildning för att säkerställa:

Ett respektfullt bemötande Den enskildes trygghet

Metodutveckling

Utvecklar utföraren sina arbetssätt enligt en specifik metod? I så fall enligt vilken metod:

Om inte: Görs metodutveckling på annat dokumenterat sätt? I så fall, hur:

Kommentar:

I rutin och checklista för Introduktion för nyanställd ingår

värdegrundsinformation. En specifik utbildningsplan skapas för varje arbetsgrupp som följs upp årligen.