Budgetskrivelse 2020
Valnämnden
Innehållsförteckning
Sammanfattning ...4
Förändringar i omvärlden...6
Förändring och utveckling av nämndens verksamhet...7
Begäran om investeringsram ...9
Investeringsram...9
Sammanfattning
Allmänt om verksamheten
Valnämnden fullgör, enligt sitt reglemente, de uppgifter som enligt gällande författningar ankommer på valnämnd vid genomförandet av val till riksdagen, landstingsfullmäktige, kommunfullmäktige och Europaparlamentet samt vid genomförandet av folkomröstningar, opinionsundersökningar eller liknande.
Valnämnden har därför sedan 2018 en ny förvaltningsorganisation som under valår bistås med olika stödfunktioner av stadskontoret. Ett permanent valkansli består av en valchef och en
valsamordnare/nämndsekreterare. Under valår bistås valkansliet med ökade befattningar och kompetenser för att kunna genomföra val i enlighet med vallagen. Valnämnden består av sju ledamöter och sju
ersättare.
Under år då det inte förekommer några val eller omröstningar är nämndens arbete inriktat på att utvärdera tidigare genomförda val med utblick och inriktning på genomförande av kommande val samt
kompetensutveckling. Det finns inga planerade val eller andra omröstningar under 2020, men det rådande politiska landskapet motiverar en högre beredskap för att kunna hantera eventuellt extraval under 2020.
Valkansliet är särskilt sårbart inför ett sådant eventuellt extraval eftersom den person som samordnat förtidsröstningen under många föregående val inte längre kommer att vara tillgänglig för detta uppdrag.
Denna kompetens har därför förts vidare till en för tillfället tidsbegränsad anställning som avslutas i juni 2019. Det finns med andra ord ett stort behov av att säkerställa tillgång till denna erfarenhet och
kompetens till samordning av förtidsröstning vilket är ett ständigt växande fenomen och viktigt moment i förrättandet av val.
Bakgrund
Under 2017 genomfördes en utredning och analys för att anordnandet av val ska kunna ske på ett
rättssäkert och ändamålsenligt sätt. Utredningen presenterade ett förslag till ny valorganisation för Malmö stad. Fokus var att skapa en organisation som är effektiv, professionell och kvalitetssäkrad. Utredningens slutsats är att en förstärkning av valorganisationen krävs med ett flertal befattningar och kompetenser.
Inför valåret 2018 beslutades att en tjänst som valchef skulle inrättas och en administrativ assistent samt att ansvaret för förtidsröstningen skulle hanteras av en konsult (fd. anställd personal). Under valåret har denna organisation varit förstärkt med tillfälligt anställda medarbetare från stadens förvaltningar. En bemanning av tre permanenta personer förordades, som mellan valen vid behov skulle kunna kombinera sitt uppdrag inom ett eller flera av områdena säkerhetsfrämjande, projektledning och
utredningsverksamhet inom förvaltningsavdelningen/stadskontoret.
Organisering och utveckling av förtidsröstning. Antal och andel förtidsröster har under de senaste valen uppvisat en ständig ökning. Nya lagkrav innebär dessutom att kommuner ska erbjuda sina medborgare möjlighet att få besök av ambulerande röstmottagare. Detta kräver att kompetensen måste bevaras och utvecklas även mellan valåren.
Tillgänglighet till röstmottagningslokaler och samverkan med andra berörda förvaltningar är en ständigt aktuell fråga som måste hanteras löpande även mellan valåren.
Valnämnden har implementerat och konfigurerat ett nytt valadministrativt system för hantering av bland annat vallokaler, röstmottagare och arvodesutbetalningar. Det finns många utvecklingsområden för hur detta system bättre ska kunna tillgodose valkansliets administrativa behov. Valnämnden ska administrera detta system även mellan valår, upprätthålla kompetens kring hanteringen och inte minst delta i nätverk för att vidareutveckla detsamma.
Därtill tillkommer även frågor kring det nuvarande arvoderingssystemet som bör ses över för vaktmästare i samband med val, översyn av lagerhållning, arkivering samt ett fortsatt arbete med frågor kring
elektronisk röstning.
Det kommunala ansvaret för att genomföra val är omfattande. Under tidigare mellanvalsår har ett större antal tillsvidareanställda personer från stadskontoret delvis arbetat med valfrågor vilket har säkerställt att erfarenhet och kompetens har funnits i organisationen. Tre av dessa har därefter gått i pension vilket ytterligare har ökat behovet av att bygga upp ny kompetens inom valsektionen. Idag finns finansiering för två personer, men för en skapa en ökad beredskap och upprätthållande av nödvändig kompetens görs bedömningen att ytterligare en person bör arbeta med valfrågor under 2020 med inriktning
förtidsröstning, Även under 2021 bör valnämnden erhålla en ökad normalbudget som är anpassad efter den nya valorganisationen för de år inga val genomförs.
År 2022 kommer valnämnden att organisera allmänna val. Med beaktande av befolkningsökning, förändrade lagkrav, pris- och löneökningar har begäran för 2022 räknats upp med 20 % jämfört med faktiska kostnader 2018. Detta följer sedan tidigare använd uppräkningsmetod.
År 2024 kommer valnämnden att organisera val till Europaparlamentet. Med beaktande av
befolkningsökning, förändrade lagkrav, pris- och löneökningar har begäran för 2024 räknats upp med 20 % jämfört med faktiska kostnader 2019. Detta följer sedan tidigare använd uppräkningsmetod.
Förslag till beslut
Valnämnden kansli ska bestå av en valchef, en person ansvarig för förtidsröstning och en
nämndsekreterare/valsamordnare som under icke valår arbetar med valnämndsärenden, utredningar och nätverk kring valfrågor inför kommande val samt i förekommande fall även kan arbeta med
säkerhetsfrågor, projektledning och utredningsverksamhet inom stadskontoret.
Förändringar i omvärlden
Här besvarar nämnden följande frågeställningar:
Vilka viktiga beslut, händelser och förändringar i omvärlden förväntas påverka nämnden under 2020 och framåt och på vilket sätt?
Vilka förändringar ser nämnden behov av i Malmö stad som helhet som skulle möjliggöra förbättringar i den egna verksamheten?
Det nya politiska landskapet efter RKL-valet 2018 innebär en ökad möjlighet att extraval kan komma att utlysas. Detta kräver en större beredskap för att hantera under mandatperioden.
Andelen förtidsröster har under de senaste valen uppvisat en ständig ökning. Nya lagkrav innebär dessutom att kommuner ska erbjuda sina medborgare möjlighet att få besök av ambulerande
röstmottagare. Detta innebär en större organisation kring förtidsröstningen, något som har hanterats med hjälp av inhyrd konsult med lång erfarenhet av uppdraget. Detta är dock inte hållbart och kompetensen för att samordna förtidsröstning bör finnas inom Malmö stads organisation och med fördel inom stadskontorets valsektion.
Det svenska valsystemet har i samband med RKL-valet 2018 ifrågasatts i den offentliga debatten, i vilken Malmö stads valkansli har deltagit. Det är viktigt att valnämnden och valkansliet upprätthåller
valkompetens och delaktighet i olika former av nätverk som diskuterar framtida valsystem och valadministration.
Malmö är en ständigt växande stad vilket ökar behoven av att arbeta med valgeografi och utformning av nya indelningar av valdistrikt.
Förändring och utveckling av nämndens verksamhet
Här besvarar nämnden följande frågor:
Vilka verksamhetsförändringar, effektiviseringar eller kvalitetsutveckling har nämnden genomfört senaste tiden som har betydelse för kommande år?
Vilka verksamhetsförändringar, effektiviseringar eller kvalitetsutveckling pågår eller planeras inom nämnden framöver och varför?
Hur planerar nämnden att finansiera kommande verksamhetsförändringar, effektiviseringar eller kvalitetsutveckling?
Under 2018 och 2019 har den nya valorganisationen genomfört två val, RKL-val 2018 och EU-val 2019, vilket har inneburit en ökad erfarenhet och kompetens på många områden. Struktur och arbetssätt för förtidsröstning har utvecklats, och ett nytt system för ambulerande röstmottagning har skapats. Nya rutiner har formulerats och inarbetats i organisationen. Ett nytt valadministrativt system, Kaskelot, har implementerats och kommer även under icke valår ha behov av uppdateringar och allmän drift.
Under tidigare mellanvalsår har ett större antal tillsvidareanställda personer från stadskontoret delvis arbetat löpande gentemot valnämnden samt med övriga valfrågor. Detta har säkerställt att erfarenhet och kompetens har funnits i organisationen. Tre av dessa personer har därefter gått i pension vilket ytterligare har ökat behovet av att bygga upp ny kompetens inom valsektionen. Under mellanvalsår består den nya valorganisationen av en valchef och en nämndsekreterare/valsamordnare, men för en skapa en ökad beredskap och upprätthållande av nödvändig kompetens inom valsektionen, främst inom förtidsröstning, görs bedömningen att ytterligare en person bör tillhöra valorganisationen under 2020. Inte minst kräver det nya politiska läget en betydligt större beredskap för att kunna hantera ett eventuellt extraval.
En ökad polarisering och hätskare samhällsdebatt innebär att trygghet- och säkerhetsfrågor kring valprocessen bör ha högre prioritering även under mellanvalsår.
Malmö är en växande stad och det finns ett behov av att göra en översyn av valgeografi och indelningar i valdistrikt. Detta kan innebära ett behov av extern konsulthjälp i det fall nödvändig kompetens inte finns inom Malmö stad.
Valnämnden har vid sammanträde diskuterat kommunfullmäktiges mål och hur man lämpligast kan arbeta med dessa. Valnämnden har dock inte beslutat om några nämndsmål i anslutning till
kommunfullmäktigemålen eftersom nämnden har gjort bedömningen att nämnden inte på ett konkret sätt kan bidra till att uppnå kommunfullmäktigemålen. Valnämndens inriktning under mellanvalsåren är att diskutera strategier och prioriteringar inför kommande val varvid ett antal av kommunfullmäktiges mål kommer att beröras. Särskild fokus kommer att läggas på tillgänglighet till vallokaler och
förtidsröstningslokaler såsom enhetliga och generösa öppettider, hjälp och stöd åt personer med någon funktionsnedsättning. Riktlinjer för rekrytering av röstmottagare ur ett jämlikhets- och
jämställdhetsperspektiv samt för att säkerställa att röstmottagarna har rätt kompetens och erfarenhet för uppdraget avses att arbetas fram. Valnämnden kommer även att diskutera hur man i ett tidigt skede kan samverka med andra berörda förvaltningar om lokalförsörjning inför valet. Dessa diskussioner om strategier och prioriteringar anknyter till kommunfullmäktiges mål 1 om en ung global och modern stad, mål 4 om en öppen stad, mål 5 om en stad för alla och mål 6 om en trygg och tillgänglig stad.
Under 2020 kommer valnämnden även att påbörja en översyn av valgeografin (dvs. valdistrikt och valkretsar) med hänsyn till befolkningsförändringar.
Valnämnden kommer även att fortsätta att arbeta med frågor kring elektronisk röstning.
För att kunna bemanna en fullgod valorganisation som kan bevara nödvändig kompetens, uppfylla sina huvudsakliga ansvarsområden, utveckla sin verksamhet samt upprätthålla en tillräcklig beredskap bör valnämnden få ett ökat kommunbidrag som innebär att valsektionen kan bemannas med tre permanenta funktioner (valchef, nämndsekreterare/valsamordnare och person ansvarig för förtidsröstning).
Begäran om investeringsram
I detta avsnitt beskrivs nämndens planerade investeringar för 2020 med plan för 2021-2025.
För att den nya valorganisationen ska ges möjlighet till att konsolideras krävs att befintlig kompetens kan bevaras inom organisationen. Det är med denna kompetens som valorganisationen kan förväntas uppfylla sina huvudsakliga ansvarsområden, utveckla sin verksamhet samt upprätthålla en tillräcklig beredskap.
Detta kräver att valnämnden ges ett ökat kommunbidrag som innebär att valsektionen kan utöka sin bemanning från två till tre permanenta funktioner (valchef, nämndsekreterare/valsamordnare och person ansvarig för förtidsröstning).
2020 kommer valnämnden att påbörja en översyn av valgeografin. Härvid kan det bli aktuell att anlita extern konsulthjälp för det fall nödvändig kompetens inte finns inom Malmö stad. Detta kan komma att leda till en begäran om förändrat kommunbidrag.
Investeringsram
Begäran om investeringsram 2020 samt plan för 2021-2025 (belopp i tkr)
Begäran Plan
Investeringstyp 2020 2021 2022 2023 2024 2025
500 15 132 13 572
Summa investeringsram 500 15 132 13 572
Budgetskrivelsens terminologi om investeringsram passa mindre bra in vad gäller karaktären av valnämndens verksamhet med anordnande av val vart fjärde och femte år.
Under 2020 kommer valnämnden att organisera allmänna val. Med beaktande av befolkningsökning, förändrade lagkrav, pris- och löneökningar har begäran för 2020 räknats upp med 20 % jämfört med 2018.
År 2024 kommer valnämnden återigen organisera val till Europaparlamentet. Med beaktande av befolkningsökning , förändrade lagkrav, pris- och löneökningar har begäran för 2020 räknats upp med 20 % jämfört med 2019.
Det ordinarie kommunbidraget täcker bl.a. arvoden till förtroendevalda, studieresor, hyra för lagerlokaler och andra löpande förvaltningskostnader. De löpande förvaltningskostnaderna kommer att kvarstå även under 2020, men det finns ett behov av ökat kommunbidrag på 500 tkr. för att täcka
förvaltningsorganisationens bemanningsbehov.
Valnämnden har en begränsad förvaltningsorganisation som bistås med olika stödfunktioner av
