Kompetensbehov vid affärsavslut -
en kvalitativ studie om affärsavslut mellan
inköpande företag och dess mindre leverantörer.
Kandidatuppsats 15 hp
Företagsekonomiska institutionen Uppsala universitet
VT 2018
Datum för inlämning: 2018-06-01
Natalie Stevendal
Rebecka Garpenskog
Handledare: Virpi Havila
Förord
Vi vill tacka alla involverade parter som gjort denna kandidatuppsats möjlig. Först och främst vill vi tacka de informanter från ICA och Coop som tagit sig tid till att ställa upp på intervjuer.
Vi vill även tacka vår handledare Virpi Havila för vägledning och stöd under studiens gång.
Sist men inte minst vill vi rikta ett tack till övriga studenter i seminariegruppen för dess värdefulla feedback under dessa veckor.
__________________________ ___________________________
Natalie Stevendal Rebecka Garpenskog
Sammanfattning
Kompetens vid avslutandet av affärsrelationer anses vara en viktig del för ett företags framtid.
I denna uppsats undersöker vi om det finns ett kompetensbehov då inköpande företag avslutar relationer med dess mindre leverantörer. Insamlat material har gjorts genom semistrukturerade intervjuer där leverantörsansvariga, med olika befattningar, från ICA och Coop har medverkat.
Sex intervjuer har gjorts med informanter på olika positioner. Vi har även undersökt anledningar som ligger till grund för ett avslut med en leverantör såväl som hur den avslutande processen går till. Detta för att kunna utröna om ett behov av kompetens för affärsavslut med mindre leverantörer finns. Sex intervjuer har gjorts med informanter på olika positioner inom dagligvarubranschen. Studiens mest utmärkande resultat är att det inte förekommer någon gemensam mall för den avslutande processen men att informanterna ändå följer ett välvårdat avslut enligt Alajoutsijärvi et al. (2000) teori. Kompetens för avslut tycks finnas trots att alla informanter kommer från olika bakgrund vilket gör att avslutandeprocessen ser olika ut.
Kompetensutveckling för inköpande företag gällande affärsavslut med mindre leverantörer är på så sätt inte nödvändig.
Nyckelord: Kompetens, affärsavslut, relationer, inköpande företag, den avslutande processen
1. Inledning 1
1.2 Syfte 3
1.3 Disposition 3
2. Teoretiskt ramverk 4
2.1 Process vid avslut 4
2.1.2 Det inköpande företaget beslutar om avslut 4
2.1.2 Relationen vissnar 6
2.2 Kompetensbehov vid avslut av affärsrelationer 7
2.3 Analysmodell 9
3. Metod 10
3.1 Val av metod 10
3.1.1 Operationalisering av teoretiskt ramverk 11
3.2 Val av företag 11
3.3 Val av informanter 13
3.4 Analysmetod 14
4. Empiri 16
4.1 ICA handlare A 16
4.2 ICA handlare B 17
4.3 Försäljningschefen på ICA 18
4.4 Inköpare på ICA-gruppen 19
4.5 Sammanfattning av svar 21
4.6 Franchisetagare av Coop-butik 22
4.7 Inköpschefen på Coop 23
4.8 Sammanfattning av svar 25
5. Analys 26
5.1 Process vid avslut 26
5.2 Vilken kompetens? 28
6. Slutsats 31
7. Framtida forskning 32
8. Källförteckning 33
9. Bilagor 37
9.1 Bilaga 1 37
1
1. Inledning
När ett företag väljer att avsluta en befintlig relation med en utomstående part är kompetens hos det avslutande företaget av yttersta vikt (Geersbro & Ritter, 2012). Intresset för forskning om relationer har sen lång tid tillbaka varit aktuellt, speciellt med fokus på hur företag kan förbättra relationer samt hur de kan etablera nya (Grönroos, 2002). En stor del av tidigare forskning inkluderar olika faser av att bygga upp en köp-och-sälj relation samt hur en relation ska underhållas (Halinen & Tähtinen, 2002). Chen, Dooley och Rungtusanatham (2016) menar även att uppmärksamhet har riktats mot hur och varför köpare och säljare förenas för att samarbeta. Även om relationer i sig är betydande för forskning belyser Choi, Dooley och Rungtusanatham (2001) att avslutandet av relationer endast studerats i liten utsträckning. Detta trots att avslut kan ha både strategiska och kritiska konsekvenser för parterna i relationen (ibid.). Författarna menar att goda affärsrelationer blir lidande av att företag enbart förstår hur relationen ska etableras och inte hur de ska gå tillväga när de eventuellt ska avsluta den.
Forskning visar att överlag kan relationer medföra många fördelar (Axelsson & Agndal 2012, 314; Grönroos 2002), däremot menar Håkansson och Snehota (2006) att relationer även kan medföra nackdelar för företag om de inte sköts på rätt sätt. De hävdar bland annat att företag som verkar i en relation kan komma att förlora en del av kontrollen av relationen eftersom relationer ständigt förändras och kan påverkas av oförutsägbara händelser. Författarna menar även att relationer är tidskrävande att bygga upp och att en specifik relation kan stänga dörren för en annan potentiell relation. Andra forskare som konstaterar detta argument är Zaefarian, Forkmann, Mitrega och Henneberg (2016) som menar att affärsrelationer mellan inköpande företag och leverantörer är av yttersta vikt för framgångsrikt samarbete och i slutändan för företagens framgång. Trots vikten av detta har större delen av tidigare forskning utgått från leverantörssidan (Pressey & Xuan Qiu, 2007; Zaefarian et al., 2016; Hocutt, 1998) och inte det inköpande företagets sida. En relation kan avslutas av antingen inköparen, leverantören eller ett gemensamt beslut, även det inköpande företaget har alltså en påverkan i avslutande relationer (Mathews och Pressey, 2003). Mathews och Pressey (2003) menar även att det inköpande företaget oftast avslutar relationen. Detta gör det därför intressant att utföra en studie från det inköpande företagets perspektiv.
2 Affärsrelationer kan bidra med lönsamhet, men i vissa fall behöver de även avslutas. Ett avslut bör göras strategiskt då ett icke planerat och mindre välvårdat sätt att avsluta en relation kan bidra till ekonomiska problem, både i direkta kostnader samt indirekta kostnader såsom förlorade marknadsandelar, omställningskostnader och förlorat anseende (Halinen & Tähtinen, 2002). Detta visar tydligt att den avslutande processen är viktig att behandla väl då företag gärna undviker dessa kostnader. En studie gjord av Pressey och Mathews (2003) behandlar försök att förena fyra kategorier av relationsavslut mellan olika typer av företagsrelationer.
Studiens resultat visar att relationsavslut från det inköpande företagets sida är den mest förekommande formen av avslut. Ett inköpande företag kan enkelt skifta från en leverantör till en annan, vanliga anledningar till detta är att det finns ett stort utbud av leverantörer att välja bland eller att en stor del av potentiella leverantörers erbjudanden är likvärdiga (Axelsson &
Agndal 2012, 319).
Geersbro och Ritter (2012) menar att alla företag inte besitter kompetensen för att genomföra ett avslut. Detta trots att företagets värde kan öka genom att ha tydliga riktlinjer för hur avslut bör ske. Dessa riktlinjer kan företaget erhålla genom att chefer inför rutiner för den avslutande processen. Ytterligare forskning kring kompetens är gjord av Zaefarian et al. (2016) som talar för betydelsen av att motivera anställda till att upplösa olönsamma relationer på ett välvårdat sätt. Författarna menar att strategin för den avslutande processen grundas i företagets kapacitet att avsluta relationer vilket påverkas av företagskulturen, speciellt företagets attityd mot att acceptera avslut. När relationer skall avslutas är kompetens hos företagets medarbetare betydande, dessvärre prioriteras inte denna aspekt hos alla företag (Geersbro & Ritter, 2012).
Zaefarian et al. (2016) menar att beslutet att avsluta en relation inte alltid är enkel, många företagsledare menar att vissa gånger är de för blyga för att avsluta en relation till partners som endast är en belastning. Zaefarian et al. (ibid.) lägger dock stor vikt vid betydelsen av att göra sig av med dessa typer av relationer. Författarna menar att resurser som investerats i relationen kan frigöras och återinvesteras i andra relationer, därigenom främjar företaget sina möjligheter till vidare innovation och framgång (ibid.).
Alajoutsijärvi, Möller och Tähtinen (2000) har utvecklat en modell vilken beskriver hur ett välvårdat avslut bör gå till. De skriver i sin artikel om betydelsen av att företag avslutar relationer på ett välvårdat sätt med så kallade avslutsstrategier. Genom att använda sig av avslutsstartegier görs avslutet på ett sätt som minimerar eventuella skador på leverantör och inköpande företag, men även andra aktörer som på något sätt varit involverade i relationen. Det
3 krävs därför specifika riktlinjer hos företag där medarbetarna får kunskap om hur de ska hantera affärsavslut. (Alajoutsijärvi et al., 2000) Trots att det visat sig viktigt att sköta relationsavslut på ett välvårdat sätt har vi endast funnit tidigare forskning för välvårdade avslut inom IT- branschen.
Avslutandet av en relation mellan två aktörer definieras med hjälp av Geersbro och Ritters (2012) artikel om affärsavslut. De skriver att ett avslut har ägt rum när all affärsinteraktion mellan de två aktörerna i en relation har upphört. Kompetens vid avslut anser vi att det inköpande företaget besitter då man använder sig av avslutandestrategier som Alajoutsijärvi, Möller och Tähtinen (2000) anser vara nödvändiga vid affärsavslut.
1.2 Syfte
Syftet med studien är att bidra till djupare kunskap kring inköpande företags kompetens när de avslutar relationer med mindre leverantörer. Med djupare kunskap menar vi vilken grad av kompetens som inköpande företag besitter vid affärsavslut, detta i relation till hur ett välvårdat avslut bör gå till enligt tidigare forskning. Genom att genomföra denna studie kan vi konstatera om det finns kompetens vid affärsavslut hos inköpande företag. Genom detta resultat kan vi bedöma om ett behov av kompetens finns eller ej.
1.3 Disposition
Studiens inledande kapitel har nu presenterats för att ge läsaren en förståelse kring det ämne som studien ämnar undersöka. Följande kapitel består av studiens teoretiska ramverk som ligger till grund för studiens analysmodell. Fortsättningsvis redogör vi för den metod som använts i studien. Vidare presenteras det insamlade materialet i ett empirikapitel med följande analys i nästkommande kapitel. Avslutningsvis skildras de slutsatser vi kommit fram till. Även förslag för framtida forskning presenteras.
4
2. Teoretiskt ramverk
I det teoretiska avsnittet presenteras två delar; den första delen presenterar avgörande faktorer vid avslut och hur den avslutande processen kan gå till på ett välvårdat sätt. Den andra delen presenterar kompetensbehov hos företag vid avslutandet av affärsrelationer.
Sammanfattningsvis presenteras vår analysmodell vilken har utvecklats från det teoretiska ramverkets relevanta delar.
2.1 Process vid avslut
Alajoutsijarvi et al. (2000) menar att företag kan hantera ett avslut mellan köpare och säljare först när de förstår hur själva processen går till. För att kunna göra ett välvårdat avslut av relationen bör det inköpande företaget genomgå och skaffa sig kunskap om den process som författarna tagit fram (ibid.). Alajoutsijarvi et al. (2000) skriver även att företag i vissa fall inte behöver genomgå hela processen och att processen kan komma i annorlunda ordning än beskrivet. Vi har delat upp modellen i två delar för att ramverket skall vara anpassat till vår studie. Den första delen visar den process som det inköpande företaget genomgår när de tar beslutet om att ett avslut skall äga rum och den andra delen visar hur processen går till när relationen vissnar.
2.1.2 Det inköpande företaget beslutar om avslut
Enligt Pressey och Mathews (2003) görs majoriteten av avslut på det inköpande företagets begäran och beror ofta på att relationen inte är lönsam för det inköpande företaget. Andra anledningar är priset på varor och tjänster, att kommunikationen mellan parterna missköts, önskan om en mer lokal leverantör, brist på engagemang, önskan om att istället arbeta med en konkurrent samt på grund av service och teknologi inte fungerar. Hocutt (1998) beskriver sin syn på avgörande faktorer vid den avslutande processen. Författaren menar att det inköpande företaget kan bestämma sig för att upplösa en relation då denne känner att relationen är för starkt styrd av leverantören eller av missnöje. Situationen uppstår då det inköpande företaget upplever att utträdesbarriärerna är för höga eller att det finns bättre alternativa leverantörer på marknaden. Köpare kan också ofrivilligt avsluta en relation på grund av press från utomstående aktörer. (Hocutt, 1998) När missnöjet är känt är det dags för det inköpande företaget att påbörja ett avslut med leverantören. Det inköpande företaget kan genomgå fyra olika delmoment; (1) det inköpande företaget utvärderar situationen, (2) det inköpande företaget avslutar eller meddelar leverantören om eventuellt avslut, (3) det inköpande företaget väljer
5 kommunikationsstrategi vid eventuellt avslut och (4) andra berörda aktörer i den avslutande relationens nätverk meddelas.
Det inköpande företaget utvärderar situationen
I denna del av avslutandeprocessen skriver Alajoutsijarvi et al. (2000) att faktorer som påverkar relationen negativt har uppdagats och ansvarig individ för relationen till det säljande företaget gör en bedömning om relationen bör avslutas. Om ansvarig individ då anser att relationen bör avslutas måste denne övertyga organisationen att det är behövligt och gynnsamt. Det inköpande företagets möjlighet att avbryta påbörjade överenskommelser med säljaren är avgörande för att detta beslut ska kunna tas. I denna process utvärderas även möjligheten till samarbete med nya aktörer. Om upplösning av relationen inte anses möjlig kan det inköpande företaget komma att investera mindre i relationen, minska informationsutbytet, visa mindre lojalitet, visa mindre engagemang och/eller tappa förtroendet.
Inköpande företaget avslutar eller meddelar leverantören om eventuellt avslut
Alajoutsijarvi et al. (2000) skriver att i denna del av avslutandeprocessen beslutar en aktör i maktposition eller grupp i det inköpande företaget hur framtiden av relationen ser ut. Två strategier kan tas i beaktande i detta steg; avsluta eller meddela. Genom att det inköpande företaget använder avslutandestrategin innebär det att den har för avsikt att upplösa relationen och eventuellt hitta en ny partner. Meddelandestrategin innebär att det inköpande företaget konfronterar det säljande företaget med anledningen till varför ett avslut önskas, det ger i sin tur en möjlighet för båda parter att försöka upprätthålla en god relation och beakta de problem som uppkommit. Detta kan i sin tur leda till att relationen kan fortlöper.
Det inköpande företagets kommunikationsstrategi vid eventuellt avslut
Alajoutsijärvi et al. (2000) skriver i sin studie att kommunikationen av ett eventuellt avslut till leverantören kan göras på ett självorienterat eller ömsesidigt sätt. Det självorienterade alternativet bygger på att det inköpande företagets fokus på egen vinstmaximering. Det ömsesidiga tillvägagångssättet syftar till vilken grad det inköpande företaget tar hänsyn till både sina och leverantörens vinst av handlingen. Valet av kommunikationsstrategi grundar sig i vad som ursprungligen orsakat att relationen har hamnat i en avslutandeprocess men även på hur starkt bandet mellan aktörerna är och vilka resurser de delar eller byggt upp tillsammans.
När det inköpande företaget beslutar om ett avslut kan processen ske på tre olika sätt. Genom den första kommunikationsstrategin sker avslutet på ett självorienterat sätt och den andra
6 kommunikationsstrategin är ömsesidigt sätt. (1) Avslutet kan ske genom att det inköpande företaget ej ger motparten en chans att påverka beslutet och det görs öga mot öga eller/och skriftligen. Författarna menar att skriftliga avslut är den vanligaste formen i dessa situationer.
(2) Den andra typen av kommunikationsstrategi vid avslut hålls en diskussion mellan leverantör och det inköpande företaget i syfte att försöka åtgärda dess brister för att upprätthålla den befintliga relationen. (Alajoutsijarvi et al., 2000)
Andra parter i den avslutande relationens nätverk meddelas
I det sista steget meddelas andra parter som också har en relation till leverantören skriver Alajoutsijärvi et al. (2000). Författarna menar även att om upplösandet av relationen påverkar det inköpande företaget, och dess position i dess nätverk av relationer, så kan det inköpande företaget komma att försöka bibehålla och förbättra bristerna i relationen.
2.1.2 Relationen vissnar
Mathews och Pressey (2003) pekar på att när en relation vissnar grundar det sig i att ingen av parterna betraktar relationen som viktigt. Relationen förlorar sin betydelse eller glöms bort och den avslutas utan att ett specifikt beslut har tagits. När en relation vissnar leder det till en avslutande process som genomgår två delmoment; (1) parterna tappar intresset för relationen och (2) ett avslut äger rum.
Båda parter tappar intresse i relationen
I Alajoutsijärvi et al. (2000) artikel skriver författarna att enligt Tähtinen och Halinen-Kaila (1997) betecknas denna del i avslutandeprocessen av att intresset mellan parterna i relationen har börjat avta vilket bidrar till att bandet försvagas mellan dessa. Hur snabbt en relation vissnar beror dels på vilka anledningar som ligger till grund för att relationen avtar, men även på tillgängligheten av nya partners på marknaden. Alajoutsijärvi et al. (2000) skriver i linje med Keytons studie att långa relationer ofta resulterar i personliga relationer som parterna gärna vill hålla vid liv, det är därför ovanligt att dessa typer av avslut görs självorienterat.
Ett avslut äger rum
Vid en vissnande relation kan avslutet kommuniceras på två sätt: (1) Det självorienterade sättet innebär att relationen avslutas utan någon slags kommunikation. Det finns då ingen intention eller något behov av det inköpande företaget att förmedla anledningen till varför de vill avsluta relationen till det säljande företaget. Vid denna typ av avslut försöker det inköpande företaget
7 förändra sitt beteende gentemot samarbetsparten genom mindre öppenhet, avtagande kommunikation och/eller avsaknad av investeringsintiativ. (2) Det andra tillvägagångssättet innebär att ett avslut sker utan kommunikation på ett ömsesidigt sätt, till exempel att ett projekt med förutbestämd livslängd inte förlängs.
Denna studie ämnar undersöka inköpande företagets perspektiv vilket gör att tidigare forskning riktad mot detta perspektiv blir intressant. Vidare har anledningar som ligger till grund för avslut presenterats, detta eftersom ett avslut ser olika ut beroende på den bakomliggande orsaken. Informanternas svar om anledningar till avslut kommer därför att jämföras med teorin.
Dessa anledningar avgör hur avslutandeprocessen ser ut vilket är nödvändig kunskap för att i sin tur kunna utröna om kompetens finns hos företagen vid de olika typerna av avslut. Även hur teorin förklarar det inköpande företagets process vid avslut kan jämföras med informanternas svar för att utröna om kompetens finns.
2.2 Kompetensbehov vid avslut av affärsrelationer
Det är inte alltid självklart att ett företag äger kompetensen att genomföra ett avslut. Detta belyser Geersbro och Ritter (2012) i sin studie då det finns en möjlighet att öka företagets värde genom att chefer på företaget är noga med att införa rutiner för avslutande processer i organisationen och på så sätt skapa riktlinjer hos företagets medarbetare. Geersbro och Ritter (2012) menar att kompetens vid avslutandet av affärsrelationer inte utvecklas på egen hand och menar att rutiner i form av processer och system borde införas för att hantera och identifiera ej lönsamma affärsrelationer. Kompetens vid avslut kräver utveckling, investering samt att anställda finner motivation till att applicera avslutande rutiner vid avslut. (Geersbro och Ritter, 2012) I ett projektavslut som sker innan avtalstiden löper ut gör cheferna ett aktivt val att avsluta projektet och måste ofta hantera de, emellanåt, besvikna intressenterna såsom leverantörer. Ett affärsavslut påverkar ofta fler parter än de två aktörer som är direkt involverade i avslutet på grund av förbindelsen som en relation har i ett nätverk (Geersbro &
Ritter, 2012).
För att djupdyka i företags behov av kompetens vid avslut och eftersom forskningen kring kompetensbehov vid avslut är begränsad har vi tagit inspiration från en studie som behandlar kompetens vid projektavslut. Även om vi inte specifikt studerar projektavslut kan resultaten från studien om projekt ge oss möjligheten att förstå värdet av kompetens hos företag vid ett
8 avslut. Kompetens vid projektavslut består enligt Havila och Salmi (2009) delvis av kvaliteten och kapaciteten hos de anställda. Författarna har föreslagit termen kompetens inom projektavslut vilket de definierar som förmågan och färdigheten i organisationen och dess anställda att avsluta projekt så att interna- och externa intressenter utsätts för så liten skada som möjligt. Enligt Havila, Medlin och Salmi (2013) visar existerande litteratur, gällande projektstyrning, att dess avslut är något okomplicerat och naturligt. Däremot menar författarna att vissa projektavslut faktiskt kan vara komplicerade, speciellt de som avslutas i förtid.
Missnöjda projektmedlemmar är bara ett exempel på en aspekt som tyder på att avslut är komplicerat. Forskaren Turner, nämnd i Havila et al. (2013), poängterar att färdigheterna för att starta upp och underhålla ett projekt kan skilja sig från de färdigheter som behövs för att avsluta ett projekt. Vidare skriver författarna att ett misslyckat projektavslut kan medför konsekvenser för de involverade parterna då aktörer ofta minns ett ineffektivt avslut.
Litteratur som belyser projektstyrning säger att livscykelns avslut borde budgeteras, planeras och kartläggas på samma sätt som de tidigare stadierna i ett projekt. Annan litteratur belyser behovet av en checklista för projektavslutning (Lock, 2003; Meredith & Mantel, 2000; Turner, 1999) där de avslutande stegen också inkluderar transfer från projektchef till operativ chef, registrering av beskrivning (ex. teknisk data, design), utvärdering samt en slutgiltlig rapport.
Genom att presentera tidigare forskning som belyser behov av kompetens vid affärsavslut, och i sin tur sammanföra det med tidigare forskning kring hur ett välvårdat avslut bör ske, ges möjligheten att undersöka om kompetens finns hos de valda företagen i den avslutande processen. Informanternas svar om hur avslutande processen går till kommer att jämföras med teorin om kompetensbehov vid avslut av affärsrelationer, detta för att kunna hjälpa oss argumentera för värdet av kompetens vid avslut.
Eftersom behovet av kompetens vid affärsavslut visar sig vara viktigt presenteras vidare en mall för den avslutande processen, denna används för att avsluta relationer på ett ordentligt vis.
För att genomgå denna mall krävs kompetens.
9
2.3 Analysmodell
Med denna studie ämnar vi studera om inköpande företag som avslutar relationer frekvent besitter kompetens vid affärsavslut. Om företag besitter kompetens för affärsavslut menar vi att de även kommer följa den process för välvårdat avslut som Alajoutisjärvi et al. (2000) presenterar. Vi anser att ett företag besitter kompetens när de kan avsluta relationer på ett välvårdat sätt, i annat fall behöver kompetens för processen implementeras. Analysmodellen utläses genom att både kompetens och process vid avslut påverkar varandra. Det görs genom att kompetens påverkar hur processen för avslut ser ut samtidigt som själva processen vid avslut visar vilken kompetens som det inköpande företaget har.
Figur 1: Analysmodell
10
3. Metod
I följande avsnitt presenteras den metod som valts för studien samt operationalisering av studiens teoretiska ramverk. Vidare presenteras val av företag och informanter.
Fortsättningsvis presenteras genomförandet av studien och slutligen skildras bearbetning av insamlad data.
3.1 Val av metod
I studien har en kvalitativ forskningsansats tillämpats i form av semistrukturerade intervjuer.
Kvalitativa forskningsmetoder är användbara i många studier och skiljer från den kvantitativa forskningsmetoden genom dess möjlighet att undersöka fenomen på ett djupare plan (Bryman
& Bell 2015, 394-396). Med en kvalitativ metod kan forskare analysera språk vilket skapar en större variation av det insamlade datamaterialet. Informanternas känslor och personliga uttryck kan fångas i kvalitativa intervjuer, likaså möjligheten att förbättra genomförandet av intervjuerna under studiens gång (ibid.). Dessa fördelar är det som motiverar oss till att använda just kvalitativa intervjuer som metod för att samla in datamaterial. Detta eftersom vi studerar olika informanter från skilda företag inom dagligvarubranschen, samtidigt som vi ämnar att fånga deras subjektiva erfarenhet av den avslutande processen. Då flera informanter från olika företag intervjuas kan vi få en mer översiktlig bild av vilken kompetens som finns i den bransch som studeras. Kvalitativa undersökningar har kritiserats av forskare då de menar att metoden är för subjektiv och impressionistisk, det kan på så sätt bidra till att resultaten vilar för mycket på undersökarens osystematiska synsätt om vad som är viktigt och signifikant (Bryman & Bell 2015, 361). En annan aspekt som kvalitativa studier kritiseras för är att det undersökta resultatet blir begränsat. Eftersom intervjuerna genomförts med ett fåtal personer i en viss organisation är det omöjligt att säkerställa att den information som tagits fram kan generaliseras så att det även passar in i andra perspektiv (ibid.). Vi är medvetna om kritiken som riktas mot kvalitativa metoder, däremot är informanternas subjektiva och öppna svar i intervjuerna essentiella för att uppnå studiens syfte.
Vi använder oss av semistrukturerade intervjuer i denna studie. Bryman & Bell (2015, 462) menar att denna typ av intervju kräver att intervjufrågorna är tydligt strukturerade i olika kategorier (se bilaga), samtidigt som intervjuaren kan ställa följdfrågor till informantens svar och på så sätt skapa en mer friflödande konversation utöver de frågor som förberetts (Bryman
& Bell 2011, 467). Semistrukturerade intervjuer är givande i vår situation då vi vill intervjua
11 de ansvariga för leverantörsrelationer i matbutiker utifrån deras egna erfarenheter och upplevelser. Genom att de intervjuade personerna fritt kan beskriva den avslutande processen utifrån deras erfarenheter kommer kompetensen att träda fram. Semistrukturerade intervjuer valdes eftersom den avslutande processen och kompetensbehov vid avslut är upplevelser som informanterna måste beskriva med egna ord.
3.1.1 Operationalisering av teoretiskt ramverk
Intervjufrågorna har formats utifrån det teoretiska ramverket, kompetens vid avslut och den avslutande processen. Vidare har frågorna formulerats så en akademiskt jargong inte dominerar, på så sätt kräver inga förkunskaper hos informanterna för att begripa frågorna.
Frågorna i utformningen av intervjuguiden (bilaga 1) gjordes i form av tre teman som tagits fram utifrån det teoretiska ramverket som används i studien. Frågor som besvarade vem/varför ett avslut sker ställdes först för att ta reda på de anledningar som ligger till grund för avslutandprocessen, detta eftersom teorin tyder på att avslut görs på olika sätt beroende på orsaken. Frågor som svarade på hur ett avslut går till enligt informanterna ställdes därefter, frågorna har utformats för att ta reda på om företagen följer processen för hur ett välvårdat avslut går till enligt Alajoutisjärvi et al (2002). Sist ställdes frågor kring kompetensbehov vid avslut, dessa frågor utformades för att ta reda på hur viktigt kompetens tycks vara hos de inköpande företagen eftersom teorin beskriver kompetens vid avslut som nödvändigt hos företag (Havila och Salmi, 2009). Intervjufrågorna är således uppdelade i tre teman;
vem/varför, hur och kompetensbehov. Teorin användes som ett ramverk i studien för att urskilja de olika processerna som sker vid avslut av affärsrelationer och för att kartlägga behov av kompetens som intervjuobjekten säger sig uppleva. Det är viktigt att betona att de beskrivna tillvägagångssätten för den avslutande processen är individuell och kan inte generaliseras för hur alla avslut går till.
3.2 Val av företag
Exempel på företag som frekvent stöter på avslut är företag som verkar inom dagligvarubranschen (Svensk Dagligvaruhandel, 2018). Genom att studera denna bransch kan vi bidra med en mer enhetlig bild av den avslutande processen hos matbutiker i Sverige, men även studera om det finns ett kompetensbehov vid den avslutande processen med dess mindre leverantörer. På så sätt kommer denna bransch undersökas utifrån det inköpande företagets perspektiv. Dagligvarubranschen har även ett stort och komplext varuflöde, det innebär att företag i branschen arbetar med många leverantörer och i sin tur även stöter på avslut av
12 leverantörsrelationer frekvent (ibid.). Vidare har studier kring dagligvarubranschens kompetens vid avslut med leverantörer ännu inte hittats.
Enligt ICA:s årsredovisning står tre aktörer för 62 procent av marknaden bland dagligvaruhandeln i Sverige; ICA Sverige, Coop och Axfood (ICA-Gruppen, 2017) vilket också gör det intressant att undersöka branschen. I vår studie har ICA och Coop studerats av just denna anledning, de är stora företag vilket i sin tur betyder att leverantörsrelationer troligtvis avslutas mer frekvent än vad mindre företag inom dagligvarubranschen gör. Att endast stora företag har valts i denna studie kan ge tvetydigt svar för vilken kompetens för avslutande processen som inköpande företag besitter, detta då företag i mindre storlek troligtvis skulle besvara frågor för denna studie annorlunda. ICA Sverige är ett av nordens ledande dagligvaruföretag och har 1300 butiker runt om i landet. Verksamheten drivs av ICA-handlare, som var och en, äger och driver en specifik butik där de kan möta sina kunders behov av bland annat lokala leverantörer. (ICA Sverige, 2018) I september 2017 hade ICA 180 lokala leverantörer vilket även förväntas öka (ICA Presstjänst, 2017). Coop-butiker och Stormarknader AB tillhör Kooperativa Förbundet och driver dagligvaruföretag i butikskedjorna Lilla Coop, Stora Coop och Coop. Det finns 655 Coop-butiker i Sverige som ägs av cirka 3.4 miljoner medlemmar i 31 konsumentföreningar. (Coop.se, 2018) ICA och Coop besitter alltså stora marknadsandelar vilket innebär att många varuleverantörer söker sig till just dessa aktörer i hopp om att få distribuera sina varor i deras butiker. Det gör att de ovan nämnda dagligvarubutikerna ställs inför kontinuerliga beslut när det gäller att avsluta relationer till leverantörer för att låta en annan leverantör ta plats. En butik kan trots allt inte få plats med hur många varor som helst och butikerna har vissa riktlinjer som måste följas (ICA-Gruppen, 2017).
Vår studie syftar till att bidra med djupare kunskap kring inköpande företagens kompetens när de avslutar relationer med leverantörer. Företag som arbetar med mindre leverantörer har valts i denna studie eftersom dessa relationer avslutas mer frekvent än med stora leverantörer.
Manuula (2007) menar att åtminstone ICA byter ut mindre leverantörer mer frekvent än de större leverantörerna såsom Arla och Barilla. Att studera den avslutande processen inom dagligvarubranschen blir vidare av intresse eftersom vi endast har hittat Alajoutsijärvi et al.
(2000) modell som studerar välvårdat avslut inom IT-branschen. Vi författare har även tidigare arbetslivserfarenhet inom dagligvarubranschen vilket även gjorde det intressant att studera denna bransch. Med mindre leverantörer menar vi företag vars produkter det finns ett begränsat
13 utbud av, exempelvis produkter eller varor som produceras lokalt eller en leverantör med mindre resurser.
Genom att i denna studie undersöka företag inom dagligvarubranschen kan det innebära en utveckling av befintlig forskning, på så sätt kan ny kunskap gällande kompetens vid avslut med leverantörer erhållas. Vi utgår från inköpande företagets synvinkel eftersom tidigare forskning främst studerat leverantörens perspektiv.
3.3 Val av informanter
För hitta potentiella informanter har vi sökt efter ICA- och Coop-butiker i Sverige på sökmotorn Google. En personlig koppling till dessa personer var alltså obefintlig. De butiker som har varit placerade högst upp i vår sökning har i turordning kontaktas via telefon eller mail.
Efter dessa samtal och mail har vi blivit förda till ansvarig person för leverantörsrelationer vilket betyder att individerna blivit valda genom en snöbollseffekt (Saunders, Lewis &
Thornhill 2009, 240). Detta har i sin tur lett till att en enskild person från sex olika matbutiker har intervjuats. Personer med ansvar för leverantörer har efterfrågats eftersom de kan besvara frågor hur den avslutande processen har gått till utifrån erfarenhet. Detta eftersom de troligtvis, någon gång, har upplevt en avslutande process med en leverantör. Informanter från olika butiker har valts ut för att få en generell uppfattning om dagligvarubranschen i Sverige, vilket inte skulle vara möjligt om endast en butik undersökts. Däremot är det viktigt att läsaren har i åtanke att endast ett fåtal av Sveriges matbutiker har undersökts. Vidare har en person som arbetar på ICAs huvudkontor och fem personer som arbetar i matbutiker blivit intervjuade. Att informanterna inom ICA arbetar på olika delar inom ICA-gruppen kan påverka utfallet på så sätt att de arbetar med olika leverantörer där processerna möjligtvis ser olika ut, däremot arbetar samtliga informanter med mindre leverantörer vilket studien ämnar undersöka. Vidare representerar informanterna sina respektive företag vilket i sin tur kan leda till att information av negativ klang undanhålls eller vinklas för att inte riskera sin position eller företagets anseende (Kvale & Brinkmann 2014, 147). Det kan betyda att information är vinklad till företagens fördel. Informanterna har valt att vara anonyma därför kommer de att benämnas efter ICA handlare A, ICA handlare B, Franchisetagare av Coop-butik, Försäljningschef på ICA, Inköpare på ICA-gruppen och Inköpschefen på Coop.
14 Nedan är en presentation av samtliga informanter, dess befattning samt vilket datum intervjuerna ägt rum.
Figur 2: Respondentschema
Intervjuerna har ägt rum under vecka 16 och 17, 2018, samtliga via telefon. Varaktigheten av intervjuerna var i snitt 40 minuter vilket gav oss ett stort omfång av material, vilket har bearbetats ingående. Genom telefonintervjuer reduceras möjligheten att observera informantens ansiktsuttryck och kroppsspråk (Kvale & Brinkmann, 2014). Vid intervjutillfällena har vi båda deltagit men endast en har ställt frågorna till respektive informant.
Detta för att informanten tydligt skall höra vad som sägs. Användning av ljudinspelning gör det möjligt för oss som intervjuare att fokusera enbart på vad informanterna förmedlar utan distraktion från att anteckna men även att kunna se tillbaka på svar som möjligtvis glömts bort (Bryman & Bell, 2011, 310-311).
3.4 Analysmetod
Efter intervjuerna utförts har vi transkriberat materialet. Den insamlade datan har kodats genom att intervjuerna brytits ner i mindre delar för att lyfta fram information som berör företagens kompetens vid den avslutande processen. Därefter har data bearbetats med hjälp av studiens analysmodell. Analysmodellen har delats in i vilken kompetens som finns vilket avgörs utefter
15 informanternas beskrivande av den avslutande processen. På så sätt kan vi tyda om kompetens för att avsluta relationer på ett välvårdat sätt finns eller om kompetens behöver implementeras.
16
4. Empiri
Avsnittet presenterar den data som samlats in genom semistrukturerade intervjuer. Till att börja med presenteras informanterna som jobbar på ICA och deras svar följt av en sammanfattande tabell för ICA-informanternas svar. Fortsättningsvis presenteras informanterna på Coop och deras svar, även här sammanfattas Coop-informanternas svar i en tabell. Presentationen av de olika informanternas svar har gjorts enligt samma struktur för var och en av informanterna.
Strukturens första del presenterar vem och varför en relation avslutas. Den andra delen redogör informanternas svar om hur den avslutande processen upplevts från inköparens sida. Slutligen presenteras informanternas svar om det upplevda behovet av kompetens vid avslut.
4.1 ICA handlare A
Ica handlare A förklarar att initiativet till ett avslut vanligtvis sker från det inköpande företagets sida och har aldrig varit med om att en leverantör har lämnat ICA. Ett annat förekommande avslut är att en relation rinner ut i sanden, det händer dock mindre ofta. Ica handlare A tror även att avslut med mindre leverantörer sker mer frekvent än avslut med större leverantörer.
Detta då avtalen och kundefterfrågan av produkterna för en mindre respektive större leverantör ser olika ut. Många gånger sker ett avslut genom att avtalet går ut men det händer även att ett avslut sker på grund av att de inte är nöjda med en viss aspekt. Vanligt förekommande anledningar som ligger till grund för ett avslut kan vara att prisbilden inte stämmer överens med marknadspriset eller att den allmänna servicen inte håller en bra standard.
Ica handlare A menar att om en befintlig leverantör exempelvis höjer sitt pris mer än vad det inköpande företaget är beredd att betala, sker i normalfall en omförhandling innan ett avslut är ett faktum. Detta eftersom de helst vill fortsätta med den existerande relationen istället för att bygga upp en ny relation och eftersom de vill ge båda parter en ny chans att yttra sig om det som är av missnöje med och på så sätt försöka hitta ett sätt att lösa problemet på. Ica handlare A menar även att en personlig relation till leverantören är viktig eftersom dem då kan få bättre pris och diskutera synpunkter. Om en mindre leverantör höjer sitt pris kan det inköpande företaget även svara med att inte ta in deras senaste nyheter till butik vilket i sin tur gör att leverantörens varor inte exponeras på ett lika bra sätt som innan. Om detta i sin tur inte löser problemet väljer det inköpande företaget att avsluta genom att låta avtalet löpa ut.
17 Utbildning i hur företaget på bästa sätt avslutar en relation med en leverantör finns inte, Ica handlare A menar även att denne aldrig har reflekterat över om denna kunskap behövs. Ica handlare A menar att det kan hända då en relation avslutas att leverantören går därifrån missnöjd och vid de tillfällena kanske det hade varit bra med mer kunskap eller hjälpmedel för att avsluta på ett bra sätt. Informanten menar vidare att det finns en del internutbildningar som fokuserar på hur det inköpande företaget hanterar och bygger på existerande relationer och att det hade varit intressant att se förslag på hur ett bra avslut ser ut. ICA handlare A beskriver även den personliga relationen som viktig annars kommer relationen att rinna ut i sanden. ICA handlare A anser även att kompetensen för att avsluta på ett bra sätt med en leverantör är något som en anställd erhåller genom erfarenhet.
4.2 ICA handlare B
Det finns många olika anledningar som ligger till grund för ett avslut med en leverantör menar ICA handlare B. En anledning kan vara att leverantören inte följer ett befintligt kollektivavtal vilket gör att de går emot en så kallad ‘moralisk kompass’ som i sin tur leder till att det inköpande företaget inte går tillbaka till dem igen, vilket rör de större leverantörerna. Ica handlare B menar att oftast är det inköpande företaget som väljer att avsluta relationen. Många avslut från det inköpande företagets sida resulterar i att den berörda leverantören känner sig missnöjd och tycker att det är tråkigt. Däremot menar Ica handlare B att även om det finns ett missnöje med en leverantör, som exempelvis pris på en vara, kan de behöva fortsätta relationen mot dess vilja. ICA handlare B menar att “när vi sitter på ett skrivet juridiskt avtal med en överenskommelse om en viss tid eller en viss volym så är vi väldigt noga med att stå för vår del av avtalet”. Vanliga anledningar till avslut med leverantörer grundar sig i logistiska skäl som exempelvis att det inköpande företaget måste köpa för stora volymer av produkten varje gång en order läggs vilket enligt ICA handlare B leder till att: “man drar på sig ett lager som kanske inte kommer att sälja slut”. Andra logistiska skäl kan vara att butiken vid upprepade tillfällen inte får leveransen i tid eller att varorna levereras på fel dagar.
Om det är så att de sitter på ett skrivet juridiskt avtal med en överenskommelse om en viss leveranstid eller en viss volym som ska tas in så är inköpande företaget noga med att stå för sin del av avtalet. Om det är något som inköpande företaget inte är nöjd med så väntar de till avtalet går ut. Då det inköpande företaget upptäcker något som de inte är nöjd med hos en leverantör börjar inköpande företaget i de flesta fall med att kalla till ett möte. På mötet berättar det
18 inköpande företaget för samarbetspartnern vad de är missnöjda med och försöker därefter lösa det befintliga problemet. Om inköpande företaget efter detta ändå beslutar sig för att avsluta samarbetet så går inköpande företaget inte ur samarbetet innan de har hittat en ny partner. När ett samarbete rinner ut i sanden kan det bero på att en viss artikel hos en leverantör har fått konkurrens eller att artikeln inte säljer lika bra längre och till slut ‘självdör’ artikeln. Varor kan också försvinna i den årliga revideringen av artiklar vilket naturligtvis inte är uppskattat av leverantören.
Utbildning i hur det inköpande företaget på bästa sätt avslutar ett samarbete med leverantörer finns inte. Det skulle dock vara intressant att få en inblick i, menar ICA-handlare B, eftersom vissa gånger får de i efterhand höra att leverantören är missnöjd med att inte vara kvar hos ICA.
Ica handlare B kallar detta för ett misslyckat avslut och säger sig sällan ha diskuterat ett avslut med en leverantör efteråt. ICA-handlare B menar att de besitter kompetens för avslut men att det alltid finns mer kunskap att erhålla, informanten menar att avslut är viktigt för framtida samarbeten men även för att upprätthålla en positiv bild kring butikens varumärke.
4.3 Försäljningschefen på ICA
Försäljningschefen på ICA menar att det vanligaste avslutet är att de, som inköpande företag, avslutar relationen men det förekommer även att relationen rinner ut i sanden.
Försäljningschefen på ICA menar vidare att “jag tror att den vanligaste anledningen till avslut är att en vara inte säljer tillräckligt mycket för att kunna försvara sin plats i hyllan”. Andra orsaker till avslut mellan ICA och leverantören är att avtalet går ut eller att det brister i servicen från leverantören. Det sistnämnda kan ha att göra med kvaliteten på varorna eller huruvida plockhjälp erbjuds. Pris är en faktor som också kan vara avgörande vid avslut.
Många gånger så sker den avslutande processen på så sätt att det inköpande företaget tar kontakt med leverantören och för en diskussion där de som inköpande företag framför skälen till varför de vill avsluta. Försäljningschefen på ICA förklarar att “jag är rätt noga med att prata med leverantören tidigt om ett problem uppstår.” Antingen så förhandlar inköpande företaget vidare eller så avslutar de samarbetet genom att säga detta.
Om intresset för leverantören minskar och leverantören dessutom har liknande varor som många andra leverantörer, exempelvis pasta, läggs mindre kraft på att upprätthålla relationen
19 och den rinner då ut i sanden. Som ett exempel på hur en relation kan rinna ut i sanden berättar Försäljningschefen på ICA om det skulle vara en leverantör av en dryck som inköpande företaget inte längre behöver så kör de ut kylskåpet som leverantören har haft sina varor i, leverantören får hämta det och utöver det sker ingen kommunikation.
Kunskap för att avsluta en relation med en leverantör på ett så bra sätt som möjligt har erhållits genom tidigare erfarenhet av olika avslut inom branschen menar Försäljningschefen på ICA.
Försäljningschefen på ICA menar att “inga kurser som handlar om affärsavslut finns, men det hade självklart varit bra med mer kunskap eftersom det i sin tur leder till att man gör ett bättre jobb. Det är dock ingenting som tas i beaktande i vardagen då fokus ligger på relationsbyggande med befintliga kunder men det hade nog varit bra att veta.”
4.4 Inköpare på ICA-gruppen
Inköparen på ICA-gruppen menar att den avslutande processen kan se olika ut om det gäller en mindre eller en större leverantör. Exempelvis kan ett avslut med en större leverantör grunda sig i att det inköpande företaget inte tar in den mängd som leverantören önskar sälja vilket gör att samarbetet upphör menar Inköparen på ICA-gruppen. Dessa situationer uppstår mer sällan med mindre leverantörer menar inköpare på ICA-gruppen. Något som dock berör alla leverantörer och som styr om ett avslut är ett faktum eller inte är konsumentefterfrågan, konsumenten är trots allt den som skall köpa varan i slutändan och bidra med det butiken omsätter. I de fall där det finns många liknande alternativ på marknaden från andra leverantörer är priset avgörande vid avslut. Många gånger handlar avsluten om servicegraden. Inköparen på ICA-gruppen menar även att mindre leverantörer byts ut mer frekvent än större leverantörer eftersom konsumentefterfrågan ser olika ut. Då inköpande företaget arbetar med leverantörer centralt är det sällan ett avtal bryts innan uppsägningstiden på tre månader har löpt ut.
Inköparen på ICA-gruppen menar att den avslutande processen ser olika ut beroende på vilka faktorer som ligger till grund för att relationen behöver avslutas. Den avslutande processen mellan det inköpande företaget och leverantör börjar ofta med att leverantörsansvarig på butiken tar kontakt med den specifika säljaren vilket kan ske då de besöker butiken för att fylla på varor eller via telefon. Leverantörsansvarige förklarar i sin tur för säljaren vad det upplevda felet är på plats eller så bokar inköpande företaget ett möte vid senare tillfälle. Det är viktigt att ta upp problemet i ett tidigt skede menar Inköparen på ICA-gruppen. När problemet väl tas upp
20 ges det utrymme för båda parter att uttrycka sina åsikter och funderingar. Vid det tillfället ger det inköpande företaget leverantören en chans att rätta till de brister som anses föreligga. Om samma problem uppstår igen efter detta tillfälle så kommuniceras avslutet i vissa fall genom ett möte: “vid avslut så är det oprofessionellt att göra det över telefon så avslutet kommunicerar man via ett möte”. Inköparen på ICA-gruppen beskriver ett avslut med en mindre leverantör på följande vis: “med en liten leverantör har vi mycket större tålamod innan ett avslut äger rum och där lägger vi ner mycket resurser för att försöka hjälpa dem [...] först så jobbar vi ihop med dem i 3 månader och försöker rätta till det, om det fortfarande inte fungerar fortsätter vi i 3 månader till men har det gått ett halvår avslutar vi samarbetet. Vi ger dem i många fall en till chans så att säga men om det inte går då så avslutar vi.”.
En relation har också en tendens att ibland rinna ut i sanden vilket betyder att investeringen i den existerande relationen är svag från både leverantör och köparen. Situationen kan också innebära att en leverantör kommer med en bra idé som inköparen väljer att satsa på men att det efter ett tag visar sig att leverantören inte har förmåga att marknadsföra produkten. Detta resulterar i sin tur till att relationen rinner ut i sanden och samarbetet avtar utan att någon av parterna specifikt tar tag i avslutet.
Inköparen på ICA-gruppen menar även att de vill sköta ett avslut affärsmässigt, beslutet bör baseras på fakta, personliga faktorer ska inte vara avgörande vid avslut. Inköparen på ICA- gruppen menar också att oftast är det ett leverantörsavtal vilket sker mellan två juridiska personer och det är väldigt viktigt att inga personliga känslor är inblandade. Slutligen menar Inköparen på ICA-gruppen att “det sker ingen internutbildning om hur man avslutar en leverantörsrelation men då det kommer till juridiska avtal finns det ett visst arbetssätt man följer menar informanten”. Inköparen på ICA-gruppen menar på så sätt att de besitter nödvändig kompetens för avslut med leverantörer.
21
4.5 Sammanfattning av svar
Teman: Frågor: Ica handlare A Ica handlare B Försäljningschef en på ICA
Inköparen på ICA- gruppen
Vem/
varför
1. Vem avslutar:
2. Anledningar då inköpande företaget avslutar:
2.1
Anledningar då relationen vissnar:
1. Inköpande företaget eller relationen vissnar.
2. Avslut med mindre
leverantörer sker frekvent. Avtalet går ut, missnöje, prisbilden eller brist i service.
2.1 Nämns ej.
1. Inköpande företaget eller relationen vissnar.
2. Leverantören följer inte ett befintligt kollektivavtal, pris, logistiska skäl.
2.1 Artikeln säljer inte bra har fått
konkurrens, den självdör.
1. Vanligast att inköpande företaget avslutar. Händer att relationen vissnar.
2. Varan säljer inte tillräckligt, avtalet går ut, servicen brister, kvaliteten brister, pris 2.1 Intresse för leverantör finns ej, de har många liknande varor
1. Nämns ej.
2. Leverantören kräver att för stor mängd skall köpas in. Annars är konsumentefterfr ågan, många liknande alternativ på marknaden, prisbilden eller servicegraden avgörande.
2.1 Avtalet löper ut.
Hur avslutet går till
1. Process vid inköpande företags beslut:
2. Process när relationen vissnar:
1. Omförhandling, ger leverantören en till chans. Ej ta in leverantörens nyheter i
produktsortiment.
2. Avtalet rinner ut i sanden - kommuniceras ej.
1. Beror på hur avtalet ser ut följer alltid avtalstiden, berättar för leverantör vad som är av missnöje och bokar möte för att lösa
problemet.
2. Avslutet kommuniceras ej
1. Kontaktar leverantör och beslutar om framtid efter detta väljer de att fortsätta eller avsluta, de ger en chans till förbättring 2.Kommunicerar ej avslutet.
1. Kontaktar först leverantör och förklarar
problemet. Vidare görs en
förhandling där leverantör får chans att förbättra sig.
2. Avslutet kommuniceras ej
Kompe- tens
1. Finns tydligt mall för hur ett välvårdat avslut bör gå till:
2.Tas
leverantörer i beaktning:
3. Åsikt om införande av utbildning vid avslut:
1. Finns ej 2. Nämns ej 3. Ej reflekterat över en
utbildning. Bra för att reducera antalet missnöjda leverantörer vid avslut. Finns endast utbildning hantering av existerande relationer.
Om en personlig
1. Finns ej 2. Nej 3. hade varit intressant att få en inblick i den avslutande processen, har aldrig diskuterat ett avslut efter att det ägt rum.
1. Finns ej 2. Nämns ej 3. Hade varit bra med mer
kunskap då gör de ett bättre jobb.
Relationsbyggan de är det som tas i beaktning.
1. Finns ej 2.Nämns ej 3. De anser sig ha ett arbetssätt för avslut då de följer ett juridiskt avtal.
22 relation ej finns
kommer
relationen rinna ut i sanden.
Figur 3: Sammanfattande tabell från intervjuer med informanter på ICA.
4.6 Franchisetagare av Coop-butik
Franchisetagaren av Coop-butik menar att avslutet oftast sker från deras sida, alltså från de som inköpande företag. När det gäller avslutandet med små leverantörer är det ofta organisationsfaktorer som ligger bakom och när det gäller större leverantörer så har det oftast med pris att göra. Avslutet beror också ofta på att servicen är dålig, till exempel att varorna inte kommer i tid, eller att det är fel på följesedeln, att det finns alternativa leverantörer på marknaden eller att hygienkraven inte uppfylls. Ett avslut kan även ske genom att relationen vissnar menar Franchisetagaren av Coop-butik. När detta har uppstått säger Franchisetagaren av Coop-butik att de provat en leverantörs produkt som inte sålde tillräckligt bra samtidigt som leverantören inte hörde av sig.
Avslutandeprocessen är väldigt enkel enligt Franchisetagaren av Coop-butik eftersom 95% att varorna beställs automatiskt i ett beställningssystem. När butiken då väljer att avsluta med en leverantör tas deras produkter bort från beställningssystemet och inga fler varor kommer till butiken. Om det är ett problem som de, som inköpande företag, vill ta upp så hör de av sig till leverantören, antingen när de är på plats i butiken eller via telefon, och då skickar leverantören ofta en representant från sitt företag dagen efter eller en vecka senare. Då tar inköpande företaget ett “snack” eller bestämmer ett möte vid senare tillfälle. Franchisetagaren av Coop- butiken menar att “om det är akuta saker som måste avslutas på en gång så ringer vi dem direkt. till exempel om leverantören har levererat en kackerlacka i salladen är det bara att direkt avsluta, men om jag tror på ett framtida samarbete kommer vi vara mer försiktiga hur vi avslutar relationen.” Franchisetagaren av Coop-butiken menar vidare att om leverantören åtgärdar bristerna vill butiken fortsätta samarbetet och ge dem en chans till, Franchisetagaren av Coop-butiken menar att “alla kan göra något fel någon gång, det är inga konstigheter”.
Franchisetagaren av Coop-butiken förklarar vidare att “om leverantören gör upprepandet fel så är tålamodet ganska kort men om leverantören håller med om problematiken, och även är
23 beredd att göra en förändring, då ger vi absolut en chans till”. Om leverantören efter detta möte fortsätter att inte sköta sig så ringer butiken och meddelar detta samt berättar att de vill avsluta samarbetet. Efter butiken berättat om avslutet så slutar butiken att köpa in deras produkter. Eftersom produkter som inte har sålts på över tre veckor försvinner från deras beställningssystem så sker detta per automatik. Franchisetagaren av Coop-butiken säger att “vi går inte centralt via Coop efter det att vi beslutat att avsluta, det är eget val, vi skriver heller inga avtal med leverantörerna då de avtalen är skrivna med Coop centralt, de är med andra ord godkända leverantörer att leverera till Coop“.
Franchisetagaren av Coop-butiken menar att de som inköpande företag inte diskuterar vilken eventuell påverkan ett avslut har på leverantören. Franchisetagaren av Coop-butiken förklarar även att det inte finns någon utbildning för avslutandet av leverantörsrelationer hos företaget, utan det är viktigare att de tror på produkten som leverantören erbjuder och att de kan tjäna pengar på den. Informanten menar även att hur man på bästa sätt avslutar en relation med en leverantör är något som man lär sig under tidens gång som man arbetar och erhåller genom erfarenhet av avslut med olika leverantörer. Franchisetagaren av Coop-butiken menar vidare att “vi försöker alltid avsluta på ett professionellt sätt, detta genom att visa att avslutet inte har något med personen eller företaget personligen att göra. Vi avslutar av professionella skäl, av lönsamhetsskäl”. Franchisetagaren av Coop-butiken menar även att ett välvårdat avslut kan vara viktigt för att eventuellt kunna samarbeta med leverantören i framtiden.
4.7 Inköpschefen på Coop
Inköpschefen på Coop menar att om de har haft en bra relation med en leverantör så är det viktigt att de som inköpande företag avslutar på ett “snyggt sätt” eftersom de kan vilja samarbeta i framtiden igen. Det är även viktigt att sköta det snyggt därför att leverantörer pratar med varandra. Inköpschefen säger att “om vi är oschyssta mot ett företag så kommer de i sin tur berätta det för nästa företag som i sin tur blir svårare mot oss”. Inköpschefen på Coop menar att när relationen rinner ut i sanden har det berott på att relationen inte fungerat med leverantören: “då gör man en axelryckning” och “skiter i dem”. Sådana leverantörer har ofta svårt att komma in hos butiken igen även om de har en populär vara.
Inköpschefen på Coop förklarar att avslut vanligtvis sker genom att de som inköpande företag tar beslutet eller genom att relationen avtar. Vanligast anledning är att efterfrågan går ner eller
24 att det uppstår en konflikt med leverantören. Inköpschefen på Coop menar att “om det är en vara vi inte säljer eller en vara som inte tillför något till sortimentet kommer vi naturligtvis inte ha kvar den”. Det kan även vara servicen, exempelvis att leverantören inte kommer och fyller upp hyllorna vid sådana tillfällen väljer inköpschefen på Coop en annan leverantör som uppfyller detta kriterium. Inköpschefen på Coop menar att “leverantörerna är ofta duktiga till en början men slarvar mer efter ett tag.” När relationen vissnar beror det oftast på att produkten inte säljer bra och att leverantören inte heller hör av sig.
Inköpchefen på Coop menar att avslutandeprocessen inleds med en analys av leverantören, kommer de, som inköpande företag,fram till att butiken inte vill ha produkten i sortimentet eller bli förknippade med leverantören inleds ett avslut. Ett exempel på ett avslut som inköpschefen på Coop beskriver är när en leverantör försöker sälja in sig hos butiken ljuger om att de är godkända leverantörer från Coop när de som inköpande företag blir medvetna om detta bryter de samarbetet. I just detta fall meddelar inköpschefen på Coop avslutet när leverantören ringer till butiken.
Beroende på hur illa situationen är kan de som inköpande företag boka ett möte med leverantören vilken då får tre veckor på sig att åtgärda felen menar inköpschefen på Coop.
Oftast hör de av sig när det är en så pass kritisk situation att det redan gå så långt att en förbättring inte är aktuell. Inköpschefen på Coop förklarar att “vi skriver inga avtal med de mindre leverantörerna så när ett avslut har skett registrerar vi inte beslutet i något specifikt system utan vi säljer bara slut på de varor som finns”. Inköpschefen på Coop hävdar att det händer att de som inköpande företag blir fast med en leverantör, detta då det inte finns bättre alternativ på marknaden.
Inköpschefen på Coop menar att en utbildning för avslutandeprocessen inte är nödvändigt. Det finns utbildning om hur de anställda beter sig mot kunder, leverantörer och intressenter.
Inköpschefen på Coop menar vidare att “vi själva har hand om så pass få leverantörer att en sådan utbildning endast hade varit överflödig”. En utbildning om avslutandeprocessen hade kostat mer och tagit mer tid än vad den hade tillfört menar inköpschefen på Coop. De ser alltså inte utbildning för avslutandeprocessen som ett problem idag. Informanten menar att kompetens vid avslut redan finns och att lägga resurser för en utveckling av vidare kompetens ej är nödvändig. Inköpschefen på Coop beskriver vidare att de inte tar de konsekvenser, som leverantören står inför, i beaktning när de gör ett avslut.
25
4.8 Sammanfattning av svar
Figur 4: Sammanfattande tabell från intervjuer med informanter på Coop.
Teman: Frågor Franchisetagare av coop- butik
Inköpschefen på Coop
Vem/
Varför
1. Vem avslutar:
2. Anledningar då inköpande
företaget avslutar:
2.1 Anledningar då relationen vissnar:
1. Inköpande företaget och relationen vissnar.
2. Organisationsfaktorer, pris, servicen brister.
2.1 Varan säljer inte och leverantören hör inte av sig.
1. Inköpande företaget och relationen rinner ut i sanden.
2. Servicen brister
2.1 Relationen med leverantör fungerar ej. Produkten säljer ej bra och leverantör hör ej av sig.
Hur avslutet går till
1. Process vid inköpande företags beslut:
2. Process när relationen rinner ut i sanden:
1. Produkten tas bort från beställningssystem och slutar säljas i butik.
Berättar om problemet för leverantör eller
bestämmer möte. Skriver inga avtal vilket gör det lättare att avsluta. Viktigt att avsluta på ett
professionellt sätt 2. Nämner ej.
1. Analys av leverantören sker först. Leverantören kan få tre veckor på sig att förbättra sig om situationen inte är för illa. Fastnar med leverantören mot dess vilja om inga alternativa leverantörer finns.
2. Kommuniceras ej.
Kompetens 1. Finns en tydlig mall för hur ett välvårdat avslut bör gå till:
2. Tas leverantörer i beaktning:
3. Åsikt om införande av utbildning vid avslut:
1. Finns ej
2. Eventuell påverkan på leverantör diskuteras ej efter avslut.
3. Viktigare att det går bra för produkten men processen kan vara viktig.
1. Finns ej.
2. Nej
3. Anses ej vara nödvändigt, har hand om för få leverantör därför hade utbildning varit överflödig.
Hade kostat & tagit mer tid än vad det hade tillfört. Viktigt att avsluta på ett ‘snyggt’ om de vill samarbeta i framtiden.
