1 Svar på medborgarförslag - Förslag om parkeringssituationen område kring Ek- lidsvägen/Vårbäcksvägen

(1)

2016-09-15

Tid

2016-09-26,

Kl

19:00

Plats

Xenter, Konferensrummet, Utbildningsvägen 3, Tumba

Ärenden

Justering

1 Svar på medborgarförslag - Förslag om parkeringssituationen område kring Ek- lidsvägen/Vårbäcksvägen

2 Svar på medborgarförslag - Gångstig mellan äldreboendet Alby Äng ner till ko- loniområdet (KS/2016:76)

3 Översyn av Botkyrka kommuns taxa för vatten och avlopp - Muntlig information

4 Muntlig information om uppströmsarbetet

5 Frågor från förtroendevalda och medskick till verksamhetsansvariga

6 Delårsrapport augusti 2016 för tekniska nämnden

* Handlingar sänds ut senare

7 Tekniska förvaltningens handlingsplan för att öka förutsättningarna för att uppnå budgetbalans

8 Uppföljning av lokalförsörjningsprocessen

* Handlingar sänds ut senare

(2)

2016-09-15

9 Personuppgiftsombud enligt personuppgiftslagen

10 Sammanträdesordning 2017

11 Förvaltningschefen informerar

12 Anmälningsärenden

13 Studiedag för nämnden

Fredrik Olsson Elisabeth Persson

Ordförande Sekreterare

Gruppmöten:

(S), (V) och (MP), Xenter, Konferensrummet, kl 18.00 (M), (KD), (L) och (TUP) Xenter, Mötesrummet, kl 18.00

Anmäl eventuellt förhinder till Elisabeth Persson, tfn 530 614 34 eller

elisabeth.persson@botkyrka.se

(3)

1 Svar på medborgarförslag - Förslag om parkeringssituat- ionen område kring Eklidsvägen/Vårbäcksvägen

(TEF/2016:117)

Förslag till beslut

Tekniska nämnden avslår medborgarförslaget med hänvisning till tekniska förvaltningens tjänsteskrivelse daterad 2016-08-23.

Sammanfattning

Under beredningen av detta medborgarförslag har tekniska förvaltningen haft kontakt med kultur- och fritidsförvaltningen. Kultur- och fritid (KOF) anser inte att parkeringen behövs för den målgrupp som är tänkt att använda planen. Dessutom har KOF fått in en del klagomål på verksamheten från närboende, som anser att det spelas för mycket och för sent på konstgräspla- nen. Därför har KOF flyttat den organiserade verksamheten till konstgräs- planen i Tullingeberg, vilket innebär att problemet inte längre kvarstår.

Ärendet

Tekniska nämnden har fått i uppdrag att besvara ett medborgarförslag av David Moberg angående parkeringssituationen kring området Eklidsvä- gen/Vårbäcksvägen.

Tekniska förvaltningen redogör för ärendet och lämnar förslag till beslut i

en tjänsteskrivelse daterad 2016-08-23.

(4)

2016-08-23 Dnr TEF/2016:117

Tekniska förvaltningen

Post Botkyrka kommun, 147 85 TUMBA · Besök Munkhättevägen 45, Tumba · Kontaktcenter 08-530 610 00 Direkt 08-53061456 / Sms·076-1391110 · E-post olov.lindquist@botkyrka.se

Org.nr 212000-2882 · Bankgiro 624-1061 · Fax 08-530 616 66 · Webb www.botkyrka.se

Referens Mottagare

Olov Lindquist Tekniska nämnden

Medborgarförslag - Förslag om parkeringssituationen om- råde kring Eklidsvägen/Vårbäcksvägen

Tekniska nämnden avslår medborgarförslaget.

Ärendet

Tekniska nämnden har fått i uppdrag att besvara ett medborgarförslag av David Moberg angående parkeringssituationen kring området Eklidsvä- gen/Vårbäcksvägen. Mer konkret handlar medborgarförslaget om att an- lägga en parkering vid kortänden av den konstgräsplan som finns i området.

Förslaget inkom till Botkyrka kommun 2016-04-06 och till tekniska förvalt- ningen 2016-06-13.

Yttrande

Under beredningen av detta medborgarförslag har tekniska förvaltningen haft kontakt med kultur- och fritidsförvaltningen. Kultur- och fritid (KOF) anser inte att parkeringen behövs för den målgrupp som är tänkt att använda planen. Dessutom har KOF fått in en del klagomål på verksamheten från närboende, som anser att det spelas för mycket och för sent på konstgräs- planen. Därför har KOF flyttat den organiserade verksamheten till konst- gräsplanen i Tullingeberg, vilket innebär att problemet inte längre kvarstår.

Med hänvisning till det yttrande som KOF har lämnat enligt ovan så avstyr- ker tekniska förvaltningen medborgarförslaget.

Åsa Engwall

t f förvaltningschef

(5)

Namn: David Moberg Förslag: Jag är ofta ute och går i området kring Eklidsvägen/Vårbäcksvägen och har noterat att det ofta står en

mängd bilar parkerade i anslutning till konstgräsplanen som finns där. Jag har även noterat att det ser allmänt ovårdat ut utanför västra kortändan på konstgräsplanen.

Mitt förslag är att ni asfalterar och gör en ordentlig parkering vid kortändan av gräsplanen. Detta skulle uppskattas av de boende i området samt av dem som använder gräsplanen.

Lämpligen används P-skiva vid parkeringen med en maxtid på 3h, dvs. parkeringen skall ej vara till för långtidsparkering.

I anslutning till parkeringen bör även belysning sättas upp.

Motivering: Parkeringen behövs för att kunna använda planen även för de som inte bor i direkta närområdet. I nuläget är parkeringssituationen inte bra med flertalet bilar som parkeras längs gatan.

(6)

2016-09-26 Dnr TEF/2016:85

2 Svar på medborgarförslag - Gångstig mellan äldreboendet Alby Äng ner till koloniområdet (KS/2016:76) (TEF/2016:85)

Tekniska nämnden avslår medborgarförslaget med hänvisning till tekniska förvaltningens tjänsteskrivelse daterad 2016-08-22.

Sammanfattning

Samhällsbyggnadsförvaltningen har nyligen anlagt ett övergångsställe som gör att tekniska förvaltningen inte ser något behov av en väg i enlighet med medborgarförslaget.

Ärendet

Tekniska nämnden har fått i uppdrag att besvara ett medborgarförslag av Marianne Widstrand angående en gångstig från äldreboendet Alby Äng till en gångstig söder om Albyvägen.

Tekniska förvaltningen redogör för ärendet i en tjänsteskrivelse daterad

2016-08-22.

(7)

Tekniska förvaltningen

Post Botkyrka kommun, 147 85 TUMBA · Besök Munkhättevägen 45, Tumba · Kontaktcenter 08-530 610 00 Direkt 08-53061456 / Sms·076-1391110 · E-post olov.lindquist@botkyrka.se

Org.nr 212000-2882 · Bankgiro 624-1061 · Fax 08-530 616 66 · Webb www.botkyrka.se

Referens Mottagare

Olov Lindquist Tekniska nämnden

Medborgarförslag - Gångstig mellan äldreboende Alby Äng ner till koloniområdet

Tekniska nämnden avslår medborgarförslaget.

Ärendet

Tekniska nämnden har fått i uppdrag att besvara ett medborgarförslag av Marianne Widstrand angående en gångstig från äldreboendet Alby Äng till en gångstig söder om Albyvägen.

Medborgarförslaget inkom till Botkyrka kommun 2016-02-01 och till tek- niska förvaltningen 2016-05-03. Förslaget framgår också av bifogad karta, (bilaga 1).

Yttrande

Samhällsbyggnadsförvaltningen har nyligen anlagt ett övergångsställe i en- lighet med karta, (bilaga 2). Tekniska förvaltningen ser därför inget behov av en väg i enlighet med medborgarförslaget. Förvaltningen avstyrker där- för förslaget.

Åsa Engwall

t f förvaltningschef

(8)

(9)

(10)

(11)

7 Tekniska förvaltningens handlingsplan för att öka förut- sättningarna för att uppnå budgetbalans (TEF/2016:133)

Tekniska nämnden godkänner tekniska förvaltningens handlingsplan och överlämnar den till kommunstyrelsen.

Sammanfattning

I enlighet med Botkyrkas kommuns redovisningsreglemente ska förvalt- ningschefen upprätta en handlingsplan vid befarat överskridande av nämn- dens budgetram. Handlingsplanen ska godkännas av nämnden och lämnas till kommunstyrelsen.

I samband med nämndens godkännande av delårsrapport 1, april 2016, upp- drogs åt tekniska förvaltningen att senast under september månad redovisa förlag till handlingsplan för att reducera underskott. Vidare beslutade nämn- den att hemställa till kommunstyrelsen om senareläggning av nämndens handlingsplan i förhållande till gällande redovisningsreglemente.

Vid ett par tillfällen under de senaste åren har tekniska nämnden noterat att det ekonomiska utfallet och årsprognos har uppvisat stora variationer. Ex- empel på åtgärder som tidigare använts för att balansera utfallet mot budget är att under perioder inta en mer försiktighet med inköp. Vid delårsrapport 1 i år noterades fortsatt obalans mellan utfall och beslutad budget.

Handlingsplanen innehåller kartläggning av ekonomiadministrationen, ut- bildning och kunskapsöversikt av ny metod för avskrivningar.

Ärendet

Tekniska förvaltningen redovisar handlingsplanen i en tjänsteskrivelse date-

rad 2016-09-14.

(12)

2016-09-14 Dnr TEF/2016:133

TEKNISKA FÖRVALTNINGEN

Post Botkyrka kommun, · Besök · Kontaktcenter Direkt · Sms · E-post

Org.nr 212000-2882 · Bankgiro 624-1061 · Fax · Webb www.botkyrka.se

Referens Mottagare

Åsa Engwall Tekniska nämnden

Tekniska förvaltningens handlingsplan för att öka förutsätt- ningarna för att uppnå budgetbalans

Beslut

Tekniska nämnden godkänner tekniska förvaltningens handlingsplan och över- lämnar den till kommunstyrelsen.

Ärendet Bakgrund

I enlighet med Botkyrkas kommuns redovisningsreglemente ska förvaltnings- chefen upprätta en handlingsplan vid befarad överskridande av nämndens bud- getram. Handlingsplanen ska godkännas av nämnden och lämnas till kommun- styrelsen.

Vid ett par tillfällen under de senaste åren har tekniska nämnden noterat att det ekonomiska utfallet och årsprognos har uppvisat stora variationer. Exempel på åtgärder som tidigare använts för att balansera utfallet mot budget är att under perioder inta en mer försiktighet med inköp. Vid delårsrapport 1 i år noterades fortsatt obalans mellan utfall och beslutad budget. Nämnden beslöt att god- känna att förvaltningschefen skulle lämna skriftlig uppföljning senast vid nämndens ärende av delårsrapport 2 som avser rapportering av verksamheterna fram till och med augusti.

Åtgärd 1 - Kartläggning av ekonomiadministrationen

Eftersom verksamheternas ekonomiska trend har varit desamma under flera år, har förvaltningschefen valt att anlita externt stöd för att undersöka och kart- lägga möjliga orsaker. Syftet är att identifiera vad som fungerar bra och vilka förbättringsområden som finns i verksamheternas budget och uppföljningsar- bete. Undersökningen påbörjades i slutet av juni och bedöms bli helt klar under senare delen av september. För kartläggning och analys har kommunens ram- avtal använts. Ramavtalsleverantören har undersökt eventuella risker för jäv utifrån tidigare revisionsgranskningar och lämnat besked om att rådgivning kan anses fungera eftersom det sker utifrån tidigare granskning.

(13)

Delrapport

En första delrapport av den 9 september 2016 visar att det är främst tre delpro- cesser som orsakar bekymmer när det gäller verksamheternas resultat. Dessa är leverantörsfakturor, kundfakturor och uppföljning.

I rapporten finns ett flertal förslag till förbättringsåtgärder som behöver kom- municeras inom verksamheterna så att de bakomliggande orsakerna till varför ändringar måste göras, behöver kunna förstås av verksamheterna. Detta för- ankringsarbete påbörjas under hösten vilket är en process som också har en framåtsyftande karaktär eftersom verksamheternas arbete med internbudget för 2017 nu ska fördjupas.

Andra åtgärder som är av principiell karaktär handlar om utveckla och/eller förtydliga ansvarsfördelning av olika arbetsuppgifter, bevakning av leveran- törsfakturor, metoder för uppföljning och prognos och införa en enkel bokfö- ringsorder istället för internfaktura. Vidare finns det behov av att rapporte- ringsstödet kan användas av flera användare samtidigt, att beställningsstöd införs samt öka planerad tid för analysarbetet.

Åtgärd 2 – utbildning

Andra kompetenshöjande åtgärder i verksamheterna påbörjades i maj med en utbildning om nämndens delegationsordning. Vidare leder utbildningen till att en översyn av delegationsordningen sker parallellt med verksamheternas arbete med internbudgeten inför 2017. Samtidigt ska verksamheterna göra en genom- gång av beslutsattestanter. Avsikten är att detta ska leda till ökad kompetens så att det leder till ökad förståelse om behörighet/mandat inom verksamheterna.

Åtgärd 3 – kunskapsöversikt av ny metod för avskrivningar

En tredje faktor som ska stödja verksamheterna till ökad ekonomisk följsamhet är införandet av en ny metod som ska användas för avskrivningar av materiella anläggningstillgångar. Under våren deltog 5 medarbetare i en utbildning om kompetensavskrivningar. Detta har tidigare presenterats vid nämndens sam- manträde den 20 juni 2016.

Under sommaren har en första kunskapsöversikt om den nya metoden tagits fram och denna bygger på omvärldsspaning. Detta för att lära av andras meto- der och val samt vilka erfarenheter som skulle vara användbara för Botkyrka.

Vid övergången till den nya komponentmetoden kommer det ekonomiska re-

(14)

sultatet, redovisning av budget samt investeringar att påverkas. Exakt hur detta påverkar ekonomiska resultat och hyror behöver analyseras framåt då detta påverkar olika organisationer på olika sätt. Kunskapsöversiktens innehåll och rekommendationer ska nu först kommuniceras inom verksamheterna, vissa försök ska göras så att det blir mer konkret inom tekniska området inför 2017.

Medveten kompetenshöjning som stödjer och stärker

Med utgångspunkt från ovanstående redogörelse är det förvaltningschefens förhoppning att nämnden delar förvaltningschefens uppfattning att förändring- en mot stabilare prognoser främst bör ske genom kompetenshöjande åtgärder och förankring av metoder. Vidare att nämnden instämmer i tillvägagångssätt såsom redovisats ovan och att förankring av metoder och kunskap i verksam- heterna är den bästa vägen för att uppnå en hållbar situation framåt istället för till synes, kortsiktiga ad-hoc lösningar.

Tekniska förvaltningen

Åsa Engwall Tf förvaltningschef

Bilagor

Bilaga 1: Kartläggning av ekonomiadministrationen, delrapport 2016-09-09

Bilaga 2: Komponentavskrivning, En kartläggning av hur kommuner och

kommunala bolag arbetat med införandet av komponentavskrivning av materi-

ella anläggningstillgångar, september 2016

(15)

Rådgivningsrapport

Martin Halldén 9 september 2016

Kartläggning av ekonomiadmi-

nistrationen, delrapport

Botkyrka kommun

(16)

9 september 2016 Botkryka kommun PwC

Innehållsförteckning

1. Uppdrag ... 1

1.1. Delrapport ... 1

2. Intervjuer ... 2

2.1. Enhetschefer ... 2

2.2. Ekonomer ... 3

3. Förbättringsområden ... 5

3.1. Ansvarsfördelning ... 5

3.2. Viktigaste ekonomiprocesser ... 5

3.3. Ekonomiskt utfall har stora variationer ... 5

3.4. Internfakturor ... 6

3.5. Skriftlig rapportering... 6

3.6. Leverantörsfakturahantering ... 7

3.7. Tidrapportering i projekt... 7

3.8. Arbetsmetodik ... 8

(17)

9 september 2016

Botkryka kommun 1 av 9

PwC

1. Uppdrag

Uppdraget till PwC är att kartlägga ekonomifunktionens uppdrag, planering och fördelning av arbetsuppgifter. I uppdraget ingår också att kartlägga vilka volymer som hanteras ex. leverantörsfakturor samt vilket systemstöd som finns och hur det stödjer ekonomiadministrativa processerna. Kartläggningen syftar till att identifiera vad som fungerar bra och vilka förbättringsområden som finns.

1.1. Delrapport

I detta dokument lämnas en delrapport. Slutrapport väntas vara klar i månadsskiftet september/oktober 2016.

Intervjuer har genomförts med enhetschefer inom tekniska förvaltningen samt samhällsbyggnadsförvaltningen. Intervjuer har även skett med ekonomichef och ekonomer på ekonomienheten på tekniska förvaltningen.

I delrapporten redovisas några viktiga utdrag från genomförda intervjuer, samt ett antal förslag till förbättringsområden.

(18)

9 september 2016

PwC

2. Intervjuer

Intervjuer har genomförts med enhetschefer på tekniska förvaltningen och samhällsbyggnadsförvaltningen. I detta stycke har ett utdrag gjorts från

intervjuerna, med de viktigaste kommentarerna. Ingen värdering har gjorts, utan här återges vad som har sagts.

2.1. Enhetschefer

- Ekonomienheten ger bra service och har ett trevligt bemötande. De verkar dock vara underbemannade.

- Ekonomienheten har inte räckt till resursmässigt för att ge stöd till alla enheter, utan har tvingats lägga fokus där det har varit mest behov, vilket är främst fastighetssidan.

- Övriga enheter upplever behov av mer ekonomistöd, främst gata/park.

- Behöver stöd från ekonomer som kan ge en återkoppling på de uppföljningar och prognoser som enheten tar fram.

- Det är låg betalningsmoral hos de förvaltningar som tar emot internfakturor.

- Vi följer upp att intäkterna flyter in själva, det sker ingen uppföljning från ekonomiavdelningen.

- Det kan ta många dagar från det att en leverantörsfaktura har kommit till kommunen tills den har kommit till rätt person för beslutsattest.

- Inom fastighetsavdelningen är det ett fåtal personer som hanterar väldigt många leverantörsfakturor varje vecka. Tar stor del av fastighetschefens tid.

- Det är för lite introduktion i olika IT-system för nya chefer.

- Det är för lite introduktion och utbildning i ekonomiarbete, ex olika rutiner, prognos- och budgetarbete.

- Delegationsordningen är otydlig.

- Internkontrollplan är inte känd.

- Krånglig hantering av underlag för interna och externa kundfakturor.

- Det är för lite styrning av beställningsprocessen.

- Saknar tydlig årsplanering av ekonomiarbetet.

- Mycket svårt med redovisning i samband med investerings- och exploateringsprojekt, i och med att det är många enheter involverade.

(19)

9 september 2016

PwC

- Behov av tidsrapporteringsverktyg som används av alla enheter.

- Användning av blanketter, ex vid upprättande av fakturaunderlag upplevs som omodernt.

- Man litar inte alltid på vad man ser i resultaträkningen. Upplever att olika poster kan ”hoppa” från dag till dag.

- Oklart hur ansvaret för periodiseringar ser ut.

- Projektekonomi svår att hantera uppföljningsmässigt, ekonomienheten gör ett bra jobb med att hjälpa till med den redovisningen.

- Upplevs som många steg som ska göras i samband med beslutsattest av leverantörsfakturor.

- I viss mån skapas nya ekonomiska resurser på enheterna, exempelvis för uppföljning av intäkterna och projektredovisning.

- Oklar rollfördelning mellan ekonomienheten på Tekniska förvaltningen och den centrala redovisningsenheten på KLF, och i viss mån mellan de bägge ekonomifunktionerna och verksamheterna.

- Flera ”småuppgifter” som upplevs krångliga, ofta när betalning utan faktura ska ske, ex inköp av blommor.

- Saknas i viss mån enhetsövergripande dialog och prioriteringsarbete på förvaltningsnivå i samband med uppföljningar, bokslut och budget.

- Ekonomienheten på tekniska förvaltningen bör liera sig mer med administrativa enheten på samhällsbyggnadsförvaltningen

2.2. Ekonomer

- Den nya organisationen med en ekonomienhet på tekniska förvaltningen som ska stötta två förvaltningar fungerar inte klockrent.

- Ekonomienheten behöver kompletteras med en controllerkompetens. Bland annat för att följa upp investeringsverksamheten.

- Olika kulturer inom enheterna, en del vill ha mer stöd än andra.

- Fastighetssidan och gata/park har behövt mest stöd, men är också den mest omfattande verksamheten.

- Man har gjort uppföljningar som visar på avvikelser, och man har planerat åtgärder för vad man ska göra för att komma tillrätta med dem, men ofta har själva åtgärden inte genomförts

- Många tf-chefer. En del har inte haft rätt kompetens. Mycket av uppgifterna har då hamnat på ekonomichefen.

(20)

9 september 2016

PwC

- Under omständigheterna har man klarat arbetsuppgifterna bra på ekonomienheten, även om kvaliteten har varit varierande.

- Det har inte varit någon bra leverans in till ekonomienheten vad gäller uppföljningsarbetet.

- Ekonomienheten har inte gjort analyser av varför prognoserna varierar så mycket, det ansvaret ligger på förvaltningscheferna.

- Delårsbokslut görs i word-mallar. Underlagen kommer från enhetscheferna och mycket av ekonomichefens tid går åt till att konsolidera dokumenten till ett nämndsdokument.

- Ekonomichefen ansvarar för att konsolidera och färdigställa tre

delårsbokslut och bokslut. Tekniska nämnden, Samhällsbyggnadsnämnden samt Miljö- och hälsoskyddsnämnden. Hon hamnar ofta i tidsnöd då det är tajta tidsplaner.

- Det behövs utbildningsinsatser på förvaltarnivån avseende ekonomiskt ansvar.

- En fastighetsekonom skulle behövas på fastighetsavdelningen.

- Det är framför allt fastighetschefen som får mycket fakturor att hantera. Det ligger på ekonomienheten att följa upp att fakturorna blir betalda i tid, men vi hinner ofta inte göra detta.

(21)

9 september 2016

PwC

3. Förbättringsområden

Nedan redovisas ett antal förbättringsområden och åtgärder som kan vidtas för att få till en bättre ekonomiprocess på tekniska förvaltningen och

samhällsbyggnadsförvaltningen. Som utgångspunkt har använts de problemområden som har framkommit under intervjuer

3.1. Ansvarsfördelning

Under intervjuerna framkommer att det i viss mån är oklar ansvarsfördelning av de olika uppgifterna inom ekonomiområdet. Till slutrapporten kommer vi att

dokumentera de huvudsakliga uppgifterna som finns, samt ge ett förslag till ansvarsfördelning.

Exempel på arbetsuppgifter där ansvarsfördelningen behöver förtydligas är bevakning av intäkter, bevakning av leverantörsfakturor, periodiseringar, arbetsgång vid uppföljning och prognos.

3.2. Viktigaste ekonomiprocesser

Vi har identifierat att det främst är tre processer som har orsakat problem och tidsförluster.

 Leverantörsfakturaprocessen

 Kundfakturaprocessen

 Uppföljningsprocessen

En närmare genomgång av processerna kommer att göras i slutrapporten.

3.3. Ekonomiskt utfall har stora variationer

Problembeskrivning

Nämnden upplever att det är stora variationer från månad till månad i såväl utfall som prognos.

Anledning till att utfallet varierar kraftigt från månad till månad kan till stor del härledas till periodiseringar (fördelning av kostnader och intäkter över tid). Det är normalt att en genomgripande genomgång av kostnader och intäkter sker i

samband med delårsbokslut och bokslut. I samband med månadsuppföljningar finns inte samma fokus på ett korrekt periodiserat utfall. Det gör att utfallet kan variera kraftigt beroende på om omfattande faktureringar har skett, eller om stora leverantörsfakturor har influtit, vilket alltså är helt normalt.

Ett annat problem kan vara att man har gjort felkonteringar av exempelvis fakturor som ska redovisas som investerings- eller exploateringsutgift.

(22)

9 september 2016

PwC

Interna fakturor genererar en intäkt först när fakturan har betalats. Om man inte har tillräckliga rutiner att följa upp att betalning sker, kan även detta generera utfallssiffror som varierar.

Förbättringsområden

 Redovisa endast prognos i månadsuppföljningarna, och fokusera på utfallet i delårsbokslut och bokslut.

 Om man ändå vill ha med utfall i månadsuppföljningar behöver man i större utsträckning periodisera stora poster löpande, för att minimera stora

variationer.

 Stora leverantörsfakturor kan periodiseras direkt vid betalning, vilket medges av ekonomisystemet. Det är ett enkelt handgrepp, men kräver kommunikation och förevisning/utbildning till mottagningsattestanterna.

 Samma sak gäller för stora kundfakturor som för leverantörsfakturor.

 En grundligare och återkommande genomgång av investerings- och exploateringsprojekt behöver göras.

 Ta fram lathund för hur investerings- och exploateringsutgifter ska bokföras i jämförelse med vanliga driftfakturor. Särskilt viktig att kommunicera detta i introduktionen för nya chefer och andra personer som jobbar med

bokföring och attest.

3.4. Internfakturor

Problembeskrivning

Kommunen har historiskt sett skickat internfakturor för att reglera mellanhavanden inom kommunen. Att upprätta fakturor uppfattas som krångligt. Dessutom

uppfattas det som tidskrävande att följa upp att fakturorna betalas. Man upplever dessutom att betalningsmoralen är låg hos mottagaren, dvs att de interna

fakturorna blir betalade långt efter förfallodatum.

 Många mellanhavanden mellan förvaltningarna kan regleras via en enkel bokföringsorder istället för att upprätta regelrätta internfakturor.

 Förtydliga vem som ansvarar för att följa upp att internfakturor eller

bokföringsorder blir betalda. Det är en uppgift som behöver skötas löpande.

Interna fakturor som inte har blivit betalade i tid i samband med bokslut makuleras.

3.5. Skriftlig rapportering

Problembeskrivning

(23)

9 september 2016

PwC

Mycket tid går åt för ekonomienheten att konsolidera enheternas ekonomiska rapportering till en nämndövergripande rapport. I samband med delårsbokslut och bokslut är tidsramarna snäva, och lite tid blir över för analys.

 Överväg att införa ett rapporteringsstöd som medger att flera användare samtidigt kan skriva i en rapport. Det befintliga beslutsstödsystemet Hypergene kan sannolikt anpassas för en sådan funktion. En sådan förbättring kan dock inte genomföras av de två förvaltningarna på egen hand.

3.6. Leverantörsfakturahantering

Problembeskrivning

På några enheter skapas flaskhalsar vad gäller beslutsattest av leverantörsfakturor.

Framför allt på fastighetsenheten har detta upplevts som betungande, där väldigt många fakturor ska hanteras av fastighetschefen. Risken finns vid hög

arbetsbelastning att granskning av fakturor och underlag till dem blir lidande.

Felaktiga leverantörsfakturor kan också vara en effekt av bristfälliga

beställningsrutiner. När en faktura kommer kan en vara eller tjänst redan vara förbrukad, vilket gör det svårt att bestrida.

S.k. samlingsfakturor som ska fördelas mellan olika enheter innebär ofta en tidsmässigt utdragen fakturahantering.

 Se över vilka som har rätt att beslutsattestera fakturor. Man kan överväga att vidaredelegera beslutsattesten till annan person än enhetschefen, vilket också har gjorts på en del enheter. Förvaltningschef har enligt uppgift (enligt attestreglemente) rätt att utse beslutsattestanter.

 Se i sådant fall till att delegationsordning medger vidaredelegering, och att formella beslut om vidaredelegering fattas.

 Samlingsfakturor bör i möjligaste mån undvikas. Behöver kommuniceras internt.

 På några års sikt har kommunen en ambition att införa ett

beställningssystem, som innebär att attest och kontering sker redan i samband med beställning. I väntan på det kan förvaltningarna exempelvis utse behöriga beställare för att förbättra beställningsprocessen, vilket innebär att man begränsar antalet personer som är berättigade till att beställa från kommunens avtal.

3.7. Tidrapportering i projekt

Problembeskrivning

(24)

9 september 2016

PwC

Enheterna upplever att det är ett problem med att man inte har ett

tidsrapporteringssystem i ekonomisystemet, främst i samband med att man behöver rapportera hur mycket tid man lägger på olika investerings- och exploateringsprojekt. Detta upplever man försvårar uppföljning av projekt.

 Enheterna på de två förvaltningarna behöver gemensamt komma överens om vilken tidsrapporteringslösning (ex webbaserad externt program eller en integrerad modul i ekonomisystem) som passar dem bäst. Att implementera ett IT-stöd för tidrapportering kan inte ske omedelbart, men genom att vara tydliga i sina behov, och ge förslag på lösning, kan förvaltningarna få stöd av den centrala redovisningsenheten i implementationen.

3.8. Arbetsmetodik

Problembeskrivning

Det verkar finnas ett antal områden inom ekonomiarbetet där det saknas rutiner eller effektiva arbetssätt. Det kan exempelvis också vara så att arbetsuppgifter inte utförs på grund av tidsbrist.

 Internkontroll är en central uppgift för att undvika felaktigheter. Själva arbetet med internkontrollen behöver dock inte sparas till bokslutstillfället, utan kan med fördel utföras under perioder med mindre arbetsbelastning.

 Ett stöd som efterfrågas av enhetscheferna är återkoppling och analys av det ekonomiska utfallet tillsammans med ekonomer/controllers. Då

tidsplanerna runt bokslut om månadsuppföljning är väldigt snäva kan sådana analyser med fördel genomföras i perioderna mellan

uppföljningarna, för att dra slutsatser till kommande uppföljningstillfälle.

 Ett tydligt ekonomiskt årshjul underlättar uppföljningsarbetet och

planeringen. En tydligare kommunikation kring detta än vad som sker idag synes vara ett förbättringsområde.

 Det uppstår alltid avvikelser. Det viktiga vid avvikelser är att man tar vara på erfarenheter från dem och i möjligaste mån försöker se till att de inte

inträffar igen. För detta behövs en stödjande arbetsmetodik. En metodik där man fångar upp avvikelser och rapporterar och förbättrar behöver inte vara komplicerat. Det kan exempelvis ske genom att man dokumenterar detta i ett dokument som sparas på en gemensam lagringsyta. Ett enklare, och ofta effektivare system, är att man har en tavla där man sätter upp notisar med avvikelser och förbättringsförslag. I båda fallen följs detta upp genom att enheten har korta möten kring tavlan/dokumentet.

(25)

9 september 2016

PwC

2016-09-09

Martin Halldén Projektledare

(26)

Komponentavskrivning

En kartläggning av hur kommuner och kommunala bolag arbetat med införandet av komponent-

avskrivning av materiella anlägg- ningstillgångar

Rebecka Hansson Fredrik Birkeland September 2016

(27)

Botkyrka kommun 2 PwC

Innehållsförteckning

1. Inledning... 3 1.1 Bakgrund till uppdraget ... 3 1.2 Metod och genomförande... 3 2. Regelverk kring komponentavskrivning ... 4 2.1 Rådet för Kommunal Redovisnings rekommendation ... 4 2.2 Övergång till komponentavskrivning ... 4 3. Konsekvenser av komponentavskrivning ... 5 3.1 Resultatpåverkan ... 5 3.2 Påverkan på budget ... 7 3.3 Övrig påverkan ... 7 4. Fastigheter ... 8 4.1 Stockholm stad ... 8 4.2 Västerås stad ... 11 4.3 Sigtuna kommun ... 13 4.4 Micasa Fastigheter AB ... 15 5. Gata & park ... 19 5.1 Stockholm stad ... 19 5.2 Västerås stad ... 20 5.3 Sigtuna kommun ... 23 6. Vatten och avlopp ... 25 6.1 Mälarenergi AB ... 25 6.2 Örebro kommun ... 27 6.3 Trosa kommun ... 31 7. PwC:s reflektioner ... 34 7.1 Införandet av komponentredovisning ... 34 7.2 Sammanställning av antalet komponenter ... 35

(28)

1. Inledning

1.1 Bakgrund till uppdraget

Inom tekniska förvaltningen hanteras stora delar av Botkyrka kommuns materiella anläggningstill- gångar så som fastigheter, VA-anläggningar samt gator, vägar och parker. Dessa ska enligt gällande regelverk, Rådet för Kommunal Redovisnings rekommendation 11.4, fördelas på betydande komponenter. Respektive komponent ska skrivas av separat utifrån bedömd nyttjandeperiod. Arbetet med att identifiera väsentliga komponenter samt ta fram riktlinjer för detta arbete ska påbörjas under hös- ten 2016. Innan arbetet påbörjas har Botkyrka kommun uppdragit åt PwC att genomföra en kartlägg- ning av andra jämförbara kommuners arbete med komponentfördelning i syfte att identifiera goda exempel.

1.2 Metod och genomförande

PwC har inhämtat material från jämförbara kommuner och kommunala bolag avseende deras arbete med införandet av komponentavskrivning. Materialet har sammanställts och innehåller uppgifter om arbetsformer, kategorier av medarbetare som bör ingå i projektet, komponenter samt avskrivningstider. Intervjuer har även hållits med personer som ansvarat för, eller arbetat med, införandet av komponentavskrivning i de aktuella kommunerna och kommunala bolagen. Syftet med intervjuerna är att belysa för- och nackdelar med olika arbetssätt. I rapporten är sammanställningen av intervjuerna och det insamlade materialet uppdelat i tre områden:

 Fastigheter

 Gata och park

 Vatten och avlopp

Kartläggningen omfattar fem kommuners och två kommunala bolags införande av komponentavskrivning enligt nedan.

 Västerås stad: Fastigheter samt Gata & park

 Stockholm stad: Fastigheter samt Gata & park

 Sigtuna kommun: Fastigheter samt Gata & park

 Örebro kommun: Vatten och avlopp

 Trosa kommun: Vatten och avlopp

 Micasa Fastigheter AB: Fastigheter

 Mälarenergi AB: Vatten och avlopp Uppdraget har genomförts under juni till september 2016.

(29)

2. Regelverk kring komponent- avskrivning

2.1 Rådet för Kommunal Redovisnings rekommendation

Kommuner och landsting ska sedan räkenskapsåret 2014 tillämpa komponentavskrivning i enlighet med Rådet för Kommunal Redovisnings (RKR:s) rekommendation 11.4, som ersatte den tidigare re- kommendationen 11.3.¹

Komponentavskrivning är en avskrivningsmetod för materiella anläggningstillgångar som grundar sig på att en (huvud)anläggningstillgång delas upp i komponenter med varierande avskrivningstid beroende på dess nyttjandetid. Tidigare har schablonmässiga värden för hela (hu-

vud)anläggningstillgången tillämpats. Med komponentavskrivning speglas tillgångars värde på ett mer rättvisande sätt. Enligt RKR:s rekommendation 11.4 ska komponentavskrivning tillämpas om skillnaden i förbrukningen (nyttjandetiden) av en materiell anläggningstillgångs betydande komponenter förväntas vara väsentlig.

2.2 Övergång till komponentavskrivning

Vid övergång till komponentavskrivning kan det uppkomma praktiska frågor och problem, vilket ofta handlar om hanteringen av tillgångar som är anskaffade före införandet av komponentavskrivning och som från början inte delats upp i komponenter. RKR har gjort ett yttrande kring övergången till komponentavskrivning i syfte att ge vägledning i hur man kan resonera vid övergången. Den grund- läggande utgångspunkten vid övergången till komponentavskrivning ska enligt RKR vara att den sker på ett sådant sätt att felaktigheter vad gäller avskrivningar i framtida resultaträkningar minimeras.

Två praktiska frågeställningar som ofta dyker upp är:

1) I vilken omfattning bör man övergå till komponentavskrivning för befintliga tillgångar?

Enligt RKR:s yttrande ska det arbete som läggs ned på övergång till komponentavskrivning för befintliga tillgångar vägas mot väsentlighet och nytta. Vidare anges att en rimlig utgångspunkt är att prioritera utifrån tillgångars bokförda värde samt kvarvarande nyttjandeperioder. Ambitionen och precisionen kan succesivt höjas. Det är dock viktigt att man bland redovisningsprinciperna upplyser om vilka avvägningar och prioriteringar man gjort och hur långt man kommit i processen att gå över till komponentavskrivning. Till exempel kan detta göras genom att upplysa om vilka tillgångsslag, beloppsgränser och kvarvarande nyttjandeperioder som varit vägledande vid prioritering av vilka tillgångar som delats upp i komponenter.

2) Vilket bokfört värde ska vara utgångspunkten för fördelning på komponenter?

Enligt yttrandet anser RKR av praktiska skäl att övergången till komponentavskrivning bör vara framåtriktad, varför bokfört värde vid senast föregående bokslut i normalfallet utgör utgångspunkten för fördelning på olika komponenter.

1Rådet för Kommunal Redovisning (RKR) har som huvuduppgift att främja och utveckla god redovis- ningssed i kommuner, landsting och kommunalförbund i enlighet med lagen om kommunal redovisning.

Kommuner skall förutom lagens bestämmelser ta hänsyn till allmänt accepterade normer för kommunal bokfö- ring och redovisning. Skälen till avvikelse från RKR:s rekommendationer skall redovisas i not.

(30)

3. Konsekvenser av kompo- nentavskrivning

Vid övergång till komponentmetoden påverkas såväl ekonomiskt resultat, redovisning som budget.

Storleken på denna effekt är beroende av hur och var kommunen väljer att dra gränsen mellan vad som framöver kommer klassas som investering och drift samt hur komponenterna definieras. Vad kommunen väljer att definiera som en komponent påverkar vad effekterna blir i redovisning och budget. I detta kapitel beskrivs konsekvenserna översiktligt.

3.1 Resultatpåverkan

Resultatpåverkan kan beskrivas i fyra separata delar:

1. Planerat underhåll (PU) blir investering 2. Nya investeringar komponentindelas

3. Komponentindelning av befintliga tillgångar 4. Förtida utrangeringar

Den första delen är konsekvenserna av att det planerade underhållet framöver kommer delas upp i komponenter och behandlas som investeringar. Underhåll är primärt att vidmakthålla eller återställa tillgångens egenskaper till samma nivå som vid anskaffningen. Investering bör syfta till att förändra objektets egenskaper, kvalitets- eller kapacitetsförbättring, kostnadsreducering eller återanskaffning, dvs. utbyte av en komponent. Komponentbyte/planerat underhåll är alltså framöver en investering om det i övrigt uppfyller de kriterier för investering som kommunen satt upp. Detta har en positiv påverkan på kommunens resultat, åtminstone initialt. Större delen av budgeten för det planerade underhållet bör därför istället bli en investeringsbudget. Hur mycket av budgeten för planerat under- håll som ska vara kvar i driftbudgeten bör analyseras med hänsyn taget till hur kommunen definierat sina komponenter.

Över tid kommer denna resultateffekt att minska då avskrivningarna för gjorda investeringar kommer att öka. Eventuell internränta kommer också att läggas till, vilket kan göra att effekten över längre tid kan bli negativ för en enskild förvaltning. Effekten av internräntan är dock kostnadsneutral sett över hela kommunen.

INVEST RE-INVEST/UH MINDRE PU DRIFT

TIDIGARE PU

FEL- AVHJÄLPANDE

Investeringar Drift

(31)

Den andra resultatpåverkan kommer av skillnaden i avskrivningar mellan tidigare använd avskrivningsmetod och komponentmetoden på nya investeringar. I de allra flesta fall har kommunerna an- vänt sig av rak avskrivning på exempelvis 33 eller 50 år. Detta innebär att vissa komponenter skrivits av på längre tid än sin nyttjandetid och andra på kortare tid än sin nyttjandetid. Exempelvis har stommen skrivits av på samma tid som tekniska installationer. Beroende på framtida nyttjandetid för respektive komponent, fördelningen mellan komponenter och kommunens tidigare använda avskrivningstid kan denna effekt vara positiv eller negativ.

Den tredje resultateffekten är konsekvenserna av komponentindelningen av de befintliga till-

gångarna. Precis som i föregående stycke kommer denna effekt att variera beroende på valda komponenter och nyttjandetiden samt tidigare vald avskrivningsmetod. En ytterligare faktor som kommer att påverka denna effekt är vilka tillgångar kommunen har och när dessa är införskaffade. Generellt kan sägas att ju nyare tillgångar kommunen har desto troligare är det att effekten på resultatet är negativ. Detta eftersom komponenter med kortare avskrivningstid än tidigare kommer att skrivas av med större belopp (snabbare) än tidigare då rak avskrivningstid användes. Omvänt kan sägas att för äldre tillgångar har troligen exempelvis stommen skrivits av med kortare avskrivningstid (större belopp) än om avskrivningarna gjorts med komponentmetod. Effekten kan således även den vara positiv eller negativ på kommunens resultat.

Avslutningsvis finns även en påverkan i form av förtida utrangeringar av komponenter. En komponent som måste bytas i förtid kommer att orsaka ett behov av utrangering av kvarvarande bokfört värde och har en direkt negativ resultateffekt då det sker. Beroende på när i tiden detta sker kan resultateffekten bli stor och kommer vara en del av hanteringen av komponentmetoden. Det bör finnas tydliga regler för vem som tar kostnaden för sådana utrangeringar och en förståelse från politiken för att sådana kostnader kommer att uppstå oftare med komponentmetoden. Kommunen bör även hitta en princip för att fånga upp mindre restvärden som uppstår då komponenter byts strax innan slutet på nyttjandetiden. Även mindre utrangeringar i form av byte av en del av en komponent bör fångas upp. Sammantaget krävs en tydlig koppling mellan underhållsplan och investeringsbudget för att detta ska kunna hanteras långsiktigt.

Sammanfattningsvis bör en analys göras av hur valda komponenter och nyttjandetider påverkar respektive del och hur stor denna effekt blir på resultat och budget. Analysen bör göras i samband med framtagandet av komponenter. Eftersom budgetkonsekvenserna är så pass stora bör analysen också ligga till grund för en politisk förankring. Det bör också finnas en koppling mellan underhållsplan och budget för att långsiktigt kunna underhålla tillgångarna, något som också kräver politisk förankring.

Oavsett vilka komponenter och nyttjandetider som väljs bör resultateffekten för kommunen bli posi-

0 10 20 30 40 50 60

Exempel resultateffekt PU (mnkr)

PU -> Inv Avskrivningar Resultateffekt

(32)

tiv initialt då förändringen av planerat underhåll till investering har den största påverkan på resultatet. Övertid kommer denna effekt att minska.

3.2 Påverkan på budget

Utöver de konsekvenser som nämnts ovan i form av behov av utökad investeringsbudget då planerat underhåll blir investering samt en tydlig koppling mellan underhållsplan och budget kommer även i viss mån budgetprocessen påverkas. Budgetering av avskrivningskostnader för framtida investeringar kommer kräva att framtida investeringar redan i planeringsstadiet delas upp i komponenter, beräk- ningen kommer att bli mer komplex än tidigare i och med komponentmetoden. Ett sätt att hantera detta kan vara att redan i anbudsstadiet koppla anbuden till komponenter. Ett annat sätt att upp- skatta kostnaderna för framtida avskrivningar kan vara exempelvis genom framtagandet av schablon- fördelningar på komponenter för olika typer av anläggningar.

3.3 Övrig påverkan

Övriga delar av kommunen som påverkas kan vara eventuell internhyra. Huruvida detta påverkas eller inte beror på om kommunen har internhyressystem och hur detta i sådana fall fungerar. Det planerade underhållet kommer att bli en investering och inte en löpande driftkostnad, vilket i sig bör generera lägre internhyreskostnader. I förlängningen kan detta även påverka eventuell ersättning för lokaler till externa utförare inom exempelvis skola och förskola.

Övergång till komponentmetod kommer även att ställa större krav kring administration inom eko- nomifunktionen och framförallt anläggningsreskontra. De delar av planerat underhåll som övergår till att bli investering kommer att kräva ökad administration i framförallt aktiveringen av tillgångar- na. Varje investering ska nu delas upp i ett antal komponenter och skrivas av separat, dvs. istället för en anläggning i anläggningsregistret kommer det skapas flera anläggningar. Hur många är beroende på vad investeringen avser och hur många komponenter kommunen har valt att införa. Dessutom bör varje åtgärd inom planerat underhåll generera minst en anläggning. Beroende på vilken uppföljning varje investering kräver och antal komponenter kommunen har valt kan denna administration bli omfattande. Det bör således finnas en diskussion kring avvägningen av antalet komponenter och vad som administrativt är möjligt att hantera på ett smidigt sätt inom kommunen.

(33)

4. Fastigheter

Fastigheter är ett område inom teknisk- eller samhällsbyggnadsförvaltning som utgörs av ansvar för de kommunala verksamheternas lokaler såsom skolfastigheter. Även bostäder och lokaler för kom- mersiellt ändamål som förvaltas av kommunen kan ingå i ansvarsområdet. En del kommuner har allmännyttiga bostadsbolag, medan andra inte har det. Vad som ingår i begreppet och hur det organi- seras kan följaktligen variera mellan olika kommuner.

4.1 Stockholm stad

Fastighetskontoret i Stockholm stad svarar till fastighetsnämnden. Fastighetskontorets uppdrag är i första hand att förvalta och utveckla lokaler för stadens egna behov såsom kontorslokaler, offentliga lokaler och lokaler för idrott och kultur. I fastighetsbeståndet finns också brandstationer och saluhal- lar. De förvaltar även natur- och friluftsområden utanför kommungränsen och de flesta av stadens bergrum. Inom ramen för denna kartläggning har vi varit i kontakt med den externa konsult som haft ansvaret för införandet av komponentredovisning på fastighetskontoret.

4.1.1 Införandet av komponentredovisning

Inom Stockholm stad är det stadsledningskontoret som hållit ihop det stadsinterna arbetet med infö- randet av komponentredovisning. Stadsledningskontoret har exempelvis ansvarat för att styra ihop så mycket stadsgemensamma policyer och anvisningar som möjligt. Fastighetskontoret i Stockholm stad är en sluten redovisningsenhet. Enligt den externa konsult som ansvarat för införandet av komponentredovisning på fastighetskontoret har anpassningen skett till den egna verksamheten snarare än till resten av staden. Fastighetskontoret har till exempel lagt upp egna komponenter och avskrivningstider. Fastighetskontoret har inte heller haft någon direkt samverkan med fastighetsbolagen i Stockholm stad, däremot har material inhämtats från bolagen i syfte att få inspiration.

Arbetet med komponentredovisning började sommaren 2014 och komponentavskrivning implementerades i januari 2015. Samtidigt som detta arbete pågick bytte staden ekonomisystem, vilket innebar att det endast var möjligt att teoretisk göra antaganden om vilka konsekvenser komponentavskrivning skulle få i det nya systemet. Detta upplevdes som en aning försvårande i arbetet, men samtidigt fanns det en fördel då det var möjligt att ställa krav på leverantören så att det nya systemet skulle vara bättre anpassat för komponentavskrivning än vad det gamla systemet var. Det nya ekonomisystemet implementerades i maj 2015.

Från början var tanken att en extern konsult skulle genomföra hela komponentprojektet ur ett strikt ekonomiperspektiv eftersom projektet initialt sågs som en anpassning till gällande rekommen-

dationer inom redovisningsområdet. Efterhand väcktes intresset hos verksamheten som lyfte fram att de ville ha komponentredovisningen verksamhetsanpassad och därefter inkluderades verksamhets- företrädare. Samverkan skedde främst med fastighetsansvarig och ansvarig för planerat underhåll. I efterhand ser den externa konsulten stora fördelar med att redan från början bjuda in verksamhetsf- öreträdare, men framhåller att det är ekonomiavdelningen som bör leda och vara huvudansvarig för komponentprojektet. Genom att inkludera verksamhetsföreträdare tidigt i processen undviks en ”vi och ni”-kultur, och för att komponentredovisningen ska fungera krävs det en god samverkan mellan verksamheten och ekonomiavdelningen redan från start. Enligt den externa konsulten krävs det ett

”komponenttänk” vid underhåll och reinvestering för att komponentredovisningen ska fungera bra.

Den externa konsulten tog fram en bruttolista på komponenter grundat på bland annat omvärlds- spaning kring fastighetsbolag. Verksamhetsföreträdare fick ta del av listan och kommentera den, vilket resulterade i vissa justeringar utifrån verksamhetens behov. Justeringarna grundade sig i att fastighetskontoret förvaltar många specialfastigheter, till exempel saluhall och Stadshuset. När brutto- listan med komponenter var fastställd diskuterades val av livslängd och avskrivningstider. Ekonomi- avdelningen ville ha en livslängd per komponent i syfte att göra det enkelt, medan verksamheten initialt ville ha olika livslängd på samma komponent beroende material, exempelvis har koppartak och

(34)

papptak olika teknisk livslängd. Det var dock ekonomiavdelningen som satte ambitionsnivån och verksamheten kunde efter diskussion gå med på att man måste kunna schablonisera livslängden för att förenkla, och man enades därför om en avskrivningstid per komponent. I praktiken är det möjligt att avvika från grundprincipen och använda en annan avskrivningstid om bedömningen är att det är en annan teknisk livslängd. Ett exempel är om det finns ett politiskt beslut på att bygga en anläggning på prickad mark som har en teknisk livslängd på 30 år, men då anläggningen är byggd på prickad mark får den bara stå där i exempelvis 10 år, och därför ska avskrivningstiden vara just 10 år. Det gäller således att tillåta en viss flexibilitet och anpassningsbarhet vid aktivering av komponenter, och att det vid aktivering av sådana projekt görs en bedömning som inte enbart grundar sig på den tekniska livslängden.

Ett resultat av att verksamheten bjöds in var att AFF-koder² kopplades till varje komponent, vilket innebär att fastighetssystemet och ekonomisystemet kopplas ihop och blir mer lika.

I anläggningsregistret skapades en tom anläggning per fastighet till vilken alla andra anläggningar tillhörande denna fastighet knöts. Den tomma anläggningen fungerade således som en huvud- anläggning. Den externa konsulten har gått igenom hela anläggningsregistret och fördelat till- gångarna på huvudanläggningar och komponenter. Detta beskrivs ha varit den mest tidskrävande delen av komponentprojektet.

4.1.2 Omföring av befintligt anläggningsregister

Den befintliga anläggningsmassan hade kunnat schabloniseras fullt ut, men i och med att staden bör- jade föra anläggningsregister först 1992 har många av tillgångarna som anskaffades mellan 1992 och 2015 ett verkligt värde som bedömdes vara korrekt.

Anläggningsregistret delades in i fyra grupper, baserat på information som återfanns i anläggnings- registret. Textbaserad information om de enskilda anläggningarna, bokförda värden samt kvarvarande livslängder enligt tidigare avskrivningsplan har varit de parametrar som styrt indelningen.

Även en femte grupp togs fram som bestod av de anläggningar som inte ingick i underlaget för upp- delning. Dessa var anläggningar redovisade på anläggningsgrupper som inte ska delas upp i komponenter (till exempel anläggningar med 1 kr i bokfört värde) eller anläggningar som var fullt avskrivna.

Den första gruppen, A, skapades genom en okulär analys av den textinformation som fanns per an- läggning. De anläggningar som kunnat knytas till en enda komponent utgjorde denna grupp. Fastig- hetskontoret har sedan anläggningsregistret skapades 1992 haft ett arbetssätt som liknar komponentmetoden. Det innebär att flertalet av de aktiva anläggningstillgångarna redan är enskilda komponenter och således inte behöver fördelas på fler än en komponent. Fastighetskontoret har även använt en livslängd för dessa tillgångar som speglar dess naturliga livslängd varpå någon förändring av kvarvarande livslängd inte heller behövdes göras enligt den externa konsulten.

De två följande grupperna, B-C, skapades utifrån gränsvärden för bokfört värde och kvarvarande livs- längd. Gränsvärdet för indelning efter bokfört värde beslutades till 50 mnkr. Det är dock inte på enskilda anläggningar som denna parameter applicerades utan på summan av de bokförda värdena på de anläggningar som hör till respektive IKB.³ För kvarvarande livslängd har tre år bedömts ge bäst effekt och dessa värden räknades fram genom de viktade kvarvarande livslängderna på anläggningar- na som ingår för respektive IKB.

2 AFF står för Avtal För Fastighetsförvaltning och AFF-dokumenten är ett vedertaget verktyg för att upprätta förfrågningsunderlag och avtal inom fastighetsförvaltning och FM-tjänster.

3 IKB står för intern kostnadsbärare. En intern kostnadsbärare kan vara en fastighet eller byggnad, till exempel en idrottshall.

(35)

Slutligen består den sista gruppen, D, av de IKB:er som har ett bokfört värde understigande 50 mnkr och som även har en kvarvarande genomsnittlig livslängd under 3 år. Dessa delas inte upp på flera komponenter utan samtliga anläggningar tillskrivs komponenten övrigt. De livslängder som fanns för dessa anläggningar kvarstod. Dessa anläggningar står för en så pass liten del av de årliga avskrivningarna och de kommer dessutom vara fullt avskrivna inom 3 år varför de bedöms som ej väsentliga med avseende på både värde och nyttjandetid.

Enligt den externa konsult som utvecklat och tillämpat denna modell för omföring av det befintliga anläggningsregistret har det fungerat bra och medfört att arbetet varit hanterbart, även om det varit tidskrävande.

4.1.3 Komponenter och avskrivningstider

Fastighetskontorets komponentmodell består av 19 komponenter. Komponenten ”övrigt” ska bara användas i nödfall. Komponenter och avskrivningstider framgår av tabellen nedan.

I praktiken används en schablon i ett tidigt skede, i brist på information. När projektkalkyl/- byggkostnadskalkyl tillhandahålls från entreprenören görs en mer noggrann komponentindelning.

Fastighetskontoret ställer krav på att entreprenörerna ska göra projektkalkyler utifrån stadens lista på komponenter. När projektet sedan ska aktiveras tas hänsyn till eventuella förändringar, detta ansvar ligger hos projektledarna. Det beskrivs dock ofta bli så att schablonerna ligger kvar, eftersom justeringar i efterhand är tidskrävande och sannolikt inte bidrar till ökad kvalitet i någon större ut- sträckning. Det är därför bra om entreprenörerna gör komponentindelningen redan i projekt- kalkylerna.

Det har också förts en diskussion om att kontera fakturor direkt på komponenter i ekonomisystemet, men det har beslutats att så inte ska ske. Redan idag finns problem med felkonteringar och risken för fler fel ökar om ytterligare koddelar tillkommer.

Fastighetskontoret har i samband med komponentprojektet även ändrat de gränsvärden som tidigare användes för beslut om aktivering. Tidigare krävdes att en åtgärds totala utgifter skulle överstiga 100 tkr för att kunna definieras som en investering men vid övergången till komponentmetoden är denna gräns ändrad till 250 tkr. Eftersom utbyte av komponenter framgent kommer att klassificeras som investeringar har detta belopp höjts för att aktivering endast ska ske på väsentliga belopp och inte avse hela den tidigare budgeten för planerat underhåll (PU). Beloppet speglar dessutom nivån på indelning av komponenter på ett bättre sätt än det tidigare gränsvärdet.

Den externa konsulten som varit ansvarig för införandet av komponentavskrivning på fastighetskontoret lyfter slutligen fram att det är viktigt att förklara resultatpåverkan ur ett ekonomi- och bud- getperspektiv på ett pedagogiskt sätt för politikerna. Vidare menar konsulten att det är viktigt att ha en rimlig ambitionsnivå i både modellen och i praktiken, och att det därför är bra om ekonomienheten är de som i grunden äger frågan. Det är dock viktigt att inkludera verksamhetsföreträdare i processen. En framgångsfaktor kan vara att ha en investeringsekonom som förstår både ekonomi- och fastighetsperspektivet.

Nedan presenteras de komponenter med tillhörande avskrivningstider som fastighetskontoret valt att tillämpa i sin komponentredovisning.

Komponent Avskrivningstid

Stomme/grund 100

Anläggningsyta 20

Tak 25

Fasad 30

Fönster 25

(36)

Entréer 10

Byggnad invändigt 15

Försörjningsystem för flytande och gasformiga medier 40

Avloppssystem 40

Brandsläckningssystem 30

Kylsystem 15

Värmesystem 20

Luftbehandlingssystem 20

Elsystem 25

Tele- och datasystem 15

Transport 25

Styr- och övervakningssystem 15

HG-anpassning Avgörs från fall till fall

Övrigt Avgörs från fall till fall

4.2 Västerås stad

Västerås stad är Sveriges sjätte folkrikaste kommun och centralorten är landets femte största tätort.

Inom staden är det fastighetskontoret som ansvarar för Västerås stads fastigheter och förvaltar all kommunal mark och byggnader som ägs av staden. Inom ramen för denna kartläggning har intervju hållits med ekonomichefen och controller på fastighetskontoret.

4.2.1 Införandet av komponentredovisning

Arbetet med att införa komponentredovisning påbörjades i september 2014 med dåvarande ekonomichef på fastighetskontoret som projektledare. Förutom projektgruppen bestående av ekonomer fanns även en styrgrupp. I styrgruppen ingick bland andra ekonomidirektör, fastighetsdirektör, teknisk direktör samt ansvariga ekonomer. Arbetet beskrivs ha varit intensivt med ett första styrgruppsmöte i mitten av september 2014 och det sista i början av februari 2015. Totalt genomfördes 4-5 styrgrupp- smöten där lösningar och förankringsprocessen diskuterades.

Inom projektorganisationen togs gemensamma riktlinjer för komponentredovisning fram och inte- grerades med riktlinjer om investeringsredovisning. Varje verksamhetsområde ansvarade för att ta fram riktlinjer för sin del av verksamheten. I arbetet vid fastighetskontoret har ekonomerna haft hu- vudansvaret men även inhämtat expertkunskap från förvaltare och projektledare. Externa konsulter har anlitats för att utreda lämpligt tillvägagångssätt. Ekonomerna har även deltagit i utbildningar anordnade av SKL. Kontakt togs även med det kommunala bostadsbolaget för att få inspiration.

Samverkan skedde dock i första hand med det bolag som äger och förvaltar stadens strategiska fastigheter där flest gemensamma beröringspunkter finns. Goda exempel inhämtades från andra kommuner.

Den största utmaningen har varit att hantera resultateffekterna som uppkommer i och med att komponentredovisning införs. Budgetarbetet påverkas eftersom delar av det som tidigare budgeterats som driftkostnader istället förs om till investering. Det innebär att resultatet förbättras på kort sikt men inom ett antal år kommer resultatet att belastas med ökade avskrivningskostnader. Fastighets- nämnden har informerats om konsekvenserna av komponentredovisning, främst ur ett budgetper- spektiv.

Komponentredovisningens införande har inte påverkat internhyrorna. Det ekonomiska överskott som uppkommer har istället öronmärkts för framtida underhåll som en post i investerings-

redovisningen. För att särskilja vilka kapitalkostnader som täcks av hyresintäkter har ytterligare koddelar skapats.

(37)

Fastighetskontoret har valt att inte göra det möjligt att kontera leverantörsfakturor på olika komponenter. Det är endast i anläggningsregistret som det är möjligt att se de ingående komponenterna.

Uppfattningen är att komponentredovisning kommer att innebära visst merarbete men att informat- ionen och innehållet i anläggningsregistret samtidigt kommer att öka. Även nedskrivningarna be- döms öka i framtiden. Fastighetskontoret har under lång tid arbetat med att göra årliga bedömningar av nedskrivningsbehovet i anläggningstillgångar och gjort nedskrivningar vid behov.

Det har i anläggningsregistret inte varit möjligt att skapa en huvudanläggning med under-

komponenter kopplade till sig. I stället har anläggningar, fastigheter, som hör ihop fått anläggnings- ID i följd. Genom att söka på koddelen ”projekt” summeras den totala anläggningen ihop. Nuvarande anläggningsregister uppges inte vara optimalt utformat för att hantera komponentredovisning.

Ekonomerna vid fastighetskontoret betonar vikten av att samverka med och utbilda förvaltare och projektledare för att redovisningen ska bli rättvisande och relevant. Det bör finnas en koppling mel-

lan valda komponenter och den underhållsplanering som görs.

4.2.2 Komponenter och avskrivningstider

Inom verksamhetsområde fastigheter har 9 komponenter identifierats, varav en är mark som inte skrivs av. Fastighetskontoret hade i hög utsträckning sedan tidigare komponentredovisat nyare om- och tillbyggnationer i anläggningsregistret. Detta underlättade den genomgång av historiska värden som genomfördes. Vid genomgång av de historiska värdena har större ofördelade anläggningar förde- lats på komponenter medan anläggningar med lägre värden har schablonfördelats. Byggnader med oväsentliga belopp eller kort kvarvarande nyttjandeperiod har legat kvar oförändrade. Uppfattningen hos de intervjuade är att merparten av anläggningarna är komponentfördelade.

De simuleringar som gjorts visar att det totalt sett inte fått så stora effekter för de totala avskrivningarna när komponentredovisning tillämpats. De genomsnittliga avskrivningstiderna blir i nivå med tidigare avskrivningstider.

De intervjuade menar att det är en fördel att redan i ett tidigt skede, vid nybyggnation, identifiera vilka komponenter som finns i en byggnad. Redan i upphandlingsskedet bör detta ske. Fastighets- kontoret kommer därför att uppmana anlitade entreprenörer att i sina anbud göra en uppskattning av hur stor del av entreprenadutgifterna som är hänförlig till en viss komponent.

Väsentlighetskriterier för underhållsutgifter vid utbyte av befintlig komponent har fastställts:

 Mer än 25 % av komponenten vid delutbyte.

 Mer än 1 mnkr i anskaffningsvärde om fastighet samt mer än 0,1 mnkr i anskaffningsvärde om gator, vägar och markanläggningar.

 En planerad åtgärd (om gator, vägar och markanläggningar)

Komponent Beskrivning av komponent Avskrivningstid

Mark Den del av fastighetsvärdet som utgör markvärde. Bestående värde

Markanläggningar

Anordningar eller anläggningar som inte är byggnader eller inventarier. Som mark-anläggningar räknas också sådana arbeten som behövs för att marken ska göras plan eller fast.

20 år