UPPSALA UNIVERSITET
Företagsekonomiska Institutionen Magisteruppsats vårteminen 2007
Handledare
Elving Gunnarsson Författare
Viking Johansson Johan Rutgersson
Lönsam fakturering
Sammandrag
Idag är det vanligt att företag, vid fakturering mot kund, lägger på en fakturaavgift för att täcka de kostnader som är förknippade med hantering av fakturor. Om en kund inte betalar en faktura i tid kan företag ta ut lagstadgade påminnelseavgifter samt inkassoavgifter. Författarna valde att undersöka huruvida dessa kostnader inte bara täckte de faktiska kostnaderna utan även gav ett positivt täckningsbidrag för företag. Författarna ville även undersöka vilka effekter bara fakturaavgiften har.
Författarna har samarbetat med ett företag där tillgång getts till företagets affärssystem för att utvinna information om faktureringsprocessen. Det empiriska underlaget för studien har innefattat drygt 160 000 fakturor. Författarna har undersökt vilka intäkter i form av avgifter och kostnader i form av kundförluster och räntekostnader som företaget haft med respektive faktura.
Studien visar tydligt att det finns en konstant snittintäkt per faktura som härrör från faktureringsavgifterna. De kostnader som är förknippade med fakturering är dock direkt proportionerliga mot fakturastorleken. Sammantaget betyder det att företaget har en förtjänst på faktureringen förutsatt att snittet av fakturabeloppet understiger drygt 800 kr. Studien visar även att företaget har en förtjänst på 6,82 % av det totala fakturerade beloppet. Av denna förtjänst utgörs hälften av fakturaavgifter.
Innehållsförteckning
1 Inledning ... 2
1.1 Frågeställning och problematisering ... 3
1.2 Uppsatsens syfte ... 3
1.3 Definitioner och förkortningar ... 4
1.4 Faktureringsflöde ... 5
1.5 Avgränsningar ... 6
1.5.1 Kronofogdemyndigheten ... 6
1.5.2 Kvalitativa aspekter av faktureringsavgifter ... 6
1.5.3 Kringkostnader för fakturering ... 6
2 Teoretiskt ramverk ... 7
2.1 Fakturaavgift ... 7
2.2 Påminnelseavgift ... 7
2.3 Krav ... 8
2.4 Upprättande av amorteringsplan ... 8
2.5 Ersättningsbelopp ... 8
2.6 Kronofogden ... 8
3 Metod ... 9
3.1 Metodval ... 9
3.2 Datainsamling ... 9
3.2.1 Insamlingsprogrammet i pseudotermer ... 10
3.2.2 Validering av programmet ... 10
3.3 Kundförluster som faktureringskostnad? ... 10
3.3.1 Fördelning över betalningssätten ... 10
3.4 Etiskt perspektiv ... 11
3.5 Källkritik ... 11
3.5.1 Betald eller ej ... 11
3.5.2 Betalningshistorik ... 11
3.5.3 Transparens i undersökningen ... 11
4 Empiri ... 13
4.1 Faktiska kostnader ... 13
4.2 Faktureringshistorik ... 13
4.3 Fakturasammansättning ... 14
4.4 Betalningsfrekvens ... 15
4.4.1 Pappersfaktura ... 15
4.4.2 E‐postfaktura ... 16
4.4.3 Autogiro ... 16
4.5 Intäkter och kostnader från faktureringsavgifter samt befarade kundförluster ... 16
4.5.1 Intäkter och kostnader för pappersfakturor ... 17
4.5.2 Intäkter och kostnader för e‐postfakturor ... 18
4.5.3 Intäkter och kostnader för autogiro ... 19
5 Analys ... 20
5.1 Betalningsfrekvens ... 20
5.1.1 Den korrekta procentsatsen kundförluster för pappersfakturor ... 20
5.1.2 Räntekostnader för pappersfakturor ... 21
5.2 Justerade kostnader för pappersfakturor ... 22
5.3 Intäkter på fakturering av pappersfakturor ... 23
5.4 Faktureringsintäkter på e‐postfaktura ... 24
5.5 Faktureringsintäkter på autogiro ... 26
5.6 Totala faktureringsintäkter ... 26
5.7 I en värld utan fakturaavgifter ... 27
5.8 Kan denna kunskap appliceras på andra företag? ... 28
6 Slutsats och rekommendationer ... 29
Referenser ... 30
Elektroniska källor ... 30
Lagar och förordningar ... 31
Primärdata ... 31
Muntliga källor ... 31
1 Inledning
Under 2005 konsumerades varor och tjänster för totalt 2673 miljarder kronor i Sverige1 och varje hushåll konsumerade för genomsnittligen 265 920 kr.2 Sedan 1995 har hushållens disponibla inkomst ökat varje år, samtidigt har standardökningen under denna period varit närmre 30 %. Det är framför allt de med arbete som gynnats av denna utveckling, men även studenter och arbetslösa har ökat sin standard.3 Detta är inte någon unik trend för de senaste åren, med undantag för lågkonjunkturen under början på 90‐talet har hushållens konsumtion stadigt ökat sedan mätningarna började 1970.4 Historiskt sett sträcker sig denna trend betydligt längre tillbaks i tiden. I snitt fördubblas vår konsumtion var 35:e år; för varje generation fördubblas den materiella levnadsstandarden.
Kombinationen av teknisk utveckling och ekonomisk tillväxt har resulterat i att det som idag betraktas som normal levnadsstandard för 150 år sedan endast var förunnat kungligheter och andra exceptionellt rika medborgare.5
Samtidigt som levnadsstandarden höjs och inkomsterna ökar så stiger hushållens skuldsättningsgrad.
Skulderna ökar idag snabbare än inkomsterna något som ger hushållen en allt mindre marginal mot ökade kostnader.6
Kronofogdemyndigheten beskriver samtidigt den ökade skuldsättningen och konsumtionen som en direkt anledning till det kraftigt ökade antalet betalningsförelägganden. Många svenskar lånar till konsumtion. De som inte har möjlighet att betala tillbaks lånen hamnar till slut hos kronofogdsmyndigheten. 7 2006 var antalet registrerade betalningsförelägganden hos kronofogden 814 017 stycken, en ökning med 56 % sedan år 2000.8
Företag som drabbas av kunder som inte betalar sina skulder får ökade administrativa kostnader, förluster för de skulder som aldrig betalas och i värsta fall, likviditetsbrist. Beroende på vilken typ av bransch ett företag verkar i blir effekten av kunder som inte betalar i tid olika. En nystartat bolag med liten kassa och ett fåtal stora kunder är beroende av att betalningarna sker enligt vad som avtalats.
Större bolag med många små kunder har inte samma beroende av att deras fakturor inte betalas i tid.
I takt med att hushållen köper allt fler tjänster och att betalningsgraden blir allt lägre så ökar företagens kostnader för hanteringen av betalningarna. När företaget Stjärn‐TV, nuvarande ComHem, 1992 införde en fakturaavgift på sex kronor för att täcka sina administrativa kostnader, väcktes starka reaktioner. I en artikel från TT går konsumentombudsmannen ut och avråder alla konsumenter från att betala denna avgift.9 Konsumenternas starka reaktion väckte diskussionen huruvida det var tillåtet att ta ut denna typ av avgift. Konsumentverket menade att detta måste vara uppgjort när avtalet ingås. Idag är det betydligt vanligare att fakturaavgift tas ut, denna regleras inte i
1 SCB ‐ Nationalräkenskaper
2 SCB – Hushållens utgifter
3 SBC ‐ Inkomstskillnader
4 SCB ‐ Nationalräkenskaper
5 Göteborgsposten ‐ Tillväxt för konsumtion
6 Finansinspektionen ‐ Rikare hushåll med större skulder
7 Dagens Nyheter ‐ Fogden varnar
8 Kronofogdsmyndigheten – Betalningsförelägganden
9 TT Nyhetsbanken ‐ KO: VÄGRA BETALA FAKTURAAVGIFTER
lag utan styrs vanligtvis av branschpraxis. I branschorganisationen Företagarnas skrift ”konsten att få betalt” skrivs det:10
”När avtalet bekräftas/beställningen görs, konstaterar Du att det utgår en faktureringsavgift. Faktureringsavgiften skall omnämnas i en skriftlig avtals‐/orderbekräftelse. Genom att ta ut avgift för faktura kan man få täckning för företagets kostnader för denna administrativa hantering.”
Betalas inte en faktura innan förfallodatum har fakturautställaren rätt att ta ut en påminnelseavgift.
Denna avgift regleras, i lagen (1981:739) om ersättning för inkassokostnader m.m. Förfaller även påminnelsen har fakturautställaren rätten att, enligt samma lag, ta ut ytterligare en avgift för ett krav. Vidare kan avgift tas ut för upprättande av amorteringsplan samt för ränta från det ursprungliga förfallodatumet.
Den ökade konsumtionen i kombination med att allt fler inte betalar sina skulder i tid ökar kraven på fungerande betalningsrutiner hos företagen. Utan väl fungerande rutiner kring fakturahantering och indrivning riskerar fordringsägaren höjda administrativa kostnader samtidigt som kundförlusterna ökar. Både autogiro och e‐faktura har lanserats som alternativ till den traditionella fakturan. Avsikten med dessa båda betalningssätt är att underlätta för såväl kund som fordringsägare, trots detta dominerar fortfarande den vanliga pappersfakturan.
1.1 Frågeställning och problematisering
Tidigare har kostnaden för fakturering aldrig redovisats genom en fakturaavgift utan utgjorts av ett schablonpåslag på produkten eller tjänsten. Idag är det allt vanligare att företag tar ut denna del som en särredovisad kostnad.
Författarnas avsikt är att undersöka huruvida fakturaavgiften avser de faktiska kostnader som kan kopplas till faktureringen eller om den lämnar ett positivt täckningsbidrag.
Vidare kommer de lagstadgade avgifter som tas ut i samband med förfallna fakturor att undersökas på samma sätt.
1.2 Uppsatsens syfte
Undersökningen syftar till att slutligen konstatera om fakturering är lönsam och i så fall, under vilka omständigheter.
10 Företagarnas Riksorganisation – Konsten att få betalt
1.3 Definitioner och förkortningar
Autogiro En funktion från bankgirocentralen som ger en betalningsmottagare möjlighet att ”dra” pengar från en kunds bankkonts.
E‐postfaktura En faktura i PDF‐format som bifogas i ett e‐postmeddelande till kunden.
E‐faktura En funktion från bankgirocentralen där kunden kan få sina fakturor representerade i sin Internetbank istället för på papper.
Pappersfaktura En vanlig faktura på papper som skickas till kunden med posten.
Faktureringscykel En period som sträcker sig från faktura till faktureringspåminnelse, till inkassofaktura och slutligen till avstängning av kund. Denna process tar ca två månader.
Faktureringsmetod Den typ av metod som kunden faktureras med, det vill säga en av autogiro, e‐postfaktura och pappersfaktura.
Avskriven En faktura skrivs av när kunden inte förväntas kunna betala fakturan.
Det görs när företaget inte förväntar sig att få in pengarna, beroende på t ex konkurser hos kunder eller när kunden har ett stort antal mål hos kronofogdemyndigheten. Vid en avskrivning redovisas fakturabeloppet som en kundförlust.
Återköp Ett återköp sker när en faktura har blivit felaktigt utställd eller när en kund kompenseras för någonting. I praktiken tas fakturan bort och det är som om den aldrig existerat.
Betald/obetald En faktura räknas som betald när den en inbetalning gjorts på fakturan och det inbetalade beloppet är det utställda beloppet plus minus 160 kr. Görs en så kallad överbetalning måste den godkännas av kundtjänstpersonal.
KFM Kronofogdemyndigheten
PTS Post‐ och telestyrelsen
1.4 Faktureringsflöde
För förstå varför författarna valt det teoretiska ramverket samt för att förstå vilka metodproblem som uppsatsen kommer att handskas med krävs en viss förståelse för hur faktureringsflödet hos fallstudieföretaget ser ut. Således placeras denna korta introduktion före det teoretiska avsnittet.
Samtliga avgifter kommer att motiveras och förklaras djupare i det teoretiska avsnittet.
Faktura Påminnelse Inkasso
KFM
Kundförlust
En fakturacykel, cirka två månader
Figur 1 – Faktureringscykeln hos det aktuella företaget
I början på varje månad skapas en faktura. En faktura har alltid förfallodatum i slutet på månaden för privatpersoner medan företag har 30 dagar på sig att betala från utställningsdatumet11. Fakturor finns i tre lika varianter, nämligen pappersfakturor, e‐postfakturor eller autogirofakturor12.
I början på nästkommande månad, förutsatt att betalning inte har erhållits, ställs en påminnelsefaktura ut. Den upplyser kunden om att fakturan har förfallit och är behäftad med en lagstadgad påminnelseavgift på 50 kr. En påminnelsefaktura har alltid tio dagars förfallotid brutto13. Givet att betalning fortfarande inte kommit företaget till handa vid förfallodatumet för påminnelsefakturan ställs en inkassofaktura ut. Den är behäftad med en lagstadgad inkassoavgift på 160 kr och har en förfallotid brutto på åtta dagar.
Vid tidpunkten för inkassofakturans förfallning stängs samtliga kundens tjänster av och aktiveras inte igen förrän kunden har betalat sina utestående fordringar. Alla aktiviteter fram till detta ögonblick sker automatiskt av ekonomisystemet. Inkommer inte betalningen inom ett fåtal dagar görs en kreditupplysning på kunden. Sedan fattas ett beslut om huruvida kunden ska skickas till kronofogdemyndigheten eller skrivas av som en kundförlust. Det senare inträffar t ex om det visar sig att kunden redan har hundratusentals kronor i skuld vilket ger en låg förhoppning om att driva in pengarna.
Skickas kunden till kronofogdemyndigheten läggs en kostnad av 640 kr på fakturan varav 300 kr betalas till kronofogdemyndigheten oberoende av indrivningsutfallet14 och 340 kr tillfaller företaget.
Det är således en risktagning för företaget att skicka en kund till kronofogdemyndigheten eftersom varje kundfordring som skickas dit kostar 300 kr för företaget.
11 Det datum då fakturan skapas
12 Se definitioner
13 Med brutto menar författarna att ingen hänsyn tas till helgdagar. En påminnelsefaktura utställd den 10:e förfaller således alltid den 20:e. Detta är företagets policy och är inte nödvändigtvis allmängiltigt
14 D v s huruvida kunden betalar sin fordring eller inte
1.5 Avgränsningar
1.5.1 Kronofogdemyndigheten
I och med att faktureringscykeln är avslutad och inkassofakturan förfaller kommer vissa kunder skickas till kronofogdemyndigheten. Då företaget har möjlighet att ta ut en kostnad på 340 kr från kunden för handläggandet av kronofogdemyndighetsförfarandet så det finns en möjlighet att tjäna pengar på denna del av faktureringen. Författarna har dock valt att inte fördjupa sig i denna del av indrivningsprocessen två anledningar, nämligen att antalet kunder som skickas till kronofogdemyndigheten är så få att en generalisering är omöjlig och att en förundersökning av författarna indikerade att varannan kund betalade vilket skulle implicera att det var ett nollsummespel för företaget. Författarna valde därför att helt bortse från denna del av inkassoförfarandet.
1.5.2 Kvalitativa aspekter av faktureringsavgifter
Författarna har valt att helt fokusera på de finansiella aspekterna av faktureringsavgifter ur ett företagsperspektiv. Det finns även en rad mjuka värden att ta hänsyn till i relationen till kunden.
Exempelvis kan kunden uppleva ett ökat värde genom att fler betalningssätt erbjuds. Kunden kan också uppleva ett negativt värde genom faktureringsavgifter och indrivning av obetalda fakturor.
Författarna har dock valt att helt avstå från att vidare analysera dessa värden.
1.5.3 Kringkostnader för fakturering
Fokus i undersökningen ligger på de direkta kostnaderna för faktureringen. Någon hänsyn har inte tagits till lön för de personer som är inblandade i faktureringen, kostnader för affärssystemen såväl mjukvarumässig som hårdvarumässig. Anledningen till detta är att arbetsinsatserna och resurserna för hanteringen av de aktuella frågorna är så små att de saknar relevant betydelse för resultatet.
2 Teoretiskt ramverk 2.1 Fakturaavgift
Vid fakturering är det vanligt att en avgift tas ut, denna avgift ska täcka administration, kuvertering och porto. Fakturaavgiften regleras av branschpraxis och till viss del även av PTS. Företagarnas riksorganisation rekommenderar att eventuell faktureringsavgift och dess storlek tydligt framgår i samband med att avtalet ingås15. Konsumentverket skriver att näringsidkaren i regel har rätt att ändra ett ingånget avtals villkor, förutsatt att kunden inte är bunden till köpet under en viss period.16 PTS kan inte vidta några åtgärder mot fakturaavgiften i sig, men de reglerar att fakturaavgiften inte försämrar villkoren för konsumenten. Exempelvis är telebolagen skyldiga att erbjuda kunderna en specificerad telefonräkning utan att fakturaavgiften är högre än för den vanliga räkningen.17
2.2 Påminnelseavgift
Om inget annat avtalats gäller 30 dagars kredittid från utställandet av en faktura. Om fakturan inte betalats efter 30 dagar har borgenären rätt att ta ut referensränta18 plus 8 %.19 Det vill säga om referensräntan är 3 % blir det totala räntepåslaget 11 %.20
I lagen om ersättning för inkassokostnader (1981:739) regleras att gäldenären är skyldig att betala påminnelseavgift vid skriftlig betalningspåminnelse. I 2§ kan följande läsas:
2 § Gäldenären är skyldig att utge ersättning för skriftlig betalningspåminnelse rörande skulden, om avtal därom har träffats senast i samband med skuldens uppkomst. Förordning (1981:1057) om ersättning för inkassokostnader m.m. reglerar den exakta ersättning som högst får tas ut vid påminnelse om inte särskilda skäl till annat finns.
1. femtio kronor för skriftlig betalningspåminnelse som avses i 2 §,
Gäldenären är aldrig skyldig att betala för mer än en betalningspåminnelse, även om borgenären skulle skicka flera påminnelser. Detta regleras i 6§ i lagen om ersättning för inkassokostnader (1981:739)
6 § Avtalsvillkor, som innebär att gäldenärens skyldighet att ersätta kostnader som avses i 1 § utvidgas utöver vad som följer av denna lag, är ogiltigt.21
15 Företagarnas Riksorganisation – Konsten att få betalt
16 Konsumentverket – Faktureringsavgift
17 Post & Telestyrelsen ‐ Specificerad telefonräkning
18 Referensräntan fastställs av Riksbanken och motsvaras av reporänta vid utgången av föregående halvår.
19 Räntelag (1975:635)
20 Riksbanken – Referensränta
21 Lag (1981:739) om ersättning för inkassokostnader m.m.
2.3 Krav
Om en faktura inte betalats efter betalningspåminnelsen förfallit till betalning kan borgenären skriftligen framställa krav mot gäldenären. 5§ i inkassolagen (1974:182) reglerar vad som gäller vid framställande av krav.
5 § Krav mot en gäldenär skall framställas skriftligt. Kravet skall innehålla tydlig uppgift om borgenärens namn och om det förhållande som fordringen grundar sig på. Är det fråga om en fordran som har överlåtits eller pantsatts och kan gäldenären på grund härav ej med befriande verkan betala till överlåtaren eller pantsättaren, skall kravet innehålla en tydlig upplysning om detta förhållande. I krav bör lämnas anvisning om lämpligt betalningssätt.
I krav skall vad som fordras i kapital, ränta och ersättning för kostnader anges var för sig. I fråga om ränta skall särskilt anges beloppet av upplupen ränta, räntesatsen samt den tid och det kapitalbelopp som ligger till grund för ränteberäkningen.
I samband med krav skall anges viss skälig tid inom vilken gäldenären har att betala frivilligt eller anmäla om han har någon invändning mot kravet. Lag (1981:738).
Lagen (1981:739) om ersättning för inkassokostnader reglerar vilken ersättning borgenären har rätt att ta ut. Denna ersättning uppgår idag till etthundrasextio kronor enligt förordning (1981:1057).
2.4 Upprättande av amorteringsplan
Vidare kan kredittagaren bli skyldig att betala ersättning om 150 kr för upprättande av en amorteringsplan. Planen ska vara skriftlig samt omfatta hela kredittagarens kvarstående skuld, ha tillkommit i samråd med kredittagaren och lämnats eller skickats till kredittagaren.
2.5 Ersättningsbelopp
Storleken på ersättningsbeloppen regleras enligt lagen (1981:739) om ersättning för inkassokostnader m.m. Samtliga inkassokostnader är befriade från moms. Beloppet justeras emellanåt (senast 1 juli 2003). Lagens regler är tvingande, kreditgivaren får alltså inte genom avtal utvidga kredittagarens skyldighet att ersätta kostnaderna.
Ersättning för inkassokostnader lämnas, om det inte finns särskilda skäl till annat, med högst
• femtio kronor för skriftlig betalningspåminnelse som avses i 2 §,
• etthundrasextio kronor för krav som avses i 3 § 1,
• etthundrafemtio kronor för upprättande av amorteringsplan som avses i 3 § 2. Förordning (2003:294).
2.6 Kronofogden
Betalas inte en fordran inom angiven tid eller efter att en skriftlig påminnelse kan fordringsägaren vända sig till kronofogdemyndigheten för att fastslå att betalningsskyldighet föreligger samt fordrans storlek. Ansökningsavgiften för denna tjänst är 300 kronor som läggs till skulden, kreditgivaren får utöver detta debitera 340 kronor22
22 Kronofogden ‐ Betalningsföreläggande och handräckning
3 Metod
För att genomföra uppsatsens syfte har författarna fått full tillgång till ett företags ekonomisystem.
Då delar av materialet är känsligt ur konkurrenssynpunkt kommer företaget att hållas anonymt. Det aktuella företaget kommer vidare i uppsatsen att refereras till som ”företaget”. Författarna har med hjälp av ett eget programmeringsverktyg kunnat utvinna information ur företagets ekonomisystem.
Företaget har fullt ut ställt upp för att underlätta författarnas arbete. Tidigare erfarenhet, hos en av medförfattarna, av ett identiskt affärssystem gav en god grundförståelse för systemets uppbyggnad och funktion. Detta gav också möjlighet att på ett tidigt stadium kunna bedöma vilken information som skulle behövas och huruvida denna var tillgänglig i systemet.
3.1 Metodval
Författarna har valt att göra en kvantitativ studie av faktureringsflödet. Denna syftar till att undersöka hur många fakturor som skapas samt hur varje faktura förändras under hela faktureringsflödet. Med förändringar avser författarna bland annat om fakturan blivit modifierad, en påminnelse har skickats och huruvida den betalats eller ej. Författarna ämnar samla in information om så många fakturor som möjligt för att få ett stort underlag för analys. Det empiriska underlaget kommer således att utgöras av endast primärinformation från företagets databas.
För att skapa förståelse kring företagets rutiner samt insyn i beslutsprocesser har ett flertal intervjuer samt löpande samtal skett med företagets fakturaansvarige. Om inget annat anges refererar informationen till dessa samtal.
3.2 Datainsamling
I och med tillgången till företagets affärssystem och dess interna databas, med all information gällande fakturor och betalningar, kunde information utvinnas utan påverkan från en yttre part.
Detta leder till att all information författarna utvinner ur systemet är opåverkad av företaget eller någon annan part. Den eftersökta informationen är i sin natur binär, antingen är en faktura betald eller inte eller antingen har det skapats en påminnelsefaktura eller inte och så vidare. Detta medför också att informationen är i sin natur tillförlitlig och att informationen som utvunnits av författarna kan bedömas vara valid.
På grund av komplexiteten i databasstrukturen samt det faktum att faktureringsprocessen i sig är flerdelad är dock inte all väsentlig information lättillgänglig. En faktura kan skapas, teoretiskt sett modifieras ett oändligt antal gånger för att slutligen hamna i ett sluttillstånd som kan vara en av fyra möjliga: avskriven, återköpt, obetald eller betald. Med förändring avses att fakturabelopp eller fakturaposter ändras. En förändring kan exempelvis vara en påminnelseavgift som debiteras. För att utreda hur fakturan förändrats och vilka avgifter som förknippats med denna måste varje förändring fakturan utsätts för mätas och det slutgiltiga tillståndet på fakturan måste kontrolleras.
Eftersom underlaget för studien är väldigt stort saknas möjlighet till manuell granskning av varje faktura. För att tillgodogöra sig det stora informationsunderlaget har således ett informations‐
utvinningsprogram, skrivet av författarna i scriptspråket Perl, skapats. Programmet används för att sortera ut givna fakturor, följa varje förändring hos respektive faktura, notera slutresultat samt summera data för det totala antalet fakturor. I uppsatsens empiriska underlag presenteras 165902 stycken fakturor som följts från faktureringsdag till sluttillstånd mellan åren 2005‐2007. Det finns möjlighet att ta ut information från 2003 och 2004 men informationen bedömdes vara snarlik den från 2005 varför författarna valde att starta på 2005.
3.2.1 Insamlingsprogrammet i pseudotermer
Insamlingsprogrammet, nedan kallat ”programmet”, väljer ut en delmängd av den totala mängden fakturor baserat på ett antal variabler, nämligen faktureringsmånad, högsta och lägsta fakturavärde samt faktureringsmetod och sparar ner dem i en lista.
Sedan går programmet igenom listan och följer varje faktura individuellt för att kontrollera vilka förändringar som gjorts, vilka faktureringsavgifter som är debiterade samt vilket slutstadium fakturan befinner sig i. Vidare summerar det statistik för den utvalda delmängden fakturor. Ur statistiken kan författarna utläsa summan av alla obetalda fakturor, det vill säga alla befarade kundförluster och summan av respektive avgift som kommit företaget till handa.
3.2.2 Validering av programmet
På grund av programmets grundläggande påverkan på det empiriska underlaget är det av stor betydelse att den output som fås ur programmet är korrekt. För att säkerställa detta har programmet brutits ned i mindre delar och varje funktion har kontrollerats för sig, dels programmeringsmässigt logiskt men också via stickprovstester. Vid stickprovstesterna har författarna redan känt till det korrekta utfallet och sedan testat huruvida programmet kommer fram till samma sak. Programmet har sedan testats i sin helhet och utsatts för systematisk stickprovskontroll. Författarna har även, i samråd med företaget, kontrollerat realismen i all output.
3.3 Kundförluster som faktureringskostnad?
Kundförluster som uppkommer i ett företag behöver nödvändigtvis inte belasta faktureringsfunktionen i företaget. Rimligtvis borde denna kostnad kunna fördelas ut över fler resultatenheter i ett företag eftersom flera enheter kan påverka dessa kostnader. Säljavdelningar kan exempelvis göra kreditbedömningar av potentiella kunder och gallra ut kunder med svag betalningsförmåga. Denna proaktiva handling kan minska kundförlusterna. Ska säljavdelningen således vara skyldiga att bära en del av dessa kostnader?
Författarna anser att så inte är fallet och motiverar detta med tre anledningar:
1. Företagets indrivningsrutiner torde vara det som har tyngst påverkan på huruvida indrivning av fordringar är lyckas eller ej. Till exempel ökar chansen för betalning om tiden kortas mellan det att fakturan förfaller och en påminnelse skickas ut.23
2. Den andra anledningen är att se verksamheten som en process från försäljning, produktion och slutligen fakturering. Således skulle ett misslyckande att driva in pengar vid faktureringstillfället ligga faktureringsenheten närmast i flödet. Följaktligen vore det naturligt att faktureringsfunktionen bar kostnaden.
3. Den tredje anledningen av rationella skäl. I slutändan handlar detta om en internfördelning av kostnader. Författarna anser att faktureringsfunktionen för enkelhetens skull bör bära alla kostnader för kundförluster. På så sätt kan försäljningsavdelningen fokusera på försäljning och dess ökning medan faktureringsfunktionen kan specialiseras sig på vad de kan bäst – indrivning.
3.3.1 Fördelning över betalningssätten
Det har, i undersökningen, visat sig tydligt att kundförlusterna har en stark koppling till vilken betalningsform som kunden har valt. Författarna kunde ha valt att slå samman samtliga kundförluster, oberoende av betalningssätt, och fördela kostnaden schablonmässigt över respektive faktura. Istället valde författarna att låta de olika betalningsformerna bära kostnaden för respektive
23 Företagarnas riksorganisation – Konsten att få betalt
kundförlust. Motiveringen är att åskådliggöra dessa betalningskaraktäristika hos varje betalningssätt för att skapa en ökad förståelse och tydlighet.
Pappersfaktura är den fakturametod kunder ges om de inte aktivt väljer en annan betalningsform.
Detta kan ha en påverkan för vilket betalningssätt som är förenat med flest kundförluster. Kunder som aktivt väljer en annan, mer förmånlig, betalningsform kan också antas vara en betalningsstark grupp. Således skulle pappersfaktura ha en överrepresentation av betalningssvaga kunder.
Författarna har valt att inte gå djupare in på ämnet men vill ändå belysa detta fenomen.
3.4 Etiskt perspektiv
På grund av tillgången till affärskritiska data och annan information som kan vara relevant för konkurrenter inom samma bransch kommer författarna, som nämnts ovan, att hålla företagets identitet dold. Författarna väljer således att beskriva företaget i generella termer för att en utomstående inte ska kunna skilja ut företaget.
Ytterligare en anledning att hålla företaget anonymt är att faktureringsavgifter kan uppfattas negativt av kunder. Speciellt om avgifterna inte bara visar sig täcka de faktiska kostnaderna, utan även är en inkomstkälla.
Företaget har själva valt att ställa upp, genom att ge författarna full tillgång till nödvändiga data, trots de etiska problem som kan uppstå. Företaget har gjort bedömningen att den information som kommer fram gör det möjligt för dem att fatta bättre finansiella beslut gällande prissättning, interna kostnader samt generella strategiska beslut.
3.5 Källkritik
3.5.1 Betald eller ej
På grund av systemets förmåga att avgöra huruvida en faktura är betald eller inte kan en inbetalning göras på fakturan som är mindre än det faktiska beloppet. Faktureringssystemet känner av det och lägger på en post på nästkommande faktura som en underskjutande inbetalning. I författarnas program tas dock inte hänsyn till denna problematik utan betalningen hanteras endast binärt, det vill säga antingen betald eller inte.24 I teorin kan således en kund betala sin faktura utan påminnelseavgift och sedan inte betala nästkommande faktura. Då har programmet räknat faktureringsavgiften som en intäkt som inte egentligen finns. Författarna bedömer dock den påverkan som liten och menar vidare att en kund som betalar en faktura sannolikt även betalar den följande.
3.5.2 Betalningshistorik
På grund av oklara rutiner hos kundtjänstpersonalen hanterades vissa kunder som inte förväntades kunna betala sina fordringar på ett felaktigt sätt under år 2005. Dessa fakturor återköptes25 då istället för att skrivas av26 vilket resulterade i att fakturan raderades ut ur systemet istället för att accepteras som en kundförlust. Således är siffran obetalda fakturor för låg eftersom vissa obetalda fakturor raderades ur systemet.
3.5.3 Transparens i undersökningen
Den primärdata som aggregerats och presenterats i nedanstående empiriska undersökning är inte publik information. Det är således inte möjligt för en extern part att kontrollera reliabiliteten och validiteten i nedanstående data. Detta är en olycklig bieffekt av att informationen till viss del är av hemlig art då den kan utnyttjas av konkurrenter till företaget eller leda till försämrade kundrelationer.
24 Se definitioner
25 Se definitioner
26 Se definitioner
Författarna har ingen positiv eller negativ uppfattning gällande faktureringsavgifter utan är endast intresserade av att undersöka om det är möjligt att generera en större vinst genom dem. De kommer således inte att förespråka varken det ena eller det andra utan endast presentera en deskriptiv analys om huruvida detta är möjligt eller inte.
4 Empiri
Företaget i vår fallstudie har till dags dato ungefär tio tusen kunder och verkar i en bransch som säljer produkter och tjänster på månadsbasis till främst privatkonsumenter. All empiri som används är hämtad ur affärssystemet i början av maj vilket sammanföll med slutet av faktureringscykeln som började i början på mars.
Företaget säljer produkter och tjänster över hela Sverige men ingenting internationellt. De använder sig av en odifferentierad marknadsföring och demografiskt sett har de en heterogen kunduppsättning. Kunderna kan således inte hänföras till en specifik geografisk plats, utbildningsnivå, lönesegment eller eventuella minoriteter. Företaget har i skrivande stund 16 anställda.
Alla kostnader och intäkter anges alltid i kronor.
4.1 Faktiska kostnader
Teoretiskt sett kan alla kostnader som lokalkostnader, licenskostnader för mjukvara, direkt lön och direkta material såsom papper och kuvert hänföras till faktureringen. Vi kommer endast att hantera de direkta kostnaderna i form av kuvertering, utskrift, och porto samt eventuella kostnader som är förknippade med tekniska lösningar för de olika betalningssätten27.
Att skriva ut, kuvertera och frankera ett brev kostar företaget 7 kr per kund. Företaget hyr in en underleverantör för detta och kostnaden inkluderar även tryckkostnader för kuverten. För en e‐postfaktura är företagets kostnad per faktura 0 kr och autogiro kostar företaget 2 kr för varje dragning.
Att skicka en kund en pappersfaktura, en påminnelsefaktura och en inkassofaktura kostar alltså företaget totalt 21 kr då det sker tre separata utskrifter, kuverteringar samt tre portokostnader.
Påminnelsefakturor och inkassofakturor för obetalda e‐postfakturor och autogirofakturor skickas också per vanligt papper med post. Således kostar dessa också 7 kr per styck för företaget.
4.2 Faktureringshistorik
Företaget har arbetat i sitt nuvarande affärssystem sedan 2003. Således finns historisk faktureringsinformation att tillgå från den tidpunkten och framåt.
Företaget fakturerade fram till sommaren 2006 endast med vanliga pappersfakturor. Vid den tidpunkten fanns heller ingen fakturaavgift förknippad med faktureringsmetoden. Vid faktureringen i juni 2006 skedde en förändring, företaget införde nämligen två nya faktureringssätt: Autogiro samt e‐postfaktura. E‐postfakturorna togs i stordrift direkt medan autogiro utvärderades med hjälp av ett mindre antal kunder.
I oktober 2006 implementerades en påminnelseavgift som debiterades på varje faktura när en fakturapåminnelse skrevs ut och skickades till kund. På samma sätt implementerades även en inkassoavgift på 160 kr som varje inkassofaktura behäftades med. Tidigare saknade alltså företaget samtliga intäkter som är förknippade med dagens faktureringsmetod.
Under januari 2007 utvärderades autogirosatsningen som föreföll att vara lyckad vilket ledde till att autogiro implementerades i storskalig drift i affärssystemet. I samband med att företaget erbjöd samtliga kunder två elektroniska sätt att bli fakturerade på, det vill säga autogiro och e‐postfaktura, behäftades även varje pappersfaktura med en fakturaavgift på 20 kr.
27 Se avgränsningar
4.3 Fa
Med fak existerar eller aut
Efter fak kunder.
elektron kostnad förändri
Företage e‐postfa endast ja
Standard e‐postfa hemsida anmälan fakturer rör sig fr betalnin pappersf
För auto han sena blir 80 % felaktig i
akturasam
kturasamman r i dagsläget togiro.
ktureringen Dessa blev niska sätt att men att få e ng av faktura et hade do ktura hade s anuari i ovan dvalet av fa ktura eller a a där det gå n om autog
ing. Något s rån e‐postfak
gssätten. Dä faktura.
ogiro krävs e are skickar i
% godkända information.
686
1806 731
mmansät
nsättning me t, det vill säg
Figu
vid januari m v informerad
t betala på o en pappersfa asammansät ock, sedan stabiliserat s nstående gra
akturametod autogiro. De r att ansöka giro som k
om inte syn ktura till aut äremot sker
n aktiv hand n vilket kan . Anledninge .
4722 63
Janua
5381
Mars
ttning
enar författa ga hur stor a
r 2 – Fakturerin
månad var d de per brev och ett per aktura kosta ttningen.
juni måna ig på en likn afer.
d är pappe essa båda al a om e‐post kommer in
s i ovanståe ogiro. Kunde r i princip in
dling, där kun uppfattas so en till de 20
ri
Pappersfa Epostfakt Autogiro
s
Pappersfa Epostfakt Autogiro
arna vilken sa andel som an
ngssammansät
det första gå v där företa
papper. De de 20 kr. Eft
ad erbjudit ande stor an
rsfaktura, k lternativ finn tfaktura dire
före måna nde grafer, er rör sig allt ngen flytt fr
nden själv sk om ett hinde 0 % som inte
aktura tura
aktura tura
ammansättn nvänder sig
ttning hos föret
ången företa aget förklar
två tidigare ter den infor
e‐postfaktu ndel som vid
kunden har ns tillgänglig ekt eller ladd dsskiftet be men bör tillä tså inte bara
ån någon e
kriver ut och er. Av alla in e godkänns
484 1535
597
F
493 1876
981
ning av olika av pappersfa
taget
aget erbjöd rade att de
var inte för rmationen sk
ura men a januarifaktu
dock möjli ga exempelv da ner ansö ehandlas in äggas, är att från papper lektronisk fa
fyller i en bl nkommande är att kund
48
Februari
Pa Ep Au
37
April
Pa Ep Au
fakturameto aktura, e‐po
autogiro till kunde erb rknippad me kedde en rel
ntalet kund ureringen, dä
ighet att sj vis genom fö
kan om auto nan nästko t många kun rsfaktura till aktureringsm
lankett som autogiroans erna inkomm
ppersfaktura ostfaktura utogiro
ppersfaktura ostfaktura utogiro
oder som stfaktura
samtliga bjuda två ed någon ativt stor
der med ärav visas
älv välja öretagets ogiro. En ommande der även de andra metod till
hon eller sökningar mer med
4.4 Betalningsfrekvens
Företagets kunder betalar i stor utsträckning sina fakturor, men ett antal förfallna fakturor finns i regel efter varje avslutad faktureringscykel28. Allmänt kan sägas att desto längre bakåt i tiden ju färre obetalda fakturor. Det förklaras enklast med att indrivningen i vissa fall pågår under en längre tid än en faktureringscykel, t ex i samband med avbetalningsplaner. Vissa kunder med stora skulder eller kunder som inte förväntas att kunna fullgöra sina fordringar skickas inte till kronofogden, endast en liten del av denna grupp betalar tillslut sina skulder. Det finns tydliga variationer mellan betalningsfrekvensen och vilken faktureringsmetod som används. Pappersfakturor har lägst betalningsfrekvens av de olika betalningssätten. Autogiro har högst betalningsfrekvens tätt följt av e‐postfaktura. Med betald faktura avses att antingen är ursprungsfakturan, påminnelsefakturan eller inkassofakturan är betalad. Nedanstående tabeller är uppdelade per faktureringsmetod och tid.
Viktigt att notera i nedanstående tabeller är att återköpta fakturor inte räknas som en obetald då den är felaktigt utställd.
4.4.1 Pappersfaktura
Det är en tydlig trend att desto längre bak i tiden fakturorna är utställda ju lägre andel obetalda fakturor finns det. Till och med i skrivande stund betalar kunder in fordringar som härrör till 2006.
Det är tydligt att det finns ett litet antal kunder som betalar in långt efter fakturans förfallodatum.
Helår Antal fakturor Obetalda i %
2005 11623 0,421529
2006 23642 1,518
Tabell 1 – andel betalade fakturor i procent per år
Månad Antal fakturor Obetalda i %
Juni 06 2833 1,701
Juli 06 2915 1,713
Augusti 06 3110 2,139
September 06 3441 1,941
Oktober 06 3704 2,04
November 06 3876 2,61
December 06 4794 2,05
Januari 07 4927 2,414
Februari 07 5474 2,91
Mars 07 5049 3,54
Tabell 2 – andel betalade fakturor i procent per månad
28 Se Definitioner
29 Denna siffra är troligtvis för låg. Se källkritik.
4.4.2 Epostfaktura
Betalningsfrekvensen hos kunder e‐postfaktura sedan implementeringen juni 06.
Månad Antal fakturor Obetalda i %
Juni 06 573 0
Juli 06 633 0
Augusti 06 666 0
September 06 692 0
Oktober 06 703 0
November 06 701 0
December 06 695 0
Januari 07 686 0,14
Februari 07 1535 0,26
Mars 07 1806 0,44
Tabell 3 – antal betalade obetalade fakturor per månad
4.4.3 Autogiro
Betalningsfrekvens hos kunder med autogiro. Under månaderna juni 2006 till januari 2007 var detta endast möjligt för en utvald pilotgrupp. Efter januari månad erbjöds dock alla kunder denna möjlighet.
Månad Antal fakturor Obetalda i %
Juni 06 5 0
Juli 06 39 0
Augusti 06 39 0
September 06 62 0
Oktober 06 59 0
November 06 59 0
December 06 62 0
Januari 07 63 0
Februari 07 597 0
Mars 07 713 0,13
Tabell 4– antal betalade obetalade fakturor per månad
Sammanfattningsvis är pappersfakturor de som är behäftade med flest obetalda fakturor medan både autogiro och e‐postfakturor har en väldigt hög betalningsfrekvens.
4.5 Intäkter och kostnader från faktureringsavgifter samt befarade kundförluster
Som föregående stycke visade är både e‐postfaktura och autogiro båda betalningsformer med en hög andel betalande kunder. Vidare är de dessa två betalningsformer inte heller förenade med någon fakturaavgift. Detta betyder dock inte att företaget inte har några intäkter som är förknippade med faktureringen av dessa. En del av de kunder som betalat sina fakturor har gjort så efter det att de både fått påminnelse med påminnelseavgift samt inkassohot med en inkassoavgift. Pappersfakturor är som tidigare beskrivits förbundna med en fakturaavgift.
När en faktura förfaller läggs en påminnelseavgift på fakturabeloppet. Betalas fakturan ger detta företaget en extra intäkt om 50 kr. Hinner påminnelsefakturan förfalla och därmed generera en inkassofaktura har denna ett ytterligare påslag med 160 kr. Således blir summan ursprungssumman plus 210 kr. Av den anledningen ses aldrig inkassoavgiften på 160 kr utan den är alltid adderad på en
tidigare utställd påminnelseavgift. Detta är förklaringen till varför författarna i nästa stycke kommer att ange den intäkt som sker vid den tidpunkten som P+I, det vill säga påminnelse plus inkassoavgift.
Med befarade kundförluster menar författarna än så länge endast fakturor som inte är betalda vid den givna tidpunkten då informationen samlades in. Detta betyder inte att kunden nödvändigtvis aldrig kommer att betala sin fordran. Författarna kommer att återkomma till denna problematik.
4.5.1 Intäkter och kostnader för pappersfakturor
Eftersom varje utställd faktura kostar företaget 7 kr är denna siffra subtraherad från förtjänsten för faktureringen. Kostnaderna för utskick av påminnelsefaktura och inkassofaktura är bortdragna från respektive intäkt de producerar.
Tabell 5 ‐ Teckenförklaring
Månad Antal A P P+I K Netto Effekt i %
Juni 06 2806 0 0 0 ‐19327 ‐19327 ‐3,83
Juli 06 2884 0 0 0 ‐19831 ‐19831 ‐3,43
Augusti 06 3075 0 0 0 ‐21084 ‐21084 ‐3,32
September 06 3400 0 0 0 ‐23586 ‐23586 ‐2,01
Oktober 06 3661 0 4687 23751 ‐21106,91 ‐15957,91 ‐9,42
November 06 3827 0 8643 9338 ‐84816,14 ‐90922,14 ‐0,95
December 06 5211 0 15652 33089 ‐30848,68 ‐12928,68 ‐1,65
Januari 07 4722 0 22532 24563 ‐38384,57 ‐18610,57 ‐3,84
Februari 07 4848 54652 10234 29435 ‐42784,77 50878,23 3,84
Mars 07 5381 55640 30831 17864 ‐66854,38 37060,62 2,28
Tabell 6 – Intäkter, kostnader och effekt på pappersfakturor
Författarna väljer att presentera informationen mer detaljerad för de sista två månaderna.
Anledningen till detta är att undersöka exakt vilka effekter bland annat fakturaavgiften har fått för företaget. Det kommer att tydliggöras varför författarna valt att dela upp den beroende på snittfaktura längre ned i analysen. Gränserna för varje fakturaintervall som bildar det totala fakturaspektrumet kan tyckas vara godtyckliga men anledningen till att intervallen inte är jämnt fördelade är att författarna ville ha en jämförbar mängd fakturor i varje intervall. En uppdelning med lika stora intervall hade givit en betydligt större andel fakturor i intervallen i mitten på grund av att företaget ofta fakturerar dessa belopp.
Teckenförklaring
Antal Antalet utställda fakturor
A De nettointäkter som fakturan med fakturaavgift ger upphov
Snitt Det genomsnittliga fakturavärdet i kronor
P De nettointäkter som påminnelsefaktura ger upphov till
P+I Nettointäkter från fakturor som gått både till påminnelse samt inkasso.
K Summa befarade kundförluster
Netto Summan av alla intäkter (A+P+P+I) minus (K) och minus kostnad för fakturor som var felaktigt utställda.
Effekt 100*(Netto /(summa utställda fakturor‐ summa avskrivna fakturor)) det vill säga hur många procent utöver det korrekt fakturerade beloppet som företaget får in på sin fakturering.
Februari 07 Antal Snitt A P P+I K Netto Effekt i % 0 – 100 kr 401 72,58 4329 860 1624 ‐1677,75 5009,25 17.209 100 – 150 565 126,45 6422 1075 2436 ‐2846,86 7023,14 9.829 150 – 210 508 186,06 5512 1161 3857 ‐4874,22 5592,78 5.916
210 – 230 979 213,33 1167 1548 4669 ‐2383 15445 7.39
230 – 280 884 252,89 1007 1935 4872 ‐5118,25 11644,75 5.208 280 – 400 830 325,65 9009 2451 5887 ‐9508,68 7719,32 2.855 400 – max 412 880,72 4355 903 5278 ‐15866,01 ‐5407,01 ‐1.490
Tabell 7 Intäkter, kostnader och effekt i februari månad
Mars 07 Antal Snitt A P P+I K Netto Effekt i %
0 – 100 kr 411 74,90 4329 1892 609 ‐1338,12 5421,88 17.610 100 – 150 593 125,21 6175 2967 1218 ‐2902,22 7366,78 9.921
150 – 210 522 185,84 5213 3139 1624 ‐5876 4051 4.175
210 – 230 948 214,44 1053 4128 3451 ‐4113 13968 6.870
230 – 280 959 254,27 10049 5891 1624 ‐4673 12814 5.254
280 – 400 1064 325,91 11024 6235 4466 ‐11953,25 9708,75 2.799 400 – max 626 907,69 5551 5031 4669 ‐34678,79 ‐19462,79 ‐3.425
Tabell 8 Intäkter, kostnader och effekt i mars månad
4.5.2 Intäkter och kostnader för epostfakturor
Det är tydligt i nedanstående tabeller att den tidigare visade goda betalningsfrekvensen hos kunder med e‐postfaktura resulterar i minimala befarade kundförluster och således skapar de relativt få påminnelseavgifterna och inkassoavgifterna en positiv resultateffekt på faktureringen.
Månad Antal Snitt P P+I K Netto Effekt i %
Juni 06 573 207,27 0 0 0 0 0
Juli 06 633 196,15 0 0 0 0 0
Augusti 06 666 203,66 0 0 0 0 0
September 06 692 191,88 0 0 0 0 0
Oktober 06 703 197,66 1700 1050 0 2750 1.979
November 06 701 205,56 1900 0 1900 1900 1.318
December 06 695 203,28 2850 0 2850 2850 2.017
Januari 07 686 208,11 2800 0 2800 2800 1.961
Februari 07 1535 225,22 4750 3570 ‐628 7692 2.224
Mars 07 1806 232,12 11250 4200 ‐2526,75 12923,25 3.082
Tabell 9 Intäkter, kostnader och effekt på e‐postfakturor
Februari 07 Antal Snitt P P+I K Netto Effekt i %
0 – 100 kr 201 65,84 650 210 ‐34 826 6.241
100 – 150 kr 130 120,16 400 630 ‐115 915 5.857
150 – 210 kr 503 189,69 1250 630 0 1880 1.970
210 – 230 kr 46 221,80 300 210 0 510 4.998
230 – 280 kr 300 247,91 800 840 ‐269 1371 1.843
280 – 400 kr 174 334,43 550 420 0 970 1.666
400 – max kr 74 75555 15000 0 0 15000 0.268
Tabell 10‐ Intäkter, kostnader och effekt i februari månad
Mars 07 Antal Snitt P P+I K Netto Effekt i %
0 – 100 kr 239 66,11 1950 420 ‐34 2336 14.784
100 – 150 kr 138 120,26 1400 420 0 1820 10.966
150 – 210 kr 584 190,29 2950 630 ‐195 3385 3.045
210 – 230 kr 54 221,36 500 210 0 710 5.939
230 – 280 kr 347 246,79 1950 840 ‐759 2031 2.371
280 – 400 kr 209 330,61 1050 840 0 1890 2.735
400 – max kr 124 690,25 700 480 ‐1118,75 1,25 0.001
Tabell 11 Intäkter, kostnader och effekt i mars månad
4.5.3 Intäkter och kostnader för autogiro
Månad Antal Snitt P P+I K Netto Effekt i %
Juni 06 5 176,52 0 0 ‐10 ‐10 ‐0,011
Juli 06 39 170,93 0 0 ‐78 ‐78 ‐0,011
Augusti 06 61 168,36 0 0 ‐122 ‐122 ‐0,012
September 06 62 189,99 0 0 ‐124 ‐124 ‐0,010
Oktober 06 59 171,26 0 0 ‐118 ‐118 ‐0,011
November 06 59 181,79 0 0 ‐118 ‐118 ‐0,011
December 06 62 179,72 0 0 ‐124 ‐124 ‐0,011
Januari 07 63 179,50 0 0 ‐126 ‐126 ‐0,010
Februari 07 597 196,21 50 0 ‐1194 ‐1144 ‐0,010
Mars 07 731 218,15 300 480 ‐2781 ‐599 ‐0.376
Tabell 12 Intäkter, kostnader och effekt på autogiro
Mer detaljerad information om autogiro utelämnas då andelen fakturor som behäftas med påminnelseavgift, inkassoavgift och antalet obetalda fakturor är mycket få. I förhållande till det totala utställda antalet är någon form av jämförelse poänglös. Fakturorna som går till påminnelse och inkasso är oberoende av fakturans belopp.
5 Analys
Det ses i det empiriska underlaget att införandet av fakturaavgiften i januari 2007 skapade en tydlig skiftning från pappersfakturor till förmån för e‐postfaktura och autogiro. I slutet av mätperioden framgår det att ökningen av antalet kunder med e‐postfaktura stagnerar medan autogiro har en tydligt starkt fortgående trend. Som tidigare indikerat utgör e‐postfaktura ett mellanläge mellan autogiro och e‐postfaktura. En trolig anledning till skiftningen från pappersfaktura är att undvika att betala fakturaavgiften eller helt enkelt att kunderna uppmärksammades på att det fanns alternativa betalningssätt i samband med avgiftens införande.
5.1 Betalningsfrekvens
Det är en anmärkningsvärt stor skillnad i betalningsfrekvens mellan e‐postfakturor och autogiro å ena sidan och pappersfakturor å andra sidan. Både autogiro och e‐postfaktura har nära hundraprocentig betalningsfrekvens medan pappersfakturor har väsentligt lägre betalningsgrad. I och med att företaget själv kan dra pengar från kundens bankkonto är det inte förvånande att autogiro har en så pass hög betalningsfrekvens. E‐postfaktura å andra sidan kräver, precis som pappersfakturan, en aktiv handling från kundens sida för att betalningen ska se. Att det är en sådan stor skillnad på just dessa två betalningssätt är mer förvånande. Författarnas initiala förväntningar var att e‐postfakturor var det betalningssätt som var förknippat med sämst betalningsfrekvens. Främsta argumentet för detta var att det är enklare att glömma kontrollera sin e‐post än att komma ihåg den traditionella fakturan. En förklarande tanke kan vara att de kunder som ansträngt och själva valt en annan betalningsform än pappersfakturan också är mer medvetna och således är noggrannare med sina betalningar.
Därför framstår endast pappersfakturorna intressanta att analysera numeriskt då de är förknippade med i princip alla kundförluster som företaget drabbas av. Tabell 2 visar hur antalet betalda fakturor är beroende av tiden, ju längre dit som gått desto högre betalningsfrekvens. Rimligtvis bör det också plana ut vid nivån där inga fler fakturor betalas, det vill säga totala mängden fakturor minus riktiga kundförluster. Författarna berörde även detta resonemang i det empiriska underlaget.
5.1.1 Den korrekta procentsatsen kundförluster för pappersfakturor
Vi uppskattar att 2005 års snitt på 0,4215 % obetalade fakturor är för lågt på grund av osäkerheten i mätvärdet (se Tabell 1). På grund av att betalningar i skrivande stund fortfarande sker på fakturor utställda i december är å andra sidan 2006 års helårsvärde på 1,518 % för antalet obetalda fakturor för högt. Det är osannolikt att obetalda fakturor från 2005 kommer att betalas, alltså kan denna procentsats antas vara den korrekta för obetalda pappersfakturor.
Olyckligtvis saknas ett korrekt mätvärde eftersom flertalet fakturor är felaktigt återköpta (se källkritik). Författarna har dock försökt återskapa siffran genom att titta på den normala andelen återköpta fakturor (0,0335 % för 2006) och gjort antagandet att samma andel gäller under 2005.
Således kan vi uppskatta att den överskjutande delen egentligen är felaktigt återköpta fakturor och bör räknas som kundförluster. Detta resonemang leder till att siffran 0,4215 % stiger till 0,96 %. Detta resonemang ger att den rimliga uppskattningen av antalet fakturor som förfaller och aldrig blir betalda är 0,96 %.
Nu när vi uppskattat vilken del av de obetalda fakturorna som aldrig kommer betalas bör vi kunna justera kundförlusterna givna i det empiriska underlaget för varje månad i och med att de vet det korrekta värdet.
Med avstamp i föregående stycke börjar vi således framifrån och tittar på den senaste periodens faktureringscykel (mars månad) och stegar oss bakåt och skriver ut förfallna fakturor i procent samt antalet månader som fakturan varit förfallen (se Tabell 2). Anledningen till att vi startar med siffran ett och inte noll är att mätvärdet är taget i slutet av en faktureringscykel. Kostnader till
underleverantörer för företaget betalas i samband med ursprungsfakturans förfall. Eftersom cykeln är två månader och kostnaden ligger efter en månad har företaget redan tagit den första månadens kostnader. Mer om detta längre fram.
Månad Mars Feb Jan Dec Nov Okt Sep Aug Jul Jun
# Månader bakåt 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10
% Förfallna 3,54 2,91 2,414 2,05 2,61 2,04 1,941 2,139 1,713 1,701
Tabell 13 – Andel förfallna fakturor efter ett antal månader
Detta samband kan även illustreras i en graf. Författarna infogar även en anpassad linjärapproximation baserad på de mätvärden som visas i Tabell 13. Genom att använda den regregerade linjen kan antalet månader det krävs för att nå ner till riktiga kundförluster uppskattas, linjen har därför extrapolerad ett antal månader framåt i tiden. Skälet till detta är för att undersöka hur lång kredittid respektive kund ges.
Figur 3 – Andel förfallna fakturor efter ett antal månader
Vi kan nu utläsa, enligt våra tidigare uppskattningar, att en faktura är en definitiv kundförlust om den varit förfallen i drygt 12 månader (dvs i punkten där linjärapproximationen skär den röda linjen y = ‐ 0,96). Resultatet av det långa ovanstående resonemanget är alltså att den procenthalt förfallna fakturor vi återfinner i Tabell 2 vid en varje given månad är för hög och den korrekta siffran är 0,96 %.
Detta leder till att de angivna kundförlusterna för varje respektive månad upp till tolv månader tillbaka, som kan bland annat utläsas i Tabell 7 och Tabell 8 är för höga. Som tidigare berörts kan det ses som att respektive kund ges kredit, vilket är förknippat med en kostnad för företaget. Det leder till att kundförlusterna i Tabell 7 och Tabell 8 är underskattade. Den senare faktorn, alltså räntekostnaden, torde dock ha mindre påverkan än överskattningen av kundförlusterna men vi väljer att utforska även den aspekten av det hela då den anses vara tillräckligt stor för att ha en reell påverkan på resultatet.
5.1.2 Räntekostnader för pappersfakturor
Låt oss först analysera siffrorna från mars månads faktureringscykel och senare arbeta oss bakåt därifrån. Enligt tidigare resonemang är endast 0,96 % av de uppmätta 3,54 % riktiga kundförluster
1,701 1,713 2,139 1,941 2,04 2,61 2,05 2,414 2,91 3,54
LInjärapproximation y = ‐0,280x + 3,809
0 0,5 1 1,5 2 2,5 3 3,5 4
0 5 10 15
Betalningshistorik
Andel betalda fakturor i % Linjärapproximation
