Projektdirektiv – Översyn av avgifter,
bidrag, normer och uthyrningsprinciper för idrott- och fritidsverksamhet i Östersunds kommun.
1. Inledning
Enligt tidigare översyn av bidrag och hyror till idrottsföreningar i Östersunds kommun och beslutad slutrapport 2009-10-26 ska bidrag och hyror ses över i samband med varje mandatperiod. En uppdatering av bidragsnormer och uthyrningsprinciper beslutades av KFN 2014-12-04 och är gällande.
2. Bakgrund
Det finns ett stort behov av en genomgång och översyn av gällande inriktning, bestämmelser och rådande principer när det gäller nämndens avgifter, bidrag, normer och uthyrningsprinciper för idrott- och
fritidsverksamhet. Behovet synliggjordes i samband med att kultur- och fritidsförvaltningen arbetade med rapporten utveckling av
idrottsanläggningar och aktivitetsytor i Östersunds kommun som kultur- och fritidsnämnden beslutade om i december 2018.
En av slutsatserna i rapporten var att: ”Kommunens bidragssystem till idrotten bör utredas för att möta de behov som finns utifrån långsiktiga målbilder, utveckling av nya idrottsytor samt RF:s strategi 2025.” En annan av slutsatserna var att ”Ett normkritiskt, jämställdhets- och
jämlikhetsperspektiv ska genomsyra den framtida utvecklingen av anläggningar, ytor och verksamhet för fysisk aktivitet som helhet i kommunen. Evenemangsperspektivet bör tas i beaktande.”
Rapporten syftar till att kunna presentera och motivera en inriktning för en hållbar och långsiktig utveckling av idrottsanläggningar, aktivitetsytor samt
anläggningar och ytor, bidrag och hyror centralt för verksamheten och av stor vikt att det är uppdaterat, tydligt och tillgängligt.
2.2 Syfte
Att utifrån Kultur och fritidsnämndens regler, prioriterade områden, inriktning och i samverkan med idrottsrörelsen genomföra en mandatenlig översyn av: avgifter, bidrag, normer och uthyrningsprinciper för idrotts- och fritidsverksamheten inklusive arrangemang och evenemang. Översynen genomsyras av rapporten: Utveckling av idrottsanläggningar och aktivitetsytor i Östersunds Kommun. (Dnr 559–2017)
2.3 Målsättning
Att utifrån rapporten Utveckling av idrottsanläggningar och aktivitetsytor i Östersunds Kommun. (Dnr 559–2017), Kultur och fritidsnämndens regler, prioriterade områden, inriktning, nu- och omvärldsanalys för projektet:
- granska och genomföra en översyn med förslag på reviderade och uppdaterade villkor gällande avgifter, bidrag, normer och
uthyrningsprinciper för idrotts- och fritidsverksamheten för beslut i kultur och fritidsnämnden.
2.4 Omfattning och avgränsning
Översynen utgår i befintliga reglementen för Kultur och fritidsnämnden och kommer att omfatta kultur- och fritidsnämndens Bidragsnormer och hyror för föreningar som bedriver barn- och ungdomsverksamhet kopplat till idrott och fysiks aktivitet samt hyres- och bidragsnivåer för kommunens- och föreningsdrivna idrottsanläggningar och aktivitetsytor.
Evenmangsperspektivet kommer att tas i beaktande i samverkan med Kommunledningsförvaltningen och område tillväxt utifrån
evenemangsstrategin för Östersunds kommun.
2.5 Framgångsfaktorer
Samverkan inom och mellan kommunens förvaltningar med brukarna och medborgarnas bästa i fokus.
3. Förväntat resultat
Det förväntade resultatet för översynen är att ge en god och samlad bild av utveckling av bidrag och avgifter, normer och uthyrningsprinciper för idrott- och fritidsverksamhet i Östersunds kommun. Att utifrån Östersunds
kommuns förutsättningar, forskning och beprövad erfarenhet, relevant nu- och omvärldsanalys i dialog och delaktighet med berörda parter kunna presentera ett modernt och tillgängligt förslag för beslut.
Förslaget för översyn presenteras Kultur och Fritidsnämnden för beslut i december 2019.
4. Organisation
Kultur- och fritidsnämnden kommer att utgöra ledningsgrupp för arbetet.
Styrgruppen kommer att bestå av förvaltningschefen på kultur- och fritidsförvaltningen, enhetschefen för enheten Kultur och fritid och den tillsatta projektledaren för utredningen.
Arbetet kommer att ledas och sammanställas av projektledaren i samverkan med sakkunniga tjänstepersoner från Kultur och fritidsförvaltningen och berörda enheter t.ex. Barn och utbildning, Teknisk förvaltning och Kommunledningsförvaltningen samt samverkande externa parter.
5. Intressenter
Det finns ett stort antal intressenter när det gäller bidrag och avgifter.
Målgrupper är de aktörer som nyttjar idrottsanläggningar och aktivitetsytors Det är i första hand föreningar, allmänheten, skolan, organisationer, företag, förbund och arrangörer/evenemang.
6. Metod
Relevant statistik, nu- och omvärldsanalys och förslag till beslut processas fram och sammanställs av Kultur- och fritidsförvaltningens tjänstepersoner och projektledare i samråd med samverkande förvaltningar inom kommunen
i samverkan med idrottens verksamheter, berörda förvaltningar, arrangörer och relevanta externa samverkansparter som direkt berörs av översynen.
6.1 Medborgar- och brukardialog
Den så kallade delaktighetstrappan ligger till grund för det som kallas medborgar- och brukardialog.
Information – Information om arbetet med programmet för
anläggningsutveckling kommer att läggas ut på kommunens hemsida och kommunens Facebooksida m.m. Information kommer även att ges löpande vid Brukarråd och vid andra möten med föreningslivet.
Information kommer också att ges i andra sammanhang som vid Idrottsforum, till kommunens förvaltningar, nämnder och råd m fl.
Konsultation – Översynen kommer att erbjudas berörda parter och allmänheten att inkomma med synpunkter på remissförslaget.
Dialog och delaktighet – Arbetet med översynen sker med delaktighet och dialog. Sakkunniga och kommunens respektive berörda enheter förväntas i sin tur bidra med förslag, synpunkter och erfarenheter.
Inflytande – Genom ett brett remissförfarande ges möjlighet för samtliga intressenter att ha inflytande över projektet och dess utfall. Att
föreningslivet, allmänheten, skolan och arrangörer m.fl. får ha inflytande över utvecklingen är viktigt, eftersom det är dessa grupper som i första hand ska nyttja anläggningarna för sina verksamheter.
7. Resurser
Projektet ryms inom befintlig ram för Kultur och fritidsförvaltningen.
8. Tidsplan
Uppdaterad översyn, dess nu- och omvärldsanalys, med förslag på reviderade och uppdaterade villkor gällande avgifter, bidrag, normer och uthyrningsprinciper för idrotts- och fritidsverksamheten inklusive
arrangemang/evenemang går beräknas göras tillgängligt för remiss under oktober/november 2019 för beslut i Kultur och fritidsnämnden senast i december 2019.
Tidsplan
Datum Typ av aktivitet Mål Syfte
maj- sept
Inhämtning av material.
Nuläges- omvärlds analys samt sammanställning.
Att utifrån Östersunds förutsättningar och
projektdirektiv genomföra intervjuer och analyser
Skapa en tydlig bild av dagens
bidragssystem i relation till politisk vilja och inriktning.
10 sep. Intern presentation av reviderat förslag bidrag och avgifter.
Att utifrån Östersunds förutsättningar och
projektdirektiv presentera ett första förslag
Att utifrån om- och nulägesanalysen skapa ett långsiktigt hållbart förslag
24 sep. Presentation - Kultur
& Fritidsnämnden
Presentation av ramförslag - inriktning och konsekvens
Skapa förståelse för förslagets ramar och dess konsekvenser
26 sep. Utskick av reviderat förslag till
föreningar/deltagarna
Att utifrån ramförslag göra ett utskicka på en
Att utifrån ramförslag skapa delaktighet och
presentation av förslag till bidrag och avgifter.
dialog på
idrottsforum med idrottsföreningarna och andra
intressenter.
2 okt. IDROTTSFORUM Presentation och diskussion av aktuella frågor med idrottens föreningar
Informera om våra verksamheter samt skapa delaktighet och dialog med föreningarna kring bidrag och avgifter.
4 nov. Presentation remitterat förslag - Kultur &
Fritidsnämnden
Summering synpunkter och presentation av dessa och
avsiktsförklaring för slutligt dokument.
Att utifrån dialog presentera ett remitterat förslag.
2 dec. Färdigt förslag Bidrag och avgifter
Färdigt förslag av Bidrag och avgifter
Att utifrån en helhet sammanställa och presentera ett nytt förslag av Bidrag och Avgifter 4 dec Utskick av förslag i
samband med kallelsen till nämnden.
Delge slutgiltiga förslaget till KFN
Skapa delaktighet och informera nämnden.
11 dec. Kultur & Fritidsnämnden Presentation av slutlig version av förslag för beslut KFN
Att KFN tar beslut om nya Bidrag och avgifter för
Östersunds Kommun
