PM
Tobias Bjöörn Ebba Lind Mars 2017
Kultur- och fritids- nämndens ansvars- utövande 2016
Botkyrka kommun
1. Inledning
1.1. Bakgrund
Kommunens revisorer ska varje år uttala sig i frågan om ansvarsfrihet för nämnder och styrelse samt enskilda ledamöter i dessa. För att möjliggöra bedömningar och skapa en tydlig grund för dessa anger kommunallagen att all verksamhet ska granskas årligen.
En viktig del i den årliga granskningen är att bedöma om nämndens eller styrelsens an- svarsutövande är tillfredsställande. Med ansvarsutövning avses nämndens eller styrelsens aktiva åtgärder för att styra, leda, följa upp och kontrollera verksamheten. Ett effektivt ansvarsutövande förutsätter att det finns system och rutiner som stödjer nämnden i dess arbete.
Enligt kommunallagen ska nämnderna var och en inom sitt verksamhetsområde se till att verksamheten bedrivs i enlighet med de mål och riktlinjer som fullmäktige har bestämt samt de föreskrifter som gäller för verksamheten och att kontrollen inom nämnden är tillräcklig.
Mot bakgrund av ovanstående har PwC fått i uppdrag av de förtroendevalda revisorerna att granska ansvarsutövningen inom kommunens nämnder. Resultatet av granskningen har diskuterats vid ett sammanträffande mellan förtroendevalda revisorer samt nämnd- och förvaltningsledning.
1.2. Genomförande
Den årliga granskningen av ansvarsutövande har genomförts enligt följande arbetsmodell:
Analys/verifiering av grunddokumentation
Avstämning/diskussion med nämnd och förvaltningsledning
Upprättande av PM
Avstämning och diskussion med kommunstyrelse/kommunledning
Uppföljning av resultat/underlag kring fördjupande revisionsprojekt I årets granskning har särskilt fokus lagts på analys och diskussion kring:
Årsredovisning
Lägesrapporter
Framtidsperspektiv
2. Resultat
2.1. Sammanfattad bedömning
2.2. Nämndens årsredovisning
2.2.1. Ekonomiskt resultat
Nämnden redovisar ett budgetöverskott på 1 mnkr, vilket innebär att den av kommun- fullmäktige fastställda ekonomiska ramen har klarats. Överskottet beror dels av lägre per- sonalkostnader och lägre elkostnader, och dels av högre intäkter än prognostiserat. Vid nämndträffen framkommer att nämndens mål för ekonomin är att leverera ett överskott på 0,5-1 procent av nettobudgeten. Årets utfall ligger i nivå med det målet.
Sammantaget bedömer vi att orsakerna till budgetavvikelserna kommenteras på ett till- fredsställande sätt i nämndens årsredovisning.
2.2.2. Prognossäkerhet
(Mnkr) Nettobudget Utfall
T 1 Utfall
T 2 Utfall
2016 Avvik i % Prognosfel i T 2 i %
231,0 0,5 1,5 1 0,4 0,2
Den procentuella budgetavvikelsen är 0,4 procent vid årets slut. Prognosfelet är 0,2 pro- cent, vilket visar på en god träffsäkerhet på totalnivå i budgetutfallsprognosen per tertial två. Dock prognostiserades i november ett överskott på 3,2 mnkr och i december ett över- skott på 2,7 mnkr. Att nämndens sista prognoser var så missvisande påvisar en bristande träffsäkerhet i prognoserna. Vid nämndträffen framkommer att nämnden och förvalt- ningen upplever att prognossäkerheten är ett utvecklingsområde som de kommer arbeta med under 2017. Särskilt upplevs prognostiseringen av semesterlöneskuld vara svår, vil- ket också förklarar en del av felprognostiseringen.
Vid T1 prognostiserades ett budgetöverskott om 0,5 mnkr, till följd av lägre kapi- taltjänstkostnader är budgeterat då ett antal av nämndens investeringsprojekt se- narelagts samt av lägre personalkostnader på grund av vakanser.
Den sammanfattande bedömningen är att det finns ett strukturerat system för styrning och ledning samt uppföljning och kontroll som omfattar nämndens samlade verksam- hetsområde. Nämnvärt är att nämndens prognossäkerhet är ett utvecklingsområde samt att både nämnd och förvaltning upplever en viss subjektivitet i befintligt målsy- stem. Vår bedömning är ändå att nämnden i allt väsentligt vidtagit åtgärder för att styra, följa upp, kontrollera och rapportera tilldelat uppdrag samt att redovisat resultat i allt väsentligt är förenligt med fastställda mål.
Vid T2 prognostiserades ett budgetöverskott om 1,5 mnkr. Inga större enskilda poster förklarar överskottet utan flera faktorer samverkar, bland annat lägre per- sonalkostnader och lägre kapitaltjänstkostnader. Det noteras att ett åtgärdsförslag för att minska budgetavvikelsen är att öka underhållsåtgärderna under året.
Protokollförd uppföljning av ekonomin har skett i nämnden tre gånger under året, då rapportering skedde till nämnden vid fem tillfällen. Av reglementet för budgetansvar och attest framgår att det åligger nämnden att kontinuerligt hålla sig underrättad om såväl kostnader och intäkter som verksamhetens utveckling. Prognosen i T2 visade på ett mar- ginellt högre överskott än vad som sedan blev utfallet.
2.2.3. Verksamhetsmässigt resultat
Vid protokollgenomgång kan vi se att uppföljning av måluppfyllelse skett två gånger un- der 2016, vid delårsrapport 1 och delårsrapport 2. Samtliga åtaganden bedöms vid upp- följning kunna genomföras helt eller delvis under året.
Nämnden redovisar i sin årsredovisning bidraget till ettårsplanens kommunövergripande målområden via åtaganden, nämndmål och indikatorer. Detta utifrån den s k trafikljus- modellen. Nämndens egen utvärdering visar att bidraget till måluppfyllelsen är god inom fem områden och godtagbar inom ett område. I redovisningen av de mätbara må-
len/indikatorerna saknas ett procentuellt mål för 2016, däremot redovisas 2016 års utfall.
Ett antal av de angivna målen/ indikatorerna mäts inte under 2016 och därför kan inte heller resultatet redovisas. Det finns ett nämndmål som sticker ut i negativ bemärkelse, nämligen ”2019 ska andelen tjejer vid Grunden och Ungdomens hus vara minst 40 %”.
Delmålet för 2016 var att 30 procent av besökarna skulle vara tjejer medan utfallet upp- gick till 21 procent.
Vi kan konstatera att åtaganden, mål och indikatorer samt genomförda åtgärder för att nå dessa kommenteras på ett tillfredsställande sätt i nämndens årsredovisning.
2.3. Lägesrapporter
2.3.1. Mål- och kvalitetsarbete
I nämndens årsredovisning finns en uppföljning och resultatredovisning av de kommun- gemensamma målen i ettårsplanen och nämndens åtaganden utifrån dessa. En aggrege- rad sammanställning av måluppfyllelsen kring dessa mål finns i kommunens samlade årsredovisning.
Kultur- och fritidsnämnden hade för 2016 fyra fastställda verksamhetsområden som be- dömts vara särskilt väsentliga. Ett av områdena var att stärka läslust och läskunnighet bland medborgarna. Under året har ett av förvaltningens bibliotek fått en utmärkelse för sitt arbete med tillgängligheten av lättläst litteratur och övrig information. Tumba biblio- tek utnämndes till ”bästa lättlästa bibliotek 2016” av Myndigheten för tillgängliga medier.
Ett annat av nämndens väsentliga områden var att stärka folkhälsan. Under året har för- valtningen upprättat en isbana och ett utegym vilka båda stimulerar till bättre folkhälsa.
Vid nämndträffen framkom att både nämnd och förvaltning upplever en viss subjektivitet i bedömningen av målen enligt den målmodell som kommunen använder. Förvaltningen har anställt en kvalitetssamordnare som ska ta fram en ny målplan som ett led i kommu-
nens översyn av målmodellen och övergång till processorientering. Målen i den nya mo- dellen ska vara måttsatta och mätbara.
I övrigt hänvisas till kommentarerna i delavsnittet om det verksamhetsmässiga resultatet för 2016.
2.3.2. Intern kontroll
Det är nämnden, som enligt kommunallagen, har det formella ansvaret för den interna kontrollen. De förtroendevalda revisorerna ska årligen bedöma om nämnden har ett fun- gerande system för intern kontroll.
Nämnden antog i februari 2016 en plan för intern kontroll för 2016. Planen har genom- förts och återrapportering har skett till nämnden i oktober 2016. Nämnden har beaktat de föreslagna kontrollmomenten i den kommunövergripande planen för intern kontroll som fastställts av kommunstyrelsen. Nämnd- och förvaltningsspecifika kontroller ingår även i planen, utifrån genomförd risk- och väsentlighetsanalys. Av totalt 13 områden i planen är fem sådana där inga avvikelser har påvisats. För resterande åtta områden har avvikelser konstaterats, varav två områden bedöms som ”mindre bra”.
2.3.3. Övriga frågor
Under denna rubrik diskuterades betydelsefulla händelser under 2016. Bland annat re- dogjordes för den nya slutredovisningsmodell som införts avseende nämndens investe- ringar.
2.4. Framtidsperspektiv
Under denna punkt har diskussioner förts kring framtiden och fortsatta utmaningar, såsom bland annat:
Investeringsintensiv period framöver. Kommer anställa en lokalstrateg som ska hantera det stora anläggningsregister som nämnden har.
Processorientering.
Nytt beslutsstödsystem.
Barnkonventionen eventuellt blir lag i Sverige.
Minska ojämlikheten i kommunen.
För ytterligare information kring framtidsperspektivet hänvisas till nämndens omvärldsanalys.
