Att arbeta systematiskt med förbättringsarbete;

(1)

OD Partner 1

- varför ska man göra det?

Anna Orbe

OD Partner

(2)

OD Partner 2

Resultat, som organisationer önskar/önskat nå

…..

Minskad stress

Attraktivare arbetsplats där alla medarbetare är sedda och delaktiga

Höjt medarbetarindex

Minskad sjukfrånvaro

Förbättrade processer och ökad effektivitet i flödet

Ökad kvalité till kund

Ökad samverkan med andra enheter

Utvecklad kultur och ökad mognad – att agera företagets värderingar

Ökad känsla och förståelse för ”affären”

(3)

OD Partner 3

Förbättringsinitiativ

(4)

OD Partner 4 Omorga

nisationer

Förbättringsinitiativ

(5)

OD Partner 5 Pro

cessorien tering

Förbättringsinitiativ

Omorga

nisationer

(6)

OD Partner 6 Lean

proje kt

Förbättringsinitiativ

Pro

cessorien tering Omorga

nisationer

(7)

OD Partner 7 ISO

-certifi ering

Förbättringsinitiativ

Lean proje

kt Pro

nisationer

(8)

OD Partner 8 Affä

rspla ner

Stra teg

iska initia

tiv Ko stn

ad sb

esp arin

gsp rog

ram

Attityder

& värderingar

Förbättringsinitiativ

ISO -certifi

ering Lean

proje kt Pro

nisationer

(9)

OD Partner 9

Dom stora möjligheterna till resultatförbättring syns inte!

Objektivt (Hårt)

Subjektivt (Mjukt)

Individuellt

Prestationsnivå och verkningsgrad på individens insatser

Kollektivt

Organisation, strukturer,

system,människor,byggnader, maskiner, produkter och

pengar

Individuellt

Ledares och medarbetares personliga mognadsnivå

Kollektivt

Styrande värderingar, hindrande attityder och grad av strategisk

samsyn

(10)

OD Partner 10 Förbättringskultur

Kontinuerligt, uthållig

t, långsiktigt

förbättringsarbete som utvecklar nya arbetssätt och förhållningssätt i hela organisationen

Förbättringsprojekt

Förbättringshastighet

Tid

Omorganisationer

Önskat läge

Daglig verksamhet med spontana förbättringar

Nuläge

Vi måste använda samtliga möjliga sätt att ta oss mot

önskat läge

(11)

OD Partner & Karolinska/SoL

Var kan vi hitta onödigt arbete som stör vårt flöde?

ONÖDIGT ARBETE

Kassationer

Onödiga kontroller Justeringar

Onödig noggrannhet

Onödiga rörelser Onödiga

förflyttningar Onödiga

transporter Onödiga

lager Onödig produktion Onödig

väntan

(12)

Vilka flödesstörningar orsakas av nödvändigheter som saknas?

Guidelines

Personal

Underlag

Fel återföring

Material och komponenter

Verktyg och stödsystem

Underhåll och reparationer

Utbildning Kompetens Ansvarstagande

Engagemang Befogenheter

Samarbete i flödet

NÖDVÄNDIGHETER

SOM SAKNAS

(13)

Interna

leverantörer

Interna kunder

Ledningen

Vad vi vill åstadkomma

Vertikal integration - samsyn kring viktiga

mål, fokuseringar och värderingar.

Horisontell integration - samverkan och samspel i

arbetsflödet.

Externa kunder

Samsyn för samverkan

Externa

leverantörer

(14)

OD Partner 14

• Avsaknad av fokus

– Bristande fokus ger splittrade och tandlösa organisationer

• Arbetsstruktur

– Avsaknad av ledningens långsiktiga, uthålliga och aktiva engagemang i en gemensam drivningsstruktur

• Tid och resurser

– Förbättringsarbetet förlorar oftast i konkurrens med det dagliga och operativa

• Brister i det ”levande systemet”

– Brister i ledarskap skapar hinder för att släppa lös energi och passion hos medarbetare

– Systemfel

• Kommunikation

– För lite tid, precision och omsorg ägnas åt kommunikationen

• Samarbete i flödet

– Attityder och tankesätt hindrar ett moget samarbete – Maktkamp och revirbeteende, onödigt arbete

Var finns normalt fallgroparna?

(15)

OD Partner 15

– Systemfel

Var finns normalt fallgroparna?

(16)

OD Partner 16

Alla jobbar med förbättringsarbete?

Vart rör sig det här företaget ? Vart rör sig det här företaget ?

(17)

Att fokusera allas energi

Fokusering är att koncentrera alla krafter inom företaget på de, just nu, viktigaste förbättringsområdena

för att förtaget ska nå sina mål

Fokusering är att koncentrera alla krafter inom företaget på de, just nu, viktigaste förbättringsområdena

för att förtaget ska nå sina mål

Fokus

(18)

OD Partner 18

Alla jobbar med förbättringsarbete mot valt fokus

Vart rör sig det här företaget ? Vart rör sig det här företaget ?

(19)

OD Partner 19

Kompetens, Flödesorientering,

& Produktivitet

Vad är viktigast att fokusera på 2010?

Fortsatt behov av att utveckla vår kompetens

Fortfarande stor förbättringspotential inom

flera flöden Vi vet för lite om

hur det ser ut hos andra aktörer Krav på högre effektivitet och kvalitet i arbetsflöden

Större krav på snabb omställning och

flexibilitet Vi har

en förbättringskultur som få kan matcha

Vi har börjat mäta och tänka

i produktivitet och flöden Vi är ännu inte en serviceorganisation

med helhetsansvar

2010 är valår

Med balans i vår ekonomi

får vi ökad handlingsfrihet

Insourcing/

outsourcing - möjlighet eller hot?

Förändrade och ökade behov av servicetjänster

Vi vet för lite om vad kunderna vill ha

Varför behövs allas engagemang inom förbättringsarbetet?

Kunder Ekonomi Medarbetare Processer

Ekonomistyrningen utmanar vår produktivitet

(20)

OD Partner 20

– Systemfel

Var finns normalt fallgroparna?

(21)

OD Partner 21

Arbetsstruktur och uthållig stödstruktur

Jan Feb Mar April Maj Juni Juli Aug Sep Okt Nov Dec

Förbättringsmötenzmöten var fjortonde dag Chef leder gruppen.

Coach stödjer chefen.

Förbättringsmötenzmöten var fjortonde dag Chef leder gruppen.

Coach stödjer chefen.

Drivningsmotor och stödstruktur Strategiskt resonemang & fokus

Strategiskt resonemang & fokus Formulerade ledarseminarier Formulerade ledarseminarier

Medarbetarseminarier Medarbetarseminarier

(22)

OD Partner 22

Förbättringsmötet

Affärsplan

- hytyffjh mnfbkuy sd duy d ,u uy duyd - n jkhfd iuy , dkjh .kfj ijkf u

Kunder

- gm,nd kjdh dkiur ,cvciu dk,uf kxcj

Konkurrenter

- mndfju dsmu rkur ,fc,kud x.kue jfh - mjz kjhewlkwisej ciudriiu kh

Mål och mätetal

• Lever gruppens fokus?

• Tycker gruppen att de jobbar med rätt saker?

• Finns engagemang för att nå egna mål?

• Hur är samarbetet med org?

• Tillvaratas allas kunskap och erfarenhet?

• Vad behöver förstärkas hos ledaren?

• Är mötestekniken bra?

• Utvecklas gruppen?

• Lever gruppens fokus?

• Tycker gruppen att de jobbar med rätt saker?

• Finns engagemang för att nå egna mål?

• Hur är samarbetet med org?

• Tillvaratas allas kunskap och erfarenhet?

• Vad behöver förstärkas hos ledaren?

• Är mötestekniken bra?

• Utvecklas gruppen?

Coachen Förbättringsgrupp

Agenda:

1. Varför sitter vi här?

2. Är vi på rätt väg?

3. Vem gör vad?

4. Hur var mötet?

Handlingsplan

Färdigtid?

OK Åtgärd/

delsteg?

Vem är ansvarig?

Vad är problemet?

• Hur mår medarbetarna och ledaren?

(23)

Handlingsplan

Datum:………

Team: ……….

Nästa möte: ………..

Gruppens fokus:………..

Förbättringsområde: ……….

Mätetal: ……….

Mål:……….

Vad ?

Vad vill vi åstadkomma/förbättra?

Hur?

Aktivitet som skall utföras

Vem

är ansvarig?

När, färdig?

OK

23

Frigjord tid?

(24)

OD Partner 24

– Systemfel

Var finns normalt fallgroparna?

(25)

Operativt

Vi måste ju jobba också!

Kunden skriker och här sitter jag

När ska jag göra mitt riktiga jobb?

Så här blir ju ingenting gjort

Akustisk planering

Min tid styrs av det som syns och hörs mest Det som syns och hörs mest är högljudda kunder och chefer

Det akuta och operativa kommer alltid i första hand

Taktiskt

Vi kan inte göra samma misstag år ut och in!

Om vi inte ser över hur vi jobbar så halkar vi efter konkurrenterna!

Vi måste sätta av tid nu för att få det lättare sen!

Utvecklas eller försvinna

Taktisk planering

Jag styr min tid utifrån ett helikopterperspektiv

Mina prioriteringar styrs av både långsiktiga och kortsiktiga hänsyn

Ibland måste taktiska steg få gå före det operativa och ibland inte

Har vi verkligen tid med förbättringsarbetet ?

(26)

OD Partner 26

– Systemfel

Var finns normalt fallgroparna?

(27)

Inflöde

- Finns det vilja?

- Finns det mål?

- Finns det en strategi?

- Förutsättningar?

Energi

- Är förbättringsarbetet viktigt för dig?

- Är förbättringsarbetet viktigt för gruppen?

- Är det viktigt för kunden?

Inre livet

- Samarbetar vi bra?

- Har vi många idéer?

- Lyssnar vi på varandra?

Återmatning

-

Lär vi oss något?

- Växer gruppen till i erfarenhet, samsyn

& självförtroende?

Utflöde

- Når vi resultat?

- Får vi fram handlings- planer?

- Når vi mätetalens mål?

”Levande möten”

(28)

Inflöde - Vilja - Mål - Srategi

- Förutsättning

Energi

- Viktigt för individen?

- Viktigt för gruppen?

- Viktigt för företaget?

Inre livet

- Vi tänker bra ihop - Många idéer

- Lyssna och fråga

Återmatning - Vi lär oss

- Teamet utvecklas

Utflöde - Resultat - Beslut

- Handlingsplan

Jou rna list

Str ate g

Lot s

Rev isor

Lär are Eldva kt

Ledarroller i en levande process

(29)

OD Partner 29

– Systemfel

Var finns normalt fallgroparna?

(30)

OD Partner 30

(31)

OD Partner 31

(32)

Kommunikation är en process som tar tid!

Grad av

förståelse Samsyn

Utväxla kvitto Börja stämma av

Tror att jag (den andre) har förstått

Kan repetera Hört

Inte hört

Min värld Din värld

(33)

OD Partner 33

– Systemfel

Var finns normalt fallgroparna?

(34)

OD Partner 34

Individen i gruppen

När vi lärt oss uppskatta, respektera och använda varandras olikheter ökar kreativiteten och kvaliteten i besluten

?

(35)

OD Partner 35

Djurens egenskaper

Giraff Buffel Igelkott Räv Höna Struts Åsna

Kameleont Uggla

Snigel

Positiva egenskaper

Bra med någon som har överblick och ser helheter.

Drivkraftig och vill se resultat.

Observant på attityder och värderingar.

Klipsk och slug i sakfrågor. En taktiker.

Att tänka högt ihop med andra stimulerar till kreativitet och uppsluppen atmosfär.

Ser till att diskussionerna är sakligt grundade.

Ifrågasätter om vi håller på med rätt saker.

Återför dialogen till ämnet.

Viktigt med personer som kan kompromissa.

Att sammanfatta och göra konklusioner under resans gång.

Skapar tid för eftertänksamhet och lugnar ner för att undvika förhastade

beslut/åtgärder.

Negativa egenskaper

Befattar sig inte med diskussioner på denna låga nivå.

Det gäller att ta kommandot för att jag skall få som jag vill.

Allt som görs och sägs tar jag som kritik mot mig och min personlighet.

Säger inte så mycket på mötena, men i korridorer och i kafferummet berättar räven gärna sanningarna.

Tycks inte ha någon kontakt mellan mun och hjärna. Talar först och tänker sen.

När det hettar till så sticker den huvudet i sanden. Sopar konflikter under mattan.

Jag fattar ingenting. Varför är jag här?

Vänder kappan efter vinden. Jag tycker som du, vad tycker du?

Klok som en uggla. Vet alltid bäst.

Besserwisser!

Är alltid sist. Alla får vänta. Har gott om andras tid.

(36)

Horisontellt värdeskapande genomsyrar förbättringsarbetet!

Träning i förhållningssättet att allt arbete är samarbete

Tvärfunktionellt förbättringsarbete ökar insyn, helhetssyn och motivation Förbättringsgruppernas mål baseras på kundernas krav

Förbättringsmål som mäter resultatet från horisontell samverkan

”Den som är drabbad” tar ansvar för att åtgärda problemet Lokal expertis som ”dammsuger” efter onödigt arbete, eller nödvändigheter som saknas

Fokus på värdeskapande i arbetsflödet

Interna

leverantörer

Interna kunder

Externa kunder Externa

leverantörer

(37)

OD Partner 37 Förbättringskultur

Kontinuerligt, uthållig

t, långsiktigt

förbättringsarbete som utvecklar nya arbetssätt och förhållningssätt i hela organisationen

Förbättringsprojekt

Förbättringshastighet

Tid

Omorganisationer

Önskat läge

Daglig verksamhet med spontana förbättringar

Nuläge

Vi måste använda samtliga möjliga sätt att ta oss mot

önskat läge

(38)

OD Partner 38

Sjukfrånvaro

0 5 10 15 20 25 30

2004 2005 2006 2007 2008 2009

Hur förbättrad arbetsmiljö påverkar sjukfrånvaron

Antal anställda

180 200 220 240

2005 2006 2007 2008 2009

dagar/ medarbetare och år

(39)

OD Partner 39

Patienttransporter

120000 130000 140000 150000 160000 170000 180000

2004 2005 2006 2007 2008 2009

Hur effektivare processer påverkar produktiviteten

Antal anställda

180 200 220 240

2005 2006 2007 2008 2009

(40)

OD Partner 40

Min närmaste chef följer upp uppsatta mål på min enhet/avdelning

59

64 57

75

0 10 20 30 40 50 60 70 80 90 100

2006 2009

K

SoL

(41)

OD Partner 41

Min närmaste chef följer upp uppsatta mål på min enhet/avdelning

59

64 57

75

0 10 20 30 40 50 60 70 80 90 100

2006 2009

K

SoL

(42)

Resultat hos St Jude Medical - världsledande på pacemakers

2002 började St Jude sin resa med att etablera systematiskt ständigt förbättringsarbete.

Dessförinnan infördes lean production, som visar delar av

reduktionen i cykeltid per pacemaker .

(43)

Pacemaker - cykeltid

Cycle time (Days)

60,2

55,1

63,6

46,3

22,4

19,5

10,3

6,7

3,4 2,9

0 5 10 15 20 25 30 35 40 45 50 55 60 65

1998 1999 2000 2001 2002 2003 2004 2005 2006 2007

(44)

Pacemaker - produktivitet

Productivity (Minutes per pacer)

154,9

178,8

158,5

135,7

131,4 135,8

118,0

98,8

72,8

57,6

0 10 20 30 40 50 60 70 80 90 100 110 120 130 140 150 160 170 180 190

1998 1999 2000 2001 2002 2003 2004 2005 2006 2007

Year

Minutes/pace

(45)

Pacemaker - skrotkostnad

Scrap ($ per pacer)

$43,00

$29,00

$28,00

$32,00 $33,00

$21,00

$10,00

$9,00

$4,70

$3,60 0

5 10 15 20 25 30 35 40 45 50

1998 1999 2000 2001 2002 2003 2004 2005 2006 2007

Year

$/pace

(46)

Pace – process yield

Process yield Average all models

71,0 71,0

74,0 73,0 74,0

70,5 72,0

81,0

88,5

91,5

50 55 60 65 70 75 80 85 90 95 100

1998 1999 2000 2001 2002 2003 2004 2005 2006 2007

%

(47)

OD Partner 47

Att arbeta systematiskt med förbättringsarbete; - varför ska man göra det?