1 Allmänna avtalsvillkor

Avtalsparter

I upphandling Mötesfika 2020 - Avesta kommun med diarienummer GNU 2020/3 har nedanstående parter träffat följande avtal:

Upphandlande myndighet

Ludvika kommun genom gemensam nämnd för upphandlingssamverkan med 212000-2270, fortsättningsvis kallat Upphandlingscenter.

Leverantör

Avesta Wiener-Condis AB med org. nr. 556712-3764, fortsättningsvis kallad Leverantören.

Omfattning

Catering av mötesfika för Avesta kommuns verksamheter vid interna utbildningar och möten som sker dagtid under vardagar. Mötena sker i centrala Avesta inklusive Krylbo och Skogsbo.

1.2.1 Avgränsningar

Undantag detta avtal: Avestasamtalen, Företagsfrukost, Arbetsmiljödagarna etc.

Oavsett detta avtal har kommunen rätt att anlita sin interna verksamhet om möjligt.

Avropsberättigade myndigheter

Följande myndigheter har rätt att göra avrop på avtalet:

Beställare Organisationsnummer Hemsida

Avesta kommun 212000 - 2262 www.avesta.se

Avesta Vatten och Avfall AB 556827-5084 www.avestavatten.se

Gamla Byn AB 556285-2896

Fortsättningsvis benämns dessa myndigheter Beställare.

Avtalsperiod

Detta avtal gäller från och med avtalets tecknande i 24 månader med rätt till förlängning i 12 +12 månader. Förlängningen ska vara ömsesidig och med oförändrade villkor. Meddelande om förlängning ska ske senast sex månader innan avtalets slutdatum om förlängningsmöjligheten kommer att nyttjas. Avtalsstart är 2020-04-01.

1 Allmänna avtalsvillkor

Volym

Beställaren binder sig inte till någon volym, eventuellt angivna volymer i upphandlingsdokumenten gäller utan förbindelse under avtalsperioden.

Leverantören förbinder sig att leverera i enlighet med Beställarens verkliga behov.

Tjänstens utförande 1.6.1 Krav på personal

Leverantörens organisation ska vara av sådan karaktär att verksamheten bedrivs med hög service och kvalité.

1. Minst en i personalen ska ha minst tre års dokumenterad erfarenhet inom livsmedelshantering.

2. Minst en i personalen ska ha kunskap och erfarenhet av specialkost/allergikost.

3. Samtlig personal ska ha kunskap och erfarenhet om de hygienkrav som krävs för den aktuella verksamheten.

OBS! Det kan vara en och samma person som besitter kvalifikationerna för punkterna 1-3.

1.6.2 Krav på tjänsten

Med mötesfika avses lättare förtäring till möten, såsom t.ex. torr kaka, mjuk kaka, bulle, smörgås och tårta samt tillbehör såsom t.ex. kaffe, the, läsk, smoothies eller annan dryck.

Catering kan beställas som tur och retur (TOR) där Leverantören både lämnar och hämtar godset. Alternativt kan catering där engångsmaterial används som emballage levereras med enkel utkörning.

I möjligaste mån ska mötesfika/måltider som serveras inom kommunen vara miljövänliga, dvs bland annat bestå av ekologiska (kaffe, mjölk) och fairtrade (kaffe) produkter.

Leverantören ska ha avfallssortering och jobba för minskat matsvinn.

Beställaren reserverar sig mot förändringar i lagar, förordningar, föreskrifter, allmänna råd och myndighetsbeslut eller liknande som kan påverka uppdragets omfattning.

Leverantören ska ha en god kvalité och hög serviceförmåga.

Med god kvalité menas hela kedjan från produktion av råvara till leverans av slutprodukten.

Viktiga aspekter för definition av kvalité är:

 Välsmakande, fräscht och aptitligt presenterad slutprodukt

 Hygieniskt framställd slutprodukt

 Rätt matsäkerhet

 Livsmedelsgodkänd kökshållning och hantering (inkl. transport)

 God andel av råvaror från ekologiskt, när-/lokalproducerad eller rättvisemärkt källa med bibehållen hög kvalitet.

 Innehållsdeklaration ska finnas tillgänglig för samtliga produkter och ska på begäran av beställaren kunna lämnas ut.

1.6.3 Utbud

Lättare förtäring såsom t.ex. torr kaka, mjuk kaka, bulle, smörgås och tårta samt tillbehör såsom t.ex. kaffe, the, läsk, smoothies eller annan dryck.

Leverantörens totala sortiment ingår i detta avtal efter prisöverenskommelse med

Upphandlingscenter. De avtalade priserna gäller på de nettoprissatta produkterna. De produkter som är nettoprissatta är minimum av sortimentet.

Leverantören ska i möjligaste mån baka eget bröd: torr kaka, mjuk kaka, bulle och matbröd.

Ekologiska råvaror ska vara bland annat: kaffe, smör/bregott och ost.

Fairtrademärkta råvaror ska vara bland annat kaffe/te.

Leverantören ska ur ett miljöperspektiv främja varor som är producerade max 15 mil från Avesta centrum, ekologiska inkl. KRAV-märkta, rättvisemärkta och säsongsanpassade varor vid inköp och planering av menyer. Råvarorna ska uppfylla Upphandlingsmyndighetens hållbarhetskriterier och djurskyddskrav (Svensk djurskyddskrav) information om detta hittas på länken

www.upphandlingsmyndigheten.se 1.6.4 Specialkost

Om man av medicinska skäl inte kan äta det som beställs, ska det erbjudas anpassade alternativ som motsvarar ordinarie beställning med livsmedel som är säkra och ändamålsenliga.

Leverantör ska alltid märka specialkosten med specialkostens benämning. Vid olika typer av specialkost ska dessa singelpackas för att förhindra kontaminationsrisken. Om osäkerhet råder ansvarar Leverantören för att kontakta Beställaren i syfte att säkerställa innehållet i den levererade specialkostportionen.

Vid förfrågan från Beställaren ska skriftlig information om eventuellt innehåll av allergener i respektive produkt redovisas enligt Informationsförordningen (EU) nr 1169/2011.

1.6.5 Förpackningar

I de fall som engångsmaterial kommer att användas ska dessa vara miljöanpassade och innehålla material avsedda för livsmedel. Använda miljövänliga pappersmuggar och träskedar/rörpinnar.

Inga plastmuggar eller plastskedar ska användas. Papperspåse ska användas till matavfall.

En miljöanpassad produkt ska efter att den har använts för sitt ursprungliga ändamål helst vara biologiskt nedbrytbar eller kunna återanvändas.

1.6.6 Presentation av sortiment

Se Leverantörens hemsida: www.wienercondis.se.

1.6.7 Beställning av mötesfika

Första gången Beställaren gör en beställning går Beställaren in på Wiener-Condis hemsida.

www.wienercondis.se. Tryck på fliken: Beställ: ange namn, telefonnummer, e-post, vara (typ av vara), Vad vill du beställa: Ange vad du önskar beställa och antal, datum för

avhämtning/leverans, tid för avhämtning/leverans. Skicka beställningen – återkoppling sker från Leverantören. Beställaren måste få ett svar annars har ingen beställning gjorts.

Beställningen kan även ske via telefon eller mail.

Beställning ska ske senast två vardagar innan önskad avhämtning/leverans. För att säkerställa leverans och diskutera eventuella frågor kan telefonkontakt komma att tas.

1.6.8 Leverans

Leverans ska ske fritt till av Beställaren angiven plats inom Avesta kommun inklusive Krylbo och Skogsbo. Horndal och Fors undantas från denna upphandling.

 Emballage ska ingå i förekommande fall.

 Eventuellt returemballage ska kostnadsfritt hämtas av leverantören så snart som möjligt.

 Leverans ska kunna ske helgfri måndag – fredag kl. 09.00-13.30 vardagar eller enligt överenskommelse.

 Livsmedlen ska vara väl förslutna och packas på ett sätt som undviker kontaminering.

 Mat som levereras ska följa gällande lagstiftning för transport av livsmedel. Den kylda maten ska levereras i obruten kylkedja.

1.6.9 Leveranstid

 Avtalad leveranstidpunkt, leveransadress och kontaktperson överenskommes vid varje beställning.

 Livsmedlen ska levereras inom max 30 minuter före önskad tidpunkt.

 Då hämtning ingår av godset ska det ske samma dag eller senast dagen efter.

 Leverantör ska ha ett egenkontrollsystem i enlighet med HACCP eller likvärdigt, i syfte att garantera säker lagring, hantering, beredning och leverans av maten.

1.6.10 Dokumentation

Leverantören ska upprätthålla dokumentation om tjänstens utförande.

Den dokumentation som Beställaren avser här är egenkontrollprogrammens temperaturmätningar vad gäller:

 Rutin för kontroller av obruten kylkedja.

 Rutin för kontroller av beredningstemperaturer.

 Rutin för övriga temperaturer som t.ex. förvaring/lagring..

Bevis på att Leverantören innehar registrerad livsmedelsanläggning ska på anmodan kunna uppvisas inom fem (5) dagar.

1.6.11 Särskilt kontraktsvillkor – Social hänsyn

Upphandlingscenter kommer under avtalsperioden kontinuerligt följa leverantörens arbete med sociala hänsyn i sin verksamhet. Avtalad Leverantör ska samarbeta med Beställaren/

Beställarkommunens arbetsmarknadsenhet i syfte att integrera människor på arbetsmarknaden.

Detta kan ske genom att ni erbjuder praktikplatser, rekryterar personer som har särskilda

svårigheter att ta sig in på arbetsmarknaden, tar emot personer som behöver lära sig svenska eller på annat sätt bidrar till att syftet uppnås.

Som leverantör förväntas ni samverka aktivt, med en positiv attityd till socialt ansvarstagande och främjande åtgärder samt att se möjligheter inte hinder.

Anställning eller erbjudande av praktikplats utifrån särskilda kontraktsvillkor i detta avtal får inte innebära att annan redan anställd person hos leverantören ersätts.

Avtalshandlingarnas inbördes rangordning

Avtalshandlingarna kompletterar varandra. Om dessa handlingar skulle visa sig vara motsägelsefulla i något avseende gäller de i följande ordning:

1. skriftliga ändringar och tillägg till avtalet, 2. avtal med bilagor

3. eventuellt kompletterat upphandlingsdokument, 4. upphandlingsdokument med bilagor,

5. Leverantörens eventuella förtydligande av anbud, 6. Leverantörens anbud med bilagor.

Ändringsbegäran via e-Avrop

Funktionen ändringsbegäran på avtalets sida på e-avrop.com ska användas då Leverantören önskar ändra eller uppdatera text avseende avtalet. Detta gäller uppdatering av kontaktuppgifter samt prisjustering.

Sekretess

Leverantören ska ansvara för att anställd personal iakttar sekretess och tystnadsplikt över eventuell information som förekommer inom verksamheten.

Varumärke och immateriell rätt

Hänvisning till Beställaren i reklam, marknadsföring eller på annat sätt får inte göras av Leverantören eller av denne anlitad underleverantör utan Beställarens i förväg inhämtade skriftliga medgivande. Leverantören ska i förväg samråda med Beställaren avseende informationsmaterial som ska publiceras.

Pris

Priser i SEK enligt prislista. Prisrabatt är 10 % på hela Leverantörens sortiment. Moms tillkommer enligt gällande lag.

Avtalspris ska inkludera samtliga kostnader förenade med tjänsten. Inga tillkommande kostnader såsom exempelvis utrustning, förbrukningsmaterial, leveranskostnader eller liknande medges.

Prisjustering

Offererade priser är fasta under minst ett år från avtalsstart. Priserna justeras en gång per år med 3% efter påkallad prisförhandling till Upphandlingscenter.

2 Kommersiella villkor

Begäran om prisförhandling ska aviseras via ändringsbegäran i e-avrop minst 30 dagar innan den är avsedd att träda i kraft. Begärda prisjusteringar kan endast tas ut efter godkännande av

Upphandlingscenter och gäller efter godkännandet ett (1) år framåt.

Retroaktiva prisjusteringar godkänns inte.

Betalningsvillkor

Leverantören har rätt att fakturera överenskommen summa månadsvis efter att tjänsten har utförts.

För betalning av faktura gäller 30 dagars betalningstid från rättvisande fakturas ankomstdag. Om förfallodagen infaller på en lördag eller helgdag erlägger Beställaren betalning på närmast följande bankdag. Fakturerings- och expeditionsavgifter godkänns inte. Dröjsmålsränta accepteras enligt räntelagen. Om eventuell försenad betalning kan härledas till felaktig eller ofullständig faktura accepteras inte dröjsmålsränta. I det fall faktura överlämnas till finansbolag ska villkoren i avtalet mellan parterna gälla även för dem.

Faktureringsvillkor

Fakturering sker efter tjänstens fullgörande.

Fakturaadress:

Avesta kommun Box 84

ID-nummer (Beställaren uppger vid beställning) 774 22 Avesta

Fakturorna ska märkas med en referenskod i fältet ”Er referens” som Beställaren uppger vid beställning. Uppges ingen referenskod får inte tjänsten verkställas. Samlingsfakturor godkänns inte. Detta gäller samtliga fakturor oberoende hantering.

Fakturorna ska innehålla:

1. fakturanummer 2. fakturadatum 3. fakturabelopp 4. momsbelopp 5. kostnadsställe 6. ID-nummer

7. bankgironummer och/alternativt plusgironummer 8. organisationsnummer/VAT-nummer

9. godkänd för F-skatt

10. vad som levererats, leveransplats, enkel eller TOR samt volym.

2.4.1 Elektronisk handel Leverantören ska på begäran:

 kunna skicka prislista (exempelvis Excel eller Pricat),

 kunna ta emot en beställning elektroniskt (exempelvis via e-post eller EDI-order),

 kunna skicka en elektronisk faktura enligt SFTI standard.

Överlåtelse av avtal

Avtal får inte överlåtas på annan fysisk eller juridisk person utan Upphandlingscenters skriftliga medgivande.

Underleverantör

För underleverantör gäller samma villkor och krav som för Leverantören. Det är Leverantörens skyldighet att informera underleverantören vilka villkor som gäller.

Omförhandling

Part får begära omförhandling av bestämmelser i upprättat avtal om ändrade förhållanden uppstår som gör att bestämmelsen väsentligt motverkar avtalets syfte. Begäran om

omförhandling ska ske så snart det åberopade förhållandet blivit känt för den part som åberopar omförhandlingsrätten och befriar inte part från skyldigheten att fullgöra berörd avtalsförbindelse.

Fel och brister 3.4.1 Kvalitetsfel

Om tjänsten är behäftad med fel, ska Beställaren anmäla felet hos Leverantören inom skälig tid efter att felet upptäckts. Leverantören är då skyldig att meddela Beställaren att felanmälan mottagits och att utreda samt åtgärda felet utan fördröjning.

Försäkring

Leverantören ska under hela avtalstiden upprätthålla gällande företagsförsäkring och

ansvarsförsäkring anpassad för det aktuella avtalsområdet samt på anmodan kunna uppvisa bevis på betalda försäkringsavgifter.

Om Leverantören inte tecknat försäkring eller betalat avgift för försäkring är detta grund för omedelbar hävning av avtal.

Skatter

Leverantör förbinder sig att under hela avtalstiden fullgöra sina skyldigheter avseende

socialförsäkringsavgifter och skatter. Leverantören garanterar att dess underleverantörer uppfyller motsvarande krav. Upphandlingscenter kommer löpande, med hjälp av Skatteverket kontrollera att Leverantören fullgör sina skyldigheter avseende socialförsäkringsavgifter och skatter.

3 Ansvar

Force majeure

Part är befriad från fullgörande av sina åtaganden enligt detta avtal, om denne visar att det

inträffat ett hinder utanför dennes kontroll – såsom krig, naturkatastrof, myndighetsbestämmelse, lag eller liknande – och som parten inte skäligen kunde förväntas ha räknat med vid avtalets ingående och vars följder parten inte skäligen kunde ha undvikit eller övervunnit. Så snart hindret upphör ska åtagandet fullgöras på avtalat sätt.

Motparten ska omedelbart underrättas om det föreligger omständighet som kan medföra att denna bestämmelse ska tillämpas. Till förtydligande är parterna överens om att strejk eller lockout hos part samt blixtnedslag, översvämning eller eldsvåda i Leverantörens driftlokaler inte utgör force majeure. Skriftligt meddelande ska också lämnas utan dröjsmål vid händelsens upphörande.

Åtgärdsplan vid avvikelser 3.8.1 Dröjsmål

Om Leverantören ser att det kommer uppstå dröjsmål i utförandet av tjänsten ska denna genast underrätta Beställaren direkt via telefon om dröjsmålet och följderna därav (om samtliga telefoner är bortkopplade kan kommunens servicecenter vara behjälplig på telefonnummer 0226-64 50 00.

Leverantören ska också meddela ny tidpunkt för utförande eller leverans av tjänsten.

Om förseningen är väsentlig eller har väsentlig påverkan på Beställarens verksamhet har denne rätt att på Leverantörens bekostnad skaffa motsvarande tjänst från annan Leverantör till dess att Leverantören återigen kan utföra tjänsten.

Leverantören ska ersätta Beställaren för uppkomna merkostnader som förseningen orsakat.

3.8.2 Skadestånd Enligt köplagen.

3.8.3 Hävning

Part får häva ingånget avtal om motparten inte fullgör sina åtaganden och avtalsbrottet är av väsentlig betydelse.

Upphandlingscenter har i följande fall rätt att häva avtalet, utan att motparten kan ställa krav på ersättning om:

 Leverantören försätts i konkurs, likvidation eller kommer på sådant obestånd att han inte kan förväntas fullgöra sina åligganden,

 Leverantören har misskött inbetalning av skatter och sociala avgifter,

 Leverantören köps upp eller att ägarförhållanden väsentligt förändras,

 Leverantören är väsentligt försenad eller om dröjsmålen är återkommande,

 Leverantören bryter mot annan del av avtalet och det kan anses vara av vikt för Beställaren att bestämmelsen efterlevs.

Hävs avtalet enligt ovan, är Leverantören ersättningsskyldig för den skada (kostnadsökning m.m.) som avtalsbrottet förorsakat.

3.8.4 Avslutande av kontrakt och ramavtal

Upphandlingscenter har rätt att avsluta kontraktet eller ramavtalet om:

1. Avtalet har varit föremål för en ändring som inte är tillåten enligt 17 kap. 9–14 § § LOU, 2. Leverantören vid tidpunkten för beslutet att tilldela kontraktet eller att ingå ramavtalet befann sig i någon av de situationer som avses i 13 kap. 1 § och borde ha uteslutits från upphandlingen enligt den bestämmelsen, eller

3. Europeiska unionens domstol i ett förfarande enligt artikel 258 i fördraget om Europeiska unionens funktionssätt (EUF-fördraget) finner att Sverige, genom att låta den upphandlande myndigheten ingå kontraktet eller ramavtalet, allvarligt har åsidosatt sina skyldigheter enligt fördraget avseende Europeiska unionen, EUF-fördraget eller Europaparlamentets och rådets direktiv 2014/24/EU av den 26 februari 2014 om offentlig upphandling och om upphävande av direktiv 2004/18/EG.

3.8.5 Skada

Leverantören är ansvarig gentemot Beställaren för direkta skador som Leverantören orsakat.

Leverantören ska omgående meddela Beställaren om sådan skada inträffat. Leverantören ska svara för de merkostnader/skadestånd som skadan orsakat.

Tvist

Tvist med anledning av avtalet mellan Beställaren och Leverantören ska, om parterna inte

kommer överens, avgöras av allmän domstol vid Beställarens hemort, med tillämpning av svensk rätt.

Statistik

Statistik med uppgifter över utförda belopp per beställare ska efter begäran, inom tio dagar, kostnadsfritt sändas till Upphandlingscenter samt Beställaren. Statistik erhålls på fil, företrädesvis Microsoft Excel.

Information till Beställare

Vid avtalsstart eller när det sker förändringar gällande avtalade tjänster ska Leverantören på eget initiativ, kostnadsfritt erbjuda information till personal hos Beställaren.

Förändring av behov

Om Beställarens behov förändras under avtalsperioden ska detta genast meddelas Leverantören.

Om det medför extra kostnader för Leverantören, ska parterna redan innan den kostnadshöjande verksamheten inleds komma överens om hur kostnaderna ska fördelas.

4 Information och samråd

Avtalsuppföljning

För att säkerställa samarbetet mellan Beställare och Leverantör ska en referensgrupp inrättas med representanter från varje part. Även avtalets kontaktperson från Upphandlingscenter ska delta.

Gruppen ska träffas minst en gång per år om inte annat överenskommits.

Upphandlingscenter är sammankallande och kallelse ska gå ut minst 30 dagar före träffen.

Centrala punkter för gruppens arbete ska bland annat vara:

 Statistik över utförda tjänster:

 Beställning, leverans, kvalité, återkoppling vid beställning, fakturering m.m.

 Övrigt

Leverantören bekostar själv sina resor och traktamenten för att träffa Beställare.

Kallelse till referensgruppens första träff kommer att beslutas i samband med avtalstecknandet.

Avtalet är giltigt efter digital undertecknande av båda parter.

Bilageförteckning:

Kontaktuppgifter 5 Avtalet