Tjänsteutlåtande
Kommunledningskontoret
2013-05-02
Bo Johansson Sidan 1 av 2
arkivarie 08-579 216 51
Besök Postadress Telefon växel Fax reception Internet
Turebergshuset 191 86 08-579 210 00 08-35 02 90 www.sollentuna.se Turebergs torg Sollentuna
Dnr 2013/0264 KS-1 Diariekod: 034
Kommunstyrelsen
Avhändande av allmänna handlingar från vård- och omsorgsnämnden
Förslag till beslut
kommunledningskontoret föreslår kommunstyrelsen föreslå kommunfullmäktige besluta:
1. Den dokumentation som upprättats i samband med insatser kring barn/ungdomar enligt lagen om stöd och service till vissa
funktionshindrade (LSS), vilka inte är folkbokförda i Sollentuna, avhänds till respektive hemkommun.
2. Den dokumentation som upprättats i samband med insatser enligt lagen om stöd och service till vissa funktionshindrade (LSS) för personer födda dag 5, 15, 25, vilka inte folkbokförda i Sollentuna, avhänds till respektive hemkommun.
Sammanfattning
Den dokumentation som upprättats genom insatser enligt LSS är allmänna handlingar och ska följaktligen hanteras enligt kommunens regelverk. Det innebär att dokumentationen antingen ska bevaras eller gallras (=förstöras).
Detta omfattar också dokumentation där vård- och omsorgsnämnden genomfört insatser enligt LSS för brukare som inte är folkbokförda i Sollentuna. Eftersom även hemkommunen sparar dokumentation kring brukarna skulle ett bevarande i Sollentuna medföra att dokumentationen splittras. Det försvårar möjligheten att få en sammanhållen bild av de insatser och bedömningar som gjorts. Därför föreslås att denna dokumentation överförs till respektive hemkommun.
Bakgrund
Den sociala dokumentation som vård- och omsorgsnämnden (genom SOLOM) upprättar i samband med insatser för barn/ungdomar och vuxna enligt lagen om stöd och service till vissa funktionshindrade (LSS) är allmänna handlingar. En allmän handling måste hanteras i enlighet med gällande lag. Därför fordras ett särskilt beslut i fullmäktige (arkivlagen 15 §) så att dokumentationen kan hanteras så optimalt som möjligt.
I och med att AB SOLOM övertar verksamheten måste hanteringen av dokumentationen regleras. Det gäller all dokumentation. Dokumentation rörande brukare som är aktuella förs över direkt till AB SOLOM. Detta beslut tas i samband med att fullmäktige beslutar om bolagsordning, ägardirektiv m.m. för AB SOLOM. Övrig dokumentation ska antingen
Tjänsteutlåtande
2013-05-02
Dnr 2013/0264 KS-1 Sidan 2 av 2
gallras eller bevaras enligt regler som fastställts i vård- och omsorgsnämndens dokumenthanteringsplan.
LSS föreskriver att dokumentation kring barn/ungdom ska bevaras. Enligt vård- och omsorgsnämndens dokumenthanteringsplan ska dokumentationen därför överlämnas till kommunarkivet i Sollentuna då insatsen avslutas hos vård- och omsorgsnämnden. Samma gäller för övriga personer/brukare som är födda dag 5, 15 eller 25. Dokumentation gällande personer/brukare födda övriga datum hanteras av vård- och omsorgsnämnden för att sedan gallras.
Vård- och omsorgsnämnden har även ansvarat för genomförande av insatser för brukare som inte varit folkbokförda i Sollentuna. Dokumentationen från dessa insatser ska hanteras på samma sätt som för brukare som är
folkbokförda i kommunen.
Att bevara dokumentationen gällande brukare med annan hemkommun än Sollentuna är inte optimalt. Viss dokumentation sparas i Sollentuna och viss dokumentation i respektive hemkommun. Därmed splittras
dokumentationen och försvårar möjligheterna för brukaren att i efterhand enkelt få tillgång till samtlig dokumentation. Det försvårar också för hemkommunen, vilken har ansvaret för insatsernas genomförande, att göra en heltäckande dokumentation över gjorda insatser. Det kan också medföra ett sämre underlag vid bedömning av nya insatser. Därför föreslås att denna dokumentation överförs till respektive brukares hemkommun.
Katarina Kämpe Bo Johansson
kommundirektör
