Sammanträdes- protokoll
Kommunstyrelsens arbetsutskott
Sammanträdesdatum 2015-03-09
Sidan 1 av 2
... ... ... ... ...
Sign. Ordf. Justerare Exp. datum Sign.
§ 52/2015 Dnr 2014/0194 KS-19
Diariekod: 034
Arkiv- och dokumenthantering vid kommunens grundskolor
I ärendet föreligger tjänsteutlåtande 2015-01-28 från kommunledningskontoret.
Sammanfattning
I enlighet med 7§ arkivlagen har kommunarkivarien under 2014 och januari 2015 genomfört tillsynsbesök vid kommunens samtliga grundskolor.
Resultatet från tillsynsbesöken sammanfattas i kommunarkivets rapport från tillsynsbesök vid kommunens grundskolor (bilaga 1). Vid tillsynen har en del brister i arkivvården och dokumenthanteringen konstaterats. Det gäller registreringen av allmänna handlingar, efterlevnaden av dokument-
hanteringsplanen samt förvaringen av allmänna handlingar.
Kommunstyrelsen föreslås därför i sin egenskap som kommunens
arkivmyndighet ålägga barn- och ungdomsnämnden att tillse att bristerna rättas till. Då dokumenthanteringsplanen för grundskolan har visat sig vara föråldrad föreslås också barn- och utbildningsnämnden åläggas att tillse att planen uppdateras.
Överläggning i arbetsutskottet
Ordförande Douglas Lithborn (M) yrkar följande:
1. Barn- och ungdomsnämnden och Rösjöstyrelsen åläggs att tillse att dokumenthanteringsplanen för grundskolan uppdateras senast den 1 juli 2016.
2. Barn- och ungdomsnämnden och Rösjöstyrelsen åläggs att tillse att en utredning genomförs senast den 1 juli 2016 som syftar till att redovisa hur man avser att komma till rätta med den bristfälliga registreringen av allmän handling hos skolorna.
3. Barn- och ungdomsnämnden åläggs att senast den 31 december 2015 tillse att de handlingar som har överenskommits med respektive skola och som ska bevaras, levereras till kommunarkivet.
4. Barn- och ungdomsnämnden och Rösjöstyrelsen åläggs att tillse att brandsäkra dokumentskåp inköps till de skolor som idag saknar möjlighet att förvara arkivhandlingar brandskyddat.
Proposition
Ordföranden frågar om arbetsutskottet bifaller yrkandet. Arbetsutskottet bifaller yrkandet.
Sammanträdes- protokoll
Kommunstyrelsens arbetsutskott
Sammanträdesdatum 2015-03-09
Sidan 2 av 2
... ... ... ... ...
Sign. Ordf. Justerare Exp. datum Sign.
Arbetsutskottets förslag
Arbetsutskottet föreslår kommunstyrelsen besluta följande:
1. Barn- och ungdomsnämnden och Rösjöstyrelsen åläggs att tillse att dokumenthanteringsplanen för grundskolan uppdateras senast den 1 juli 2016.
2. Barn- och ungdomsnämnden och Rösjöstyrelsen åläggs att tillse att en utredning genomförs senast den 1 juli 2016 som syftar till att redovisa hur man avser att komma till rätta med den bristfälliga registreringen av allmän handling hos skolorna.
3. Barn- och ungdomsnämnden åläggs att senast den 31 december 2015 tillse att de handlingar som har överenskommits med respektive skola och som ska bevaras, levereras till kommunarkivet.
4. Barn- och ungdomsnämnden och Rösjöstyrelsen åläggs att tillse att brandsäkra dokumentskåp inköps till de skolor som idag saknar möjlighet att förvara arkivhandlingar brandskyddat.
Freddie Lundqvist (S) deltar ej i beslutet.
Beslutsexpediering:
Akt
