Bilaga 2. Kvalitetsredovisning MBN

(1)

Kvalitetsredovisning 2018

Miljö- och byggnadsnämnden

(2)

Innehållsförteckning

1 Inledning ... 3

2 Kvalitetsredovisning ... 5

2.1 Miljö- och hälsoskyddsenheten ... 5

2.2 Bygglovsenheten ... 8

2.3 Mät- och kartenheten ... 12

3 Sammanfattande kommentarer nutid och framtid ... 14

Bilagor

Bilaga 1: Bilaga 2 Nyckeltal jamforelse kommuner

(3)

1 Inledning

Miljö- och byggnadsnämnden är en tillsynsmyndighet vilket innebär att bevaka att lagstiftning uppfylls och efterlevs. Miljö- och byggnadsnämnden ansvarar för tillsyn inom miljö-,

hälsoskydds- och livsmedelsområdet, bygglov, tillsyn inom plan- och byggområdet, mät- och kartteknisk verksamhet samt energirådgivning. För att uppfylla de ansvaren med kvalitet jobbar förvaltningen med olika verktyg. Exempel på sådana är omvärldsbevakning/omvärldsanalys och att analysera olika mätningar av verksamheten. Dessa verktyg hjälper nämnden att förbättra beredskapen och få underlag att identifiera förbättringsområden, styrkor och möjligheter som slutligen utmynnar till prioriteringar, verksamhets- och kvalitetsutveckling.

Nyckeltalen som presenteras i denna rapport har dels tagits fram för att nämnden ska kunna stämma av kontorets egen effektivitet och arbetsbelastning. Dels för ge ett underlag att kunna jämföra sig med andra kommuner och se hur verksamheten upplevs utifrån olika intressenters perspektiv men även för att långsiktigt följa verksamheternas interna utveckling.

Kvalitetsredovisningen är en samlad redovisning och analys av tillgängliga data och information gällande miljö- och byggnadsnämndens verksamhet. Tillsammans med omvärldsbevakning och omvärldsanalys inom verksamhetsområdena vägs erfarenheterna in i kommande arbete med verksamhetsplanering och budget.

Som en del redovisas även resultat från Nöjd-kund-index (NKI)- Servicemätning och mäts utifrån företags uppfattning av kommunens myndighetsverksamhet. En sådan redovisning presenteras även i år och bedöms utifrån områdena:

 Tillgänglighet: möjligheten att komma i kontakt, träffa rätt person samt tillgång till digitala tjänster

 Information: muntlig och skriftlig information, samt information på webben

 Bemötande: attityd, engagemang, lyhördhet, sätt att kommunicera

 Kompetens: kunskap om ämnet, lagar och regler och företagensvillkor samt förståelse för företagens problem samt förmåga att ge råd och vägledning

 Rättssäkerhet: tydligheten i lagar och regler, hur ställningstaganden/beslut motiverats, möjlighet att framföra klagomål och synpunkter

 Effektivitet: tid och rutiner för handläggningen samt förmåga att hålla överenskomna tidsramar

Varje år utses vilka NKI-kategorier som verksamheterna ska satsa på för att på bästa sätt påverka det totala NKI. I år prioriteras följande områden av verksamheterna:

 Mät- och kartverksamheten: Effektivitet och Information

 Miljö- och hälsoskyddsverksamheten: Bemötande, Effektivitet och Information

 Bygglovsverksamheten: Effektivitet, Information och Tillgänglighet

I NKI-resultaten anges enbart bygglovsenheten och miljö- och hälsoenheten. Mät- och

kartverksamheten arbetar dock internt med specifika NKI-områden men ingår alltså inte i NKI- undersökningen.

Enligt årets resultat har verksamheternas resultat enligt NKI sjunkit. Anledningen till lägre resultat kan bero på trög rörlighet vad gäller förändringar i det interna förnyade arbetssättet vilket ska syfta till att styra fokus mot förbättringsarbete inom valda områden inom NKI.

Svarsfrekvensen från respondenterna i NKI-undersökningen hos bygglov var 36 svar (25), miljö- och hälsoskydd 23 svar (39) och livsmedelskontroll 109 svar (92). Andra anledningar kan vara att en förhållandevis hög andel av de svarande är från beslut som av de sökande av

exempelvis bygglov ansåg att deras utfall av lov var delvis positivt eller negativt. Målet är att arbetet ska mynna ut i bättre kvalitet och effektivitet vilket ska ge effekt på NKI-värdena samt bättre service de kommande åren.

NKI redovisas på en skala 0 till 100, där 100 är högsta betyg.

Det sammanvägda NKI-resultatet redovisas i tabellen nedan och fördjupas under respektive avsnitt för enheterna.

(4)

(5)

2 Kvalitetsredovisning

2.1 Miljö- och hälsoskyddsenheten

Område:

2.1.1 Kvalitet & effektivitet

Nyckeltal Utfall 2015 Utfall 2016 Utfall 2017

Timtaxa

miljöbalkstillsyn (kr)

975 975 1 005

Senaste kommentar

Taxan justeras årsvis med hjälp av PKV. Taxan är från år 2018 1200kr enligt politiskt beslut.

Timtaxa

livsmedelstillsyn (kr)

1 050 1 050 1 080

Taxan justeras årsvis med hjälp av PKV. Taxan från år 2018 är 1200 kr och för extra offentlig kontroll 1100 kr enligt politiskt beslut.

Antal inspektörer för miljöbalkstillsyn

4,7 6,7 7,2

En korrigering av beräkningsunderlaget för nyckeltalet har gjorts vilket förklarar förändringen.

Antal inspektörer för livsmedelstillsyn

2,5 2,7 3,1

Personal inom livsmedelstillsyn utökar genom omfördelning av personal.

Intäkt för miljöbalkstillsyn

1 700 000 1 612 000 2 160 000

Ökar på grund av ökade antal objekt och taxa.

Intäkt för livsmedelstillsyn

1 660 000 1 840 000 1 918 000

Höjd taxa och fler kontrollobjekt förklarar ökningen.

Antal tillsynsbesök enligt miljöbalken

188 206 210

Antalet inspektioner är starkt beroende av vilken typ av verksamet som man besöker. Antalet inspektörer är beräknat till 7,2 vilket ger 29 besök per inspektör.

Antal tillsynsbesök enligt

livsmedelslagstiftningen

502 509 573

Antalet inspektioner ökar eftersom det genomfördes fler korta uppföljande inspektioner för att kontrollera att avvikelser åtgärdats.

Antal avgöranden från överinstans

2 2 2

Antalet avgöranden är förhållandevis lågt vilket till del beror på att få ärenden överklagas.

(6)

Nyckeltal Utfall 2015 Utfall 2016 Utfall 2017 Antal avgöranden från

överinstans där miljö- och byggnadsnämnden vunnit

1 1 1

Nämnden fick rätt i ett av två ärenden i överinstans.

Antal åtalsanmälningar 4 1 2

Antal åtalsanmälningar minskar. Nyckeltalets utfall beror på antalet inkomna anmälningar från externa och interna parter.

Antal beslut om miljösanktionsavgift

34 13 2

Sedan nyckeltalet skapades har det varje år fram till år 2015 uppstått minst 12 beslut om sanktionsavgift.

Enheten ställde sig frågande till varför inga miljösanktionsavgifter beslutades, därför har en förstärkt rutin skapats för att säkerställa att potentiella miljösanktionsavgifter debiteras.

Kommentar status och utvecklingsområden Omvärldsförändringar

Under året har personalsituationen för miljö- och hälsoskyddsenhetens två verksamheter varit stabil och inför år 2018 har enheten förstärkts med två tjänster. En mindre

organisationsjustering har genomförts genom att enheten delats in i två grupper och en samordnare/teamledare införts för respektive grupp. Förändringen avser att effektivisera verksamheternas löpande arbetsuppgifter.

En översyn och beräkning av verksamhetens taxor genomfördes vilket ledde till att taxorna har höjts från och med 2018. De nya taxorna tillsammans med verksamhetens förbättringsarbete bidrar till att verksamhetens självkostnadsgrad ökar i enlighet med lagstiftningen och bidrar till att behovsutredningen kan uppfyllas bättre.

Inom miljö-och hälsoskyddsområdet pågår även genom MSL (Miljösamverkan Stockholms Län) ett flertal samverkansprojekt som innebär både gemensamma tillsynsprojekt och kompetensutvecklingsområden. Inom MSL tas även gemensamma nyckeltal fram som utgör underlag för att kunna jämföra kommunerna med varandra. (I bilaga 2 finns nyckeltalen kommunvis). Alla nyckeltal är inte direkt jämförbara kommunvis utan beror på kommunens olika förutsättningar, men de ger indikationer på kommunernas verksamhet.

För att på ett effektivt sätt kunna bedriva verksamheten enligt de förändrade omvärldsförutsättningarna har miljö- och hälsoskyddsenheten upphandlat ett nytt

ärendehanteringssystem vilket förväntas svara mot de nya förutsättningar enheten ställs inför.

NKI

NKI-mätningen som genomförts under 2017 visar att miljö- och hälsoskyddsverksamheten har minskat något i sitt NKI-resultat. Området Miljö- och hälsoskydd når ett NKI på 58 (70) och livsmedelskontrollen når ett resultat på NKI 72 (75) vilket ändå anses högt. Framförallt får serviceområdet bemötande höga värden där livsmedelskontrollen når upp till NKI 78 (80), vilket är mycket högt. Även i år är det av de kommentarer som framkommit från respondenterna i NKI-undersökningen främst förslag om att förbättra användarvänligheten och tydligheten på hemsidan inom båda verksamhetsområden, ännu ett område som visar förbättringspotential är effektiviteten, främst gällande miljö- och hälsoskydd.

Under året har miljö- och hälsoskyddsområdet rekryterat fler medarbetare med varierad grad av erfarenhet, vilket kan ha gett effekt på NKI-värdena Kompetens, Information och Effektivitet vilka sjunkit i resultat. Även byte av inspektörer hos företagen kan ha påverkat NKI. En annan förklaring kan ha varit att enheten under 2017 genomförde tillsynsprojekt hos företag som normal inte är vana vid regelbunden tillsyn. Resultaten visar att förmågan att förstå företagarnas problem kan vara ytterligare en faktor att förbättra, liksom att förbättra informationen på

(7)

kommunens hemsida.

Genom det systematiska förbättringsarbetet som infördes 2017 tillsammans med införande av ett nytt ärendehanteringssystem kommer dessa områden i fokus. Tydligheten förbättras så att hemsidans besökare snabbare hittar den information som eftersöks. Med detta öppnar sig nya möjligheter till att utveckla bättre e-tjänster och effektivisera handläggningsprocessen och på så sätt även öka NKI. Enheten kommer fortsätta arbeta med att utbilda i syfte att öka förståelsen och bemötandet i kontakten med företagen. Det sker inom ramen för strategin för kommunens information gentemot företagen, vilket samordnas av kommunledningskontoret. Utöver den satsningen har enheten satsat på en utbildning med stöd av en arbetspsykolog i metoden motiverande samtal. Det stärker inspektörernas förmåga att bemöta och nå fram i tillsynen.

Nedan presenteras de uppdelade områdena för NKI-måttet.

NKI ur ett nationellt perspektiv Miljö- och hälsoskydd

(8)

Det nationella genomsnittliga NKI-värdet för Miljö- och hälsoskydd är 67, det är en minskning med en enhet jämfört med 2016. Sollentunas NKI för miljö- och hälsoskydd är 58, vilket är en stor minskning jämfört med 2016. Rankingsmässigt hamnar Sollentuna på plats 128 av 143 kommuner och har även lägst NKI bland jämförelsekommunerna. Täby redovisas inte på grund av för få svar i årets mätning. I en nationell jämförelse är Miljö- och hälsoskydd tillsammans med markupplåtelse det myndighetsområde som ökat mest sedan det första mätåret 2010. Detta område är dock inte helt jämförbart över tiden eftersom Livsmedelskontrollen började

särredovisas från Miljö- och hälsoskydd för 44 kommuner 2014. Från år 2016 är Miljö- och hälsoskydd och Livsmedelskontroll uppdelat för samtliga kommuner. Företagarna är framförallt nöjda med bemötandet och tillgängligheten inom detta område där betygsindex uppgår till 77 respektive 72. Minst nöjd är man med informationen och rättssäkerheten där index uppgår till 69. Man tycker också att det är lätt att komma i kontakt med rätt person, att den skriftliga informationen (beslut och övrig information om ärendet) är bra och att kommunen är bra på att hålla överenskomna tidsramar. Företagarna är generellt mindre nöjda med informationen på webbplatsen och handläggarnas kunskaper om företagens villkor och förutsättningar.

Företagarna anser att bemötande och effektivitet är lika viktiga för helhetsbedömningen av området Miljö- och hälsoskydd. För alla andra myndighetsområden anses effektiviteten var den klart viktigaste servicefaktorn. Bemötandet har därför en förhållandevis hög prioritet inom detta område. Även information tillmäts en förhållandevis hög betydelse för detta myndighetsområde.

Tillgänglighet har däremot liten betydelse. Myndighetsutövningen inom detta område handlar till stor del om tillsyn och uppsökande kontakter. Hur tillgänglig handläggarna är har därför låg aktualitet.

Livsmedelskontroll

Livsmedelskontroll uppnår ett nationellt NKI på 75, vilket är ett oförändrat resultat jämfört med år 2016. Sollentunas NKI för livsmedelskontroll är 72 och kommunen placerar sig som plats 11 av 143 kommuner. Det är en minskning med 3 enheter sedan förra året. Samtliga

jämförelsekommuner förutom Täby (71) har ett högre NKI där Solna (78) och Upplands Väsby (77) har de högsta siffrorna. Solna har dessutom ökat mest sedan förra mätningen. Åren 2010 och 2012 ingick Livsmedelskontroll som del i området Miljö- och hälsoskydd.

Företagarna är generellt mest nöjda med bemötandet som uppnår mycket höga 80 i betyg, men även effektiviteten får ett förhållandevis högt betyg på 76. Trots att NKI är oförändrat på heltalsnivå, så har betygen för serviceområdena information, bemötande och rättssäkerhet ökat med två enheter jämfört med 2016.

Handläggarnas attityd och engagemang i ärendet får höga betyg, liksom förmågan att hålla överenskomna tidsramar. Lägst betyg ger företagarna till informationen på kommunernas webbplatser och till möjligheten att använda digitala tjänster.

2.2 Bygglovsenheten

Område:

Totalt inkomna ärenden till bygglovsenheten (antal)

1 240 1 284 1 606

En fortsatt inströmning av ärenden samt en ökning av antal stora projekt även under år 2017.

Totalt antal beslut bygglovsenheten (antal)

1 556 1 438 1 606

Under året minskade personalomsättningen vilket gjorde att antal beslut ökade.

(9)

Nyckeltal Utfall 2015 Utfall 2016 Utfall 2017 Ärenden med

handläggningstid bygglov < 10 veckor (%)

99 % 96 % 97 %

Anledningen till att handläggningstiden inte är 100% är att det numera inkommer ansökningar som är mer komplexa och kontroversiella och att det varit nytillkommen personal. Väsjönområdet medför många svårigheter i handläggningen.

Färdigställda bostäder,

flerbostadshus (antal)

324 622 269

Nyckeltalet visar enbart färdigställda bostäder och speglar alltså inte årets inkomna ansökningar. Årets många ansökningar bör därför ge effekt de närmsta åren eftersom det är en längre byggtid för

flerbostadshus jämfört med en eller- tvåbostadshus.

Färdigställda bostäder, en- och tvåbostadshus (antal)

24 41 66

En kortare byggtid för en- och tvåbostadshus gör att nyckeltalet speglar de högre antalet inkomna ansökningar under år 2017 bättre i relation till byggtiden för flerbostadshus.

Genomsnittlig handläggningstid från komplett handlig till beslut (bygglov)

17 18 19

Den genomsnittliga handläggningstiden har inte ökat nämnvärt trots fler inkomna ärenden jämfört med år 2016. Förbättringsarbetet för att minska handläggningstid fortsätter under år 2018

Total ärendetid medel, inkommen handling till beslut, (bygglov)

85 114 103

Ärendetiden minskar trots ökat antal inkomna ärenden. Förbättringsarbetet fortsätter år 2018 för att korta ärendetiden ytterligare.

Total ärendetid median (bygglov)

62 82 67

En stabilare personalsituation och förbättrade rutiner. Förbättringsarbetet fortsätter under år 2018.

Kommentar status och utvecklingsområden Nuläge och framtid

Miljö- och byggnadsnämnden upplever en viss stagnation i byggnationen och i

bygglovsansökningar till följd av konjunkturförändringar. Signaler om minskad försäljning av nyproducerade bostadsrätter och en inbromsning i bygglovsärendena gör att Boverket i sin prognos för bostadsbyggande skrivs ner. I det längre perspektivet framgår det även i Boverkets rapport ”Reviderad prognos över behovet av nya bostäder till 2025” att befolkningsökningen i riket kommer att avta från år 2018. Dock finns ändå ett uppdämt behov av bostäder i

stockholmsregionen men det finns fortfarande osäkerheter kring lönsamheten av nybyggnationer av bostäder beroende av hur konjunkturen utvecklas åren efter 2018.

Bland annat av dessa anledningar förväntas den tidigare höga byggnationen av antalet bostadsrätter minska mellan 25-30 procent för riket i år. I Stockholmsområdet förväntas bostadsbyggandet under 2018 minska med ca 25 procent i jämförelse med 2017. Det osäkra marknadsläget gör att hushållen är mer försiktiga med att teckna sig för bostadsrätter med längre tillträden. De nya kreditregleringarna och att bankerna skärpt sina inkomstkrav vid bostadslån

(10)

medför även att färre personer kan ta sig in på bostadsmarknaden eller byta bostad. Under år av ökad byggtakt har det lett till ett större utbud under 2018, det gör att det pressar bostadspriserna vilket i sin tur leder till minskat byggande av bostadsrätter.

Boverket bedömer vidare att antalet byggande av hyresrätter blir ungefär på samma nivå som föregående år och att projekt kan ställas om från bostadsrätter till hyresrätter istället där marknadspriserna och projekten tillåter det. Långsiktigt kan marknaden för hyresrätter stärkas om hushållen bedömer att risken på bostadsmarknaden ökat. Det rådande ränteläget är lönsamt för byggandet men i en kommande period med ökande räntor och en fortsatt avtagande

byggkonjunktur och befolkningstillväxt tenderar byggandet att avta på lång sikt.

Samtidigt konstaterar Länsstyrelsen i sin rapport "Läget i länet. Bostadsmarknaden i

Stockholms län 2016" att länets kommuner är på väg att nå det regionala målet om 16 000 nya bostäder årligen. Rapporten visar att Sollentuna kommun når sitt mål med god marginal.

Eftersom Sollentuna kommun ligger i en för tillfället kraftigt expanderande region med nära läge till centrala Stockholm beräknar kommunen att det finns underlag för att bygga fler

hyresrätter. Därför har kommunen gett Sollentunahem i uppdrag att bygga 1 500 nya hyresrätter i Sollentuna fram till år 2024.

Bygglovsenhetens arbete

Inflödet av totalt inkomna ärenden 2017 ökade 25 % ytterligare i jämförelse med förra året.

Sollentuna kommun hade en fortsatt expansion av byggande under år 2017. Likt med

föregående år upplevde enheten under 2017 en högre frekvens av mer omfattande byggnationer.

Nyckeltalet Totalt antal beslut har även ökat under 2017.

NKI-mätningen för bygglovsenheten visade ett NKI på 50 (55) vilket är en försämring i jämförelse med 2016 års index. Det område som återigen visar högst resultat är området Rättssäkerhet NKI 64 (66) medan Effektivitet återigen visar lägst resultat NKI 42 (46).

Resultaten visar att bygglovsenheten även behöver förbättra sina övriga områden, bland annat genom att minska handläggningstiden.

Analysen visar att NKI-värdena kan ha minskat på grund av den tidigare personalsituationen i vilken många nya handläggare rekryterats. Det tar tid att introducera nya handläggare och att få rutin på den ärendeprocess som finns och under det gångna året har även en kartläggning, uppdatering och förbättring gjorts av verksamhetens websidor. Under år 2017 var även ett år som karaktäriserades av många tunga och komplexa ärenden vilka tar längre tid att handlägga.

Dessa skäl är sannolikt några av anledningarna till negativa effekter på effektivitet, tillgänglighet och information och därmed NKI-värdena.

Nedan presenteras de delområden som ger det totala NKI-värdet.

(11)

Att underlätta och förbättra för de lovsökande är något enheten aktivt jobbar med med att utveckla och förbättra kvalitén och processerna har pågått under året. I arbetet har enheten bland annat utvecklat ett teamarbete vilket underlättar arbetsprocesserna för medarbetarna och syftar till att förbättra tydligheten i lovprocessen och förenkla informationen till de lovsökande.Vissa prioriteringar har även utförts under senare tid, bland annat kommer enklare lov som exempelvis lov för skyltar att prioriteras så att dessa ansökningar går snabbt att handlägga. Ändringar i rutiner för arbetssätt som gör arbetet snabbare och effektivare har utförts och riktlinjer och förtydliganden för företagare har skapats. Ett exempel på det är det så kallade skyltprogrammet där lov inte alltid behöver sökas. Även en revidering av policyn för plank och murar har genomförts där man förtydligat riktlinjerna för uppsättning av murar, plank och staket. Utöver detta har enheten kategoriserat ärendena vilket syftar till att ärenden kommer till

specialisthandläggare för just det specifika ärendet och på så sätt kan handläggas och beslutas snabbare. Förbättringsarbetet förväntas även förtydliga informationen på hemsidan samt att förenkla möjligheten att söka lov via e-tjänster.

Den ökade exploateringen har under året också visat exempel på att informationsflödet är viktigt för personer i omgivningen som kan påverkas av beslut. Året har inneburit flera lovprövningar och hantering av ansökningar för allmännyttiga ändamål som till exempel evakueringsskola i en park och bostäder för nyanlända som anvisats till kommunen. Den typen av ärenden anses av många som kontroversiella och har inneburit en väsentligt ökad handläggning och

administration för kontoret under år 2017. Exempelvis för hantering av överklagningar. Även byggnationer av flerbostadshus har väckt intresse, flera med negativa synpunkter och

överklaganden.

NKI ur ett nationellt perspektiv

Det genomsnittliga nationella NKI-resultatet för Bygglov är 63. För Sollentunas del har NKI minskat med fem enheter sedan 2016. I år är NKI 50 och kommunen hamnar på plats 134 av 146. Av de fem jämförelsekommunerna visar Täby samt Upplands Väsby ett lägre NKI än Sollentuna. Järfälla har högst NKI 69 och Täby har ökat mest sedan 2016, +9.

Mellan åren 2016 och 2017 har det nationella NKI-värdet ökat med hela tre enheter och

företagarna ger nu detta område godkänt på nationell nivå. Det är framförallt effektiviteten som företagarna är missnöjda med, men betyget har trots detta ökat med fyra enheter sedan 2016 – från 54 till 58. Mest nöjda är företagarna med bemötandet som nu uppnår ett högt betyg (index 70). Bygglov är det myndighetsområde där spridningen av resultaten mellan kommunerna är störst. Många kommuner får ett högt betyg, men det är också flera kommuner som får riktigt

(12)

låga betyg. Det bästa NKI-resultatet är 88, det lägsta 34. Ca 36 procent av de 134 kommuner och gemensamma förvaltningar som har tillräckligt många svar, får ett högt betyg (NKI≥70).

Lika stor andel får ett lågt betyg (NKI 62).

Precis som tidigare år är det många större kommuner samt förortskommuner till storstäderna som får lägre resultat inom detta område. En förklaring till detta kan vara att det sker fler

etableringar i tätbebyggda områden och att konkurrensen angående lokalisering av verksamheter eller lokaler blir större i storstadsområden jämfört med lands- och glesbygd. Det blir helt enkelt fler målkonflikter gentemot boende och andra intressen. Men det finns också en del undantag.

Drygt en fjärdedel av de kommuner som här definieras som stora, det vill säga som har fler än 40 000 invånare, har ett NKI för Bygglov på 70 eller högre.

Bygglov är det myndighetsområde där det sker klart störst svängningar från ett år till ett annat.

Några förklaringar till detta kan vara att det är svårt att få tag på kvalificerade

bygglovshandläggare i vissa regioner, att en del kommuner har hög personalomsättning inom området och att företagarnas betyg är känsliga för om det blir positiva eller negativt utfall vad gäller bygglovsärenden.

Företagarna är generellt minst nöjda med tiden för handläggningen och handläggarnas kunskaper om företagens förutsättningar och villkor. Resultaten för delfrågorna är generellt lägre för Bygglov jämfört med de andra myndighetsområdena, men handläggarnas attityd, den skriftliga informationen samt hur kommunen informerade om möjligheten att överklaga beslut ges dock ett högt betyg.

2.3 Mät- och kartenheten

Område:

Nybyggnadskartor - leveranstid

24 25 20

Leveranstiden har minskat pga effektiviseringar i produktionsprocessen, t ex samordnad mätning i fält, parallell hantering med kartan i väntan på VA-data.

Husutstakning - leveranstid (dgr)

3 2 5

Ökningen i leveranstid är inte helt klarlagd men en bidragande orsak kan vara resursproblem som uppkommit på enheten under 2017.

Lägeskontroll - leveranstid

4,5 2 3

Förändringen avseende leveranstid kan härledas till resursproblem som uppstod på enheten under 2017 i kombination med ett förhållandevis stor orderinflöde.

Förvaltning av baskarta - effektiv arbetstid i timmar

1 920 1 000 1 500

Ökningen beror huvudsakligen av att det ökade generella orderinflödet genererat mer

ajourhållningsarbete av baskartan där varje uppdrag kräver någon form av rättning/komplettering i baskartan.

Antal inkomna lantmäteriärenden avseende fastigheter i Sollentuna

150 86

(13)

Nyckeltal Utfall 2015 Utfall 2016 Utfall 2017 Senaste kommentar

Nyckeltalet kommer från Lantmäteriet och säger endast hur många ärenden som kommit in till lantmäterimyndigheten (staten).

Kommentar status och utvecklingsområden Kommentar status och utvecklingsområden

Mät- och kartenheten har tillsammans med övriga enheter på miljö- och byggnadskontoret genomgått utbildning i förbättringsarbete enligt lean-modellen. Syftet är att få till ett strukturerat förbättringsarbete där processer och rutiner kartläggs, analyseras och förbättras.

Enhetens personal har redan ett etablerat samarbete med personal på bygglovsenheten i gemensamma frågor som avser att underlätta för medborgare och andra som söker bygglov i kommunen. Syftet har varit (och har i princip uppnåtts) att förenkla handläggningstiden för nybyggnadskartan i syfte att minska den totala handläggningstiden för ett bygglov.

Nuvarande handläggningstid för en nybyggnadskarta är 20 arbetsdagar men målet är under år 2018 att komma ner till 15 arbetsdagar.

Planenhetens nyligen avslutade digitaliseringsarbete av kommunens samtliga detaljplaner kommer också bidra till kortare handläggningstider i och med att mät- och kartenhetens personal inte längre kommer behöva lägga tid på att tolka detaljplaner.

(14)

3 Sammanfattande kommentarer nutid och framtid

Miljö- och hälsoskydd

Sollentuna kommuns miljö- och hälsoskyddsverksamhet rankas i en nationell jämförelse på plats 128 av 143 kommuner. Verksamheten minskar sitt samlade NKI-värde till 58 (70). Främst är det Information, Kompetens och Effektivitet som minskar mest från föregående

undersökning. De områden som minskar minst och får högst NKI är Bemötande, Tillgänglighet och Rättssäkerhet. Troliga orsaker till de försämrade NKI-värdena kan vara att verksamheten har många nya medarbetare med varierad grad av erfarenhet samt att verksamheten utfört riktade tillsynsprojekt hos företag som normalt inte är vana vid den typen av regelbundna tillsynen. Övriga kommentarer som framkommit från respondenterna gäller synpunkter vad gäller användarvänligheten och tydligheten på hemsidan.

Livsmedelskontroll

Sollentuna kommuns livsmedelskontroll rankas i en nationell jämförelse på plats 11 av 143 kommuner. Verksamheten minskar dock sitt NKI med 3 enheter till i den senaste

undersökningen. Över lag är det inga stora förändringar inom verksamhetens olika NKI- områden. Störst minskning noteras inom området Tillgänglighet och Information medan den största ökningen noteras inom området Effektivitet samt Kompetens.

Bygglov

Sollentuna kommuns bygglovsenhet rankas i en nationell jämförelse på plats 121 av 134 kommuner. Verksamheten minskar sitt NKI med 5 enheter till i den senaste undersökningen.

Främst är det Tillgänglighet och Information som minskar mest i undersökningen medan Bemötande ökar med 2 enheter. Troliga orsaker till de lägre NKI-värdena kan vara att en del nya handläggare rekryterades under år 2016 och 2017. Introduktionen och nya rutiner -för både nyrekryterade och befintlig personal-tar tid att implementera och lära sig. År 2017

karaktäriserades också av många komplexa och kontroversiella ärenden vilka tar längre tid att handlägga.

Förbättringar inom verksamheterna

Under 2017 genomfördes en omfattande processkartläggning över verksamheternas processer.

Syftet var att genomlysa rutiner och hitta ”slöserier”, till exempel väntan, överproduktion, omarbete, överarbete och outnyttjad kreativitet för att öka verksamheterna mål. Arbetet syftade också till att skapa förståelse för varandras arbetsuppgifter och roller samt att utse

förbättringsledare inom enheterna för att skapa engagemang och driva arbetet framåt. Under året har även samordnare utsetts för att på ett effektivare sätt driva de två verksamheternas arbete.

Under 2018 har verksamheterna löpande tillsammans med samordnarna arbetat med bland annat att ta fram rutiner, mallar och en samsyn över det löpande arbetet, främst inom handläggningen av ärenden. Under år 2018 kommer även utbildning utföras inom områden som syftar till att stärka kommunikationen främst med företagen. En översyn av hemsidan kommer också utföras i syfte att förtydliga och tillgängliggöra information.

En liknande organisationsförändring har grundlagts på bygglovsenheten där team har formats.

Samordnare/teamledare har tillsatts under 2018. Detta arbete som sorteras under nämndens förbättringsarbete är ett övergripande arbete vilket syftar i att stärka möjligheterna att nå nämndens långsiktiga mål och att öka verksamheternas NKI-värden och på så sätt även öka nöjdheten hos såväl företagare som personal.

Exempel på förbättringsarbetet är att bygglovsverksamheten arbetat fram effektivare processer och rutiner. Bland annat kommer enklare lov som exempelvis lov för skyltar att prioriteras så att dessa ansökningar går snabbt att handlägga. Ändringar i rutiner för arbetssätt som gör arbetet snabbare och effektivare har utförts och riktlinjer och förtydliganden för företagare har skapats.

Ett exempel på det är möjligheten att söka lov för ”skyltprogram” varefter lov inte alltid behöver sökas när enskilda skyltar byts ut vartefter. Det skulle t.ex. gynna

köpcenteranläggningar och handelsplatser.

(15)

Även en revidering av policyn för plank och murar har genomförts där man förtydligat riktlinjerna för uppsättning av murar, plank och staket. Utöver detta har enheten kategoriserat ärendena vilket syftar till att ärenden kommer till specialisthandläggare för just det specifika ärendet och på så sätt kan handläggas och beslutas snabbare. Förbättringsarbete har gjorts av hemsidan under våren. T.ex. kan man som privatperson laborera med vad ett specifikt bygglov kan komma att kosta samt att förenkla möjligheten att söka lov via e-tjänster.

Liknande förbättringsinsatser kommer fortsätta under år 2018 i syfte att förbättra kundnöjdheten men även för att strukturera arbetet för medarbetarna. I samtliga av miljö- och

byggnadsnämndens verksamheter kan man från respondenternas svar i NKI undersökningen se att områdena Information och Effektivitet är de områden som generellt bör prioriteras. Detta stämmer väl överens med den nationella jämförelsen vilken ger samma vägledning för vilka områden som är viktigast att prioritera för bästa kundnöjdhet.

Källor till denna rapport:

Länsstyrelsens rapport: "Läget i länet. Bostadsmarknaden i Stockholms län 2016"

Sveriges byggindustriers rapport: "Byggkonjunkturen Nr 4 2016"

Boverkets rapport: "Reviderad prognos över behovet av nya bostäder till 2025"

Boverkets prognos 2018-04-12 "Prognos: bostadsbyggandet minskar i år".

SKLs rapport "Öppna jämförelser Företagsklimat 2017"