2019-06-12

(1)

KALLELSE/UNDERRÄTTELSE

Sida

1(2)

Datum

2019-06-03

Utbildnings- och kulturnämnden

Plats: Nämnden startar med besök på Vuxenutbildningen, Rabo skola 13.00 Mötet fortsätter därefter i Stora Vänortsrummet

Tid: Onsdag 12 juni 2019, kl. 13:00

Utses att justera: _______________________________________

Ärende Föredragande

1. Fastställande av dagordningen

2. Redovisning av delegeringsbeslut

3. Redovisning av meddelanden

4. Uppdatering av Utbildnings- och kulturnämndens dokumenthanteringsplan

Ola Johansson

5. Styrmodell UKN Ola Johansson

6. Ekonomisk uppföljning april 2019 Ola Johansson

7. Flytt av verksamhet Lilla jag Ola Johansson

8. Inackorderingstaxa Ola Johansson

9. Självskjuts vid gymnasial utbildning Ola Johansson

10. Fördelning av föreningsbidrag 2019 Håkan Alkberg 15.00

11. Ockelbo Hembygdsförening 2019 Ola Johansson

(2)

Ockelbo kommun

Datum

2019-06-03

Sida

2(2)

Ärende Föredragande

12.

Rapporter/Övriga frågor.

- Besök Vuxenutbildningen.

- Utredning om simhallen.

- Digitaliseringsplan.

- Trygghet/Kränkande behandling.

- PwC – Granskning av leverantörsregister och leveratörsutbetalningar.

- Taket vid Lilla jag.

- Porrfria datorer.

Per Ahlbom 14.15 Mikael Pihlström 14.45

Staffan Nordqvist ordförande

(3)

TJÄNSTESKRIVELSE

Sida

1(1)

Datum

2019-05-23

Referens

UKN 2019/00205

UKN

Fastställande av dagordningen

Förslag till beslut

Dagordningen fastställs.

(4)

Sida

1(1)

Datum

2019-05-23

Referens

UKN 2019/00201

Redovisning av delegeringsbeslut

Förslag till beslut

Godkänner redovisning av delegeringsbeslut.

Sammanfattning av ärendet

1. Samverkansprotokoll förskolan, 2019-04-24.

2. LOKsam protokoll grundskolan, 2019-05-06.

3. Avskrivning fordringar, 2019-05-16.

4. Ansökan bidrag - Stiftelsen Bunges kapell, 2019-05-23.

5. UKsam protokoll 2019-06-04.

(5)

Sida

1(1)

Datum

2019-05-29

Referens

UKN 2019/00202

Redovisning av meddelanden

Förslag till beslut

Godkänner redovisning av meddelanden.

1. Ledningsfrågan – skrivelse från personalen 2019-05-10.

(6)

Helldal, Anja Christina, 070-160 41 92 anja_christina.helldal@ockelbo.se

Sida

1(1)

Datum

2019-05-23

Referens

UKN 2019/00081 1.1.3.1

Uppdatering av Utbildnings- och kulturnämndens dokumenthanteringsplan

Förslag till beslut

Uppdateringen av Utbildnings- och kulturnämndens del samt de gemensamma delarna i den kommungemensamma

dokumenthanteringsplanen godkänns.

Sammanfattning av ärendet

Utbildnings- och kulturnämnden godkände i §13 2019 sina delar av den kommungemensamma dokumenthanteringsplanen. Tillägg har nu gjorts till dessa delar, rörande processer för SYO-verksamhet, PRAO-platser och inackorderingstillägg.

De gemensamma delarna av planen, rörande exempelvis ledning och styrning, personalfrågor samt ekonomi har nu färdigställts i sådan mån att även de kan godkännas.

Beslutsunderlag

Tillägg samt gemensamma delar i dokumenthanteringsplanen, Excelformat Ärendet

Den kommungemensamma dokumenthanteringsplanen har nått ännu en milstolpe i och med att de gemensamma delarna av den är så pass färdigställda att de kan godkännas. Varje nämnd samt kommunstyrelsen ansvarar för sina egna handlingar och har att fatta beslut om bevarande och gallring.

Arbetet kommer att fortsätta med att uppdatera planen. Gallringsregler måste alltid godkännas av ansvarig nämnd eller kommunstyrelsen innan de gäller.

Förslag till ändringar presenteras förslagsvis en gång per år eller vid behov.

Helldal, Anja Christina

Kommunarkivarie

(7)

Strukturenhet Processnamn Handlingstyp Bevaras/Gallras

1 Ledning och styrning

1.1 Ledning

1.1.1.3 Hantera förtroendevalda

1.1.1.3 Hantera förtroendevalda Matrikel i Cicerons förtroende-mannarutin Bevaras

1.1.1.3 Hantera förtroendevalda Matrikel i Personec Bevaras

1.1.1.3 Hantera förtroendevalda Avsägelse av uppdrag Bevaras

1.1.1.3 Hantera förtroendevalda Anmälan om ny förtroendevald/ kommunalråd Bevaras 1.1.1.3 Hantera förtroendevalda Underlag för månadsarvode förtroendevald 10 år 1.1.1.3 Hantera förtroendevalda

Underlag för förtroendevalds förlorade

arbetsinkomst 10 år

1.1.1.3 Hantera förtroendevalda Närvarolista sammanträde Bevaras

1.1.1.3 Hantera förtroendevalda Sammanträdes-arvode förtroendevalda Bevaras

1.1.1.3 Hantera förtroendevalda Månadsarvode förtroendevald Bevaras

1.1.1.4 Hantera stöd till politiska partier 1.1.1.5 Hantera budgetprocess

1.1.1.5 Hantera budgetprocess Kallelse 2 år

1.1.1.5 Hantera budgetprocess Protokoll Bevaras

1.1.1.5 Hantera budgetprocess Tjänsteskrivelser Bevaras

1.1.1.5 Hantera budgetprocess Instruktioner Bevaras

1.1.1.5 Hantera budgetprocess Korrespondens av ringa vikt Vid inaktualitet

1.1.1.5 Hantera budgetprocess Korrespondens av vikt Bevaras

1.1.3 Nämnd

1.1.3.1 Hantera nämndprocess

1.1.3.1 Hantera nämndprocess Underlag till beredning Vid inaktualitet

1.1.3.1 Hantera nämndprocess Kallelse/ Kungörelse 2 år

(8)

1.1.3.1 Hantera nämndprocess Inkomna frågor Bevaras

1.1.3.1 Hantera nämndprocess Protokoll Bevaras

1.1.3.1 Hantera nämndprocess Bilagor till protokoll Bevaras

1.1.3.1 Hantera nämndprocess Anslagsbevis Bevaras

1.1.3.1 Hantera nämndprocess Protokollsutdrag Bevaras

1.1.3.1 Hantera nämndprocess Minnes-anteckningar Vid inaktualitet

1.1.4 Verksamhetsledning

1.1.4.1 Överlägga och besluta i kommunledningsgrupp

1.1.4.1 Överlägga och besluta i kommunlednings-grupp Underlag Se anmärkning

1.1.4.1 Överlägga och besluta i kommunlednings-grupp Protokoll/ Minnes-anteckningar Se anmärkning 1.1.4.1 Överlägga och besluta i kommunlednings-grupp Korrespondens av ringa vikt Vid inaktualitet

1.1.4.1 Överlägga och besluta i kommunlednings-grupp Korrespondens av vikt Bevaras 1.1.4.2 Planera och följa upp verksamhet

1.1.4.2 Planera och följa upp verksamhet Anteckningar från planeringsdag Vid inaktualitet

1.1.4.2 Planera och följa upp verksamhet Tjänsteskrivelse Bevaras

1.1.4.2 Planera och följa upp verksamhet Verksamhetsplan Bevaras

1.1.4.2 Planera och följa upp verksamhet Korrespondens av ringa vikt Vid inaktualitet

1.1.4.2 Planera och följa upp verksamhet Korrespondens av vikt Bevaras

1.1.4.3

Bedriva systematiskt kvalitetsarbete (internkontrollplan)

1.1.4.3

Bedriva systematiskt kvalitetsarbete

(internkontrollplan) Underlag Se anmärkning

(9)

1.1.4.3

(internkontrollplan) Intern-kontrollplan Bevaras

1.1.4.3

(internkontrollplan) Tjänsteskrivelse Bevaras

1.1.4.3

(internkontrollplan) Korrespondens av ringa vikt Vid inaktualitet

1.1.4.3

(internkontrollplan) Korrespondens av vikt Bevaras

1.1.5 Myndighetsredovisning

1.1.5.1 Lämna räkenskapssammandrag till SCB

1.1.5.1 Lämna räkenskapssammandrag till SCB Underlag Vid inaktualitet

1.1.5.1 Lämna räkenskapssammandrag till SCB Blankett Se anmärkning

1.1.5.2 Lämna övriga uppgifter till SCB

1.1.5.2 Lämna övriga uppgifter till SCB Underlag Vid inaktualitet

1.1.5.2 Lämna övriga uppgifter till SCB Blankett Se anmärkning

1.1.5.3 Hantera övrig myndighetsredovisning

1.1.5.3 Hantera övrig myndighetsredovisning Underlag Vid inaktualitet

1.1.5.3 Hantera övrig myndighetsredovisning Blankett Se anmärkning

1.1.6 Omvärld

1.1.6.1 Hantera policy och varumärke

1.1.6.1 Hantera policy och varumärke Manual till grafisk profil Bevaras

1.1.6.1 Hantera policy och varumärke Kommunens webbsida

1.1.6.1 Hantera policy och varumärke Annonser och dylikt till tidningar med mera Vid inaktualitet 1.1.6.2 Kommunicera och samverka

1.1.6.3 Träffa överenskommelser 1.1.6.4 Delta i gemensamma projekt

1.1.6.4 Delta i gemensamma projekt Korrespondens av ringa vikt Vid inaktualitet

1.1.6.4 Delta i gemensamma projekt Korrespondens av vikt Bevaras

1.1.6.4 Delta i gemensamma projekt Underlag för beslut om deltagande Vid inaktualitet/Bevaras

(10)

1.1.6.4 Delta i gemensamma projekt Beslut om deltagande Bevaras

1.1.6.4 Delta i gemensamma projekt Minnes-anteckningar Vid inaktualitet

1.1.6.4 Delta i gemensamma projekt Protokoll från projektmöten Bevaras

1.1.6.4 Delta i gemensamma projekt Verifikationer 10 år

1.1.6.4 Delta i gemensamma projekt Fakturor 10 år

1.1.6.4 Delta i gemensamma projekt Redovisning Bevaras

1.1.6.4 Delta i gemensamma projekt Inkommen/ Upprättad projektrapport Bevaras

1.1.6.5 Driva gemensamma projekt

1.1.6.5 Driva gemensamma projekt Korrespondens av ringa vikt Vid inaktualitet

1.1.6.5 Driva gemensamma projekt Korrespondens av vikt Bevaras

1.1.6.5 Driva gemensamma projekt Projektansökan Se anmärkning

1.1.6.5 Driva gemensamma projekt Beslut om beviljade medel Bevaras

1.1.6.5 Driva gemensamma projekt Minnes-anteckningar Vid inaktualitet

1.1.6.5 Driva gemensamma projekt Protokoll från projektmöten Bevaras

1.1.6.5 Driva gemensamma projekt Verifikationer 10 år

1.1.6.5 Driva gemensamma projekt Fakturor 10 år

1.1.6.5 Driva gemensamma projekt Projektrapport Bevaras

1.1.6.5 Driva gemensamma projekt Redovisning Bevaras

1.1.6.6 Bedriva vänortsarbete

1.1.6.6 Bedriva vänortsarbete Korrespondens av ringa vikt Vid inaktualitet

1.1.6.6 Bedriva vänortsarbete Korrespondens av vikt Bevaras

1.1.6.6 Bedriva vänortsarbete

Informationsmaterial från European Charter of

Rural Communities Vid inaktualitet

1.1.6.6 Bedriva vänortsarbete Mötes-anteckningar Se anmärkning

1.1.6.6 Bedriva vänortsarbete Inbjudningar till deltagande orter Bevaras

1.1.6.6 Bedriva vänortsarbete Anmälningar från deltagare Bevaras

1.1.6.6 Bedriva vänortsarbete Program Bevaras

(11)

1.1.6.6 Bedriva vänortsarbete Slutrapport Bevaras

1.1.6.6 Bedriva vänortsarbete Fakturor 10 år

1.1.6.6 Bedriva vänortsarbete Fotografier Bevaras

1.1.6.6 Bedriva vänortsarbete Inlägg på sociala medier om mötet Bevaras

1.1.6.7 Hantera sociala medier

1.1.6.7 Hantera sociala medier Fotografier och filmer Se anmärkning

1.1.6.7 Hantera sociala medier Samtyckesavtal Bevaras/Se anmärkning

1.1.6.7 Hantera sociala medier Inlägg på sociala medier Bevaras

1.1.6.7 Hantera sociala medier Inkomna frågor via sociala medier Se anmärkning

1.1.6.7 Hantera sociala medier Korrespondens av ringa vikt Vid inaktualitet

1.1.6.7 Hantera sociala medier Korrespondens av vikt Bevaras

1.2 Styrning

1.2.1

Hantering av styrdokument från regering och riksdag

1.2.1.1 Hantera styrdokument från regering och riksdag 1.2.2

Hantering av styrdokument från fullmäktige och kommunledning

1.2.2.1 Hantera policys och mål

1.2.2.1 Hantera policys och mål Policy Bevaras

1.2.2.1 Hantera policys och mål Styrdokument Bevaras

1.2.2.2 Hantera reglementen och arbetsordningar

(12)

1.2.2.2 Hantera reglementen och arbetsordningar Reglemente/ arbetsordning Bevaras 1.2.3 Nämndens styrning och protokoll

1.2.3.1 Hantera egen styrning

1.2.3.1 Hantera egen styrning Policy Bevaras

1.2.3.1 Hantera egen styrning Styrdokument Bevaras

1.2.3.2 Bedriva internkontroll

1.2.3.2 Bedriva internkontroll Intern kontrollplan Bevaras

1.2.3.2 Bedriva internkontroll Tjänsteutlåtande Bevaras

1.2.3.2 Bedriva internkontroll Rapport från internkontroll Bevaras

1.2.3.3 Hantera revision

1.2.3.3 Hantera revision Revisionsplan Bevaras

1.2.3.3 Hantera revision Gransknings-material, årligt/fördjupat 10 år

1.2.3.3 Hantera revision Revisions-rapporter Bevaras

1.2.3.3 Hantera revision Svar på revisions-rapporter Bevaras

1.2.3.3 Hantera revision Protokoll från revisionens sammanträden Bevaras

1.2.3.3 Hantera revision Verksamhets-berättelse Bevaras

1.4 Demokrati och insyn

1.4.1 Hantering av allmänna handlingar 1.4.1.1 Tillhandahålla allmänna handlingar

1.4.1.1 Tillhandahålla allmänna handlingar Mottagningsbevis för rekommenderat brev Bevaras 1.4.1.1 Tillhandahålla allmänna handlingar Begäran om allmänna handlingar Bevaras 1.4.1.1 Tillhandahålla allmänna handlingar Kopior av allmänna handlingar Vid inaktualitet 1.4.1.1 Tillhandahålla allmänna handlingar Korrespondens av ringa vikt Vid inaktualitet

1.4.1.1 Tillhandahålla allmänna handlingar Korrespondens av vikt Bevaras

1.4.1.1 Tillhandahålla allmänna handlingar Avslag med besvärshänvisning Bevaras

1.4.1.1 Tillhandahålla allmänna handlingar Överklagan (kopia) Bevaras

1.4.1.1 Tillhandahålla allmänna handlingar Domstolsutslag Bevaras

1.4.1.2 Hantera personuppgifter

(13)

1.4.1.2 Hantera personuppgifter Register med personuppgifter Se anmärkning

1.4.1.2 Hantera personuppgifter Register i DraftIT Bevaras

1.4.1.2 Hantera personuppgifter Förteckning över registrerade register Bevaras

1.4.1.2 Hantera personuppgifter PUB-avtal Bevaras

1.4.1.3 Hantera skyddad identitet 1.4.1.4 Överklaganden

1.4.1.4 Överklaganden Överklagan Bevaras

1.4.1.4 Överklaganden Domslut Bevaras

1.4.2 Offentlig dialog

1.4.2.1 Hantera allmänhetens synpunkter

1.4.2.1 Hantera allmänhetens synpunkter Korrespondens av ringa vikt Vid inaktualitet

1.4.2.1 Hantera allmänhetens synpunkter Korrespondens av vikt Bevaras

1.4.2.2 Anordna informationsträffar, öppet hus etc

1.4.2.2 Anordna informationsträffar, öppet hus etc Korrespondens av ringa vikt Vid inaktualitet 1.4.2.2 Anordna informationsträffar, öppet hus etc Korrespondens av vikt Bevaras

1.4.2.2 Anordna informationsträffar, öppet hus etc Annons Vid inaktualitet

1.4.2.2 Anordna informationsträffar, öppet hus etc Deltagarlista Vid inaktualitet

1.4.3 Val

1.4.3.1 Hantera val och folkomröstningar

1.4.3.1 Hantera val och folkomröstningar Avtal om tjänster Bevaras

1.4.3.1 Hantera val och folkomröstningar Informations-material från andra myndigheter Vid inaktualitet 1.4.3.1 Hantera val och folkomröstningar Informations-material till allmänheten Se anmärkning 1.4.3.1 Hantera val och folkomröstningar Handlingar rörande utbildning av personal Se anmärkning 1.4.3.1 Hantera val och folkomröstningar Förteckning över personer som tjänstgjort Bevaras

(14)

1.4.3.1 Hantera val och folkomröstningar Röststatistik Bevaras

1.4.3.1 Hantera val och folkomröstningar Röstlängder Bevaras

1.4.3.1 Hantera val och folkomröstningar Väljar-förteckningar Se anmärkning

1.4.3.1 Hantera val och folkomröstningar Protokoll över mottagna förtidsröster Se anmärkning 1.4.3.1 Hantera val och folkomröstningar

Omslag med ytterkuvert från godkända

budröster Se anmärkning

1.4.3.1 Hantera val och folkomröstningar

Omslag med felaktigt ifyllda ytterkuvert för

1.4.3.1 Hantera val och folkomröstningar För sent inkomna brevröster Vid inaktualitet 1.4.3.2 Hantera EUval

1.4.3.2 Hantera EU-val Avtal om tjänster Bevaras

1.4.3.2 Hantera EU-val Informations-material från andra myndigheter Vid inaktualitet

1.4.3.2 Hantera EU-val Informations-material till allmänheten Se anmärkning

1.4.3.2 Hantera EU-val Handlingar rörande utbildning av personal Se anmärkning

1.4.3.2 Hantera EU-val Förteckning över personer som tjänstgjort Bevaras

1.4.3.2 Hantera EU-val Egenproducerad röststatistik Bevaras

1.4.3.2 Hantera EU-val Röstlängder Bevaras

1.4.3.2 Hantera EU-val Väljar-förteckningar Se anmärkning

1.4.3.2 Hantera EU-val Protokoll över mottagna förtidsröster Se anmärkning

1.4.3.2 Hantera EU-val

Omslag med ytterkuvert från godkända

1.4.3.2 Hantera EU-val

Omslag med felaktigt ifyllda ytterkuvert för

1.4.3.2 Hantera EU-val Kartor med nyckelkods-områden Bevaras

1.4.3.2 Hantera EU-val Kvitton över mottagande av poströster Vid inaktualitet

1.4.3.2 Hantera EU-val Kvitton över mottagna valhandlingar Vid inaktualitet

1.4.3.2 Hantera EU-val För sent inkomna brevröster Vid inaktualitet

2 Stödjande verksamheter

2.2.1 Informationssäkerhet

2.2.1.1 Bedriva informationssäkerhetsarbete

2.2.1.1 Bedriva informationssäkerhetsarbete Risk- och sårbarhetsanalys Bevaras

(15)

2.2.1.1 Bedriva informationssäkerhetsarbete Tillsynsrapport Bevaras

2.2.1.1 Bedriva informationssäkerhetsarbete Anmälan om incident Bevaras

2.2.2 Registratur

2.2.2.1 Hantera och registrera inkommande handlingar

2.2.2.1 Hantera och registrera inkommande handlingar Inkommen handling Bevaras

2.2.2.1 Hantera och registrera inkommande handlingar Mottagnings-bekräftelse Bevaras 2.2.2.2 Hantera och registrera ärenden

2.2.2.2 Hantera och registrera ärenden Inkommen eller upprättad handling Bevaras 2.2.2.3 Hantering av metadata

2.2.3 Dokumentation och dokumenthantering 2.2.3.1 Utreda och besluta om bevarande och gallring

2.2.3.1 Utreda och besluta om bevarande och gallring Kommungemensam dokumenthanterings-plan Uppdateras löpande

2.2.3.1 Utreda och besluta om bevarande och gallring Anteckningar Vid inaktualitet

2.2.3.1 Utreda och besluta om bevarande och gallring Tjänsteskrivelse Bevaras

2.2.3.1 Utreda och besluta om bevarande och gallring Förteckning över föreslagna ändringar Bevaras

2.2.3.1 Utreda och besluta om bevarande och gallring Beslut av nämnd eller KS Bevaras 2.2.3.2 Planera och hantera dokumentation

2.2.3.3 Hantera strategi för bevarande av ehandlingar

2.2.4 Arkivering

2.2.4.1 Hantera analog arkivering

(16)

2.2.4.1 Hantera analog arkivering Överlämnade handlingar Bevaras

2.2.4.1 Hantera analog arkivering Överlämnings-kvitto Vid inaktualitet

2.2.4.1 Hantera analog arkivering Anteckningar Vid inaktualitet/Bevaras

2.2.4.1 Hantera analog arkivering Arkivförteckning Bevaras

2.2.4.2 Överföra ehandlingar till mellanarkiv

2.2.4.3 Överföra ehandlingar till system för bevarande 2.2.5 Arkivförvaltning

2.2.5.1 Beskriva och redovisa arkiv

2.2.5.1 Beskriva och redovisa arkiv Anteckningar Vid inaktualitet

2.2.5.1 Beskriva och redovisa arkiv Arkivredovisning Bevaras

2.2.5.2 Hantera arkiv

2.2.5.2 Hantera arkiv Fakturor 10 år

2.2.5.2 Hantera arkiv Följesedlar 2 år

2.2.5.2 Hantera arkiv Tjänsteskrivelse Bevaras

2.2.5.2 Hantera arkiv Gallringskvitto Bevaras

2.3 Systemförvaltning och arkitektur 2.3.2 Teknisk systemförvaltning 2.3.2.2 Förvalta system

2.3.2.2 Förvalta system Manualer, rutin-beskrivningar Bevaras

2.3.2.2 Förvalta system Beställnings-blanketter behörighet Vid inaktualitet

2.3.2.2 Förvalta system System-dokumentation Bevaras

2.3.2.2 Förvalta system Utbildnings-material Vid inaktualitet

2.3.2.2 Förvalta system Licensavtal Bevaras

2.3.2.2 Förvalta system Förvaltningsplan Bevaras

(17)

2.3.3 Itplattform och drift 2.3.3.1 Hantera fel

2.3.3.1 Hantera fel Felanmälan Vid inaktualitet

2.3.3.1 Hantera fel Bekräftelse på felanmälan Vid inaktualitet

2.3.3.1 Hantera fel Korrespondens med leverantör

2.4 HR/Personal

2.4.1 Samverkan och förhandling 2.4.1.1 Hantera samverkan enligt avtal 2.4.1.2 Hantera lönerevision

2.4.1.3 Hantera medarbetarsamtal

2.4.1.3 Hantera medarbetarsamtal Handlingsplan Bevaras

2.4.1.4 Hantera övrig personalsamverkan

2.4.1.4 Hantera övrig personalsamverkan Inkomna frågor Vid inaktualitet

2.4.1.4 Hantera övrig personalsamverkan Dagordning och kallelse Vid inaktualitet

2.4.1.4 Hantera övrig personalsamverkan Mötes-anteckningar/ protokoll Vid inaktualitet 2.4.2 Kompetensförsörjning

2.4.2.1 Rekrytera

2.4.2.1 Rekrytera Korrespondens av ringa vikt Vid inaktualitet

2.4.2.1 Rekrytera Korrespondens av vikt Bevaras

2.4.2.1 Rekrytera Underlag till annons Vid inaktualitet

2.4.2.1 Rekrytera Annons Vid inaktualitet

2.4.2.1 Rekrytera Ansöknings-handlingar Se anmärkning

2.4.2.1 Rekrytera Anteckningar från intervju Vid inaktualitet

2.4.2.1 Rekrytera MBL-protokoll Bevaras

2.4.2.1 Rekrytera Anställningsavtal Bevaras

2.4.2.1 Rekrytera Personalakt Bevaras

2.4.2.1 Rekrytera Korrespondens av vikt Bevaras

2.4.2.2 Kompetensutveckla

2.4.2.2 Kompetensutveckla Korrespondens av ringa vikt Vid inaktualitet

(18)

2.4.2.2 Kompetensutveckla Korrespondens av vikt Bevaras

2.4.2.2 Kompetensutveckla Underlag för val av utbildning Vid inaktualitet

2.4.2.2 Kompetensutveckla Offerter Se anmärkning

2.4.2.2 Kompetensutveckla Utbildnings-material Vid inaktualitet

2.4.2.2 Kompetensutveckla Betyg/diplom/ certifiering Bevaras

2.4.2.2 Kompetensutveckla Fakturor 10 år

2.4.2.2 Kompetensutveckla Cirkulär Vid inaktualitet

2.4.4 Arbetsmiljö allmänt

2.4.4.1 Bedriva systematiskt arbetsmiljöarbete

2.4.4.1 Bedriva systematiskt arbetsmiljöarbete Arbetsmiljöpolicy Se anmärkning

2.4.4.1 Bedriva systematiskt arbetsmiljöarbete Rutiner Se anmärkning

2.4.4.1 Bedriva systematiskt arbetsmiljöarbete Riskbedömningar Se anmärkning

2.4.4.1 Bedriva systematiskt arbetsmiljöarbete Handlingsplan Se anmärkning

2.4.5 Personalhälsa

2.4.5.1 Bedriva friskvård

2.4.5.1 Bedriva friskvård Inloggnings-uppgifter i Wellnet 2 år efter upphörd anställning

2.4.5.1 Bedriva friskvård Användar-uppgifter i Wellnet 2 år efter avslutad anställning

2.4.5.1 Bedriva friskvård Beställnings-historik 2 år efter avslutad anställning

2.4.5.1 Bedriva friskvård Fakturor 10 år

2.4.5.1 Bedriva friskvård Intyg om rätt till kostnadsfritt bad Vid inaktualitet

2.4.5.2 Utföra medicinska kontroller

2.4.5.2 Utföra medicinska kontroller Testsvar Bevaras

2.4.5.4 Hantera tillbud

2.4.5.4 Hantera tillbud Anmälan av tillbud Bevaras

2.4.5.4 Hantera tillbud Utredning Bevaras

2.4.5.4 Hantera tillbud Anmälan till arbetsmiljöverket Bevaras

2.4.5.4 Hantera tillbud Åtgärdsplan Bevaras

(19)

2.4.5.4 Hantera tillbud Årssamman-ställning av tillbud Bevaras 2.4.5.5 Hantera arbetsskada

2.4.5.5 Hantera arbetsskada Anmälan av arbetsskada Bevaras

2.4.5.5 Hantera arbetsskada Utredning Bevaras

2.4.5.5 Hantera arbetsskada Anmälan till Försäkrings-kassan Bevaras

2.4.5.5 Hantera arbetsskada Anmälan till försäkringsbolag Bevaras

2.4.5.5 Hantera arbetsskada Årssamman-ställning av arbetsskador Bevaras

2.4.5.6 Rehabilitera

2.4.5.6 Rehabilitera Rehabiliterings-plan Bevaras

2.4.5.6 Rehabilitera Arbetsförmåge-bedömning Bevaras

2.4.5.6 Rehabilitera Läkarintyg Bevaras

2.4.5.6 Rehabilitera Beslut från Försäkrings-kassan (kopia) Bevaras

2.4.5.6 Rehabilitera Utrednings-handlingar Bevaras

2.4.5.6 Rehabilitera Protokoll facklig förhandling Bevaras

2.4.6 Personaladministration 2.4.6.1 Beräkna och betala ut lön

2.4.6.1 Beräkna och betala ut lön Bankfil Bevaras

2.4.6.1 Beräkna och betala ut lön Ekonomifil Bevaras

2.4.6.1 Beräkna och betala ut lön Lönelistor Bevaras

2.4.6.1 Beräkna och betala ut lön Avstämnings-uppgifter från bank Bevaras

2.4.6.2 Hantera personalförsäkring

2.4.6.2 Hantera personalförsäkring Anställnings-bekräftelse

2.4.6.2 Hantera personalförsäkring Tjänsterese-försäkring Bevaras

2.4.6.2 Hantera personalförsäkring Beslut om försäkrings-utbetalning 2.4.8 Övriga personalåtgärder

2.4.8.1 Hantera bisysslor

2.4.8.1 Hantera bisysslor Blankett anmälan om bisyssla

2.4.8.1 Hantera bisysslor Godkännande av bisyssla Bevaras

2.4.8.1 Hantera bisysslor Avslag bisyssla Bevaras

2.4.8.2 Hantera disciplinåtgärder

2.4.8.2 Hantera disciplinåtgärder Korrespondens av ringa vikt Vid inaktualitet

2.4.8.2 Hantera disciplinåtgärder Korrespondens av vikt Bevaras

2.4.8.2 Hantera disciplinåtgärder Dokumentation av misskötsel Bevaras

(20)

2.4.8.2 Hantera disciplinåtgärder Överläggnings-protokoll vid varning Bevaras

2.4.8.2 Hantera disciplinåtgärder Skriftlig varning Bevaras

2.4.8.2 Hantera disciplinåtgärder Dokumentation av varningssamtal Bevaras

2.4.9 Upphörande av anställning 2.4.9.1 Hantera egen uppsägning

2.4.9.1 Hantera egen uppsägning Korrespondens av ringa vikt Vid inaktualitet

2.4.9.1 Hantera egen uppsägning Korrespondens av vikt Bevaras

2.4.9.1 Hantera egen uppsägning Blankett uppsägning från medarbetare Bevaras

2.4.9.1 Hantera egen uppsägning Tjänstgörings-intyg/-betyg Bevaras

2.4.9.1 Hantera egen uppsägning Pensionsbrev från KPA Bevaras

2.4.9.1 Hantera egen uppsägning Avslutsnotering i lönesystem Bevaras

2.4.9.2 Hantera uppsägning från arbetsgivaren

2.4.9.2 Hantera uppsägning från arbetsgivaren Korrespondens av ringa vikt Vid inaktualitet

2.4.9.2 Hantera uppsägning från arbetsgivaren Korrespondens av vikt Bevaras

2.4.9.2 Hantera uppsägning från arbetsgivaren Omplacerings-utredning Bevaras

2.4.9.2 Hantera uppsägning från arbetsgivaren Besked om uppsägning/ omplacering Bevaras

2.4.9.2 Hantera uppsägning från arbetsgivaren Turordningslista Vid inaktualitet

2.4.9.2 Hantera uppsägning från arbetsgivaren Protokoll från facklig förhandling Bevaras 2.4.9.3 Hantera upphörande av tidsbegränsad anställning

2.4.9.3 Hantera upphörande av tidsbegränsad anställning Skriftligt besked om avslut/ entledigande Bevaras 2.4.9.3 Hantera upphörande av tidsbegränsad anställning Tjänstgörings-intyg utfärdat av arbetsgivaren Bevaras

2.4.9.3 Hantera upphörande av tidsbegränsad anställning Tjänstgörings-betyg Bevaras (kopia) 2.4.9.4 Hantera tjänstepension

2.4.9.4 Hantera tjänstepension Förfrågan om underlag för pension Bevaras

2.4.9.4 Hantera tjänstepension Underlag för pension (kopior) Vid inaktualitet

2.4.9.4 Hantera tjänstepension Pensionsbrev Bevaras

2.5 Ekonomi

(21)

2.5.1 Redovisning 2.5.1.1 Fakturera kunder

2.5.1.1 Fakturera kunder Faktureringsunderlag 2 år

2.5.1.1 Fakturera kunder Fakturor 10 år

2.5.1.1 Fakturera kunder Korrespondens av vikt Bevaras

2.5.1.1 Fakturera kunder Korrespondens av ringa vikt Vid inaktualitet

2.5.1.2 Hantera leverantörsfakturor

2.5.1.2 Hantera leverantörsfakturor Fakturor 10 år

2.5.1.2 Hantera leverantörsfakturor Makulerad faktura 2 år

2.5.1.2 Hantera leverantörsfakturor Korrespondens av vikt Bevaras

2.5.1.2 Hantera leverantörsfakturor Korrespondens av ringa vikt Vid inaktualitet

2.5.1.3 Redovisa moms

2.5.1.3 Redovisa moms Verifikationer 10 år

2.5.1.3 Redovisa moms Redovisning av moms 10 år

2.5.1.4 Bokföra och redovisa

2.5.1.4 Bokföra och redovisa Diverse underlag/ Bokföringsorder 2 år

2.5.1.4 Bokföra och redovisa Huvudbok Bevaras

2.5.1.4 Bokföra och redovisa Revisorernas påpekanden Bevaras

2.5.1.4 Bokföra och redovisa Revisionsrapport Bevaras

2.5.1.5 Hantera försäkringar

2.5.1.5 Hantera försäkringar Underrättelse Bevaras

2.5.1.5 Hantera försäkringar Lista över försäkrade objekt Uppdateras vid behov

2.5.1.5 Hantera försäkringar Bekräftelse Bevaras

2.5.1.5 Hantera försäkringar Försäkringsavtal (kopia) Bevaras

2.5.2 Kapitalförvaltning 2.5.2.1 Hantera upplåning

2.5.2.1 Hantera upplåning Korrespondens av vikt Bevaras

2.5.2.1 Hantera upplåning Korrespondens av ringa vikt Vid inaktualitet

2.5.2.1 Hantera upplåning Beslut Bevaras

2.5.2.1 Hantera upplåning Låneansökan Bevaras

2.5.2.2 Hantera utlån

(22)

2.5.2.2 Hantera utlån Avtal med låntagare Bevaras

2.5.2.2 Hantera utlån Beslut Bevaras

2.5.2.3 Hantera krav och fordringar

2.5.2.3 Hantera krav och fordringar Korrespondens av vikt Bevaras

2.5.2.3 Hantera krav och fordringar Korrespondens av ringa vikt Vid inaktualitet

2.5.2.3 Hantera krav och fordringar Beslut från kronofogde 2 år

2.5.2.3 Hantera krav och fordringar Amorteringsplan 2 år

2.5.2.3 Hantera krav och fordringar Meddelande från kronofogde 2 år

2.5.2.3 Hantera krav och fordringar Mejl från Bisnorde Vid inaktualitet

2.5.2.3 Hantera krav och fordringar Kreditupplysning Vid inaktualitet

2.5.2.3 Hantera krav och fordringar Företagsrapport 2 år

2.5.2.3 Hantera krav och fordringar Kravjournal 2 år

2.5.2.4 Hantera kommunal borgen

2.5.2.4 Hantera kommunal borgen Återbetalnings-krav 2 år

2.5.2.4 Hantera kommunal borgen Avtal med gäldenär Bevaras

2.5.2.4 Hantera kommunal borgen Beslut Bevaras

2.5.2.5 Hantera kontantkassor

2.5.2.5 Hantera kontantkassor Kassarapport 10 år

2.5.2.5 Hantera kontantkassor Insättningskvitto 2 år

2.5.3 Bidragshantering 2.5.3.1 Hantera statsbidrag

2.5.3.1 Hantera statsbidrag Ansökan om statsbidrag Bevaras

2.5.3.1 Hantera statsbidrag Redovisning Bevaras

2.5.3.1 Hantera statsbidrag Inkommet beslut Bevaras

2.5.3.2 Hantera EUbidrag

2.5.3.2 Hantera EU-bidrag Ansökan om EU-bidrag Bevaras

2.5.3.2 Hantera EU-bidrag Inkommet beslut Bevaras

2.5.3.2 Hantera EU-bidrag Fakturor Se anmärkning

2.5.3.2 Hantera EU-bidrag Redovisning Bevaras

(23)

2.5.3.3 Hantera övriga bidrag

2.5.3.3 Hantera övriga bidrag Ansökan om bidrag Bevaras

2.5.3.3 Hantera övriga bidrag Redovisning Bevaras

2.5.3.3 Hantera övriga bidrag Inkommet beslut Bevaras

2.5.4 Stiftelser och fonder

2.5.4.1 Hantera kommunala stiftelser

2.5.4.1 Hantera kommunala stiftelser Ansökan Bevaras

2.5.4.1 Hantera kommunala stiftelser Beslut Bevaras

2.5.4.1 Hantera kommunala stiftelser Fakturerings-underlag 2 år

2.5.4.1 Hantera kommunala stiftelser Fakturor 10 år

2.5.4.1 Hantera kommunala stiftelser Bokslut för stiftelser Bevaras

2.5.4.2 Hantera kommunala fonder

2.5.4.2 Hantera kommunala fonder Ansökan Bevaras

2.5.4.2 Hantera kommunala fonder Beslut Bevaras

2.5.4.2 Hantera kommunala fonder Fakturerings-underlag 2 år

2.5.4.2 Hantera kommunala fonder Fakturor 10 år

2.5.4.2 Hantera kommunala fonder Bokslut för stiftelser Bevaras

2.6 Inköp

2.6.1 Inköp

2.6.1.1 Hantera upphandling

2.6.1.1 Hantera upphandling Förfrågnings-underlag Bevaras

2.6.1.1 Hantera upphandling Kravspecifikation

2.6.1.1 Hantera upphandling Avtal

2.6.1.1 Hantera upphandling Korrespondens av vikt Bevaras

2.6.1.1 Hantera upphandling Korrespondens av ringa vikt Vid inaktualitet

2.6.1.2 Avropa och göra direktinköp

2.6.1.2 Avropa och göra direktinköp Avtal Bevaras

(24)

2.6.1.2 Avropa och göra direktinköp Avtal av tillfällig eller ringa vikt Vid inaktualitet 2.6.1.3 Reklamera

2.6.1.4 Köpa in ITsystem

2.6.1.4 Köpa in IT-system Korrespondens av vikt Bevaras

2.6.1.4 Köpa in IT-system Korrespondens av ringa vikt Vid inaktualitet

2.6.1.4 Köpa in IT-system Personuppgifts-biträdesavtal Bevaras

2.7 Lokalförsörjning och fastighetsunderhåll

2.7.1 Anskaffning

2.7.1.1 Uppföra eller bygga om byggnad eller lokal

2.7.1.1 Uppföra eller bygga om byggnad eller lokal Nämndsbeslut Bevaras

2.7.1.1 Uppföra eller bygga om byggnad eller lokal Bygglovsansökan Bevaras

2.7.1.1 Uppföra eller bygga om byggnad eller lokal Beslut om bygglov Bevaras

2.7.1.1 Uppföra eller bygga om byggnad eller lokal Offert Se anmärkning

2.7.1.1 Uppföra eller bygga om byggnad eller lokal Arbetsorder Vid inaktualitet

2.7.1.1 Uppföra eller bygga om byggnad eller lokal Slutbesked/ besiktning Bevaras

2.7.1.1 Uppföra eller bygga om byggnad eller lokal Fakturor 10 år

2.7.1.1 Uppföra eller bygga om byggnad eller lokal Korrespondens av vikt Bevaras 2.7.1.1 Uppföra eller bygga om byggnad eller lokal Korrespondens av ringa vikt Vid inaktualitet 2.7.1.2 Inhyra byggnad eller lokal

2.7.1.2 Inhyra byggnad eller lokal Beslut Bevaras

2.7.1.2 Inhyra byggnad eller lokal Förfrågan om att hyra Bevaras

2.7.1.2 Inhyra byggnad eller lokal Hyresavtal Bevaras

2.7.1.2 Inhyra byggnad eller lokal Annons Vid inaktualitet

2.7.1.2 Inhyra byggnad eller lokal Uppsägning av hyra Bevaras

2.7.1.3 Köpa byggnad eller lokal

2.7.1.3 Köpa byggnad eller lokal Beslut om fastighetsköp Bevaras

2.7.1.3 Köpa byggnad eller lokal Annons Vid inaktualitet

(25)

2.7.1.3 Köpa byggnad eller lokal Lånehandlingar

2.7.1.3 Köpa byggnad eller lokal Köpekontrakt Bevaras

2.7.1.3 Köpa byggnad eller lokal Lagfartsansökan Bevaras

2.7.1.3 Köpa byggnad eller lokal Lagfart Bevaras

2.7.2 Underhåll

2.7.2.1 Underhålla lokal

2.7.2.1 Underhålla lokal Besiktnings-protokoll Vid inaktualitet

2.7.2.1 Underhålla lokal Inkomna klagomål Se anmärkning

2.7.2.1 Underhålla lokal Arbetsorder Vid inaktualitet

2.7.2.1 Underhålla lokal Timrapporter 2 år/se anmärkning

2.7.2.1 Underhålla lokal Fakturerings-underlag 2 år

2.7.2.1 Underhålla lokal Fakturor 10 år

2.7.2.2 Lokalvårda 2.7.2.3 Sköta utemiljöer

2.7.2.3 Sköta utemiljöer Besiktnings-protokoll Vid inaktualitet

2.7.2.3 Sköta utemiljöer Inkomna klagomål Se anmärkning

2.7.2.3 Sköta utemiljöer Arbetsorder Vid inaktualitet

2.7.2.3 Sköta utemiljöer Timrapporter 2 år/se anmärkning

2.7.2.3 Sköta utemiljöer Fakturerings-underlag 2 år

2.7.2.3 Sköta utemiljöer Fakturor 10 år

2.7.3 Avveckling

2.7.3.1 Försälja byggnad eller lokal

2.7.3.1 Försälja byggnad eller lokal Beslut om fastighets-försäljning Bevaras

2.7.3.1 Försälja byggnad eller lokal Annons Vid inaktualitet

2.7.3.1 Försälja byggnad eller lokal Lånehandlingar lösen av ev lån Bevaras

2.7.3.1 Försälja byggnad eller lokal Köpekontrakt Bevaras

2.7.3.1 Försälja byggnad eller lokal Köpebrev Bevaras

2.7.3.2 Riva byggnad eller lokal 2.7.4 Intern uthyrning

(26)

2.7.4.1 Hyra ut byggnad eller lokal

2.7.4.1 Hyra ut byggnad eller lokal Beslut Bevaras

2.7.4.1 Hyra ut byggnad eller lokal Förfrågan om att hyra Vid inaktualitet

2.7.4.1 Hyra ut byggnad eller lokal Hyresavtal Bevaras

2.7.4.1 Hyra ut byggnad eller lokal Annons Vid inaktualitet

2.7.4.1 Hyra ut byggnad eller lokal Uppsägning av hyra Bevaras

2.7.4.2 Säga upp hyresgäst 2.8 Inventariehantering 2.8.1 Inventariehantering 2.8.1.1 Anskaffa inventarier

2.8.1.2 Vårda och underhålla inventarier

2.8.1.2 Vårda och underhålla inventarier Arbetsorder Vid inaktualitet

2.8.1.2 Vårda och underhålla inventarier Timrapporter 2 år/se anmärkning

2.8.1.2 Vårda och underhålla inventarier Fakturerings-underlag 2 år

2.8.1.3 Avyttra eller kassera inventarier

2.9 Kris och säkerhet

2.9.1 Intern krisledning 2.9.1.1 Utöva intern krisledning

2.9.1.1 Utöva intern krisledning Styrdokument för krisberedskap Bevaras

2.9.1.1 Utöva intern krisledning Krishanterings-plan Bevaras

2.9.1.1 Utöva intern krisledning Kriskommuni-kationsplan Bevaras

2.9.1.1 Utöva intern krisledning Åtgärdsprogram Bevaras

2.9.1.1 Utöva intern krisledning Risk- och sårbarhetsanalys Bevaras

2.9.1.1 Utöva intern krisledning Rapporter Bevaras

2.9.1.1 Utöva intern krisledning Korrespondens av vikt Bevaras

2.9.1.1 Utöva intern krisledning Korrespondens av ringa vikt Vid inaktualitet

2.9.2 Kris- och säkerhetsarbete

2.9.2.1 Bedriva systematiskt riskhanteringsarbete

2.9.2.1 Bedriva systematiskt riskhanteringsarbete Rutiner i en pärm på varje enhet Bevaras

2.9.2.1 Bedriva systematiskt riskhanteringsarbete Protokoll skyddsrond Bevaras

2.9.2.2 Bedriva systematiskt brandskyddsarbete

2.9.2.2 Bedriva systematiskt brandskyddsarbete Protokoll skyddsrond Bevaras

(27)

2.9.2.3 Hantera skalskydd

2.9.2.3 Hantera skalskydd Besiktnings-protokoll Bevaras

2.9.2.4 Hantera personsäkerhet

2.9.2.4 Hantera personsäkerhet Policydokument Bevaras

2.10 Information och marknadsföring 2.10.1 Profilarbete

2.10.1.1 Hantera grafisk profil och varumärke

2.10.1.1 Hantera grafisk profil och varumärke Grafisk manual Bevaras

2.10.1.1 Hantera grafisk profil och varumärke Digitala bilder Bevaras

2.10.1.2 Hantera profilprodukter

2.10.1.2 Hantera profilprodukter Korrespondens av ringa vikt Vid inaktualitet

2.10.1.2 Hantera profilprodukter Korrespondens av vikt Bevaras

2.10.1.2 Hantera profilprodukter Förslag till utseende på produkt Vid inaktualitet

2.10.1.2 Hantera profilprodukter Begäran om offert Bevaras

2.10.1.2 Hantera profilprodukter Offertsvar Se anmärkning

2.10.1.2 Hantera profilprodukter Order Bevaras

2.10.1.2 Hantera profilprodukter Fakturor 10 år

2.10.1.3 Göra marknadsundersökningar 2.10.2 Informationsförsörjning 2.10.2.1 Publicera på extern webb

2.10.2.1 Publicera på extern webb Korrespondens av vikt Bevaras

2.10.2.1 Publicera på extern webb Korrespondens av ringa vikt Vid inaktualitet

2.10.2.1 Publicera på extern webb Fotografier och filmer Se anmärkning

2.10.2.1 Publicera på extern webb Anteckningar från intervjuer Vid inaktualitet

2.10.2.1 Publicera på extern webb Inhämtad information Vid inaktualitet

2.10.2.1 Publicera på extern webb Sammanställd information Vid inaktualitet

2.10.2.1 Publicera på extern webb Artikel Bevaras

2.10.2.2 Publicera på intern webb

2.10.2.2 Publicera på intern webb Korrespondens av vikt Bevaras

(28)

2.10.2.2 Publicera på intern webb Korrespondens av ringa vikt Vid inaktualitet

2.10.2.2 Publicera på intern webb Fotografier och filmer Se anmärkning

2.10.2.2 Publicera på intern webb Anteckningar från intervjuer Vid inaktualitet

2.10.2.2 Publicera på intern webb Inhämtad information Vid inaktualitet

2.10.2.2 Publicera på intern webb Sammanställd information Vid inaktualitet

2.10.2.2 Publicera på intern webb Artikel Bevaras

2.10.2.3 Publicera på sociala medier

2.10.2.4 Hantera releaser och mediakontakter

2.10.2.4 Hantera releaser och mediakontakter Korrespondens av vikt Bevaras

2.10.2.4 Hantera releaser och mediakontakter Korrespondens av ringa vikt Vid inaktualitet

2.10.2.4 Hantera releaser och mediakontakter Inbjudan Vid inaktualitet

2.10.2.4 Hantera releaser och mediakontakter Informations-material till mediaaktivitet Vid inaktualitet

2.10.2.4 Hantera releaser och mediakontakter Utvärderingar Bevaras

2.10.2.4 Hantera releaser och mediakontakter Postlista Vid inaktualitet

2.10.2.4 Hantera releaser och mediakontakter Kommunikations-plan Bevaras

2.10.2.5 Hantera broschyrer

2.10.2.5 Hantera broschyrer Korrespondens av vikt Bevaras

2.10.2.5 Hantera broschyrer Korrespondens av ringa vikt Vid inaktualitet

2.10.2.5 Hantera broschyrer Fotografier Se anmärkning

2.10.2.5 Hantera broschyrer Anteckningar från intervjuer Vid inaktualitet

2.10.2.5 Hantera broschyrer Inhämtad information Se anmärkning

2.10.2.5 Hantera broschyrer Artiklar Bevaras

2.10.2.5 Hantera broschyrer Broschyr Bevaras

2.10.2.6 Annonsera

2.10.2.6 Annonsera Korrespondens av ringa vikt Vid inaktualitet

(29)

2.10.2.6 Annonsera Korrespondens av vikt Bevaras

2.10.2.6 Annonsera Annons Vid inaktualitet

2.11 Förvaltningsstöd

2.11.1 Kontorsstöd

2.11.1.1 Svara för kundtjänst

2.11.1.1 Svara för kundtjänst Telefonsamtal Se anmärkning

2.11.1.1 Svara för kundtjänst Korrespondens av vikt Bevaras

2.11.1.1 Svara för kundtjänst Korrespondens av ringa vikt Vid inaktualitet

2.11.1.2 Hantera post

2.11.1.2 Hantera post Reklam/ korrespondens av ringa vikt Vid inaktualitet

2.11.1.2 Hantera post Korrespondens av vikt Bevaras

2.11.1.2 Hantera post Fakturor 10 år

2.11.1.3 Hantera televäxel

2.11.1.3 Hantera televäxel Avtal med Gävle kommun Bevaras

2.11.1.3 Hantera televäxel Protokoll samordnings-möten, kopia Vid inaktualitet

2.11.1.3 Hantera televäxel Utbildnings-material Vid inaktualitet

2.11.1.4 Lämna lokalservice 2.11.1.5 Hantera materialförråd

2.11.1.5 Hantera materialförråd Korrespondens av vikt Bevaras

2.11.1.5 Hantera materialförråd Korrespondens av ringa vikt Vid inaktualitet

2.11.1.5 Hantera materialförråd Beställning Vid inaktualitet

2.11.1.5 Hantera materialförråd Följesedlar Vid inaktualitet

2.11.1.5 Hantera materialförråd Fakturor 10 år

2.11.1.6 Leverera tryckeritjänster

2.11.1.6 Leverera tryckeritjänster Taxekatalog Bevaras

2.11.1.6 Leverera tryckeritjänster Fakturor 10 år

2.11.2 Fordon och transporter 2.11.2.1 Hantera leasing

2.11.2.1 Hantera leasing Ansökan Vid inaktualitet

2.11.2.1 Hantera leasing Köpekontrakt Bevaras

(30)

2.11.2.1 Hantera leasing Besiktnings-protokoll Bevaras

2.11.2.1 Hantera leasing Leasingkontrakt Bevaras

2.11.2.1 Hantera leasing Fakturor 10 år

2.11.2.2 Hantera bokning av kommunbil/cykel

2.11.2.2 Hantera bokning av kommunbil/cykel Telefonsamtal Se anmärkning

2.11.2.2 Hantera bokning av kommunbil/cykel Korrespondens av vikt Bevaras

2.11.2.2 Hantera bokning av kommunbil/cykel Korrespondens av ringa vikt Vid inaktualitet 2.11.2.3 Svara för transporter

3 Kärnverksamheter

3.5 Utbildning

3.5.1 Gemensam skolverksamhet 3.5.1.8 Tillhandahålla SYO

3.5.1.8 Tillhandahålla SYO Informations-material Vid inaktualitet

3.5.1.8 Tillhandahålla SYO Listor över inloggnings-uppgifter Vid inaktualitet

3.5.1.8 Tillhandahålla SYO Blanketter för val till gymnasiet När eleven avslutat sin skolgång

3.5.1.8 Tillhandahålla SYO Skolvals-kvittenser Vid inaktualitet

3.5.1.8 Tillhandahålla SYO Korrespondens av ringa vikt Vid inaktualitet

3.5.1.8 Tillhandahålla SYO Korrespondens av vikt Bevaras

3.5.1.8 Tillhandahålla SYO Statistik Bevaras

3.5.1.8 Tillhandahålla SYO Överlämnings-blanketter, original Se anmärkning

3.5.1.8 Tillhandahålla SYO Överlämnings-blanketter, kopia Bevaras

3.5.3.5 Hantera PRAOplatser

3.5.3.5 Hantera PRAO-platser Informations-material Vid inaktualitet

(31)

3.5.3.5 Hantera PRAO-platser Korrespondens av ringa vikt Vid inaktualitet

3.5.3.5 Hantera PRAO-platser Korrespondens av vikt Bevaras

3.5.3.5 Hantera PRAO-platser Meddelande om PRAO-plats Vid inaktualitet

3.5.3.5 Hantera PRAO-platser Närvarorapport Vid inaktualitet

3.5.3.5 Hantera PRAO-platser Riskanalys Vid inaktualitet/Se anmärkning

3.5.3.5 Hantera PRAO-platser Utvärderings-underlag Vid inaktualitet

3.5.3.5 Hantera PRAO-platser Utvärdering Bevaras

3.5.3.5 Hantera PRAO-platser Lista över var varje elev genomfört PRAO Vid inaktualitet 3.5.4 Fritidsverksamhet

3.5.5 Gymnasieskola

3.5.5.1 Hantera inackorderingsstöd

3.5.5.1 Hantera inackorderingsstöd Ansökan om inackorderings-stöd 2 år

3.5.5.1 Hantera inackorderingsstöd Meddelande till vårdnadshavare 2 år

3.5.5.1 Hantera inackorderingsstöd Utbetalnings-order 10 år

(32)

Förvaringsplats Sekretess Ansvar Registrering

Server Nej Nämndsekreterare Verksamhetssystem

Server Nej Personalenheten Verksamhetssystem

Server Nej Nämndsekreterare Diarieföring

Pärm Nej Kommunsekreterare Systematisk förvaring

Ciceron Nej Nämndsekreterare Verksamhetssystem

Personec Nej Personalenheten Verksamhetssystem

Ciceron Nej Sekreterare Verksamhetssystem

Handläggare Nej Handläggare Systematisk förvaring

Server Förekommer Handläggare Diarieföring

Handläggare Förekommer Nämndsekreterare Systematisk förvaring

Ciceron/Närarkiv Nej Nämndsekreterare Verksamhetssystem

(33)

Ciceron Nej Kommunsekreterare Diarieföring

Ciceron/Närarkiv Förekommer Nämndsekreterare Systematisk förvaring

Ciceron/Närarkiv Nej Nämndsekreterare Systematisk förvaring

Ciceron/Närarkiv Förekommer Nämndsekreterare Diarieföring

Server/Närarkiv Nej Sekreterare Systematisk förvaring

Ciceron/systematisk förvaring Nej Sekreterare Verksamhetssystem/systematisk förvaring

Handläggares rum Nej Handläggare Systematisk förvaring

Ciceron Nej Kommunsekreterare Verksamhetssystem

Ciceron Nej Handläggare Verksamhetssystem

(34)

Ciceron Nej Handläggare Verksamhetssystem

Server Nej Handläggare Verksamhetssystem

Nej Handläggare

Server Nej Handläggare Systematisk förvaring

Server Nej Kommunkommunikatör Systematisk förvaring

Server Nej Handläggare Systematisk förvaring/verksamhetssystem

(35)

Handläggares rum/server Nej Handläggare Verksamhetssystem/systematisk förvaring

Server Nej Ekonomienheten Verksamhetssystem

Server Nej Handläggare Diarieföring

Handläggares rum/server Nej Handläggare Verksamhetssystem/systematisk förvaring

(36)

Bildbanken Förekommer Handläggare Systematisk förvaring

E-tjänst/Ärende- och

dokumenthanteringssystem Nej Kommunkommunikatör Diarieföring

Internet/Se anmärkning Förekommer Kommunkommunikatör Verksamhetssystem

Se anmärkning Förekommer Kommunkommunikatör Diarieföring

(37)

Nej Revisorer

Server Nej Revisor Diarieföring

Nej Revisor

Pärm Nej Revisor Systematisk förvaring

Server Nej Revisor Verksamhetssystem

Handläggare/Server Förekommer Handläggare Systematisk förvaring

(38)

Server/pärm Förekommer Handläggare Verksamhetssystem

Server Nej Dataskyddssamordnare Verksamhetssystem

Server/Handläggare Nej Handläggare Systematisk förvaring

Server/Handläggare Nej Handläggare Diarieföring

(39)

Server Nej Handläggare Diarieföring Handläggare

Diarieföring

Server/Handläggare Nej Handläggare Diarieföring

Server Ja Handläggare Diarieföring

(40)

Server Förekommer Registrator/Handläggare Diarieföring

Server Nej Registrator Diarieföring

Server Förekommer Registrator Diarieföring

Server Nej Kommunarkivarie Verksamhetssystem

Handläggare Nej Kommunarkivarie Systematisk förvaring

(41)

Kommunarkiv Förekommer Kommunarkivarie Verksamhetssystem

Pärm Nej Kommunarkivarie Systematisk förvaring

Kommunarkivarie Nej Kommunarkivarie Systematisk förvaring

Handläggare Nej Kommunarkivarie Systematisk förvaring

Server Nej Nämndsekreterare Systematisk förvaring

Server/pärm Nej Systemförvaltare Systematisk förvaring

Server/Pärm Nej Systemförvaltare Systematisk förvaring

(42)

Personalakt Förekommer Ansvarig chef Systematisk förvaring

Ansvarig chef Nej Ansvarig chef Systematisk förvaring

Server Nej Ansvarig chef Systematisk förvaring

Server/Personalakt Nej Ansvarig chef Systematisk förvaring

Server/Pärm Nej Rekryterare Systematisk förvaring

Pärm Nej Handläggare Systematisk förvaring

Personalakt Nej Ansvarig chef Systematisk förvaring

Låst skåp Förekommer Personalenheten Systematisk förvaring

(43)

Server/Pärm Nej Handläggare Systematisk förvaring

Personalakt Nej Handläggare Systematisk förvaring

Server Nej Ekonomienheten Systematisk förvaring

Ciceron Nej Kommunfullmäktige Diarieföring

Ansvarig chef Förekommer Ansvarig chef Systematisk förvaring

Server Förekommer Wellnet Verksamhetssystem

Server Förekommer Handläggare Verksamhetssystem

Timanställd personal Nej Ansvarig chef Systematisk förvaring

Personalakt Ja Ansvarig chef Systematisk förvaring/diarieföring

Personalakt Förekommer Ansvarig chef Systematisk förvaring/diarieföring

Ciceron Förekommer Ansvarig chef Diarieföring

(44)

Ciceron Nej Ansvarig chef Diarieföring

Personalakt Förekommer Ansvarig chef Systematisk förvaring/diarieföring

Ciceron Förekommer Ansvarig chef Diarieföring

Ciceron Nej Ansvarig chef Diarieföring

Personalakt Ja Ansvarig chef Systematisk förvaring/Diarieföring

Ciceron Ja Ansvarig chef Diarieföring

Raindance Nej Ekonomienheten Verksamhetssystem

Personalakt Nej Personalenheten Systematisk förvaring

Personalakt/Ciceron Förekommer

Personalakt Förekommer Ansvarig chef Systematisk förvaring/Diarieföring

(45)

Personalakt Ja Ansvarig chef Diarieföring

Personalakt Nej Chef eller handläggare på personalavdelning Systematisk förvaring

Personalakt/Server Förekommer Handläggare

WinLas Nej Personalenheten Systematisk förvaring

Personalakt Förekommer Personalenheten Systematisk förvaring

Personalakt/Personec Förekommer Personalenheten/Löneenheten Systematisk förvaring/verksamhetssystem

(46)

Server/pärm Nej Ekonomienheten Verksamhetssystem

Server/pärm Nej Ekonomienheten Verskamhetssystem/Systematisk förvaring

Server Nej Ekonomienheten Diarieföring

Server Nej Revisorer Diarieföring

(47)

Pärm Nej Handläggare Verksamhetssystem

(48)

Kommunarkivarie Nej Kommunarkivarie Systematisk förvaring

(49)

Server Nej Systemförvaltare Diarieföring

Server Nej Nämndsekreterare Diarieföring

(50)

Pärm/Server Nej Handläggare Systematisk förvaring

Server Nej Handläggare Systematisk förvaring/Diarieföring

Pärm Nej Vaktmästerichef/Teknisk chef Systematisk förvaring

Pärm Nej Löneenheten Systematisk förvaring

Pärm Nej Ekonomienheten Systematisk förvaring

Server Nej Handläggare Systematisk förvaring/Diarieföring

Pärm Nej Vaktmästerichef/Teknisk chef Systematisk förvaring

Server/Pärm Nej Handläggare Diarieföring

(51)

Server Nej Teknisk chef Diarieföring

Objektvision Nej Teknisk chef Systematisk förvaring

Server Nej Teknisk chef Diarieföring

Pärm Nej Vaktmästerichef Systematisk förvaring

Server Ja Handläggare Diarieföring

(52)

Pärm/Server Förekommer Handläggare Systematisk förvaring

(53)

(54)

Server Nej Kommunsekreterare Diarieföring

(55)

Pärm Nej SYO-konsulent Systematisk förvaring

Server/Pärm Nej SYO-konsulent Systematisk förvaring

Förekommer Diarieföring

Elevakt Förekommer Handläggare Diarieföring/systematisk förvaring

SYO-konsulent Nej SYO-konsulent Systematisk förvaring

(56)

Server Nej SYO-konsulent Diarieföring

E-tjänsteplattform Nej Handläggare Verksamhetssystem

(57)

Anmärkning

Uppdateras löpande vid behov. Förtroendevalda som avsagt sig sina uppdrag eller slutat på annat sätt gallras ej utan markeras som ej aktiva, så att ett historiskt register skapas.

Överlämnas till kommunarkivet efter 5 år.

Behandlas av kommunfullmäktige för beslut, och bevaras tillsammans med övriga bilagor till protokollet.

Behandlas i kommunfullmäktiges protokoll, och bevaras tillsammans med övriga bilagor till protokollet.

Noteras i nämndens/styrelsens protokoll,

Överlämnas till kommunarkivet efter 3 år.

Överlämnas till arkivet efter 3 år.

Ingår som bilagor till fullmäktiges, kommunstyrelsens, och nämndernas protokoll.

Vad som är av "ringa vikt" avgörs av handläggaren, men det ska vara av tillfällig betydelse.

Diarieförda handlingar överlämnas till kommunarkivet efter 3 år.

Diverse underlag, till exempel handläggares anteckningar, kopior av inkomna handlingar med mera som ligger till grund för de renskrivna bilagorna till protokollet. OBS: Originalhandlingar av vikt bevaras som bilagor till protokollet eller i sina respektive ärenden.

Papperskopior gallras vid inaktualitet.