Dokumentnamn
Rutin för hämtorder
Giltigt fr.o.m.
130101
Reviderat
160401
Version
4
Sida
1 (5)
Framtaget av
Leveransprocessen, Hjälpmedelscentralen
HMC, godkänd av
Christian Ahlborg
Kundrepresentant, godkänd av
Kristina Suvari
Rutin för hämtorder Syfte
Rutinen syftar till att säkerställa att personligt förskrivna hjälpmedel som ska
återlämnas, blir hämtade och avregistrerade från brukaren samt att hyran avslutas.
Återlämning och hämtning
Hjälpmedel med funktionshyra ska återlämnas när behovet har upphört.
Hjälpmedelscentralen hämtar hjälpmedlen på en angiven hämtplats, t ex i förråd, brukarens bostad eller annan angiven adress.
Hjälpmedel hämtas och returtas genom att en hämtorder registreras i webSESAM.
Om behörighet till webSESAM saknas, används blankett för manuell hämtorder som finns att hitta på Hjälpmedelscentralens webbplats. Se ytterligare info, under rubriken
”Registrering av manuell hämtorder”. Hämtning av hjälpmedlet ska ske så snart som möjligt, men max fem dagar efter att hämtorder är registrerad i webSESAM.
Funktionshyran avslutas med automatik tre dagar efter registrering.
Hjälpmedelscentralen ska avregistrera hjälpmedlen från hjälpmedelsbilden inom 5 arbetsdagar.
Hjälpmedel som har förkommit ska inte registreras på hämtorder, utan ska istället rapporteras som förkommet hjälpmedel enligt rutin.
Att kontrollera vid registrering av hämtorder
Ansvarig för registrering av hämtorder kontrollerar och säkerställer att det som registrerats på hämtordern överensstämmer med det som ska hämtas på angiven hämtplats, samt att hjälpmedlen är väl rengjorda.
Kontrollen kan göras genom att man personligen ställer fram de hjälpmedel som ska hämtas eller genom en telefonkontakt stämma av och kontrollera med brukare, anhörig, hemtjänst m.fl. om hjälpmedlen ska hämtas på brukarens vistelseadress.
Om en brukare har hjälpmedel på två platser t.ex. korttidsenhet och egna hemmet så måste order för hämtning läggas på två separata order, en om hämtning ifrån
korttidsenheten och en för hämtning ifrån bostaden.
Kontrollera att rätt kontaktuppgifter finns angivna på hämtorder (adress, telefon, portkod, person som ska kontaktas mm). I informationsfältet finns det möjlighet att skriva kommentarer och praktisk information angående hämtningen.
Registrering i WebSESAM
På hämtordern markeras de hjälpmedel och tillbehör som ska hämtas. I de fall det finns tillbehör som inte är registrerade på brukaren, kan dessa noteras i fritext under övrig information. Kan t ex gälla tillbehör som ingått i ett standardutförande, men som ersatts av andra tillbehör.
Välj hämtadress i rullisten, eller skriv fritt hämtadress i fält. För korrekt utskrift av hämtorder är det viktigt att trycka på knappen ”Verkställ” innan utskrift. Utskrift ska göras via knappen ”SKRIV UT” i webSESAM, inte i webbläsaren.
Om hämtning av hjälpmedel ska göras i dödsbo, registreras detta under ”Orsak” vid registrering av hämtorder.
För mer information om registrering av hämtorder, se webSESAM manual.
Vid felaktigt registrerad hämtorder kontakta Hjälpmedelscentralens kundtjänst för att makulera hämtorder.
Registrering manuell hämtorder
Blanketten ”manuell hämtorder” används om behörighet till webSESAM saknas eller vid längre driftsstörningar. Blanketten kan också användas om hjälpmedlet/tillbehöret inte finns registrerat på brukare, annan mottagare eller förråd.
Manuell hämtorder faxas till Hjälpmedelscentralen. Faxnummer finns på Hjälpmedelscentralens hemsida.
Returtagning av hjälpmedel på förskrivarens arbetsplats (förråd eller annat överenskommet hämtställe)
Hjälpmedel som ska hämtas placeras i lastbärare på angiven plats. Hjälpmedel av samma typ kan staplas/lastas i samma lastbärare. Den av kund utskrivna hämtordern används som följesedel för de hjälpmedel som returtas. Det är därför viktigt att
stämma av hämtorder med de hjälpmedel som lämnats för retur. Hämtordern läggs i låda för utskrivna hämtorder alternativt fästes på hjälpmedlet (om lådan för utskrivna hämtorder saknas på hämtstället). Tänk på att inte sätta tejp på textila material eller plexiglas.
Köphjälpmedel ska inte återlämnas till Hjälpmedelscentralen utan ska returtas till buffertförråd för kassation eller återanvändning. Undantag finns för sjukhusförråd, där överenskommelse är gjord om att köphjälpmedel kan återlämnas till
Hjälpmedelscentralen.
Hämtning på brukarens vistelseadress
När hämtorder är registrerad tar Hjälpmedelscentralen kontakt med angiven kontaktperson för att boka tid för hämtning.
Hjälpmedelscentralen gör max fem kontaktförsök under en 5 dagarsperiod och lämnar om möjligt meddelande via telefonsvarare eller SMS.
Dokumentnamn
Rutin för hämtorder
Giltigt fr.o.m.
130101
Reviderat
160401
Version
4
Sida
3 (5)
Framtaget av
Leveransprocessen, Hjälpmedelscentralen
HMC, godkänd av
Christian Ahlborg
Kundrepresentant, godkänd av
Kristina Suvari
I de fall Hjälpmedelscentralen inte når angiven kontaktperson under perioden makuleras hämtorder och hyran återstartas. Meddelande om makulering sker via webSESAM. I de fall där överenskommelse har gjorts om tidpunkt för hämtning, men där ingen finns på platsen på överenskommen tid, debiteras bomkörning med 600 kr.
Vid hämtning på brukarens vistelseadress kontrollerar transportören att hämtorder stämmer överens med de hjälpmedel som ska återlämnas och lämnar returkvitto på platsen.
Köphjälpmedel kan registreras på hämtorder och tas med under förutsättning att det också finns hyreshjälpmedel att hämta. Man kan INTE lägga hämtorder på enbart köpartiklar.
Fast monterade hjälpmedel, returtas via arbetsorder
Vid hämtning av fast monterade hjälpmedel ska arbetsorder registreras i webSESAM istället för en hämtorder. Välj montering/Installation/demontering Ange i fältet för kommentarer att hjälpmedlet ska demonteras för hämtning. Hjälpmedelscentralen använder arbetsordern som ett underlag för hämtning och avregistrering. I
undantagsfall fall, t ex vid demontering/hämtning av långa taklyftsskenor kan demontering och hämtning ske vid olika tillfällen. Med fast monterade hjälpmedel menas hjälpmedel som är monterade i tak eller vägg samt hjälpmedel som monterats i annat hjälpmedel, t ex drivaggregat som monterats på en manuell rullstol.
Demontering innan hämtning ingår inte i funktionshyran för enklare hjälpmedel som t.ex. badbräda, badlyft, sängdävert, förhöjningsklossar, antidecubitusmadrasser, el- sängryggstöd och fast toaförhöjning. För dessa hjälpmedel ansvarar förskrivaren för demontering/avinstallation.
Återlämning direkt till Hjälpmedelscentralen
Hjälpmedel kan lämnas direkt till Hjälpmedelscentralen utan någon hämtorder.
Återlämning sker till personal vid reception eller returmottagningen som upprättar hämtorder och lämnar returkvitto. Brukaren kan själv inte begära hämtning av Hjälpmedelscentralen, detta måste alltid göras av förskrivare.
När någonting saknas vid returtagning på HMC
När ett individmärkt hjälpmedel saknas vid returtagning på hjälpmedelscentralen, fördelas kostnad (produktens restvärde) för eventuellt svinn på alla vårdgivare
Då behovet av hämtning beror på annat än att brukarens behov av hjälpmedel har upphört
T ex då man vill skicka hjälpmedel med turbilen till teknisk service, skicka tillbaka ett felaktigt hjälpmedel mm - Se separat bilaga till hämtorder rutin.
Vanliga frågor kring hämtorder
Situation: Åtgärd
Hjälpmedlet som ska återlämnas är kontaminerat med smitta
Alla hjälpmedel ska vara väl rengjorda innan återlämning.
Det betyder att de ska vara synligt rena och vid behov smittrenade.
Smitta kan bestå av virus, bakterier eller andra levande organismer (t ex vägglöss). Om den som hanterar hjälpmedlet hos vårdgivaren har kännedom om att det är kontaminerat med någon form av smitta, ska det rengöras/smittrenas av patient eller vårdgivare innan det återlämnas till Hjälpmedelscentralen.
Om vårdgivaren har kännedom om att hjälpmedlet är kontaminerat med någon form av smitta, och varken patient eller vårdgivare har möjlighet att rengöra/smittrena det, ska hjälpmedlet INTE återlämnas till Hjälpmedelscentralen. Det ska i stället kasseras av vårdgivaren och anmälas till HMC;s kundtjänst som onormalt slitage.
Hjälpmedel som varit smittade, men blivit smittrenade innan återlämning ska inte märkas med ”Smittat gods” eller liknande.
Behov av avregistrering av hjälpmedel från brukare, där hjälpmedlet inte finns hos brukaren
I de fall kunden vet att hjälpmedlet har förkommit, ska kunden göra en anmälan om förkommet hjälpmedel. Detta görs på Hjälpmedelscentralens hemsida. Observera att behörighet att registrera förkommet hjälpmedel kan skilja mellan olika kunder.
I de fall kunden anser att man redan återlämnat hjälpmedlet, utan att det blivit avregistrerat från brukare, ska felrapport skickas till
Hjälpmedelscentralen.
Individnummer saknas på ett
hyreshjälpmedel som ska återlämnas
Titta i brukarens hjälpmedelsförteckning. Finns hjälpmedlet ej registrerat på brukaren, skriv manuell hämtorder som faxas till 010-43 57 800 Finns hjälpmedlet på brukare – Märk upp hjälpmedlet med rätt individnummer och lägg hämtorder i websesam.
Hjälpmedel som finns hos brukaren, är inte registrerat på brukaren i websesam
Skriv en manuell hämtorder som faxas till 010-43 57 800. Skriv efter benämning av hjälpmedlet ”att hjälpmedlet inte är registrerat på brukaren i webbsesam”
Hjälpmedlet är en medicinteknisk avvikelse
Märk hjälpmedlet med rosa tag och kryssa i rutan för medicinteknisk avvikelse. Samt fyll ii ärendenummer som klargör att det är ett hjälpmedel där avsändaren anmält ett ärende som Medicinteknisk avvikelse till Läkemedelsverket. Registrera hämtorder i websesam
Hjälpmedlet står som returtaget i Sesam, men är fysiskt kvar hos brukaren
Felrapportera. Hjälpmedelscentralen kontaktar sedan kunden för utredning/hämtning.
Dokumentnamn
Rutin för hämtorder
Giltigt fr.o.m.
130101
Reviderat
160401
Version
4
Sida
5 (5)
Framtaget av
Leveransprocessen, Hjälpmedelscentralen
HMC, godkänd av
Christian Ahlborg
Kundrepresentant, godkänd av
Kristina Suvari
Övriga frågor kontakta Kundtjänst 010-473 80 80 (Val 1 lager, leverans, kundorder) eller via e-post till;
info.hmc@vgregion.se
