Ett faktablad från Draftit

1

Internkommunikation Internkommunikation

Skapa innehåll som engagerar

Skapa innehåll som engagerar

Så skapar du attraktivt och övertygande innehåll

Den interna kommunikationen är viktig för att skapa ett starkt arbetsgivarvarumärke och främja en positiv arbetskultur som delas av alla anställda. När ni har skapat en

kommunikationsplan och tagit fram en struktur för hur arbetet ska bedrivas är det nu dags att ta fram engagerande innehåll.

Det finns mängder av guider i konsten att skapa attraktivt innehåll. Men vi ska göra ett försök att koka ner allt till ett starkt destillat som du kan tillgodogöra dig på några minuter. Detta faktablad är en av tre delar om framgångsrik internkommunikation.

Du läser nu del 2 som förklarar hur du lyckas med:

Enhetlig kommunikation

Anpassa innehåll efter medium och situation Struktur och layout

Att skriva engagerande texter

Att förstärka budskap med bild och video

Del 1 beskriver fem enkla steg till struktur för en kommunikationsplan.

Del 3 innehåller förslag på aktiviteter som kan stärka er arbetskultur och gemenskap.

Internkommunikation: Skapa innehåll som engagerar 1

Detta faktablads innehåll bör inte betraktas som juridisk rådgivning eller användas som sådan.

Om Draftit

Draftit har hjälpt organisationer att arbeta regelsmart sedan 2004. Idag är vi nästan 100 medarbetare fördelade på fem kontor i två länder. Som kunskapsförmedlare inom juridik ser vi till att du får tillgång till informationen på ett enkelt och pedagogiskt sätt.

Vi tillhandahåller digitala verktyg för regelefterlevnad inom våra affärsområden HR, Lön, Skola, Social och Privacy.

Vill du veta mer? Kontakta oss!

www.draftit.se

 



Enhetlig kommunikation

Lika viktigt som det är att kunna skapa innehåll som folk vill ta del av, lika viktigt är det att kommunicera på ett enhetligt sätt som stämmer överens med organisationen.

Ett förslag är att HR-avdelningen tar fram en intern ordbok och en kort beskrivning av hur ni kommunicerar saker internt, oavsett vem som skriver texten. Om ni har en kommunikations- avdelning finns det med största sannolikhet redan riktlinjer som ni kan ta del av.

Har ni tydligt dokumenterat vilken ton i texten, vilket språk och vilka termer som ni ska använda, är det mycket lättare att bibehålla en enhetlig kommunikation internt.

Men det är inte bara texten som behöver vara enhetlig, hur informationen struktureras samt bildspråk och övrig grafik måste också stämma överens med organisationen och den grafiska profilen. På så sätt bidrar ni till att stärka varumärket internt.

Kom överens om en egen terminologi Bestäm tonen i era texter

Använd organisationens grafiska profil







Internkommunikation: Skapa innehåll som engagerar 3

Anpassa innehåll efter medium och situation

När du utformar ett budskap är det viktigt att reflektera över i vilket sammanhang och i vilket medium som budskapet ska kommuniceras. Ett budskap som är utformat för

exempelvis en artikel i en personaltidning bör inte återges på samma sätt i ett nyhetsbrev eller i en blogg. Vi tillgodogör oss helt enkelt information olika beroende på mediet.

Glöm heller inte att fundera över syftet med informationen och mediet. Kanske är det ett nyhetsbrev med syfte att väcka nyfikenhet och få mottagaren att klicka sig vidare? Då lämpar sig kortare information som inte ger hela bilden, utan gör läsaren nyfiken. Fundera även över om mediet har någon unik egenskap som du kan utnyttja.

Situationen påverkar också hur vi tillgodogör oss information. Vi är mer rörliga idag än tidigare och mycket information läses på mobiltelefoner och surfplattor. Är mediet som du använder anpassat för mobila enheter? Om inte, hur påverkar det ditt budskap?

Vilket/vilka medium kommunicerar ni genom?

Vad är det för typ av information/kommunikation?

Hur gör du informationen så tydlig som möjlig?

Har mediet någon specifik egenskap som du kan utnyttja?

Har mediet några begränsningar som du behöver tänka på?











   

Struktur och layout

Det finns många retoriska knep, modeller och tankar kring hur ett budskap kan föras fram. Men du kommer långt med bara ett förhållningssätt: ”Vad är det jag vill med kommunikationen?” Klargör det så tidigt som möjligt för mottagaren.

Du har begränsat med uppmärksamhet från dina medarbetare och de tar sällan del av all information som de får. Om de tar del av den, kan du vara säker på att de bara skummar igenom den. Därför är tumregeln: Lägg in ditt huvudbudskap så tidigt som möjligt.

Ett sätt att skapa en tydlig struktur är att dela in informationen i A, B och C.

A

B

C är en förklarande text.

Placera dessa element så att det är enkelt för läsaren att ta till sig informationen i den ordning som du önskar. Du kan även använda storlek och färgelement för att belysa delar som är extra viktiga.

Dela upp informationen i flera paragrafer. Generellt sett brukar man säga att om texten är digital mår den bra av att ha fler styckesindelningar än en tryckt motsvarighet.

Använd både rubriker och underrubriker, och ha varken för smala eller för breda marginaler då det minskar läsbarheten. Vid mer omfattande information kan du löpande sammanfatta de viktigaste punkterna, gärna i en faktaruta eller liknande. På så sätt minimerar du risken för att läsaren missar något.

Bestäm vad som är det viktigaste du vill förmedla Lägg huvudbudskapet så tidigt som möjligt

Dela upp informationen så blir den lättare att tillgodogöra sig Sammanfatta det viktigaste, exempelvis i en faktaruta









Internkommunikation: Skapa innehåll som engagerar 5

Att skriva engagerande texter

Det bästa sättet för att bli bra på att skriva är helt enkelt att börja skriva - och gör det ofta.

Undvik till en början att censurera dig själv. Istället bör du gå tillbaka och justera texten i efterhand, och be gärna en kollega titta på texten då det är lätt att bli hemmablind.

När du börjar skriva, fråga dig själv:

Skulle någon annan utan mina förkunskaper förstå det här?

Är texten enkel att läsa - vill man läsa hela texten?

Kort och kärnfullt

Tänk på att alltid kommunicera så kärnfullt som möjligt och undvik utbroderingar. När du granskar dina texter, ställ dig alltid frågan:

Är det här relevant för vad jag vill säga?

En bra tumregel är också att skippa vaghetsord såsom eventuellt, bör, kanske, lite, och så vidare. Likaså bör du undvika förstärkningsord såsom väldigt, enormt, jätte, katastrofal. Det kan kännas ovant i början, men dina

texter kommer framstå som tydligare och mer övertygande.



Vaghetsord

eventuellt bör kanske

lite ofta brukar

Förstärkningsord

väldigt enormt jätte

otroligt mycket himla

Texter med flyt är enklare att läsa

En viktig aspekt i att skriva bra texter är att få till ett bra flyt. Med flyt menar vi helt enkelt att det ska bli lätt att läsa. Det finns en del knep som kommer att ge dig resultat direkt.

Varva korta meningar med längre

Ett av dem är att skriva kortare meningar, varvat med längre. Undvik att försöka säga allt i en enda mening. Dela istället upp den på flera. Genom att blanda kortare meningar med längre får du mer dynamik och liv i textmassan.

Kontextuell förståelse för ökad tydlighet

En annan viktig del i att skapa kärnfulla texter är att verkligen förstå vad det är man skriver om. Är det ett komplicerat ämne behöver du förstå kontexten för att kunna kommunicera vad som är viktigast för mottagaren. Läs på om ämnet och skriv därefter ett utkast.

Använd sedan ditt utkast för att skriva den nya texten som ska anpassas för läsaren. Oftast krävs det 1-2 omskrivningar för att få riktigt bra flyt i texten.

Aktiva rubriker för ökat engagemang

Version 1

Information om ergonomi och näringslära

Version 2

Så här får du mer energi och inspiration under arbetsdagen

Rubrikerna ovan beskriver samma sak: En satsning för att öka kunskapen internt om arbetsställning och välbefinnande.

Version 1 är visserligen tydlig, men innehåller ingen uppmaning eller förklaring, bara facktermer som inte lär göra någon mer intresserad.

Version 2 förklarar däremot vad läsaren får ut av att läsa vidare på ett tydligt och intresseväckande sätt. Sträva alltid efter att förklara VAD läsaren kommer lära sig av texten eller innehållet.







Internkommunikation: Skapa innehåll som engagerar 7

Vad vill du att läsaren ska få ut av texten?

Är texten anpassad så att läsaren förstår?

Dela upp långa meningar för ökad läsbarhet.

Skapa hållpunkter med underrubriker.

Läs igenom och bearbeta texten en gång till.











Skapa tydliga hållpunkter i dina texter

Som vi tidigare nämnt läser folk sällan allt som du skriver. Vanligtvis skummar man igenom rubrikerna, någon ingress och kanske en faktaruta eller två. Är det ett nyhetsbrev eller en webbplats, så fastnar ögat även vid knapparna som länkar vidare.

Anpassa texten till det medium som du använder. Skickar du ut ett nyhetsbrev är antagligen ett av syftena att få mottagaren att klicka sig vidare. Var då tydlig med att förklara och motivera varför mottagaren ska klicka. Detta tankesätt går att applicera på nästan alla typer av texter.

Denna typ av målmedveten kommunikation hänger ihop med vad vi tidigare sagt:

Berätta så tidigt som möjligt vad du vill med kommunikationen.

Var tydlig med vad läsaren ska få ut av texten och om denne förväntas agera på informationen.

Bild och video förstärker budskapet

En bild säger mer än tusen ord, men det gäller också att det är rätt ord. Hur du använder en bild eller video spelar en avgörande roll för hur mottagaren tar till sig budskapet. För att skapa en enhetlig känsla bör du använda bilder och grafik i liknande färgskalor och med samma ljusförhållande. Ställ dig alltid frågan: Förmedlar grafiken samma budskap som texten?

Undvik generiska bilder

Alltför ofta används generiska bilder på solnedgångar och sandstränder, som egentligen inte har något alls med innehållet i texten att göra. Missförstå oss inte, generiska bilder går att använda, speciellt som bakgrunder. Som bärande bild med mycket fokus, tillför de däremot ingenting.

Balansera innehåll med luft

En viktig del är att inte överdriva användandet av bilder eller rörlig media. För läsbarheten är det också viktigt att ha tillräckligt med luft mellan text och bild. Kom ihåg att vi läser från vänster till höger och därmed ofta börjar längst upp till vänster. Om bilden är viktig är det bättre att placera den i det utrymmet - så att bilden inte går obemärkt förbi.

Förmedla värderingar genom bild och video

Försök att i så stor utsträckning som möjligt använda egna bilder när fokus är på människor.

Dels undviker du risken att en konkurrent använder samma bild, dels blir materialet mer autentiskt. Om ni inte har möjlighet att använda egna bilder, sträva efter att använda bilder som respresenterar er och er kultur. Är mångfald och jämlikhet viktigt för er? Hitta en balans i vilken typ av människor som speglas i er grafiska kommunikation.

Passar bilden sammanhanget och det du skriver om?

Har du tillräckligt med utrymme runtomkring bild och text?

Låt bilderna spegla er organisation och lyfta era värderingar.







Internkommunikation: Skapa innehåll som engagerar 9

En medarbetarportal för

enhetlig och tydlig information

Medarbetarportalen blir HR:s digitala kanal ut i organisationen. Varje medarbetare ser portalen som en självklar informationskälla.

Har ni redan en personalhandbok eller HR-relaterad information i ett intranät? Då rekommenderar vi Handboksguiden. Den ger dig uppdaterade texter enligt aktuell lagstiftning och tips på hur du kan utveckla personalhandboken.

Medarbetarportal

Handboksguiden

www.draftit.se

 



Så blir er internkommunikation framgångsrik

Detta faktablad är del 2 av 3 om hur organisationer skapar internkommunikation som inte bara når fram, men som också skapar engagemang. Läs gärna alla tre delar för att få en god start på – eller inspiration för att fortsätta – arbetet framåt.

Faktabladen laddar du ner på draftit.se/kunskapsbank.

Del 1 Del 2 Del 3