Besök Postadress Telefon växel Fax reception Internet
Turebergshuset 191 86 08-579 210 00 08-35 02 90 www.sollentuna.se Turebergs torg Sollentuna
Dnr 2014/1063 TFN-13 Diariekod: 251
Trafik- och fastighetsnämnden
Utvärdering av hyresmodell för grundskolor och förskolor
Förslag till beslut
• Trafik- och fastighetsnämnden överlämnar tjänsteutlåtandet 2015-09-24 inklusive projektrapport till kommunstyrelsen för vidare beredning.
Sammanfattning
EY Real Estate har fått i uppdrag att utvärdera Sollentuna kommuns hyresmodell för grund- och förskolor samt föreslå förbättringsåtgärder som ska leda till bättre styrning och ökad effektivitet i lokalutnyttjandet i
Sollentuna kommun. Uppdraget har genomförts under perioden januari till mars 2015 genom intervjuer och analys av underlag för beslutet om ny hyresmodell.
I rapporten anses att Sollentuna kommun lyckats förverkliga de viktigaste målen med den nya hyresmodellen, vilket också styrks av de intervjuer som genomförts. Modellen har till stora delar haft önskad effekt när det gäller balans mellan inkomster och utgifter för fastighetsägaren,
konkurrensneutralitet mellan verksamheter som hyr av kommunen och av privata fastighetsägare samt marknadsanpassning. Dessutom upplever hyresgästerna att de har mindre åtaganden för lokaler och markskötsel än tidigare. Rapporten anser också att modellen har utgångspunkter som kan ge önskade incitament till lokaleffektivitet hos hyresgästerna. De kvantitativa delarna såsom den nya modellens struktur, uppbyggnad och implementering tycks därmed ha fungerat väl. Hyresnivåerna har blivit anpassade till
marknadshyra och ökningen av skolpengen så att nivån anpassats bättre till jämförbara, närliggande kommuner.
I rapporten bedömer de att ett marknadsmässigt direktavkastningskrav för skolor i Sollentuna, i februari 2015 ligger mellan 5,25 - 5,75%. Således visar genomgången att det är ekonomiskt möjligt att genomföra
nyproduktion av skolor med av kommunen presenterade normala förutsättningar.
Hyresmodellen kan inte sägas vara transparent eftersom det inte finns någon heltäckande beskrivning av hur hyresnivåerna sätts och att det i vissa fall inte går att följa hur hyressättningen beräknats. Rapporten ifrågasätter dock om modellen behöver vara transparent i alla delar, eftersom den utgår från principen om marknadshyra.
Några kvalitativa delar av hyresmodellen, som exempelvis etablering av hyresrespektive lokalråd och införande av energiincitament kvarstår delvis.
Det finns även synpunkter på vissa brister i utformning av
gränsdragningslistan gällande exempelvis snöröjning. De rekommenderar att arbetet med energiincitament prioriteras, att uppföljning av
gränsdragningslistan genomförs t.ex. vart tredje år samt att Sollentuna kommun etablerar rutiner för att följa upp NKI och klimatkorrigerad energiförbrukning. De rekommenderar vidare att en genomgång görs av vilka investeringar i nybyggnad och ombyggnad av skolor och förskolor som bör prioriteras. Slutligen rekommenderar de att det bör finnas möjlighet att undanta exempelvis infrastruktur i form av tillfartsvägar,
evakueringskostnader och gestaltningsprogram från underlaget för
beräkning av hyra samt att kommunen avsätter särkskilda medel under de närmaste åren för dessa kostnader.
Bakgrund
Sollentuna kommun beslutade i januari 2013 om ett nytt hyressystem för verksamhetslokaler för förskolor och grundskolor. Systemet infördes 2013- 07-01 i och med att nya hyresavtal började gälla. Tidigare hyresmodell hade genom åren blivit underfinansierad med stora underskott hos
fastighetsägaren, vilket dock inte gällde för idrottshallarna. Hyresnivåerna var låga i förhållande till marknaden och skolpengen var låg i förhållande till jämförbara närliggande kommuner. Hyresmodellen hade bl.a. därför inte kunnat hantera expansionen och det ökade underhållet. På grund av detta beslutade kommunledningen om en översyn och genomlysning av problematiken som resulterade i en ny hyresmodell. I samband med
införandet beslutades också att hyressystemet skulle utvärderas inom två år.
Uppdraget utökades med en fördjupad analys av kostnader vid nybyggnad av för- och grundskolor i Sollentuna kommun då det visats sig vara svårt att finansiera nya skolprojekt med utgångspunkt av Barn- och
utbildningskontorets kravspecifikation och betalningsförmåga.
Trafik- och fastighetskontorets beredning
Implementeringen av den nya hyresmodellen har gått bra. Kommunen har tecknat nya hyresavtal med samtliga berörda hyresgäster. För ett par
friskolor har medling skett i hyresnämnden där hyresnämndens medlingsbud varit i linje med begärd hyra.
Gränsdragningslista
Efter genomförandet av nya kontrakt med ny gränsdragningslista har Trafik- och fastighetskontoret initialt haft höga kostnader efter övertagandet av markskötslen från skolorna, det på grund av misskött markskötsel av en del skolor. Det har också varit en utmaning för Trafik- och fastighetskontoret att tillgodose de förväntningar hyresgästerna har haft efter övertagandet av markskötseln.
Den nya gränsdragningslistan är till stora delar bra och mer heltäckande än den förra gränsdragningslistan. Vi ser nu över gränsdragningslistan i samarbete med Barn- och utbildningskontoret. Det behöver bland annat göras en del förtydligande avseende bland annat ansvar för snöröjning av parkeringsytor.
Lokalråd/hyresråd
Det har genomförts ett antal hyresråd/lokalråd där det bl.a. handlat om frågor rörande skiljaktigheter mellan hyresgäst och hyresvärd. Detta forum behöver formaliseras och fastslås vidare hur och vilka frågar som den gruppen ska hantera samt vilka som ska närvara. Representanter för hyresråd och lokalråd har varit Kommunledningskontoret, Barn- och utbildningskontoret samt Trafik- och fastighetskontoret.
Energiincitament
Alla objekt har kartlagts med avseende på energianvändning, samt även klimatkorrigerats.
Det har ännu inte tagits fram något konkret förslag för att ge hyresgästerna incitament att hålla nere sin el-förbrukning. Idag kan vi inte särskilja vad som är verksamhetsel och vad som avser fastighetsel. För att kunna särskilja detta så behövs samtliga installationer mätas genom att installera
energimätare i installationernas respektive driftcentral.
NKI-undersökning
Trafik- och fastighetskontoret har genomfört en NKI-undersökning (nöjd kund index) under våren 2015 och planerar att genomföra en ny
undersökning 2017 samt att fortsättningsvis genomföra NKI-undersökningar vartannat år.
Ny- till och ombyggnad
En klar fördel med dagens modell är att nyproduktion finansieras genom en hyra vilket medför att hyresgästen har ett incitament att hålla nere kostnader för projekten. I tidigare modell saknades detta incitament då hyresnivån redan var fastlagd.
Utgångspunkten vid projektering av ny/ombyggnad av skolor och förskolor är det funktionsprogram som Barn- och utbildningskontoret utarbetat.
Funktionsprogrammet sätter standard och krav på både funktionalitet och gestaltning vid utformning av skolmiljöer och har därför stor påverkan på kostnader/investeringar av nya skolor.
Den hyresnivå som Barn- och utbildningskontoret enligt modellen beräknas kunna betala ska under normala förhållanden täcka investeringen.
För en del skolprojekt förekommer särskilda kostnader som inte täcks av vad Barn- och utbildningskontoret har i betalningsförmåga, tex
• Kostnader som inte tillför någon extra kvalitet eller funktion varken för byggnaden eller skolverksamheten, men är nödvändiga för genomförandet. Det kan t.ex. vara kostnad för evakuering.
• Kostnader avseende hållbar fastighet, miljö- och energikrav och gestaltning.
• Kostnader som är möjliga att påverka t.ex. prutning av materialval som medför sänkt kostnad för projektet samt direktbetalning av inredning och utrustning.
Framförallt har det visat sig i projekt för befintliga skolor att den hyra Barn- och utbildningskontoret angett som betalningsförmåga ej täcker
investeringskostnaden då en stor del av projektkostnaden avser kostnader för evakuering. Dessa kostnader bör inte ingå i kalkylen för
hyresberäkningen för den nya skolan utan bör kunna finansieras på annat sätt.
Sollentuna kommun tillämpar från 1 januari 2016 det nya
redovisningsregelverket K3. Det betyder att gränsdragningen mellan investeringar och underhåll ändras ifrån tidigare regelverk och att fastigheterna indelas i betydande komponenter, som tex stomme, fasad, installationer etc. Detta innebär en möjlighet att skriva av hållbara
investeringar med lång livslängd på längre tid, vilket kommer att underlätta möjligheten att genomföra sådana investeringar.
För att fortsättningsvis få till en mer effektiv process avseende byggprojekten så behövs i samarbete med berörda kontor
(Kommunledningskontoret, Trafik- och fastighetskontoret, Barn- och utbildningskontoret) ett tydligare fokus på ekonomin tidigt i processen. Det vill säga att tidigt i processen analysera vilka särskilda kostnader kan förekomma som inte täcks av vad Barn- och utbildningskontorets
betalningsförmåga, och i så fall hur dessa kostnader kan finansieras. Då blir det enklare att tidigt i processen kunna styra projekten i rätt riktning.
Innan nya skolor projekteras är det viktigt att funktionsprogram fastställs av såväl Barn- och utbildningskontoret, Trafik- och fastighetskontoret och kommunledningen, vilket också nu är under genomförande.
Bilaga 1: Projektrapport utvärdering hyresmodell Sollentuna kommun, EY Real Estate
Bilaga 2: Fördjupad analys av kostnader vid nybyggnad av för- och grundskolor i Sollentuna kommun, EY Real Estate
Susanna Arbro Daniel Eriksson
Fastighetschef Fastighetsutvecklare
