Rapport
Utvärdering hyresmodell Sollentuna kommun
2015-06-25
Innehåll
1 Sammanfattande bedömning ... 1
2 Projektinformation ... 2
2.1 Bakgrund ... 2
2.2 Projektorganisation ... 2
2.3 Syfte ... 2
2.4 Arbetsmetoder ... 3
3 Projektresultat och projektmål ... 3
3.1 Mål ... 3
3.2 Avgränsningar ... 3
3.3 Tidplan ... 3
4 Allmänna utgångspunkter för hyresmodeller ... 3
4.1 Kostnadshyra ... 4
4.2 Marknadshyra ... 4
4.3 Avtalslängd ... 5
4.4 Gränsdragning ... 5
4.5 Övriga avtalsvillkor ... 6
4.6 Allmänna trender gällande hyressättning ... 6
5 Hyresmodellen för skolor i Sollentuna ... 6
5.1 Finansiering av lokaler för Sollentunas skolor ... 6
5.2 Hyresmodellen innan år 2013 ... 8
5.3 Brister i den tidigare hyresmodellen ... 8
5.4 Principer för nya hyresmodellen från år 2013... 8
6 Sollentunas skolor, skolpeng och kapacitet ... 10
6.1 Skolpeng ... 10
6.2 Kapacitet samt nyttjandegrad ... 11
7 Hyresjämförelser ... 11
8 Nyproduktion av skolor ... 12
8.1 Beräkning av kostnader för nyproduktion av skolor ... 12
8.2 Ekonomiska effekter och konsekvenser vid ny-, om- och tillbyggnad kopplat till Sollentuna kommuns hyresmodell för skolor ... 13
8.3 Övriga kostnader vid nyproduktion av skolor ... 14
8.4 Hyresgästanpassningar ... 14
8.5 Nyproduktion av privat fastighetsägare ... 14
9 Måluppfyllelse av modellen ... 15
9.1 Hyresråd ... 16
9.2 Lokalråd... 16
9.3 Energiincitament ... 16
9.4 Förändring av ansvarförhållandet - gränsdragningslista ... 17
9.5 Uppföljning nyckeltal (Nöjd kund index mm) ... 18
9.6 Likabehandling ... 18
10 Slutsats och rekommendationer ... 18
10.1 Rekommendationer ... 20
11 Bilaga 1 ... 21
11.1 Frågor till rektorer: ... 21
11.2 Intervjuer: ... 22
11.3 Ekonomiska effekter och konsekvenser vid ny-, om- och tillbyggnad kopplat till Sollentuna kommuns hyresmodell för skolor ... 22
12 Bilaga 2 Fördjupad analys av kostnader vid nybyggnad av för- och grundskolor i Sollentuna Kommun ... 25
1 Sammanfattande bedömning
EY Real Estate har fått i uppdrag att utvärdera Sollentuna kommuns hyresmodell för skolor och samt föreslå förbättringsåtgärder som ska leda till bättre styrning och ökad effektivitet i lokalutnyttjandet i Sollentuna kommun. Uppdraget har genomförts under perioden januari till mars 2015 genom intervjuer och analys av underlag för beslutet om ny hyresmodell. Vi har också tagit del av exempelkontrakt, genomfört ekonomiska analyser och undersökt marknadshyresnivåer samt studerat jämförbara kommuners system för hyressättning av skolor. Gymnasieskolor eller idrottshallar och andra lokaler har inte ingått i utvärderingen.
Utredningen inleds med en allmän bakgrundsbeskrivning avseende hyresmodeller.
Internhyror används numera ofta i kommunal verksamhet i syfte att göra brukarna medvetna om vad lokalerna kostade och motivera dem att ändra sina anspråk till en rimlig nivå. Tidigare betraktades ofta lokaler som något av en fri nyttighet. Därefter följer en beskrivning av hyresmodellen som tillämpades innan år 2013, samt den nya hyresmodell som infördes 2013. Vi anser att Sollentuna Kommun lyckats förverkliga de viktigaste målen med den nya hyresmodellen, vilket också styrks av de intervjuer som genomförts. Modellen har till stora delar haft önskad effekt när det gäller balans mellan inkomster och utgifter för fastighetsägaren, konkurrensneutralitet mellan verksamheter som hyr av kommunen och av privat fastighetsägare samt marknadsanpassning.
Dessutom upplever hyresgästerna att de har mindre åtaganden för lokaler och markskötsel än tidigare. Vi anser också att modellen har utgångspunkter som kan ge önskade incitament till lokaleffektivitet hos hyresgästerna. De kvantitativa delarna såsom nya modellens struktur, uppbyggnad och implementering tycks därmed har fungerat väl. Hyresnivåerna har blivit anpassade till marknadshyra och ökningen av skolpengen så att nivån anpassats bättre till jämförbara, närliggande kommuner.
Vi bedömer att ett marknadsmässigt direktavkastningskrav för skolor i Sollentuna, i februari 2015 ligger mellan 5,25 - 5,75%. Således visar vår genomgång att det är ekonomiskt möjligt att genomföra nyproduktion av skolor med av kommunen presenterade normala förutsättningar.
Hyresmodellen kan inte sägas vara transparent eftersom det inte finns någon
heltäckande beskrivning av hur hyresnivåerna sätts och att det i vissa fall inte går att följa hur hyressättningen beräknats. Vi ifrågasätter dock om modellen behöver vara transparent i alla delar, eftersom den utgår från principen om marknadshyra
Några kvalitativa delar av hyresmodellen så som etablering av hyres- respektive lokalråd och införande av energiincitament kvarstår delvis. Det finns även synpunkter på vissa brister i utformning av gränsdragningslistan gällande exempelvis snöröjning.
Vi rekommenderar att arbetet med energiincitament prioriteras, att uppföljning av gränsdragningslistan genomförs t.ex. vart tredje år samt att Sollentuna kommun etablerar rutiner för att följa upp NKI och klimatkorrigerad energiförbrukning. Vi
rekommenderar vidare att en genomgång görs av vilka investeringar i nybyggnad och ombyggnad av skolor och förskolor som bör prioriteras. Slutligen rekommenderar vi att
det bör finnas möjlighet att undanta exempelvis infrastruktur i form av tillfartsvägar, evakueringskostnader och gestaltningsprogram från underlaget för beräkning av hyra samt att kommunen avsätter särkskilda medel under de närmaste åren för dessa kostnader.
2 Projektinformation
2.1 Bakgrund
Sollentuna kommun beslutade i januari 2013 om ett nytt hyressystem för
verksamhetslokaler för förskolor och grundskolor. Systemet infördes 2013-07-01 i och med att nya hyresavtal började gälla. Tidigare hyresmodell hade genom åren blivit underfinansierad med stora underskott hos fastighetsägaren, vilket dock inte gällde för idrottshallarna. Hyresnivåerna var låga i förhållande till marknaden och skolpengen var låg i förhållande till jämförbara närliggande kommuner. Hyresmodellen hade bl.a. därför inte kunnat hantera expansionen och det ökade underhållet. På grund av detta
beslutade kommunledningen om en översyn och genomlysning av problematiken som resulterade i en ny hyresmodell. I samband med införandet beslutades också att hyressystemet skulle utvärderas inom två år.
2.2 Projektorganisation
Projektledare och kvalitetssäkrare har i detta uppdrag varit executive director Marianne Förander. Övriga deltagande konsulter har varit senior manager Anders Willborg och senior manager/auktoriserad fastighetsvärderare Caj Virta.
2.3 Syfte
Uppdragets syfte är att göra en utvärdering av genomförd ny hyresmodell för grundskolor och förskolor samt föreslå förbättringsåtgärder som ska leda till bättre styrning och ökad effektivitet i lokalutnyttjandet i Sollentuna kommun.
Följande aspekter ska enligt förfrågningsunderlaget beaktas i utvärderingen:
1. Ekonomiska effekter och konsekvenser vid ny-, om- och tillbyggnad.
2. Håller hyresmodellen över tiden, är den transparent och lättförståelig?
3. Finns bra incitament för effektivt lokalutnyttjande?
4. Nya mallar för hyresavtal med förändrad gränsdragningslista mellan hyresvärd och hyresgäst i förhållande till gamla gränsdragningslistan.
5. Bygger modellen på likabehandlingslistan?
6. Finns det kommuner i länet som använder sig av en liknande modell för hyressättning, eller skiljer sig skolpeng/hyresmodell så pass mycket att relevant jämförelse inte är möjlig?
7. Upplåtelse av verksamhetslokaler på icke verksamhetstid ska inte utvärderas i detta uppdrag.
2.4 Arbetsmetoder
Arbetet har skett i enlighet med den i december 2014 lämnade offerten. Uppdraget inleddes med ett uppstartsmöte med projektansvarig på Sollentuna kommun fastighetsstrategen Daniel Eriksson samt med representanter från Barn- och utbildningsnämnden, och f.d. ekonomichefen i Sollentuna kommun Håkan Wikman. Därefter har intervjuer genomförs med företrädare för verksamheten (Barn- och utbildningskontoret) och hyresgäster i form av rektorer och andra som ansvarar för fastigheter ute i skolorna samt företrädare för fastighetsägaren i form av Trafik- och fastighetskontoret.
Vi har vidare tagit del av rapporten ”Förslag till reviderad hyresmodell avseende för- och grundskolor i Sollentuna kommun” från Structor FM Projektutveckling AB daterad 2012-09-25 samt sammanträdesprotokoll från Sollentuna
kommunfullmäktige daterat 2013-01-16 (Dnr 2012/0584 KS-9) inkl bilagor i form av bl.a tjänsteutlåtande från Kommunledningskontoret (Håkan Wikman) daterat 2012-11-13. Slutligen har vi tagit del av kommunens beräkningar av nya
hyresnivåer i excel (”Samman_ingen förlorare nytt antal barn_rev kap 130213”) samt kapacitetsbedömningar avseende samtliga skolor.
Vi har också tagit del av exempelkontrakt, genomfört ekonomiska analyser och undersökt marknadshyresnivåer samt studerat jämförbara kommuners system för hyressättning av skolor.
3 Projektresultat och projektmål
3.1 Mål
Målet för utredningen är att utvärdera hyresmodellen för förskolor och grundskolor i Sollentuna kommun.
3.2 Avgränsningar
Vi har enligt överenskommelse med Sollentuna kommun utvärderat hyresmodellen för förskolor och grundskolor i Sollentuna kommun, Gymnasieskolor eller andra lokaler har inte ingått i utvärderingen. Inte heller idrottshallar har ingått, eftersom dessa sedan den nya hyresmodellens införande hyrs ut separat från
skolverksamheten av kultur- och fritidskontoret. Enligt uppdraget skulle upplåtelse av verksamhetslokaler på icke verksamhetstid inte utvärderas i detta uppdrag.
Enligt överenskommelse med uppdragsgivaren har analyserna främst utförts på grundskolor, men slutsatserna gäller för hyresmodellen i stort.
3.3 Tidplan
Projektet startade den 13 januari 2015 och avslutades den 15 mars 2015.
4 Allmänna utgångspunkter för hyresmodeller
Redan i början av 1990-talet började kommuner använda internhyror för den kommunala verksamheten. Syftet med internhyrorna var att göra brukarna medvetna om vad lokalerna kostade och motivera dem att ändra sina anspråk till en rimlig nivå. Tidigare betraktades ofta lokaler som något av en fri nyttighet.
Många kommuner har idag både kommunala och privata utförare i verksamheten, varför hyressättningsfrågorna blivit ännu mer aktuella på senare tid. Även inom andra delar av den offentliga sektorn som t.ex. statliga myndigheter tillämpas principer om att skilja ägandet från förvaltningen av en fastighet samt om
marknadsliknande hyressättning för att få en rättvisande kostnadsbild för statens utgifter.
Det finns i princip två huvudmodeller för hyressättning av offentliga lokaler, kostnadshyra eller marknadshyra.
4.1 Kostnadshyra
Inom den offentliga sektorn använder aktörer ibland begreppet kostnadshyra. Det finns olika definitioner av begreppet och olika sätt att beräkna kostnadshyror.
Således finns det inte någon vedertagen beräkningsmodell för en kostnadshyra.
Utgångspunkten i beräkningen är dock att en kostnadsbaserad hyra skall täcka alla kostnader som hör samman med en hyresgästs verksamhet inklusive ett avkastningskrav på fastighetens kapitalvärde. Hyresintäkter måste täcka kostnader för drift, underhåll, administration och eventuellt värme, elektricitet, vatten etc. Hyresintäkterna skall dessutom täcka nyinvesteringar i fastigheterna samt de minimikrav som ägaren ställt på kapitalavkastning, nämligen räntan på anskaffningskostnaden av fastigheten.
Kostnadshyra används också i samband med nyproduktion och benämns då produktionskostnadshyra. Produktionskostnadshyra, som används av
marknadsmässiga aktörer i fastighetsbranschen, är en form av marknadshyra eftersom parterna dvs. fastighetägare och hyresgäst är överens om hyresnivån.
4.2 Marknadshyra
Marknadshyra är den mest sannolika hyran mellan två oberoende parter på en öppen hyresmarknad.
Marknadshyra definieras normalt inte utifrån beräkningar eller kostnader utan istället sker jämförelser med hyror på hyresmarknaden för olika typer av lokaler i olika marknadslägen och därefter bestäms hyran. För att en marknadshyra skall kunna existera måste således en konkurrenssituation föreligga. I praktiken måste en faktiskt angiven marknadshyra definieras utifrån förutbestämda kriterier som t.ex. moderna kontorslokaler i A-läge, butiker i city läge eller hyresgästens omsättning. Hyresavtal tecknas vanligen med en fast hyra. Hyran är kopplad till KPI index och justeras årligen med hänsyn till inflationen. Förutom hyra betalar hyresgästen ofta fastighetsskatten som avser fastigheten. Fastighetsägaren ger ofta initiala hyresrabatter om det för tillfället är svårare att hyra ut lokalen, men hyran som står i hyresavtalet indikerar vad fastighetägaren anser att
marknadshyran egentligen uppgår till.
4.2.1 Omsättningshyra
En typ av marknadshyra är omsättningshyra. Hyressättningen för butikslokaler fastställs och justeras i denna modell utifrån butikens omsättning. Omsättningshyra innebär att hyran utgörs av en viss procent av butikens omsättning och är vanligtvis mellan 5-10%. Denna typ av hyreskontrakt kompletteras oftast med en minimihyra som utgör den lägsta hyra butiken betalar. Minimihyran konstrueras vanligen som ett
traditionellt indexkontrakt. Med en omsättningshyra regleras hyran efter hyresgästens omsättning och således efter dess betalningsförmåga.
4.2.2 Kapacitetsbaserad hyra
Även en hyra för skollokaler skulle i teorin kunna regleras efter skolverksamhetens omsättning. En minimihyra antas då som grund och sedan regleras hyran uppåt om skolverksamheten går bättre och ökar i omsättning och hyran minskar om det går sämre och omsättningen sjunker. Ett annat alternativ är att basera hyran på skolans möjliga nyttjande d.v.s. lokalens bedömda kapacitet. Hyran baseras i så fall på hur många elever som kapacitetsmässigt bedöms kunna nyttja lokalerna.
Detta utgör ett visst hyresbelopp per elev. Om nyttjandegraden ökar eller minskar i lokalerna kan hyran justeras upp eller ned i en sådan form av hyresmodell
4.3 Avtalslängd
I Sverige finns ett standardiserat hyresavtal som är framtaget av organisationen Fastighetsägarna. Hyresavtalet är baserat på en hyrestid om minst 3 år. Vid kortare hyresavtal kan en indexering av hyran inte appliceras eller ersättning för fastighetsskatt begäras. Dock kan dessa regleras med en fast höjning eller fast belopp.
Hyresavtal med korta hyreslängder tenderar att ha högre hyror jämfört med hyresavtal med längre hyresavtalstider som kan tecknas med lägre hyror.
Korta hyresavtal ger fastighetsägaren och hyresgästen mer flexibilitet.
Långa hyresavtal ger fastighetsägaren mer stabilitet och långsiktighet och möjlighet att räkna hem en större investering/hyresgästanpassning, medan hyresgästen blir bunden till en lokal under en lång tid.
4.4 Gränsdragning
Det är vanligt att man inkluderar en bilaga i hyresavtalet med en gränsdragningslista. Syftet med gränsdragningslistan är att klargöra
ansvarsgränser som gäller för hyreskontraktets parter som är hyresgäst och hyresvärd. Den part som har ansvaret, ombesörjer och bekostar att det som erfordras planeras, genomförs och dokumenteras. Områden som ingår i
gränsdragningslistor är ofta kostnader för media, drift och felhjälpande underhåll.
Med mediakostnader avses el, värme och vatten. Med drift avses åtgärd med en förväntad intervall under 1 år, för att upprätthålla fastighetens funktion. Drift omfattas oftast av yttre renhållning och städning,
myndighetsbesiktningar/kontroller, vatten & avlopp och övriga serviceavtal.
Felavhjälpande underhåll avser underhåll som syftar till att upprätthålla och återställa en funktion som oförutsett nått en oacceptabel nivå. Felavhjälpande underhåll utförs normalt efter tillsynsrapportering, besiktning, felanmälan eller larm och avhjälps normalt genom tillsyn, service, reparation eller utbyte.
Utbyte görs när funktionen inte går att återställa med underhåll. Detta gäller för byggdelar (såväl utvändigt som invändigt) som är så uttjänta att ytterligare underhåll ej är möjligt, utan de måste bytas mot nya motsvarande byggdelar.
Felavhjälpande underhåll och investering/utbyte indelas ofta i utvändigt underhåll av tex glasrutor och invändigt samt vatten & avlopp, värme och ventilation, kyla, elanläggning/installationer och teletekniska installationer.
4.5 Övriga avtalsvillkor
Vid hyressättning av hyreslokaler och bedömning av vad som är en marknadshyra utgår man från vad en marknadsmässig lokal har för standard och skick. Om hyresgästen vill att fastighetägaren utför större ändringar av lokalen,
verksamhetsanpassningar eller höjer lokalens standard, brukar fastighetsägaren ta ut en tilläggshyra för den åtgärden. Tilläggshyran löper oftast under hela hyresperioden.
Hyresavtalen har vanligen en uppsägningsperiod om 9 månader alternativt 12, 24 eller 36 månader för större lokaler. När det gäller större hyresavtal, med lång kontraktsperiod är det mer och mer vanligt att fastighetsägaren vill förlänga hyresavtalet redan innan uppsägningstiden för hyresavtalet inträffar.
Det kan finnas uppsägningsklausuler i hyresavtalet som berättigar hyresgästen att säga upp hyresavtalet i förtid och då utgår oftast viss straffavgift.
4.6 Allmänna trender gällande hyressättning
Numera blir det allt vanligare att använda så kallade ”gröna hyresavtal” som innebär att gemensamt energi- och miljöarbete kopplas till incitament. Hur dessa
”gröna hyresavtal” ser ut skiljer sig åt mellan olika fastighetsägare.
Energimyndigheten tillsammans med Fastighetsägarföreningen har tagit fram en standardiserad grön bilaga. De gröna hyresavtalen anses vara ett effektivt sätt att få hyresvärd och hyresgäst att tillsammans arbeta för minskad energiförbrukning och miljömässigt god fastighetsmiljö, särskilt när det gäller avtal med varmhyra.
5 Hyresmodellen för skolor i Sollentuna
5.1 Finansiering av lokaler för Sollentunas skolor
Sollentuna införde i mitten av 1990-talet barnomsorgscheck och skolpeng för att öka valfriheten och konkurrensen inom barnomsorgen och grundskolan. Detta har inneburit att föräldrar har möjlighet att välja barnomsorg och grundskola mellan kommunalt och privat drivna enheter i kommunen och utanför kommunen.
Villkoren för check och peng har redan vid införandet varit lika mellan kommunalt drivna och privat drivna verksamheter.
De fastigheter som fristående och kommunala skolor och förskolor i Sollentuna kommun bedriver verksamhet, i ägs nästan uteslutande av kommunen och både kommunalt drivna verksamheter och privata betalar hyra till kommunen för sina lokaler. Lokalerna för förskolor ägs till knappt 60% av kommunen och för grundskolor till knappt 95%. Beståndet av lokaler för förskola, skola och idrott (idrottshallar) innehåller totalt 122 000 kvm yta och verksamheterna i lokalerna bedrivs av totalt 60 enheter. Vid utvärderingstillfället i januari 2015 finns totalt 31 fastigheter som inrymmer verksamhet i form av grundskolor i Sollentuna kommun.
Sollentuna har en av landets störta andel friskolor i kommunen.
Huvuddelen av kommunens lokaler är uppförda under 1960-1970-talen. Under de senaste åren har ett omfattande byggande av nya lokaler och renoveringar genomförts, framförallt av skolor, förskolor och idrottshallar. Behovet av
nybyggnation och modernisering av skolor och förskolor är fortsatt stort i kommunen.
Lista över Sollentuna kommuns fastigheter med skoleverksamhet
Fastighetsbeteckning Benämning (hyresgäst)
Verksamhet Kommunal (K) Fristående (F)
Nybyggnadsår
Edsberg 10:30
Rudbeckskolan, del av Gärdesskolan, Kulturskolan
Kök: Fazer Food Services AB Skola K 1968/2008
Edsberg 10:30 Futuraskolan Kvarnskogen Skola/förskola F 2005
Eleven 1 Gärdesskolan Skola K 1957/2005
Examen 1 Rösjöskolan Skola K
1963/2002/04 /12 Exemplet 1
Edsbergsskolan
Kök: Fazer Food Services AB Skola K 1961
Handspegeln 1 Tegelhagens skola Skola/förskola K 1976
Helenelund 6:7
Helenelundsskolan
Kök: 1a-hg BUK, 2a-hg ISS Facility
Services AB Skola K 1965
Helenelund 7:7 Eriksbergsskolan Skola K 1968
Herrgården 1 Utbildning Silverdal Skola K
Morteln 1 Silverbäckens förskola och skola Inspira Skola/förskola F 2006
Mörten 3 Rälsen förskola/skola Norrviken Skola F
Nattsmygen 1
Stallets förskola och skola
AB Nyfiket lärande Sollentuna Skola/förskola F 1968 omb
Rektorn 1 Rälsen AB åk 4-9 i Rotsunda skola Skola F
Ringklockan 1 Gillbo skola Skola K
Ritblocket 3 Gröndalsskolan Skola K
Ritsalen 3
Futuraskolan Hertig Karl, Mikaelskolan,
Brageskolan (Tal- och språkcentrum) Skola F/F/K
Rollen 1 Kokalite Allévägen förskola/skola Skola/förskola F 1978
Rotstocken 2
Norra Strandskolan (Rotsunda Utbildning AB)
Familjedaghemmet Sagokullen Skola/förskola F
Sjöberg 7:4 Vittra Rösjötorp förskola (byggnad) Skola F 1978 Sjöstjärnan 1
Kärrdalsskolan,
I ur o skurkojan (pers.koop), Skola K/F 1974
Skölden 1 Skälbyskolan Skola K
Sådden 1
Häggviksskolan, Sollentuna musikklasser
Kök: 1a-hg BUK, 2a-hg ISS Facility
Services AB Skola K
Tallvirket 1 Töjnaskolan skola/förskola Skola/förskola K
Tentamen 1
Sollentuna international school (SIS) , Djupdalskolan,
Landstinget Habilitering Skola K/F
Träskon 1-3 Sofielundsskolan Skola K
Törnskogen 3:32
Vaxmoraskolan
KÖK: Faxer Food Services AB Skola K
Törnskogen 3:5 Vittra i Törnskogen förskola/skola Skola/förskola F 1978
Vinguden 1 Vibyskolan Ek För Skola F
Vinkelmåttet 5 Sollentuna resursskola Fenix Skola K
Vinättikan 4 Runbacka skolor (Runan) Skola/förskola K Vitsippan 2 Rälsen förskola/skola Viby Skola/förskola F 2001 Örnen 4
Norrvikens skola
(Norrviken Utbildning AB) Skola F 1960
Källa: Sollentuna kommun
5.2 Hyresmodellen innan år 2013
Den hyresmodell som Sollentuna kommun tillämpade innan år 2013 för skolor och förskolor utgick från en kallhyra per kvadratmeter. Hyresmodellen baserades på en schablonhyra i tre olika nivåer, 850 kr/kvm och år i kallhyra för äldre, icke renoverade lokaler, 1 025 kr/kvm i kallhyra för renoverade lokaler och 1 300 kr/kvm i kallhyra för nybyggda lokaler. Det fanns, så vitt vi förstår inga skriftliga riktlinjer som närmare beskrev hur indelningen av lokalerna i de tre olika kategorierna skulle gå till. Hyresnivåerna var generellt låga och speglade inte marknadens villkor för lokaler, vilket skapade en obalans mot de skolor som inte hyrde sina lokaler av kommunen. De skolor och förskolor som hyrde av annan fastighetsägare än Sollentuna kommun fick möjlighet att söka lokalbidrag för att kompensera mellanskillnaden mellan den kommunala hyran för skolor som var lägre och marknadshyra.
5.3 Brister i den tidigare hyresmodellen
Den tidigare hyresmodellen var kraftigt underfinansierad för fastighetsägaren.
Modellen var inte heller konkurrensneutral mellan verksamheter som hyrde av kommunen och av privat fastighetsägare. Hyresnivåerna var relativt låga och inte i paritet med marknaden. Även skolpengen var låg i förhållande till jämförbara närliggande kommuner. Dessutom fanns önskemål från hyresgästerna att ha mindre åtaganden för lokaler och markskötsel för att mer kunna fokusera på sin kärnverksamhet, att driva förskolor och skolor.
5.4 Principer för nya hyresmodellen från år 2013
Enligt uppgift från Trafik- och fastighetskontoret finns inte någon skriftlig
beskrivning av den nya hyresmodellen från år 2013. De underlag vi har tagit del av är dels rapporten ”Förslag till reviderad hyresmodell avseende för- och
grundskolor i Sollentuna kommun” från Structor FM Projektutveckling AB daterad 2012-09-25 och dels sammanträdesprotokollet från Sollentuna kommunfullmäktige daterat 2013-01-16 (Dnr 2012/0584 KS-9) inkl bilagor i form av bl.a
tjänsteutlåtande från Kommunledningskontoret (Håkan Wikman) daterat 2012-11- 13. Vi har också tagit del av kommunens beräkningar i excel av effekterna av den nya hyran, samt den nya skolpengen och kapacitetsbedömningar.
Efter en genomgång av underlagen för besluten om ny hyresmodell kan vi göra följande beskrivning av hyresmodellen:
För att marknadsanpassa hyrorna för förskolor och skolor i Sollentuna kommun valde kommunen att frångå en hyra enbart baserad på kvadratmeter och istället knyta lokalerna till hyresgästernas betalningsförmåga. Skolors betalningsförmåga beror på antal inskrivna barn eftersom skolorna får intäkter i form av skolpeng. För att knyta hyran till betalningsförmågan valde kommunen i den nya modellen att utgå från lokalernas förutsättningar att inrymma barn och elever i förhållande till lokalytan d.v.s. kapacitetshyra. Man ansåg att yteffektivitet och hyresnivå skulle ha en direkt koppling till varandra och vara grunden för hur marknadshyran i den nya modellen skulle sättas. I en strävan att uppnå marknadshyra utgår Sollentunas nya hyresmodell därmed ifrån kapacitetet hos de olika för- och grundskolorna justerat med ett antal kvalitativa parametrar.
En genomgång av bedömd kapacitet för varje skola genomfördes vilken ledde till att hyrorna höjdes med ca 30 till 40%. Samtidigt kompenserades skolorna via check- och pengsystemet för hyreshöjningen. Enligt de underlag från kommunen som vi tagit del av fick samtliga skolor en kompensation som minst motsvarade och i de flesta fall översteg hyreshöjningen.
Hur kommunens beräkning av de nya hyrorna gått till är inte helt tydligt i de
underlag vi har tagit del av. I vissa fall används en formel baserad på en bas i form av hyreskostnad per barn dividerat med skolans bedömda kapacitet samt ett index som varierar beroende på skolans skick och läge samt därutöver en faktor som varierar mellan 0,82 och 1.05, som vi antar avser bedömd beläggningsgrad eller liknande. I andra fall synes hyreshöjningen vara en beräkning utifrån en
ökningsprocent av tidigare hyra.
Kommunen önskade i samband med omläggningen till nytt hyressystem också teckna hyreskontrakten direkt med verksamhetschefer t.ex. skolchefer eller rektorer istället för kontrakt på central nivå inom kommunen. Samtidigt ville man avlasta verksamhetscheferna genom att erbjuda varmhyra, där t.ex. el, värme och vatten samt utvändig skötsel och underhåll ingår i hyran. Syftet med dessa
ändringar var dels att skapa incitament och förutsebarhet för de enskilda skolorna och dels att verksamhetscheferna i större utsträckning skulle kunna ägna sin tid åt skolverksamheten och inte åt fastighetsfrågor. Dessutom utformades mer
detaljerade gränsdragningslistor avseende tillsyn, skötsel och felahjälpande underhåll m.m.
Investeringar initierade av hyresgästen ska enligt den nya hyresmodellen finansieras via förändrade hyresnivåer och betalas av hyresgästen via ett hyrestillägg. Hyrestillägget beräknas som annuitet med avskrivning och kommunens internränta som kalkylränta.
En annan viktig princip i den nya hyresmodellen var att gymnastik och sporthallar inte ingår i hyresavtalet utan dessa hyr Trafik- och fastighetskontoret ut till Kultur och fritidskontoret som i sin tur hyr ut lokalerna till skolorna för en bedömd självkostnad med hänsyn taget till den andel skolan utnyttjar dessa.
Slutligen fanns ett antal initiativ i den nya hyresmodellen avseende t.ex. hyresråd, lokalråd och energiincitament. Samma hyresprinciper tillämpas för verksamhet som finansieras av kommunen oavsett om utföraren är kommunal eller privat.
Följande sammanfattande principer beskrevs för nya hyresmodellen vid tjänsteutlåtande från kommunledningskontoret daterat 2012-11-13:
• Samtliga hyresavtal för lokaler i egna fastigheter tecknads i normalfallet på 3 år med 3 års förlängning och en uppsägningstid om 9 månader.
Hyreshöjningar med mellan 30-40%.
• Konkurrensneutralitet vid hyressättning, d.v.s. samma principer gäller för verksamhet som finansieras via kommunen oavsett utförare (kommunal regi eller privat regi).
• Ett hyresråd med representanter för hyresgäst och hyresvärd inrättades för att hantera eventuella hyrestvister och hyresfrågor. Rådet leds av central funktion inom kommunen.
• Trafik- och fastighetskontoret möjlighet att tillsammans med hyresgästen förändra ansvarsförhållanden för vissa delar, exempelvid markskötsel och vissa löpande underhållsåtgärder.
• Ett lokalråd med representanter för hyresgäst och hyresvärd inrättas för att ständigt utveckla hyresförhållandet.
• Lokalbidraget avskaffas
I bilagan till tjänsteutlåtandet finns en mer fullständig lista på förändringarna.
6 Sollentunas skolor, skolpeng och kapacitet
6.1 Skolpeng
Skolpeng är ett belopp ur skattemedlen som kommunen delar ut till skolor för varje elev. Alternativet hade varit att tilldela varje skola en budget i form av en klumpsumma.
Skolpengen utgörs av ett grundbelopp för varje elev och ett tilläggsbelopp för elever med ett omfattande behov av särskilt stöd. Skolpengen ska inte bara täcka
undervisningen, utan även utgifter som t.ex. elevhälsa och måltider. Det är varje kommun som beslutar hur stora beloppen ska vara. Statistiska centralbyrån samlar i efterhand statistik om beloppen
Som en följd av införandet av en ny mer marknadsanpassad hyresmodell beslutade Sollentuna kommun att öka skolpengen väsentligt per barn till grundskolor i
kommunen. Följande jämförelse har gjorts av nu gällande skolpeng mot liknande, närliggande kommuner. Analysen visar att skolpengen i Sollentuna efter justeringen är mer i paritet med jämförda kommuner.
Jämförelse skolpeng skolcheck avseende 2014/2015 Kommun, årskurs Skolpeng skolcheck
kr/ månad
Skolpeng/skolcheck kr/år
Sollentuna
1-5 5 866 70 392
6-9 7 066 84 792
Danderyd
1-6 5 951 71 412
7-9 7 207 86 484
Vallentuna
6.2 Kapacitet samt nyttjandegrad
Hyrorna för förskolor och skolor i Sollentuna kommun har anpassats till marknadshyra genom att man knutit hyran för lokalerna till lokalens bedömda kapacitet i antal elever. En genomgång av bedömd kapacitet för varje skola genomfördes, vilken legat till grund för den hyreshöjning som genomförts i
samband med övergången till ny hyresmodell. Samtidigt kompenserades skolorna via check- och pengsystemet för hyreshöjningen. Enligt de underlag från
kommunen som vi tagit del av fick samtliga skolor en kompensation som minst motsvarade och i de flesta fall översteg hyreshöjningen.
Vi har genomfört analyser av respektive skolas lokalhyra per elev efter
hyresmodellens införande (avser kallhyra exkl tillägg för el m.m.) i förhållande till skolans bedömda kapacitet per elev jämfört med det antal elever som skolan enligt kommunens statistik hade inskrivna vid modellens införande år 2013.
Skillnaden i bedömd kapacitet och verklig kapacitet definieras som nyttjandegrad.
Vi kan konstatera att skolor med hög nyttjandegrad också har en låg lokalhyra per elev, vilket bekräftar att modellen fungerar. Några undantag finns dock där hyran synes förhållandevis låg trots låg nytthandegrad.
Vi har vidare jämfört Sollentuna kommuns bedömda kapacitet enligt de
beräkningar som använts i den nya hyresmodellen från 2013 med aktuell statistik från Skolverket över antal elever i respektive skola läsåret 2013/14.
Sammanfattningsvis kan konstateras att Sollentuna kommuns
kapacitetsbedömningar ligger över det antal elever som skolorna tagit in. Enbart i något fall har skolan samma antal elever eller fler än den bedömda kapaciteten. I något fall överstiger den av kommunen bedömda kapaciteten kraftigt antal intagna elever. En del av verksamheten har där inriktning mot elever med särskilda behov, vilket skulle kunna förklara en del av avvikelsen.
7 Hyresjämförelser
Syftet med att höja hyresnivåerna i den nya hyresmodellen var bland annat att nå en mer marknadsanpassad hyresnivå. Den nya hyresmodellen innebar t.ex. att hyrorna i snitt höjdes 30-40%.
För att kunna besvara om hyresnivån frågan om den nya hyresnivån ligger i marknadsnivån kan man jämföra mot hyresnivåer i Datscha (Datscha är en databas för marknadshyresnivåer som baseras på statistik bl.a. från
Lantmäteriverket).
1-5 5 325 63 900
6-9 6 408 76 896
Solna
1-3 5 113 61 356
4-5 5 637 67 644
6-9 6 117 73 404
Stockholm
0-3 6 380 76 560
4-6 6 711 80 532
7-9 7 806 93 672
Följande marknadshyror för utbildning i Sollentuna kommun
Område Låg (kr/kvm) Medel (kr/kvm) Hög (kr/kvm)
A - Sollentuna Centrum 1 200 1 400 1 600
B – Bredden 850 1 000 1 200
B – Edsberg 850 1 000 1 200
B – Häggvik 1 050 1 150 1 300
B – Norrviken 950 1 050 1 200
B – Rotebro 850 950 1 100
D - Övriga kommunen 850 900 1 100
Medel 943 1 064 1 243
Källa: Datscha – en informationsdatabas med marknadsinformation
I rapporten ”Förslag till reviderad hyresmodell avseende för- och grundskolor i Sollentuna kommun” från Structor FM Projektutveckling AB daterad 2012-09-25 anges också marknadshyresnivåer för skolokaler. Skollokaler som inte är nybyggda anses vara i intervallet 1 300-1 600 kr/kvm och för skollokaler som är moderna, upprustade eller nya i intervallet 1 700-2 300 kr/kvm. Vi tolkar detta som hyresnivåer per kvadratmeter för en normal lokal och enskilda variationer kan därför förekomma.
Vi har vidare jämfört hyresnivåerna per kvadratmeter för Sollentunas skolor enligt den tidigare, samt den nya modellen med referenshyresnivåerna enligt Datscha och kan konstatera att merparten av hyrorna ligger inom det spann som Datscha anger. Fem skolor har hyresnivåer som överstiger referenshyran enligt Datscha, men dessa understiger de nivåer som indikerats av Structor ovan.
Vi kan dock konstatera att Datschas områdesindelning i form av lägesranking inte är helt relevant, då vi anser att de högsta hyrorna betalas för nyproducerade utbildningslokaler samt i lägen där antalet elever är störst dvs. efterfrågan av utbildningslokaler är störst. Datschas hyresmaterial utgörs dessutom troligen i första hand av befintliga skolor och inte så många nyproducerade
utbildningslokaler. Trots allt visar Datschas hyresbedömning ett intervall för utbildningslokaler mellan 850 – 1 600 kr/kvm vilket vi bedömer som rimligt.
Vår erfarenhet av utbildningslokaler i kranskommuner till Stockholm är att dessa har något högre hyror än de nivåer som indikeras av Datscha. Hyresnivåer runt 2 000 kr/kvm BTA är inte ovanliga, om det avser effektiva skolokaler i modernt skick.
Vi kan av konkurrensskäl inte redovisa våra källor för dessa bedömningar.
8 Nyproduktion av skolor
8.1 Beräkning av kostnader för nyproduktion av skolor
Det som avgör om en fastighetsägare väljer att uppföra en ny byggnad är vilken
avkastning och risk en sådan investering skulle beräknas innebära. Detta beror i sin tur
på efterfrågan av lokaler och vilka hyresnivåer som hyresmarknaden tillåter, samt vilka avkastningskrav som fastighetsmarknaden kräver.
Fastighetsägaren utför oftast en grundläggande kalkyl för att undersöka vilka
marknadsförhållanden som måste finnas för att ett sådant projekt skall vara ekonomiskt försvarbart. Fokus på hyresnivån väljs eftersom det är den mest grundläggande faktorn som driver värdet på fastigheter. Det är den som skall återbetala investeringen samt generera vinst.
8.2 Ekonomiska effekter och konsekvenser vid ny-, om- och tillbyggnad kopplat till Sollentuna kommuns hyresmodell för skolor
Nyproduktionskostnaden av en skola bedöms i rapporten ”Förslag till reviderad hyresmodell avseende för- och grundskolor i Sollentuna kommun” från Structor FM Projektutveckling AB daterad 2012-09-25 uppgå till ca 26 000 kr/kvm
bruksarea (BRA). Vi bedömer kostnaden som rimlig då vår referens är Bygganalys med en bedömd kostnad om 17 000 – 20 000 kr/kvm BTA. (se kapitel 11.2)
Skillnaden mellan Bruksarea och Bruttoarea för en skola har antagits vara relativt liten. Vi har antagit 10 % i skillnad, d.v.s. BRA= 0,9 BTA. Kostnaden 26 000 kr/kvm BRA motsvarar ca 23 400 kr/kvm BTA.
Det bör givetvis göras en avstämning med offerter för att få en mer exakt
kostnadsbedömning och då efter detaljerad specifikation av byggnaden. Det kan även tänkas att en nuvarande skolbyggnad ska rivas så att en ny skolbyggnad kan uppföras på samma mark. Då bör en rivningskostnad även beaktas i
produktionskostnaden. Vi bedömer rivningskostnaden till ca 1 000 kr/kvm BTA.
Sollentuna kommun bedömer att lokalkostnadsdelen av skolpengen uppgår till 18 000 kr per elev och år. Det är hyran som kan betalas för skollokalerna.
Vi har som ett räkneexempel antagit nyproduktion av en skola för 600 elever. Den totala hyran motsvarar då 10,8 mkr per år (18 000krx600).
Sollentuna kommun har angivit att deras lokaleffektivitet är 9 kvadratmeter bruksarea (BRA) per elev. Det vill säga storleken på skolan bör vara 5 400 kvm BRA (600x9). Produktionskostnaden av byggnader anges i kronor per bruttoarea (BTA). Skillnaden mellan Bruksarea och Bruttoarea för en skola har antagits vara relativt liten. Vi har antagit 10 % i skillnad, BRA= 0,9 BTA. Skolan med en storlek 5 400 kvm BRA motsvarar ca 6 000 kvm BTA (5 400/0,9).
För att kunna bedöma om en nyproduktion/investering är lönsam så bör produktionskostnaden jämföras med fastighetens marknadsvärde är när
byggnaden är uppförd. För att beräkna ett marknadsvärde på en fastighet behöver man bedöma ett direktavkastningskrav för fastigheten. Direktavkastningskravet kan härledas från försäljningar av jämförbara för fastigheter. I detta fall en skola i Sollentuna kommun. Direktavkastningen kan beräknas om man sätter ett driftnetto i relation till marknadsvärdet. Driftnettot är ett nyckeltal som består av intäkter minus kostnader dvs. hyresintäkter minus drift- och underhållskostnader. Hyran motsvarar 2 000 kr/kvm BRA. (10,8 mkr dividerat med 5 400 kvm BRA). Drift- och underhållskostnaden är bedömd till ca 480 kr/kvm enligt uppgifter från Sollentuna kommun. Driftnettot kan således beräknas till 1 520 kr/kvm BRA.
Direktavkastningen kan beräknas till 5,85% med ett driftnetto 1 520 kr/kvm BRA dividerat med produktionskostnaden 26 000 kr/kvm BRA. Detta innebär att, om ett
nyproduktionen/investeringen lönsam. Vi bedömer att ett marknadsmässigt direktavkastningskrav i februari 2015 ligger mellan 5,25 - 5,75% för skollokaler.
Således bedömer vi att nyproduktion kan vara lönsam med ovan angivna normala förutsättningar.
Vid en jämförelse med den tidigare modell som Sollentuna kommun tillämpade vid hyressättning är vår bedömning att denna nya modell i större utsträckning skapar incitament för verksamhetsföreträdarna att vara återhållsamma vid beställning av nya skollokaler. Vår slutsats är att företrädarna är mer kostnadsmedvetna än om Sollentuna kommun exempelvis tillämpat en modell där samtliga skolor fått dela på ökade kostnader för ny-, till- eller ombyggnad av någon skola i kommunen.
8.3 Övriga kostnader vid nyproduktion av skolor
Det finns vissa övriga kostnader vid nyproduktion av skolor som inte är beaktade i beräkningen av produktionskostnader ovan. Detta beror på att vi anser att en hyresmodell ska kunna hantera förutsättningar som omfattar en ”normal” nivå av verksamheten. Det finns i princip ingen hyresmodell som kan hantera ”alla” möjliga situationer.
Sollentuna kommun står inför en rad nybyggnationer av skolor under viss tid fram över, men det är inte den normala nivån på lång sikt dvs. det kommer inte att byggas flera skolor varje år under en 20-30 år period. Vi anser således att kostnader som t.ex.
infrastruktur i form av tillfartsvägar, anläggning av parker och liknande,
evakueringskostnader för tillfälliga byggnader/lokaler under produktion och/eller gestaltningsprogram för nybyggnationen ska betraktas som specifika kostnader som uppkommer under denna tid. Denna typ av specifika kostnader bör enligt vår
uppfattning finansieras på ett annat sätt och borde inte omfattas av hyresmodellen.
Sammanfattningsvis innebär det att Sollentuna kommun kan behöva avsätta särskilda medel under de närmaste åren för att komma ikapp behovet av nya skolor men att detta betyder att kommunen därefter kan få en period med
minskade behov av investeringar, då fastighetsverksamheten mer kan ”löpa på”.
(Se även Bilaga 2)
8.4 Hyresgästanpassningar
Om hyresgästen initierar investeringar ska enligt den nya hyresmodellen detta betraktas som hyresgästanpassningar och finansieras via förändrade hyresnivåer som betalas av hyresgästen via ett hyrestillägg. Hyrestillägget beräknas som annuitet med avskrivning och kommunens internränta som kalkylränta. Om skollokaler har genomgått ny-, om- eller tillbyggnation är det väldigt viktigt att lokalerna är redan från början byggda och anpassade för verksamheten då hyran för dessa lokaler oftast är hög och då klarar oftast inte verksamheten en ytterligare lokalkostnad för en eventuell ytterligare lokalanpassning.
8.5 Nyproduktion av privat fastighetsägare
Det finns en möjlighet att låta en privat fastighetsägare med byggherre bygga nyproduktionen. Ett längre hyresavtal mellan fastighetsägaren och kommunen kan tecknas och sedan hyr kommunen i sin tur ut lokalerna till skolverksamheten. Det finns privata fastighetsaktörer som inriktar sin verksamhet mot investeringar inom samhällsfastigheter och skolfastigheter. Några exempel på sådana
fastighetsägare är Hemsö, Diligentia, Hemfosa och Rikshem.
Hyresnivån och övriga parametrar i vår analys av nybyggnader av skolor i
Sollentuna bedöms som rimliga för att ett projekt med detta upplägg kan vara fullt genomförbart. Vi bedömer i ett sådant fall att en byggkostnad kring 30 000 kr/kvm BRA, inklusive tillkommande övriga kostnader, är motiverad.
9 Måluppfyllelse av modellen
Generellt tycker vi att Sollentuna Kommun lyckats förverkliga de viktigaste målen med den nya hyresmodellen, vilket även styrks av de intervjuer som genomförts.
Modellen har till stora delar haft önskad effekt när det gäller balans mellan inkomster och utgifter för fastighetsägaren, konkurrensneutralitet mellan verksamheter som hyrde av kommunen och av privat fastighetsägare samt marknadsanpassning. Dessutom upplever hyresgästerna att de har mindre åtaganden för lokaler och markskötsel än tidigare. Vi upplever också att modellen har utgångspunkter som kan ge önskade incitament till lokaleffektivitet hos
hyresgästerna.
Vi bedömer att ett marknadsmässigt direktavkastningskrav för skolor i Sollentuna, i februari 2015 ligger mellan 5,25 - 5,75%. Detta innebär att nyproduktion av skolor kan vara lönsam med av kommunen presenterade normala förutsättningar
Enligt tjänsteutlåtande (2012-11-13) presenteras ett antal principer (se kapitel 5) som förväntar uppfyllas i den nya hyresmodellen. EYs uppföljning visar på följande
bedömda måluppfyllelse av modellen.
Princip för ny hyresmodell Ej uppfylld Delvis uppfylld
Uppfylld
3 års avtal med hyresgäster X
Hyresjusteringar mellan 30-40% X
Tydligare roll för Trafik- och fastighetskontoret
X
Konkurrensneutralitet vid hyressättning X
Etablera hyresråd X
Förändring av ansvarsförhållandet (gränsdragningslista)
X
Etablera lokalråd X
Avskaffat lokalbidrag X
Energiincitament X
Uppföljning (Nöjd kundindex,
lokaleffektivitet, energiförbrukning per kvm, ärende till hyresråd)
X
De kvantitativa delarna som nya modellens struktur, uppbyggnad och implementering tycks därmed har fungerat väl. Hyresnivåerna har blivit anpassade till marknadshyra och ökningen av skolpengen för att nivån anpassats bättre till jämförbara, närliggande
kommuner. Några kvalitativa delar som etablering av hyres- respektive lokalråd och införande av energiincitament kvarstår delvis. Det finns även synpunkter på vissa brister i utformning av gränsdragningslistan gällande exempelvis snöröjning. Det som varit nödvändigt att justera med den nya hyresmodellen, har lyckats, men och några principer av mindre vikt återstår.
9.1 Hyresråd
I förslaget till hyresmodell nämns även etablering av ett hyresråd vilket ska ha som syfte att ”behandla interna meningsskiljaktigheter” som t.ex. ansvarsfrågor i
hyreskontrakt. Vid vår genomgång har det inte ännu uppkommit sådana typer av meningsskiljaktigheter, som borde ha behandlats i ett hyresråd. Vi kan dock konstatera att få har känt till möjligheten att lyfta eventuella tvister till ett hyresråd och det finns därför behov av att kommunicera möjligheten till detta samt hur man går tillväga om man skulle vilja att det kallas till ett hyresråd. Frågan om hyresråd kan bli mer aktuell i samband med nyomläggningen av de befintliga hyreskontrakten efter tre år.
9.2 Lokalråd
Enligt förslaget till hyresmodellen skulle ett lokalråd med representanter från
”verksamheten, fastighetskontoret och kommunledningen” skapas för att ”utveckla hyresförhållande, ansvar och handhavande mm”.
Enligt uppgifter från Trafik- och fastighetskontoret har en handfull möten hållits på central nivå i kommunen där frågor avhandlats som skulle täckas in av ett lokalråd. Vår genomgång visar att det dock fortfarande finns behov att bjuda in fler representanter från Barn- och utbildningskontoret (som representerar de kommunala skolornas rektorer) till lokalrådet. . Vid vissa frågeställningar kan det även vara relevant att bjuda in de kommunala skolornas rektorer och representanter från friskolorna i ett utökat lokalråd.
9.3 Energiincitament
En av utgångspunkterna för den reviderade hyresmodellen var att energiincitament skulle hanteras i hyresavtalen, s.k. ”gröna hyresavtal”.
I förarbetet till hyresmodellen nämndes tre huvudgrupper av påverkan på energiförbrukningen:
• Energieffektiviseringar via investeringar
• Energioptimering via en aktiv drift, skötsel och underhåll
• Energianvändning via handhavande i lokalen.
Beroende på hur ansvaret är fördelat så finns det olika påverkan och intressen, varför det är viktigt att skapa gemensamma mål, intressen och incitament.
Till den reviderade hyresmodellen föreslogs att alla objekt skulle kartläggas avseende i första hand uppvärmning samt även elförbrukning om uppvärmning sker via
eluppvärmning. För objekten skulle ett klimatkorrigerat normalutfall, baserat på de senaste årens förbrukning beaktat eventuella extraordinära händelser, avseende
värmeenergi. Klimatkorrigering utförs genom att den del som påverkas av utetemperaturen korrigeras med SMHI graddagar för området.
Enligt förslaget skulle hyresgästen betala 30% av kostnaden för energiökningen över normalvärdet, d.v.s. den klimatkorrigerade energiförbrukningen som överstiger fastställt normvärde. För energiförbrukning som understiger normvärdet erhåller hyresgästen 50% av värdet av energibesparingen. Alla energieffektivisering som hyresvärlden låter utföra via investeringar räknas hyresvärden till godo med 200%. Normvärdet justeras utifrån beräknad effekt av utförd hyresåtgärd.
Slutligen föreslogs att, som uppföljning av vilka effekter en förändrad hyresmodell får, kommunen en gång per år mäter klimatkorrigerad energiförbrukning per kvm.
Vår genomgång visar att det finns gröna hyresbilagor till hyreskontrakt, men att Sollentuna kommun ännu inte fullt ut lyckats införa en fungerande process kring energiincitament. Flera av de som intervjuades saknade kännedom om att hyresmodellen avsåg innehålla incitament om energieffektivisering, men tyckte samtidigt att detta var ett väsentligt område att implementera.
9.4 Förändring av ansvarförhållandet - gränsdragningslista
Trenden idag är att fastighetsägarna vill skriva hyresavtal med så kallad kallhyra och hyresgästen ansvarar för taxebundna kostnader för lokalen. Detta görs främst för att man vill föra över risken för ökade driftskostnader på hyresgästen. Risken med kallhyra som också är en vanlig hyresform i andra länder, är att man inte tar ett samlat grepp över energiförbrukningen. Sollentuna kommun har därför, i syfte att samordna energieffektiviseringar samt att frigöra tid för rektorer och annan skolpersonal som ska fokusera på kärnverksamheten, valt att satsa på en hyresmodell med varmhyra.
En viktig del med den nya hyresmodellen var att tydliggöra ansvarförhållandet mellan hyresvärd och hyresgäst samtidigt som hyresgästens ansvar för lokalerna minskade. I beslutsunderlaget för ny hyresmodell föreslogs därför att hyresvärden d.v.s. Trafik- och fastighetskontoret tar ansvar för: värme-, el- vattenkostnader samt utvändig skötsel och underhåll, skötsel och underhåll av installationer, invändigt planerat och felavhjälpande underhåll medan hyresgästen bekostar tillsyn och skötsel invändigt i lokalerna och alla invändig skadegörelse. I förslaget svarar hyresvärden för att hantera utvändig
skadegörelse.
Vår uppföljning visar att Sollentunas kommuns val att investera i ett utökat
ansvarsförhållande för fastighetsägaren och en förändrad gränsdragningslista i stort sett upplevs som mycket positiv, men att det finns vissa oklarheter i ansvar gällande t.ex. snöröjning på parkeringsplatser. Vissa menar att hyresvärdens ansvar borde gått ännu längre gällande t.ex. utrustning och skötsel.
Trafik- och fastighetskontoret har upprättat underhållsplaner i enlighet med ambitionen i hyresmodellen och att vi tagit del av exempel på sådana planer som ser rimliga ut.
9.5 Uppföljning nyckeltal (Nöjd kund index mm)
I tjänsteutlåtande nämns att uppföljning ska göras årligen av de effekter som den nya hyresmodellen fått. Uppföljningarna ska avse, nöjd kundindex, lokaleffektivitet, klimatkorrigerad energiförbrukning per kvm, antal ärende anmälda till det interna hyresrådet. Vår genomlysning visar att inga av dessa uppföljningar ännu genomförs. Vi har inhämtat information från Trafik- och fastighetskontoret om att man under mars månad 2015 inlett ett arbete med NKI mätningar.
9.6 Likabehandling
Sollentuna kommun införde i mitten av 1990-talet barn omsorgscheck samt skolpeng.
Detta innebär att föräldrar har möjlighet att välja skola, dels mellan kommunalt och privat drivna verksamheter och dels verksamheter utanför den egna kommunen.
Villkoren har varit lika mellan kommunalt drivna och privat drivna förskolor och skolor.
Sollentuna tillämpar också en gemensam hyresmodell oavsett om det är kommunalt eller privat drivna skolor.
10 Slutsats och rekommendationer
Vår analys av de underlag vi tagit del av och de intervjuer vi genomfört visar att mycket fungerar bra i dagens hyresmodell och att de mål som Sollentuna kommun satte upp i stort sett har uppfyllts. Generellt sätt tycker vi att Sollentuna Kommun lyckats förverkliga de viktigaste principerna med modellen. Hyresnivåerna för Sollentunas skolor är sedan införandet av den nya modellen i nivå med
marknaden och skolpengen är i nivå med jämförbara kommuner. Vissa exempel kan dock finnas på hyresnivåer som avviker.
De intervjuade verksamhetsföreträdarna samt kommunala tjänstemännen är också i stort sett nöjda med hur den nuvarande hyresmodellen fungerar. De kvantitativa delarna som nya modellens struktur, uppbyggnad och implementering tycks har fungerat väl. Några kvalitativa delar som etablering av hyres- respektive lokalråd och införande av energiincitament kvarstår. Det finns även synpunkter på vissa brister i utformning av gränsdragningslistan gällande t.ex. snöröjning.
De frågor som Sollentuna kommun har ställt besvaras kortfattat nedan:
Vilka ekonomiska effekter och konsekvenser har modellen vid ny-, om- och tillbyggnad?
• Våra analyser och beräkningar visar att den nya hyresmodelen bör kunna hantera ny-, om-, och tillbyggnad vid normala förutsättningar. Vi anser dock inte att kostnader som t.ex. infrastruktur i form av tillfartsvägar, anläggning av parker och liknande, evakueringskostnader för tillfälliga
byggnader/lokaler under produktion och/eller gestaltningsprogram för nybyggnationen alltid ska betraktas som kostnader för lokalerna. Denna typ av specifika kostnader bör, i vissa särskilt motiverade fall finansieras på ett annat sätt och borde inte omfattas av hyresmodellen. Om skollokaler har genomgått ny-, om- eller tillbyggnation är det väldigt viktigt att lokalerna
är redan från början byggda och anpassade för verksamheten då hyran för dessa lokaler oftast är hög och verksamheten därför inte klarar ytterligare lokalkostnader.
Håller hyresmodellen över tiden, är den transparent och lättförståelig?
• Hyresmodellen kan inte sägas vara transparent eftersom det inte finns någon heltäckande beskrivning av hur hyresnivåerna sätts och att det i vissa fall inte går att följa hur hyressättningen beräknats. Vi ifrågasätter dock om modellen behöver vara transparent i alla delar, eftersom den utgår från principen om marknadshyra.
Finns bra incitament för effektivt lokalutnyttjande?
• Vi anser att den nya hyresmodellen kan skapa incitament för effektivt lokalutnyttjande eftersom hyran differentieras beroende på lokalens bedömda möjligheter att inrymma elever. Dock förutsätter detta att den kapacitetsbedömning som genomförts av kommunen är korrekt. Vi har i något fall påträffat avvikelser som kan tyda på att en korrigering av bedömd kapacitet behöver göras. Exempelvis kan kommunen behöva utreda om skolor som innefattar betydande verksamheter för elever med särskilda behov behöver kompenseras i modellen. Därutöver skapar den nya hyresmodellen incitament genom att hyresavtalet tecknas direkt med verksamhetsutövaren, som ansvarar för verksamhetens budget.
Hur fungerar de nya mallarna för hyresavtal med förändrad gränsdragningslista mellan hyresvärd och hyresgäst i förhållande till gamla gränsdragningslistan?
• De intervjuer vi genomfört visat att den nya, mer detaljerade gränsdragningsdistorna fungerar bättre än de tidigare.
Verksamhetsföreträdarna är positiva till att hyrorna numera är varmhyror, där el, VA, värme, varmvatten och ventilation ingår i hyran. Detta har avlastat verksamhetsföreträdarna vilket upplevs som positivt. Dock framkommer vissa önskemål om förtydliganden avseende exempelvis snöskottning, byte av lampor m.m.
Bygger modellen på likabehandlingslistan?
• Vi har inte kunna finna några skillnader i hyresmodellen avseende
hyresgäster i form av skolor i kommunal regi respektive skolor i privat regi.
Finns det kommuner i länet som använder sig av en liknande modell för
hyressättning, eller skiljer sig skolpeng/hyresmodell så pass mycket att relevant jämförelse inte är möjlig?
• Vid en genomgång av andra kommuner i länet har vi noterat att det är få som tillämpar liknande modell som Sollentuna. Dessutom skiljer sig nivåer på skolpeng samt system för hantering av lokalkostnader att jämförelse synes svår att göra inom ramen för detta projekt.
10.1 Rekommendationer
För att säkerställa en fortsatt väl fungerande marknadsanpassad hyresmodell rekommenderar vi följande:
• Gränsdragningslistan bör följas upp regelbundet förslagsvis var tredje år.
• Lokaleffektiviteten föreslås följas upp via kapacitetsgenomgångar exempelvis genom att jämföra bedömd kapacitet och faktiskt nyttjande.
• Att arbetet med energincitatment i enlighet med de gröna hyresbilagorna implementeras och prioriteras.
• Rutiner för att följa upp NKI (nöjd kund index) och klimatkorrigerad energiförbrukning bör etableras.
• Vid beräkning av kostnad för nyproduktion bör det i särskilt motiverade fall finnas möjlighet att undanta specifika kostnader såsom t.ex. infrastruktur (vägar), evakueringskostnader mm från beräkningsunderlaget för hyran.
• Att kommunen har beredskap för att avsätta särskilda medel för att täcka omfattande investeringsbehov de kommande åren t.ex. särskilda kostnader som anges ovan.
• Sollentuna kommun föreslås ta fram en investeringspolicy för i syfte att tydligöra och process och prioriteringar av olika investeringar.
11 Bilaga 1
11.1 Frågor till rektorer:
1) Bakgrund
a. Var det relevant att införa en ny modell?
b. Vilka för- och nackdelar fanns med den gamla modellen?
2) Genomförande
a. Hur skedde genomförandet?
b. Hur skedde kommunikation och information?
3) När den nya modellen kommit på plats
a. För och nackdelar med den nya modellen?
b. Varm och kallhyra
c. Håller hyresmodellen över tiden?
i. Klarar modellen hantera hyror för nya skolor
ii. Ny-, om- och tillbyggnad? (investeringar hur görs dem.) d. Är alla delar införda som diskuterades?
i. Lokalråd?
ii. Hyresråd?
iii. Energiincitament?
e. Synpunkter kontrakts längd f. (Moms – privata)
4) Likabehandling
a. Skillnader med nya modellen kommunal/friskole
b. Skillnader i de fall elever kommer från grannkommuner kommunal/friskolor
5) Hur ser skolsituationen ut i era lokaler
a. Kapacitet/vad som angav i inventering b. Ev renoveringsbehov
6) Hur ser skolsituationen ut generellt i kommunen. Kommande lokalbehov.
11.2 Intervjuer:
Daniel Eriksson, fastighetsstrateg, Trafik- och fastighetskontoret Manfred Holmelin. rektor Utbildnings Silverdal
Åse Mellerstedt, rektor Sollentuna musikklasser Joakim Nyman, intendent utbildning Rotebro
Niclas Sandberg, konsult Structor FM Projektutveckling AB Björn Engblom projektledare
Friskolorna riksförbund Marita Andersson, VD Inspira
Martin Nilsson, Barn- och utbildningskontoret
Oscar Cabrera Acevedo, Barn- och utbildningskontoret
11.3 Ekonomiska effekter och konsekvenser vid ny-, om- och tillbyggnad kopplat till Sollentuna kommuns hyresmodell för skolor
11.3.1 Produktionskostnad enligt Bygganalys, http://www.bygganalys.se/
Areabegrepp
