Regionservice. Målstyrning

Regionservice

Målstyrning

• Presentation

• Bakgrund och utmaningar

• Syfte med målstyrning

• Beskrivning av målstyrningsmodell

• Verktyg för visualisering, analys och uppföljning

• Från data till beslut – struktur, metod och verktyg – förhållande till delarna i en kontinuerlig process

• Effekter

Innehåll

Presentation

Kort om Regionservice

Vi är cirka 3 200 anställda och med en omsättningen på cirka 4 miljarder kronor.

Vi levererar service till

• 18 sjukhus

• vårdcentraler - Närhälsan

• folktandvårdkliniker - Tandvården

• regionens övriga verksamheter och bolag

• bland våra kunder finns också kommuner

Organisation

Regionservice under ett år

> förmedlar 5 miljoner telefonsamtal och 6 300 akuta larm

> hanterar 1 200 000 leverantörs- och

kundfakturor, samt 1 443 000 patientfakturor

> kör transporter motsvarande 35,6 varv runt jorden

> levererar 4,6 miljoner måltider

> levererar 650 000 hjälpmedel

> registrerar 42 000 ärenden och handlingar i diarierna

> tvättar 10 000 ton textilier

> upphandlar varor och tjänster till ett värde av 8 miljarder kr

> upprättar 619 000 lönespecifikationer

Regionservice vision

Sveriges ledande servicepartner

inom vården.

Regionservice uppdrag är att återföra medel till kärnverksamheten samt öka kvalitet och koncernnytta i serviceverksamheterna

Regionservice uppdrag

Sveriges ledande servicepartner

inom vården

FAS I

Samordning och konsolidering

FAS II

Standardisering och professionalisering

2009 2010

2007 2008 2011 2012

Många arbetssätt

Olika processer

Stor geografisk spridning

Olika ledningssystem Olika kulturer

Olika styrningssätt Olika

historiska beslut

Olika kundkrav

Olika

ägarkrav Öka förtroendet

Stärka servicekulturen Standardisering

Konsolidering

Säkerställa sänkta kostnader

2013 2014

Effektivisering per år Regionservice

Mnkr

300

0 20 40 60 80 100 120 140

2008 2009 2010 2011 2012 2013

Målsamband

Fokus i triangeln beror på typ av tjänst och nuläge

Syfte med målstyrning

Jag vet vad som är viktigast, hur det går och

jag agerar i linje med det!

Dvs. att alla i organisationen säger:

Säkerställa att medarbetare känner till, förstår och agerar i linje med strategin

FOKUSERA VISUALISERA AGERA

Regionservice målstyrningsmodell

1. Relevanta mått för att kunna agera i linje med strategin

2. Målgruppsanpassad visualisering

3. Uppföljning som säkerställer att information leder till beslut

Styrningen är kartan och kontroll är instrumentpanelen

Var är vi?

Vart ska vi?

Hur når vi dit så fort som möjligt?

Att vi gör rätt saker Frågor:

Svar:

Effekt:

Prioriterat mål; strategiska förändringsområden

Vad behöver vi ha koll på för att vi inte ska köra i diket eller stanna?

Att åtgärder genomförs i tid Frågor:

Svar:

Effekt:

Varningslampor som täcker många kontrollområden

Styrning

(Proaktivt agerande)

Kontroll

(Reaktivt agerande)

Tillvägagångssätt för effektiv visualisering

Behov

Målgrupp Situation

Ledningsgrupp Beslutsmöte med diger

agenda, lite tid, måste prioritera det viktigaste Säkerställ reaktiva

åtgärder i tid och skapa

en känsla av kontroll

Metod för uppföljning

Styrande/Proaktiv Bevakande/Reaktiv

Vart ska vi

agera?

Vad ska

göras?

Säkerställa att det görs!

Analys – Varför?

Beslut!

Aktivitetsuppföljning – Vad, vem, när?

Styrande/Proaktiv Bevakande/Reaktiv

Vart ska vi agera?

Vad ska göras?

Säkerställa att det görs!

Analys – Varför?

Beslut!

Aktivitetsuppföljning – Vad, vem, när?

Proaktiv analys som grund för beslut

Orsak - varför presterar vi som vi gör?

Prognos - hur blir styrperioden givet vad vi vet nu?

Följdeffekter - har eller riskerar vårt nuläge att ge andra negativa konsekvenser inom andra områden?

Åtgärdsförslag - Vilka beslut måste fattas?

Kontrollkort Qlikview

Analys Qlikview

Grunden för bra analys är en tydlig frågeställningar och delfrågor

Vilken är den övergripande frågeställningen analysen ska svara på?

Vilka delfrågor måste vara lösta för att kunna svara på den

övergripande frågan?

Vilka analyser behövs för att kunna svara på respektive delfråga?

Vilken data krävs för att kunna göra den efterfrågade analysen?

T ex

Varför har våra fakturor per timme minskat senaste månaden?

Hur har

personalsituationen sett ut?

Har vi behövt hantera kunderna

annorlunda?

Har vi själva följt processerna?

Frånvaron

Kompetens hos aktuell bemanning

Nya kunder

Nya behov

Frånvaro (dagar)

Kompetensgap (Index)

Snittid per kund (h)

Utleveranser enligt standard (%)

Processavvikelse Processavvikelser (#) Rätt inleveranser av

underlag

Inleveranser enligt standard (%)

För att summera….

1. Relevanta mått för att kunna agera i linje med strategin

2. Målgruppsanpassad visualisering

3. Uppföljning som säkerställer att information leder till beslut

FOKUSERA

VISUALISERA

AGERA

Process för uppföljning i ledningsgrupper

1. Målstyrning publiceras

2. Förberedelse

Fokus för styrningen

• Samtliga indikatorer

• Analys

• Förbättringar

• Ansvarig

• Deadline Fokus för kontroll

• Röda områden

• Analys

• Åtgärdsförslag

• Ansvarig

• Deadline

Fokus på att besluta om aktiviteter…

…inom styrningen

• Samtliga indikatorer

…inom kontroll

• Röda områden

4. Kommunikation

Kommunikation till all personal om styrning

• Mål

• Resultat

• Beslutade aktiviteter

Kommunikation till relevant personal om kontroll

• Röda områden

• Acceptabla nivåer

• Resultat

• Beslutade aktiviteter

Fokus på att följa upp beslutade aktiviteter inom styrning och röda

kontrollområden

1. Målstyrning publiceras

2. Förberedelse 3. Månatligt ledningsmöte

5. Ev. mellanliggande ledningsmöten

Styrkort Kontrollkort

Uppföljning 2014 – 19 ledningsgrupper

Resp. Distrikt Gemensam

Produktion*

Administrativt centrum*

LGR Servicenämnden

Se nästa bild

Per enhet Per enhet (exkl.

kundservice, miljö)

Per enhet Inköp*

Nedbrytning styr- och kontrollkort för AC 2014

Gemensam

Service Kompetenscentrum Lön/Fakturaservice

Administrativt Centrum

Telefoni Utb./Konf. Arb.pl.serv.

Tjst.id. Diariet

Resp.

priomål

Informationsförsörjningsprocessen

Data Information Kunskap Korrekta beslut

Strukturerad och ostrukturerad data i verksamhetssystem

…

…

…

verksamheten i linje med mål

Informationsförsörjningsprocessen

Data Information Kunskap Korrekta

beslut

Strukturerad och ostrukturerad data i verksamhetssystem

…

…

… som förflyttar

verksamheten i linje med mål

StrukturMetoderktyg

Orga

nisa tion

Informa- tionsmodell

Målstyrning

Qlikview

Behov Behov

Behov

Effekter av målstyrning

Frigör tid – fokus på rätt frågor i ledningsgruppen

Frigör tid från manuell sifferproduktion i Excel. Qlikview lyfter upp relevant information för uppföljning av måluppfyllelse och gör den visuell.

Frigjord tid från arbete med att ta fram nyckeltal manuellt läggs på analys och åtgärd inom de områden, som avviker från målet.

FOKUSERA

VISUALISERA

AGERA

MÅLUPPFYLLELSE