ATTESTINSTRUKTION FÖR KOMMUNSTYRELSEN FÖRVALTNING 102

(1)

ATTESTINSTRUKTION FÖR

KOMMUNSTYRELSEN FÖRVALTNING 102

Gäller from 2014-02-01

Datum:

Version:

Förvaltning:

Enhet:

2013-12-20 Förslag

KOMMUNSTYRELSEN

Förvaltningsavdelningen/administrativa enheten

(2)

2

Innehållsförteckning

1. Attestinstruktion ... 3

1.1 Vad innebär attest ... 3

1.2 Ansvarsfördelning ... 3

1. 3 Specificering av tillämpningsanvisningarna……….. ... 3

1.4 Förteckning över attestberättigade ... 4

1.5 Budget- och utfallsrapporter ... 4

2. Specifikation av attesträtt - UTGIFTER ... 4

2.1 Huvudregel ... 4

2.2 Undantag från huvudregel ... 5

3. Specifikation av attesträtt - INTÄKTER ... 7

3.1 Huvudregel ... 7

3.2 Undantag från huvudregel ... 7

4. Specifikation av behörighetsattest ... 8

Bilagor Specifikation över beslutsattestanter ... 9

KS-beslut 941026, Riktlinjer för representation ... 11

(3)

3

1. ATTESTINSTRUKTION

Kommunfullmäktige fastställde 2008-11-27 (bihang 126/2008) attestreglemente för Malmö stad.

Till reglementet finns kompletterande kommungemensamma tillämpningsanvisningar.

Attestinstruktionen för stadskontoret innehåller nämndsspecifika tillämpningsanvisningar för kommunstyrelsens egen förvaltning samt förteckning över ekonomiska situationer då rätten att teckna beslutsattest avviker från det i budgetinstruktionen angivna budgetansvaret.

1.1 Vad innebär attest?

Med attest menas att intyga att kontroll av en ekonomisk händelse utförts utan anmärkning.

1.2 Ansvarsfördelning

Kommunstyrelsens ordförande och vice ordförande samt stadsdirektördirektör har generell attesträtt för förvaltningen

Beslutsattesten följer i normalfallet budgetansvaret. Varje avdelningschef ansvarar därutöver för att utse gransknings och övriga beslutsattestanter inom sina respektive avdelningar.

Avdelningschefen ansvarar för att utsedd attestant har kunskap om vad attesträttens innebär och vilket ansvar som följer denna enligt reglemente och tillämpningsanvisningar.

Granskningsattestanten och beslutsattestanten är ansvarig var och en för sig för de kontroller som ska utföras i samband med attest.

Attesten intygar att kontrollåtgärderna utförts. Kontrollen om att anslag finns disponibelt förutsätts ske före beslut om ekonomiskt åtagande. Beslutsrätten begränsas alltid av anslagna medel och/eller av direktiv och riktlinjer som anges av överordnad eller särskilda beslut.

Beslutsattest får inte utföras av den som ska ta emot in- eller utbetalningen. I sådant fall ska chef närmast över beslutsattestera. För stadsdirektören gäller att kommunstyrelsens ordförande utför beslutsattest.

Det är inte heller tillåtet att beslutsattestera utgifter eller utlägg/inköp som avser överordnad chef eller egna kostnader. Detta gäller även kostnader/intäkter som påförs via bokföringsorder.

Ersättare för beslutsattestanten är alltid den person som i allt övrigt är utsedd att överta

beslutsattestantens ansvar och befogenheter. Det är endast då ordinarie beslutsattestant inte är i tjänst som ersättaren medges attesträtt.

1.3 Specificering av tillämpningsanvisningarna

Alla som medverkar i förvaltningens ekonomiska hantering ska genomföra rimlighetskontroller.

Vid upptäckt av brister ska rapportering ske till närmaste arbetsledare eller till den ekonom på administrativa enheten som är kontaktperson för verksamheten.

Om beslutsattest görs genom namnunderskrift ska denna göra med varaktig skrift.

Namnunderskrifterna ska behörighetsattesteras. Tillfälligt förordnad beslutsattestant ska dessutom datera gjord attest.

Vid fakturering gäller underskrift av faktureringsunderlag som attest av inkomsten, i de fall då kundfaktura inte attesteras digitalt.

(4)

4

Vid ombokningar av transaktioner ska det noteras, både på bokföringsordern och i det ursprungliga verifikatet, vad som blivit ombokat, datum för ombokningen, kodsträng för ombokningen och vem som initierat ändringen. Bokföringsorderns verifikationsnummer ska noteras och signeras på originalverifikatet efter registrering i ekonomisystemet. Bokföringsorder får inte beslutsattesteras av den person som registrerar ombokningen i ekonomisystemet, undantaget justerings/hänsynsposter.

1.4 Förteckning över attestberättigade

Administrativa enheten ska hålla särskild förteckning över de personer som har beslutsattest och deras ersättare aktuell. Aktuell förteckning med namnteckningsprov kopplat till arbetsplats ska förvaras av administrativa enheten.

Attestberättigade befattningshavare ska finnas upptagna med namn och namnteckningsprov på särskild blankett. Blanketten ska förvaras på Förvaltningsavdelningen, administrativa enheten.

Attesträtt för uppdrag som definieras med koddelen objekt uppdateras kontinuerligt efter beslut från Stadsdirektören.

1.5 Budget och utfallsrapporter

Administrativa enheten ska tillse att attestberättigad befattningshavare har tillgång till rapporter i ekonomisystemet som kan tjäna som underlag för den besluts- och attestberättigades bedömning av det ekonomiska läget.

2. SPECIFIKATION AV ATTESTRÄTT - KOSTNADER

2.1 Huvudregel

Budgetansvarsprincipen. Budgetansvaret regleras i budgetinstruktionen.

Attestsituation Beslutsattestant Anmärkningar

1. Inköp och

personalkostnader inom ramen för verksamhetens normala drift

Budgetansvarig

2. Inköp enligt fastställd

investeringsplan Stadsdirektör, avdelningschef

3. Egna kostnader Överordnad chef

(5)

5

2.2 Undantag från huvudregeln

Generell beslutsattest

4. Utgifter inom samtliga kostnadsställen inom Förvaltning 102 Kommunstyrelsen

Stadsdirektören Den generella attesträtten gäller endast då ordinarie beslutsattestant eller dennes ersättare inte är i tjänst eller när det av annat skäl bedöms nödvändigt att attest utföres 5. Utgifter inom samtliga

kostnadsställen inom en avdelning

Avdelningschef Attesträtten gäller endast då ordinarie beslutsattestant eller dennes ersättare inte är i tjänst eller när det av annat skäl bedöms nödvändigt att attest utföres

6. Balansräkning Enhetschef för administrativa enheten

Personalkostnader

Attestsituation Beslutsattestant Anmärkning

7. Lönerevision för

stadsdirektör Arbetsgivarutskottet 8. Ersättning till

förtroendevalda Sekreteraren vid sammanträdet 9. Personalkostnader/lön-

etyrande uppgifter Enhetschef eller sektionschef Avser chef med personalansvar men inte budgetansvar

Övriga kostnader

Attestsituation Beslutsattestant Anmärkning 10. Personalrepresentation,

(intern representation), kurs och konferens för kommunstyrelsens ordförande och förste och andre vice

ordförande

Stadsdirektör Formkrav enligt

tillämpningsanvisningarna 9§.

Riktlinjer enligt bilaga.

(6)

6

11. Representation Chef närmast över Formkrav enligt

Chef närmast över attesterar hela representationskostnaden.

I fall då stadsdirektören själv deltar attesteras

stadsdirektörens kostnader av kommunstyrelsens ordförande.

12. Representation för kommunalråd, politiska sekreterare och

kommunstyrelsens ledamöter

Enhetschef för kanslienheten Formkrav enligt

13. Administrations- kostnader, kostnader för kurs, konferens, resor, hotell och personliga utlägg för kommunalråd, politiska sekreterare och

kommunstyrelsens ledamöter

Enhetschef för kanslienheten Avser kostnader upp till 5 000 kr. Kostnader därutöver beslutsattesteras av

kommunstyrelsens ordförande.

Formkrav enligt

14. Rekvisition av handkassa,

dagskassa/växelkassa

Enhetschef för administrativa enheten

15. Bokföringsorder Enhetschef för administrativa enheten

Controller/verksamhetens kontaktekonom

Kamrer

Redovisningsassistent/

Redovisningssekreterare inom adm. enhet

Omföring av kostnader med resultatpåverkan ska ske i samråd med budgetansvarig, undantaget rättelser av felkodningar och

uppbokningar i samband med månadsstängning och bokslut.

16. Kostnader för

skadeåtgärder Skadesamordnare (sekreterare

inom administrativa enheten) Budgetansvarig vidaresänder granskad faktura jämte skadeanmälan

17. Kostnader inom kommunstyrelsens projekt och utredningsanslag respektive

omstruktureringsanslag

Chef för den avdelning inom stadskontoret som handlagt ansökan.

Utbetalas och beslutsattesteras i enlighet med beslut

18. Kostnader med beslut av näringslivsutskottet eller på delegation av näringslivsutskottet

Avdelningschef för

Näringslivavdelningen Utbetalas och beslutsattesteras i enlighet med beslut

19. Kostnader för

stadigvarande Enligt bilagd specifikation över beslutsattestanter

(7)

7

medlemsavgifter och bidrag

20. Centrala

pensionärsrådet Enhetschef för vård och

omsorgsenheten Gäller ej arvoden

21. Borgerlig förrättning Enhetschef för Administrativa enheten

22. Balansräkningens

kostnadsställe Kamrer Ersättare enhetschef för

administrativa enheten 23. Pensionsförsäkringar Enhetschef för administrativa

enheten

3. SPECIFIKATION AV ATTESTRÄTT – INTÄKTER 3.1 Huvudregel

Budgetansvarsprincipen. Budgetansvaret regleras i budgetinstruktionen.

1. Intäkter Budgetansvarig

3.2 Undantag från huvudregeln

2. Intäkter avseende anslaget för arbetsmarknads- och

vuxenutbildningsutskottet

Controller/verksamhetens kontaktekonom inom administrativa enheten

Avstämmes med respektive chef

3. Förvaltningsinterna OH-

intäkter Controller/verksamhetens

kontaktekonom inom administrativa enheten

4. Bokföringsorder Enhetschef för administrativa enheten

Controller/verksamhetens kontaktekonom

Kamrer

Redovisningsassistent/

sekreterare inom administrativa enheten

Omföring av intäkter med resultatpåverkan ska ske i samråd med budgetansvarig, undantaget rättelser av felkodningar och

uppbokningar i samband med månadsstängning och bokslut.

5. Intäkt från kommunstyrelsens anslag för projekt- och utredningar eller

omstruktureringsanslag

Controller/verksamhetens

kontaktekonom Ombokning i enlighet med

beslut

(8)

8

6. Balansräkningens

kostnadsställe Kamrer Ersättare enhetschef för

administrativa enheten

4. SPECIFIKATION AV BEHÖRIGHETSATTEST

Situation Behörighetsattestant Anmärkningar

1. Lönestyrande uppgifter HR-administratör inom administrative enheten/HR- konsult

Sekreterare inom kanslienheten Stadsdirektörens sekreterare 2. Kassainbetalningar/

utbetalningar Enhetschef för administrativa enheten

Kamrer

HR-administratör

(9)

9

Bilaga: Specifikation över beslutsattestanter

Stadigvarande bidrag och medlemsavgifter

WMU-resor Enhetschef för

kanslienheten

WMU fastighetsunderhåll Enhetschef för

kanslienheten

1) WMU Citadellskolan hyra Enhetschef för

kanslienheten 1) WMU tillbyggnad av Tornhuset hyra Enhetschef för

kanslienheten

Partistöd Enhetschef för

kanslienheten

FN-föreningen Stadsdirektör

Konsthögskolan fastighetsunderhåll Enhetschef för administrativa enheten

2) Konsthögskolan hyra Enhetschef för

administrativa enheten Medlemsavg Union of Baltic Cities Avdelningschef för

Samhällsplaneringsavd.

Sustainable business Hub Enhetschef för

administrativa enheten Romeleås & - och sjölandskommittén Stadsdirektör

Medverkan i Skånemässan

Enhetschef för Turismenheten

Öresundskommittén Stadsdirektör

Medlavgift Baltic Development Forum Avdelningschef för Samhällsplaneringsavd.

Institutet för framtidsforskning Avdelningschef för Samhällsplaneringsavd.

Gästprofessur Malmö Högskola Willy Brandts minne Avdelningschef för Samhällsplaneringsavd.

Medlemsavgift Eurocities Avdelningschef för

Kungsparken - Kårhus Enhetschef för

Segeåprojektet Enhetschef för

kanslienheten

Öresundsinstitutet Stadsdirektör

Inst för hållbar Stadsutveckling ISU Avdelningschef för Samhällsplaneringsavd.

Kommunförbundet Skåne förb.avgift Stadsdirektör

Kommunförbundet Skåne, Ledningsfordon Stadsdirektör

Kommunförbundet Skåne KEFU Stadsdirektör

Kommunförbundet Skåne Business Region Skåne AB Stadsdirektör

SKL - förbundsavgift Stadsdirektör

(10)

10 STIM-avgifter o SAMI (Svenska Artisters och Musikers

Intresseorganisation) Claes-Inge Wennström

3) Folkets Park Enhetschef för

Drömmarnas Hus, bidrag Enhetschef för

Malmö stads pris trav och galopp Enhetschef för

Malmö brandkårs orkester Enhetschef för

Museispårvägen Enhetschef för

European Cities Against Drugs Avdelningschef för

Förvaltningsavdelningen

Stambanan.com (medlemsavgift) Enhetschef för

administrativa enheten Media Evolution (tidigare Moving Media Southern Sweden) Avdelningschef för

Näringslivsavdelningen Kluster initiativ Samhällssäkerhet (medlemsavg) Avdelningschef för

Förvaltningsavdelningen Spårvagnsstäderna SPIS (medlemsavgift) Avdelningschef för

Kriminellas revansch i samhället (KRIS) Avdelningschef för Förvaltningsavdelningen Procura+ (ICLEI) (medlemsavgift) Kommunstyrelsens ordför.

MalmöLund (medlemsavgift) Stadsdirektör

Internränta Solens finger Enhetschef för

Lån 115/B Sv Brukshundsklubben Enhetschef för

Lån 227 KFUM/KFUK Enhetschef för

Lån 69/B och 93/B Malmö nation Enhetschef för

Lån 89/B DHR Stiftelsen Sommarsol Enhetschef för

administrativa enheten Lån 101/B Stiftelsen Sjömanskyrkan Malmö Enhetschef för

Lån 110/B Malmö Missionsförsamling Enhetschef för

administrativa enheten Lån 114/B Limhamns Missionsförsamling Enhetschef för

(11)

11

(12)

12

(13)

13

(14)

14

(15)

15