FKON 2014 Styrelsen styr - ekonomi oktober 2014

(1)

FKON 2014

Styrelsen styr - ekonomi oktober 2014

www.pwc.se

(2)

PwC

Titeln

Vad måste man ha koll på och hur gör man för att få fram nödvändiga ekonomiska rapporter för bra beslut? Alla i styrelsen är sannolikt inte vana att läsa rapporter och bedöma läget.

2 oktober 2014 FKON 2014

(3)

Om du är helt nöjd med hur det fungerar idag ska du inte ändra på något i ditt sätt att arbeta– motsatsen gäller

också.

(4)

PwC

Kontroll

Styrelsen är alltid ansvarig för allt!

Förvaltar resurser på uppdrag av medlemmarna

Förmåga att uppfylla medlemmars och andra intressenters krav Varumärket Friskis & Svettis värde

(5)

Styrelsens uppgift

Besluta

^{Följa upp}

Analysera Förbättra

Styra föreningen -

Strategi

Kontroll

Leda

(6)

PwC

Styrelsens roll som beslutsfattare och beställare

Analysera

Har vi tillräckligt med

information?

Definiera informationsbehov Beställ

Idé Händelse

Besluta Behövs ett styrelsebeslut?

(7)

Styrelseansvaret är enskilt!

Beslut får inte fattas i ett ärende om inte, såvitt möjligt, samtliga styrelseledamöter:

 har fått tillfälle att delta i ärendets behandling

 har fått ett tillfredsställande underlag för att avgöra ärendet.

Avsätt tillräckligt med tid Förstå ärendet

Stå för din uppfattning

Föreningens bästa!

(8)

PwC

Några viktiga grunder

Intäkt = ersättning för att medlem/kund får tillgång till F&S resurser Kostnad = resursförbrukning

Ekonomiskt resultat = intäkt – kostnader

Ekonomiskt resultat = ersättningen för resurser – resursförbrukning

Inbetalning = ökning av föreningens kassa Utbetalning = minskning av föreningens kassa

Likviditet = summan av inbetalningar – summan av utbetalningar

Ekonomi betyder hushållning

(9)

Periodisering

Att matcha i tiden

10000 20000 30000 40000 50000 60000 70000 80000 90000 100000

Årskort köps Intäkt för årkort

Hyra för kvartal betalas Kostnad för lokal

(10)

PwC

Om resultat och balansräkning

Resultaträkning

Flödet av intäkter och kostnader Periodisering (samma principer) Budget

Samma period

Rullande 12 månader

Balansräkning

Tillgångar – skulder – eget kapital Ögonblicksbild

Värdering styr (samma principer) Jämför med tidigare perioder

(11)

RISK

“En osäker framtida händelse som påverkar föreningens förmåga att uppnå sina mål och att skydda och skapa värde”

”Osäkerhetens effekt på mål”

(ISO 31000)

(12)

PwC

Att styra och kontrollera med nyckeltal

Fokuserat på risker (hot och möjligheter) Möjlighet till ”tidig varning”

Möjlighet till benchmarks Möjlighet att följa över tid

(13)

Skaffa en modell för hur det hänger ihop

Ett exempel

(14)

PwC

Reflektion

Hur ser er ekonomimodell ut?

Har ni en gemensam bild i styrelsen?

Vad är riktigt viktigt hos er?

(15)

Skaffa nycketal som berättar Exempel

Andel potentiella dropouts = medlem som inte tränat på x mån Antal nyrekryterade

Antal nyrekryterade/marknadsföringskrona Andel förnyade årskort

Andel autogirobetalning

Antal medlemmar/kvm lokal Antal medlemmar/funkis

Summa veckobesök/summa medlemmar mm

(16)

PwC

Viktigt i balansräkningen

Kassa/bank

• Visa aktuell ställning på banken

• Visar er

betalningsförmåga idag

• Kritiskt med lägsta nivå

• Lär känna

säsongsvariationen

• Viss bedrägerikontroll

Likviditet

• Kassa/bank+kortfristiga fordringar- kortfristiga skulder

• Visar er förmåga att betala på kort sikt

Soliditet

• Eget kapital/totala tillgångar

• Visar ekonomisk uthållighet

• Består till stor del av oanvända

medlemsintäkter

(17)

Jämfört med vad?

Skaffa tidsserier Avvikelser är viktiga att förstå!

Föregående år Samma tid

Rullande 12 månader Ett år bakåt från nu

Benchmarks Att lära från andra och sig själv

Budget är ett planeringsinstrument = kvalificerad gissning och en prioritering

(18)

PwC

Typer av nyckeltal

Kontroll

• Nivåer

• Varningslampor

Styrning

• Prioritera

• Följa upp

• Feed-back

Lärande

• Process

• Hypotes

• Analys

(19)

Exempel på nyckeltal

Kontroll

• Kassa/bank

• Likviditet

• Medlemmar/kvm

• Soliditet

• Nyrekrytering

• Drop-outfrekvens

Styrning

• Budget – nya projekt

• Besöksfrekvens

• Andel förnyade träningskort

• Budget/R12/Fg år

• Totala kostnader

• Totala intäkter

• m.fl

Lärande

• Effektanalys

• Vad funkar bäst?

• Kampanjer

• Metoder

• Medlemmar/pass

• Medlemmar/tid

• Nöjd medlem

• Kännedom

(20)

PwC

Tiden påverkar på olika sätt Några exempel

Vecka

• Nyrekrytering

• Beläggning

• Kassa?

Månad

• Likviditet

• Drop-outs

Längre

• Soliditet

• Medlemmar/kvm

(21)

Definiera noga

Namn Syfte Definition Datakälla (Konto mm)

Mät- frekvens

Ansvar för mätning

Kontrollnivå

Nr 1

Ne 2

Nr 3

(22)

PwC

Reflektion

Hur arbetar ni med nyckeltal i er förening?

Vilka används? Hur använder ni dem?

(23)

Om mål och styrning

Inga mål utan mätning

Ingen mätning utan analys Ingen åtgärd

utan

kommunikation

(24)

PwC

Varningstexter

De små talens förbannelse

• Små

förskjutningar av stora tal

• Divisioner

Variationernas vindlande väg

• Slumpmässiga processer går inte att styra

• Förstå variationer

Instinktiva kasuliteter

• Lita inte på magen

• Mät allt

Historielöshet

• För korta tidsserier

• Fångar inte variation

(25)

Ett exempel

0 100 200 300 400 500 600 700 800 900 1000

Kronor

Utfall/prognos per månad

FÖRS/ARB TIM F&B FÖRS/ARB TIM M&E FÖRS/ARB TIM Totalt

(26)

PwC

Mer om data för strategisk styrning

Vikten av base-lines Bra data tar tid

Zoom-metod Så lite som möjligt

Fokus på framtid Dåtid kontroll (lärande) KPI – Strategi Fastställ databehov i förväg

(27)

Investeringar

Företagsekonomisk

• Inköp av tillgång som finns i balansräkning

• Fastighet, gymmaskiner etc

• Ombyggnation i hyrd lokal

• Stor likviditetspåverkan

• Kostnaden periodiseras över förslitningstiden

Annan satsning

• Skaffa nya resurser

• Nyanställa, hyra nya/större lokaler, utbildning

• Kostnad och likviditet följs åt

Gemensamt

(28)

PwC

Investeringar

Framtiden är osäker – alltid!

Gör flera olika scenarior

Hur många nya medlemmar behövs för att täcka den nya kostnaden?

Om det fortsätter som hittills – hur lång tid tar det? +/- 10%-30%

Hur mycket pengar har det kostat under den perioden?

Känslighetsanalys – vad händer om?

Vad innebär 0-alternativet, dvs. att inte investera?

(29)

Bolag och sånt

Separata styrelser?

Rapportering bör innefatta bolag

Var noga med transaktioner mellan förening och bolag Ta hjälp när ni startar upp och skriver avtal

(30)

PwC

Rapporteringsinstruktion – ett nyckeldokument

Skapar tydlighet för er vad ni behöver veta.

• Fatta beslut

• Följa upp beslut

• Ha koll på verksamhet

• Ha koll på ekonomi

• Kunna fullfölja ansvar

• Skapar tydliga krav för VC

(31)

Rapporteringsinstruktion

Rätt information

• Beslut

• Relevant

• Kvalitet

Rätt sätt

• Lagom detalj

• Tydlig

• Lämplig form

Rätt tid

• För beslut

• Schemalagt

Rätt nivå

• Styrelse

• L-grupp

• Personal

Styra föreningen mot målen

(32)

PwC

Kanske så här??

Ekonomi

• Kassa

• Likviditet

• Totala intäkter

• Totala kostnader

Medlem

• Antal

• Rekrytering

• Drop-out/lågaktiva

• Återköp

Verksamhet

• Medlemmar/kvm

• Medlemmar/funkis

• Bokningsfrekvens

Nyckelprojekt

• Genomförande

• Kostnader/intäkter

• Utfall

Verksamhetsrapport

• Genomfört av plan

• Väsentliga händelser ej i plan

oktober 2014 FKON 2014

32

(33)

För att hålla fokus

1. Trafikljus – fastställda toleranser

2. Nyckeltal jämfört med fg år/R12/Mål Prognos 3. Rapport ur redovisning

4. Kvalitativ berättelse

(34)

PwC

Reflektion

Hur bra information har ni skaffat er hittills?

Hur vill ni att det ska vara?

(35)

Kvalitet i redovisning

Anpassade system Säkerhet i rutiner Personberoende

Månadsavstämningar

Säkerställ att periodiseringar gjorda Ta er tid att prata med revisorn

(36)

PwC

Saker att göra

• Hela styrelsen ska vara med

• Ställ alltid frågor så att ni förstår

• Vad säger den här siffran om vad som hänt i föreningen?

• Ta er tid att skapa er förenings ekonomimodell

• Bestäm er för ett lagom antal nyckeltal

• Skaffa tidsserier för dem

• Gör en rapporteringsinstruktion

• Följ kontrollnyckeltalen – men lägg fokus på utvecklingen

• Var noggranna med rekrytering av kassör och ekonomipersonal

(37)

Saker är inte svåra att göra, det

svåra är att sätta sig i stånd att göra dem.

Constantin Brancusi

,

rumänsk skulptör

Lycka till

Johan Sverker

johan.sverker@se.pwc.com 0709-293917