Riktlinje för Halmstads kommuns styrning. Kommunfullmäktige. Kommun

Kommun

1

Riktlinje för Halmstads

kommuns styrning

Kommunfullmäktige

2

Inledning

Denna riktlinje beskriver Halmstads kommuns principer för styrning. Kommunens styrning har ett helhetsperspektiv vilket innebär att den omfattar all verksamhet och alla organisatoriska nivåer. Helhetsperspektivet innebär att målstyrning, ekonomistyrning och kvalitetsstyrning

används för att styra verksamheten. Styrningen utgår från principerna tillit, närhet och systematik.

Riktlinjen utgör ett ramverk och ger den övergripande bilden av styrningen. Inom de ramar som riktlinjen ställer upp kan nämnder, bolagsstyrelser, förvaltningar och bolag själva anpassa

styrningen utifrån sina förutsättningar.

Halmstads kommun har en styrmodell som ger strukturen för hur styrningen ska gå till.

Styrmodellen reglerar arbetet med att leda, utföra, följa upp och förbättra verksamhet. Denna riktlinje ger en övergripande beskrivning av styrmodellen.

Hur styrningen ska tillämpas och vilka arbetssätt som gäller finns konkretiserat i kommunstyrelsens riktlinjer och i rutiner från kommunledningsförvaltningen.

Syfte

Syftet med denna riktlinje är att:

 definiera principerna för Halmstads kommuns styrning

 övergripande beskriva styrmodellen för en gemensam struktur och gemensamma arbetssätt.

Styrningens målsättning är att säkerställa att kommunens vision och de politiska ambitionerna får genomslag, att verksamheterna bedrivs ändamålsenligt, kvalitativt och med en god ekonomisk hushållning.

Styrmodellen syftar till att systematiskt styra och säkerställa arbetet med planering, genomförande, uppföljning och förbättring av kommunens verksamhet.

☒ KF:s riktlinje ☐ KS Riktlinje ☐ Rutin

Diarienummer 2018/00322

Dokumentnamn

Riktlinje för Halmstads kommuns styrning Framtagen av:

Alexandra Landin

Gäller from:

2019-11-21 Gäller tom:

2024-01-01

Dokumentansvarig:

Avdelningen för ekonomi och styrning

Gäller

nämnder/förvaltningar:

☒ Ja ☐ Nej Gäller styrelser/bolag:

☒ Ja ☐ Nej Gemensam med regionen:

☐ Ja ☒ Nej

Processhänvisning

Beslutad av:

Kommunfullmäktige

3

Styrande principer



 Kommunens styrning utgår från kommunens värdegrund och vision samt kommunens grunduppdrag enligt statliga och kommunala styrande dokument.

 Kommunens styrning har ett helhetsperspektiv. Det innebär en sammanhållen styrning inom en modell där flera perspektiv ingår, målstyrning – för att utveckla verksamheten, kvalitetsstyrning – för att säkra genomförande av verksamheten och ekonomistyrning – för att resursfördela för utveckling och genomförande av verksamheten.

 Kommunens styrning ska baseras på tillit. Det innebär att strukturer och arbetssätt ska kännetecknas av tillit till att varje organisatorisk nivå och medarbetare skapar bästa möjliga resultat och lösningar utifrån sitt ansvar. Styrningen ger tydliga uppgifter och samtidigt ett stort handlingsutrymme för de som ska utföra verksamheten.

 Genom kommunens styrmodell fastställs den övergripande strukturen och arbetssätten för styrning. Kommunens styrmodell baseras på systematik. Det innebär en

förutsägbarhet i arbetet och att det ska vara enkelt att förstå och förhålla sig till styrmodellen. Styrmodellen utgår från planering, genomförande, uppföljning och förbättring.

Övergripande beskrivning av styrningen

Kommunens styrning omfattar alla organisatoriska nivåer och all verksamhet. Varje

organisatorisk nivå har ansvar att planera, genomföra, följa upp och utveckla verksamhetens mål, grunduppdrag och ekonomi.

Styrningen sker både horisontellt och vertikalt. I den horisontella styrningen sker planering och uppföljning baserat på varje organisatorisk nivås mål, grunduppdrag och förutsättningar och sker så nära utförande organisatoriska nivåer och medarbetare som möjligt. Den horisontella

styrningen ska stödja helhetssyn och samverkan med övriga organisatoriska nivåer.

I den vertikala styrningen bryts övergripande politiska ställningstaganden eller regler ner på underliggande organisatoriska nivåer för att nå hela vägen ut i verksamheterna.

Strukturer och arbetssätt kännetecknas av tillit till att varje organisatorisk nivå och medarbetare skapar bästa möjliga resultat och lösningar utifrån sitt ansvar och utifrån ett helhetsansvar. Dialog och samverkan ska vara grundläggande inslag.

Målstyrning, kvalitetsstyrning och ekonomistyrning utgör olika perspektiv i styrningen;

4

Målstyrning: innebär styrning genom vision, långsiktiga inriktningar, mål och övriga prioriteringar för utvecklingsarbetet av prioriterade områden inom kommunens uppdrag.

Kvalitetsstyrning: innebär styrning genom regler, resultat och effekt för genomförande, kvalitetssäkring och ständiga förbättringar av kommunens uppdrag.

Ekonomistyrning: innebär styrning och fördelning av resurser för genomförande och

utveckling av kommunens uppdrag samt styrning för god ekonomisk hushållning och ekonomisk hållbarhet.

Kommunens målstyrningskedja

Styrkedjan visar relation mellan vision, långsiktiga inriktningar, mål och tillhörande styrande dokument:

Begrepp Funktion Styrande dokument Beslutsnivå

Omprövningstid

Vision Visar vad kommunen ska

vara i framtiden och ger riktningen för kommunens

utvecklingsarbete. Strategisk plan

Kommunfullmäktige Vision ca 10 år Strategisk plan 4 år Långsiktiga

inriktningar Preciserar visionen och ger färdriktning inom

strategiska

utvecklingsområden.

Kommunfullmäktiges

mål Konkretiserar långsiktiga

inriktningar och preciserar önskad förflyttning och effekter.

Planeringsdirektiv med

budget Kommunfullmäktige

1 år

Nämndsmål

Bolagsstyrelsemål Tydliggör

utvecklingsområden inom nämndens/styrelsens ansvarsområde.

Nämndens verksamhetsplan Bolagsstyrelsens affärsplan

Nämnd

bolagsstyrelse 1 år

Verksamhetsmål Tydliggör

utvecklingsområden inom verksamhetens

ansvarsområde.

Förvaltningens/bolagets verksamhetsplan Avdelningens/enhetens (eller motsvarande) verksamhetsplan

Förvaltning/bolag Avdelning/enhet eller motsvarande 1 år

5

Kommunens styrdokumentkedja

Kommunens styrdokumentkedja beskriver vilka styrdokumentskategorier som finns, beslutsnivåer samt dokumentkategoriernas funktion. Kategorin riktlinjer anger regler för hur kommunen ska agera inom givna områden och har till syfte att kommunen agerar likt. Kategorin planer anger strategier för hur kommunen ska agera för att nå fastställda målsättningar eller utveckling inom utpekade områden. Kategorin rutiner anger mer detaljerade arbetssätt och hur arbetsuppgifter ska utföras.

Beslutsnivå Begrepp Funktion

Kommunfullmäktige Kommunfullmäktiges riktlinjer

Styrdokument som reglerar områden av större vikt (principiell beskaffenhet) för kommunen. Har till syfte att kommunen agerar på samma sätt inom det område riktlinjen omfattar. Gäller för nämnder och bolagsstyrelser.

Kommunfullmäktiges riktlinjer omprövas en gång per mandatperiod.

Kommunfullmäktiges planer Styrdokument som förtydligar ambitioner och strategier inom områden av större vikt (principiell beskaffenhet) för kommunen. Har till syfte att styra och vägleda så att kommunen agerar på ett visst sätt för att nå uppsatta mål eller en utveckling inom det område planen omfattar. Exempel på planer är Strategisk plan, Planeringsdirektiv med budget och Översiktsplan. Gäller för nämnder och bolagsstyrelser.

Kommunfullmäktiges planer omprövas minst vart fjärde år.

Kommunstyrelsen Kommunstyrelsens riktlinjer Styrdokument där kommunstyrelsen, efter beslut av kommunfullmäktige, konkretiserar kommunfullmäktiges riktlinjer, som en del i kommunstyrelsens uppdrag att leda och samordna kommunens angelägenheter. Gäller för nämnder och bolagsstyrelser. Kommunstyrelsens riktlinjer omprövas en gång per mandatperiod.

Kommunstyrelsens planer Styrdokument där kommunstyrelsen, efter beslut av kommunfullmäktige, förtydligar ambitioner och strategier utifrån kommunfullmäktiges planer, som en del i att leda och samordna kommunens angelägenheter. Gäller för berörda nämnder och bolagsstyrelser. Kommunstyrelsens planer prövas minst vartannat år. Verksamhetsplan revideras årligen.

Nämnder Bolagsstyrelser

Nämndens riktlinje Bolagsstyrelsens riktlinje

Styrdokument som beskriver regler inom nämndens- eller bolagsstyrelsens ansvarsområde. Gäller för den

nämnd/bolagsstyrelse som avses. Nämnder/bolagsstyrelsers riktlinjer omprövas en gång per mandatperiod.

Nämndens plan Bolagsstyrelsens plan

Styrdokument som beskriver mål och strategier inom nämndens- eller bolagsstyrelsens ansvarsområde. Gäller för den nämnd/bolagsstyrelse som avses.

Nämnders/bolagsstyrelsers planer prövas minst vartannat år. Verksamhets- och affärsplan revideras årligen.

6

Avdelning/enhet/

behörig tjänsteperson

eller motsvarande

Rutin Styrdokument som beskriver ett fastställt eller rekommenderat arbetssätt inom ett särskilt

verksamhetsområde. Rutin prövas minst vartannat år.

Plan Styrdokument som beskriver mål och aktiviteter inom förvaltningens/bolagets/avdelningens/enhetens (eller motsvarande) ansvarsområde. Plan prövas minst vartannat år. Verksamhetsplan och arbetsplan eller motsvarande revideras årligen.

Utöver styrdokumentskategorierna riktlinjer, planer och rutiner finns ett antal styrdokument som kommunallagen och andra lagar reglerar att kommunen ska ha. Dessa är;

 Reglementen

 Ägardirektiv

 Bolagsordningar

 Föreskrifter

 Kommunens taxor och avgifter

Övergripande beskrivning av styrmodellen

Styrmodellen ger ramar för processer och arbetssätt inom styrningen. Styrmodellen omfattar två huvudsakliga delar, en långsiktig strategisk process som reglerar det strategiska utvecklingsarbetet och en årlig operativ process som reglerar det årliga genomförandet.

Långsiktig strategisk process Den långsiktiga delen i styrmodellen genomförs i samband med val och omfattar en fördjupad

kommunövergripande strategisk analys som uppmärksammar de förutsättningar som bedöms ha betydelse för kommunens utveckling för i första hand den kommande fyraårsperioden men också i ett mer långsiktigt perspektiv.

Den strategiska analysen ligger till grund för den kommunövergripande strategiska planen i vilken kommunfullmäktige fastställer strategiska utvecklingsområden och långsiktiga inriktningar som ska gälla för i första hand den kommande fyraårsperioden.

Årlig process Den årliga delen i styrmodellen genomförs årligen och baseras på systematiken planering,

genomförande, uppföljning och förbättring men skiljer sig åt beroende på om processen genomförs på kommunövergripande- eller verksamhetsnivå.

Den årliga delen ska dels omsätta den strategiska planen och dels garantera ett effektivt och

kvalitativt genomförande av kommunens grunduppdrag genom att planering, uppföljning och

förbättring sker för uppdraget.

7

Den årliga delen på kommunövergripande nivå i styrmodellen omfattar:

 Planeringsförutsättningar – att analysera förutsättningar (nuläge och omvärld) inför planeringsdirektiv med budget.

 Planeringsdirektiv med budget – kommunfullmäktiges planering av mål, prioriteringar och kommunens resursfördelning.

 Uppföljning av kommunfullmäktiges mål, prioriteringar och resurser

Den årliga delen på verksamhetsnivå i styrmodellen omfattar:

 Planeringsanalys – att analysera förutsättningar samt nuläge och omvärld

 Nämnds- och bolagsplanering – nämnders och bolagsstyrelsers planering av mål, prioriteringar och resurser

 Verksamhetsplanering – verksamheternas planering av mål, grunduppdrag och resurser

 Genomförande av mål och grunduppdrag

 Uppföljning och förbättring av mål, grunduppdrag och resurser

1. Den årliga delen inleds med att planeringsförutsättningar på kommunövergripande nivå arbetas fram. Kommunstyrelsen tar i samspel med nämnder/bolagsstyrelser, förvaltningar och bolag fram planeringsförutsättningar som bildar underlag till kommunfullmäktiges beslut om planeringsdirektiv med budget samt ägardirektiv.

2. Planeringsdirektiv med budget arbetas fram och i denna process omsätts den strategiska planen till

mål och övriga prioriteringar. I planeringsdirektivet framgår, utöver långsiktiga inriktningar, kommunfullmäktiges mål samt övriga prioriteringar, även kommunens resursfördelning. I delprocessen ingår även kommunfullmäktiges beslut om ägardirektiv.

3. Nämnder och bolagsstyrelsers verksamhetsplanering inleds genom planeringsanalys där förutsättningar, nuläge och omvärldspåverkan analyseras.

4. Utifrån planeringsdirektiv med budget och ägardirektiv samt nämnders och bolagsstyrelsers behov av utveckling tas nämnders verksamhetsplaner och bolagsstyrelsers affärsplaner fram. Planerna innehåller nämnds- och bolagsstyrelsemål, indikatorer, särskilda uppdrag samt resursfördelning.

5. Med stöd av planeringsanalysen och med vägledning från nämndens

verksamhetsplan/bolagsstyrelsens affärsplan genomför verksamheterna sin verksamhetsplanering där planering av mål, grunduppdrag med indikatorer och resurser görs.

6. Verksamhetsplanerna stödjer genomförandet av mål och grunduppdrag under året.

7. Uppföljning sker regelbundet både på kommunfullmäktigenivå och inom samtliga nämnder/bolagsstyrelser/förvaltningar och bolag av mål, grunduppdrag och ekonomi.

Uppföljningen ska säkerställa att planering och genomförande av kommunens verksamhet är

8

ändamålsenlig, effektiv och görs utifrån uppsatta mål och definierade grunduppdrag samt ger underlag till förbättringar.

Omfattning och avgränsning

Denna riktlinje ska följas och användas av samtliga nämnder/bolagsstyrelser samt förvaltningar/bolag.

Det ska vara tydligt för samtliga medarbetare att det finns en samhörighet mellan kommunens alla förvaltningar och bolag.

Denna riktlinje kan preciseras och konkretiseras genom kommunstyrelsens riktlinjer.

Definitioner

Begrepp

Vision Beskrivning av ett framtida önskvärt tillstånd. Kommunfullmäktige Värdegrund Beskrivning av gemensamma grundläggande

värderingar Kommunfullmäktige

Visionsstyrningsmodell Benämningen på Halmstads kommuns

styrmodell. Kommunfullmäktige Strategisk analys Fördjupad analys som sker i samband med val.

Analyserar och belyser viktiga utvecklingsområden.

Kommunledningsgruppen

Strategisk plan Kommunövergripande plan som beskriver kommunens strategiska utvecklingsområden och inriktningar på längre sikt.

Kommunfullmäktige

Långsiktig inriktning Beskrivning av inriktningar inom strategiska utvecklingsområden. Utgår från kommunens vision.

Kommunfullmäktige

Planeringsdirektiv

med budget Årligt styrdokument som anger långsiktiga inriktningar, kommunfullmäktiges mål, övriga prioriteringar och kommunens resursfördelning.

Kommunfullmäktige

Kommunfullmäktiges

mål Kommunövergripande mål som preciserar och anger förflyttning inom kommunens strategiska utvecklingsområden och långsiktiga

inriktningar.

Kommunfullmäktige

Indikatorer Målindikatorer: kopplas till kommunfullmäktiges mål, nämnds/bolagsstyrelses mål eller

verksamhetsmål. Dessa kan vara styrande eller bevakande.

Kvalitetsindikatorer: kopplas till grunduppdrag för att beskriva särskilt viktiga delar att följa.

Den organisatoriska nivå för vilka indikatorerna gäller.

Övrig prioritering Särskilt prioriterade uppdrag till nämnder

och/eller bolagsstyrelser. Kommunfullmäktige Bolagsordning Styrdokument som reglerar bolagens

verksamhet. Hur bolagsordningen ska vara utformad framgår av aktiebolagslagen. Det kommunala ändamålet ska anges i

bolagsordningen.

Kommunfullmäktige

9

Ägardirektiv Ett komplement till bolagsordning där ägarens förväntningar på och krav på bolaget

förtydligas.

Kommunfullmäktige

Reglemente Styrdokument som reglerar en nämnds

ändamål, grunduppdrag och ansvarsområde Kommunfullmäktige Nämndens

verksamhetsplan Nämndens planering som inkluderar

nämndsmål, indikatorer och resursfördelning.. Nämnd Bolagsstyrelsens

Affärsplan Styrelsens planering som inkluderar bolagsstyrelsemål, indikatorer och resursfördelning.

Bolagsstyrelse

Nämndsmål

Bolagsstyrelsemål Mål på nämnds- eller bolagsstyrelsenivå som preciserar och anger förflyttning inom

nämndens/styrelsens utvecklingsområden. Kan kopplas till kommunfullmäktiges mål.

Nämnd/bolagsstyrelse

Verksamhetsmål Tydliggör utvecklingsområden inom verksamhetens ansvarsområde

Förvaltningens/bolagets verksamhetsplan Avdelningens/enhetens (eller motsvarande) verksamhetsplan Kommunfullmäktiges

riktlinjer Styrdokument som reglerar områden av större vikt (principiell beskaffenhet) för kommunen.

Har till syfte att kommunen agerar på samma sätt inom det område riktlinjen omfattar. Gäller för nämnder och bolagsstyrelser.

Kommunfullmäktige

Kommunstyrelsens

riktlinjer Styrdokument där kommunstyrelsen, efter beslut av kommunfullmäktige, konkretiserar kommun-fullmäktiges riktlinjer, som en del i kommunstyrelsens uppdrag att leda och samordna kommunens angelägenheter. Gäller för nämnder och bolagsstyrelser.

Kommunstyrelsen

Nämndens riktlinjer Bolagsstyrelsens riktlinjer

Styrdokument som innehåller regler inom nämnds eller bolagsstyrelses ansvarsområde.

Gäller för den nämnd/bolagsstyrelse som avses.

Nämnd/bolagsstyrelse

Rutin Styrdokument som beskriver ett fastställt eller rekommenderat arbetssätt inom ett särskilt verksamhetsområde.

Förvaltning /bolag Avdelning/enhet/behörig tjänsteperson (eller motsvarande) Kommunfullmäktiges

planer Styrdokument som förtydligar ambitioner och strategier inom områden av större vikt (principiell beskaffenhet) för kommunen. Har till syfte att styra och vägleda så att kommunen agerar på ett visst sätt för att nå uppsatta mål eller en utveckling inom det område planen omfattar.

Kommunfullmäktige

Kommunstyrelsens

planer Styrdokument där kommunstyrelsen, efter beslut av kommunfullmäktige, förtydligar ambitioner och strategier utifrån

kommunfullmäktiges planer, som en del i att leda och samordna kommunens angelägenheter.

Gäller för berörda nämnder och bolagsstyrelser.

Kommunstyrelsen

10

Bolagsstyrelses planer Styrdokument som beskriver mål och strategier inom nämndens- eller bolagsstyrelsens

ansvarsområde. Gäller för den nämnd/bolagsstyrelse som avses.

Nämnd/bolagsstyrelse

Förvaltningens planer Bolagets planer Avdelningens planer Enhetens planer (eller motsvarande)

Styrdokument som beskriver mål och aktiviteter inom förvaltningens/bolagets/avdelningens/

enhetens (eller motsvarande) ansvarsområde.

Förvaltning Bolag Avdelning Enhet

(eller motsvarande) Taxor och avgifter Styrdokument som beskriver avgifter för

kommunala tjänster för kommun- invånare, företag och allmänhet

Kommunfullmäktige

Föreskrifter Styrdokument som kommunen har rätt att utfärda till allmänheten inom olika områden.

Innehåller lokala regler som är bindande.

Kommunfullmäktige

Grunduppdrag Kommunens och verksamheternas uppdrag enligt statliga och kommunala styrdokument som beskriver varför verksamheten finns till, vad den ska göra och för vem.

Den organisatoriska nivå för vilken grunduppdrags- beskrivningen gäller.