Resereglemente för Karolinska Institutet

(1)

Resereglemente för Karolinska Institutet

Gäller från och med 2006-04-15

Ersätter resereglemente från 2004-06-22

(2)

Beslut Dnr: 1781/06-200 2006-04-05

Rektor

Postadress Handläggare Telefon E-post 08-524 800 00, vx

08-524 863 73, dir

marie.tell@ki.se Webb Karolinska Institutet

171 77 Stockholm

AU-chef MarieTell

Fax 08-31 84 06

ki.se Org.nummer. 202100 2973

Revidering av resereglemente för Karolinska Institutet

Karolinska Institutets resereglemente som gällt sedan 2004-06-22 har reviderats i syfte att förtydliga flera punkter. Till följd härav har reglementet ny lydelse enligt bilaga och äger tillämpning från och med 2006-04-15.

Beslut i detta ärende har fattats av rektor Harriet Wallberg-Henriksson i närvaro av universitetsdirektör Rune Fransson efter föredragning av AU-chef Marie Tell.

I beredningen har också deltagit lönechef Anne-Marie Hagberg, tf ekonomichef Ingrid Palmér samt KI:s internrevisorer. Därutöver har Skatteverkets expertis kon- sulterats.

Harriet Wallberg-Henriksson

Marie Tell

Bilaga: Resereglemente för Karolinska Institutet

(3)

Resereglemente för Karolinska Institutet

Dnr 1781/06-200

INNEHÅLL

1 Grundläggande bestämmelser... 1

1.1 Definitioner... 1

1.1.1 Tjänsteresa ... 1

1.1.2 Tjänsteställen vid KI... 1

1.1.3 Vanliga verksamhetsorten ... 2

1.1.4 Traktamente... 2

1.1.5 Lönetillägg... 2

2 Planering och godkännande av tjänsteresa – reseorder... 2

3 Reseräkning ... 3

3.1 Delad reseräkning... 3

3.2 Utbetalning via Agresso i stället för i Tur&Retur ... 3

4 Traktamenten och resekostnadsersättningar... 4

5 Val av färdmedel och beställningar i samband med resor ... 4

5.1 Egen bil ... 4

5.2 Beställningar i samband med tjänsteresa ... 5

5.2.1 Flygresa ... 5

5.2.2 Hotellrum... 5

5.2.3 Bonus... 5

5.2.4 Betalkort och fakturering ... 5

5.2.5 Reseförskott... 5

6 Tjänstereseförsäkring... 6

7 Försäkring vid utlandsstationering ... 6

8 Arbetstid vid tjänsteresa... 6

9 Ytterligare information ... 6

Bilaga 1 - Reseorder ... 7

Utgivare:

Karolinska Institutet

Universitetsförvaltningen, Personalavdelningen Frågor kring dessa regler besvaras av lönechefen

(4)

Karolinska Institutet - Resereglemente 1 (6)

Resereglemente fastställt av rektor med tillämpning från och med 2006-04-15. Er- sätter tidigare resereglemente från 2004-06-22.

1 Grundläggande bestämmelser

Reglerna gäller för anställda vid Karolinska Institutet samt för icke anställda per- soner som har forskningsmedel förvaltade av KI och med vilka avtal upprättats om att bedriva verksamhet vid KI.

Reglerna gäller också vad beträffar resekostnadsersättning (även skattefri miler- sättning) och eventuellt traktamente för:

• Externa, i Sverige bosatta, föreläsare som gör övervägande delen av arbetet för KI i bostaden.

• Externa, i Sverige bosatta ledamöter och deltagare i KI:s styrelser, nämnder och arbetsgrupper och som gör övervägande delen av arbetet för KI i bostaden.

• Opponenter och sakkunniga, bosatta i Sverige, vilka gör övervägande delen av arbetet för KI i bostaden.

• Försökspersoner som lämnar prov på t ex vävnad, blod etc.^*

• Försökspersoner som endast får resekostnadsersättning, s k inställelseresa. Ing- en annan ersättning får utgå.

• Ledsagare till försökspersoner.

• Personer som av KI kallats till anställningsintervju och rest mellan två platser inom EU. Endast resekostnadsersättning får utgå.

Vid tjänsteresa och förrättning har resenären rätt till resekostnadsersättning, traktamente samt vid inrikes resa dessutom lönetillägg. Det är inget som hindrar att re- ducerat traktamente eller inget traktamente alls utgår om arbetsgivaren och resenä- ren har kommit överens om detta innan tjänsteresan påbörjas eller om resenären i efterhand helt eller delvis avsäger sig traktamentsersättning.

För ytterligare information om avtal, regler, tider och ersättningsbelopp, se hänvis- ningar under p 9 i detta dokument.

1.1 Definitioner

1.1.1 Tjänsteresa

En tjänsteresa är en resa föranledd av att resenären av KI beordrats utföra en för- rättning på annan plats än tjänstestället.

1.1.2 Tjänsteställen vid KI

Arbetsplatser där KI bedriver stadigvarande verksamhet i egna eller annan huvud- mans (t ex SLL:s) lokaler.

* Se vidare Regler för ersättningar/bidrag till icke anställda, dnr 1782/06-200

(5)

1.1.3 Vanliga verksamhetsorten

Den vanliga verksamhetsorten är ett område inom 50 km (närmaste färdväg) från resenärens tjänsteställe och bostad.

1.1.4 Traktamente

Ersättning för ökade levnadskostnader vid tjänsteresa som medfört övernattning och som företagits utanför den vanliga verksamhetsorten. Ersättningsanspråk görs vid upprättande av reseräkning i Tur & Retur.

1.1.5 Lönetillägg

Skattepliktig ersättning som utgår vid inrikes endagsförrättning samt som tilläggs- ersättning till inrikes traktamente vid flerdygnsförrättning. Se lokalt ALFA-avtal.

Liksom vid traktamente görs anspråk på ersättning vid upprättande av reseräkning i Tur & Retur.

2 Planering och godkännande av tjänsteresa – re- seorder

Planering av en tjänsteresa skall göras i samråd resenär – arbetsgivare och eftersom resan skall vara i förväg beordrad skall en ”reseorder”, godkänd av överordnad chef, upprättas av anställda vid KI samt av personer med forskningsmedel förval- tade av KI.

Rektor, prorektor, dekaner och prefekter äger rätt att själva besluta om sina resor, men reseorder skall ändå upprättas. Dessa reseorder samlas i ordnat skick på respektive institution för periodisk uppföljning i efterhand. Uppföljningen genomförs av universitetsförvaltningen på uppdrag av universitetsdirektören.

Reseorder upprättas med samtliga för resan beräknade kostnader angivna. Detta för att minska antalet tillfällen då överordnad chef har att attestera kostnaderna och för att ge en sammanhållen bild av respektive resa. Rutinen underlättar också hand- läggningen vid ett ev försäkringsärende, då man behöver kunna visa att resan varit en beordrad tjänsteresa. Kopia av godkänd reseorder arkiveras separat och i ordnat skick på institutionen.

Reseorderblankett: http://intra.ki.se/staff/tor/reseorder_se.html, eller personalav- delningens hemsida/PA-system/Tur&Retur/reseorder.

Planering och beställningar skall göras i så god tid före avresedatum att resan kan företas med billigaste färdmedel och, med beaktande av tidsåtgång och omständig- heter, till totalt lägsta möjliga kostnad. Avvikelse från denna grundläggande prin- cip skall motiveras för resp resa.

(6)

3 Reseräkning

Efter återkomsten från en tjänsteresa/förrättning skall i normalfallet reseräkning snarast upprättas i Tur&Retur. Om de verkliga kostnaderna överensstämmer med godkänd reseorder, behöver reseräkningen inte attesteras. Se även undantag under p 3.2 Utbetalning via Agresso.

Reseräkningsblankett och anvisningar för ifyllande finns under:

http://intra.ki.se/staff/tor/index_se.html. Den färdiga reseräkningen skall under- skriven lämnas antingen till attestant eller till granskare på institutionen. Vem den lämnas till beror på respektive institutions handläggningsordning. Överföring av reseräkning för registrering i Primula skall ske elektroniskt.

Reseräkning skall inlämnas snarast efter hemkomsten och rätt till ersättning för tjänsteresa förfaller helt om reseräkning ej inkommit inom ett år efter det att resan avslutats.

Till reseräkningen skall bifogas:

• Reseorder

• Konferensprogram/deltagarlista eller annat dokument som styrker att resan fö- retagits

• Kvitto på logikostnader som ej fakturerats KI

• Kvitton på utgifter för taxi eller annat färdmedel om KI skall stå för kostnaderna

• Kvitton på representationsmåltider med angivet syfte samt deltagarförteckning

• Kvitton på alla övriga utlägg som tillhör resan och för vilka ersättning yrkas Alla kvitton skall vara i original!

3.1 Delad reseräkning

Om endast en del av resekostnaderna skall betalas av KI, fakturerar KI den andra parten för del av kostnaden och endast KI:s del kostnadsföres. Vid delad kostnad anges detta på reseordern.

3.2 Utbetalning via Agresso i stället för i Tur&Retur Utlägg för resekostnader, som hänför sig till tjänsteresa/förrättning betalas via Agresso under förutsättning att:

• lönetillägg eller traktamente ej yrkas

• måltider utöver ev representation ej har intagits (inkl de som ingår i av KI betald kostnad för extern konferens etc)

• egen bil ej har använts

För utbetalning via Agresso krävs samma redovisning av syfte, resmål, kvitton etc som när reseräkning upprättas i Tur&Retur.

(7)

4 Traktamenten och resekostnadsersättningar

Från traktamentet skall måltidsavdrag göras för alla måltider som KI eller någon annan organisation betalat.

Undantag: måltider ombord på allmänna transportmedel.

Kostförmån skall tas upp för alla måltider som KI betalat.

Undantag: frukost som ingår i hotellrumspriset, måltider ombord på allmänna transportmedel och måltider vid intern kurs/utbildning samt vid representation.

Observera att även om inget traktamente utgår så skall kostförmån tas upp till be- skattning om KI t ex betalat konferensavgift där måltid ingår i priset.

Resekostnadsersättning utbetalas för gjorda utlägg för resa med färdmedel som be- stämts när resan beordrades. Ersättning får inte utgå för längre färdväg än som är motiverat av förrättningen. Utgifter för lokala resor på förrättningsorten företagna med allmänna transportmedel skall täckas av traktamentet.

5 Val av färdmedel och beställningar i samband med resor

5.1 Egen bil

Egen bil får användas vid inrikes tjänsteresa om KI anser att bil är lämpligaste färdmedel. Förutsättningar för att bil kan vara lämpligaste färdmedel är att:

• Tungt och skrymmande bagage skall fraktas för KI:s räkning

• Två eller flera tjänsteförrättande passagerare medföljer i bilen

• Tidsvinst görs

Under försöket med trängselskatt i Stockholm gäller att erlagd trängselskatt vid tjänsteresa, där egen bil anses vara lämpligaste färdmedel, ersätts med dubbla beloppet. Beloppet är skattepliktigt och belagt med sociala avgifter. Kvitto - vid au- togiro kopia av kontoutdrag - skall bifogas reseräkningen.

Om resa företas med egen bil trots att det inte kan anses vara lämpligaste färdme- del utgår ersättning som för billigaste färdsätt.

Användande av egen bil vid tjänsteresa, som medför övernattning, enbart av det skälet att resan företas med bil, skall motiveras.

Inom Stockholms stad och närområde nyttjas i första hand kollektivtrafiken och mellan Solna och Huddinge KI-bussen när turlistan så tillåter.

För att använda egen bil vid utrikes tjänsteresa när egen bil enligt KI inte är lämp- ligaste färdmedel krävs synnerliga skäl.

Om synnerliga skäl ej finns och bil ändå används beräknas traktamente och nattlo- gi från ankomsttiden till förrättningsorten och milersättning utgår för max 100 mil enkel resa. Väg- bro- och färjeavgifter ersätts ej.

(8)

5.2 Beställningar i samband med tjänsteresa

Beställningar av biljetter, hotellrum, hyrbilar, flyg- och tågtaxi, visum m m skall i första hand göras via KI:s tecknade ramavtal. Se

http://intra.ki.se/finances/purchase/signed_contracts_se.html

5.2.1 Flygresa

Flygresa skall företas i ekonomiklass. Vid utlandsresa i direkt anslutning till veckoslut kan lågprisbiljetter utnyttjas om totalpriset för flyg, hotell och traktamente blir lägre än om avresa eller hemresa sker direkt vid förrättningens början respektive slut.

Biljett i annan klass än ekonomi- får utnyttjas endast vid synnerliga skäl och skrift- lig motivering skall göras i reseordern för resp resa.

5.2.2 Hotellrum

Hotellrum skall vid kortare vistelser bokas på mellanklasshotell så nära förrätt- ningsstället som möjligt. Vid längre vistelser skall andra alternativ, som t ex hyra av mindre lägenhet, om möjligt användas. Om resenären delar hotellrum med per- son som inte har rätt till ersättning för logikostnader utgör kostnaden för resenären 75 % av dubbelrumspriset.

5.2.3 Bonus

Bonus, hotellcheckar och andra rabatter som erbjuds inom rese- och hotellbran- schen och som uppkommit vid tjänsteresa är KIs egendom och får aldrig nyttjas för privata resor – enbart vid resor i tjänsten. Redovisning av intjänade och utnytt- jade bonuspoäng skall finnas tillgänglig för granskning.

5.2.4 Betalkort och fakturering

Betalkort (Företagskort alternativt med privat betalningsansvar) bör användas vid tjänsteresor. Riktlinjer för användning av betalkort återfinns på:

http://intra.ki.se/finances/charge_card/index_se.html.

Alternativt faktureras biljetter, logi, kongressavgifter etc från respektive företag.

För att få ersättning för egen betald E-biljett måste det kunna styrkas att resan fak- tiskt företagits och till vilken kostnad.

5.2.5 Reseförskott

Reseförskott utbetalas endast undantagsvis. Till exempel vid resa till resmål där betalkort ej kan användas eller när resan sträcker sig över en lång tidsperiod. Rese- förskott betalas högst ut med belopp för uppskattat traktamente, hotellkostnad som ej kan faktureras och lägst med fyrahundra kronor. Institutionen betalar ut reseför- skott via Agresso från speciellt reseförskottskonto och på särskild blankett för rese- förskott. Reseförskott får utbetalas tidigast en månad före avresan. Uppburet rese- förskott som ej redovisats medelst reseräkning senast tre månader efter hemkomsten drages till fullo på nästkommande lön alternativt kräves åter.

(9)

6 Tjänstereseförsäkring

KI har tecknat tjänstereseförsäkring som gäller vid tjänsteresor. Se dock vidare under punkt 8 vad som gäller om resan är en utrikes resa som varar längre tid än tre månader på samma ort. Vid resor till EU/EES-länder skall Europeiskt sjukförsäk- ringskort (EUkort) från Försäkringskassan medtagas. EU-kortet berättigar till akut sjukvård inom den allmänna vården i alla EU/EES-länder. Endast patientavgift er- läggs. Vid tjänsteresa till övriga länder skall ett personligt försäkringskort, som ut- färdas av respektive institution, medtagas. Tjänstereseförsäkringsvillkoren skall också medtagas på resan för att resenären skall veta vilka åtgärder som skall vidtas på plats om skada uppstår. Tjänstereseförsäkringsvillkor:

http://www.kammarkollegiet.se/forsakr/villkor/tjansterfors.htm

7 Försäkring vid utlandsstationering

Vid vistelse utomlands mer än tre månader på samma ort skall ett särskilt utlandskontrakt upprättas och en s k URA-försäkring tecknas.

Kontakta personalavdelningen.

URA-försäkring: http://www.kammarkollegiet.se/forsakr/URAforsakring.pdf

8 Arbetstid vid tjänsteresa

Schemalagd tid vid konferenser utöver ordinarie arbetstid räknas som arbetstid och kompenseras med ledighet timme för timme. Restid utanför ordinarie arbetstid räknas inte som arbetstid och ersätts/kompenseras ej.

9 Ytterligare information

• Allmänt Löne- och Förmånsavtal (ALFA):

www.agv.se/publicerat/avtal/02/ALFA_2002.pdf

• Lokalt ALFA-avtal: http://intra.ki.se/staff/Alfa/index_se.html

• Avtal om ersättning m m vid tjänsteresa och förrättning utomlands, 2005:5 http://www.arbetsgivarverket.se/publicerat/avtal/05/utlands.pdf

• Skatteverket: www.skatteverket.se, sökord A-Ö

(10)

Bilaga 1

Reseorder

Ifylles före resan av resenären, se KIs resereglemente. Reseordern ska bifogas reseräkning/utläggsersättning.

Om de verkliga kostnaderna överensstämmer med reseordern krävs ingen separat attest av reseräkning-

en/utläggsersättningen. Resenär bekräftar med sin underskrift skyldighet att sätta sig in i och följa KIs resereglemen- te. KI/institutionen tar inte på sig några lönekostnader eller annat arbetsgivaransvar för resenär utan anställningsför- hållande såvida inte särskilt avtal upprättats härom.

Kopia av reseorder arkiveras separat

Namn (efternamn, förnamn)

Personnummer (xxxxxx-xxxx)

Adress

Institution

Tjänsteresans syfte

Förrättningsort (ort och land)

Tidsperiod

Beräknad biljettkostnad Ev noteringar

Beräknad logikostnad Ev noteringar

Antal traktamenten Ev noteringar

Medföljande anhörig

Kurs/konferensavgifter Ev noteringar

Reseförskott (belopp) Ev noteringar

Kontering (kostnadsställe och projekt)

Motiveringar som krävs enligt resereglementet (ex.vis val av annat än billigaste färdsätt, delad kostnad):

Datum Tjänsteresan godkännes

Underskrift närmast överordnad chef/attestansvarig Underskrift resenär

Namnförtydligande