1
Projektrapport
Samverkansövning KOORDINAT 16 2:4-projektet
”Användning av geografisk information vid samhällsstörning”
2 Lantmäteriets kontaktperson:
Örjan Wallers, projektledare telefon: 070-3159322
e-post: orjan.wallers@lm.se
Lantmäteriets diarienummer: 505-2016/1757:2
3
Sammanfattning
Lantmäteriet har lett ett av MSB finansierat projekt med titeln ”användning av geografisk information vid samhällsstörning”. Aktörer som blir inblandade vid att hantera samhällsstörningar har ofta egen
förmåga och rutiner för att hantera geografisk information inom respektive organisation. Det har dock visat sig svårare att utbyta geografisk information mellan de inblandade aktörerna, och att det saknas övningar och övningsformer som fokuserar på utbyte och användning av geografisk information.
Målet med projektet har varit att dels studera vilka övningsformat som är lämpliga för övningar med fokus på användning och utbyte av geografisk information vid en kris, dels planera, genomföra och utvärdera en sådan övning. Syftet med projektet har varit att bidra till att etablera övningar med fokus på användning och utbyte av geografisk information och därigenom öka aktörernas förmåga att samverka vid hanteringen av samhällsstörningar.
Under projektets inledande del studerades erfarenheter av utbyte av geografisk information vid större samhällsstörningar, med tyngdpunkt på branden i Västmanland 2014. Projektet anordnade därefter en workshop med inbjudna aktörer för att utveckla tankar kring möjliga övningskoncept. Med detta underlag som grund skapades övningen ”Koordinat 16” med övningsmål att öva utbyte av geografisk information mellan olika aktörer vid en samhällsstörning. Projektet bjöd in ett brett deltagande av centrala och regionala myndigheter, kommuner, räddningstjänster som producerar eller konsumerar geografisk information vid kriser. Under övningens genomförande deltog 24 organisationer och ett 50-tal personer. Deltagarna utgjordes i huvudsak av sakkunniga inom ämnet geografisk information från berörda aktörer, samt av lednings-/stabsfunktioner som utgör behovsställare av den geografiska informationen. Planeringen följde MSB:s övningsplaneringskoncept och övningen registrerades i den nationella övningsportalen.
Övningen genomfördes i tre delar varav två i form av seminarieövningar med ett mellanliggande moment i aktörens egen organisation. Den första seminarieövningen var utforskande med fokus på kunskapsuppbyggnad och generiska metoder kring utbyte av geografisk information. Den andra delen innebar att aktören i sin egen organisation tittade på praktiska/tekniska, juridiska eller organisatoriska förutsättningar för att kunna beställa och/eller leverera geografisk information vid större kriser. Den tredje delen var en tillämpad seminarieövning som genomfördes under två dagar, där ett scenario användes för att tillämpa de metoder som utarbetades under första övningsdelen.
Slutsatserna från övningen är att det övergripande övningsupplägget fungerar helt eller till stora delar väl för att nå övningens fastställda syfte och mål. Deltagarna upplever att seminarieövning passade väl som övningsformat och uttryckte en vilja att öka ambitionen till en simuleringsövning i framtiden.
En stor nytta som identifierades var analysgrupper med både KRIS- och GIS-kompetens vilket ökar möjligheterna att utforma relevanta och tydliga beslutsunderlag.
Utvärderingarna visar att aktörerna saknar ett myndighetsgemensamt samordnings- och
utvecklingsarbete för att öka förmågan att använda geografisk information vid samhällsstörningar.
Den metodmässiga kopplingen mellan gemensamma grunder för samverkan och ledning och användandet av geografisk information bör utvecklas. Arbetet med att kartlägga och sammanställa vilken typ av geografisk information som respektive organisation kan leverera måste fortsätta för snabb och enkel tillgång. Aktörerna ser ett behov av att detta görs centralt.
Avslutningsvis är det projektets förhoppning att resultatet kan bidra till att etablera fler övningar med fokus på, eller med stort inslag av användning och utbyte av geografisk information och därigenom öka aktörernas förmåga att samverka vid hanteringen av samhällsstörningar.
4
Innehållsförteckning
SAMMANFATTNING ... 3
1. BESKRIVNING AV PROJEKTET ... 5
1.1. BAKGRUND ... 5
1.2. PROBLEMBILD ... 5
1.3. PROJEKTETS SYFTE OCH MÅL ... 6
1.4. MÅLUPPFYLLELSE ... 7
2. PROJEKTETS GENOMFÖRANDE ... 9
2.1. STUDIE AV ERFARENHETER ... 9
2.2. WORKSHOP FÖR ATT UTVECKLA ÖVNINGSFORMER ... 9
2.3. ÖVNINGSPLANERING ... 10
2.3.1. Övningsdeltagare ... 11
2.4. PROJEKTAVSLUT OCH FORTSATT ARBETE ... 12
3. ÖVNINGSKONCEPTET KOORDINAT ... 13
3.1.1. Övningens syfte och mål ... 13
3.2. ÖVERVÄGANDEN UNDER PLANERINGEN ... 13
3.2.1. Överväganden inför val av övningsformat ... 13
3.2.2. Överväganden inför GIS-moment ... 14
3.2.3. Överväganden inför val av utvärderingsmetod ... 15
3.3. GEOGRAFISK INFORMATION I RELATION TILL GEMENSAMMA GRUNDER FÖR SAMVERKAN OCH LEDNING ... 15
3.4. ÖVNINGSKONCEPT – ÖVERGRIPANDE UPPLÄGG ... 17
3.5. UTFORSKANDE SEMINARIEÖVNING ... 17
3.5.1. Upplägg för den utforskande seminarieövningen ... 17
3.5.2. Diskussionsuppgifter under den utforskande seminarieövningen ... 18
3.6. FÖRBEREDELSER I RESPEKTIVE ORGANISATION ... 19
3.6.1. Uppgifter att diskutera i respektive organisation ... 20
3.7. TILLÄMPANDE SEMINARIEÖVNING... 21
3.7.1. Övningsscenario ... 21
3.7.2. Övergripande upplägg för tillämpande seminarieövning ... 23
3.7.3. Övningsuppgifter under den tillämpande seminarieövningen ... 24
3.8. ÖVNINGSKONCEPT – UTVÄRDERING ... 25
3.8.1. Övningskoncept – förmågekatalog ... 26
3.9. ÖVNINGSKONCEPT - SLUTSATSER OCH REKOMMENDATIONER ... 28
3.9.1. Övningskonceptet som helhet ... 28
3.9.2. Utforskande seminarieövning – övningsmoment 1 ... 28
3.9.3. Arbete i egen organisation – övningsmoment 2... 29
3.9.4. Tillämpande seminarieövning – övningsmoment 3 ... 29
3.9.5. Framtida övningar med inslag av geografisk information ... 30
3.10. ÖVNINGSRESULTAT – GAV ÖVNINGEN ÖKAD FÖRMÅGA? ... 31
4. FÖRMÅGAN ATT UTBYTA OCH ANVÄNDA GEOGRAFISK INFORMATION ... 32
4.1. SLUTSATSER OCH REKOMMENDATIONER ... 32
4.1.1. Inhämta geografisk information från annan aktör ... 32
4.1.2. Leverera geografisk information till annan aktör ... 33
4.1.3. Använda geografisk information som underlag för analys och beslut ... 34
4.1.4. Samordna geografisk information med andra aktörer ... 34
4.1.5. Övrigt... 35
5. BILAGEFÖRTECKNING ... 36
5
1. Beskrivning av projektet
1.1. Bakgrund
Lantmäteriet ingår tillsammans med MSB och Försvarsmakten i ett trepartssamarbete kring frågor om geografisk information vid internationella och nationella kriser. Samarbetet inleddes 2010 och har det övergripande syftet att samverka inom området geografisk
information vid insatser, krisberedskap och totalförsvar, såväl nationellt som internationellt.
Samarbetet regleras med stöd av en ramöverenskommelse mellan myndigheterna.
Inom ramen för detta samarbete har Lantmäteriet drivit ett antal projekt inom olika aspekter av stöd med kartor och geografisk information för krisberedskap, bland annat utreda civila samhällets behov av tryckta kartor, behov av civil geocell, möjligheter att samöva vid större övningar samt möjligheter att nyttja befintlig teknik på bättre sätt. En övergripande slutsats som har framförts inom flera av dessa projekt är att det saknas övningar som fokuserar på utbyte och användning av geografisk information.
Lantmäteriet ansökte därför under 2014 om ett nytt projekt med namnet ”Användning av geografisk information vid samhällsstörning”1 finansierat av MSB:s anslag
2:4 Krisberedskap. Anslag 2:4 är ett strategiskt verktyg där MSB finansierar verksamhet som bidrar till samhällets krisberedskap eller hantering av kriser och dess konsekvenser.
1.2. Problembild
Aktörer som blir inblandade vid samhällsstörningar har ofta en egen förmåga och egna rutiner för hantering av geografisk information inom respektive organisation. Vid tidigare händelser har det dock visat sig uppstå behov av att utbyta geografisk information mellan de inblandade aktörerna vilket har inneburit svårigheter. Erfarenheter från branden i
Västmanland 2014 visade på stora svårigheter att skapa en samordnad kartbaserad lägesbild och att få tillgång till geografiska informationsmängder som hade underlättat i hanteringen av händelsen.
Efter branden genomfördes en mängd utvärderingar och rapporter där bland annat Lantmäteriet2 identifierar dessa centrala slutsatser:
- Den viktigaste frågan att fortsatt belysa är hur kunskapen om befintliga data, och sätten att få tillgång till dessa, kan ökas och spridas till flera berörda inom respektive organisation. Det är även viktigt att öka kunskapen om hur data från olika källor kan kombineras.
-
En annan brist som framkommit är att man saknar samövning mellan olika parter, myndigheter, kommuner och andra, i att ta fram ett för situationen anpassat geostöd.I de övningar vi känner till finns oftast ett geostöd på plats när övningen inleds eftersom övningen har ett annat huvudsyfte.
1 Namnet är enligt projektansökan ”Användning av geografisk information vid extraordinär händelse”. Lydelsen extraordinär händelse ändrades under projektet till samhällsstörning för att omhänderta en bredare problembild och för att inte referera till ett specifikt begrepp i Kommunallagen. Begreppet samhällsstörning utgår här från MSB:s
”Gemensamma grunder för samverkan och ledning” där begreppet används för ”de företeelser och händelser som hotar och ger skadeverkningar på det som ska skyddas i samhället”.
2 Inlaga till Skogsbrandutredningen, Lantmäteriets dnr 606-2014/4862, 2015-02-16
6 Området geodata och geostöd lyftes också särskilt fram i MSB:s slutrapport till Regeringen utifrån erfarenheterna från skogsbranden3. I rapporten gav MSB förslag att Regeringen bör utreda ”hur tillgången till geodata och geostöd, samt ett aktörsgemensamt sätt att använda dessa, kan utvecklas för att effektivare förebygga och hantera olyckor och kriser”.
En identifierad brist i att öka utbyte och användning av geografisk information är att det saknas övningar som särskilt fokuserar på detta område. Vid de stora övningarna inom krisberedskap är den geografiska informationen ofta svårtillgänglig både avseende tillgång och spridning, och har ofta förbearbetats för det specifika scenariot eller ”dukats” av övningsledning så att övningen kan påbörjas direkt vid händelsen. Att det tar tid och innebär svårigheter att sammanställa den i övningen förekommande geografiska
informationen framgår sällan för övningsdeltagarna eller för de funktioner som vid skarpa händelser hade haft att utföra dessa åtgärder.
Figur 1. Bild från stabsplats i Ramnäs där olika aktörers lägesbild redovisas separat i pappersform.
Foto: Johan Eklund, MSB.
1.3. Projektets syfte och mål
Syftet med projektet är att bidra till att etablera övningar med fokus på, eller med stort inslag av användning och utbyte av geografisk information och därigenom öka aktörernas förmåga att samverka vid hanteringen av samhällsstörningar.
Målet med projektet är dels att studera vilka övningsformat som är lämpliga för övningar med fokus på användning och utbyte av geografisk information vid en kris, dels att planera, genomföra och utvärdera en sådan övning.
3 Rapporten ”Ansvar, samverkan, handling. Åtgärder för stärkt krisberedskap utifrån erfarenheterna från skogsbranden i Västmanland 2014 (Ju2015/1400/SSK)”.
7 1.4. Måluppfyllelse
Lantmäteriet anser att projektet i mycket hög grad har nått den målsättning som uttrycktes i ansökan för medel ur anslag 2:4 Krisberedskap.
Delmål 1: Kartläggning av behovet av den gemensamma kartbaserade lägesbilden ser ut för olika aktörer inom krisarbete har genomförts i samband med en studie över bristområden i samband med branden i Västmanland 2014.
Delmål2: Bristområden, framför allt med utgångspunkt från branden i Västmanland, är kartlagda i en rapport under 2015.
Delmål 3: En samsyn om vilka områden som behöver övas och vilken metod som är mest lämplig är uppnådd genom en workshop under Q4 2015 samt genom utvärdering av den genomförda övningen Koordinat 16.
Delmål 4: Ökad kompetens inom planering och genomförande av övning har skett genom utbildning och stöd från MSB:s övningsavdelning samt med stöd av konsulter inom krisberedskap/övning.
Delmål 5: Deltagarna förbereddes på övningen genom de planeringskonferenser som genomförts enligt MSB:s övningsplaneringsmetod samt övningsbestämmelser och andra dokument.
Delmål 6: Projektdeltagarna har via deltagande i övning stärkt sin förmåga till
kriskommunikation och samverkan om samlad kartbaserad lägesbild vid samhällsstörning.
Delmål 7: Målet att aktörerna har tagit fram en plan för hur erfarenheterna kan
implementeras i den egna organisationen är utanför projektets kontroll och kan ej mätas.
Dock kommer detta att följas upp vid planerat erfarenhetsseminarium i februari 2017.
Delmål 8: En ökad kunskap om användning av geografisk information hos krisberedskapens aktörer, även de som inte aktivt deltagit i projektet. Detta kan anses uppnått men kommer att förstärkas vid det planerade erfarenhetsseminariet där andra aktörer än de övade är
inbjudna.
8 Sammanfattningsvis har projektet genomfört följande arbete:
Studerat brister i utbyte och användning av geografisk information vid tidigare samhällsstörningar
Studerat möjliga övningsformat
Planerat, genomfört och utvärderat en övning enligt MSB:s övningsmetoder
Genom utvärdering påvisat en ökad förmåga för deltagarna i övningen
Identifierat behov av och lämnat rekommendationer på fortsatt arbete
Projektets leverabler:
En rapport med erfarenheter, slutsatser och rekommendationer för fortsatt arbete
Samlad dokumentation och utvärdering av övningen Koordinat 16
En beskrivning av ett lämpligt övningsformat
Förslag på förmågekatalog
Förslag på lathundar för behovsanalys och beställning av geografisk information
Utöver dessa leverabler har projektet resulterat i stärkta kontakter, etablering av nya kontakter samt kunskapsspridning och informationsutbyte mellan deltagande aktörer.
9
2. Projektets genomförande
2.1. Studie av erfarenheter
Projektet inleddes med att studera erfarenheter av utbyte av geografisk information vid större samhällsstörningar, där branden i Västmanland 2014 stod för en stor del av
studiematerialet. Studien genomfördes tillsammans med ett arbete inom trepartssamarbetet MSB/Försvarsmakten/Lantmäteriet och bestod dels av studier av ett antal
myndighetsspecifika händelserapporter från branden, dels genom uppföljande intervjuer med ett antal centrala aktörer4 för att få en mer detaljerad bild av just utbytet och
användningen av geografisk information under händelsen. Studien dokumenterades i ett PM
”Erfarenheter från branden i Västmanland och förslag på åtgärder inom området geografisk informationsförsörjning (Samverkansgrupp FM/MSB/LM, 160211)”.
2.2. Workshop för att utveckla övningsformer
Projektet anordnade i december 2015 en workshop med inbjudna aktörer med mål att utveckla tankar kring lämpliga övningskoncept och få en inriktning för skapandet av en övning som kunde fylla aktörernas möjliga övningsmål. Under Workshopen höll MSB en presentation av möjliga övningsformat och hur utformning av övningsmål kan ske.
Ett urval av synpunkter och förslag som användes i det fortsatta planeringsarbetet:
Flera deltagare uttryckte gillande för formen ”distribuerad seminarieövning”5. Detta bedömdes ge möjlighet att besvara tekniska och ämnesspecifika frågeställningar kring datautbyte. Detta borde också medge att alla relevanta aktörer finns tillgängliga.
Det saknas å ena sidan kunskap om andra myndigheternas data, å andra sidan kunskap om att andra aktörer behöver den egna organisationens data. Alla aktörer behöver öva export av egna data.
Förslag: en katalog med datakällor, ordlistor samt checklista för räddningsledare eller motsvarande befattningar för att beställa data.
Troligtvis viktigt med ett större geografiskt område för att ge geografisk information en större tyngd.
Viktigt att försöka få med olika värden som påverkas av en extraordinär händelse;
naturvärden, kulturvärden, ekonomiska värden, människovärden, etc.
”Öva hur man frågar” och ”Som man frågar får man svar” – dvs. hur formulerar man en förfrågan till andra myndigheter metodmässigt.
Typ av kris? Hur frågar man? Vem frågar man?
4 Intervjuer gjordes med Trafikverket, Räddningstjänsten i Enköping, Västmanlands Hemvärnsbataljon (22.
Hvbat), Länsstyrelsen Västmanland, MSB och Polisen.
5 En distribuerad seminarieövning är ett övningsformat där aktörerna inte befinner sig på en gemensam plats, utan löser inspelen på sina ordinarie arbetsplatser. Övningen leds inte av en gemensam spelledare, utan den lokala övningsledaren får spelledarrollen hos respektive aktör. En närmare beskrivning finns i MSB:s övningsvägledning.
10 2.3. Övningsplanering
Med denna inriktning som grund inleddes planeringen av övningen som fick namnet
”Koordinat 16”. Koordinat är ett välkänt begrepp för att ange läget för en företeelse men anspelar även på begreppet koordinering vilket utgjorde temat för övningen. För projektet utgjorde övningen ett sätt att utveckla och prova övningskoncept som kan användas för framtida övningar, men det var också viktigt att övningen i sig hade ett mål och syfte som överensstämde med deltagarnas övningsmål. Övningskonceptet och övningens
genomförande beskrivs i sin helhet i kapitel 3.
Övningen Koordinat 16 planerades med stöd av MSB:s övningsvägledningar6. Stort fokus lades på att formulera möjliga övningsmål, vilket försvårades av att det saknas
beskrivningar på vad lämplig förmåga för utbyte av geografisk information är. För de flesta deltagande aktörerna inom ”GIS-världen” är övningar något relativt ovanligt och det var svårt att avgränsa hela ämnesområdet till något som kunde övas med mål som var mätbara.
En annan aspekt var att de GIS-representanter som deltog på planeringskonferenserna i stor utsträckning var samma individer som senare skulle övas. Detta ledde till en del
överväganden hur planering och organisation av övningen skulle läggas upp.
Flera olika scenarier för den tillämpade delen övervägdes. Strävan var att skapa ett scenario med så bred samhällspåverkan som möjligt och där så många av de centrala myndigheternas specifika geografiska information skulle behövas.
Figur 2. MSB övningsplaneringsmodell
6 Övningsvägledning: Grundbok samt övningsvägledning: metodhäfte seminarieövning https://www.msb.se/sv/Utbildning--ovning/Ovningsverksamheten/Verktyg--
Stod/Ovningsvagledning/
11 Följande planerings- och genomförandeaktiviteter genomfördes:
Datum Aktivitet
24 februari 2016 Startmöte samt workshop ”Scenario och övningsmålsättningar”
30 maj 2016 Planeringskonferens 2 – Fastställa målen 31 augusti 2016 Planeringskonferens 3 – Samordning av övning 21 september 2016 Övningsmoment 1 – Utforskande seminarieövning 22 sep – 10 okt 2016 Övningsmoment 2 – Arbete i egen organisation 26-27 oktober 2016 Övningsmoment 3 – Tillämpad seminarieövning
2.3.1. Övningsdeltagare
Projektet bjöd in ett brett deltagande av centrala och regionala myndigheter, kommuner, räddningstjänster samt andra samhällsaktörer som producerar eller konsumerar geografisk information vid kriser att delta i övningen. Under övningens genomförande deltog 24 organisationer och ett 50-tal personer. Deltagarna utgjordes i huvudsak av sakkunniga inom ämnet geografisk information från berörda aktörer, samt av lednings-/stabsfunktioner som utgör behovsställare av den geografiska informationen.
Tabell 1. Deltagande aktörer
Myndigheten för samhällsskydd och beredskap Länsstyrelsen Gotland
Försvarsmakten Länsstyrelsen Gävleborg
Jordbruksverket Länsstyrelsen Halland
Lantmäteriet Länsstyrelsen Jämtland
Riksantikvarieämbetet Länsstyrelsen Stockholm
Sjöfartsverket Länsstyrelsen Uppsala
Skogsstyrelsen Länsstyrelsen Västerbotten
SMHI Länsstyrelsen Västmanland
Statistiska centralbyrån Länsstyrelsen Örebro
Sveriges geologiska undersökning Länsstyrelsen IT
Trafikverket Eskilstuna kommun
Storstockholms brandförsvar Uppsala kommun
Tabell 2. Exempel på deltagarnas roller
GIS-/geodatasamordnare Bygg- o GIS chef
GIS-specialist Förvaltningsledare IT
Geodata/flygbildsupport Systemförvaltare
Samhällsplanerare IT-strateg
Expert georisker och klimat Beredskapshandläggare
Kartredaktör Säkerhetssamordnare
Prognoschef Handläggare civilt försvar
Operativ chef Tjänsteman i beredskap
Kriskommunikatör Övnings- och
utbildningsansvarig
12 2.4. Projektavslut och fortsatt arbete
Efter avslutad övning vidtog genomgång av utvärderingar och dokumentation samt rapportskrivning. Formell rapportering till MSB genomfördes enligt rutin för 2:4-projekt.
Erfarenhetsseminarium planeras att genomföras i februari 2017. Målet med
erfarenhetsseminariet är att återkoppla erfarenheterna från övningen, dels till de deltagande aktörerna, dels till aktörer som inte hade möjlighet att delta men som har visat intresse för övningen. Målet är också att blicka framåt mot möjliga nyttor och arbeten där erfarenheter från övningskonceptet kan nyttjas. Här kommer också ges möjlighet att utveckla tankarna om hur GIS kan infogas i metodarbetet med gemensamma grunder för samverkan och ledning.
13
3. Övningskonceptet Koordinat
3.1. Övningens syfte och mål
Syftet med övningen formulerades som ”att utveckla deltagarnas förmåga att utbyta och använda geografisk information vid samhällsstörningar samt att identifiera möjligheter med och
utvecklingsområden för övningar med fokus på användning och utbyte av geografisk information”.
Målet med övningen formulerades som ”att deltagande aktörer efter genomförd övning ska ha en ökad förmåga att inhämta, leverera, samordna och använda geografisk information vid
samhällsstörningar”.
För att underlätta utvecklingen av indikatorer för att kunna bedöma uppfyllnad av övningsmålet bröts målet ned i fyra stycken delmål:
1. Ökad förmåga att inhämta geografisk information från andra aktörer 2. Ökad förmåga att leverera geografisk information till andra aktörer 3. Ökad förmåga att använda geografisk information som beslutsstöd 4. Ökad förmåga att samordna inhämtning och leveranser av geografisk
information med andra aktörer
Utifrån dessa delmål utvecklades en förmågebeskrivning vilket beskrivs närmare i kapitel 3.8.
3.2.
Överväganden under planeringen 3.2.1. Överväganden inför val av övningsformatAnvändning av geografisk information vid samhällsstörningar har inte tidigare övats i någon större omfattning. Den förmåga som aktörerna bör ha i relation till användning av geografisk information vid samhällsstörningar fanns inte heller beskriven på ett samlat sätt som stöd till övningsplaneringen. Med detta som utgångspunkt gjordes ett antal antaganden och överväganden inför val av övningsformat för Koordinat 16.
Många av de deltagande aktörerna har aldrig tidigare genomfört övningar med tyngdpunkt på geografisk information.
Bilden av vad aktörernas sammanlagda förmåga bör vara avseende användning av geografisk information är otydlig.
Kunskapsnivån kring geografisk information varierar mycket mellan olika aktörer och även inom samma organisation. För att klargöra de viktigaste frågorna kring användningen av geografisk information vid samhällsstörningar bedömdes det som viktigt att övningskonceptet innefattade inledande kunskapsuppbyggnad.
En blandad kompetens bland deltagarna bedömdes som en förutsättning för att få dynamik i diskussionerna, det vill säga personer med kompetens kring geografisk information och personer med kompetens kring hantering av samhällsstörningar.
Det finns många olösta frågor kring teknik och juridik i relation till användning av geografisk information vid samhällsstörningar. Det konstaterades tidigt i
planeringsprocessen att detta inte skulle vara gränssättande för övningens upplägg.
Det går att diskutera arbetsformer utan att samtliga tekniska och juridiska förutsättningar är lösta.
14
Scenariot för de tillämpande delarna behövde vara av så bred karaktär att samtliga övade aktörer berörs vid en hantering. Samtidigt var det viktigt att välja ett scenario där geografisk information spelar en central roll i hanteringen.
Figur 3. Övningsformat Seminarieövning. Foto: Örjan Wallers
3.2.2. Överväganden inför GIS-moment
Vid utformningen av upplägg och innehåll diskuterades i vilken utsträckning praktiska GIS- moment skulle vara en del av övningen. I relation till mål och syfte för Koordinat 16
konstaterades att utförandet av tekniska GIS-moment inte skulle stå i fokus, men att det vore värdefullt att inkludera GIS-moment med riktiga programvaror för att illustrera verktygen för de deltagare som inte har dessa som arbetsverktyg. Under planeringskonferenserna framfördes farhågor för att produktion av framför allt scenariorelaterat data tar för långt tid under själva övningen. Det fanns också risk för att förberedda GIS-moment blir väldigt statiska eller för tillrättalagda, eller att inte tillräcklig kompetens skulle finnas i grupperna.
Resultatet blev att de GIS-moment som lades in blev tekniskt mycket enkla till sin natur och handlade om att visualisera ett antal färdigproducerade skikt/lager med tillhörande attribut och symbolisering. Under själva genomförandet hade varje grupp en i gruppen utpekad GIS- operatör vilka utgjordes av GIS-personal ur de olika Länsstyrelserna.
15 3.2.3. Överväganden inför val av utvärderingsmetod
För att kunna utvärdera en förmåga krävs en beskrivning av vad som ska uppnås inom ett speciellt område. Detta görs ofta i en förmågekatalog vilket är ett styrande dokument med målsättningar, kriterier och bedömningsmallar i relation till vissa förmågor som
organisationer kan använda som utgångspunkt för verksamhetsutveckling, utbildningar och övningar.
En förmågekatalog för temat användning av geografisk information vid en samhällsstörning existerade dock inte utan fick skapas inför övningen. I planeringsprocessen för övningen bestämdes att förmågekatalogen skulle vara ett levande dokument som byggdes på utifrån de övades aktörers slutsatser och rekommendationer under och efter övningsmomenten.
Förmågekatalogen i sin helhet återfinns i bilaga 2.
Då Koordinat 16 innebar både utveckling av en förmågekatalog, de övades förmåga och utveckling av ett övningskoncept gjordes bedömningen att det behövdes flera olika typer av utvärderingar för övningen. Om endast en metod hade valts fanns det en risk att slutsatserna skulle bli missvisande och inte kunna användas vid framtida förmågeutveckling eller
övning.
De utvärderingsmetoder som bedömdes ge mest effekt var:
Löpande dokumentation för att kunna fånga synpunkter, slutsatser och
rekommendationer för att ha tillräckligt med underlag för att kunna utveckla en tillämpbar och relevant förmågekatalog och övningskoncept.
Övningsutvärdering av olika aspekter av övningen för att ha tillräckligt med underlag för att kunna utveckla övningskonceptet ytterligare baserat på de övades slutgiltiga reflektioner efter genomförd övning.
Självskattning av de övade för att kunna verifiera om det genomförda övningskonceptet ökade de övades förmåga att dela och använda geografisk information vid samhällsstörning.
Ett beslut som togs tidigt var att använda ett metodsstödssystem för dokumentation och för att underlätta inhämtningen av underlag till utvärdering av övningen.
3.3. Geografisk information i relation till gemensamma grunder för samverkan och ledning
Användningen av geografisk information vid samhällsstörningar är ingen isolerad
företeelse, utan måste ställas i relation till de rutiner som finns hos aktörerna för att skapa en samlad lägesbild, göra aktörgemensamma analyser och fatta beslut om åtgärder.
För att diskutera och tydliggöra på vilket sätt geografisk information kan stödja i arbetet med en samhällsstörning utgick övningsmomenten och diskussionerna från de principer som finns i MSB:s ”Gemensamma grunder för samverkan och ledning”7. Diskussionerna
7 https://www.msb.se/sv/Insats--beredskap/Samverkan--ledning/Gemensamma-grunder-for-samverkan-och- ledning/
16 baserades på grundtanken i helhetsmetoden med att tolka skeendet, definiera hjälp- och åtgärdsbehov samt genomföra åtgärder utifrån en aktörsgemensam inriktning.
Under övningen diskuterades på vilket sätt geografisk information kan vara ett stöd i arbetet enligt helhetsmetoden. Följande skiss utformades inför övning Koordinat 16 och användes som utgångspunkt i diskussionerna. Skissen ska ses som ett diskussionsunderlag och ställas i relation till de slutsatser och rekommendationer som beskrivs i rapporten.
Figur 4. Tankemodell för koppling mellan metoder för krishantering och geografisk information
Med hjälp av skissen illustrerades att geografisk information kan användas som ett stöd i krishanteringsarbetet genom att exempelvis visualisera fakta kring händelsen, antaganden kring utveckling (exempelvis en prognos) och bedömningar kring konsekvenserna. Genom att lägga samman den geografiska informationen får beslutsfattaren ett underlag som underlättar arbetet med att analysera hjälp- och åtgärdsbehoven och fatta beslut om åtgärder. Med hjälp av geografisk information är det även möjligt att illustrera de genomförda åtgärderna på ett pedagogiskt och lättillgängligt sätt.
17 3.4. Övningskoncept – övergripande upplägg
Figur 5. Övningskonceptet
Med ovanstående överväganden som utgångspunkt valdes övningsformatet seminarieövning med genomförande i flera steg. En seminarieövning är ett övningsformat där man genom samtal och diskussion utvecklar förutbestämda förmågor.
Grundtanken var att successivt öka kunskapen kring geografisk information genom att diskutera och lära av varandra, utarbeta förslag på generiska arbetssätt och därefter tillämpa dessa arbetssätt med hjälp av ett scenario. Syftet med att lägga in ett mellanliggande moment hos respektive aktörs egen organisation var att deltagarna skulle ges möjlighet att under lugna former diskutera aktörsspecifika förhållanden och genom detta öka kunskapen hos fler än de personer som deltog vid genomförandet av övningsmoment ett och tre.
Nedan följer en mer detaljerad beskrivning av de olika övningsmomenten. I beskrivningarna används begreppen ”personer med GIS-respektive KRIS-kompetens”. Personer med GIS- kompetens avser personer med kunskap och förmåga att hantera och bearbeta geografisk information i någon form av GIS-verktyg. Personer med KRIS-kompetens avser personer med kunskap om arbetsformer för krishantering.
3.5. Utforskande seminarieövning
Den första seminarieövningen i övningskonceptet var utforskande med fokus på kunskapsuppbyggnad kring geografisk information. Övningen genomfördes under en heldag. Här fanns moment med kunskapsuppbyggnad samt moment som syftade till att utforma förslag på generiska arbetssätt för utbyte och användning av geografisk information vid en samhällsstörning.
3.5.1. Upplägg för den utforskande seminarieövningen
Den utforskande seminarieövningen byggdes upp utifrån följande agendapunkter:
1. Varför ska aktörerna utveckla förmågan att använda geografisk information vid samhällsstörningar?
2. Syfte, mål och delmål för övningen 3. Övningsupplägget i stort
4. Så här kommer utvärdering och summering av erfarenheter att gå till
5. Kopplingen mellan hantering av samhällsstörningar och geografisk information. Hur kan den geografiska informationen användas vid analys och beslutsfattande?
6. Diskussioner utifrån uppgifter (se de övningsuppgifter som användes under Koordinat 16 nedan)
7. Summering
18 3.5.2. Diskussionsuppgifter under den utforskande seminarieövningen
Nedan sammanfattas de frågeställningar som diskuterades under den utforskande seminarieövningen.
Uppgift 1
Beskriv de tre största vinsterna med att kunna utbyta och använda geografisk information i hanteringen av en samhällsstörning.
Uppgift 2
Beskriv de tre största utmaningarna när det gäller att utbyta och använda geografisk information i hanteringen av en samhällsstörning.
Uppgift 3
Vid en samhällsstörning vill aktörerna på kommunal, regional och nationell nivå arbeta på ett proaktivt sätt. Man vill göra analyser kring konsekvenser och behov på kort respektive lång sikt och utifrån detta fatta beslut om prioriterade åtgärder.
Vid faktainhämtning samt antaganden kring konsekvenser och behov ser man användandet av geografisk information som en viktig del för att öka både effektivitet och kvalité.
Som vid alla händelser är bara delar av all tillgänglig geografisk information relevant för aktuell situation. Ett urval av vilken geografisk information som behövs i just denna händelse behöver göras.
Uppgift 3a
Vi vill ge aktörerna ett stöd för att på ett systematiskt sätt avgöra vilken geografisk information som bör lyftas in i hanteringen.
Beskriv en idé på generiskt arbetssätt som ger aktörerna stöd i att identifiera viken geografisk information som är viktigast att inhämta för kortsiktig hantering (från egen organisation, annan aktör eller allmänhet).
Uppgift 3b
Ni tillhör en sådan organisation som inte direkt inledningsvis berörs av samhällsstörningen i den akuta hanteringen. I era organisationer finns dock geografisk information som kan vara till nytta vid hanteringen av samhällsstörningen. Beskriv:
Vilka signaler behövs för att ni ska börja tänka proaktivt i en situation som inte direkt inledningsvis berör er organisation? Det vill säga för att ni ska analysera vilken geografisk information den egna organisationen kan bidra med i händelsen
Hur kan era organisationer arbeta för att definiera vilken typ av geografisk information som kan stödja andra aktörer i hanteringen? Tänk bredare än den geografiska information som redan finns delad på webb-sidan.
Uppgift 4
Vid en samhällsstörning konstaterar aktör X ett behov av geografisk grundinformation samt geografisk händelsebaserad information som finns hos aktör Y.
Grundinformationen finns inte tillgänglig på aktör Y:s hemsida eller i något annat öppet forum. Aktör X avser att be aktör Y om att få tillgång till denna grundinformation.
Dessutom behöver aktör X ett underlag med händelsebaserad information som kräver bearbetning/analys av aktör Y utifrån händelsens art och utveckling.
19
Uppgift 4a
En förfrågan om tillgång till geografisk information från annan aktör görs ibland muntligt vid exempelvis samverkansmöten och ibland skriftligt. Oavsett under vilka former förfrågan görs behövs viss information för att säkerställa rätt leverans.
Vad bör förfrågan från aktör X innehålla för att aktör Y ska kunna leverera geografisk grundinformation på ett bra sätt med rätt innehåll? Beakta bland annat aspekterna kvalitet, format, specifikation, tid för leverans, teknik, juridik.
Uppgift 5
Flera kommuner drabbas av en samhällsstörning. Samhällets funktionalitet är hotad och kommunikationsbehovet är stort. Kommunerna ligger i två olika län. Kommunerna behöver agera i samverkan, både enligt lagen om skydd mot olyckor och enligt Lagen om extraordinära händelser*.
Händelsen innebär påverkan på samhällsfunktioner som gör att flera andra aktörer behöver agera, exempelvis länsstyrelser, Myndigheten för samhällsskydd och beredskap samt myndigheter med ansvar inom en sektor.
Vid faktainhämtning samt antaganden kring konsekvenser och behov ser aktörerna användandet av geografisk information som en viktig del för att öka både effektivitet och kvalité.
Som vid alla händelser är bara delar av all tillgänglig geografisk information relevant för aktuell situation. Ett urval av vilken geografisk information som behövs i just denna händelse behöver göras.
Uppgift 5a
Aktörernas arbete med att identifiera behovet av geografisk information behöver samordnas.
Beskriv ett arbetssätt för att samordna arbetet med att identifiera behovet av geografisk information Uppgift 5b
Aktörernas inhämtning av samma typ av geografisk information från annan aktör behöver samordnas.
Beskriv ett arbetssätt för att samordna inhämtning av geografisk information från andra aktörer Med geografisk information menar vi här både grundinformation och händelsebaserad information.
I denna diskussion tar vi ingen hänsyn till om delning av information mellan aktörer är tekniskt/juridiskt möjligt.
3.6. Förberedelser i respektive organisation
Den andra delen av övningen genomfördes under cirka tre veckor och innebar att aktören i sin egen organisation tittade på praktiska, tekniska, juridiska eller organisatoriska
förutsättningar för att kunna beställa och/eller leverera geografisk information.
Ambitionen med arbetet på i respektive aktörs organisation var att få en övergripande bild av hur tillgängligheten av geografisk informationen ser ut och avgörande faktorer för att de olika aktörerna ska kunna dela geografisk information vid en samhällsstörning. Frågorna ställde krav på aktörerna att samla olika typer av kompetens i den egna organisationen vilket genererade en intern diskussion kring användningen av geografisk information.
20 3.6.1. Uppgifter att diskutera i respektive organisation
Uppgift 1
Vilken typ av geografisk information finns tillgänglig i er organisation?
Uppgift 2
På vilket sätt finns den geografiska informationen tillgänglig för andra aktörer?
- Typ av geografisk information?
- Hur är informationen tillgänglig?
o Via öppen visningstjänst?
o Via öppen nedladdning?
o Via förfrågan/särskild leverans?
o Via andra sätt?
o Förklaring till hur informationen är tillgänglig?
- Om vid förfrågan särskild leverans – Ungefär hur stor del av informationen finns endast genom förfrågan/särskild leverans?
o 0%
o 25%
o 50%
o 75%
o 100%
o Vet ej
- Om vid förfrågan/särskild leverans - Kräver informationen avtal?
o Ja o Till viss del o Nej o Vet ej
- Om vid förfrågan/särskild leverans - Är informationen sekretessbelagd eller har andra begränsningar för utbyte?
o Ja o Till viss del o Nej o Vet ej
Uppgift 3
Vilka är de viktigaste tekniska förutsättningarna som måste vara uppfyllda för utbyte av geografisk information mellan aktörer?
Uppgift 4
Vilka är de viktigaste juridiska förutsättningarna som måste vara uppfyllda för utbyte av geografisk information mellan aktörer?
Uppgift 5
Finns mandat hos relevant funktion för att kunna delge eller förfråga geografisk information?
Uppgift 6
Hur ser beslutsprocessen ut för att organisationen ska kunna gå utanför ordinarie rutin?
21 3.7. Tillämpande seminarieövning
Figur 6. Gruppuppgifter och GIS-moment under den tillämpade seminarieövningen. Foto: Örjan Wallers
Den tredje delen av övningen genomfördes som en tillämpande seminarieövning under förmiddag dag ett till lunch dag två på en konferensanläggning utanför Stockholm med övernattningsmöjlighet. Syftet med att välja en plats lite avsides var att skapa en känsla av stabsplats med fokusering på en gemensam uppgift utan störande distraktioner.
Under detta övningsmoment användes de generiska förslagen på arbetssätt som utformats under den utforskande delen för att lösa uppgifter kopplat till ett scenario. Under den tillämpande delen fanns några moment som innebar att nyttja geografiska
informationssystem (GIS) för att illustrera händelser.
Deltagarna delades in i grupper med så jämn fördelning av kompetensområden som möjligt.
Strävan var att i varje grupp minst en, helst flera, med behovsperspektivet, dvs. den roll som i ett verkligt skede hade varit i behov av den geografiska information som de olika
organisationerna besitter.
3.7.1. Övningsscenario
Syftet med scenariot är att utgöra ett verktyg för att ge lokala, regionala och centrala myndigheter/aktörer möjlighet att interagera med varandra.
Scenariot som valdes var en händelseutveckling baserat på temat höga vattenflöden vilket medgav både akuta påfrestningar på lednings- och resursfunktioner men också
konsekvenser på medellång sikt där olika värden i samhället påverkades. Scenariot valdes att utspelas i området mellan Hallsberg och Örebro där stora regnmängder och höga flöden kunde påverka infrastruktur, befolkning, skogsbruk, jordbruk, miljö/farliga ämnen,
fornminnen, etc. Med nyligen inträffade översvämningar i Hallsberg sommaren 2015 kunde realismen upprätthållas på en god nivå.
22
Figur 7. Karta över fiktivt översvämmade områden i Närke enligt övningsscenariot.
Inför genomförandet hade ett antal skikt med geografisk information med tillhörande symbolisering förberetts. Dessa GIS-skikt användes i första hand för att lösa uppgift 5-7, se nedan.
Figur 8. GIS-lager med fiktiva översvämningar och kommunala objekt
23 3.7.2. Övergripande upplägg för tillämpande seminarieövning
Den tillämpande seminarieövningen byggdes upp utifrån följande agendapunkter:
1. Syfte, mål och delmål för övningen 2. Övningsupplägget i stort
3. Så här kommer utvärdering och summering av erfarenheter att gå till
4. Kopplingen mellan hantering av samhällsstörningar och geografisk information. Hur kan den geografiska informationen användas vid analys och beslutsfattande?
5. Återkoppling från den utforskande seminarieövningen – vad kom vi fram till?
6. Återkoppling från förberedelser i respektive organisation – summering av resultatet 7. Presentation av scenario
8. Presentation av förberedda GIS-skikt
9. Diskussioner utifrån uppgifter (se de övningsuppgifter som användes under Koordinat 16 nedan)
10. Summering
11. Utvärdering av deltagarnas förmåga 12. Utvärdering av övningsupplägg
24 3.7.3. Övningsuppgifter under den tillämpande seminarieövningen
Uppgift 1
Ni är de aktörer som ska lösa situationen ihop.
Identifiera gemensamt behovet av geografisk grundinformation som behövs för att analysera händelsen och kunna fatta beslut om åtgärder
Finns det någon typ av grundinformation där det är oklart vem som tillhandahåller underlaget?
Uppgift 2
Ni är de aktörer som ska lösa situationen ihop.
Identifiera gemensamt behovet av geografisk händelsebaserad information som behövs för att analysera händelsen och kunna fatta beslut.
För respektive svar: vilken aktör samlar in/utarbetar och tillhandahåller den geografiska händelsebaserade information som ni önskar? Skriv detta i parantes efter varje svar
Uppgift 3
Ni är en Länsstyrelse. Ni planerar för en samverkanskonferens där bland annat prioritering av resurser ska diskuteras.
Inför detta vill ni skapa en övergripande bild av förutsättningarna i drabbat område.
Ni saknar viss information i det underlag som levererats från olika aktörer och behöver därför göra några beställningar.
Utforma en beställning till kommunerna. Leveransen ska ge en bild av boenden för personer med speciella behov.
Underlaget ska kunna användas i fortsatt analysarbete.
Utforma en beställning till SCB. Leveransen ska ge en bild av befolkningstäthet och kunna användas i fortsatt analysarbete.
Uppgift 4
Flera av de berörda aktörerna efterfrågar en analys kring vilka ytterligare områden som riskerar att bli översvämmade de närmaste dagarna med aktuell väderprognos som grund.
Vem/vilka genomför en sådan analys?
Uppgiften att genomföra en sådan analys måste formuleras. Vad bör en sådan uppgiftsformulering innehålla?
Uppgift 5
Utgå ifrån de skikt som finns i datorn för att lösa nedanstående uppgifter.
Vilka konsekvenser kan vi anta uppstår akut?
Vilka konsekvenser kan vi anta uppstår de närmaste dagarna?
Uppgift 6
Vi antar att ni får uppgiften att utforma ett överskådligt underlag för beslut om åtgärder i en av kommunerna.
Vad bör underlaget innehålla för information för att ge stöd i beslutsfattandet om åtgärder?
Hur bör underlaget presenteras?
Hur lång tid uppskattar ni att det tar att utforma underlaget?
Uppgift 7
Vi antar att ni får uppdraget att utforma ett kommunikationsunderlag (karta) som ska publiceras på en av kommunernas hemsida.
Vilken information är viktigast att lyfta fram i kommunikationsunderlaget?
Hur bör informationen presenteras?
Hur lång tid uppskattar ni att det tar att utforma underlaget?
25 3.8. Övningskoncept – utvärdering
Syftet med utvärderingen var att:
Utveckla en relevant förmågekatalog för ämnesområdet utbyte och användning av geografisk information vid samhällsstörningar
Utvärdera effekten av övningen samt ge rekommendationer inför framtida geodataövningar
Identifiera behov av framtida utvecklingsarbete
Under övningen genomfördes tre typer av utvärderingsaktiviteter:
Dokumentation
Under respektive moment fångades aktörernas slutsatser genom förutbestämda mallar genom metodstödssystemet Exonuat8. Syftet med dokumentationen var att fånga synpunkter, slutsatser och rekommendationer för att ha tillräckligt med underlag för att kunna utveckla en tillämpbar och relevant förmågekatalog och övningskoncept.
Utvärdering av övningskoncept
Efter den tillämpande seminarieövningen gavs aktörerna möjlighet att genom en enkät utvärdera övningskonceptet. Syftet med denna utvärdering var att
identifiera styrkor och svagheter med övningskonceptet.
Självskattning av aktörers förmåga
Efter den tillämpande seminarieövningen gavs aktörerna genom en enkät möjlighet att utvärdera sin egen förmåga inför och efter övningen. Syftet med detta var att dels kunna utvärdera om övningen har gett önskad effekt samt att identifiera behov av framtida utvecklingsarbete.
8 Exonaut är ett spel- och metodsstödsystem för övningsledning, spelledning och motspel under övningar, främst simuleringsövningar. Mer information finns på https://www.msb.se/sv/Utbildning--
ovning/Ovningsverksamheten/Verktyg--Stod/Ovningswebb--Exonaut/
26 3.8.1. Övningskoncept – förmågekatalog
Som tidigare nämnt baserades övningen och utvärderingen på en förmågekatalog för utbyte och användning av geografisk information vid samhällsstörningar. Förmågekatalogen är ett styrande dokument som består av målsättningar, kriterier och bedömningsmallar i relation till vissa förmågor som organisationer kan använda som utgångspunkt för
verksamhetsutveckling, utbildningar och övningar.
Då förmågekatalogen utvecklades och användes för första gången under övningen var katalogen ett levande dokument som förändrats utifrån de övade aktörernas slutsatser och rekommendationer under och efter övningsmomenten.
Katalogen består av ett huvudmål, fyra delmål (tillika övningens delmål) med underliggande mål och indikatorer. Målen är klassificerade utifrån perspektiven förutsättningar, kunskap och färdighet. Varje målsättning utvecklades succesivt efter genomförda övningsmoment beroende på de övades slutsatser och rekommendationer.
Figur 9. Utvärderingsaktiviteter
27
Figur 10. Förklaringsmodell för begreppen förutsättningar, kunskap, färdigheter och förmåga.
Figur 11. Utdrag ur förmågekatalogen
28 3.9. Övningskoncept - slutsatser och rekommendationer
Följande slutsatser och rekommendationer utgår från synpunkter från övade.
Rekommendationerna ska ses som ett stöd vid genomförande av kommande övningar med motsvarande eller liknande upplägg. Utvärderingsresultatet av övningskonceptet finns i bilaga 6.
3.9.1. Övningskonceptet som helhet Slutsatser
Det övergripande övningsupplägget fungerar helt eller delvis för att nå övningens fastställda syfte och mål.
Några deltagare upplever att arbetet i den egna organisationen mellan den utforskande- och den avslutande tillämpande övningsdelen var svårt. Andra framhåller att arbetet i den egna organisationen ökat kunskapen om
förutsättningarna inom den egna organisationen och på så sätt även underlättat de aktörsgemensamma momenten.
Deltagarna upplever att seminarieövningen passade väl för genomförande av denna typ av övning.
Rekommendationer
Säkerställ en tydligare koppling mellan arbetet i egen organisation och avslutande utforskande seminarieövning. Resultatet av arbetet i respektive organisation bör skickas ut till de övade innan den avslutande övningsdelen. Detta innebär att de övade hinner läsa igenom det samlade underlaget och därmed få ett bättre stöd under den utforskande seminarieövningen.
3.9.2. Utforskande seminarieövning – övningsmoment 1 Slutsatser
Upplägg och genomförande av utforskande övningsmoment fungerade väl.
Diskussionerna gav en ökad förståelse för användning av geografisk information vid samhällsstörningar.
Rekommendationer
Säkerställ en jämn fördelning mellan GIS- och KRIS-kompetens under den utforskande seminarieövningen.
Närvaro av jurist-kompetens skulle möjliggöra fördjupade diskussioner kring utbyte av geografisk information och sekretessfrågor.
29 3.9.3. Arbete i egen organisation – övningsmoment 2
Slutsatser
Upplägg och genomförande av arbete i den egna organisationen fungerade delvis väl.
Frågeställningarna förutsatte stöd från andra enheter/delar av verksamheten. För vissa deltagare blev det därmed utmanande att svara på frågeställningar inom utsatt tid.
Frågorna upplevdes till viss del som svårtolkade då de var av generell karaktär.
Rekommendationer
Inför arbete i den egna organisationen måste tid och kompetens säkerställas i förväg för att ha möjlighet att lösa uppgifterna på önskvärt sätt. Detta måste poängteras av övningsledningen på alla tänkbara sätt och säkerställas av de övade i förväg. Den enskilda organisationens förmåga att avsätta resurser med rätt kompetens är avgörande för utfallet.
3.9.4. Tillämpande seminarieövning – övningsmoment 3 Slutsatser
Genomförande av det tillämpande övningsmomentet fungerade i stort väl.
Flera av de övade upplever att momentet genomfördes med högt tempo, vilket välkomnades av en del då det bland annat bidrog till en ”realistisk känsla”. Andra upplevde en tidspress/stress av mer negativ karaktär.
GIS-momentet upplevdes av de flesta som tillräckligt omfattande för att stödja diskussionerna mot övningens mål och syfte. Upplevelsen av svårighetsgraden varierar från grundläggande till utmanande.
För vissa grupper var frågeställningarna svåra då kriskompetensen var begränsad, medan andra beskriver en utmaning med begränsad GIS-kompetens. Vissa
efterfrågade tydligare fokus på GIS, medan andra efterfrågade mer krisperspektiv.
Rekommendationer
Säkerställ blandad och jämn fördelad GIS- respektive KRIS- kompetens i grupperna vid genomförandet.
Variera tempot i upplägget genom att ge mycket tid för diskussioner för vissa frågor och lite mindre tid för vissa. Genom detta uppnås både känslan av realism men även känslan av att få bottna i de viktigaste frågorna.
Inslag med GIS-moment behöver gott om tid för att möjliggöra konstruktiva
diskussioner och för att skapa förutsättningar för att verkligen förstå hur geografisk information kan användas som beslutsunderlag.
30 3.9.5. Framtida övningar med inslag av geografisk information
Slutsatser
Flertalet deltagare upplever att det vore värdefullt att i framtiden genomföra likande seminarieövningar.
Det finns en enighet om att det vore värdefullt att genomföra en simuleringsövning för att öva utbyte och användning av geografisk information. Bedömningen är dock att det finns behov av att reda ut ett antal förutsättningar innan en sådan övning kan genomföras. Exempel på utmaningar som nämns i detta sammanhang är PUL och andra juridiska hinder, standardisering av format samt förankring av arbetssätt vid de enskilda organisationerna.
Regelbundenheten i övningar med inslag av geografisk information framhålls som ett sätt att få GIS-förmågan att bli en naturlig del i analysfunktioner vid
samhällsstörningar, såväl aktörsgemensamt som aktörsinternt.
Rekommendationer
Utbyte och användning av geografisk information vid samhällsstörningar bör övas återkommande genom samverkansövningar i seminarieövningsform.
Utöka övningsdeltagandet med andra sektorer och aktörer, t.ex. energisektorn, privata aktörer, etc.
Utbyte och användning av geografisk information vid samhällsstörningar bör integreras i ordinarie samverkansövningar samt fortsatt övas regelbundet i enskilda aktörers övningar.
Formulera en ökad ambition och målsättning att öva utbyte och användning av geografisk information under simuleringsövningar. Innan dess krävs dock mer utbildning, träning och utveckling då tekniska och juridiska hinder måste redas ut.
31 3.10. Övningsresultat – gav övningen ökad förmåga?
Följande resultat är baserat på den självskattning som övningsdeltagarna genomförde i slutet av det avslutande momentet. Utvärderingen bestod av ett urval av målsättningar (kunskaper och färdigheter) från förmågekatalogen där deltagarna fick värdera sig själva utifrån en fyrgradig skala. Varje målsättning besvarades med en självskattning utifrån bedömd förmåga innan genomförd övning samt efter genomförd övning.
Resultatet visar att övningen gav en positiv effekt i samtliga fyra delmål med underliggande kunskaps- och färdighetsmål. Den största förmågeökningen gjordes inom delmål 4 - förmåga att samordna geografisk information vid en samhällsstörning med andra aktörer. Det
kunskaps- eller förmågemål som fick lägst skattning var kunskaper om juridiska
förutsättningar för såväl inhämtning, leverans, användning och samordning av geografisk information vid en samhällsstörning.
Även om resultaten från självskattningen påvisar genomgående positiva trender bör
slutsatserna dras med viss försiktighet. För det första var förmågekatalogen utvecklad för en organisations kollektiva förmåga med många olika involverade kompetenser. Under
Koordinat 16 övades endast delar av nödvändiga kompetenser och självskattningen genomfördes individuellt. Vidare är inte seminarieövningar den övningsform som lämpar sig bäst för att fullt ut pröva förmågor vilket kan ha gjort det svårt att göra en korrekt självskattning. Dessutom visade utvecklingsarbetet under övningen att flera av de nödvändiga förutsättningarna i målkatalogen inte fanns hos de övade organisationerna.
I förmågekatalogen fanns inte heller målsättningar kopplade till kunskaper och färdigheter i metoder för krishantering där en stor del av kunskapsuppbyggnaden under övningen skedde, framför allt för personer med GIS-kompetens.
En slutsats av självskattningen skulle kunna vara att organisationer behöver utveckla nödvändiga förutsättningar och kunskaper, framför allt inom det juridiska området, samt delta med fler kompetenser för att verkligen kunna pröva aktörens kollektiva förmåga. På kort sikt bör detta ske genom ytterligare seminarieövningar och på lång sikt genom mer tillämpade simuleringsövningar med scenarioanpassad sammansättning av aktörer.
Utvärderingsresultatet av förmågeskattningen finns i bilaga 7.
0 1 2 3 4
Delmål 1 - Inhämta
geografisk information Delmål 2 - Leverera
geografisk information Delmål 3 - Använda
geografisk information Delmål 4- Samordna geografisk information
Genomsnittsskattning per delmål
Före Efter
32
4. Förmågan att utbyta och använda geografisk information
Under seminarieövningarna samt arbetet i den egna organisationen dokumenterades de övades diskussioner och inrapporterade svar i övningsstödssystemet. Resultatet av arbetet med uppgifterna gav en bild av vad som är viktigt i relation till beställning, leverans,
samverkan samt användning av geografisk information som underlag vid analys och beslut.
Utöver utvärdering av själva övningskonceptet och deltagarnas självskattning framkom även ett antal områden som behöver utvecklas för att både den aktörsinterna och den
sammanlagda förmågan kring användning av geografisk information vid samhällsstörningar ska utvecklas. Övningsdeltagarna påpekade att det är viktigt att dokumentera även det som krävs för att arbeta vidare inom området och att metod och kunskap måste hänga ihop och dokumenteras för att skapa kontinuitet.
Därför redovisas här slutsatser och rekommendationer inom hela ämnesområdet ”förmåga att utbyta och använda geografisk information vid samhällsstörning”.
4.1. Slutsatser och rekommendationer
4.1.1. Inhämta geografisk information från annan aktör Slutsatser
Att på ett effektivt sätt använda geografisk information vid analys och beslut i hanteringen av en samhällsstörning kräver bland annat:
o Överblick över vilken geografisk information som finns att tillgå
o Förmåga att göra ett urval av geografisk information som är relevant för just denna händelse
o Förmåga att inhämta informationen, framför allt att kunna formulera behov och syfte med den önskade informationsmängden.
Utifrån dagens förutsättningar upplever aktörerna det svårt att få en bild av vilka organisationer som kan tillhandahålla olika typer av geografisk information. Det upplevs även svårt att göra själva urvalet bland den stora mängd geografisk information som finns.
33
En stor andel av den tillgängliga geografiska informationen kräver förfrågan/särskild leverans.
Beställarkompetens är mycket viktigt vid förfrågan om geografisk information hos annan aktör. Vid beställning bör både GIS- och KRIS-kompetens delta. En förberedd lathund kan vara ett stöd i att få med relevanta uppgifter i en beställning.
Rekommendationer
Arbetet med att kartlägga och sammanställa vilken typ av geografisk information som respektive organisation kan tillhandahålla måste fortsätta för att skapa överblick och förenkla utbytet mellan aktörerna.
Förslag till lathund som ger stöd vid urvalet av vilken geografisk information som behövs för aktuell situation bör förfinas (se Ubil 8A)
Förslag till lathund som ger stöd vid beställning av geografisk information bör förfinas (se UBil 8B och Ubil 8C)
4.1.2. Leverera geografisk information till annan aktör Slutsatser
En stor andel av tillgänglig geografisk information som kan levereras vid förfrågan kräver någon form av avtal.
Robusta kommunikationssystem och standardiserade format framhålls som viktiga tekniska förutsättningar för informationsutbyte.
Det finns ett antal tekniska och juridiska hinder för utbyte av geografisk information.
Nedladdningstjänster eller leverans av data på bärbart media underlättar
sammanställning till en gemensam produkt för analys och beslut. Visningstjänster är sårbara, svåra att sammanställa och i vissa fall inte tillräckligt användbara för
användning under samhällsstörningar.
Rekommendationer
Lokala, regionala och eventuellt nationella krishanteringsavtal bör upprättas som möjliggör snabb delning av avgiftsbelagd information. Här bör särskild studie göras på möjligheter till avtal med privata aktörer med kritiska informationsmängder.
Undersök möjligheter till aktörsgemensamma tolkningar av lagar för att underlätta leveranser av geografisk information vid kris. Ett exempel är dataskyddsdirektivet vad avser personuppgifter i relation mot behovet av rädda liv och hälsa.
Aktörer som tillhandahåller information via visningstjänster bör se över hur informationen görs tillgänglig, exempelvis om det är lätt att hitta efterfrågad information/tjänst och om den finns tillgänglig för nedladdning.
