Protokoll PU 2016-09-26 §§ 52-61

(1)

Utdragsbestyrkande

Beslutande Alexandra Gustafsson (S), ordf.

Ingemar Gruvaeus (C)

Per Gunnarsson (M), vice ordf.

Övriga närvarande Nina Persson, HR-chef

Per Kärnblad, nämndsekreterare Anna Magnusson, Kommunal Mikaela Holmberg, Kommunal

§ 53

Justerare Ingemar Gruvaeus

Justeringens tid och plats 2016-09-29 Klockan 15.00, Kommunhuset

Under-

skrifter Sekreterare Paragrafer 52-61

Per Kärnblad

Ordförande

Alexandra Gustafsson

Justerare

Ingemar Gruvaeus

ANSLAG/BEVIS

Protokollet är justerat. Justeringen har tillkännagivits genom anslag

Organ Personalutskottet Förvaringsplats för

protokollet Kansliavdelningen

Sammanträdesdatum 2016-09-26

Datum för när anslaget ska

sättas upp 2016-09-30 Datum för när ansla-

get ska tas ner 2016-10-22

Underskrift

(2)

Innehållsförteckning

Ändringar i ärendelistan ... 2

Möte med Kommunal ... 3

Diskussion efter möte med personal på Individ- och familjeomsorgen (IFO) ... 4

Uppföljning av semestervikarier under sommaren 2016 ... 5

Uppföljning av hjärt- och lungräddning (HLR) för barn och elever ... 6

Information om arbetsklimatundersökningen ... 7

Information från förvaltningen ... 8

Uppföljning av blanketter i samband med avslutningssamtal ... 9

Övrigt ... 10

Personalutskottets sammanträde i oktober ... 11

(3)

Utdragsbestyrkande

Ändringar i ärendelistan

Personalutskottets beslut Följande ändringar görs i ärendelistan:

- Beslutsärende § 61 ”Personalutskottets sammanträde i oktober” tillkom- mer.

__________

(4)

PU § 53 Dnr 89/2016

Möte med Kommunal

På personalutskottets sammanträde 2016-08-19 § 46 förmedlades en önskan om att förlägga nästa sammanträde hos Kommunal sektion Vara för att bland annat träffa organisationen.

Kommunal ser en utmaning när det gäller bemanningen i kommunen. Redan idag finns det problem med en hög personalomsättning för kommunens an- ställda. Detta gör det svårt att få behörig personal på plats. I samband med att flera av kommunens nuvarande anställda kommer att gå i pension i framtiden kommer dessa problem att öka. Kommunal ser därför en vikt i att Vara kommun ser över hur en bra arbetsplats kan skapas för att både behålla och locka framtida personal.

Medlemmarna i Kommunal upplever mycket stress. En förklaring för detta är att dokumentationskraven har ökat mycket under senare tid och det blir mycket tid som måste läggas på detta. Även IT-systemen som används upplevs som svåra av många. Det önskas underlättningar för personalen gällande detta.

Ett annat problem som upplevs av Kommunal är när deras medlemmar får samordningsuppgifter samtidigt som de har kvar sin ordinarie tjänst. Detta blir då ett kontorsarbete som egentligen faller under fackförbundet Vision, inte Kommunal. Samordningsansvar och tjänster behöver därför ses över och för- tydligas.

__________

(5)

Utdragsbestyrkande

Diskussion efter möte med personal på Indi- vid- och familjeomsorgen (IFO)

Personalutskottets beslut

Personalutskottet har tagit del av informationen.

__________

Sammanfattning av ärendet

På personalutskottets sammanträde 2016-08-19 § 43 skedde ett möte med personal på Individ- och familjeomsorgen (IFO). Här kom det bland annat fram att personalen upplevde personalomsättningen och belastningen för cheferna som det största problemet i verksamheten. Det fanns även vissa praktiska för- utsättningar som behövde lösas.

Sedan dess har ordförande i personalutskottet diskuterat ärendet med social- nämndens ordförande och lyft vikten av att politiker från denna nämnd besö- ker IFO och för en dialog med personalen. Mycket av det som lyftes som problem var rent praktiska saker som inte personalutskottet kan påverka.

HR-chef har tillsammans med kommundirektör varit inbjuden till ett RE-möte med socialförvaltningen. Där tog de del av problem som finns med ledning och styrning av organisationen. Cheferna anser att de saknar det administrativa stöd som de behöver. Efter detta har det beslutats att en arbetsgrupp ska star- tas för att se över organisationen i socialförvaltningen och hitta möjliga förbätt- ringar.

__________

(6)

PU § 55 Dnr 98/2016

Uppföljning av semestervikarier under som- maren 2016

Personalutskottet har tagit del av utvärderingen.

__________

På personalutskottets sammanträde 2016-06-16 § 38 fick förvaltningen i upp- drag att inkomma med en utvärdering av tillsättandet på semestertjänster.

Jämfört med 2015 fanns det fler annonser fördelat på Äldreomsorg, Omsorgen kring personer med funktionsnedsättning, Sjuksköterskor och till Boende för ensamkommande flyktingbarn. I år har också en gemensam Excel-fil använts av bemanningsenheten och avdelningscheferna där cheferna själva har kunnat välja vilka personer som kommer tas kontakt med/anställas eller ge avslag till.

Totalt kom det in 370 ansökningar, jämfört med 2015 då motsvarande siffra var 290. Totalt anställdes 180-190 personer, vilket motsvarade behoven på en- heterna. Det fanns dock en del sena avhopp och sjukdom hos semestervikarierna vilket gjorde att personalbrist ändå uppstod.

Det som upplevts som ett problem är att det har varit svårt att hitta personal med rätt kompetens eftersom många av ansökningarna kommit från personer som är unga och oerfarna. Ledighetsansökningarna från både vikarier och ordinarie under semesterperioderna har också inneburit problem som lett till mycket övertid för semestervikarierna.

För framtiden är det viktigt att semesterschemat är väl förankrat hos personalen innan de börjar eftersom ledigheter under period är mycket svåra att lösa.

Det kan även vara bra med vikarier som inte går på schema under semestern utan blir timvikarier som kan rycka in vid behov.

Beslutsunderlag

- Utvärdering ”Semesterrekrytering 2016” från personaladministratör, 2016-09- 15

__________

(7)

Utdragsbestyrkande

Uppföljning av hjärt- och lungräddning (HLR) för barn och elever

Personalutskottet har tagit del av informationen.

__________

På personalutskottets sammanträde 2016-03-09 § 13 fick förvaltningen i upp- drag att återrapportera utbildningen av personal inom hjärt- och lungräddning (HLR) för barn.

Drygt 200 personer inom förskola/skola upp till lågstadiet hade planerats att få utbildning inom HLR/första hjälpen för barn fram till sommaren 2016. Hittills har 132 personer utbildats och några ytterligare utbildningstillfällen kommer därför att hållas under hösten.

Företaget ”Ett hjärtsäkert Skaraborg” anlitades för att genomföra utbildningen och de har fått ett mycket gott betyg i kursutvärderingar. Anledningen till att ett extern företag anlitades var att kommunens egen personal annars skulle be- höva utbildas till instruktörer. Det kommer sedan krävas mycket tid av dessa för utbildningarna och material såsom dockor måste köpas in och underhållas.

Informationsunderlag

- Underlag ”Uppföljning av hjärt- och lungräddning (HLR) för barn” från re- habcoach, 2016-09-15

__________

(8)

PU § 57

Information om arbetsklimatundersökningen

Personalutskottet har tagit del av informationen och önskar en uppföljning av arbetsklimatundersökningen på dess sammanträde i december.

__________

Sedan 1998 har Vara kommun vartannat år genomfört arbetsklimatundersök- ningar. Detta är en enkät där medarbetare får svara på hur de upplever sin ar- betssituation. Syftet är att verka för en god arbetsmiljö för Vara kommuns ledning, chefer och medarbetare. Den är ett viktigt underlag för fortsatt utveckling av medarbetarna och kommunen.

I år kommer undersökningen att gå ut den 10 oktober och hålla på fram till den 4 november. Enkäten kommer att gå ut till de som varit anställda i mer än 6 månader och deltagandet är frivilligt. Men eftersom undersökningen kommer att vara ett verktyg för ledning och chefer att arbeta vidare med är det viktigt att så många som möjligt deltar i enkäten.

Enkäten kommer att skickas ut digitalt och svaren är helt anonyma. Vara kommun kommer att använda sig av företaget Markör för undersökningen. Detta är ett privat och fristående undersökningsföretag som har stor vana av att han- tera känslig information.

Resultatet av undersökningen kommer att presenteras vecka 48 för kommunens ledning. Senare under samma vecka kommer resultatet bli tillgängligt för respektive chef. Dennes uppgift blir sedan att tillsammans med enheten arbeta fram handlingsplaner under hösten. Uppföljning av denna kommer att ske både centralt och enhetsvis.

Beslutsunderlag

- Presentation ”Medarbetarundersökning 2016” från HR-chef, 2016-09-15 __________

(9)

Utdragsbestyrkande

Information från förvaltningen

Organisationsförändring

HR-chef informerar om att det har skett en organisationsöversyn av Förvalt- ningen för Utveckling och Service. I samband med detta kommer avdelningen för intern utveckling och service byta namn till HR-avdelningen.

I HR-avdelningen satt tidigare kvalitetschefen, men i samband med föränd- ringen kommer denna tjänst att bli en kvalitetsstrateg och uppgå i Tillväxt- och Utvecklingsavdelningen. Även kommunjuristen kommer att flyttas från HR-avdelningen till Kansliavdelningen från och med 1 juni 2017. Detta innebär att HR-avdelningen blir mer renodlad mot personalfrågor.

En kommunikationschef kommer att rekryteras och en egen Kommunikations- avdelning kommer att bildas. Dessa tjänster ligger idag under Tillväxt- och utvecklingsavdelningen.

Översyn av rekryteringsrutin

HR-chef informerar om att HR-avdelningen kommer att bli mer delaktig i re- kryteringsprocessen framöver. Samtliga chefsrekryteringar ska gå via HR-avdelningen. Detta då chefer inte ska vara ensamma vid rekryteringar utan kan få stöd av de som har kompetens kring rekryteringar.

__________

(10)

PU § 59

Uppföljning av blanketter i samband med av- slutningssamtal

Personalutskottet tar del av avslutningsblanketterna.

__________

På varje personalutskott tar utskottet del av de avslutningsblanketter som läm- nats in till HR-chefen sedan det senaste sammanträdet.

Avslutningssamtal erbjuds de som arbetat minst ett år och som frivilligt avslu- tar anställningen eller går i pension. Normalt ska samtalet ske med närmsta chef, som också är den som ska ta initiativet till att samtalet sker. Arbetstagaren har dock rätt att genomföra samtalet med annan om det önskas. Vid samtalet fylls en avslutningsblankett i där exempelvis orsaker, förslag på förbättringar och synen på Vara kommun som arbetsgivare är viktiga frågor.

__________

(11)

Utdragsbestyrkande

Övrigt

Personalutskottet under 2017

Ordföranden informerar om att det finns diskussioner gällande frekvensen av mötena som personalutskottet har. Ett förslag är att istället för att boka in mö- ten varje månad kan varannan månad avsättas för detta. Det finns även planer på att skapa ett årshjul med ärenden att ta upp som information och uppfölj- ning i personalutskottet.

Personalutskottet ser positivt på en fortsatt planering av möten varje månad, men att möten med få ärenden kan utgå i framtiden.

Skrivelse gällande personalsituationen inom V6

HR-chef informerar att HR-chefer inom V6-samarbetet har diskuterat nuläget gällande rekrytering av personal då samtliga upplever att det är svårt att behålla personal.

__________

(12)

PU § 61

Personalutskottets sammanträde i oktober

Personalutskottet beslutar att dess sammanträde 2016-10-13 utgår.

__________

Då personalutskottets sammanträde i september blev framflyttat, från 2016-09- 15 till 2016-09-26 är det endast två veckor kvar till nästa sammanträde.

Eftersom personalutskottet inte beräknas ha några betydande ärenden på sam- manträdet i september föreslås därför att detta utgår och eventuella ärenden flyttas till personalutskottets sammanträde i november.

__________