Kandidatuppsats, FEK C, 15 hp Jonas Vallin HT 2010
Handledare: Lars Frimanson
HUR PÅVERKAS EKONOMISTYRNINGEN AV MOBILA BETALNINGSLÖSNINGAR?
- EN STUDIE AV EKONOMISTYRNINGENS UTFORMNING OCH ANVÄNDNING HOS UPPLANDS LOKALTRAFIK AB.
Denna studie undersöker hur ekonomistyrningen påverkas av mobila betalningslösningar hos Upplands lokaltrafik AB (UL). Med begreppet
”ekonomistyrning” menas utformningen på rapporterna, men även hur de används.
Med hjälp av modellen objekt, mått och tid (Östman, 1973) undersöks utformningen och användningen i ekonomistyrningen hos UL. Det är viktigt att undersöka hur informationen presenteras i rapporterna då information som är alltför aggregerad kan vara ett problem (McKinnon & Bruns, 1992). Denna undersökning visar att den mobila betalningslösningen som UL använder inte klarar av att leverera samma information som de övriga betalningslösningarna, men den kan däremot leverera information snabbare än de andra systemen.
2 INNEHÅLL
1. Introduktion ... 3
2. Teoretisk referensram ... 5
2.1. Ekonomiska rapporters utformning och användning ... 5
2.1.1. Utformning av ekonomistyrningen ... 5
2.1.1.1. Modellen objekt, mått och tid ... 6
2.1.1.2. Faktorer som påverkar ekonomistyrningens utformning ... 8
2.1.2. Användning av ekonomistyrningen ... 9
2.1.2.1. Vilken information används för att styra verksamheten? ... 9
2.1.2.2. Ekonomistyrning på kort sikt ... 10
2.1.2.3. Ekonomiska rapporter och andra styrmedel ... 11
2.1.3. Brister ... 12
3. Metod ... 13
4. Fallbeskrivning av Upplands lokaltrafik AB ... 14
4.1. Biljettsystemen ... 14
5. Utformningen av ekonomistyrningen hos UL ... 16
5.1. Objekt, mått och tid ... 18
6. Användning av ekonomistyrningen hos UL ... 23
7. Diskussion om ekonomistyrningen hos UL ... 25
7.1. Utformningen ... 25
7.2. Användningen ... 28
8. Slutsats ... 32
9. Referenser ... 34
10. Bilagor ... 37
3 1. INTRODUKTION
Förändringar inom ekonomistyrningens utformning och användning är ett vanligt förekommande fenomen som påverkar företagens verksamheter. Det sker ständigt förändringar som påverkar ekonomistyrningen, både från inre och yttre håll. Organisationer måste reagera på förändringar i omvärlden och anpassa sin ekonomistyrning till vad som händer runtom dem, hur de lyckas med detta avgör om de gör bra resultat eller inte (Baines och Langfield-Smith, 2003).
Det är intressant hur organisationer hanterar och anpassar sig till förändringarna. Upplands lokaltrafik (UL) har genomgått ett antal förändringar genom tiderna. Innan vi påbörjade studien hade vi endast kännedom om att ett kontantstopp var på väg den 12 december och att den mobila betalningslösningen var ett potentiellt ersättande alternativ för de resenärer som ej reser regelbundet. Att med mobiltelefoner kunna ta hand om betalningar är något som blir allt vanligare och denna nya teknologi spås en ljus framtid (Kim, et al., 2010). Det är intressant att se hur denna nya och växande betalningslösning påverkar ekonomistyrningens utformning och användning. Studier av mobila betalningslösningar har gjorts inom ämnet marknadsföring och hur lösningarna påverkar kunder (Dahlberg et al., 2008), men det är svårt att hitta forskning om hur mobila betalningslösningar påverkar ekonomistyrningens utformning och användning. Det första vi upptäckte var att informationsflödet mellan UL och konsumenten var snabbt och effektivt, men vi upptäckte även att rapporteringsflödet mellan UL och betalningsleverantören var snabbare och smidigare än övriga betalningslösningar. Systemet för mobila betalningslösningar kan alltså påverka ekonomistyrningen hos UL och ge dem nya möjligheter och utmaningar.
För att studera hur införandet av mobila betalningslösningar har påverkat ekonomistyrningens utformning och användning hos Upplands lokaltrafik AB har vi valt att använda oss av en modell som Östman (1973, s. 30-31) utvecklat för att undersöka hur ekonomistyrningen utformas och används. Modellen innefattar tre dimensioner: objekt, mått och tid. Objektet beskriver vad företaget använder för att hänvisa resultatet, exempelvis busslinje. Måttet anger vilka typer av aspekter som är viktiga att följa upp på objekten, exempelvis antal passagerare och resultat. Slutligen så behandlar avsnittet tid den frekvens och aktualitet som ekonomiska rapporter inom ekonomistyrningen har. Just tid är en viktig faktor när ekonomiska rapporter
4
ska användas i ekonomistyrningen, ju snabbare insamlad information kan sammanställas till rapporter ju större nytta kan den göra som beslutsunderlag i företaget (Lind 1996, s.30;
McKinnon & Bruns 1992, s. 219-223). I vilken form informationen presenteras är även det en viktig fråga då information som är för aggregerad kan vara ett problem (McKinnon & Bruns 1992, s. 204), ett annat problem kan vara för mycket information vid beslutstaganden (Edmunds och Morris, 2002). Det är viktigt att informationen som framställs inom organisationen är av hög kvalitet. Enligt Fayol (2008) är ekonomiska rapporter och liknande information mycket viktiga för ledningar i organisationer då det är omöjligt för ledningen att personligen sköta all tillsyn. Med tanke på detta är det därför intressant att studera på vilket sätt mobila betalningslösningar löser dessa problem inom ekonomistyrningens utformning och användning. Syftet med vår undersökning är därför att ta reda på vilka möjligheter och problem som mobila betalningslösningar kan ge upphov till för utformning och användning av ekonomistyrning.
5 2. TEORETISK REFERENSRAM
2.1. EKONOMISKA RAPPORTERS UTFORMNING OCH ANV ÄNDNING
Det råder delade meningar mellan olika forskare om hur ekonomistyrningens utformning av verksamheten är avbildad. Utformningen kan dels vara en neutral avbildning av vad som händer i företag, denna avbildning kan då bedömas som antingen mer eller mindre tillförlitlig.
Den kan även vara en icke neutral avbildning där utformningen och användningen påverkas av både verksamheten och aktörerna. En del forskare anser även att verksamhetens karaktär påverkar utformningen av ekonomistyrningen (Lind 1996, s. 6-7).
Aktören kan antingen förse sig med informationen direkt från verksamheten men även indirekt via utformningen av ekonomistyrningen. Med hjälp av informationen kan aktören sedan påverka och förändra verksamheten dels via ekonomistyrningen men även genom direkta vägar (Lind 1996, s. 6-7).
2.1.1. UTFORMNING AV EKONOMISTYRNINGEN
Slutprodukten från redovisningssystemet är de ekonomiska rapporterna (Östman 1973, s. 11).
Med hjälp av ekonomiska rapporter kan företaget identifiera indikatorer för de förändringar som kan komma att ske i ekonomistyrningen. De ekonomiska rapporterna distribueras till användarna för att stödja dem i beslutsfattande och styrning av verksamheten. Rapporterna kan komma via olika media som exempelvis pappersrapporter och terminaler. De finns en rad olika källor som dessa ekonomiska rapporter kan hämtas ifrån, vissa rapporter är bearbetade av ekonomifunktionen och är en samling av information från olika system. Detta innebär att informationen presenteras mer användarvänligt (Lind 1996, s. 11).
Nuförtiden genererar företagen större volymer av data och information än tidigare. Behovet att förbereda, organisera och presentera data är oumbärlig för företagsledningen och utvecklingen av ett så kallat ”Warehouse” har blivit fundamentalt (Anandarajan 2003, s. 18).
Data warehouse defineras på svenska som ett optimerat datalager och med hjälp av detta kan företagen använda datan till olika ändamål med hjälp av Business Intelligence-system (BI- system) (Borking 2010, s. 17-19).
Skillnaden mellan en vanlig databas och ett datalager är oftast att datalagret innehåller integrerad data från olika källor och tidsrymder, oftast i antingen ett summerat eller ett
6
detaljerat format (Galderon 2003, s. 2-3). För att datan som skall lagras i datalagret skall bli så användbar som möjligt måste informationen kvalitetssäkras och bearbetas för att den skall bli meningsfull för styrning och uppföljning. Risken är annars att information inhämtas till mjukvaran för analys som inte är värdefull eller snarare kanske felaktig (Borking 2010, s. 18- 19).
Förutsättningar för att få ett bra BI-system är att datalagret återspeglar organisationens verksamhet på ett korrekt sätt. Det är även viktigt att denna data är ordentligt utspridd över flera tidsdimensioner och att den uppdateras med jämna mellanrum. Personer som arbetar i organisationen måste förstå vikten av att ge data i rätt kvalitet och vad den skall användas till.
Ifall olika avdelningar har olika definitioner på exempelvis vad ett dygn i arbetet räknas som kan datan bli felaktig. Detta gäller även slarvfel där ändringar har korrigerats i verkligheten men inte i systemet. Dessa fel går sedan inte att upptäcka när datan väl har aggregerats, det är därför viktigt att användarna bestämmer i vilken detaljnivå datan skall lagras i datalagret.
Systemet skall vara uppbyggt så att det går att spåra upp och få förklaring till dessa skillnader (Borking 2010, s. 25).
2.1.1.1. MODELLEN OBJEKT, MÅT T OCH TID
Inriktningen i denna studie kommer att fokuseras mot de rapporter som UL hämtar från betalningsterminalerna. Med hjälp av modellen objekt, mått och tid som utvecklats av Östman (1973, s. 30-31) kan utformningen och användningen av redovisningsrapporterna studeras. Denna studie är extra observant på skillnaderna i detaljrikedomen hos de olika betalningsterminalerna. Östmans modell har använts i tidigare avhandlingar och har visat sig fungera väl vid studier inom utformning av redovisningsrapporter (Lind 1996, s.18).
Objekt
Objektet beskriver vad företaget mäter det ekonomiska resultatet på. Det finns tre dimensioner för objekt som hänsyn behöver visas till när rapporten skapas (Östman 1973):
1. Objekttyper och ordningen mellan objekten 2. Detaljrikedom för objekt
3. Omfattning för objekt (Östman 1973, s.30)
7
Den första dimensionen anger vilken typ av objekt det rör sig om exempelvis enheter, produkter, kunder och maskiner, samt hur dessa hänger ihop med varandra. När företaget skall få fram resultatet summeras det från olika divisioner. Det är detaljrikedomen på objekten som anger den minsta enheten som kan urskiljas från rapporten medan omfattning anger den högsta nivån som kan urskiljas från rapporten (Östman 1973, s. 29).
Det är bra om dessa objekt inte är allt för aggregerade då detta kan försvåra härledning av utfallen till de specifika ansvarsenheterna. Genom en ökad detaljeringsgrad kan hänvisning lättare ske till exempelvis vilken avdelning eller produkt som orsakar en differens (Lind 1996).
Mått
I den ekonomiska uppföljningen finns det en koppling mellan mått och objekt. Måttet anger vilka typer av aspekter som skall följas upp på de objekten som anses viktiga för företaget.
Östman (1973, s. 30) anger även här tre olika dimensioner för måttet som är snarlikt objektets dimensioner:
1. Måttyper
2. Detaljrikedom för mått, inom viss måttyp
3. Omfattning för mått, inom viss måttyp (Östman 1973, s. 30)
Första dimensionen anger vilken typ av mått som används. Ett exempel på mått skulle kunna vara kostnader, intäkter, antal passagerare och resultat. Detaljrikedomen anger även här vilken nivå som är den lägsta att följa upp måttet på, medans omfattningen anger den högsta nivån.
Måttet kan delas upp i olika grupper och nivåer för objektet och sedan slås ihop till exempelvis en totalkostnad för objektet (Lind 1996, s. 19).
Tid
Östman (1973, s. 31) nämner även tidsmässiga dimensioner som frekvens och aktualitet.
Frekvensen beskriver hur ofta rapporten lanseras och distribueras till användarna. Aktualiteten beskriver leveranstiden efter rapportperiodens utgång.
8
2.1.1.2. FAKTORER SOM PÅVERKAR EKONOMISTYRNINGENS UT FORMNING
Ett vanligt tema inom den normativa forskningen inom ekonomistyrning är att förändringar i en organisations miljö leder till förändringar inom organisationen. Organisationens strategi är ett svar på dess miljö och genom att matcha strategin med miljön så kan organisationen nå framgång (Baines och Langfield-Smith, 2003). En ökad globalisering och alltmer komplicerade marknader kan vara några av de yttre faktorer som leder till att organisationer måste genomföra förändringar och förnyelser inom sina ekonomistyrningssystem (Kasurinen, 2002).
I takt med den ökade globaliseringen har chefer fått börja tänka effektivare för att uppnå konkurrensfördelar och förbättra organisationens kapacitet. De måste därför utveckla innovativa redovisningssystem samt ha flexibla strategier och strukturer inom organisationen.
Behovet av icke-finansiell redovisningsinformation har ökat och lett till nya informationskrav hos cheferna. Baines och Langfield-Smith (2003) har gjort en litteraturgenomgång och därefter utvecklat en hypotes på vilken typ av redovisningsinformation som cheferna kan använda för optimal prestation i organisationen.
De påverkande faktorer de har studerat i litteraturen är följande:
* Förändringar i konkurrensen
* Förändringar i strategier
* Förändringar i teknologin
Resultatet av denna analys tyder på att företag inom alla sektorer utsetts för mer komplexa miljöer vilket leder till ett behov av förändring i strategier som leder till ett större behov av avancerade redovisningstekniker. Alla dessa utökade behov leder till större tillit till redovisningsinformation som är icke-finansiell och som kan mäta prestation på nya nivåer (Baines och Langfield-Smith, 2003). Ett misslyckande inom en organisation kan vara en förutsättning för att en förändring ska kunna genomföras eftersom det kan vara nödvändigt att en gammal struktur raseras för att en ny ska kunna ta över (Kasurinen, 2002).
9
2.1.2. ANVÄNDNING AV EKONOM ISTYRNINGEN
Enligt Thorén (1995, s. 6) kan ekonomiska rapporter delas in i två grupper beroende på vad rapporterna ska användas till. Rapporter kan framställas för att ge externa intressenter en bild av organisationens ekonomiska situation, men de kan även framställas för att ge intressenter inom företaget tillång till information. Rapporterna som framställts ska användas för att begränsa den osäkerhet av konsekvenserna som framtida beslut kan leda till och för att ge stöd till beslutsfattare inom organisationen (Thorén, 1995, s. 87-89).
2.1.2.1. VILKEN INFORMATION ANVÄNDS FÖR ATT STYRA VERKSAMHETEN?
Ett intryck av att chefer använder sig av information från formella ekonomisystem som central informationskälla har ofta givits i både svenska och anglosaxiska läroböcker. I kontrast till detta så finns det forskning som tyder på att chefer inte använder sig av formella informationssystem i någon större utsträckning, även om mycket av denna forskning är från början på 1970-talet så finns det senare studier från 1990-talet som styrker detta (Lind 1996, s.
32). Undersökningar visade att fem verkställande direktörer föredrog muntlig aktuell information före formella rutiniserade rapporter. Slutsatsen var att cheferna efterfrågade aktuell och handlingsinriktad information, detta står i motsats till de formella informationssystemen som levererar historisk aggregerad information. En svensk undersökning visar att detta resultat inte bara är begränsat till VD-nivån utan att det även finns på arbetsledarnivå (Lind 1996, s.32). Östman har däremot funnit att avdelningsrapporterna använts och uppfattats som bra av högre chefer medans de lägre cheferna inte använde sig av rapporterna. Han beskriver vidare att det beror på tre förklaringar (Östman 1973, s. 228-231):
Arbetsledarna upplever att de har för lågt inflytande för att kunna påverka verksamheten.
Arbetsledarnas behov av ekonomiska rapporter är begränsade p.g.a. låg komplexitetsgrad i arbetsuppgifterna.
Arbetsledarna har bra kontakt med vad som händer i verksamheten och kan styra den genom direkt observation.
Senare forskning visar att ansvar och befogenhet har delegerats i större utsträckning bland olika arbetspositioner. En forskare hade funnit att funktionschefer använde sig av
10
månadsrapporter och att endast ett fåtal av dessa användare skulle kunna tänka sig att avstå från rapporterna (Thoren 1995, s. 72). Undersökningar har visat att finansiella mått i den löpande ekonomistyrningen kräver snabba informationssystem med lämplighet, precision och relevans (McKinnon & Bruns 1992, s. 197-201). Ekonomistyrning som baseras på finansiella mått används främst för att få en återkoppling på att verksamheten fungerar enligt planerna.
Icke-finansiella mått används mera för att påverka den löpande verksamheten (McKinnon &
Bruns 1992, s. 42-46). Så länge rapporterna inte behöver komma snabbt till användarna är den användbar på lång sikt, medans den löpande verksamheten kräver snabb och lättillgänglig information (Hofstede 1968, s. 214-215).
2.1.2.2. EKONOMISTYRNING PÅ K ORT SIKT
Den information som fås av ekonomistyrningen har större betydelse för beslut som tas på lång sikt än för beslut som tas på kort sikt och den ekonomiska informationen som kommer från redovisningen har oftast endast indirekta effekter på verksamheten (Lind, 1996, s. 34-35).
Lind (1996, s. 35-37) skriver att redovisningsinformation kan användas både för att rikta uppmärksamhet och för att utvärdera prestationer i företaget, redovisningsrapporter kan användas av chefer för att identifiera problem och se negativa trender men det är då viktigt att rapporterna kommer så snabbt som möjligt. Om informationen ska användas för den dagliga styrningen måste den komma väldigt snabbt, kanske till och med nästa dag, för att vara till någon nytta. När det tar för lång tid att få fram informationen försämras även den tilltro användarna har till den och det kan bli nödvändigt för cheferna att tillfråga anställda på lägre nivåer i organisationen om informationen fortfarande stämmer och kan användas som underlag för beslut (van der Veeken och Wouters, 2002). I vissa situationer är det mindre viktigt att rapporter framställs snabbt eftersom aktiviteter som har en låg osäkerhet och som användarna har en relativt god kunskap om innan de utförs ofta kan styras genom planering innan aktiviteten utförs (van der Veeken och Wouters, 2002).
11
2.1.2.3. EKONOMISKA RAPPORTER OCH ANDRA STYRMEDEL
De redovisningsrapporter som produceras används oftast tillsammans med annan information som observationer, informella rapporter (Lind, 1996, s. 37-38), sociala kontakter och privata informationssystem (Thorén, 1995, s. 6). Dessa alternativa informationskällor kan användas tillsammans med rapporterna eller helt ersätta dem. Ekonomistyrningen kan ses som ett filter mot omvärlden då den bara presenterar vissa data medans andra utelämnas. Att beslutsfattarna inte tvingas analysera för mycket information och läsa för omfattande rapporter är viktigt då för mycket information kan leda till att användaren helt bortser från den eller inte tar till sig informationen på bästa möjliga sätt. Att välja ut vilken information som är relevant, och således välja bort viss information, är en utmaning då information anses mycket viktig för att organisationer ska bli framgångsrika. De teknologiska framsteg som gjorts de senaste åren har bidragit till detta problem (Edmunds och Morris, 2000). Ekonomistyrningen kan även användas för att legitimera verksamheten om den får resurser från omgivningen, t.ex. om verksamheten finansieras med hjälp av offentliga medel (Lind, 1996, s. 38).
Lind (1996, s. 176-179) finner i sin studie att ekonomiska rapporters betydelse i den löpande styrningen ökat under slutet av 1980-talet och början av 1990-talet. Cheferna ansåg att rapporternas betydelse för att se trender och brister i verksamheten var viktig. Rapporterna användes även i större utsträckning för att följa upp olika enheters prestationer. Anledningar till dessa förändringar var nya bättre mått och mer aktuella rapporter. En annan viktig faktor var att rapporterna utvecklades till att mäta på lägre nivåer och på så vis ge mer användbar information till beslutstagarna. Tidigare hade informationen ofta varit för aggregerad för att cheferna säkert skulle kunna se var problem fanns och var förändringar behövde göras.
Med hjälp av moderna BI-system (Business intelligence) kan redovisningsekonomer idag förbättra kvalitén på informationen och detta ger säkrare underlag när exempelvis revisorer skall granska finansiella rapporter. De finansiella rapporterna kan istället distribueras i realtid genom flexibla system som besvarar behoven från användarna vid beslutsfattande (Anandarajan 2003, s. 19). För många organisationer är det väldigt viktigt att besluten som tas av ledningen är så effektiva som möjligt för att möjliggöra ett överlevande på dagens tuffa marknad. Det är viktigt att datan som skall användas till beslutsfattande och uppföljning är aktuell och pålitlig. Att lägga ner tid på hanteringen av data samt tekniska frågor är därför av väldigt stor betydelse för många företag. Många organisationer upptäcker samtidigt hur svårt
12
det är att hantera denna stora mängd av data och just därför krävs det effektiva lösningar.
Undersökningar visar att endast ca 15 % av dessa data är i ett användbart format. Även om IT-teknologin har gjort framsteg krävs det fortfarande att datan finns i exempelvis kalkylblad eller databaser för att kunna behandlas. Resterande 85 % av datan är i andra format som exempelvis e-post, röstmeddelanden, PowerPoint-presentationer och muntliga möten. Den resterande datan går oftast inte att komma åt eller använda och detta leder till förlust av information. I en studie påstås det att denna förlust av information kan kosta stora organisationer miljonbelopp, likaså är outnyttjandet av data också ett växande problem då det finns ett gap mellan lagringen av data och användandet av den (Anandarajan 2003, s.21-23).
2.1.3. BRISTER
Den främsta bristen med informationen i ekonomistyrningen är att den är för aggregerad. Ifall informationen är alltför aggregerad finns risken att den inte blir tillräckligt specifik för de mått och objekt som företaget skall följa upp. Detta kan leda till att viktiga detaljer i ekonomistyrningen döljs för cheferna vilket gör det svårt att följa upp orsakerna till måttets utfall. Kopplingen mellan händelser i verksamheten och informationen i rapporterna blir svåra att utläsa ifall rapporterna är för aggregerade (McKinnon & Bruns 1992, s. 204). Andra brister med ekonomistyrningen kan vara att informationen levereras för sent till chefen för att den skall hinna påverka den löpande styrningen. Det är viktigt att systemet har hög frekvens på rapporteringen för att kritiska händelser skall kunna upptäckas i god tid (Gordon & Miller, 1976). Det har i tidigare undersökningar visat sig att cheferna skapat egna informationssystem för att snabbare få information om verksamheten då informationen från ekonomistyrningen kommit långt efter att den inträffat (Lind 1996, s. 16-17). Det stora problemet ligger i att redovisningen endast mäter och följer upp historiska händelser, det blir alltid en skillnad mellan mättidpunkten, sammanställningen och distributionen av rapporten. Rapporten kommer bli försenad hur snabb redovisningen än utvecklas eftersom händelsen redan inträffat (McKinnon & Bruns 1992, s. 204). Ytterligare en brist med ekonomistyrningen är att den kan vara svår att förstå för användarna. Den kan bli svårtillgänglig för de användare som inte är vana vid att arbeta med den specifika typen av information (Hofstede 1968, s. 214).
13 3. METOD
Denna studie består utav kvalitativ data i form av intervjuer, rapporter och dokument.
Anledningen till att studien inte är kvantitativ är att många liknande bussbolag i Sverige använder sig utav samma betalningssystem. UL kommer dessutom att införa kontantstopp på bussarna vilket kan leda till att de mobila betalningarna ökar och därför är UL ett intressant objekt att undersöka. Datainsamlingen består först och främst av en enklare intervju per telefon och e-post med försäljningschefen som ekonomiavdelningen hänvisade till, genom detta har en övergripande bild insamlats över hur de olika betalningslösningarna hos UL ser ut, samt dess koppling till ekonomistyrningen. Därefter har det framställts intervjufrågor som besvarats i ett personligt möte på ca 30 minuter med försäljningschefen på UL, det gjordes även en ljudupptagning under mötet. Övrig information har insamlats med hjälp av dokument och rapporter från försäljningschefen. Vissa dokument har även laddats ner från UL’s hemsida. Slutligen skickades en enkät via e-post ut till anställda inom UL som arbetar med ekonomi och trafikplanering, enkäten innehöll frågor som kompletterar undersökningen.
Dessvärre besvarades denna enkät endast utav en anställd på UL, nämligen utredaren.
Informationsutbytet var däremot väldigt givande då en mail-konversation upprättades med utredaren. Utredaren skickade tillsist även kompletterande dokument med halvårsredovisning och rapport från det nya APR-systemet. Ett nytt försök med att få enkäten besvarad gjordes i slutet av studien men även denna gång så blev den ej besvarad trots att den skickades enskilt till varje anställd, detta för att den anställde skulle uppleva enkäten som personlig.
Genom att jämföra rapporten från den mobila betalningslösningen med de övriga rapporterna har en analys gjorts med hjälp av Östmans modell från 1973. Denna studie undersöker inte bara ekonomistyrningens utformning utan även hur rapporterna används. Med begreppet utformning syftar studien på rapporterna. Analysen undersöker vilken påverkan införandet av mobila betalningslösningar haft med hjälp av de teoretiska referensramar som studien använder. Problem som stötts på i denna studie är att intervjuer endast gjorts med två anställda hos UL, resterande personal besvarade ej enkäten och ekonomiavdelningen hänvisade till försäljningschefen. Biljettrapporterna anses ändå som starka empiriska bevis eftersom de är tagna direkt från systemet. Rapporterna kan även användas för att verifiera informationen från intervjuerna. Fler intervjuer hade däremot varit gynnande för stycket om ekonomistyrningens användning.
14
4. FALLBESKRIVNING AV UPPLANDS LOKALTRAFIK AB
Upplands Lokaltrafik (UL) är ett aktiebolag som ägs gemensamt av Landstinget i Uppsala län samt kommunerna i länet (Enköping, Heby, Håbo, Knivsta, Uppsala, Tierp, Östhammar och Älvkarleby) (Årsredovisning UL, 2007). Bolaget bildades 1978 och ansvarar för att upphandla, planera samt marknadsföra kollektivtrafiken i Uppsala län (Trafikförsörjningsplan UL, 2010). UL har inga egna bussar eller tåg utan upphandlar trafik från fristående företag (Årsredovisning UL, 2007). UL ägs offentligt och anledningen till detta är att landstinget och kommunerna vill använda UL för att främja utvecklingen i länet, verka för en god miljö, säker kollektivtrafik, god tillgänglighet i hela länet samt en god tillgänglighet för funktionshindrade m.m. (Ägardirektiv till Upplands Lokaltrafik AB, 2010). UL finansieras till stor del av skattemedel och 2007 stod landstinget och kommunerna för nästan 60 % av UL:s intäkter (Årsredovisning UL, 2007). Under 2009 genomfördes det knappt 27 miljoner resor med kollektivtrafiken i Uppsala län, antalet resor i länet har ökat med ca tre miljoner sedan 2005 (Trafikförsörjningsplan UL, 2010).
Från och med den 12 december 2010 kommer det att införas kontantstopp på alla bussar i UL’s regi, även försäljning av busskort ombord på bussarna stoppas. Detta enligt ett pressmeddelande från UL (mynewsdesk.com, 2010). Enligt pressmeddelandet införs kontantstoppet efter att Arbetsmiljöverket beslutat om förbud för förarna på UL:s linjer att hantera kontanter. UL lyfter i meddelandet fram SMS-biljetter, tillsammans med andra betalningslösningar, som alternativ till kontantbetalning.
4.1. BILJETTSYSTEMEN
ALMEX
Almex är det företag som tillverkat biljettautomaterna ombord på bussarna som entreprenörerna kör. Upplands lokaltrafik AB införskaffade dessa automater för ca 20 år sedan och de används än idag. Denna biljettstatistik sköts av bussentreprenörerna med hjälp av ALMEX system och de framställer sedan rapporter till ekonomiavdelningen på Upplands Lokaltrafik AB (Intervju 2, 2010).
RESPLUS
Resplus är en samverkan mellan en mängd olika trafikföretag i Sverige, företaget som ligger bakom heter Samtrafiken i Sverige AB. Med hjälp av en biljett från resplus kan resenären
15
göra en resa från en destination till en annan på en och samma biljett trots att resenären åker med olika transportmedel. Trafikföretagen har samverkat så att resenären skall få så korta bytestider och gångavstånd som möjligt och de har även samarbetat för att framställa ett gemensamt regelsystem som skall omfatta åldersgränser och rabatter på samma villkor (Resplus.se, 2010). Samtrafiken har en extranätportal som anslutna företag kan använda. I ett webbgränssnitt kan UL se vilka resor som är bokade, detta uppdateras varje dag. Det finns i princip två rapporter, en för ekonomisk avräkning, och en för själva resan. I den sista får de reda på från vilken hållplats och till vilken hållplats, linjenummer och tur/klockslag som resan görs. Det går sedan att klicka sig fram till den enskilda biljetten. UL anser att detta system inte är så bra då det inte kan integreras med andra system. Det UL nu gör är att ladda ner ovanstående uppgifter om resan, men de kan dock inte få uppgifter om biljetter via automatisk nedladdning direkt till BI-systemet. Möjlighet att ladda ner information varje dag finns, men det görs manuellt en gång i månaden. UL förhandlar med Samtrafiken för att de automatiskt skall kunna ladda ner information om varje biljett och resa, om det går att lösa skulle UL vilja ladda ner informationen dagligen (Intervju 3, 2010).
PLUSDIAL
De mobila betalningslösningarna införskaffades av UL redan år 2007 hos bussentreprenörerna (Intervju 2, 2010). Plusdial är ett finskt företag som säljer dessa SMS-tjänster till transportföretag och de har även Stockholms Lokaltrafik (SL) samt andra bussbolag i Sverige som kunder (Plusdial.com, 2010). Plusdial har ingen sammankoppling till bussentreprenörerna och därför finns det inte heller någon resestatistik utan endast statistik över SMS-försäljningen. Validering av biljetterna sker genom att chaufförerna kontrollerar SMS-biljetterna på kundernas mobiltelefoner men de för ingen intern statistik över SMS- resenärerna (Intervju 2, 2010). Plusdial har däremot en tilläggstjänst som möjliggör resestatistik genom att installera en självscanningsapparat på bussarna som de kan tillhandahålla bussbolagen. På så sätt behöver inte chaufförerna validera biljetterna utan kunderna visar upp telefonen visuellt för apparaten som läser av skärmen, sedan bokförs statistik om vilken buss kunderna klivit på (Plusdial.com, 2010). Upplands lokaltrafik AB har inte denna tjänst installerad på bussarna men håller på att förhandla om införandet av ett sådant system i framtiden. Rapporteringen sker genom en webbaserad tjänst som Plusdial tillhandahåller sina kunder där de själva kan logga in och hämta information om betalningarna (Intervju 2, 2010).
16
5. UTFORMNINGEN AV EKONOMISTYRNINGEN HOS UL
Figur 1. Översikt över de olika systemen som genererar rapporter
Innan vi går vidare till detaljer bland de olika rapporterna så skall vi först och främst skilja på rapporternas ändamål. Biljettstatistiken är till för att få en översikt över sålda biljetter och dessa bygger på de rapporter som de operativa systemen framställer medans resandestatistiken är till för prognos och uppföljning av företagets resultat (Intervju 3, 2010).
Biljettstatistik
Upplands lokaltrafik AB framställer inte själva de operativa rapporterna med biljettstatistik utan detta sköts av biljettsystemen Almex, Resplus samt leverantören för den mobila betalningslösningen (Plusdial). Rapportering om intäkter från bussentreprenörerna sker förutom rapporterna även på fakturor som skickas ut till Upplands lokaltrafik AB.
Bussentreprenörerna använder sig nämligen av självfakturering där de drar av kostnaderna från intäkterna (Intervju 2, 2010). Enligt statistik från 2009 och 2010 så har de kontanta betalsätten ombord på bussarna minskat samtidigt som de andra betalningsalternativen,
17
exempelvis SMS, ökat (UL Forum 3/2010). Intäkterna från bussentreprenörerna är endast från de kontanta betalningarna då de andra betalsätten sker från ombud, automater, e-handel samt autogiro och resplus (Intervju 2, 2010). Förhandlingar om införande av betalning via bankkort ombord på bussarna pågår (UL Forum 3/2010).
Resandestatistik
Resenärsstatistiken framställs av rapporter som görs i SAS-miljö som är ett Business Intelligence-system utvecklat för uppföljning och prognoser men även för djupare analyser (Sas.com, 2010). Det är tänkt att resenärsstatistiken skall bygga enbart på APR-data. APR står för automatisk passagerarräkning och är ett nytt system som UL börjat använda men eftersom några mindre bitar saknas i busstrafiken så används ett blandsystem enligt nedan.
1. All tågtrafik redovisas med APR.
2. All regionbusstrafik utifrån biljettsystemen ALMEX och Resplus.
3. Av SMS-biljetter tillskrivs 2/3 till regionbusstrafiken, detta bygger på att resandet med regionbuss är ca 2/3 av det totala resandet (dock utan koppling till linjer).
För att framställa rapporterna läser UL först och främst APR-datan. UL läser sedan in biljettdata och transaktionsdata från de olika biljettsystemen, ALMEX, Resplus och Plusdial.
Detta skickas sedan till deras datalager (SAS BI-server) där de sammanställer datan till en enhet. Varje system genererar data på en detaljnivå som bestäms av biljettens syfte och giltighet. De har exempelvis inga linjer kopplade till SMS-biljetterna vilket gör att det inte går att redovisa på vilka linjer resorna har gjorts. Detta är dock inte ett större problem då UL inte vill krångla till det för resenären. UL menar att det är viktigt att hålla isär systemens uppgifter då biljettsystemen primärt skall designas för att hantera transaktioner på ett så smidigt sätt som möjligt för resenären. Funktioner för att få annan statistik ur systemet skall inte läggas till då andra specialiserade system får sköta denna bit, i det här fallet APR (Intervju 3, 2010).
Enligt UL så undersöks datan i datalagret med traditionella statistiska metoder. Detta gör de just för att APR ligger teoretiskt sett närmre en stickprovsanalys då det inte mäter alla turer.
UL’s datalager har precis blivit klart för att tas i drift och några djupare analyser har inte gjorts ännu då UL valt att lägga kraft på att få in rätt data med rätt kvalitet i systemet.
(Intervju 3, 2010).
18 5.1. OBJEKT, MÅTT OCH TID
Efter att vi har granskat rapporter från de olika systemen har vi tillämpat Östmans modell och fått ut nedanstående tabeller:
Före SMS införandet
ALMEX (100%)
Typer Detaljrikedom Omfattning
Objekt Linje, zon, datum, klockslag, biljettyp
Linje och klockslag
Zon och datum
Mått Intäkter,
stämplingar
Frekvens Aktualitet
Tid Månadsvis Ca 20-25 dagar
Källa: Dokument B; Intervju 2
All biljettrapportering före införandet av SMS-betalningar skedde genom ALMEX betalsystem vilket ger ovanstående information (Intervju 2, 2010)
19 Efter införandet av SMS-betalningar
PLUSDIAL (SMS) (Ca 15 %)
Typer Detaljrikedom Omfattning
Objekt Zon, datum, klockslag, biljettyp, operatör, telefonnr
Telefonnr och klockslag
Zon och datum
Mått Intäkter, stämplingar
Frekvens Aktualitet
Tid On-demand / Webb Ca 24 timmar
Källa: Dokument A
ALMEX OCH RESPLUS (ca 85 %)
Typer Detaljrikedom Omfattning
Objekt Linje, zon, datum, klockslag, biljettyp
Linje och klockslag Zon och datum
Mått Intäkter, stämplingar
Frekvens Aktualitet
Tid Månadsvis(Almex)
On-demand (Resplus)
Ca 20-30 dagar (Almex) Ca 24h (Resplus)
Källa: Dokument B; Intervju 2 och Intervju 3.
Efter införandet av SMS som betalningsalternativ så betalar ca 15 % av konsumenterna med mobilen medans ca 85 % väljer att betala med övriga alternativ under 2010 (UL Forum #3 2010). Rapporterna för biljettstatistiken levereras nu från tre olika system (Almex, Plusdial och Resplus).
20
APR-systemet är ej inräknat här då vi anser att den inte är relevant förrän busstrafiken börjat leverera sådana data, vilket inte sker förrän 2011. Dessutom så levererar APR-systemet inte biljettstatistik utan endast resandestatistik.
Fördelar med SMS-betalningarna är att de har betydligt högre frekvens och aktualitet. De går att framställa rapporterna direkt på webben och de uppdateras redan efter ca 24 timmar. Det går även att spåra specifika kundmönster eftersom de kan se vilket telefonnummer och vilken operatör som biljetterna har köpts med (Intervju 1, 2010; Intervju 2, 2010). Genom att daglig redovisning levereras så kan UL ladda ner data till datalagret varje natt och på detta vis kan de följa utvecklingen dag för dag. De hade i princip även kunnat följa utvecklingen i realtid och de nämner även att det är enkelt att flytta över data till datalagret. En annan fördel med SMS- systemet som de inte utnyttjar idag är att göra prognoser för totalt resande med hjälp av dagsfärska SMS-data. (Intervju 3, 2010).
Nackdelen är att det inte går att spåra från vilken busslinje köpen har gjorts. Det går inte att se någon statistik över hur många passagerare som åker på de olika busslinjerna och inte heller hur mycket intäkter som varje busslinje genererar (Intervju 1, 2010; Intervju 2, 2010).
Så länge majoriteten av försäljningen sker via Almex och leveranstiden därifrån är en månad så kan inte fördelen med snabbheten i SMS-systemet utnyttjas. Den kommer däremot att kunna utnyttjas när de övriga biljettsystemen uppdateras i realtid.
(Källa: UL Forum #3 2010)
21
Tabellen ovan visar hur SMS-försäljningen har ökat sedan 2009. Majoriteten av betalningarna sker via ombuden där konsumenterna fyller på busskorten, alla betalningsalternativen förutom SMS registreras genom Almex och Resplus. UL har som mål att betalsystemen skall möjliggöra för bättre planering och uppföljning (UL Färdplan, 2010).
APR-systemet (Automatisk passagerarräkning)
APR-systemet togs i drift i busstrafiken under sommaren 2010 och är ett system som möjliggör automatisk passagerarräkning där påstigande och avstigande per hållplats mäts på var femte tur. Datan kan sedan användas för att analysera trafikantströmmar. Det saknas dessvärre några mindre bitar för att kunna överföra data till datalagret från bussarna.
Tågtrafikens resenärsstatistik redovisas redan idag med APR-data och datan från busstrafiken kommer att göra det fr.o.m. 2011. Med hjälp av APR så kan UL få ut mycket data, basdata är klockslag för dörröppning och dörrstängning. Det är även möjligt att få klockslag för första och sista påstigning på hållplats, samt antalet på och avstigande per hållplats och dörr.
Geografiska koordinater för händelsen är också möjligt att se med avstånd från förgående hållplats och fordonets id. Systemet identifierar sedan linje, tur samt hållplats. Utifrån dessa variabler och med hjälp av dessa grunddata går det sedan att härleda till en lång rad olika objektdimensioner.
Minst en gång om dagen skickar fordonet APR-data till en server som bearbetar det. Detta innebär i praktiken att UL redan efter lunch har gårdagens mätningar. De kan också ringa upp fordonen för att tvinga till en tidigare tankning eller för att kolla resandet just nu.
22 APR-data
(2011)
Typer Detaljrikedom Omfattning
Objekt Linje, tur, hållplats, koordinater, fordons id, dörr, klockslag, datum
Dörr och klockslag
Linje och datum
Mått Antal resenärer,
påstigande/avstigande, avstånd mellan hållplats, tid
Frekvens Aktualitet
Tid On-demand Minst en gång
om dagen
Källa: Intervju 3; Dokument C.
APR-systemet levererar idag resandestatistik från tågtrafiken men kommer även att leverera data från busstrafiken under 2011. Systemet är däremot i drift på bussarna sedan sommaren 2010 (Intervju 3, 2010).
Det är viktigt att komma ihåg att APR-systemet inte levererar biljettstatistik.
23
6. ANVÄNDNING AV EKONOMISTYRNINGEN HOS UL
Den information som UL får från sina redovisningsrapporter använder de till att besluta hur busslinjerna ska dras, hur tidtabellerna ska se ut och vilken storlek på bussarna de behöver använda. För att ta dessa strategiska beslut använder sig UL av rapporter från redovisningen men även av direkta observationer och feedback från kunderna. UL’s försäljningschef berättar att rapporterna används som grund för besluten men att de även måste använda sunt förnuft och inte endast följa siffrorna (Intervju 2, 2010). I UL’s rapporter kan de bl.a. finna information om resandeutveckling och ombordstigande per station. Med hjälp av dessa rapporter kan anställda inom UL bl.a. få information om antalet resenärer under en viss period, vilka linjer som trafikeras mest och hur resenärerna betalat för sina resor (Dokument D, 2010).
Ekonomistyrningen på kort sikt
Ändringar av rutter och tidtabeller kan inte göras löpande utan tidtabellerna bestäms halvårsvis då tabellerna släpps, däremot kan bussarnas storlek ändras snabbt. För att veta vilken busstorlek som behövs och om problem på turerna uppstått använder UL de rapporter de får tillgång till genom redovisningssystemet, men det snabbaste sättet att få information om problem och överfulla bussar är dock genom kunderna (Intervju 2, 2010). Vid problem är kundtjänst de första som får veta detta då de drabbade kunderna snabbt hör av sig för att klaga. Rapporterna som UL använder sig av för att bestämma vilka bussar som ska användas är det tredje snabbaste sättet att få information om problem på turerna, först kommer informationen från kunderna, sedan från förarna och sist från rapporterna. Men rapporterna tjänar ändå ett syfte då de används till att verifiera att informationen från kunderna stämmer.
Statistiken från hur många resenärer UL har och vart de åker är även viktig då den används för att legitimera verksamheten då UL ägs offentligt och deras verksamhet till stor del finansieras av skattemedel. Rapporterna är även viktiga för att ge underlag till beslut om större investeringar (Intervju 2, 2010; Årsredovisning UL, 2007). Rapporterna som behandlar det ekonomiska utfallet kontrolleras månadsvis för att ledningen ska ha en klar bild av företagets resultat.
24 Mobila betalningslösningar
Den stora nackdelen med SMS-biljetter är att de är zonbaserade och inte registreras av något elektroniskt system i bussarna, detta leder till att UL går miste om information om var resenärerna stiger på bussarna. Den stora fördelen med SMS-biljetterna är däremot att UL får informationen från biljettköpen mycket snabbare än från de övriga biljettsystemen (Intervju 2, 2010). Informationen från SMS-köp kan ses inom några timmar eller högst nästa dag, medans det kan ta 20-30 dagar innan informationen från de andra biljetterna når UL. En stor fördel som UL’s försäljningschef lyfter fram är att SMS-biljetterna ger en stor marknadsföringsmöjlighet då UL kan sänka sina priser under vissa tider på dagarna eller under speciella evenemang för kunder som köper sina biljetter via SMS, denna typ av prisdifferentiering är inte möjlig med de andra biljettsystemen och ger UL en ny möjlighet att erbjuda sina kunder bättre tjänster (Intervju 2, 2010). Trots möjligheten att använda informationen från SMS-systemet i den dagliga styrningen, då den går att framställa mycket snabbt, görs detta inte. UL vill sammanställa all information och då informationen från ALMEX inte kan analyseras förrän efter 20-30 dagar så väntar de även med att analysera informationen från SMS-systemet, men det finns planer på att uppdatera ALMEX-systemet för att snabbare få information. Informationen från SMS-systemet skulle kunna användas för att göra prognoser över resandet men denna möjlighet utnyttjas inte idag (Intervju 3, 2010).
Automatisk passagerarräkning (APR)
APR är inte tänkt att börja användas för analyser inom busstrafiken förrän 2011, då systemet ska vara redo att tas i full drift. Informationen som fås från APR ska användas för att analysera resenärernas beteende. Informationen från APR laddas ner till UL’s datalager dagligen men om de skulle ha behov av att ta del av informationen tidigare än så finns möjligheten att frångå rutinerna och ta del av informationen närsomhelst (Intervju 3, 2010).
UL har även ett nytt datalager som precis tagits i drift och inte börjat användas till att analysera data än, när APR-systemet införts och datalagret börjat användas på allvar kommer UL att få helt nya möjligheter till att analysera information. Ett intressant användningsområde som de ser inom UL är att utvidga användandet av APR-systemet så att de kan läsa av informationen i realtid, tekniken för att göra detta finns men används inte av UL. Detta skulle vara intressant om alla fordon kopplades till systemet och om APR-systemet kopplades till trafikledningssystemet (Intervju 3, 2010).
25
7. DISKUSSION OM EKONOMISTYRNINGEN HOS UL
7.1. UTFORMNINGEN
Rapporterna som distribueras direkt från biljettsystemen är tänkta att användas för operativa ändamål och inte som ett underlag för beslutsfattande. Eftersom busstrafiken inte kommer att leverera APR-data förrän 2011 så är det fortfarande intressant att se huruvida mobila betalningslösningar påverkar ekonomistyrningen. APR-data kan ändå inte leverera biljettstatistik i framtiden så därför är det i vilket fall som helst aktuellt att diskutera den mobila betalningslösningen. Kontantstoppet kommer att införas den 12:e december hos UL och de som betalar kontant kommer att bli tvungna att välja andra betalningsalternativ.
Eftersom betalning med bankkort fortfarande inte är möjlig för stadstrafiken så anser vi att SMS-betalning blir det närmaste betalningsalternativet för den som behöver resa med bussen oplanerat. De andra betalningslösningarna kräver planering och tid eftersom resenären måste vända sig till ett ombud för att fylla på sitt busskort. UL har satt upp betalningsautomater på utvalda ställen i närheten av hållplatser men det är långt ifrån alla hållplatser som har en sådan funktion.
Nackdelen med datan som Plusdial distribuerar till UL är att informationen inte är lika detaljrik som datan från Almex. Det blir svårare att följa upp specifika busslinjer vilket leder till mer aggregerad information. När informationen blir allt för aggregerad blir den inte tillräckligt specifik för de mått och objekt som företaget skall följa upp. Viktiga detaljer i ekonomistyrningen kan bli dolda vilket gör det svårt för cheferna att följa upp orsakerna till måttets utfall (McKinnon & Bruns 1992, s. 204). Det är även meningen att informationen i rapporterna skall kunna stödja cheferna i beslutsfattande och styrning av verksamheten (Lind 1996, s. 10). Datan som Almex distribuerar följer upp intäkter och stämplingar även på linjenivå tillskillnad från Plusdial vilket ger tydligare information inför beslutsfattande och uppföljning. Däremot sker majoriteten av betalningarna med Almex, främst är det busskort som används. Endast en mindre del av betalningarna sker med kontanter och SMS. Det är svårt att avgöra hur stor förlust av information som SMS-betalningarna ger efter kontantstoppet. En förutsättning för att informationen från SMS-betalningarna inte skall räknas som en förlust är att det är samma spridningsgrad bland objekten, d.v.s. att de som betalar med SMS har samma spridningsgrad på exempelvis busslinjer och kundgrupper som övriga betalande resenärer. En annan faktor som behöver undersökas är hur stor detaljrikedom
26
i rapporterna ledningen behöver använda i ekonomistyrningen. Eftersom de kontanta betalningarna kommer att stoppas den 12:e december så finns det två olika utkomster som denna åtgärd kommer att medföra. Antingen kommer konsumenten att välja SMS som betalningsalternativ eller de övriga alternativen som Almex tillhandahåller rapporter för. Om konsumenterna ersätter sina kontanta betalningar med SMS så kommer det medföra en utökad förlust på information om hur många stämplingar varje enstaka busslinje registrerat. En fråga UL kanske bör ställa sig är huruvida de som betalar kontant reser regelbundet eller inte. Ifall majoriteten av denna förlust på information härstammar från oregelbundna resenärer så är informationen kanske inte lika relevant vid beslutsfattande och uppföljning. Det kan vara en nackdel för UL när systemet för SMS-betalningar inte levererar samma detaljerade data som de övriga alternativen i affärsmässiga ändamål eftersom information om biljetttyp kan vara intressant vid marknadsföring. Resenärsstatistiken är kanske mer intressant vid planering och uppföljning av trafiken medans biljettstatistiken är mer intressant för själva ekonomin hos UL.
Återigen så kanske det är så att datakvalitén från Almex och Plusdial räcker för att göra analyser inför beslutsfattande, en förutsättning för detta är som vi tidigare konstaterat att det är samma spridningsgrad i gruppen som betalar med SMS samt att majoriteten av resenärerna inte betalar med SMS. Som vi beskrivit i föregående avsnitt finns det en lösning som Plusdial tillhandahåller kunder som önskar få information om busslinjerna. UL genomgår för närvarande en sådan upphandling med Plusdial och de hoppas på att kunna få tillgång till en sådan lösning inom något år. Ifall denna lösning skulle implementeras så skulle biljettsystemen då vara jämlika på detaljnivåerna och förlusten på information skulle inte bli densamma.
Det är däremot viktigt att komma ihåg att även om UL skulle göra biljettsystemen jämlika på detaljnivåer så är det inget säkerställande av att det fortfarande inte finns någon förlust på information. Det finns nämligen undersökningar som visar på att endast ca 15 % av all data är i användbart format medans den resterande datan är i andra format som exempelvis möten och röstmeddelanden (Anandarajan 2003, s.21-23). I det här fallet skulle det kunna vara informell information från kunder som ringt in till kundtjänst samt information från busschaufförer.
Denna resterande data går kanske inte att komma åt och även här finns en studie som tyder på att förlust av information samt outnyttjande av data är ett växande problem (Anandarajan 2003, s.21-23).
27
Det är av en väldigt stor betydelse för många företag att lägga ner tid på hanteringen av data och tekniska frågor. Eftersom det är en stor mängd data som skall hanteras krävs det effektiva lösningar (Anandarajan 2003, s.21-23). För att BI-systemet skall bli så bra som möjligt är det viktigt att datalagret återspeglar organisationens verksamhet på ett korrekt sätt. De som arbetar med insamlingen i organisationen bör ha förståelse och kunskap om hur viktigt det är att ge data i rätt kvalitet, men även vad datan skall användas till (Borking 2010, s.25).
Anledningen till att UL inte gjort några djupare analyser av datan ännu är att de har prioriterat allt tid och kraft på att kvalitetssäkra datan. Datalagret har precis blivit klart för att tas i drift och enligt utredaren på UL är det bara några pusselbitar från APR-systemet i busstrafiken som skall ordnas för att all resenärsstatistik skall kunna lagras genom APR. Men hittills har UL fått använda sig av biljettsystemen istället när det gäller busstrafiken, all data från biljettsystemen lagras i datalagret och behandlas sedan av BI-mjukvaran som framställer samt sammanställer rapporter. Men under 2011 kommer resenärsstatistiken att grunda sig helt på APR-datan och detta skulle möjligtvis kunna medföra mer djupgående analyser eftersom APR-datan levererar större detaljnivåer än vad biljettsystemen kan göra. Det kan hända att det finns en uppsjö av olika åtgärder och förbättringar som UL kan genomföra i verksamheten med hjälp av de framtida analyserna. Genom BI-mjukvaror kan kvalitén på informationen och underlagen förbättras och den intelligenta mjukvaran kan ge stöd inför bl.a. beslutsfattande, målstyrning och uppföljning (Anandaran 2003, s.19). Eftersom datan från biljettsystemen är från olika källor och säkerligen också har olika format så kommer datainsamlingen för resenärsstatistiken att underlättas när busstrafiken börjar leverera gemensam APR-data.
Biljettsystemen kommer givetvis att fortsätta lagras i datalagret men dessa data kommer endast att användas av BI-mjukvaran för att analysera biljettförsäljning och sammanställa rapporter.
Rapporterna och datan från Plusdial är mer lättillgänglig eftersom den enkelt kan hämtas direkt från webben. Informationen från Almex måste istället levereras från de olika bussentreprenörerna innan den kan distribueras till användning vilket utökar leveranstiden ytterligare. Informationen levereras alldeles för sent för att den skall hinna påverka den löpande styrningen. Dessvärre så uppfyller inte Plusdials snabba leverans någon större fördel eftersom de andra systemen fortfarande inte är lika snabba. Det är inte förrän de andra systemen kan leverera data dagligen som informationen kan komma till användning. Däremot med hjälp av APR-systemet så kommer ledningen kanske kunna få daglig information även i
28
realtid i framtiden enligt Intervju 3. Men den ekonomiska uppföljningen kommer fortfarande att vara beroende av biljettstatistiken eftersom resandestatistik inte ger information om försäljningen.
7.2. ANVÄNDNINGEN
Ekonomistyrningen på kort sikt
Inom UL så används de formella rapporterna som underlag för beslut, de är framförallt viktiga när de tar strategiska beslut och beslutar om långsiktiga investeringar. Däremot så använder UL ofta andra alternativa informationskällor när det handlar om den kortsiktiga dagliga styrningen. När kortsiktiga beslut ska tas så använder sig ledningen oftare av observationer och sociala kontakter då de formella rapporterna ofta tar för lång tid att framställa när de ska användas som underlag till dessa beslut. Detta överensstämmer med det Lind (1996, s. 35-37) skriver, att informell information används när de formella rapporterna inte kan framställas tillräckligt fort. I UL’s fall så har de fått använda informell information som underlag till kortsiktiga beslut, dessa underlag har då bestått utav observationer från chaufförerna samt klagomål från kunderna. I motsats till van der Veeken och Wouters (2002) som i sin undersökning fann att chefer kontrollerade rapporterna genom att stämma av med anställda på lägre nivåer så gör de i UL tvärtom. I UL kontrolleras den informella informationen från kunder och anställda med hjälp av formell information från rapporterna.
Eftersom UL’s system för SMS-betalningar (Plusdial) kan sammanställa rapporter så snabbt som till nästkommande dag så borde detta ge UL nya möjligheter. De skulle nu kunna använda rapporterna som beslutsunderlag när de arbetar med den dagliga styrningen. Däremot så finns det ett problem, systemet kan inte registrera var resenärerna kliver på och av. Detta gör att det endast går att göra begränsade analyser från Plusdials rapporter. Om UL skulle installera förbättrad teknik som möjliggör mer detaljerade registreringar så skulle de i större utsträckning kunna använda rapporter och statistik som underlag till kortsiktiga beslut istället för att behöva använda mer osäker informell information. Informationen från Plusdial kan användas för att göra prognoser över det totala resandet, detta vet UL men möjligheten används inte i dagsläget. En anledning till detta kan vara att antalet resenärer som använder sig av SMS-biljetter fortfarande är relativt få och istället väntar UL på att informationen från de andra biljettsystemen skall levereras innan all information samlas och används som beslutsunderlag.
29
McKinnon & Bruns (1992, s. 204) skriver att ett problem med redovisningen är att den endast mäter och följer upp historiska händelser och att rapporter alltid kommer att vara försenade eftersom händelsen redan inträffat. Men med hjälp av ny teknik kan UL minska detta problem då de går från ett äldre system (Almex) som redovisar data med en fördröjningstid på 20-30 dagar till nyare system som kan redovisa data i realtid. Det nyare systemen ger inte bara bättre leveranstid, det ger även säkrare underlag eftersom de är enklare att integrera med datalagret som i sin tur kan användas av analys mjukvara. Detta blir framförallt användbart när redovisningsekonomer och revisorer skall använda informationen som beslutsunderlag (Anandarajan 2003, s. 19). Att snabbare kunna ta del av viktig information är alltså viktigt och ger företag möjlighet att ta snabbare och säkrare beslut. I UL’s fall så ledde den mobila betalningslösningen till att de fick möjlighet till snabbare information vilket var positivt, men informationen är mindre detaljerad vilket skapar andra problem.
Långsiktig styrning
Mycket av de beslut som tas av UL gäller långsiktig planering, planering av tidtabeller görs t.ex. två gånger om året och möjligheten att ändra dessa beslut är relativt begränsad. Det är även så att osäkerheten kring aktiviteterna är små, bl.a. för att verksamheten subventioneras med hjälp av skattemedel. UL har även en relativt god kunskap om aktiviteterna innan de utförs. Aktiviteter som det finns en låg osäkerhet kring och god kunskap om kan ofta styras genom planering (van der Veeken och Wouters, 2002). Att det mesta av UL’s verksamhet kan styras genom planering gör att behovet av snabb information blir mindre men som vi tidigare beskrivit finns det många fördelar med att få tillgång till snabb information. Möjligheten att styra genom långsiktig planering kan även ha minskat UL’s intresse av att uppdatera sina system tidigare, detta gör att de gått miste om den nya teknikens fördelar. Behovet har kanske inte varit tillräckligt starkt för att förändringar ska genomföras då det gamla systemet inte direkt misslyckats. Ett misslyckande kan ibland vara det som krävs för att förändringar skall genomföras (Kasurinen, 2002).
Ekonomiska rapporter är viktiga för ekonomistyrningen och är även viktiga för att chefer ska kunna se brister och negativa trender i verksamheten (Lind, 1996, s. 176-179). Mer detaljerade rapporter leder till ett större beslutsunderlag vilket naturligtvis är positivt för en organisation. Det är därför negativt för UL att det nya systemet Plusdial inte kan redovisa lika detaljerad information som de gamla systemen. Men det är även viktigt att den information som beslutsfattarna får inte är för detaljerad, då detta gör det svårt att analysera all data
30
(Edmunds och Morris, 2000). Det är alltså bra att ha tillgång till detaljerad data men för att den ska kunna användas på ett bra sätt måste den filtreras så att endast det viktiga når till beslutstagarna. Ytterligare ett problem kan vara att rapporterna är svåra att förstå för användarna (Hofstede 1968, s. 214). I intervjuerna med de anställda på UL har det inte framgått några indikationer på att dessa två problem skulle vara aktuella och det kan därför antas att personalen på UL inte upplever dessa brister.
Det är viktigt för UL att ha klara siffror och statistik över de resor som genomförs eftersom mycket av deras intäkter kommer från offentliga medel (kommuner och landsting).
Redovisning kan användas för att legitimera verksamheten för offentligheten i just sådana här syften (Lind 1996, s. 38). Här tjänar alltså informationen över vilka busslinjer som trafikeras ett syfte utöver planering och beslutsfattning inom UL.
Förändringarnas ursprung
Att UL har infört kontantstopp på sina fordon beror på yttre omständigheter som UL inte kunnat styra över, kontantstoppet infördes efter ett beslut från arbetsdomstolen då förare vid upprepade tillfällen blivit hotade av människor som ville komma över kontanter. Som Baines och Langfield-Smith (2003) skriver kan förändringar inom ekonomistyrning framkallas av händelser och utvecklingar utanför organisationen och avskaffandet av kontanter är en sådan förändring. Att UL införde möjligheten till SMS-betalningar och det kommande införandet av systemet för automatisk passagerarräkning (APR) kan vara UL’s sätt att förbättra organisationens kapacitet. Mer avancerade redovisningstekniker och högre kvalitet på informationen kan användas för att uppnå optimal prestation i organisationen (Baines och Langfield-Smith, 2003). Genom dessa förändringar får UL bättre information med hjälp av mer avancerad teknik. En annan anledning till att UL började sälja SMS-biljetter från början verkar vara de möjligheter som detta ger inom marknadsföring, något som UL’s försäljningschef lyfter fram.
Outnyttjande av data
Det datalager som nyligen blivit klart för drift kommer att möjliggöra djupare analyser med hjälp av BI-mjukvara. Det är svårt att säga på förhand vilka fördelar det kan ge UL. Den intelligenta mjukvaran skulle kunna hitta mönster som kan vara till stor nytta för ekonomistyrningen och trafikplaneringen. Det finns tidigare studier som visar att förlust och outnyttjande av information kan leda till stora kostnader för organisationen (Anandarajan
31
2003, s.21-23). Det är därför viktigt att UL behandlar och verkligen ser till att informationen från datalagret utnyttjas på bästa möjliga sätt, men även att de försöker samla information till datalagret från så många källor som möjligt. Förluster av data, som vid införandet av Plusdial, och outnyttjade av den data som samlas in skulle kunna orsaka problem för UL. Genom att analysera data från trafiken kan UL upptäcka mönster i resandet, om de t.ex. upptäcker att många reser med en speciell linje en viss tid kan de se till att bussarna går oftare under dessa tider och att större bussar trafikerar de linjerna. Genom att anpassa sina turer och busstorlekar efter när och var resenärerna vill åka kan UL på bästa sätt utnyttja sina resurser, på så sätt kan de spara pengar och se till att kunderna blir nöjda. Analyserna kan även visa vilken typ av biljetter som är populärast vart, om det skulle vara så att resenärer i en viss stadsdel endast använder en biljettyp kan det ligga i UL’s intresse att öka marknadsförningen av andra biljettyper i området för att ge kunderna större valmöjligheter och attrahera fler kunder. Om UL inte utnyttjar dessa data kan de förlora möjligheten att finna dessa mönster och få ett beslutsunderlag med bra kvalité, något som kan leda till att UL’s resurser fördelas fel och företaget förlorar pengar. Att använda den data UL samlar in på ett så effektivt sätt som möjligt kan vara ett enkelt sätt att maximera företagets vinst. Samtidigt bör UL kanske ställa sig frågan hur pass mycket information de egentligen behöver? Är UL’s primära mål verkligen kommersiella ändamål som vinstmaximering och ökning av försäljning? UL’s primära syfte är väl egentligen att försörja samhället med kollektivtrafik? Men vinstmaximering kan vara positivt, med hjälp av förbättrad ekonomistyrning skulle UL kunna sträva efter en kostnadseffektivisering som i sin tur kanske leder till lägre priser för konsumenterna.
