Komplettering till årsplan 2018
1. PLANERAD VERKSAMHET 2018
Bostadsbyggandet – ett strategiskt utvecklingsområde
230 000 invånare till år 2050, det är planeringsinriktningen i den reviderade översiktsplanen ÖP 2026. Under 2018 är det många spännande bostadsprojekt som kommer att pågå. Det är fortsatt byggnation på Lillhamra och kvarteret Malmen på Gäddeholm. Andra pågående och viktiga projekt är Öster Mälarstrand detaljplan 4, Stadsträdgården, kvarteret Kornknarren, Björskogsgatan,
Nordanby, Oxbacken centrum, Kärringbacken, Iggeby Gärde och Kopparlunden. Beträffande Kvistberga, i Tillberga och återstående del av kvarteret Stomnätet färdigställs dessa områden för byggnation under 2018 och då kan villatomter lämnas ut till tomt- och småhuskön. Om
konjunkturen håller i sig finns goda förutsättningar att det färdigställs många lägenheter under 2018. På längre sikt kan många nya bostäder tillkomma i områden som Sätra, Barkarö och Gäddeholm etapp 3 och 4.
Northvolt
Northvolt planerar att uppföra en stor batterifabrik i Sverige. För närvarande står valet mellan Skellefteå och Västerås. Om Västerås blir utvalt handlar det om en av de största etableringarna någonsin i staden. För 2018 kan det innebära att staden måste gå in med mycket stora
arbetsinsatser. Det gäller planering och genomförande av detaljplanearbeten, projekteringar av industrispår och gator, planering och utförande för elförsörjning, markköp, lantmäteriförrättningar, saneringar och många flera åtgärder.
Resecentrum och stationsområdet Kungsängen
Ett av Västerås större pågående samhällsbyggnadsprojekt för en lång tid framöver, är att utveckla det befintliga stationsområdet. Området som ingår är Hamngatan till Pilgatan och från Södra Ringvägen till Kungsängsgatan (inklusive silon och reningsverket). Storleken är cirka 50 hektar (1 hektar är 10 000 kvadratmeter). Syftena med projektet är att skapa en levande stadsdel och ett resecentrum för framtiden samtidigt som vi knyter ihop centrala Västerås med Mälaren.
Under 2018 kommer projekt Mälarporten arbeta för en gemensam målbild tillsammans med alla fastighetsägare i stadsdelen, ett besökscenter planeras och skyltning kommer att ske i stadsdelen.
1 (20)
2016-XX-XX
2017-10-03
FASTIGHETSNÄMNDEN Rev: 2017-10-18 Dnr: FN 2017/00120-1.4.1
Västerås stad
utvecklingsmöjligheterna för en stor del av Västerås mest centrala delar. Dessutom kommer besked om Lantmännens flytt från Mälarporten och de möjligheter detta öppnar för bostadsbyggande och mötesplatser längs Mälarens kajkant. Innehåll och koncept i Västerås nya resecentrum kommer att utvecklas och presenteras samtidigt som detaljplanen går ut på samråd.
Policy för lokalförsörjning
I samarbete med stadens förvaltningar och stadsledningskontoret ska ny policy för lokalförsörjning tas fram och implementeras under 2018. Policyn ska bland annat förtydliga styrningen inom staden och redovisa gemensamma spelregler.
Lokalöversyn
Ett viktigt steg i att forma den nya Teknik- och fastighetsförvaltningen, är den översyn av lokaler som genomförs under 2017. Förvaltningen har höga förväntningar på ökad samverkan. Vi ser lokalerna som ett av flera verktyg för att främja samverkan. Lokalutformningen ska stödja de flöden som vi arbetar i, stödja medarbetarens utveckling och det coachande ledarskapet.
Ambitionen är att under 2018 påbörja anpassningar av lokalerna.
Markstrategi
Det finns en stor brist på kommunal mark både för nya bostadsområden och för nya
näringslivsområden. Under 2018 ska en markstrategi tas fram. Syftet med markstrategin är att stärka och möjliggöra Västerås framtida utveckling genom ett strategiskt och långsiktigt arbete med stadens markägande. Vilka strategier som gäller för kommunens mark och markförsörjning ska klarläggas. Kommunens markinnehav samt möjligheten att förvärva och byta mark är en
förutsättning för att Västerås ska kunna utvecklas. Det är viktigt att staden har rådighet över mark för att kunna styra samhällsutvecklingen. Här krävs en helhetssyn med mark både för bostäder, näringslivet och allmänna nyttigheter. En markstrategi förenklar beslutsprocessen på ett avgörande sätt genom att grundläggande principer för förvärv tydliggörs, principer och inriktningar för köp och försäljning av mark klarläggs. Markstrategin ska ge långsiktigt stöd för förvärv och byte av mark och samtidigt ge stöd för strategiska markförvärv på kort sikt.
Energiinvesteringar
Energiinvesteringar genomförs enligt övergripande plan, budget för 2018 är 32 mnkr, större så kallade totalprojekt som planeras genomföras under 2018 är St Gertrudsskola och Iggebyvillan, dessa genomförs i samband med inplanerade underhållsåtgärder. Andra större åtgärder är kopplade till stadens uppgradering av styr- och övervakningssystem. Under året planeras också i att investera i 1-2 stycken solcellsanläggningar.
Planerade underhållsinsatser
Under 2018 kommer ett antal större underhållsinsatser att göras. I Stadshuset fortsätter projektet
Västerås stad
invändiga åtgärder för totalt 6,5 mnkr. Resterande underhållsmedel fördelas efter behov på stadens övriga fastigheter.
2. FÖRUTSÄTTNINGAR OCH UTMANINGAR
Investeringar och underhållsprojekt
Inom byggbranschen råder nu ett mycket högt tryck vilket närmast kan ses som en överhettning, det saknas personal både i projekteringsskede och produktionsled.
Inom teknik – och fastighetsförvaltningen visar det sig på flera vis: anbud överstiger kalkylerade priser och få anbud inkommer till respektive upphandling. Inom lokalanskaffningsprocessen är i dagsläget samtliga interna och externa projektledare fullt belagda (våra avtalspartners har i dagsläget inga fler konsulter att hyra ut), och ramkonsulter har efterfrågat prioritetsordning.
Uppgången i byggbranschen påverkar både planerade investeringar och underhållsåtgärder.
Förvaltningen har vid planeringsmöte lyft frågan med Barn-och utbildningsförvaltningens planeringsgrupp om att upprätta en prioriteringslista med anledning av stadens ökande
investeringsvolymer 2018 och framåt. Detta berör även andra förvaltningar inom staden, men det påverkar i stor grad skolomställningen och flytt av förskolor kopplat till detta.
Detta medför att verksamheternas planerade aktiviteter påverkas. Det betyder också att
investeringsnivåer för kommande år kan komma att skjutas i tid, vilket påverkar investeringsramen under hela planeringsperioden. Det vore önskvärt att projekt som ej är direkt kopplade till stadens expansion och är möjliga att genomföra senare skjuts på framtiden.
IT/Säkerhet
Från och med den 25 maj 2018 träder den nya dataskyddsförordningen (baserad på EU
lagstiftningen GDPR) i kraft, vilket kräver att förvaltningen har en organisation och rutiner för att hantera personuppgifter i olika typer av datasystem, vilket är en utmaning då det sker en planerad centralisering av servrar mm för kameraövervakning, passersystem och dyligt.
Integration – flyktingmottagande
Det är i dagsläget svårt att göra prognoser för flyktingmottagandet 2018-2021. Om inga förändringar sker i prognos och tilldelning av personer (med permanent- eller tillfälligt
uppehållstillstånd) för 2018 så är tillgången på bostäder god. Det beror till stor del på att tillfälliga boenden tillkommit på marknaden samt att det genomfördes två inhyrningar av tidigare
anläggningsboenden på Hässlö. För att möta behoven behöver ett flertal olika lösningar användas, såsom samverkansavtalet, blockhyrningar, tillfälliga bostäder, omställda lokaler m.m.
Förutsättningar och förändringar sker snabbt inom detta område vilket medför att stadens
förvaltningar måste vara beredda på att snabbt ställa om till nya arbetsuppgifter. Det är viktigt att integrationen sker i hela staden för att undvika bostadssegregation.
Västerås stad
Hamnen
Under 2017 pågår en översyn av hyresmodellen mellan Västerås Stad och Mälarhamnar AB. Den nya hyresmodellen ska tydligare beskriva ansvarsfördelningen mellan de båda parterna. Förslaget innebär i korthet att:
En tydligare gränsdragningslista tas fram som reglerar parternas ansvar avseende:
- Vem som investerar.
- Vem som ansvarar för periodiskt och löpande underhåll.
- Vem som ansvarar för statusbesiktningar.
- Parternas kostnadsansvar
Mälarhamnar AB ska erlägga tilläggshyra för investeringar i infrastruktur.
Fastslå vilken räntesats befintliga tilläggsinvesteringar ska hyressättas med.
Fastslå vilken modell som ska gälla framöver för tillkommande tilläggsinvesteringar.
I takt med att investeringarna i hamnen genomförs ökar kostnaderna för ränta och avskrivningar.
Kostnader som inte täcks av hyrestillägg från Mälarhamnar AB finansieras genom ett årligt anslag från kommunstyrelsen till fastighetsnämnden. Under 2018 finns inget behov av extra anslag.
Medarbetare
Under 2018 ser förvaltningen en stor utmaning i att klara bemanningen av framförallt
fastighetsförvaltare och projektledare. Bristen på medarbetare har lett till att arbetsbelastningen periodvis har varit hög. Under 2017 pågår flera rekryteringar, både för att tillsätta vakanta tjänster men också för att utöka resurserna. Utmaningen är att förbättra förutsättningarna både för våra befintliga och nya medarbetare att hantera den komplexa vardagen som de ställs inför.
EKONOMISK ÖVERSIKT
Fastighetsnämnden exkl exploatering.
Det budgeterade resultatet uppgår till 5 mnkr och ger ingen avvikelse mot vårbudgeten. Stora justeringar har dock gjorts både avseende intäkter och kostnader.
Hyresintäkterna ökar med +30,8 mnkr. Ökningen beror till största del på ett ökat antal inhyrda lokaler, +19 mnkr, men möts av lika stora kostnader för lokalhyror. Det är framförallt lokaler för särskilt boende som har utökat antal inhyrda lokaler men ökning beror också på omförhandlingar av avtal samt utökning av exempelvis antal lägenheter i befintliga objekt. Nya investeringar ger ökade hyresintäkter på +12 mnkr. Intäkterna för tomträttsavgälden var något lågt beräknade i vårbudgeten och justeras upp med +3,9 mnkr. Övriga intäkter ökar med +2,3 mnkr vilket bland annat beror på höjd debitering till exploateringsredovisnigen för ersättning av personalkostnader.
Flera nya tjänster leder till att personalkostnaderna ökar med – 4,6 mnkr. Tillsyn och skötsel beräknas kosta 4,6 mnkr mer än i vårbudgeten. Ungefär hälften av ökningen avser ökade kostnader för driftsavtal avseende trygghetslarm men täcks av tilläggshyror. Kostnaderna för avskrivningarna
Västerås stad
Underhållsutrymmet
Inför 2018 finns ett utrymme till underhållsåtgärder på ca 86 mnkr. Jämfört med vårbudgeten har utrymmet ökat med ca 10 mnkr. Det beror bland annat på att kostnader för
exploateringsverksamheten har flyttats till exploatering samt att hyresintäkter för nya objekt ger ett överskott och att debiteringsgraden för egen personal ökar.
Exploatering
Verksamhetens omsättning beräknas uppgå till 251,1 (138,9) mnkr. Kostnaderna inklusive avskrivningar och finansiella poster beräknas uppgå till 242,6 (130,4) mnkr. Det budgeterade resultatet ligger kvar på 8,5 mnkr och ger ingen avvikelse mot vårbudgeten.
De största projekten i budget 2018 är utvecklingen av Kvastbruket 10,8, Erikslund Västra 7,7 mnkr, Kryssmasten 6,4 mnkr och Stadsträdgården 4,5 mnkr. Kostnader för Resecentret ingår med -6,5 mnkr och även kostnader för Bäckbyförnyelse med -6. Övriga projekt beräknas ge ett resultat på 14,5 mnkr
Av verksamhetens totala kostnader beräknas kostnaderna för avskrivningar uppgå till -13,7 mnkr under budgetåret. Stora investeringar i områden som till exempel Gäddeholm, Öster Mälarstrand och Norra Erikslund, som finanseras med exploateringsmedel, innebär att kapitaltjänstkostnaderna ökar påtagligt. De fasta kostnaderna kommer öka successivt i takt med att fler projekt genomförs.
De årliga täckningsbidragen, som pågående projekt levererar, behöver uppgå till högre belopp än de fasta kostnaderna för att verksamheten inte ska redovisa underskott. Övriga kostnader för exploateringsverksamheten uppgår till -9,2 mnkr
3. STYRKORT FÖR FASTIGHETSNÄMNDEN
Att våra kunder är nöjda med de tjänster vi levererar och den service vi tillhandahåller är centralt för vårt arbete. Av organisationen krävs att vi har fungerande och effektiva processer för att kunna levererar rätt tjänster och service. Vi ska leverera rätt kvalitet och resultatet ska vara minst det som kunden förväntat. För att klara det måste vi ha en god ekonomi och kunniga och engagerade medarbetare. År 2016 infördes balanserad styrning som ny styrprincip i Västerås stad. Balanserad styrning är ett sätt att knyta organisationens övergripande mål närmare det dagliga arbetet. Genom ett balanserat styrkort för verksamheten belyses fyra perspektiv, kund, kvalitet, ekonomi och medarbetare. Nämndens styrkort ska visa hur nämnden bidrar till att uppnå de övergripande målen som satts upp av kommunfullmäktige. Målen framgår i tabellen nedan, liksom väsentliga
framgångsfaktorer, nyckeltal och aktiviteter.
Västerås stad
*Markanvisning på kommunal mark
**NKI (nöjd kundindex) är ett sätt att mäta kundnöjdhet som utformas efter önskemål från Fastighetsförvaltning och Mark och- exploatering. Exempel på frågor som ligger till grund för
Perspektiv: KUND
Övergripande mål Vi har nöjda kunder och invånare
Kritiska framgångsfaktorer Fastighetsnämnden bidrar till att stadens mål för bostadsbyggandet uppnås samt bidra till långsiktig utveckling av både centralorten, serviceorterna och landsbygden.
Fastighetsnämnden levererar tjänster professionellt utifrån koncern- och kundnytta.
Leveransprocesserna (upphandlingsprocessen,
markanvisningsprocessen, fastighetsförsäljning och lokalanskaffning) är gränsöverskridande och värdeskapande utifrån kundernas behov.
Nyckeltal med måltal Antal markanvisade bostäder* ska vara minst 500 st/år 50 styckebyggartomter till försäljning vid varje given tidpunkt Antal färdigställda lägenheter ska vara minst 1250 st/år Antal byggherrar som färdigställer byggnadsprojekt ska öka
NKI** för Fastighetsförvaltningen och Mark- och Exploatering ska öka
Handlingsplan för perspektivet KUND
Markstrategi antas av kommunfullmäktige Översyn av markanvisningsprocessen
Genoförande av aktiviteter utifrån Program för bostadsförsörjning och Handlingsplan för bostadsförsörjning
Utveckla tjänsteleveransen inom enheten Teknik och projekt
Utveckla nya tjänster som efterfrågas av kunderna
Framtagande av uppdragsbeskrivningar/samarbetsavtal för skollokaler och verksamhetslokaler
Analys av befolkningsprognosen för att minska ”ryckighet”
Definiera ansvarsfördelning mellan TFF och stadsledningskontoret gällande lokalförsörjning Stadsdelsövergripande inventering och analys av lokaler Framtagande av en långsiktig plan för Bäckbyhuset En handlingsplan för digitalisering är implementerad Ansöka om nya detaljplaner på Skälby
PO PO PO
TP KP/TP KP FC FC FC FC TSW PO
Västerås stad
*ec – Enhetschefer
Perspektiv: KVALITET
Övergripande mål Vi har rätt kvalitet i våra verksamheter och levererar rätt resultat
Kritiska framgångsfaktorer Fastighetsnämndens tjänster levereras med rätt åtgärd, i rätt tid och till rätt kostnad
Fastighetsnämnden bidrar med hållbara lösningar avseende stadens miljö- och klimatmål samt sociala och kulturella mål
Fastighetsnämnden bidrar till innovativa lösningar och gränsöverskridande angreppssätt
Nyckeltal med måltal Energianvändningen till och med år 2020 ska minska till:
- El 50,50 kWh/m2 (2018: 55 kWh/m2) - Värme 84,50 kWh/m2 (2018: 97 kWh/m2)
Koldioxidutsläpp från våra lokaler ska minska till 36,7 kg/m2 till år 2020 (2018: 40,95 kg/m2)
Antalet prövade nya lösningar i processer och arbetssätt ska vara minst 5 st/år
Andel projektleveranser enligt fastställd tid, pris och kvalitet ska vara 100 %
Antal kvalitetssäkrade underhållsplaner – 100%
Minst 80 % av fastighetsnämndens ledamöter och ersättare ska vara nöjda med den service som förvaltningen ger (index framräknat utifrån ny stadsgemensam mätning)
Handlingsplan för perspektivet KVALITET
Utveckla det processorienterade arbetssättet inom TFF Effektivisera ekonomiadministrationen inom
fastighetsförvaltning
Fortsatt arbete med projektorienterat arbetssätt, fokus på projektstyrning
Fortsatta energieffektiviseringsåtgärder enligt plan Skapa forum för att dela erfarenheter inom drift- och underhållsplanering på hela TFF
Ta fram förslag på effektiviseringsåtgärder inom respektive verksamhetsområde
Genomföra och analysera enkät till förtroendevalda Aktiviteter kopplade till eventuell Northvolt-etablering (t ex planering för marksanering, geologi, industrispår)
Klargörande av ansvar för skötsel av södra Björnön Kvalitetssäkra framtagna underhållsplaner
TSW KP/AA HN KP/TP KP/TP/KN/
LW ec*
CP PO HN KP
Västerås stad
Perspektiv: EKONOMI
Övergripande mål Vi har ekonomi i balans
Kritiska framgångsfaktorer Fastighetsnämndens tjänster levereras affärsmässigt utifrån ett koncernperspektiv och till rätt kostnad, med rätt åtgärd samt i rätt tid Underhållsnivån är långsiktigt hållbar
Stadens lokaler är verksamhet- och kostnadseffektiva
Resultat från exploateringsverksamheten behålls inom exploatering och tillfaller eget kapital.
Nyckeltal med måltal 100% av driftleveranserna sker enligt framtagna driftplaner
Minst 90% av beställda investeringar är genomförda enligt strategiska mål och inriktningar
I 100% av lokalförsörjningsprojekten har samnyttjande av lokaler bedömts
Exploateringsverksamhetens belåningsgrad ska minska över tid.
Handlingsplan för perspektivet EKONOMI
Inrätta funktion för fastighetsköp – utifrån markstrategi och översiktsplan
Utveckla redovisningen för exploateringsekonomin Kvalitetssäkra hyresnivåer på egenägt och inhyrt Branschträff kring byggentreprenader
Ta fram ram- och funktionsprogram för grundskola och gruppbostäder
Antiklotter och –skadegörelsekampanj
Utreda finansieringslösning av energiinvesteringar
PO PO/AA KP KP/TP FC KP/UP KP/AA
Västerås stad
Perspektiv: MEDARBETARE
Övergripande mål Vi har nöjda medarbetare med rätt kompetens
Kritiska framgångsfaktorer Väl fungerande organisation Engagerade medarbetare och chefer
Medarbetare och chefer som trivs och utvecklas Attrahera nya medarbetare
Friska medarbetare och chefer
Nyckeltal med måltal Hållbart medarbetarindex (HME) ska vara minst 80 Index för motivation ska vara minst 80
Index för ledning ska vara minst 80 Index för styrning ska vara minst 80
Handlingsplan för
perspektivet MEDARBETARE
Åtgärder för att utveckla värdegrundsarbetet och tydliggöra medarbetarskapet
Aktiviteter för att skapa en gemensam kultur i den nya förvaltningen
Ta fram en kompetensförsörjningsplan för TFF Fortsätta employer brandning-arbetet Genomförande av lokalprogram för TFF
EG EG EG EG FC
Västerås stad
4. FÖLJEKORT
Perspektiv och
övergripande mål Väsentliga nyckeltal som fastighetsnämnden följer
Kund
Vi har nöjda kunder och invånare
Antal bostadsseminarier per år Antal strategträffar per år
Kvalitet
Vi har rätt kvalitet i våra verksamheter och levererar rätt resultat
Indikatorer enligt ”Riktlinje för bostadsförsörjning”: nr 1, 3, 4, 5, 8, 13
Ekonomi Vi har ekonomi i balans
Verksamhetens kostnader (miljoner kronor) Vakansgrad (procent av hyra)
Vakansgrad (procent av area)
Lokaleffektivitet inhyrda lokaler (m2, förändring och andel) Lokaleffektivitet egna lokaler (m2, förändring och andel) Underhåll (kr/m2)
Medarbetare Vi har nöjda medarbetare med rätt kompetens
Antal tillsvidareanställda Antal årsarbetare Sjukfrånvaro (%) Personalomsättning (%)
Övrigt
