Tillsyn enligt 13 kap 2 socialtjänstlagen av Solvändans äldreboende, enhet A i Strängnäs kommun den 25 augusti 2005

(1)

0155-26 41 46

Strängnäs kommun

Socialnämnden

645 80 STRÄNGNÄS

Tillsyn enligt 13 kap 2 § socialtjänstlagen av Solvändans äldreboende, enhet A i Strängnäs kommun den 25 augusti 2005

Bakgrund

Länsstyrelsen har tillsyn över den socialtjänst som kommunerna inom länet svarar för enligt 13 kap 2 § i socialtjänstlagen. Tillsynsmyndighetens uppgift är att bedöma kvalitet och säkerhet i den verksamhet som är föremål för tillsyn. Som ett led i Länsstyrelsens tillsyn över

äldreomsorgen har verksamhetstillsyn genomförts på Solvändan enhet A, Mariefred i Strängnäs kommun.

Metod och genomförande

Verksamhetstillsynen inleddes med ett oanmält besök på enheten.

Vid tillsynen har länsstyrelsen utgått från delar av Socialstyrelsens föreskrifter om

kvalitetssystem inom äldre- och handikappomsorgen (SOSFS 1998:8) och Socialstyrelsens föreskrifter och allmänna råd om missförhållanden i omsorgen om äldre- och funktionshindrade enligt k14 kap 2 § SoL (SOSFS 2000:5). Länsstyrelsen har valt att granska följande områden:

•

• •

•

Mål, organisation och resurser

Introduktion och kompetensutveckling Dokumentation

Förhållningssätt och bemötande Samverkan

Avvikelser, synpunkter och klagomål

Verksamhetstillsynen har omfattat följande delar:

Gruppintervju med personal och enhetschef Aktgranskning

Intervju med brukare Intervju med anhöriga Granskning av dokument

Återföring av resultat från tillsynen till politiker och personal

Länsstyrelsen har i samband med tillsynsbesöket granskat dokumentationen i verkställigheten.

(2)

Vid gruppintervjun med personal på enheten deltog enhetschef, och två undersköterskor. Fyra boende och två anhöriga till boende på enheten intervjuades. Checklistor användes vid

intervjuerna samt vid aktgranskning. I tillsynen medverkade från länsstyrelsen Helena Forssell och Birgitta Lundström. Återrapportering av Länsstyrelsens erfarenheter från tillsynen kommer att ske 2005-11-17.

Resultat från tillsynen

Mål, organisation och resurser

Personalen på Solvändans känner till det övergripande målet ” En god och säker vård på lika villkor för alla ”. Det finns att läsa i Solvändans överenskommelse/verksamhetsplan som gäller för 2005. Personalen har också kännedom om att det finns övergripande mål från

socialnämnden. Målen och verksamheten diskuteras på personalmöten. Personalen har inte haft några andra träffar för att diskutera vare sig målen eller verksamheten.

Socialnämnden har beslutat om ”Strategisk plan åren 2005-2007” i september 2004. I planen finns förslag på omstruktureringar och nyskapande av äldrebostäder. Det framgår av texten att en utglesning av Solvändan inte inräknats förslaget. En utglesning så alla får eget rum på Solvändan innebär en minskning med 12 – 16 platser.

I december 2004 beslutades om ”Inriktningsmål och kvalitetsmål för äldreomsorgen”. I det dokumentet förtydligas sex begrepp som tillsammans utgör grunden för kvalitet som personalen ska leva upp till inom äldreomsorgen.

Solvändan har en kvalitetsgrupp som träffas varje månad. En gång per kvartal träffas

representanter från socialnämndens alla kvalitetsgrupper för information och diskussioner. Som övrigt kvalitetsarbete kan nämnas det kostråd som finns på Solvändan. Kostrådet består av representanter för de boende, personal och köket. Ett gårdsråd har nyligen inrättats bestående av representanter för de boende och personal.

Enhetschefen skriver årligen en överenskommelse/verksamhetsplan som sedan följs upp i en årsberättelse. Uppföljning av ekonomin sker varje månad.

Solvändan byggdes 1984 av landstinget och ligger i anslutning till Mariefreds vårdcentral med närhet till apotek, tandläkare och fotvård. Kommunen tog över äldreboendet 1992 i samband med Ädel-reformen.

Äldreboende har 52 platser fördelat på fyra sektioner. Sektion C (13 platser) är en korttidsenhet.

Dessutom finns en plats som kommunen driver genom avtal med primärvården (PAH).

Kommunen ställer upp med personalinsatser upp till undersköterskenivå. Det finns ytterligare en korttidsplats en s k trygghetsplats som fungerar som en kommunal jourplats.

Boendestandarden är låg, endast 20 personer har enkelrum, resterande boende delar rum med en annan person. Rummen saknar köksutrustning. Det finns sju toaletter på respektive enhet (13 boende). Det finns två separata duschrum på respektive enhet.

(3)

Enligt den informationsbroschyr ”Välkommen till Solvändan” som de boende får vid inflyttning framgår att de boende inte har hyreskontrakt på sitt rum utan på Solvändan och därmed kan bli tvungna att byta rum. Detta kan t ex bero på att tillståndet förändras och att den boende är i behov av taklyft. Vidare framkommer att det ligger på personalen att avgöra vilka som är i största behov av de enkelrum som finns. Broschyren är under revidering.

Vid tillsynsbesöket bodde 24 kvinnor och 14 män på Solvändan. På enhet A där tillsynsbesöket ägde rum var fördelningen 9 kvinnor och 3 män. Därutöver vistades 5 kvinnor och 8 män på korttidsenheten.

Personalen består av 58 personer, varav två män. 41 personer av de anställda är undersköterskor 7, vårdbiträden, 8 sjuksköterskor. Övriga anställda är en administrativ assistent (25 %) och en vaktmästare. Enhetschefen har också ansvar för nattpatrullen i Mariefred.

Särskild personal utför städning av golv i de boendes rum och i de gemensamma lokalerna samt städar toaletterna. Lakan och handdukar hyrs och tvättas externt.

Efter personalneddragningar för några år sedan upplever personalen att de inte har tid att ”ge guldkant på tillvaron” för de boende. De tycker bara att de hinner med det nödvändiga. Det har inte skett någon utökning av personal sedan utökningen med PAH-platsen. Gruppledarfunktion håller på att införas vilket innebär att ytterligare resurser kommer att tas till administrativt arbete av den tid som ska räcka till för de boende.

Under intervjuer med de boende framkommer att de ser det som negativt att flera boende får dela rum och toalett. Någon av de boende har synpunkter på att personalen kan bestämma att de boende måste byta rum. De anhöriga som intervjuades vet inte vilka mål som gäller för

Solvändans verksamhet.

Länsstyrelsens synpunkter

Länsstyrelsen kan konstatera att det finns övergripande mål och strategiska planer fastställda av socialnämnden där nämndens viljeinriktning framgår. Personalen behöver mer aktivt diskutera målen och vara delaktiga i framtagande och uppföljning av den lokala verksamhetsplanen. Det är positivt att socialnämnden har beslutat om vilka kvalitetsbegrepp som ska tillämpas inom äldreomsorgens verksamhet.

Länsstyrelsen är kritisk till bristerna i boendestandarden på Solvändan. Utan eget rum, egen toalett och dusch är det omöjligt att fullt ut värna om de boendes integritet och

självbestämmande eftersom de boendes mest privata områden inte skyddas. Det finns inte heller skärmar eller draperier som kan dras för när personlig hygien utförs eller när besök kommer. Det är också en brist att de boende inte har egna köksenheter.

Att de boende måste byta rum mot sin vilja om de t ex blir beroende av taklyft är negativt.

För den boende är rummet på Solvändan att betrakta som dennes privata bostad. Länsstyrelsen anser att nämnden snarast bör upprätta riktlinjer för rumsbyte som tydligt klargör i vilka

situationer som rumsbyte kan ske samt vem som är beslutsfattare i frågan.

(4)

Introduktion och kompetensutveckling

Det finns en checklista för introduktion av ny personal. En av personalen utses till fadder för den nyanställde och får ansvar för introduktionen. Checklistan revideras vid behov. Den nyanställde går bredvid ordinarie personal två dagar och en kväll. Den tiden kan utökas om det finns behov. Det sker ingen systematisk uppföljning av hur de nyanställda upplevt

introduktionen.

Behovet av fortbildning diskuteras på medarbetarsamtalen och på personalmöten. Det upprättas ingen fortbildningsplan vare sig för Solvändan lokalt eller för äldreomsorgen centralt. Det som är upptaget under kompetensutveckling i Solvändans verksamhetsplan för 2005 är de

obligatoriska utbildningarna som återkommer varje år samt utvecklingsdagar.

En del utbildning anordnas centralt som personalen kan delta i. Det som anordnas av enheten får också bekostas av enhetens budget. Under der senaste året har personalen bl a fått

utbildning inom data, äldre och läkemedel samt inom området etik och moral.

Medarbetarsamtal genomförs årligen.

Regelbundet återkommande handledning med extern handledare förekommer inte. Däremot har personalen möjlighet att tillfälligt få handledning om det uppstår behov. Under intervjun

framhåller personalen att de har en närvarande chef som de träffar i stort sett varje dag och kan prata öppet med om bekymmer och svårigheter. Trots det så uttrycker personalen att extern handledning skulle behövas. Fr o m i höst kommer personalen att träffa diakonissan

regelbundet.

Länsstyrelsen påpekar vikten av att nyanställdas och vikariers synpunkter på introduktionen tas tillvara genom en systematisk uppföljning en tid efter introduktionstillfället.

Genom att arbetsgivaren får del av synpunkter kan introduktionsprogrammet kontinuerligt förbättras.

Länsstyrelsen påpekar att det kan finnas behov av att årligen fastställa en utbildningsplan för att behov och önskemål ska kunna prioriteras med beaktande av kraven på verksamheten och i relation till beslutade mål och budget. Detta för att de verksamheter/personer som bäst behöver utbildningen ska få medel för att genomföra sina utbildningar. Underlaget kan också vara bra att ha i budgetarbetet när storleken på anslaget till kompetensutveckling ska beslutas.

Regelbunden handledning kan vara en viktig insats för personalen då de många gånger hamnar i komplexa situationer som de måste finna lösningar på. Genom handledning kan personalen t ex lära sig att tillämpa arbetsmetoder och tydliggöra gemensamma förhållningssätt.

Dokumentation

När någon person flyttar in på Solvändan kommer hon/han oftast från korttidsenheten på Solvändan. All information går via sjuksköterskan från korttidsenheten till sjuksköterskan på boendeenheten. Den nyinflyttade får broschyren ”Välkommen till Solvändan” samt ett papper

(5)

med information om vem som är kontaktpersonal med en beskrivning av hennes/hans ansvar.

Den nyinflyttade informeras också om att det kan bli aktuellt med att hon/han måste byta rum beroende på t ex att en annan person har större behov av enkelrum eller att personen ifråga blir i behov av lyft.

Kontaktpersonalen inhämtar levnadsberättelse (frivillig uppgift) från den boende/anhörige.

Individuella planer upprättas enligt HSL. Dokumentationen gällande de boende håller på att datoriseras. Utbildning pågår. Idag dokumenteras en del i datorerna en del förs på papper.

Pappersdokumentationen förvaras i pärmar där också ev levnadsberättelsen förvaras. Det är oklart huruvida personalen kan läsa biståndshandläggarnas utredning och beslut. Personalen har läsbehörighet i HSL-journalen.

Vid intervju med de boende och anhöriga framkommer att de inte vet om att det förs dokumentation om de boende och deras hjälpinsatser.

Dokumentationens syfte är att garantera den enskildes rättssäkerhet och kvaliteten i insatserna.

Länsstyrelsen är kritisk till bristerna i dokumentationen. Individuella planer enligt SoL saknas.

Den dokumentation som länsstyrelsen tog del av i samband med tillsynsbesöket är sparsam och består till största delen av hälso- och sjukvård. Socialtjänstens skyldighet att dokumentera kan aldrig ersättas av hälso- och sjukvårdens dokumentation.

Det pågår ett arbete med att datorisera dokumentationen och att utbilda personalen för detta vilket är positivt. Datajournaler innebär dock inte automatiskt någon förenkling av vad som ska dokumenteras eller varför man ska dokumentera. Personalen måste få förutsättningarna för att dokumentera främst i form av kunskap och den faktiska tid som behövs för själva

dokumentationen. Dokumentationen måste bli en del av helheten så den upplevs meningsfull av personalen.

De boende ska informeras om och vara delaktiga i den dokumentation som rör dem.

Förhållningssätt och bemötande

Personalen får bra betyg av de boende och anhöriga, men ” de kan upplevas stressade och har lite bråttom ibland ”. De boende är nöjda med den hjälp och omvårdnad de får. De flesta tycker att maten är bra och de ser positivt på att det finns två rätter att välja på till lunch.

Vid intervjuerna med de boende och anhöriga framkommer att de flesta känner till att det finns kontaktpersonal men kommer inte alltid ihåg namnet. De anhöriga som intervjuades känner inte till vilka uppgifter kontaktpersonalen har. Personalen uppger att de numera försöker tillmötesgå de boende individuellt vilket kan vara svårt schemamässigt. Tidigare styrde rutinerna mera.

För att fortsätta utveckla det individuella perspektivet ska personalen göra ett besök på Sictoniagården där de arbetar mer på detta sätt.

Vid tillsynsbesöket uppmärksammades att en av de boende fick hjälp med att byta blöja utan att personalen hade stängt dörren till den boendes rum. Förbipasserande kunde, liksom den person som besökte den andra personen som bor i samma rum, höra samtalet som pågick runt denna insats.

(6)

Sysselsättning/aktiviteter som anordnas för de boende är t ex bingo, högläsning,

gruppgymnastik samt allsång och annan underhållning någon gång per år. Det finns fina hobbylokaler i huset som numera står tomma eftersom det inte längre finns hobbypersonal anställd. Väntjänstens besök har minskat i omfattning. Under intervjun med personalen

diskuteras aktiviteter/sysselsättning ur ett jämställdhetsperspektiv. Personalen uppger att de nog inte direkt tänkt på aktiviteter som särskilt vänder sig till männen på enheten.

Några av de boende och anhöriga som intervjuades tyckte att det är för lite sociala aktiviteter och underhållning.

Den låga boendestandarden i form av delade rum och toaletter/hygienutrymmen ställer mycket höga krav på personalen för att den boendes integritet och självbestämmande ska kunna

respekteras. Länsstyrelsen ser allvarligt på att personalen inte stängde dörren när de hjälpte den aktuella boende. Det är ett förhållningssätt och bemötande som klart strider mot de

kvalitetsbegrepp som socialnämnden beslutat om liksom mot intentionerna i socialtjänstlagen.

Enhetschef och personal behöver finna arenor där de fortlöpande diskuterar värderingar och gemensamma förhållningssätt. Socialnämndens övergripande måldokument ska tillsammans med intentionerna i socialtjänstlagen genomsyra förhållningssättet till de boende. Ett bra förankringsarbete av målen ökar de boendes möjligheter att få en vård och omsorg av god kvalitet. Diskussioner som förs bör dokumenteras för att all personal ska kunna ta del av dessa.

De sociala aktiviteterna på Solvändan behöver utvecklas. De boende bör vara delaktiga i den utvecklingen. Länsstyrelsen påminner om att jämställdhetsperspektivet ska beaktas.

Samverkan

Enhetschefen prioriterar att träffa personalen dagligen när hon är på plats. Dricker kaffe på A- B-sidan på förmiddagen och på C-D-sidan på eftermiddagen. Samverkan internt sker genom personalmöten en gång per månad. Varannan månad träffas personal från enheterna A och B tillsammans.

Den mesta samverkan med anhöriga sker individuellt mellan kontaktpersonal och eller sjuksköterska och anhörig. Det anordnas inga anhörigträffar utöver att anhöriga inbjuds till julbord. I samband med neddragning av personal bjöds anhöriga in till ett informationsmöte.

Under samtalet med personalen framkommer att de har funderat på om det inte är dags med en anhörigträff.

Länsstyrelsen vill framhålla att de anhöriga bör ses som viktiga samverkanspartners. De anhörigas erfarenheter och synpunkter utgör en unik möjlighet för personalen att få en ökad förståelse för de enskilda individerna men också för utvecklingen av kvaliteten i verksamheten.

Anhörigträffar kan vara en viktig del i detta utvecklingsarbete.

(7)

Avvikelser, synpunkter och klagomål Avvikelser diskuteras i kvalitetsgruppen och på personalmöten. Målet är att se över rutiner så

att avvikelser inte uppstår igen. Det finns blanketter för avvikelserapporter gällande SoL och HSL. Under vintern kommer den hanteringen att datoriseras.

Rutiner och blanketter för lex Sarah finns på enheternas expeditioner. Det har varit några stölder på Solvändan som har anmälts enligt lex Sarah. Personalen försöker prata med varandra och förebygga situationer om någon känner sig ”trött och sliten” genom att byta arbetsuppgifter med varandra.

Det finns rutiner för synpunkts- och klagomålshantering i kommunen. Information samt en låda att lägga lappar i finns vid ingången till Solvändan. Det förekommer inte mycket klagomål. Om någon lämnar synpunkter och eller klagomål så försöker personalen lösa det på plats. Det som anhöriga klagar på är främst förekomst av dubbelrum. Ev klagomål tas upp och diskuteras på personalmötena.

Vid intervjuer med de boende och anhöriga framkommer att alla inte vet till vem de ska vända sig om de vill framföra synpunkter och klagomål. En person säger dessutom ”man är rädd att framföra något i onödan”.

Länsstyrelsen ser positivt på att avvikelser registreras, rapporteras och åtgärdas. Det är en fördel att också identifiera vilka risker som finns om situationer som kan uppkomma. Om risker identifieras kan en del avvikelser förebyggas. Handlingsplaner kan också tas fram som

beskriver hur personalen ska agera när en viss avvikelse inträffar så effekterna minimeras ( t ex om larmsystemet slutar att fungera).

All personal är skyldig att anmäla allvarliga missförhållanden enligt Les Sarah ( SoL 14 kap 2

§, SOSFS 2000:5). Personalen behöver fortlöpande diskutera vilka situationer som ska

betraktas som allvarliga missförhållanden eller dåliga bemötanden för att veta när en anmälan ska göras.

Det är positivt att det finns ett system för synpunkts- och klagomålshantering. Det kan finnas skäl att i den skriftliga information om Solvändan som är under revidering skriva några rader om rutinerna för synpunkts- och klagomålshanteringen. Länsstyrelsen ser det som oroande om känslan finns hos någon av de boende att de inte vågar framföra synpunkter och klagomål.