Kommunledningskontoret 2016-11-02 Fredrik Lind
Besök Postadress Telefon växel Fax reception Internet
Turebergshuset 191 86 08-579 210 00 08-579 216 44 www.sollentuna.se Turebergs torg Sollentuna
Utvärdering av bussturer för nyinflyttade och temaföreläsningar
Uppdraget
Uppdraget består av att redovisa kostnader och målgrupper samt utvärdera effekterna gällande de större marknadsförings- och kommunikationsinsatserna på KLK som införts under denna mandatperiod, exempelvis bussturer och Fokus Sollentuna.
Bussturer
Syfte
Syftet med bussturerna är att nå ut med information till nyinflyttade och ge
information om vad kommunen har att erbjuda. Målsättningen är att turerna ska leda till en positiv första kontakt med den nya hemkommunen.
Målgrupp
Målgruppen för bussturerna är nyinflyttade i kommunen och marknadsföringen utformas därefter. Intresset för bussturerna har blivit stort och invånare som redan bor i kommunen har fått kännedom om dem. Därför fattades det ett beslut, efter första tillfället våren 2014, att även andra intresserade personer också skulle få möjlighet att delta på turerna efter önskemål. Anledningen är att även personer som inte är nyinflyttade ska få ett positivt intryck av kommunen. Bedömningen är dock att flertalet deltagare har varit nyinflyttade i kommunen.
Marknadsföring
Marknadsföring har skett genom olika kanaler (kommunens webbplats, annons i lokaltidningarna, artikel i tidningen Nyinflyttad, separat inbjudan i tidningen Nyinflyttad, sociala medier samt information i receptionen).
Från vilken kanal som deltagarna har fått information om bussturerna, har varierat.
Det kan dock kostateras att kommunens webbplats har varit en viktig
informationskanal vid de flesta tillfällena. Sociala medier är den kanal som minst antal personer fått information från.
Genomförda turer
Den första turen ägde rum 10 maj 2015, till vilken en buss för 47 personer hyrdes in.
Intresset från invånarna visade sig vara stort varför ytterligare en buss hyrdes in.
Trots det, fick ett antal personer sättas på väntelista.
Intresset var stort också för den andra bussturen, 27 september 2015. Vid det tillfället infann sig dock endast 60 av knappt 100 anmälda, sannolikt pga. att det var lönehelg samt vackert väder.
För den tredje bussturen, 17 april 2016, var också cirka 100 personer anmälda, och omkring 70 personer deltog.
Bussturen 17 september 2016 hade knappt 100 anmälda, varav cirka 70 personer deltog.
Deltagarnas synpunkter
Enkäter har lämnats ut till deltagarna vid samtliga tillfällen och svarsfrekvensen har varit god. I stort sett samtliga svarande anser att tidpunkten för turen varit lämplig, turernas längd (2,5 h) varit lagom samt att bussen tagit en bra väg. Synpunkter har lämnats om att vissa områden eller specifika platser borde ha besökts. Dessa synpunkter har tagits om hand i möjligaste mån.
Att döma att de kommentarer som deltagare lämnat, förefaller nöjdheten med turerna överlag vara mycket god. Historia och Sollentunas framtid är de mest populära informationsområdena. Sport och utbud för familjer, tycker resenärerna har varit minst intressant. En del synpunkter har lämnats om att det viks för lite tid åt sevärdheter samt tips på utflyktsmål och aktiviteter.
Kostnader
Annonseringskostnader (exkl. moms)
Busstur Annons 1 Annons 2 Summa
Maj 2015 5 208 6 720 11 928
September 2015 6 720 - 6 720
Maj 2016 6 720 - 6 720
September 2016 6 720 - 6 720
Totalt 25 368 6 720 32 088
Till den totala annonseringskostnaden om cirka 32 tkr tillkommer en summa om cirka 1400 kr för marknadsföring på de lösblad som vid två tillfällen bifogats tidningen Nyinflyttad.
Att annonskostnaderna skiljer sig i tabellen ovan, beror på olika kostnader i de två lokaltidningarna. ”Vi i Sollentuna”, som når en bredare publik, är dyrare (6 720 kr) än ”Mitt i Sollentuna” (5208 kr).
Övriga kostnader för bussturerna Maj 2015
2 bussar: 5 400 kr totalt
Fika: 2 000 kr (inköpspris pga. dålig service i övrigt många fel och brister) Totalt, inklusive annonsering: 19 328 kr
September 2015
2 bussar: 5 400 kr totalt Fika: 7 500 kr
Totalt inklusive annonsering: 19 620 kr Maj 2016
2 bussar: 5 400 kr totalt Fika: 10 160 kr
Totalt, inklusive annonsering: 22 280 kr September 2016
2 bussar: 5 400 kr totalt
Fika: ca 11. 000 kr (faktura ännu ej inkommen) Totalt inklusive annonsering: 23 120 kr
Kostnader för tomma platser
Av samtliga som anmält sig till någon av de fyra bussturerna har det varit cirka 100 personer som sedan inte följt med på turerna. Kostnaden för de tomma platserna har varierat mellan turerna eftersom fikakostnaderna skilt sig åt. I genomsnitt uppgår dock fikakostnaderna till cirka 95 kr per person. Varje bussäte kostar ungefär 55 kr.
Beräknat på 100 personer blir det en totalkostnad om cirka 15 000 kr.
Sammanfattning av bussturer
Intresset för bussturerna har varit stort, med i stort sett två fulla bussar vid varje tillfälle. Nöjdheten bland deltagarna har varit mycket hög, såväl med rutt, längd på turen och information de fått. En del synpunkter har lämnats om att informationen om ett visst sakområde varit för omfattande eller för kort. Detsamma gäller vilka geografiska platser som besökts. Arrangörerna har anpassat turerna allteftersom, utifrån dylika synpunkter.
Om deltagarna verkligen är nyinflyttade eller har bott i kommunen en längre tid finns inga uppgifter om. Kommunen har även låtit icke nyinflyttade åka med på bussturen i de fall sådana förfrågningar inkommit. Det är ett förhållningssätt som bör fortgå snarare än att personerna vid anmälan ska behöva uppge när de flyttade till kommunen. Principen ”först till kvarn” bör gälla.
Den genomsnittliga kostnaden för busshyra, fika och marknadsföring för en busstur har under 2015 och 2016 uppgått till cirka 21 000 kr. På de fyra bussturer som har genomförts har nästan 300 nyinflyttade deltagit.
Fokus Sollentuna
Syfte
Syftet med temaföreläsningarna är att presentera hur kommunen arbetar inom olika frågor som berör invånarna samt att det ska ges tillfälle att träffa politiker och tjänstemän och få möjlighet att ställa frågor och diskutera det aktuella ämnet utifrån olika aspekter. Fokus Sollentuna ska:
• Vara ett mötesforum mellan invånare, politiker och tjänstemän
• Ta upp aktuella ämnen utifrån invånarnas intresse
• Inbjuda till personliga möten
• Möjliggöra frågestunder
• Erbjuda invånarna att uträtta ärenden med hjälp av Kontaktcenters närvaro Temaföreläsningarna är resultatet av ett politiskt uppdrag från 2014 om hur kommunens mässor skulle kunna utvecklas.
Målgrupp
Målgruppen Fokus Sollentuna är kommunens alla invånare. Genom att
föreläsningarna fokuserar olika teman, bedöms målgrupperna vara delvis olika mellan tillfällena.
Teman
Inför starten av temaföreläsningarna togs det farm förslag på olika teman som presenterades för majoriteten. Utifrån dessa förslag valdes de slutliga temana för 2015. Under hösten 2015 diskuterades det vilka val av teman som skulle föreligga inför 2016.
Marknadsföring
Sollentuna kommun har marknadsfört temaföreläsningen i följande kanaler; lokala tidningar, webbplats, pressmeddelande, Solsidan, kommunens anslagstavlor – externt, glastavlor i receptionen, monter i receptionen, Facebook, Twitter, Linkedin och diverse nätverk. Exempelvis har inbjudningar gått ut till kommunens näringsliv genom en särskild sändlista.
Lokal
Under vintern 2015 bestämdes det i samråd med majoriteten att förlägga
temaföreläsningarna till plan 13. Utifrån att de tidigare mässorna ägt rum på Stinsen och i Sollentuna Centrum bestämdes det att prova en ny lokal. Kostnaderna för Stinsen och Sollentuna Centrum hade inte varit obetydliga. Att vara på plan 13 medför också en kostnad i form av lokalhyra, vakter samt att det under en period behövdes extra teknik då den befintliga tekningen inte hade tillräckligt stor kapacitet.
Genomförda temaföreläsningar
Trygghet och säkerhet – ett förebyggande arbete (27/5 – 2015)
Till den första temaföreläsningen anmälde sig cirka 50 personer. Totalt sett medverkade strax över 90 personer (anställda, utställare och invånare) i
Sollentunasalen. Lokalen fungerade bra för både utställare och besökare, med gott om plats för samtal och mingel. Det var dock en viss snedfördelning mellan besökare
och utställare. Deltagarantalet bedöms dock kunnat vara högre, givet den omfattande marknadsföring som gjorts för arrangemanget. Det ska dock poängteras att detta var den första föreläsningen, varför det nya konceptet sannolikt inte hade hunnit sprida sig än.
I utvärderingarna som besökarna fick fylla i fick föreläsningen bra betyg. Deltagarna tyckte att de lärde sig nya saker och att kvällstiden var lämplig. Flera vill få
påminnelser om kommande temaföreläsningar och en del lämnade förslag till teman.
Några av dessa var ungdomars psykosociala hälsa, kommunens miljöarbete, trafik och säkerhet och äldrefrågor i allmänhet. Några synpunkter som lämnades rör presentationstekniken, som kan vidareutvecklas.
Stadsutveckling i Sollentuna (21/10 – 2015)
Stadsutvecklingsfrågor berör och intresserar många, vilket märktes på det stora antalet anmälningar och behovet av reservlistor. Cirka 170 personer deltog på föreläsningen, varav cirka 20 personer från kommunen.
Utvärderingarna visar att deltagarna var nöjda med tidpunkten för evenemanget och att det var intressant och lärorikt. Upplägget med montrar/stationer fungerade väl och det var många som tog tillfället i akt att mingla och ställa frågor.
Att arrangemanget blev framgångrikt bedöms till stor del bero på gott internt samarbete kring logistik, teknik och förtäring. Då temat stadsutveckling är av stort intresse för invånarna i kommunen så valde lokaltidningarna att uppmärksamma temaföreläsningarna både före och efter i de lokala tidningarna.
Ett förbättringsområde är att lyckas attrahera en yngre målgrupp alternativt nå ut med informationen på alternativa sätt. Merparten av deltagarna hade fått information om föreläsningen via lokaltidningen.
Trygghet i hemmet (3/12 – 2015)
Trygghet i hemmet, blev en lyckad tillställning med över 200 deltagande invånare.
Därutöver deltog cirka 20 personer från kommunen. Upplägget med
montrar/stationer var lämpligt även denna gång och många deltagare minglade och ställde frågor. Att ha levande musik som inslag uppskattades. Att arrangemanget blev framgångrikt tillskrivs ett gott samarbete med vård- och omsorgskontoret.
Även deltagarna gav i enkäter uttryck för att arrangemanget var bra och lärorikt. De flesta hade fått information om föreläsningen via en lokaltidning.
Vård- och omsorgskontoret önskade genomföra föreläsningen på Scandic utifrån tillgänglighetsperspektivet. VOK stod därmed för lokalkostnaderna vid detta tillfälle.
Övriga kostnader innefattade till fika (13 200), tekniker (4 700) och band (6 000).
Stadsutveckling i Sollentuna (19/1 – 2016)
Temat stadsutveckling intresserar många invånare, varför temat blev föremål för ytterligare en föreläsning. Även denna besöktes föreläsningen av många invånare, cirka 170, varav cirka 20 personer från kommunen. Det interna samarbetet har fortsatt fungera mycket väl. Upplägget på denna föreläsning har justerats aningen utifrån den första föreläsningen på samma tema.
Få av deltagarna var yngre varför ett förbättringsområde är att nå ut med informationen på alternativa sätt.
Integration och mottagande (8/3 – 2016)
Föreläsningen om integration och mottagande lockade cirka 140 invånare. Därtill deltog cirka 20 personer från kommunen, Denna gång var genomsnittsåldern bland deltagarna något lägre.
Arrangemanget blev framgångrikt tack vare goda förberedelser och bra internt
samarbete. Utvärderingar visar också att deltagarna ansåg att kvällen varit lyckad och informativ.
Kostnader
Annonsering inför temaföreläsningarna 2015-16
Temaföreläsning Annons 1 Annons 2 Annons 3 Summa (ex.
moms)
Trygghet och säkerhet 10 000 5 208 - 15 208
Stadsutveckling 1 6 500 9 583 10 000 26 083
Trygghet i hemmet 10 000 - - 10 000
Stadsutveckling 2 6 500 - - 6 500
Integration och mottagande 10 000 - - 10 000
Totalt 43 000 14 791 10 000 67 791
Inför den första temaföreläsningen annonserade kommunen vid två tillfällen. Inför kommande föreläsning om stadsbyggnad så utökades annonseringstillfällena. Efter detta tillfälle upplevdes det att konceptet hade blivit så pass inarbetat så det därefter räckte med en annons. Annonseringskostnaderna varierar mellan lokaltidningarna och den som har störst räckvidd avseende läsare är något dyrare.
Total kostnad för temaföreläsningar
Den totala budgeten under ett år för samtliga temaföreläsningar är 250 000 kr. Nedan redovisas ungefärliga siffror för en genomsnittlig temaföreläsning där samtliga kostnader har tagits i beaktande. Kostnaderna varierar mellan temaföreläsningarna utifrån olika behov av annonsering och utifrån hur många som deltar.
Post Kostnad, kr
Annonsering i lokaltidningen 6 500 – 26 000
Hyra av plan 13 8 000 kr
Extra ståbord till plan 13 4 000 kr
Extra teknik till Sollentunasalen då tekniken inte är tillförlitlig 11 000 kr
Vakter 4 500
Extrapersonal 1 500 kr*
Moderator (Anna Franzén för en helkväll) 2 000 kr
Kaffe, dricka, smörgås, frukt 16 000 kr
Engångsinköp (mallar för inbjudningar, annonser, roll-ups och liknande) 24 000 kr**
Totalt 97 000***
* vi har tagit in tidigare sommarjobbare som hjälper till med olika praktiska saker under kvällen
** utslaget på temaföreläsningarna under 2015. Under 2016 är det inte aktuellt att bära kostnaderna för engångsinköp.
*** beräknat på en annonseringskostnad om 26 000 kr
Sammanfattning av Fokus Sollentuna
Föreläsningarna har i regel varit väldigt välbesökta och reservlistor har fått användas vid flera tillfällen. Marknadsföring har skett på bred front genom olika kanaler, men den yngre målgruppen har varit svår att attrahera. Dock var inte denna målgrupp uttalad som prioriterad målgrupp när arbetet startades med temaföreläsningarna. För att nå en yngre målgrupp är bedömningen att det behövs en annan form av
aktiviteter.
Sollentunasalen har fungerat väl, bortsett från en del tekniska problem som har inneburit att extra teknisk utrustning har hyrts in fram till sommaren 2016.
Arrangemangens framgång kan till stor del tillskrivas ett gott internt samarbete.
Deltagarna har i utvärderingar tyckt att föreläsningarna varit intressanta och lärorika samt att tidpunkten för arrangemangen fungerat väl.
Deltagare har också lämnat många förslag på teman som de skulle vilja ha belysta under en föreläsning, varav stadsutveckling och stadsbyggnad är ett.
