Tjänsteutlåtande - Förskolenämndens delårsrapport per den 31 augusti 2018

(1)

Barn- och utbildningsförvaltningen Cecilia Wästborn

Epost: cecilia.wastborn@vasteras.se

TJÄNSTEUTLÅTANDE

Sida

1 (1)

Datum

2018-09-19

Diarienr

FSN 2018/00252- 1.4.2

Kopia till

Kommunstyrelsen

Kommunrevisionen

Förskolenämnden

Tjänsteutlåtande - Förskolenämndens delårsrapport per den 31 augusti 2018

Förslag till beslut

Förskolenämnden godkänner delårsrapport per den 31 augusti 2018 för förskolenämnden.

Ärendebeskrivning

Nämndens delårsrapport skrivs utifrån anvisningar från

stadsledningskontoret. Upplägget är detsamma som förra året, och beskriver utvecklingen inom styrkort, följekort och internkontroll inom perspektiven kund, kvalitet, medarbetare och ekonomi. Dessutom rapporteras ekonomin utförligare i ett eget avsnitt.

Uppföljningen i delårsrapporten avser perioden januari-augusti 2018

P.8

(2)

2018-09-19 Dnr FSN 2018/00252

Barn- och utbildningsförvaltningen 721 87 Västerås

021-39 00 00 • www.vasteras.se

Förskolenämndens delårsrapport per den

31 augusti 2018

(3)

VÄSTERÅS STAD Förskolenämndens delårsrapport per den 31 augusti 2018

2018-09-19

2 Innehållsförteckning

SAMMANFATTNING... 3

KUNDPERSPEKTIV: VI HAR NÖJDA KUNDER OCH INVÅNARE ... 5

KVALITETSPERSPEKTIV: VI HAR RÄTT KVALITET I VÅRA VERKSAMHETER OCH LEVERERAR RÄTT RESULTAT ... 10

MEDARBETARPERSPEKTIV: VI HAR ENGAGERADE MEDARBETARE MED RÄTT KOMPETENS ... 17

EKONOMIPERSPEKTIV: EKONOMI I BALANS ... 20

NÄMNDENS BIDRAG TILL DE STRATEGISKA MÅLEN ... 21

ÅTERRAPPORT AV UPPDRAG FRÅN KOMMUNFULLMÄKTIGE ÅRSPLAN/ KOMPLETTERING ÅRSPLAN ... 23

EKONOMISK REDOVISNING ... 24

TILLDELNINGS- OCH VERKSAMHETSEKONOMI BUDGET OCH UTFALL (MNKR) ... 24

Tilldelningsekonomin - Sammanfattande bedömning ... 25

Verksamhetsekonomin – Sammanfattande bedömning ... 29

BILAGOR ... 33

(4)

2018-09-19

3

Sammanfattning

Skolinspektionen gav i juni sin återkoppling till huvudmannen utifrån den

regelbundna tillsynen av Västerås Stad. I beslutet fanns ingen kritik mot förskolan, tvärtom gav Skolinspektionen verksamheten positiv återkoppling gällande

samsyn, organisationsutveckling och det gemensamma arbetet med förskolepedagogisk undervisning.

Ytterligare rekryteringar har skett för att säkerställa den nya organisationen för de kommunala förskolorna. Fyra nya förskolechefer har tillträtt under augusti, en vakans kvarstår. En ny enhet, Stöd och Utveckling är skapad och enhetschef är rekryterad. Enheten samlar det pedagogiska stödet till förskolorna, såsom specialpedagoger, pedagogistor, logoped, IT-administratörer och utvecklare.

Ytterligare två pedagogistor startade sina anställningar den 1 augusti. En gemensam pedagogisk inriktning är utarbetad som stöd för en likvärdig verksamhetsutveckling.

Det har under året skett en översyn och utveckling av det tillsynsarbete som sker av fristående förskolor och enskild pedagogisk omsorg som förvaltningen utför på uppdrag av nämnden. Arbetet enligt den nya rutinen för tillsyn startar

höstterminen 2018. Tillsynen är en myndighetsutövning där en genomgripande kontroll av verksamheten sker. I tillsynen av fristående förskolor ingår även en kvalitetsuppföljning av hur väl förskolorna följer läroplan för förskolan.

Motsvarande kvalitetsuppföljning sker internt på de kommunala förskolorna för att en samlad bedömning av alla Västerås stads förskolor ska kunna genomföras.

Västerås Stads första konceptförskola, Önsta förskola, öppnade portarna för barnen den 13 augusti. Den officiella invigningen ägde rum den 11 september.

VÄSENTLIGA IAKTTAGELSER FRÅN STYRKORT

Under perioden har flera chefer rekryterats för att säkerställa den nya

organisationen för de kommunala förskolorna, vars syfte förväntas leda till ökad kvalitet samt bättre arbetsmiljö för både chefer och medarbetare. De flesta chefer har i den nya organisationen lägre antal medarbetare än tidigare, målet är

uppnått till stor del. Kundnöjdheten ligger på en hög nivå. Skillnader finns mellan förskoleenheter och enheterna analyserar sina resultat för att sätta in åtgärder.

Styrtalet 58 % förskollärare uppnås inte för hela verksamhetsområdet. Andelen sjönk enligt SCB under 2017 men nivån för de kommunala förskolorna ligger fortsatt över rikets. Förskollärare rekryteras kontinuerligt i en gemensam process.

Tillgången till förskollärare varierar över stadens olika områden, markant lägre

(5)

2018-09-19

4

andel i områden med hög social vikt eller på landsbygden. En undersökning har påbörjats för att undersöka uppfattningar hos dem som slutar sin anställning som förskollärare i staden.

Sjukfrånvaron vid de kommunala förskolorna, som ökat under flera års tid, har nu istället minskat något. Det är de långa sjukskrivningarna (över 181 dagar) som minskat, medan den kortare har ökat något. Ett projekt för att minska

sjukfrånvaron ”Aktiv sjukskrivning” påbörjades efter sommaren, med syfte att minska såväl den korta och långa sjukfrånvaron.

VÄSENTLIGA IAKTTAGELSER FRÅN FÖLJEKORT

Sett till både kommunala och fristående förskolor har andelen förskollärare minskat med två procentenheter mellan 2016 och 2017. I jämförelsekommuner och riket har däremot andelen ökat med en procentenhet. Västerås har ungefär lika hög andel förskollärare som genomsnittet i riket men två procentenheter lägre än genomsnittet för jämförelsekommunerna.

Kommunala förskolor har i genomsnitt högre kompetensnivå än fristående förskolor och även något högre än genomsnittet i jämförelsekommuner och riket.

Västerås har något högre personaltäthet än jämförelsekommunerna och i riket.

Antalet barn per avdelning i Västerås är på samma nivå som riket, men fler än genomsnittet i jämförelsekommunerna. Personaltätheten har ökat marginellt mellan 2016 och 2017, samtidigt som antalet barn per avdelning minskat marginellt sammantaget för kommunala och fristående förskolor i Västerås.

Sammanfattande analys av den ekonomiska utvecklingen

Förskolenämnden prognostiserar ett resultat i nivå med budget.

• Tilldelningsekonomin prognostiserar ett nollresultat.

• Den kommunala utföraren prognostiserar ett nollresultat.

Utfall/Resultat Budget Prognos Budgetavvikelse

630,8 mnkr 942,1 mnkr 942,1 mnkr 0,0 mnkr

(6)

2018-09-19

5

Kundperspektiv: Vi har nöjda kunder och invånare

STYRKORT

Kritisk framgångsfaktor Indikatorer och styrtal Kommentar Alltid bästa möjliga

möte (huvudmannen)

Kundnöjdhet gällande ”Jag får fortlöpande information om mitt barns tillvaro på förskolan”

Styrtal:

Ökat antal enheter med andel mycket positiva över 60

%

Kundnöjdhet gällande:

”Vuxna lyssnar på mig på förskolan”

”Jag får hjälp av vuxna när jag behöver det”

Styrtal: Ökad andel mycket positiva 2018

Totalt för verksamheten är resultatet 51 % mycket positiva. Sammanräknat positiva och mycket positiva är resultatet 89

%. Det är få enheter som har över 60 % mycket positiva.

Övergången till V-klass som informationskanal har ännu inte påverkat resultatet i den positiva riktning som

förväntades.

Barnen är positiva. Det lägsta resultatet ligger på 63 %, totalt för de kommunala förskolorna mycket positiva 81 %.

Barnen är positiva.

Totalt för Västerås stad mycket positiva 80 %.

Andelen bedöms ligga lika som 2017.

Föräldrar ska bli nöjda med erbjuden plats i förskolan

(huvudmannen)

Andel vårdnadshavare som är nöjda med

placeringsprocessen Styrtal: Minst 85 % nöjda med placeringsprocessen 2018

Utifrån samtal med vårdnadshavare uppskattas (av placeringsenheten) nöjdheten till 80 - 85%.

Alltid bästa möjliga möte (det vidare uppdraget)

Fristående verksamheters upplevelse av god relation i förhållande till policyn – relationen fristående verksamheter

Förvaltningen bjuder varje termin in till ett dialogmöte med fristående

verksamheter. Vid

(7)

2018-09-19

6

Styrtal: Fortsatt upplevd nöjdhet avseende god relation

dessa tillfällen förs en öppen dialog med möjlighet till

erfarenhetsutbyte. De fristående

verksamheterna har möjlighet att komma med idéer och önskningar på teman för kommande dialogmöten. Mötena är välbesökta och uppskattade.

Råd och stöd ges vid behov till fristående verksamheter och förvaltningen upplever att förskolecheferna har stort förtroende för den kunskap

strategerna har. Många förskolechefer ringer och rådgör om de hamnar i svåra situationer.

FÖLJEKORT

Perspektiv Nyckeltal 2014 2015 2016 2017 2018

Kund (Västerås totalt)

Föräldrars uppfattning om normer och värden

9,3 9,2

Föräldrars uppfattning om trygghet och omsorg

9,1 9,1 Föräldrars uppfattning om

utveckling och lärande

barns inflytande

information om barnets utveckling

8,8 8,8

Föräldrars uppfattning om anpassning efter barnets behov

8,4 8,6

(8)

2018-09-19

7 Kund

(kommunala skolor)

Föräldrars uppfattning om normer och värden

9,2 9,1

Föräldrars uppfattning om trygghet och omsorg

utveckling och lärande

barns inflytande

information om barnets utveckling

8,7 8,6

Föräldrars uppfattning om anpassning efter barnets behov

8,1 8,3

Antal barn som fått vänta på plats i förskola mer än 4 månader efter

behovsdatum (genomsnitt per månad)

1,3 2,6 2,4 0,25 0*

Marknadsandel (andel folkbokförda barn i Västerås som går i kommunal

förskola i Västerås)

66,0 65,4 65,7 65,7

*Perioden januari 2018 – april 2018

ANALYS AV KOMMUNALA OCH FRISTÅENDE FÖRSKOLOR

Västerås Stads förskoleenkät fick nya frågor 2017. Frågor till vårdnadshavare har hämtats från Skolinspektionens frågeformulär till förskoleföräldrar i syfte att dels kunna jämföra med resultat för andra kommuner, dels för att få bättre

kvalitetssäkrade frågor. För barn har nya frågor utvecklats för att få mer information om barns upplevelser av förskolan. Detta gör att nyckeltalen i nämndens följekort har behövt revideras och att det enbart går att göra jämförelser med föregående år. Föräldrar är fortfarande, i genomsnitt, mycket nöjda med såväl kommunala som fristående förskolor. Särskilt nöjda är de med hur förskolorna arbetar med normer och värden, barns inflytande samt trygghet och omsorg. Dock så har nöjdheten avseende hur förskolorna arbetar med normer och värden minskat en aning jämfört med föregående år. Föräldrar är något mindre nöjda med anpassningar efter barns behov (som innefattar frågor om gruppstorlekar och personaltäthet), även om det har ökat jämfört med föregående år.

(9)

2018-09-19

8 ANALYS AV KOMMUNALA FÖRSKOLOR

Jämfört med förra årets enkät är resultatet i stort sett oförändrat för

verksamheten totalt. I år provade flera enheter att använda digitala enkäter, vilket något förvånande ledde till en lägre svarsfrekvens på dessa enheter. Svaret kan finnas i svårigheter och ”barnsjukdomar” kring införandet av V-klass.

Detta behöver beaktas vid nästa enkättillfälle. Svarsfrekvensen var totalt 55 % bland de kommunala förskolorna. Det är stora variationer mellan förskolorna och cheferna analyserar sina egna resultat för att vidta de åtgärder som behövs.

Vissa mönster kan utläsas, exempelvis att förskolan är viktig för barnen, särskilt i områden med hög social vikt. Där enheterna har höga resultat beskriver man att man arbetar mycket med bemötande, att vara närvarande pedagoger, reflektera med barnen kring trygghet och lärande, ha barnråd och andra systematiska aktiviteter för att öka barnens delaktighet. Man framhåller också vikten av att arbeta i mindre grupper som en väg till framgång. Gemensamma slutsatser är att trygghet och omsorg får högre betyg än lärande och utveckling.

Flera aktiviteter pågår för att förbättra informationen till vårdnadshavare.

Den digitala plattformen V-klass infördes under 2017 och förhoppningen var att den skulle leda till ökad nöjdhet. Det syns ännu inte i resultaten och en del av analysen är att den tekniken ännu inte nått alla vårdnadshavare. Trots en del

”barnsjukdomar” fortsätter satsningen som förhoppningsvis på sikt ska öka vårdnadshavares nöjdhet.

De låga resultaten kring anpassning härleder enhetscheferna i sina analyser till att det har varit och är svårt med bemanning, både vikarier och fast personal.

INTERNKONTROLL

Riskområden Beskrivning Kommentar

Otydlighet i hanteringen av klagomål

Bilden är att det fortfarande saknas rutiner som når ut till enheterna. Osäkert om det beror på

kommunikationsbrister eller om förvaltningen brister i att formulera rutiner. Nämnden utgår från att åtgärder är vidtagna och kommer att genomföra

stickprovskontroller 2018.

En intern granskning är genomförd.

Granskningen består av dokumentgenomgång, intervjuer och stickprov.

Sammanfattningsvis är bedömningen följande: I dagsläget är inte

processen

välfungerande men det finns en tydlig plan för att komma tillrätta med

(10)

2018-09-19

9

bristerna.

Förbättringsarbetet sker i projektform efter beslut av direktör och ledningsgrupp.

Projektet tar del av kunskap från de sociala nämndernas förvaltning.

Se hela rapporten i bilaga.

Tillgång till plats – öka tryggheten för

vårdnadshavarna

Riskområdet handlar både om att nämnden ska ha en säkrare bild av tillgång och efterfrågan på platser och om att få rutiner och spelregler fastställda i nämnden och sedan kommunicerade till vårdnadshavare.

Uppdaterade regler är fastställda i nämnden.

Synpunkter och klagomål kopplade till förändringen är delvis återrapporterade i nämnden. Nämnden har inte fått någon samlad rapport ännu.

Bedömningen från enhetschef för

placeringsenheten är att det löpande arbetet med placeringar fungerat bättre i år.

Kapacitetsbedömningar på förskoleenhetsnivån ska tas fram och ge en samlad bild av

tillgången till plats.

Bedömningen är att det finns ytterligare behov av att samordna förvaltningens sakkunniga inom befolkningsstatistik, kapaciteter i fristående förskolor och

byggplaneringen.

(11)

2018-09-19

10

Kvalitetsperspektiv: Vi har rätt kvalitet i våra verksamheter och levererar rätt resultat

STYRKORT Kritisk

framgångsfaktor

Indikator och styrtal Kommentar Likvärdigheten ökar

inom

verksamhetsområdet (huvudmannen)

Resultatet från eget självskattningsverktyg Styrtal: Andel enheter som använder verktyget bokslut 2018

Skolverkets riktmärken för barngruppers storlek Styrtal: Andel enheter som uppnår Skolverkets riktmärken

Verktyget är pausat i väntan på nya läroplan och nytt digitalt uppföljningssystem.

Enheterna arbetar för att dela barngrupper och göra mindre grupper över större del av dagen.

30 enheter uppger att man lyckats, en ökning med 15 enheter sedan delår 1.

Undervisning i framkant (huvudmannen)

Förbättrat resultat i LIKA utvärderingen (SKL:s ”IT- tempen”)

Styrtal:

Förskoleverksamhetens resultat i jämförelse med rikssnittet i LIKA:s sammanställning

Resultatet är bättre än rikets vid sammanställning i augusti 2018.

Resultatet speglas i fyra dimensioner, Ledning, Infrastruktur, Kompetens och Användning. Resultatet för Västerås ligger över rikets på alla fyra parametrarna.

Förbättringar jämfört med tidigare år finns inom alla områden, främst på ledning och infrastruktur men även på kompetens och

användning. LIKA 4.0 lanseras i september 2018 och kommer att följas upp med ny mätning under hösten 2018.

Verksamhet på vetenskaplig grund (huvudmannen)

Ökad kvalitet vid insyn och i tertialsamtal Styrtal: Antal aktiviteter i enhetsplaner kopplade

Verksamheten är på god väg mot ökad och likvärdig kvalitet.

Exempel på aktiviteter är utvecklingsprogram med

(12)

2018-09-19

11

till framgångsfaktorn förskolechefer, samproduktion med MdH kring forskningsprojekt, litteraturstudier, lärgrupper, pedagogiska caféer, reflektion med pedagogista på enheterna, fler pedagogistor anställda, nätverk ”förskola på vetenskaplig grund”, samverkan med och deltagande i aktiviteter på kreativt återanvändningscenter.

Alla enheter har aktiviteter kopplade till framgångsfaktorn i sina planer. Skolinspektionen gav återkoppling kring samsyn och att verksamheten arbetar med begreppet ”förskolepedagogisk undervisning”.

Rätt kompetens (huvudmannen)

Andel legitimerade förskollärare ökar Styrtal: 58 % (SCB)

45 % jämfört med 43 % i riket. Det interna verksamhetssystemet Competenz visar i dagsläget på andelen 46 %. Rekryteringar pågår kontinuerligt i hård konkurrens med närliggande kommuner.

29 nyrekryteringar har gjorts hittills under 2018, vilket är en ökning med 5 nyanställda jämfört med samma period föregående år.

Utveckling av fritid och förebyggande verksamheten (det vidare uppdraget)

Bedömda effekter av den fördjupade uppföljningen av familjecentrum och förebyggarcentrum Styrtal: Rapportering av antal effekter med analys

Verksamheten har aktivt arbetet med sina styrkor och

utvecklingsområden utifrån den fördjupade uppföljningen.

Resultatet visas i brukarenkäten (skala 1-6):

Gällande upplevelse av bra bemötande: 6,0

Gällande upplevelse av bra pedagogisk och daglig verksamhet: 5,75

Gällande upplevelse av trygghet i

(13)

2018-09-19

12 Tillgängliga fritid och förebyggandeaktiviteter för deltagare oberoende av kön

(statistik)

Styrtal: En jämnare könsfördelning på deltagande i fritid och förebyggande aktiviteter

Tillgängliga fritid och förebyggande aktiviteter för personer med funktionsvariationer Styrtal: Rapportering av antal insatser med analys

verksamheten: 5,9

Under året har verksamheten hållit i arbete och insatser för visionen ”Alltid bästa möjliga möte”.

Könsfördelningen på deltagarna är på ungefär samma nivå som 2017.

Öppen förskola hade första kvartalet 15691 besökare.

5651 var kvinnor, 1495 var män Öppna förskolan hade under sommarlovet 3602 besökare varav 1230 var kvinnor, 408 män och 1944 barn.

Under sommarlovet deltog 271 personer i familje- vägledning varav 212 var kvinnor och 33 män.

Förebyggarcentrum har

genomfört 8 arrangemang. Totalt 550 deltagare, varav 54 % kvinnor och 46 % män.

48 st utbildningsinsatser 1 700 deltagare, 65 % kvinnor och 35 % män.

Öppna förskolan har under perioden arbetat aktivt utifrån föräldrars önskemål med att anpassa så att besökare med funktionsvariationer kunnat delta i aktiviteter.

På årets Try It i samverkan mellan kommunala parter och

civilsamhället anordnades en parasportdag.

(14)

2018-09-19

13 Stärka nämnden som

tillsynsmyndighet (det vidare uppdraget)

Implementering av nytt regelverk och nya rutiner för tillsynsprocessen Styrtal: Implementering genomförd under 2018

Implementering är genomförd under 2018.

Minskad

miljöpåverkan (det vidare uppdraget)

Andel öppna förskolor som arbetar utifrån Giftfri öppen förskola Styrtal: 100 %

Andel förskolor som har någon av utmärkelserna Grön flagg eller Skola för hållbar utveckling Styrtal: 24 % i december 2018 (bibehålla nuläge)

100 % av öppna förskolorna har under kvartal 1 och 2 genomfört insatser utifrån giftfri förskola.

Naturskolan har stöttat enheter som önskat stöd i sitt miljöarbete.

Under året har det också erbjudits inspirationsträff. I december 2017 var 21 förskolor certifierade med Grön flagg. 2 förskolor är

certifierade med Skola för hållbar utveckling. Nästa uppföljning sker vid bokslut 2018.

FÖLJEKORT

Kvalitet (Västerås totalt)

Antal barn per årsarbetare

5,1 5,1 5,2 4,9 Andel förskollärare 45 44 42 40 Antal barn per

avdelning

15,8 16,0 15,9 15,4 Kvalitet (kommunala

skolor)

Antal barn per årsarbetare

5,2 5,2 5,4 5,0 Andel förskollärare 51 51 48 45 Antal barn per

avdelning

16,9 16,8 17,0 16,4

ANALYS AV KOMMUNALA OCH FRISTÅENDE FÖRSKOLOR

Sett till både kommunala och fristående förskolor har andelen förskollärare minskat med två procentenheter mellan 2016 och 2017. I jämförelsekommuner och riket har däremot andelen ökat med en procentenhet. Västerås har ungefär lika hög andel förskollärare som genomsnittet i riket men två procentenheter lägre än genomsnittet för jämförelsekommunerna.

(15)

2018-09-19

14

Andelen medarbetare utan utbildning för arbete med barn har ökat i Västerås, något mer än i jämförelsekommunerna och riket. Västerås ligger fortfarande på en lägre nivå än i jämförelsekommunerna och riket. Det är dock stora skillnader mellan kommunala och fristående förskolor i Västerås. De kommunala

förskolornas personal bestod till 45 procent av förskollärare och till 21 procent av personal utan utbildning för arbete med barn 2017. Motsvarande siffror för fristående förskolor var 32 procent förskollärare och 33 procent medarbetare utan utbildning för arbete med barn.

Personaltätheten har ökat mellan 2016 och 2017, samtidigt som antalet barn per avdelning minskat sammantaget för kommunala och fristående förskolor i Västerås. I genomsnitt i jämförelsekommunerna och i riket har antalet barn per avdelning minskat ungefär lika mycket. Det finns dock exempel bland

jämförelsekommunerna som rapporterar att antalet barn per avdelning är betydligt lägre än övriga jämförelsekommuner. En förklaring till det kan vara att deras sätt att redovisa antalet barn per avdelningen skiljer sig från övriga kommuner. Detta medför att de får ett betydligt lägre antal barn per avdelning, vilket försvårar tolkningar av statistiken.

Västerås har något högre personaltäthet än jämförelsekommunerna och riket.

Antalet barn per avdelning i Västerås är på samma nivå som riket, men fler än genomsnittet i jämförelsekommunerna. I Västerås har fristående förskolor färre barn per avdelning än kommunala förskolor (13,5 jämfört med 16,4) och högre personaltäthet (4,9 barn per anställd i fristående förskolor jämfört med 5,0 i kommunala förskolor).

Fristående förskolor uppger att det är svårt att rekrytera förskollärare. Många förskolor har hög personaltäthet men låg andel utbildad personal. Ett flertal förskolor har fått statsbidrag för mindre barngrupper, vilket har resulterat i små barngrupper, men tyvärr inte högre andel utbildad personal. De kvalitetsbrister som påtalas vid tillsyn kan till viss del härledas till en låg nivå av utbildade pedagoger.

ANALYS AV KOMMUNALA FÖRSKOLOR

Andelen förskollärare har sjunkit enligt den nationella statistiken men ligger högre än snittet för riket. Enligt det interna systemet Competenz är nivån per 31 augusti 2018, 46 %. Fler förskollärare har rekryterats under perioden jämfört med samma period föregående år. Förklaringar som att den nya organisationen med

pedagogiskt stöd och färre medarbetare för cheferna framförs av rekryteringen som frågat de sökande varför de ansöker om tjänst i Västerås. Tillgången till

(16)

2018-09-19

15

förskollärare varierar över stadens olika områden, markant lägre andel i områden med hög social vikt eller på landsbygden. Arbete pågår i rekryteringsprocessen för att rikta intresset mot dessa förskolor men problemet kvarstår.

Den sammanhållna rekryteringen, den nya organisationen samt det pedagogiska utvecklingsprogrammet för medarbetare och chefer förefaller börja ge effekter.

Antal barn per årsarbetare sjunker, vilket är glädjande. Att enheterna arbetar aktivt för att organisera för mindre barngrupper samt att man har använt inkomna statsbidrag för att anställa mera personal har bidragit till att antalet barn per årsarbetare har minskat. Även barngruppsstorlek har minskat något sedan 2016, som en följd av ett medvetet arbete med att dela på grupperna och på det viset åstadkomma mindre barngrupper.

Arbetet med att åstadkomma en likvärdig och hög kvalitet inom

verksamhetsområdet pågår på ledarforum och i teamen. Utvecklingsarbetet, kallat Förskolepedagogisk undervisning – från planering till reflektionskultur har skett på ett systematiskt sätt lett av utvecklingsledare och förskolechefer.

Uppföljning sker i samband med delårssamtal och visar på en klar ökning av antal aktiviteter både på enheterna och i teamen. En gemensam pedagogisk inriktning är framtagen för att precisera stadens vägval mot en likvärdig förskola.

INTERNKONTROLL

Brister i nämndens kontroll över tillsynsarbetet

I 2017 års

internkontrollplan har ett antal förbättringsinsatser identifierats. Arbete pågår men det är för tidigt att släppa riskområdet.

Under 2018 genomförs konkreta kontroller för att bocka av att de tidigare beslutade åtgärderna är genomförda och fungerar tillfredsställande.

Åtgärderna är att:

-Formalisera tillsynsbesluten -Förtydliga hur råd och vägledning ges

Nämndenheten har arbetat strukturerat med att stärka tillsynsarbetet. Rutiner finns för kontinuerlig rapportering till nämnden. Nämndenheten bedömer att de flesta listade åtgärderna i handlingsplanen är genomförda. Liksom i april kvarstår arbete med att utveckla en riskbaserad metod för att identifiera förhöjd risk för kvalitetsbrister. Under sommaren har en ny

medarbetare anställts för att ersätta en medarbetare som

(17)

2018-09-19

16 -Upprätta årlig tillsynsplan -Uppdatera

huvuddokumentet:

”Förskolenämndens tillsynsarbete”

-Utveckla rapporteringen till nämnd av utfallet av tillsynsarbetet

-Ta del av SCB rapporteringen på enhetsnivå

gått i pension.

Positivt är att strategerna numera, via Skolverket, tar del av SCB-statistik på enhetsnivå.

Det innebär tillgång till

personal- och verksamhetsdata som är värdefulla i

uformningen av en riskbaserad tillsyn.

Brister i

kvalitetsrapporteri ngen

Det är och har varit stort fokus på att få fram förskoleplatser. Finns därmed risk att förvaltningen inte är uthållig i att utvärdera barngruppernas sammansättning och storlek och säkerställa regelbunden rapportering till nämnden. Det finns också behov av att utveckla mallar och rutiner inom ramen för stadens styrmodell.

Förvaltningen återkommer i handlingsplan intern kontroll med konkreta punkter inom riskområdet som sedan kan bockas av genom rutinkontroller.

Arbete pågår med att ytterligare stärka kvalitetsrapporteringen.

Skolinspektionen bedömer i den senaste tillsynen att huvudmannens

kvalitetsuppföljning inte är ett bristområde. (Förbättring jämfört med föregående tillsyn). Förskoleverksamheten är involverad i arbetet med att utveckla stadens nya

verksamhetsstyrningssystem.

Några förskolechefer har varit piloter och det finns tilltro till det nya systemet.

(18)

2018-09-19

17

Medarbetarperspektiv: Vi har engagerade medarbetare med rätt kompetens

STYRKORT

Kritisk framgångsfaktor Indikator och styrtal Kommentar Hållbart ledarskap Antalet medarbetare per

chef

Styrtal: Antalet

medarbetare per chef bör vara i spannet 20-30

27 av 39 chefer har medarbetare inom spannet 20-30 medarbetare eller färre. 12 chefer har fler medarbetare beroende på resultatenhetens storlek.

Chefers och medarbetares arbetsmiljö

SKL:s HME mätning avseende styrning, ledarskap och motivation Styrtal: Måltal HME index 78 %

Medarbetares sjukfrånvaro

Styrtal: Minskad andel enheter som ligger högre än 10 % jämfört med 2017

Resultatet 81 % ligger högre än måltalet.

Mätningen gjordes i september 2017 när det fanns ovisshet inför den nya organisationen, men visar ändå ett gott resultat.

Antalet enheter som ligger högre än 10 % har minskat. 29 enheter ligger högre, motsvarande siffra 2017 var 36 enheter.

Minskat behov av vikarier i förskolan

Antal köpta vikarietimmar från vikarieförmedlingen Styrtal: Antal timmar ska minska under 2018 jämfört med 2017

Antal köpta vikarietimmar från vikarieförmedlingen är 141 868 timmar (dec 2017-juli 2018) och har ökat jämfört med samma period 2016/2017, då antal köpta timmar var 130 637 timmar.

(19)

2018-09-19

18 FÖLJEKORT

Perspektiv Nyckeltal 2014 2015 2016 2017 2018 Medarbetare Sjukfrånvaro, procent 7,98 8,81 9,26 9,89 9,24

HME index 81% *

Motivationsindex 83% *

Ledarskapsindex 74% *

Styrningsindex 86% *

*Redovisas i verksamhetsberättelse INTERN KONTROLL

Att implementeringen av ny

förskoleorganisation inte får avsedd effekt

En omfattande

organisationsförändring har under lång tid processats fram med stor delaktighet i

förskoleverksamheten. Beslut är fattade och riktade medel finns att tillgå inför 2018. Återstår nu att få nytänkandet omsatt och konkret på plats. Det handlar om att vara uppmärksam på risker i själva genomförandet och ha planer för hur dessa ska hanteras.

Utvärdering är inplanerad.

Organisationen inte fullt ut på plats ännu men

beräknas bli under 2018. I

delårsrapport 1 noterades en minskning av sjukskrivningstalen.

I delårsrapport 2 kan inte den utvecklingen verifieras. Det är viktigt att

kontinuerligt följa såväl utvecklingen av vikariekostnader och

sjukskrivningar.

ANALYS AV KOMMUNALA FÖRSKOLOR

Sjukfrånvaron inom förskoleverksamheten har minskat med 0,65 procentenheter i jämförelse med föregående år under samma period (januari – augusti). Idag är sjukfrånvaron 9,24 %. Fördelningen av sjukfrånvaron har ändrats något sedan föregående år. Andelen sjukfrånvaro upp till dag 180 har ökat och den längre sjukfrånvaron (över dag 181) har minskat. Ett projekt för att minska sjukfrånvaron

(20)

2018-09-19

19

”Aktiv sjukskrivning” påbörjades efter sommaren, med syfte att minska såväl den korta som den långa sjukfrånvaron. Trots en intensiv sjukperiod under våren med många sjuka i influensa och vaccin som gav begränsat skydd, har verksamheten minskat sin sjukfrånvaro efter en trend av fem års stadigt ökande sjukfrånvaro.

Det utvecklingsarbete som pågår inom förskolan bedöms fortsatt påverka sjuktalen i positiv riktning.

Under de senaste månaderna har barn-och utbildningsförvaltningen medverkat vid ett antal mässor, däribland Karriärdagen i Eskilstuna samt Pedagogdagen i Uppsala med gott resultat. Under våren har förvaltningen haft ett samarbete med Servicepartner för att diskutera hur arbetsgivarvarumärket framöver kan stärkas.

Rekryteringsarbetet av förskollärare är fortsatt högt prioriterat och ett intensivt arbetet pågår löpande. Under året (januari – augusti) har 37 förskollärare

nyanställts till verksamheten, varav 19 är nyexaminerade. Den nya organisationen med stödfunktioner (exempelvis specialpedagoger och IT-utvecklare) och mindre enheter har lockat fler sökande till förskoleverksamheten. När det gäller

förskolechefsrekryteringen har 11 nya förskolechefer anställts hittills i år.

Rekryteringsarbetet fortgår då det fortfarande finns en vakant chefstjänst.

Antal köpta vikarietimmar har inte sjunkit jämfört med tidigare år utan snarare ökat. En förklaring är att enhetsvikarier, i det ansträngda rekryteringsläget, fått användas till längre vikariat och inte kunnat användas som det var tänkt, för att täcka det kortsiktiga vikariebehovet. Åtgärder för att rätta till detta pågår.

(21)

2018-09-19

20

Ekonomiperspektiv: Ekonomi i balans

STYRKORT

Kritisk

framgångsfaktor

Indikator och styrtal

Kommentar Ekonomi i balans

(huvudmannen)

Enheter i balans Styrtal: Andel enheter i balans, 90 %, årsbokslut 2018

Cirka 31 % av förskolecheferna har lagt en prognos på 0 eller bättre.

Det är en försämring jämfört med delårsrapporten per 30 april. Se ekonomiavsnitt för utförligare analys.

En resursfördelning som främjar likvärdighet (det vidare uppdraget)

Utfall per förskola av social vikt Styrtal:

Personaltäthet i förhållande till social vikt

Ingen mätning av styrtalet har ännu gjorts. Översyn av

ersättningsmodellen pågår.

FÖLJEKORT

Ekonomi

(tilldelningsekonomi)

Utfall jmf

budget ^27,2 ^10,1 ^15,3 ^2,5 ^0,0 Ekonomi

(verksamhetsekonomi)

Utfall jmf

budget ^-10,0 ^-3,4 ^4,0 ^0,4 ^0,0

(22)

2018-09-19

21

Nämndens bidrag till de strategiska målen

Kommunfullmäktige har definierat fyra strategiska utvecklingsområden:

- Kraftsamling för att stärka den sociala hållbarheten - Kraftsamling för att minska miljö och klimatpåverkan - Höjd kunskaps- och kompetensnivå i Västerås

- Sammanhållen satsning på vår fysiska livsmiljö – mer än 4 000 nya lägenheter 2014-2017

Nämnden uppfattar att man har ett uppdrag utifrån de två första

utvecklingsområdena, men inget utifrån det tredje och fjärde. Uppdragen utifrån de strategiska utvecklingsområdena är integrerade med utbildningens uppdrag, så som den formuleras i skollagen:

”Utbildningen inom skolväsendet syftar till att barn och elever ska inhämta och utveckla kunskaper och värden. Den ska främja alla barns och elevers utveckling och lärande samt en livslång lust att lära. Utbildningen ska också förmedla och förankra respekt för de mänskliga rättigheterna och de grundläggande demokratiska värderingar som det svenska samhället vilar på.

I utbildningen ska hänsyn tas till barns och elevers olika behov. Barn och elever ska ges stöd och stimulans så att de utvecklas så långt som möjligt. En strävan ska vara att uppväga skillnader i barnens och elevernas förutsättningar att tillgodogöra sig utbildningen.

Utbildningen syftar också till att i samarbete med hemmen främja barns och elevers allsidiga personliga utveckling till aktiva, kreativa, kompetenta och ansvarskännande individer och medborgare.” (Skollag 1 kap 4§)

Utöver nämndens grundläggande uppdrag utifrån lagstiftning inom området är även öppen förskola ett viktigt uppdrag för nämnden.

Inom utvecklingsområdet social hållbarhet, vars syfte är att stärka den sociala hållbarheten i stadsdelarna, har utvecklingsarbeten initierats på områdena Skallberget och Viksäng/Östermälarstrand. Målsättningarna omfattar boendes (ungas tillit), framtidstro, trygghet och elevers närvaro i skolan. Övergripande mål är en verksamhetsutveckling för att kunna möta behov i våra stadsdelar, att öka samverkan med externa aktörer, som till exempel civilsamhälle, näringsliv och myndigheter, öka inslag av flerprofessionell samverkan i uppdragen och att stimulera insatser som bidrar till socialt hållbara stadsdelar.

Även på Råby pågår en satsning, utvecklingsplan Råby 2018, som

förskoleverksamheten deltar operativt i. Utifrån fakta- och behovsanalys, SWOT- analys och gemensamma utgångspunkter på Råby, har den verksamhetsnära ledningsgruppen tagit fram två strategiska målområden:

(23)

2018-09-19

22 1) Trygghet och trivsel

2) Bildning och kunskap

Nämnden bidrar utöver medverkan i styr- och projektgrupper (detta arbete leds och följs upp av kommunstyrelsen), samt det som beskrivits ovan, genom att säkerställa god kvalitet i sina beställningar av öppen förskola och

förebyggarcentrum. I alla beställningar är från och med 2018 social hållbarhet tydliggjort. Under perioden för delår 1 och 2 har verksamheterna, inom fritid och förebyggande, bland annat:

 ansvarat för eller deltagit i stadsdelsaktiviteter

 ansvarat för en workshop med tema "förebygga sexuellt våld".

 deltagit i initiativ för ökat samarbete mellan fritid i centrum och polis, familjecentrum, kurator från skola, fältande socialsekreterare samt mötesplats för ensamkommande och HVB-enheten

 genomfört sommar öppen förskola på Skallberget inriktning hela staden

 genomfört aktiviteter som stödjer språklig utveckling i samarbete med andra aktörer på Råby

 genomfört Try It i samverkan mellan kommunala parter och civilsamhället prova på verksamhet under 2 veckor där 910 barn deltog. Ett nytt inslag på Try It 2018 var att anordna en parasport dag

Det strategiska utvecklingsområdet Kraftsamling för att minska miljö- och

klimatpåverkan fokuserar på klimatfrågan och hur de klimatpåverkande utsläppen både från Västerås som ort och från Västerås stads verksamheter kan minska.

Sedan 2012 har Västerås ett Klimatprogram som beskriver mål och åtgärder för att begränsa klimatutsläppen från Västerås både som geografiskt område och som organisation. Klimatprogrammet har i juni 2017 reviderats av kommunfullmäktige.

I programmet finns en handlingsplan med åtgärder som utgör förutsättningen att nå målen i programmet. Utförande av åtgärder sker till största del i nämnder och styrelser som också ansvarar för att budgetera för åtgärden. Samordning av Klimatprogrammet sker från stadsledningskontoret med hjälp av en grupp deltagare från teknik- och fastighetsförvaltningen, stadsbyggnadsförvaltningen, barn- och utbildningsförvaltningen, Mimer och Mälarenergi.

Förskolornas miljöarbete sker utifrån läroplanen. De stöttas i sitt miljöarbete av barn- och utbildningsförvaltningens miljösamordnare och Naturskolan Asköviken.

Samtliga förskolor har fått ökad miljökunskap genom utbildningar om giftfri förskola. Nämnden har beslutat att permanenta Kreativt återanvändningscenter.

Det är en kreativ plats för barn och pedagoger, där materialet och miljö är inspiration för lärande. Materialet kan återvinnas och återupptäckas om och om igen. Handlingsplan med detaljerade åtgärder till klimatplanen beskriver att nämnden har ett särskilt uppdrag att förmedla kunskap och synsätt till barn och unga. Handlingsplanen nämner också att det ska ske utbildning av chefer och nyckelpersoner kring hur de i sin yrkesroll kan påverka klimatfrågan.

(24)

2018-09-19

23

Återrapport av uppdrag från kommunfullmäktige årsplan/

komplettering årsplan

Förskolenämnden har inte fått några egna uppdrag, däremot fick kommunstyrelsen i komplettering årsplan i uppdrag att:

”Tillsammans med det tre skolnämnderna ta fram övergripande konkreta mål för skolverksamheterna och föreslå dessa för kommunfullmäktige så att de blir gällande för alla stadens verksamheter.”

Arbetet med detta uppdrag pågår och förskolenämnden är delaktiga i det.

(25)

2018-09-19

24

Ekonomisk redovisning

Delårsrapport med prognos

TILLDELNINGS- OCH VERKSAMHETSEKONOMI BUDGET OCH UTFALL (MNKR)

Utfall 31/8 Budget 31/8 Budget Prognos

Diff Budg/

Progn

Huvudverksamhet 2018 2018 2018 2018

Förskola 669,2 662,8 999,7 998,2 +1,5

Pedagogisk omsorg 25,9 23,8 35,5 37,0 -1,5

Totalt huvudverksamhet verksamhet 695,1 686,6 1035,2 1035,2 0

Riktade medel 9,2 9,3 14,0 13,9 +0,1

Statliga medel -20,8 -20,2 -30,3 -30,4 +0,1

Föräldraavgifter -58,3 -57,3 -86,0 -86,1 +0,1

Förvaltningsadministration 5,6 6,2 9,2 9,5 -0,3

Totalt budget och utfall 630,8 624,6 942,1 942,1 0

TILLDELNINGS- OCH VERKSAMHETSEKONOMI TOTALT - SAMMANFATTANDE KOMMENTAR

Förskolenämnden prognostiserar ett resultat i nivå med budget.

 Tilldelningsekonomin prognostiserar ett nollresultat

 Verksamhetsekonomin prognostiserar ett nollresultat Redovisningen av tertialuppföljningen är uppdelad i två delar:

- Tilldelningsekonomin. Nämndens kostnader för både fristående och kommunala utförare

- Verksamhetsekonomin. Den kommunala huvudmannens kostnader och intäkter

Nämnden väljer detta sätt att redovisa för att tydligt åtskilja rollen som nämnd med bidragsgivning på lika villkor, oavsett utförare, från sin roll som huvudman för den kommunala verksamheten.

(26)

2018-09-19

25

TILLDELNINGSEKONOMIN - SAMMANFATTANDE BEDÖMNING Förskolenämnden

Förskolenämndens budgetram 2018 fastställdes av kommunfullmäktige 21 juni 2017 till 942,2 mnkr. I tilläggsbudgeten i december justerades ramen upp med statsbidrag för ökade kostnader för offentlighetsprincipen 0,1 mnkr och ner -0,2 mnkr för omfördelning till Skultuna kommundelsnämnd. Sammanlagt minskade ramen i december med -0,1 mnkr till 942,1 mnkr.

UTFALL OCH PROGNOS FÖR TILLDELNINGSEKONOMI Totalbedömning förskolenämnden

Förskolenämnden redovisar ett resultat per den 31 augusti på 630,1 mnkr vilket innebär en negativ budgetavvikelse med -2,0 mnkr för perioden. Prognos till utfall vid årets slut är 942,1 mnkr och följer budget.

Kommentarer till utfall förskola tilldelningsekonomi

Antalet barn i förskoleverksamhet beräknas vara 8 010 vilket är 9 barn fler än budget (se tabell 1). Bedömningen av ett helårsnitt som kan göras utifrån årets åtta första månader är att det totalt kommer att finnas 28 barn fler i kommunal verksamhet, 10 fler i fristående verksamhet och 29 färre i annan kommun. Ett 20- tal barn finns budgeterade som ej bestämd utförare. Prognos för antal barn i förskola är 7 718 vilket är 2 barn färre än budget. Antal barn i pedagogisk omsorg ökar med 12 till 292 barn.

Utfall för totalt köp av huvudverksamhet för tilldelningsekonomi fram till 31 augusti följer budget (se tabell 2). Den består av flera poster. Utfallet är högre än budget för kommunal verksamhet, 2,8 mnkr, och fristående verksamhet 3,8 mnkr.

Verksamhet i annan kommun är 2,4 mnkr lägre än budget. Prognos för helår för totalt köp av huvudverksamhet är 1 035,2 mnkr och följer budget. Prognosen är lägre än budget för kommunal och fristående verksamhet, 2,1 respektive 1,6 mnkr. För verksamhet i annan kommun är prognosen 3,7 mnkr lägre. I fristående verksamhet ingår momsbidraget som följer budget för utfall 31 augusti, men förväntas vara 0,2 mnkr lägre för helåret. Hur utfallet fördelas mellan verksamheterna förskola och pedagogisk omsorg redovisas nedan.

För verksamheten förskola i tilldelningsekonomin är utfallet fram till 31 augusti 2,4 mnkr högre än budget. Kostnaderna ökar fram till juli eftersom antalet barn i verksamheten ökar med cirka 40 barn fler i snitt för våren. Under hösten sjunker

(27)

2018-09-19

26

antalet barn i verksamheten. En större andel äldre barn, med en lägre

ersättningsnivå, finns i förskolan under våren. Efter sommaren går 6-åringarna över till förskoleklass och det fylls på med småbarn i grupperna under hösten. De yngre barnen kostar mer, vilket leder till att utfallet under hösten förväntas vara ungefär lika hög som under våren trots färre barn i verksamheten. Prognos för helåret för verksamheten förskola är 1,4 mnkr lägre än budget. Det beror på lite färre barn i förskolan, men fler i kommunal verksamhet och en något högre andel deltider i verksamheten än budgeterat enligt prognosen.

Utfallet för förskola i kommunal, fristående och verksamhet i annan kommun ser olika ut och påverkas av antalet barn i verksamheten och fördelningen mellan stora/små barn samt antal heltider/deltider. Utfall för kommunal verksamhet per den 31 augusti är 445,1 mnkr, 2,4 mnkr högre än budget. Prognos för helåret är 666,0 mnkr vilket är 2,0 mnkr högre än budget. Det är en högre kostnad än budgeterat på grund av fler barn i verksamheten (24 fler). Utfall per den 31 augusti för fristående förskola är 238,2 mnkr vilket är 2,4 mnkr högre än budget.

Det är på grund av att det finns fler barn i förskolan under våren. Prognos för helåret är 354,0 mnkr följer i stort sätt budget både i antal barn (2 fler) och utfall (-0,2 mnkr). I förskola i annan kommun är både antalet barn och kostnaden lägre än budget. Utfall per den 31 augusti är 2,2 mnkr och prognos för helåret 3,2 mnkr.

Det är 2,4 mnkr respektive 2,7 mnkr lägre än budget på grund av en prognos för helåret med 29 barn färre.

Utfall för pedagogisk omsorg per 31 augusti är 25,4 mnkr. Det är 1,7 mnkr högre än budget. Aktuell prognos för helåret är 36,7 mnkr och är 1,2 mnkr högre än budget. Det beror på att antalet barn i pedagogisk omsorg förväntas vara 12 barn fler enligt prognosen. De fördelas mellan kommunal pedagogisk omsorg 4 och fristående 8. Fördelning mellan de olika utförarna fördelas enligt följande. Utfall för kommunal pedagogisk omsorg per 31 augusti är 4,8 mnkr och 16,6 mnkr för fristående. Prognos för utfall för helåret är 6,7 mnkr respektive 30,0 mnkr vilket är 0,1 respektive 1,1 mnkr högre än budget, på grund av att det finns fler barn i verksamheterna.

Utfall för riktade medel per den 31 augusti är 9,2 mnkr. För helåret förväntas utfallet vara 13,9 mnkr. Båda beloppen följer i stort budget.

Den gemensamma förvaltningsadministrationens utfall per 31 augusti är något lägre än budget, 0,6 mnkr. För helåret förväntas utfallet vara 0,2 mnkr högre än budget på grund av högre kostnader för systemförvaltning. Utfall för

(28)

2018-09-19

27

förvaltningsenheterna och nämnden per 31 augusti är något lägre än budget men förväntas följa den för helåret.

Intäkterna från föräldraavgifter den 31 augusti är 1,0 mnkr högre än budget.

Prognos för helåret är att avgiftsintäkterna blir 86,1 mnkr och följer i stort sätt budget. Det beror på att det finns färre barn i verksamheterna under de sista fyra månaderna och därmed är intäkterna något lägre. Intäkter för

maxtaxekompensation, kvalitetssäkring och statsbidrag för flyktingschablon är 0,6 mnkr högre än budget för utfall per 31 augusti. Prognos för helåret är en intäkt på 30,4 mnkr och följer i stort sätt budget.

Tabell 1

Prognosticerat antal barn per verksamhet jämfört med budget och budgetram Tilldelningsekonomi

Antal barn Antal barn Antal barn Avvikelse Verksamhet Budgetram 2018 Prognos 2018 Budget 2018 Prognos-Budget

Förskola 7 718 7 721 -3

Pedagogisk omsorg 292 280 12

Förskoleverksamhet totalt 8 001 8 010 8 001 9

(29)

2018-09-19

28

(30)

2018-09-19

29

VERKSAMHETSEKONOMIN – SAMMANFATTANDE BEDÖMNING Förskolan

Förskolan och pedagogisk omsorg redovisar ett utfall för januari-augusti på -0,7 mnkr. Budgeten för perioden uppgår till 3,5 mnkr vilket därmed innebär en budgetavvikelse för perioden om -4,2 mnkr. Helårsprognosen redovisas till 0 mnkr. Den negativa budgetavvikelsen uppstod till stor del under årets första månader då antalet barn i verksamheten understeg den budgeterade volymen och intäkterna blev därmed lägre än budgeterat. Barnvolymerna har nu ökat och beräknas överstiga budgeterade volymer. Personalkostnaderna och övriga kostnader har också varit något högre än budgeterat. Genom högre statsbidrag för mindre barngrupper än budgeterat samt försiktighet på kostnadssidan bedöms det möjligt att nå en budget i balans och en prognos om 0 lämnas.

Den pedagogiska omsorgen redovisar en prognos på -0,3 mnkr. Vilket är en försämring med 0,3 mnkr jämfört med resultatet 2017.

Resultaträkning

De totala intäkterna, exklusive interna intäkter från täckningsbidrag, uppgår för delårsperioden till 459 mnkr och är 4,6 mnkr högre än budget (1,0 %). De högre intäkterna beror framför allt på högre statsbidrag än budgeterat men även på högre barnvolymer vilket därmed ger högre ersättningar. Intäkterna från statsbidrag uppgår till 7,6 mnkr för delårsperioden varav statsbidrag för mindre barngrupper uppgår till 5,2 mnkr.

De totala kostnaderna uppgår till 459,8 mnkr och är totalt 8,9 mnkr högre än budget vilket innebär en avvikelse på -2,0 %. Av de totala kostnaderna är personalkostnaderna högre än budget med 5,9 mnkr. Det är rimligt med en viss ökning av personalkostnaderna i förhållande till budgeten eftersom intäkterna har ökat. Kostnaden för sjuklön och kostnader för tillfälligt inhyrd personal från

Verksamhet Utfall Budget Avvikelse Budget Prognos Skillnad

31/8 31/8 31/8 2018 2018 Progn-Budg

Förskola -0,2 3,6 -3,8 0,0 0,3 0,3

Pedagogisk omsorg -0,5 -0,1 -0,4 0,0 -0,3 -0,3

Summa -0,7 3,5 -4,2 0,0 0,0 0,0

(31)

2018-09-19

30

vikarieförmedlingen har ökat. Kostnad för sjuklön uppgår till 8,8 mnkr vilket är 9 % högre kostnad än motsvarande period 2017. Köp av vikarier uppgår till 35,0 mnkr vilket är 10 % av personalkostnaderna och innebär en ökning med 12 % i

förhållande till motsvarande period föregående år.

Lokalkostnader som även omfattar el, värme och vatten överensstämmer relativt väl mot budget och övriga kostnader är 2,5 mnkr högre än budgeterat. Att övriga kostnader är högre beror bland annat på högre kostnader för köp av tjänster för IT, IT-material, måltider, förbrukningsinventarier och rekrytering än budgeterat.

De ökade IT-kostnaderna beror på ett omfattande arbete med utbyggnad av accesspunkter för kommunikation.

Barnantal

Antalet barn i verksamheten för samtliga kommunala förskolor, det vill säga inklusive Orresta förskola, beräknas att öka med 66 barn i jämförelse med utfallet för 2017. Prognosen överensstämmer väl mot budget och skiljer endast med 5 barn. Av antalet barn i prognosen är det cirka 76 % som är heltidsbarn, det vill säga mer än 20 timmar, och cirka 24 % som är på deltid. Förhållandet mellan stora barn och små barn i prognosen är 44 % småbarn och 56 % stora barn. Det är samma andel små respektive stora barn som i utfallet för 2017.

Prognosen är beräknad till att det är 404 fler barn i snitt under vårterminen 2018 än under höstterminen. Förhållandet 2017 var att det skiljde i snitt 351 barn mellan terminerna.

Utfall jan- aug 2018

Budget jan- aug 2018

Intäkter 459 057 454 427 4 630 1,0%

Kostnader:

Personalkostnader -338 254 -332 314 -5 940 1,8%

Lokalkostnader -47 112 -46 660 -453 1,0%

Övriga kostnader -74 438 -71 969 -2 469 3,4%

Summa kostnader -459 804 -450 942 -8 862 2,0%

Resultat -747 3 484 -4 231

Skillnad

(32)

2018-09-19

31 Förskolans enheter

På samma sätt som 2017 redovisas samtliga förskolor som enheter. Det är sammanlagt 78 stycken.

Utgångspunkten är att enheterna ska klara sig på den tilldelade barnersättningen.

Det är dock svårt för samtliga enheter att uppnå en budget i balans. Enhetens storlek, lokalförutsättningar för att driva en effektiv verksamhet, fördelning mellan heltid- och deltidsbarn påverkar enheternas förutsättningar för en ekonomi i balans. För några enheter är det också problem med tomma platser.

Direktiven till respektive förskolechef i samband med upprättandet av budgeten var att balansera sina förskolor i ekonomisk balans. För 16 förskolechefer var detta problematiskt och de budgeterades därför med negativa resultatkrav.

Obalanserna beror på ovan nämnda orsaker. För att klara totalekonomin för verksamhetsområdet budgeterades därför överskott för 11 förskolechefer som har bra volymer och en stabil ekonomi på sina förskolor. Resterande 12

förskolechefer har en budget på sina förskolor som sammanlagt uppgår till 0.

Av förskolans 39 chefer lämnar 12 en prognos som uppgår till 0 eller bättre och 27 en prognos som är sämre än budgeterat. Av de förskolechefer som lämnar en prognos som är sämre än budgeterat är det 9 av dem som har en budgetavvikelse

Verksamhetsmått Utfall Utfall Utfall Utfall Utfall Budget Prognos Skillnad (inklusive självstyrande) 2013 2014 2015 2016 2017 2018 2018 Prog-Budg

Antal inskrivna barn:

Förskola 4 830 4 786 4 838 4 941 5 006 5 072 5 084 12

Fam daghem/fam fritidshem 158 142 123 102 72 67 60 -7

Summa 4 988 4 928 4 961 5 043 5 078 5 139 5 144 5

(33)

2018-09-19

32

som understiger 200 tkr. Den största negativa budgetavvikelsen för en förskola uppgår till -1,1 mnkr. De förskolechefer som har negativa budgetavvikelser har upprättat uppföljningsrapport med åtgärdsplan för att identifiera åtgärder för att komma i ekonomisk balans.

(34)

2018-09-19

33 BILAGOR

Bilaga 1 - Redovisning av inkomna synpunkter och klagomål, anmälan om kränkande behandling till huvudman samt anmälningar till tillsynsmyndigheter under 2018

Bilaga 2 - Uppföljning intern kontroll 2018 - Förskolenämnden

(35)

ID:

2018-08-29 Dnr FSN

Dnr 18/0 00 FSN 2018/00454

Barn- och utbildningsförvaltningen Haidi Bäversten

E-post: haidi.baversten@vasteras.se

Förskolenämnden

Redovisning av inkomna synpunkter och klagomål, anmälan om kränkande behandling till huvudman samt anmälningar till tillsynsmyndigheter under 2018.

Förvaltningen ska två gånger om året redovisa inkomna synpunkter och klagomål till nämnden. Från och med hösten 2016 redovisar förvaltningen synpunkter och klagomål i delårsrapport II och i en bilaga till

verksamhetsberättelsen. Redovisningen delges också stadsledningen.

Förskolenämnden hålls också kontinuerligt informerad vid sina månatliga sammanträden genom en avvikelserapport från verksamhetschefen.

Det totala antalet synpunker och klagomål som registrerats är lågt i förhållande till verksamhetens storlek. En förklaring som återkommer är att verksamheten är lyhörd och löser många klagomål direkt men missar att registrera dem.

Förvaltningen har definierat klagomålshanteringen som ett prioriterat område och ett utvecklingsarbete pågår.

Nedan följer redovisning av de synpunkter och klagomål som registrerats inom nämndens verksamhetsområde.

Sammanställning för förskolenämndens verksamhetsområde

Registrerade synpunkter och klagomål 2017 och vt 2018

Förskola Kommunal Fristående

2017 2018:1 2017 2018:1 Synpunkt 20 14 28 2 Klagomål 46 29 27 26 Totalt 66 43 55 28 En genomgång av inkomna klagomål och synpunkter visar att det oftast gäller organisation (bemanning), bemötande och trygghetsfrågor. En majoritet bland de fristående/enskilda enheterna som svarat uppger att de inte tagit emot några synpunkter eller klagomål. Synpunkter och klagomål på enskild verksamhet inkommer också direkt till nämndenhetens tillsynsfunktion.

(36)

Västerås stad

2 (2)

Anmälningar till Skolinspektionen samt anmälan från enhetschef gällande kränkande behandling

Fyra anmälningar till skolinspektionen har varit föremål för utredning under det första halvåret 2018. Skolinspektionen har överlämnat de fyra anmälningarna till barn- och utbildningsförvaltningen som utrett dem som klagomålsärenden.

Under första halvåret har inga beslut om anmärkning eller föreläggande inkommit gällande förskolenämndens verksamhet.

Under perioden inkom två anmälningar från förskolechef till huvudmannen om upplevd kränkande behandling. Anmälan till huvudman ska följas av utredning och eventuella åtgärder.

(37)

2018-08-21

Barn- och utbildningsförvaltningen 721 87 Västerås

021-39 00 00 • www.vasteras.se

Larsson, Helena

helena.larsson@vasteras.se

Uppföljning intern kontroll 2018

Förskolenämnden

(38)

VÄSTERÅS STAD Uppföljning intern kontroll 2018-08-21

2

1. Otydlighet i hantering av klagomål

Risk Beskrivning Åtgärd Ansvar Tidplan

Otydlighet i hantering av klagomål.

Kommunikationen med vårdnadshavare och medborgare är omfattande och berör olika yrkesroller inom förvaltningen, särskilt på enhetsnivå. Det är därför av stor vikt att rutiner för att rapportera klagomål är så enkla som möjligt och att rutinerna är väl kända. det finns i dagsläget möjlighet att lämna synpunkter skriftligt, per telefon och vid

personliga möten till Kontaktcenter och enskilda handläggare.

Ett antal förbättringsåtgärder är genomförda som syftar till att stärka:

Enhetlighet: Samsyn på vad som behöver förändras. Samsyn behövs i ledningen och nämnden.

Bemötande: Enligt kommunens rutin ska svar ges inom 2 dagar. Om synpunkten kräver längre utredning, bör ett svar lämnas att man har tagit emot synpunkten och när man kan förvänta sig ett svar. Ofta fungerar detta väl, men längre svarstider förekommer vid hög arbetsbelastning.

Rättssäkerhet: Inkomna klagomål och synpunker ska diarieföras

Effektivitet: Kommunikationen med

vårdnadshavare och medborgare är omfattande inom förvaltningen, särskilt på enhetsnivå. Det är därför av stor vikt att rutiner är så enkla som möjligt.

Tillgänglighet: Det ska vara enkelt för vårdnadshavare / medborgare att lämna synpunkter och klagomål.

Genomföra en intern granskning för att nämnden ska kunna värdera om förvaltningens tidigare listade åtgärder fått önskad effekt.

Granskningen ska ge svar på följande frågor:

Vilka insatser har gjorts för att nå samsyn och enhetlighet?

Finns upprättade rutiner?

Är rutinerna effektiva och väl kända inom förvaltningen? Inom

verksamhetsledningen? På

förskolenheterna? På KontaktCenter?

Är det tydligt för allmänheten hur man går tillväga?

Diarieförs inkomna klagomål?

Hur fungerar återkopplingen till de som inkommit med klagomål?

Granskningen genomförs av enheten för styrningsstöd.

Se nedan!

Klart juni 2018

(39)

VÄSTERÅS STAD Uppföljning intern kontroll 2018-08-21

3 1 Lägesbedömning per 31 augusti 2018

Granskning av klagomålsprocessen

Alla tre nämnderna har i internkontrollplanerna påtalat brister i klagomålsprocessen. Förvaltningen instämmer i att förbättringar behövs och en hel del förbättringar har genomförts. Förenklat handlar det om förbättringar i två avseenden. Först och främst handlar det om att de klagomål som når någon medarbetare förmedlas vidare till den nivå där klagomålet hör hemma och ska besvaras. Sedan handlar det om att klagomålen registreras på ett sätt som gör det möjligt att fånga värdefulla signaler samt se förändringar över tid. I internkontrollplanen för 2018 gavs styrningsstöd uppdrag att bedöma huruvida klagomålsprocessen nu fungerar så väl att riskområdet kan anses omhändertaget.

Styrningsstöd har genomfört en granskning av processen. Granskningen består av dokumentgenomgång, intervjuer och stickprov. Sammanfattningsvis är bedömningen följande:

I dagsläget är inte processen väl fungerande men det finns en medvetenhet och ett tydligt arbete från förvaltningen att hitta rutiner som leder till att klagomål når fram, sammanställs och analyseras och blir en del i det samlade kvalitetsarbetet.

Kommunstyrelsen har antagit ”Policy för synpunktshantering” och stadsledningskontoret har fastställt ”Instruktion för hantering av synpunkter och klagomål inom Västerås stads verksamheter”. Dessa styrdokument ger en gemensam grund för alla förvaltningar. De synpunkter o klagomål som kommer in till Kontaktcenter hanteras enligt de rutiner som framgår av ovan beslutade styrdokument. Det innebär att synpunkten / klagomålet registreras i det IT-system Flexite som används av Kontaktcenter och

förvaltningarna för att ta emot och besvara ärenden från invånare. Inkomna klagomål och synpunkter sammanställs två gånger per år och återrapporteras enligt stadens rutin till respektive nämnd.

De större förvaltningarna tex sociala nämndernas förvaltning och barn- och utbildningsförvaltningen behöver hitta rutiner för att ta emot alla de synpunkter / klagomål som inkommer till förvaltningen vid sidan om Kontaktcenter. I barn- och utbildningsförvaltningen finns en för respektive nämnd beslutad rutinbeskrivning för hantering av synpunkter och klagomål som inkommer direkt till förvaltningen. Rutinen innebär att synpunkten / klagomålet ska fyllas i på en pappersblankett som sedan skickas till registrator för registrering. Varken sociala nämndernas förvaltning eller barn- och utbildningsförvaltningen har fått en manuell hantering att fungera tillfredsställande. Den manuella processen upplevs för krångligt och tidsödande för enskilda medarbetare som var och en inte hanterar klagomål särskilt ofta. Följden är att det i systemet registreras orimligt få synpunkter / klagomål i förhållande till de omfattande verksamheter som bedrivs. De sociala nämndernas förvaltning har skapat en digital rapporteringsfunktion.

Det innebär att alla medarbetare via insidan kan rapportera klagomål och att dessa sedan hanteras vidare av registrator och handläggare via samma system. Barn- och

utbildningsförvaltningens ledningsgrupp har beslutat att införa en digital rapporteringsfunktion, likande de sociala nämndernas förvaltningen, också i BUF. Ett viktigt syfte är att få enklare och tydligare rutiner och system för registrering av klagomål som kommer in via medarbetare i BUF. Det bör leda till att betydligt fler synpukter / klagomål registreras och att huvudmannanivån och enhetsnivån får ytterligare viktig input i kvalitetsarbetet. Införandet av ny funktion kommer att ske i projektform. Projektledare och arbetsgrupp är beslutad.

Den digitala rapporteringsfunktionen ger förutsättningar för att inkomna klagomål i högre grad vidareförmedlas så de når rätt nivå i förvaltningen. Systemstödet innebär att alla medarbetare , via app i telefonen eller via insidan kan rapportera klagomålet. Den digitala funktionen innebär ”en väg in” för alla synpunkter o klagomål för vidare