Verksamhetsplan med internbudget
Kultur- och fritidsnämnden
2017
Innehållsförteckning
Inledning ... 3
Organisation, ekonomi och verksamhet ... 3
Verksamhetsmål ... 5
Verksamhetsplan 2017 ... 5
Utmaningar och risker ... 7
Ekonomiska förutsättningar ... 8
Enheternas ekonomiska förutsättningar ... 8
Verksamhet- och ledningsstöd ... 8
Biblioteket ... 9
Idrottsenheten... 9
Kulturenheten ... 10
Kulturskolan ... 11
Ung i Kalmar ... 11
Äventyrsbadet... 11
Prioriteringar ... 12
Förvaltningens överväganden ... 12
Förvaltningens prioriteringar ... 12
Kvalitet i verksamheten ... 14
Nyckeltal i verksamheterna ... 14
Personal ... 15
Medarbetare ... 15
Sjukfrånvaro ... 15
Pension ... 16
Personalstrategiska frågor ... 16
Driftsbudget ... 17
Driftbudgetförändringar för kultur- och fritidsnämnden ... 17
Driftbudgetförändringar för verksamheterna ... 17
Investeringsbudget ... 18
Investeringsbudgetförändringar för verksamheterna ... 18
Bilagor ... 19
Verksamhetsmål i Hypergene ... 19
Inledning
Kultur- och fritidsnämndens ansvarar för kommunens kultur- och fritidsverksamhet. Nämndens vision är Kalmar- nyckeln till rika upplevelser. Den innebär att ta tillvara Kalmars stora potential att utvecklas som plats för kultur och fritid. Kultur- och fritidsnämnden har barn och ungdomar som prioriterad målgrupp.
Möjligheten finns att locka såväl nya Kalmarbor som besökare från en stor region och i den processen är kultur- och fritidslivet centralt. Ett rikt kultur- och fritidsliv gör en plats attraktiv och stärker invånarnas känsla av livskvalitet. Ett levande kultur- och fritidsliv, där människor upplever glädje och gemenskap, har en positiv inverkan på trygghet, hälsa och välbefinnande. Det ökar förståelsen mellan människor och olika grupper. Därför ska kultur- och fritidslivet vara öppet och tillgängligt. Det ska finnas förutsättningar för alla att vara delaktiga. Delaktighet skapar engagemang och ökar även förutsättningarna för fler aktiva ledare och medlemmar i föreningarna.
Ett inkluderande kultur- och idrottsliv har betydelse för integrationen och för tillvaratagandet av olika influenser och kompetenser. Kalmar är ett mångkulturellt samhälle och det är viktigt att alla arbetar för ett kultur- och fritidsliv där man tar vara på kreativitet och mångfald.
Samarbete är nyckeln till att lyckas, samarbete mellan föreningar, kommunen och mellan olika aktörer. Det är genom att träffas och samverka som vi får möjlighet att diskutera verksamheter och idéer, aktiviteter, värderingar, samarbetsmöjligheter och utmaningar som vi står inför.
Det är i samverkan som vi fyller Kalmars kultur- och fritidsliv med ett bra innehåll.
Ur Kultur- och fritidspolitiskt program för Kalmar kommun 2015-2018
Organisation, ekonomi och verksamhet
Kultur- och fritidsförvaltningen leds av en förvaltningschef som är direkt chef för sju enhetschefer.
Enhetscheferna har i sin tur är personal-, budget- och arbetsmiljöansvarig för sina enheter och rapporterar direkt till förvaltningschef.
Förvaltningen omsluter sammanlagt 173,5 miljoner kr med en personalstyrka om ca 160 tjänster. Den ekonomiskt största enheten är idrottsenheten som ansvarar för bidragen till majoriteten av föreningslivet samt alla idrottsanläggningar och de omsluter ca 67 miljoner kr. Biblioteksenheten är den enhet som personellt är störst med sina 35 anställda.
Förvaltningen ansvarar för bibliotek, fritidsgårdar, ungdomshus, Äventyrsbadet, idrottsanläggningar, Kalmar teater och kulturskolan. Förvaltningen ansvarar även för bidrag och stöd, service till föreningslivet inom kultur- och fritidsområdet samt till länsinstitutionerna Kalmar läns museum, Kalmar Konstmuseum och Byteatern Kalmar länsteater. Kommunens kostnader för länsinstitutionernas lokaler är 12 miljoner kronor per år och föreningslivets kontantbidrag är ca 20 miljoner per år. Det ligger också i förvaltningens reglemente att ansvara för kommunens konstregister, konsten i det offentliga rummet, friluftsfrågor, konsumentvägledning, koordinatorskap för medborgarkontor och samhällsinformation.
Våra verksamheter är de mest besökta i regionen. Stadsbiblioteket har varje dag ca 1 000 besökare som sammanlagt blir ca 225 000 besökare per år. Äventyrsbadet har inklusive skolungdomar ca 250 000 besökare per år. Kulturskolan har 1 400 unika aktiviteter per vecka för ca 1 200 elever och Ung i Kalmar har ca 35 000 besök på sina fritidsgårdar och ungdomshus. Utöver detta deltar förvaltningen i och arrangerar mängder med olika evenemang som Ljus på Kultur, Stadsfesten, sommarlovs-, höstlovs- och sportlovsaktiviteter för barn och unga, konserter, teater och uppvisningar med elever från kulturskolan, barnfilm på Kalmar teater, sommarscener, utebio och mycket mer.
Förvaltningschef
Ung i Kalmar Äventyrsbadet Kulturskolan Biblioteket Idrottsenheten Kulturenheten Verksamhets- och ledningsstöd
Kultur- och fritidsnämnd
organisationsskiss över kultur- och fritidsförvaltningen
Verksamhetsmål
Verksamhetsplan 2017
Kommunfullmäktige fattade i juni 2016 beslut om Verksamhetsplan med budget 2017 och ekonomisk planering 2018-2019. I verksamhetsplanen har fullmäktige mål för alla nämnder som ska in i nämndernas verksamhetsplaner samt specifika mål och uppdrag för nämnderna. Nedan är alla de mål som kultur- och fritidsnämnden ska hantera inom sin verksamhetsplan.
• Kommunens alla verksamheter ska bedrivas på ett ändamålsenligt och kostnadseffektivt sätt
• Kommunstyrelsen får i uppdrag att tillsammans med kultur- och fritidsnämnden, samhällsbyggnadsnämnden och servicenämnden utreda förutsättningarna för en upprustning av Folkets park med syfte att skapa ett ”Föreningarnas hus” med
pensionärsorganisationerna som bas. I uppdraget ingår också att utveckla området som park.
• Alla nämnder får i uppdrag att utifrån välfärdsbokslutet arbeta med att förbättra barn och ungas psykiska hälsa
• Kommunens verksamhet ska vara jämställdhetssäkrad
• Sjukfrånvaron ska minska i både förvaltning och nämnd
• Vid nyanställning ska heltid vara norm
• Skillnaderna i hälsa och välbefinnande mellan olika socioekonomiska grupper och olika delar av kommunen ska minska
• Alla nämnder får i uppdrag att utifrån välfärdsbokslutet arbeta med att förbättra barn och ungas psykiska hälsa
I Verksamhetsplan med budget 2017 och ekonomisk planering 2018-2019 så har fullmäktige även skrivit fram viljeriktningar som påverkar kultur- och fritidsnämnden.
• ”Alla undersökningar visar att ett rikt kulturliv behövs för att en kommun ska vara attraktiv. Här vill vi bli bättre och undersöka möjliga samarbeten som finns för att stärka vår position inom kreativa näringen. Med kulturskola, studieförbund och artistprojekt som Talangcoach ser vi stor utvecklingspotential i en sektor som gör att vi får behålla talangerna i regionen och som kan generera nya spännande arbetstillfällen. ”
• ”Att flickor och pojkar, kvinnor och män med funktionsnedsättning ska ges likvärdiga förutsättningar för självständighet, självbestämmande och god hälsa är en självklarhet och arbetet för unga människor med funktionsnedsättning ska få sina röster hörda ska också vidareutvecklas med stöd av kommunens ungdomsombud. Ungdomsombudet får uppdraget att starta ett råd. ”
• ”Satsningar på att bygga nytt och rusta upp simhall, ishall och friidrottshall är några exempel på viktiga förbättringar lokalmässigt de närmsta åren.”
• ”Det är kommunens inriktning att kultur- och fritidsförvaltningen ska ta över KSRR:s lokaler för att inrymma ett nytt klubbhus på Södra utmarken. ”
Av dessa viljeriktningar har nämnden med i verksamhetsplanen för 2017 inrättandet av ett råd för funktionsnedsatta och undersöka möjliga samarbeten som finns för att stärka vår position inom kreativa näringar.
Skrivningen om simhall, ishall och friidrottshall ligger redan i politiska dokument eller uppdrag.
Ny bad- och friskvårdsanläggning ligger under kommunstyrelsens ansvar och utreds, utredningar om ny ishall och friidrottshall ligger inom kultur- och fritidsnämndens handlingsplan Mållinjen- vägen till bättre idrott i Kalmar. Den sista skrivningen som rör inriktningen att kultur- och
fritidsförvaltningen ska ta över KSRR:s lokaler för att inrymma ett nytt klubbhus på Södra utmarken ligger också som ett internt uppdrag på förvaltningen där det under 2016 och 2017 genomförs en utredning ihop med samhällsbyggnadskontoret för att utröna alla miljöaspekter inför flytten av klubbhus.
Utöver dessa mål har nämnden sitt strategiska visionsdokument Kultur- och fritidspolitiskt program för Kalmar kommun 2015-2018. Visionsdokumentet innehåller konkreta mål för perioden 2015-2018 och nämnden tar årligen fram mål kopplade till dessa. Dessa mål kommer att införlivas under fullmäktigemålen så långt det går. De mål som ej kan sorteras som ett fullmäktigemål läggs under nämndspecifika mål.
Utmaningar och risker
Kultur- och fritidsnämnden påverkas i högsta grad av omvärlden och lokalsamhället. Kalmar kommun expanderar, vi får nya medborgare från andra delar av världen, samhället är i ständig förändring med nya krav från allmänhet, besökare och medborgare. Allt detta kräver att förvaltningen utvecklas i takt med samhället och omvärlden.
Kalmar kommun växer med 1 000 invånare per år och det byggs som aldrig förr. Två av kommunens större projekt är ett Kulturkvarter och en ny bad- och friskvårdsanläggning där kultur- och fritidsnämnden är djupt involverade. Kulturkvarteret ska inhysa stadsbibliotek, kulturskola, lokaler för föreningsliv, öppna förskolan Måsen, kreativa utemiljöer etc.
Ambitionerna är högt ställda på att lokalerna ska vara ändamålsenliga, tillgänglighetsanpassade, utformade på ett estetiskt och funktionellt sätt och det ska vara en plats för alla och öppet hela året. Biblioteket, kulturskolan, övrig kultur och andra aktörer som ska bedriva sina verksamheter i kulturkvarteret förväntas ge besökarna lika mycket verksamhet som idag samt skapa nya
intressanta samarbeten mellan aktörerna som ska ge besökarna ett mervärde. De förväntas även ha ökad tillgänglighet i form av öppettider och verksamhetstider. Detta ställer nya och högre krav på verksamheterna.
Förvaltningen arbetar ständigt med att förbättra och se över sin organisation med målet att frigöra resurser för att bedriva utveckling. Dock är förvaltningen med i många utvecklingsprojekt och nästan varje enhet förväntas leverera mer verksamhet, öppettider, utredningar och projekt.
Det har blivit en synbar skillnad i förväntningar på verksamheterna. Det ihop med våra nya medborgares behov inom framförallt biblioteket, men även inom fritidsgårdar, simhall, föreningslivet och kulturskola, har gjort att vi måste förändra våra arbetssätt och vårt sätt att tänka kring målet ”en verksamhet för alla”. Det är inte självklart att vår gamla definition av ”en verksamhet för alla” passar in när nya kulturella influenser kommer in och berikar vårt samhälle och ställer förvaltningen inför nya frågeställningar inom mångfalds- och jämlikhets-, och jämställdhetsfrågor.
Ett föränderligt samhälle ställer nya krav på nämnden och förvaltningens arbetssätt.
Förvaltningen genomför därför flera översyner av arbetsprocesser och arbetssätt för att möta detta. Exempelvis har nämndens bidrag inte reviderats på över 20 år och de skrevs i en annan tid och samhälle. Genom åren har förvaltningen sett att bidragen inte alltid uppnår de syften och mål som de är avsedda att uppnå. När nämnden i juni 2015 fattade beslut om visionsdokumentet Kultur- och fritidspolitiskt program för Kalmar kommun 2015-2018 såg förvaltningen att bidragen än mer kom ifrån intentionerna i den politiska viljan. Nämnden fattade därför den 19 november 2015 beslut om att inleda en översyn av nuvarande bidragssystem. Det arbetet har på allvar pågått sedan våren 2016. Målet är att nämndens bidrag ska vara ändamålsenliga, stödja föreningslivet på det sätt nämnden avser och främja de områden och grupper nämnden identifierat.
Politiken vill skapa ett rikt kultur- och fritidsliv för medborgarna och göra Kalmar kommun till en attraktiv plats att bo i och besöka. Nämnden driver aktivt frågorna för att uppnå detta och det ställer mer krav på verksamheterna. Detta ihop med att verksamheterna måste utvecklas och förändras i takt med samhällets krav ställer mycket höga krav på verksamheterna. Förvaltningen är en till naturen föränderlig organisation men att både behålla basverksamhet, att utveckla verksamheten utifrån nya förutsättningar samt öka verksamheten i någon form är
kostnadsdrivande och vi ser redan nu att vi i många verksamheter tänjt ut gränserna till max. Det kommer krävas prioriteringar och/eller rambudgetökning för att möta befolkningsökningen och de nya kraven.
Ekonomiska förutsättningar
Nämnden får 2017 en 1 %-ig besparing motsvarande ca 1,8 miljoner kr, samtidigt får nämnden en 2 %-ig priskompensation på alla delar i budgeten (förutom lönekostnader som kompenseras på annat sätt). För 2017 motsvarar dessa 2 % 2,3 miljoner kr. Dessa medel ska täcka höjningar av bland annat priser på varor och tjänster samt hyror. För 2017 så innebär det att ca 1,5 miljoner kr direkt avgår i pris- och hyreshöjningar. Eftersom nämnden har en besparing på 1,8 miljoner kr används dessa 800 tkr för att täcka delar av besparingen. För nämnden innebär det att
nettobesparingen blir en miljon kr för 2017.
Besparingen kan nämnden hantera utan nedskärningar i sina verksamheter. Orsaken till detta är den omorganisation förvaltningen började implementera under tidig vår 2016. Förvaltningen genomgick en organisationsförändring med syftet att effektivisera och förbättra administrativa processer samt hitta synergieffekter inom vaktmästarorganisationer på Kalmar sportcenter, Äventyrsbadet, stadsbiblioteket och kulturskolan.
Omorganisationen av administrativa uppgifter har lett till effektiviserade administrativa processer.
Det har inneburit att administrativa arbetsuppgifter centraliserats motsvarande ca 3,6 tjänster som hanteras inom ca 1,5 tjänst. Resterande har använts till förstärkningar inom konst,
kommunikation, målsamordning och ledningsstrukturer på kulturskolan och biblioteket.
Omorganisationen av vaktmästarorganisationen innebär en effektivisering för 2017 på ca 1 miljon kr i lönekostnader.
Samtidigt har förvaltningen genomlyst andra kostnader och omförhandlat avtal, sett över sina lokaler, sina köp och försäljning av tjänster etc. vilket inneburit kostnadsminskningar
motsvarande 1,7 miljoner kr jämfört med 2016 års ursprungliga budget. 600 tkr av dessa har nämnden fått i kompensation för omklädningsrum i ishallen under senare del av 2016.
Rent praktiskt har förvaltningen hanterat alla besparingar och effektiviseringsvinster centralt.
Hittills har alla sådana medel återinvesterats i centrala utvecklingstjänster för att möta de uppdrag som nämnden har fått. Det har inneburit att det i 2017 års budget finns två nya
utvecklingstjänster inom områdena medborgarkontor/samhällsinformation, friluftsutveckling och integrationssamordning. Målet är att alla dessa tjänster är tillsatta under våren 2017. Dock finns det i denna organisation inget större utrymme för än mer uppgifter och ansvarsområden så adderas detta under de närmaste tre år kommer förvaltningen att behöva ytterligare resurser.
Dessa effektiviseringar och kostnadsminskningar har inneburit att nämnden under 2017 ej
behöver spara inom sina verksamheter och att förvaltningen kunnat organisera sig ändamålsenligt så att förvaltningen har personella resurser för att möta politiken, allmänhetens och
föreningslivets krav. Kultur- och fritidnämnden kan således lämna en budget i balans där både nettobesparingen hanterats samt kunnat addera personella resurser inom områden som tidigare ej haft resurser.
Enheternas ekonomiska förutsättningar
Verksamhets- och ledningsstöd
Enheten är den administrativa stöd- och uppföljningsorganisationen i förvaltningen. Den har genomgått en total förändring i linje med beslutet om koncentrerad administration.
Förvaltningens omorganisation syftade i första hand på att genomlysa alla administrativa
processer inom förvaltningen och centralisera de uppgifter som gav effektiviserings- och
kvalitétsvinster. Enheten är idag fortfarande ca 1,0 tjänst kort som hanteras inom organisationen under hösten 2016 och våren 2017 på grund av en föräldraledighet. Under andra halvan av 2016 har enheten använt dessa medel till en extra utredningsresurs som kopplats till olika enheters utredningsuppdrag, främst idrottsenheten. Enheten kommer under de närmaste åren att vara under omvandling för att kunna överföra personal och/eller resurser när koncentrerad administration fullt ut implementeras i kommunen.
Utmaningarna för enheten är att ha resurser för att både stödja och följa upp verksamheten på ett kvalitativt och ändamålsenligt sätt. Vi ser att vi får stora positiva effekter av att ha en god
uppföljningsstruktur som avrapporterar direkt till förvaltningschef nu när uppdragen och ansvaret kraftigt ökat på enhetscheferna. Med en god uppföljning följer ett bättre samtal med verksamheterna och i förlängningen även bättre och adekvatare stöd.
Biblioteket
På lång sikt står biblioteket inför stora utmaningar med nya lokaler, fler samarbetspartners inom kulturkvartet och en ökad befolkning. Under 2017 kommer enheten främst att behöva fortsätta sitt publika programarbete, där ett stort fokus är på barn- och unga, samt på sin basverksamhet på stadsbiblioteket och på biblioteksfilialerna. Målet är att biblioteket ska fortsätta vara
kommunens främsta mötesplats.
Det som påverkar bibliotekets budget är våra nya medborgares behov av mer stöd och service på biblioteken. Bibliotekets uppdrag är att stödja det demokratiska uppdraget och ge en god
samhällelig service. Under 2016 fördelades de statliga medel för flyktingmottagning och integration som Kalmar kommun fått ut till kommunens nämnder. För kultur- och
fritidsnämnden innebar det 1 350 tkr varav 300 tkr riktades till biblioteket. Det innebär att vi under hösten 2016 ökat våra resurser inom detta område då vi såg att efterfrågan på dessa tjänster ökar. Vi ser att behovet fortsätter öka och vi ser detta som väldigt positivt. Biblioteket ska vara en mötesplats för alla där arbetet med mångfald och integration ska få goda förutsättningar att bedrivas. Eftersom de extra medlen tas bort inför 2017, men efterfrågan ökar, så urholkar detta resurserna för övrig verksamhet och för att upprätthålla nuvarande servicenivå samt möta dessa nya behov behöver biblioteket succesivt ökade resurser.
Biblioteket har också vikande trend för intäkter av försäljning av bibliotekstjänster. Det finns en osäkerhet kring hur de skolor som ej ingår i den centrala överenskommelsen mellan barn- och ungdomsförvaltningen och kultur- och fritidsförvaltningen kommer att resonera om köp av tjänst liksom hur friskolorna agerar. Vi ser en trend mot mindre intresse av köp av bibliotekstjänster från skolorna.
Idrottsenheten
Idrottsenheten har två organisationer inom sin enhet. Utvecklingsorganisationen innefattar två idrottsutvecklare som har uppdraget att stödja och stimulera föreningslivet samt driva
utvecklingsprojekt och utreda anläggningar och andra uppdrag. Sedan finns det en vaktmästarorganisation som innefattar åtta vaktmästare och en arbetsledare på Kalmar Sportcenter och Äventyrsbad samt två vaktmästare som ska serva övriga förvaltningen.
Utvecklingsorganisationen arbetar idag, förutom att stödja föreningslivet, främst med det av nämnden beslutade styrdokumentet ”Mållinjen – Vägen till bättre idrott i Kalmar”. Mållinjen är ett treårigt styrdokument som har uppdrag fördelade på 2016, 2017 och 2018. För 2016 har enheten haft en adderad utredningsresurs som finansierats av budget från projektet
”anläggningsutredning” och från verksamhets- och ledningsstödsenheten. Utredaren har arbetat med utredningsuppdragen som ligger inom ramen för 2016 års Mållinje. Under hösten 2016 startar förvaltningens arbete med bidragsöversynen på allvar och den kommer löpa fram till sommaren 2017.
Arbetet med att tydligt ta fram vad som ska göras inom idrotten under perioden 2016-2018 har inneburit en god ekonomistyrning. Under 2016 kunde förvaltningen genomföra flera större och kostsamma projekt som skulle genomförts under 2017 då det inom ram fanns möjlighet att utnyttja resurser som uppstått pga vakanta tjänster inom hela förvaltningen. Det innebär att det krävs mindre resurser för 2017. Detta ihop med att flera av Mållinjens större projekt
redovisningstekniskt går under investeringar under 2017 innebär att det frigörs ca 1,5 miljoner kr i driftsbudgeten som under 2017 kan användas till andra projekt på förvaltningen. Därför lyfts dessa medel ur idrottsenheten och finansierar delar av utvecklingstjänster och andra poster som är underfinansierade inom förvaltningen såsom exempelvis data som tjänst.
I övrigt har enheten överlämnat budget för verksamhet, bidrag och projektmedel som hör till kultur till kulturenheten.
Vaktmästarorganisationen har genomgått en förändringsprocess sedan våren 2016. Förvaltningen övertog serviceförvaltningens vaktmästarorganisation på Kalmar Sportcenter samt centraliserade fyra vaktmästarresurser och la under en gemensam organisation med enhetschefen för
idrottsenheten som chef. Det har möjliggjort en effektivisering med en driftstekniker under 2016, och det kommer innebära en ytterligare effektivisering med en vaktmästartjänst från halvårsskiftet 2017 genom att inte återbesätta en pensionsavgång. Vi ser redan idag en rad synergieffekter av att ha en gemensam vaktmästarorganisation på Sportcenter och vi tror att vi kommer att klara nästa effektivisering också. Dock så kommer det under våren 2017 att genomföras en avstämning av läget inför pensionsavgången så rätt bemanning finns i relation till uppdragen.
Kulturenheten
Kulturenheten bröts ur enheten för idrott och kultur våren 2016 och blev en egen enhet med en egen enhetschef. Dock överfördes inte alla medel utan de låg kvar på idrottsenheten under hela 2016. Det har medfört att vi inför 2017 överfört budget kopplat till kultur i form av bidrag och projektmedel från idrottsenheten till kulturenheten så enhetschefen får fullt resultat-, personal- och budgetansvar.
Enheten ansvarar för stöd och service till kulturföreningar, utredningar och projektledning inom kulturområdet, lokal och verksamhetsansvar för Kalmar teater samt utveckling av kulturlivet i Kalmar kommun. Den består av enhetschef, två kulturutvecklare, två scenmästare, två deltids teatervaktmästare samt en lokalvårdare på Kalmar teater.
Enheten har en bemanning som ska kunna klara sina uppdrag men eftersom den ännu inte varit fullbemannad kan ingen utvärdering göras. Det finns budget för projektansvar för Ljus på Kultur, Stadsfesten, sommarscener mm. Förvaltningen har lyckats ta fram en utvecklingspott till enheten om ca 190 tkr. Dessa medel är avsedda för att utveckla kulturlivet både i befintliga projekt och genom nya arrangemang.
Genom den nya organisationen på Kalmar teater, där vi adderat 50% scenmästare, så avser vi att öka evenemangen och arrangemangen. Målet är att utökningen inom tre år finansierar sig självt genom intäkter.
Kulturskolan
Kulturskolan har idag en verksamhet som av eleverna/brukarna beskrivs hålla mycket hög kvalité. Verksamheten har dock en tonvikt på elever som kommer från socioekonomisk bra förutsättningar och områden. Kulturskolan arbetar efter målet ”en verksamhet för alla” och arbetar aktivt med att bedriva projekt och verksamhet i socioekonomiskt utsatta områden. Ett led i detta är förvaltningens arbete med mötesplatser som går under arbetsnamnet ”Kultur- och fritidsfilialer”. Vi ser idag ingen kostnadsdrivning utan kan se att kulturskolans ram möjliggör att kulturskolan når sin måluppfyllelse under 2017.
På längre sikt ser vi dock att skapande av ett kulturkvarter och fler kultur- och fritidsfilialer kommer att kräva nya arbetssätt och former samt utökade verksamhetstider. Det innebär en kostnadsökning för kulturskolan. Om avsikten är att bibehålla all nuvarande verksamhet kommer det att behövas adderade resurser inför inflyttningen i kulturkvarteret. Parallellt med detta pågår en statlig utredning om kulturskolorna som kommer att få direkt effekt på kulturskolorna i landet.
Det kommer förmodligen kräva organisationsarbete samt utveckling av nya arbetsmetoder.
Ung i Kalmar
Ung i Kalmar genomgick en stor omorganisation för tre år sen när Monokrom och
stadsfritidsgårdarna slogs ihop och det skapades ett ungdomshus, UNIK. Samtidigt organiserades ledningsstrukturen, och därmed underorganisationen, om i geografiska områden. Vi ser nu fullt ut alla de effekter detta gav och det ger att vi idag har en fritidsgårdsverksamhet som är bra bemannad och är en aktiv part i ungdomars fritid.
Vi ser att den nuvarande budgeten har goda möjligheter både till måluppfyllelse och till utveckling i form av både nya verksamheter och aktiviteter och utveckling av befintliga arrangemang och basverksamhet.
Äventyrsbadet
Äventyrsbadet har efter två år i förvaltningen numera en ekonomi under full kontroll.
Äventyrsbadet bedriver idag en utökad verksamhet inom simskoleundervisning och har fler aktiviteter än för några år sedan till en lägre kostnad. Det beror på en god kostnadskontroll över personal, material och att vi numera hyr simhallen av serviceförvaltningen och har en årshyra som möjliggör bättre budgeteringsmöjligheter.
Det som kommer få direkt påverkan på verksamheten är flytten av badanläggningen till Snurrom.
Ambitionsnivåer för öppettider, anläggningens storlek, utformning mm kommer att påverka personalkostnaderna. Om det blir ökat eller minskat behov av bemanning går inte att säga förrän alla erforderliga beslut är tagna.
Prioriteringar
Förvaltningens överväganden
Förvaltningen står inför nya förutsättningar och krav från allmänhet, brukare och politik och har i och med det fått styra om sin organisation så organisationen klarar av dessa krav. Det har
inneburit en stor omorganisation som började implementeras våren 2016 med fokus på
administrativa processer, ledningsprocesser och vaktmästarorganisationen. Översynen har lett till stor omflyttning av budget, personer och arbetsuppgifter.
Den administrativa omorganisationen innebar att motsvarande arbetsuppgifter för ca 3,6 tjänst kunde göras inom ramen för 1,5 tjänst centralt. Utöver det förstärktes konst-, miljö-kvalité- och målsamordnare- samt kommunikationstjänsten. Resterande ca en tjänst har återgått i form av adderade ledningsresurser inom bibliotek och kulturskola samt till en central pott.
Övriga effektiviseringar, som gås igenom i blocket Ekonomiska förutsättningar, återinvesteras i centrala utvecklingstjänster för att möta de uppdrag nämnden fått. Det har inneburit att det i 2017 års budget finns två nya utvecklingstjänster inom områdena
medborgarkontor/samhällsinformation, friluftsutveckling och integrationssamordning. Målet är att alla dessa tjänster är tillsatta under våren 2017. Dock finns det i denna organisation inget större utrymme för än mer uppgifter och ansvarsområden så adderas detta under de närmaste tre år kommer förvaltningen behöva adderade resurser.
Förvaltningens prioriteringar
Jämfört med 2016 försvinner statliga medel för flyktingmottagning och integration. Vi klarar inte av att inom ram finansiera tillägget på 200 tkr för Ljus på kultur samt så har vi bara resurser för att utreda bidragen fram till sommaren. Inom dessa områden har det tvingats till prioriteringar.
En av nämndens risker är att kunna möta våra nya medborgare och deras behov samt kunna möta samhällets förändringar och syn på service och förväntningar. Fullmäktige fattade beslut om en extra tilldelning av de statliga medel för flyktingmottagning och integration till kultur- och fritidsnämnden för integrationsinsatser om 1 350 tkr för 2016. Dessa medel gav verksamheterna goda förutsättningar för att bedriva ett bra integrationsarbete. Medlen användes till tillfälliga tjänster på fritidsgårdarna, Äventyrsbadet och biblioteket samt medel till föreningslivet. Delar av dessa effekter kan vi dra nytta av under 2017 och vi försöker arbeta med integrationsarbetet inom ramen för budgeten. Dock finns inte ekonomi att behålla dessa extra tjänster på det sätt vi
arbetade under hösten 2016. Parallellt med detta krävs det en samordning av förvaltningens integrationsarbete så att vi får en samlad styrning och kan nå målen i integrationsplanen. Vi har inom ram kunnat finansiera en 30 %-ig del i en av utvecklartjänsterna för samordning av
integrationsarbetet. Dock hade ett beslut om extra medel för 2017 likt det som togs för 2016 varit väldigt värdefullt i förvaltningens integrationsarbete.
Kulturmanifestationen ”Ljus på Kultur” har under 2016 kostat förvaltningen 400 tkr, lika mycket som det kostade 2015. Dock medfinansierade kommunstyrelsen Ljus på Kultur under 2015 med 200 tkr. Under 2016 fick nämnden finansiera hela kostnaden vilket innebar prioriteringar inom ram. För 2017 finns det bara ekonomiskt utrymme för att avsätta ursprungliga 200 tkr och det finns inom ram inte möjlighet att finansiera mer. Nämnden äskar härmed om 200 tkr från kommunstyrelsen i tilläggsbudgeten för 2017 för Ljus på Kultur så att samma kvalité och ambitionsnivå kan uppnås för 2017.
Nämnden fattade den 19 november 2015 beslut om att inleda en översyn av nuvarande bidragssystem. Bidragskriterier och regler har legat låsta sedan mitten av 90-talet med mindre revideringar. Genom att nämnden fattade beslut om Kultur- och fritidspolitiskt program för Kalmar kommun 2015-2018 så tog man ut en färdriktning och lyfte vissa områden. Bidragen är ett av de viktigaste styrredskapen nämnden har för att främja de områden man finner viktiga och de är inte anpassade efter den nya visionen. Med den bakgrunden gav nämnden förvaltningen i uppdrag att påbörja en översyn av bidragen. Under sommaren-hösten 2016 har en extern revisionsbyrå gått igenom alla bidragen utifrån om de följer nämndens mål och intentioner samt sett om de är tidsenliga och ändamålsenliga. De har även genomfört intervjuer med fokusgrupper om
sammanlagt 24 föreningar för att se hur föreningslivet upplever bidragen och den service de får från förvaltningen. Förvaltningen påbörjar under hösten 2016 sitt arbete med att, utifrån dessa underlag och den politiska viljan, ta fram ett förslag på bidrag och bidragskriterier. Ambitionen är att presentera ett förslag för nämnden innan sommaren 2017. I budgeten finns enbart medel avsatt för utredningsarbete fram till halvårsskiftet 2017. I nuvarande budget eller i planeringen för 2018-2019 finns inget ekonomiskt utrymme att inom ram höja den totala bidragsdelen. Det är rimligt att tro att förändringar inom bidragen får effekter på föreningslivet. Ett byte av styrform mot en annan ger alltid följdeeffekter av både positivt och negativt slag för mottagarna. I en sådan förändring underlättar extra medel. Med bakgrund i att bidragsnivåerna inte höjts sedan 2006, och då med endast 5 procent, ser vi att föreningslivets ekonomi skulle må bra av en bidragshöjning. Dagens bidragsnivåer motsvarar inte behovet i föreningslivet.
Kvalitet i verksamheten
Nyckeltal i verksamheterna
Möjligheterna till jämförelser med andra kommuner i Sverige har ökat stort de senaste åren. Sveriges Kommuner och Landsting, SKL, tillhandahåller jämförelseverktyget ”Kolada” där ett flertal mätområden redovisas.
Förvaltningen kommer att följa och redovisa följande mätområden från Kolada:
Bibliotekets öppethållande utöver 08-17 på vardagar, timmar/vecka
Nettokostnad bibliotek, kr/inv.
Fysiska besök vid kommunala bibliotek, antal/inv
Nöjd Medborgar-Index - Bibliotek
Nöjd Medborgar-Index - Idrott- och motionsanläggningar
Nöjd Medborgar-Index - Kultur
Simhallens öppethållande utöver 08-17 på vardagar, timmar/vecka
Mäta utbudet av motionssim, simträning, simundervisning
Nettokostnad musik- och kulturskola, kr/inv
Nettokostnad allmän kulturverksamhet, kr/inv
Nettokostnad Idrotts- och fritidsanläggningar, kr/inv
Deltagartillfällen i idrottsföreningar, antal/inv 7-20 år (Ytterligare mätområden kan tillkomma om det finns tillgängligt i framtiden)
Följande mätvärden hämtade från den egna förvaltningen kommer att mätas och redovisas:
Antal antagna elever utifrån antal sökande/år (kulturskola)
Mätning av utfall av certifierade föreningar i säker och trygg förening
Antal publika arrangemang på Kalmar teater
Kontanta bidrag per förening i genomsnitt
Antal bidragsmottagande föreningar
Antal besök på fritidsgårdar efter kl 16.00
Antal arrangemang på UNIK
Besök på Getterö
Elevantal per ämne i kulturskolan
Antal föreningsaktiva barn och unga 7-20 år
Redovisning av mätvärden och jämförelser kommer att redovisas tillsammans med Årsbokslut i sin helhet och vid delårsrapporter i tillämpliga delar.
Personal
Medarbetare
Förvaltningen hade i oktober 2016 159 medarbetare varav 20 personer innehade en tidsbegränsad anställning.
Antal personer
Genomsn.
syssgrad
Antal
årsarbetare Medelålder
16 KULTUR- OCH FRITIDSNÄMND 161 95,1% 157,9 46,0
161 KULTUR- OCH FRITIDSNÄMND 161 95,1% 157,9 46,0
1610 KULTUR- OCH FRITIDSCHEF 5 90,0% 4,5 60,4
1611 ADMINISTRATIVA ENHETEN 9 100,0% 9,0 48,8
1612 ANLÄGGNINGAR 16 98,4% 15,8 49,3
1613 UNG I KALMAR 34 98,5% 33,5 42,4
1614 ÄVENTYRSBADET 19 90,5% 19,0 40,2
1615 BIBLIOTEK 35 95,3% 33,4 48,0
1616 KULTURSKOLA 33 93,4% 31,8 45,2
1617 ALLM FRITID/
FÖRENINGSVER 4 100,0% 4,0 54,3
1618 ALLMÄN
KULTURVERKSAMHET 7 87,5% 7,0 48,9
I tabellen ovan visar hur många medarbetare det är under respektive ansvarsområde.
Sjukfrånvaro
Under 2015 hade förvaltningen något högre sjukfrånvaron jämfört med hur det bruka se ut. Siffrorna för 2016 visar på en minskning jämfört med 2015. Förvaltningen har aktivt arbetat med att minska
sjukfrånvaron och det arbetet kommer att fortsätta under 2017. Framförallt har man fokuserat på att arbeta med friskvård, men dessutom analyserar enhetscheferna regelbundet sjukfrånvaron tillsammans med HR-specialisten för att förstå vad de underliggande orsakerna är.
Sjukfrånvaro i % 2014-2016
Den ackumulerade sjukfrånvaron för 2014 var 3,72 % och 2015 var den 5,60 %. För 2016 är den ackumulerade sjukfrånvaron tom september 5,14 % varav 5,31 % för män och 5,01 % för kvinnor.
0,00%
1,00%
2,00%
3,00%
4,00%
5,00%
6,00%
7,00%
8,00%
9,00%
10,00%
Jan Feb Mar Apr Maj Jun Jul Aug Sep Okt Nov Dec
2016 2015 2014
Pension
Enligt pensionsprognosen kommer 14 medarbetare på förvaltningen gå i pension fram till år 2020 om pensionsåldern är 65 år, varav 6 kvinnor och 8 män.
Pensionsprognos vid
pensionsålder 65 år
2017 2018 2019 2020
Alla befattningar 2 3 4 5
0715 Projektledare * 1
2176 Musiklärare kultursk * 1
2230 Bibliotekarie * 1 1
2282 Biblioteksassistent * 2
2482 Fritidssekreterare * 1
2531 Administratör * 1
2563 Scenmästare * 1
3460 Fritidsledare * 1 1
4523
Informationssamordnare* 1
8260 Städare * 1
E269
Brandskyddssamordnare* 1
Pensionsprognos vid pensionsålder 65 år uppdelat på befattning
Om man prognostiserar med att pensionsåldern är 67 år kommer istället 7 medarbetare gå i pension fram till år 2020, varav 3 kvinnor och 4 män.
Personalstrategiska frågor
Förvaltningen fortsätter att satsa på mångfaldsarbetet och under 2017 kommer en utbildningsinsats att genomföras i samarbete med Kalmar läns museum att genomföras.
Förvaltningens friskvårdsarbete kommer att intensifieras då förvaltningen kommer att genomföra en satsning under 2017-2018. Syftet med satsningen är att öka hälsomedvetandet hos medarbetarna samt att över tid minska sjukfrånvaron. Fokus kommer att ligga på följande områden: stresshantering,
livsstilsförändring, kost samt fysik aktivet.
Under 2017 kommer arbetet med koncentrerad administration att fortsätta, vilket kommer att påverka förvaltningens personal inom främst ekonomi och lön.
Driftsbudget
Driftbudgetförändringar för kultur- och fritidsnämnden
Förändringar 2017 jämfört med 2016
tkr tkr
Budgetram 2016 191 004,8
Tillfälliga bidrag 2016 -17 600
Utökad ram Bjursnäs Bgf och Skälby 4H 550
Index Guldfågeln Arena 106
Avgår för IT (lärardatorer) -147
Besparingskrav 1%, stabil ekonomi -1 773
Internräntejustering -2 648
Kompensation kostnadsökning, köpt verksamhet och löneökningar 2 736
Summa förändringar, KF budget dec 2016 -18 776
Budgetram från kommunledningskontoret (lokal Länsmuseet) 100
Budgetram till kommunledningskontoret (Kommunikatör och HR-specialist) -813 Budgetram från serviceförvaltningen (vaktmästarorganisation - netto) 1 721
Budgetram från barn- och ungdomsförvaltningen (fritidsgårdslokaler) 261
Summa förändringar mellan förvaltningar 1 269
Summa förändringar mellan 2016 och 2017 -17 507
Budgetram 2017 173 498
Driftbudgetförändringar för verksamheterna
Driftsbudget 2017 2016
tkr Budget Budget Skillnad
Verksamhet Intäkter Kostnader Netto Intäkter Kostnader Netto Netto Förvaltningschef/Utvecklingsverksamhet 0 6 355 6 355 -210 5 802 5 592 763
Verksamhets- och ledningsstöd -70 7 529 7 459 0 7 812 7 812 -353
Idrottsanläggningar -10 210 57 648 47 438 -9 180 56 813 47 633 -195
Ung i Kalmar -623 19 873 19 250 -623 20 747 20 124 -874
Äventyrsbadet -11 161 19 461 8 300 -11 161 20 874 9 713 -1 413
Biblioteket -3 087 25 832 22 745 -3 087 26 672 23 585 -840
Kulturskolan -1 147 18 214 17 067 -1 147 18 527 17 380 -313
Allmän Fritidsverksamhet -296 19 834 19 538 -338 36 936 36 598 -17 160 Allmän Kulturverksamhet -1 470 26 816 25 346 -1 461 24 028 22 567 2 879 Summa -28 064 201 562 173 498 -27 207 218 212 191 005 -17 507
Investeringsbudget
Investeringsbudgetförändringar för verksamheterna
Investeringsbudget 2017 2016
tkr Budget Budget Skillnad
Verksamhet
Förvaltningschef/Utvecklingsverksamhet 800 0 800
Verksamhets- och ledningsstöd 0 0 0
Idrottsanläggningar 1 750 2 550 -800
Ung i Kalmar 0 0 0
Äventyrsbadet 0 0 0
Biblioteket 0 0 0
Kulturskolan 0 0 0
Allmän Fritidsverksamhet 0 0 0
Allmän Kulturverksamhet 100 100 0
Summa 2 650 2 650 0
Budgeten för investeringar fördelas så här:
Mållinjen 2017 1 000 tkr
Långvikens beachsportanläggning 750 tkr
Konstinköp 100 tkr
Ospecificerat 800 tkr
Mållinjen är ett av kultur och fritidsnämnden beslutat åtgärdsprogram för upprustning av idrottsanläggningar. Tidsplanen följs i huvudsak.
Långvikens beachsportanläggning är i drift och årets investeringar avser att komplettera utbudet av aktiviteter.
Summan för konstinköp följer tidigare praxis, 100 tkr/år
Förvaltningen har hos Boverket ansökt om delfinansiering för en aktivitetspark i Smedby. Potten för ospecificerat kan behöva användas för att medfinansiera detta projekt. I annat fall använd dessa medel till ännu ej planerade projekt.
4% 4%
27%
11%
13% 5%
10%
11%
15%
Budget per verksamhetsområde
Förvaltningschef/Uvecklingsverksamhet Versamhets och ledningsstöd
Idrottsanläggningar Ung i Kalmar Äventyrsbadet Biblioteket Kulturskolan
Allmän Fritidsverksamhet Allmän Kulturverksamhet
Bilagor
Verksamhetsmål i Hypergene
