Kallelse Kommunstyrelsens organisations- och personalutskott

1 (3) Kommunstyrelsens organisations- och personalutskott kallas till

sammanträde för att behandla ärenden enligt förteckningen nedan.

Tid och plats tisdagen den 25 januari 2022 kl. 13:30 i Microsoft Teams

Andreas Olsson (C) Monica Sandberg

ordförande sekreterare

Ledamöter Ersättare

Andreas Olsson (C), Ordförande Ulf Hedin (M), 1:e vice ordförande Tomas Thornell (S), 2:e vice ordförande

Jon Malmqvist (KD) Martina Forsberg (S)

Susanna Blad Röing (L) Johnny Werlöv (V) Cheryl Jones Fur (MP) Rose-Marie Holmqvist (S) Oliver Rosengren (M)

Tjänstepersoner

Monica Skagne, kommunchef

Anders Elingfors, förvaltningschef utbildningsförvaltningen Lena Gustafsson, HR-chef

Tina Storbjörk, upphandlingschef Monica Sandberg, sekreterare Johanna Sjöberg, sekreterare

2 (3)

Förteckning över kommunstyrelsens organisations- och personalutskotts ärenden

1. Justering av protokoll

2. Information från kommunchefen

3. Information om ny organisation utbildningsförvaltningen

4. Information från HR-chefen

5. Information om ändring av arvodesbelopp för förtroendevalda fr. o. m. 2022-01- 01

6. Information från ledamöter och ersättare

7. Revidering av Växjö kommuns upphandlings- och inköpspolicy

8. Revidering av riktlinjer för direktupphandling

9. Upphandling av mobiltelefoner

10. Upphandling av pensionsadministration

11. Revidering av kommunstyrelsens delegationsordning med anledning av uppsagt samverkansavtal

12. Medborgarförslag om hållbar mat i kommunens regi

13. Skrivelse om att höja djurskyddskraven för kycklingkött vid upphandling

14. Skrivelse om minskad servering av kött inom kommunal verksamhet

15. Återrapportering av uppdrag att intensifiera arbetet med en kompetensförsörjningsstrategi

3 (3) 16. Återrapportering av uppdrag att bevaka utvecklingen gällande utdrag ur

belastningsregister 17. Övrigt

Kommunledningsförvaltningen 1 (4) Postadress Box 1222, 351 12 Växjö Besöksadress Norra Järnvägsgatan 7

Tel. 0470-410 00 Fax Org.nr 212000-0662 E-post tina.storbjork@vaxjo.se Webb www.vaxjo.se

Återrapportering Hållbar upphandling – beslut om Policy för upphandling och inköp – Växjö

kommunkoncern

Förslag till beslut

Kommunfullmäktige beslutar att anta Policy för upphandling och inköp – Växjö kommunkoncern.

Bakgrund

Kommunstyrelsens organisations- och personalutskott beslutade 2020- 05-12 att ge kommunchefen i uppdrag att säkerställa följande

möjligheter i arbetet kring ”Hållbar upphandling”.

• Att säkerställa en tidseffektiv upphandlingsprocess där möjlighet till samarbeten mellan olika lokala aktörer skapas vid våra större upphandlingar samt möjlighet till fler direktupphandlingar.

• Att i kravspecifikationen skapa möjlighet att sätta krav på småskalighet och lokalförankring.

• Att revidera Växjö kommuns upphandlings- och inköpspolicy.

De två första punkterna återrapporterades till kommunstyrelsens organisations- och personalutskott och rapporteringen godkändes 2021-03-30. Uppdraget gällande revidering av Växjö kommuns

upphandlings- och inköpspolicy kvarstod och återrapporteras genom föreslagen policy.

Sammanfattning

Policy för upphandling och inköp innehåller de huvudprinciper som ska gälla för all upphandling och alla inköp av varor, tjänster och

entreprenader i Växjö kommunkoncern. Målet är att skattebetalarnas pengar ska användas på ett klokt och optimerat sätt, genom att

konkurrensen tas tillvara. Växjö kommunkoncern ska verka för att fler ska kunna lämna anbud, så att vi genom en god konkurrens får en god kvalitet till en låg kostnad.

Policyn beskriver regelverket för inköpsprocessen och är den yttre ram som gäller för kommunkoncernens samtliga verksamheter –

förvaltningar, bolag och förbund (här kallat kommunkoncernen).

Upphandling och inköp ska genomföras så att vår vision uppfylls: Växjö kommun är en fantastisk plats att bo, leva och verka på för invånare, företag och besökare – idag och i framtiden!

2 (4) samtliga upphandlingar och inköp, och sammanfattas i punkterna

nedan.

- Växjö kommunkoncern ska iaktta affärsmässighet och tillvarata den konkurrens som finns på marknaden.

- Växjö kommunkoncern ska agera affärsetiskt, så att leverantörer och anbudslämnare kan känna sig trygga i affärsrelationen med kommunen.

- Växjö kommunkoncern ska underlätta för företag att lämna anbud, samt aktivt verka för god dialog med näringslivet.

- Växjö kommunkoncerns upphandlingar och inköp ska bidra till ett hållbart samhälle. Upphandling och inköp är ett viktigt verktyg för att nå målsättningarna i Hållbara Växjö 2030.

- Växjö kommunkoncerns upphandlingar ska utformas så att vår förmåga att motstå kriser stärks, samt så att säkerhetsaspekter iakttas med utgångspunkt i genomförd riskbedömning.

- Uppföljning av avtal ska genomföras för att säkerställa att ställda krav uppfylls under avtalstiden. Kommunkoncernens inköp ska följas upp för att säkerställa att rätt avtal används och att inköpet görs på rätt sätt.

Bedömning

Förslaget till Policy för upphandling och inköp har tagits fram genom att en arbetsgrupp med representanter från några förvaltningar och bolag har utsetts. Arbetsgruppen har genomfört en omvärldsanalys, där motsvarande policy från andra kommuner och regioner har gåtts igenom samt rekommendationer från exempelvis

Upphandlingsmyndigheten och Konkurrensverket. Förslaget har sedan bearbetats genom avstämningar med inköpsnätverket där samtliga förvaltningar, bolag och förbund finns representerade samt genom kompetens från andra avdelningar som exempelvis juridikavdelningen, hållbarhetsenheten och måltidsorganisationen.

En dialog med representanter från Svenskt näringsliv och Företagarna har genomförts, samt en träff med utvalda medlemsföretag från respektive organisation, för att få inspel till kommande policy. I mötet bidrog flera företagare med värdefull input som har tagits med

framförallt under rubriken Underlätta för företag att lämna anbud.

Utkastet har sedan återigen diskuterats med representanter från Svenskt näringsliv och Företagarna för att säkerställa att viktiga delar har fångats upp.

3 (4)

Konsekvensanalys

Total kostnad (tkr) 0

Finansiering inom ram

(ja/nej/inte tillämpligt), ange det som saknar finansiering Påverkar följande

nämnder/bolags kostnader

Policy för upphandling och inköp innehåller en rad ambitionshöjningar som till viss del kan innebära en ökad arbetsinsats. Ett strategiskt arbete med upphandlingar och inköp kommer dock möjliggöra

kostnadsminskningar i kommunkoncernens verksamheter. Förslaget beräknas därmed inte generera några kostnadsökningar.

Konsekvenser för ett hållbart samhälle

Påverkan på miljön (ja/inte

tillämpligt) Inte tillämpligt

Påverkan på mångfald (ja/inte

tillämpligt) Inte tillämpligt

Påverkan på folkhälsa (ja/inte

tillämpligt) Inte tillämpligt

Påverkan på tillgänglighet (ja/

inte tillämpligt) Inte tillämpligt Påverkan på barn (ja/inte

tillämpligt) Inte tillämpligt

Policy för upphandling och inköp har en påverkan i positiv riktning för ett hållbart samhälle. Upphandling och inköp är ett viktigt verktyg för att nå målsättningarna i Hållbara Växjö 2030. Dock är det i varje enskild upphandling som dessa konsekvenser bör bedömas var för sig.

Implementering och uppföljning

Genom arbetssättet med framtagande av ny policy har en viss

förankring genomförts i kommunkoncernens verksamheter, samt även genom dialog med näringslivet. Den fortsatta implementeringen kommer ske genom information via intranätet och inköpsutbildning i Utbildningsportalen samt genom kontinuerlig dialog med samtliga förvaltningar, bolag och förbund främst genom inköpsnätverket.

Berörda upphandlare på Upphandlingsavdelningen och på respektive bolag har varit med i arbetet med att ta fram förslaget, och

implementering kommer ske genom att process och rutiner uppdateras efter beslut om ny policy.

4 (4) med näringslivet generellt och anbudslämnare specifikt samt genom

uppföljning av följsamhet internt i kommunkoncernen.

Kommunchef leder arbetet med implementering och uppföljning av beslutad policy.

Beslutsunderlag

Bilaga: Policy för upphandling och inköp – Växjö kommunkoncern

Beslutet skickas till

För åtgärd Kommunchef Upphandlingschef För kännedom

Samtliga förvaltningschefer, bolags-VD och förbundschef

Monica Skagne kommunchef

Ola Hammarström förvaltningschef

kommunledningsförvaltningen

Policy för upphandling och inköp - Växjö kommunkoncern

Dokumenttyp Styrande dokument

Dokumentnamn Policy för upphandling och inköp - Växjö kommunkoncern

Fastställd/Upprättad Kommunfullmäktige 20XX- XX-XX, § XX

Senast ändrad i:

Dnr KS 2020- 00734

Dokumentansvarig Upphandlingsavdelningen

Tidigare ändringar Giltighetstid Tillsvidare

Dokumentinformation -

Policy för upphandling och inköp – Växjö kommunkoncern

Innehåll

Policy för upphandling och inköp – Växjö kommunkoncern ... 1

1. Inledning ... 3

2. Sammanfattning ... 4

3. Affärsmässighet ... 5

4. Affärsetik ... 5

5. Ansvar ... 6

6. Underlätta för företag att lämna anbud ...7

7. En hållbar inköpsprocess ... 8

7.1 Övergripande förhållningssätt - hållbarhet ... 8

7.2 Hållbarhetskrav ... 8

7.3 Mer avancerade hållbarhetskrav ... 9

7.4 Uppförandekod för leverantörer – Växjös baskrav ... 10

8. Krisberedskap och säkerhet ... 10

9. Uppföljning ... 10

9.1 Uppföljning av avtal ... 10

9.2 Uppföljning av kommunkoncernens inköp ... 11

10. Direktupphandling ... 11

1. Inledning

Policy för upphandling och inköp innehåller de huvudprinciper som ska gälla för all upphandling och alla inköp av varor, tjänster och entreprenader i Växjö

kommunkoncern. Målet är att skattebetalarnas pengar ska användas på ett klokt och optimerat sätt, genom att konkurrensen tas tillvara. Växjö kommunkoncern ska verka för att fler ska kunna lämna anbud, så att vi genom en god konkurrens får en god kvalitet till en låg kostnad.

Policyn beskriver regelverket för inköpsprocessen och är den yttre ram som gäller för kommunkoncernens samtliga verksamheter – förvaltningar, bolag och förbund (nedan kallat kommunkoncernen).

Växjö kommunkoncern ska arbeta kategoristyrt med upphandling, för ett mer innovativt proaktivt och strategiskt inköpsarbete. Inköpsprocessen innefattar flera moment:

förbereda upphandling (behovsanalys, marknadsanalys, förstudie), genomföra upphandling, inköp, leverans, fakturahantering och uppföljning.

Upphandling är en strategisk uppgift och processen ska präglas av effektivitet,

kompetens och samverkan för bästa måluppfyllelse. Upphandling som genomförs på rätt sätt kan medverka till ekonomiskt god hushållning samt till kommunkoncernens

verksamhetsutveckling.

Kommunkoncernen ska ha en helhetssyn på inköp och upphandlingar och ta tillvara de vinster som följer av en samordning av koncernens behov. Genom samordning kan kommunkoncernen som helhet uppnå lägre kostnad, bästa möjliga affärsvillkor samt aktivt påverka kvalitet, miljö och sociala/etiska hänsyn.

Det är positivt att upphandlingar som kan omfatta flera upphandlande myndigheter samverkas. Samverkan kan ske om så är lämpligt och ska regleras i avtal med berörd kommun eller region.

Upphandling är ett verktyg för att främja innovationer och alternativa lösningar.

Marknadens innovationsförmåga ska tas tillvara vid inköp av varor och tjänster, genom att utmana och prova andra former för upphandling såsom exempelvis dynamiskt

inköpssystem, innovationsupphandling och partnering. Genom att fokusera på vad som ska uppnås med upphandlingen, möjliggör Växjö kommunkoncern för innovation och nya lösningar.

2. Sammanfattning

Upphandling och inköp ska genomföras så att vår vision uppfylls: Växjö kommun är en fantastisk plats att bo, leva och verka på för invånare, företag och besökare – idag och i framtiden!

Denna policy fastställer de ramar som ska gälla för kommunkoncernens samtliga upphandlingar och inköp, och sammanfattas i punkterna nedan.

- Växjö kommunkoncern ska iaktta affärsmässighet och tillvarata den konkurrens som finns på marknaden.

- Växjö kommunkoncern ska agera affärsetiskt, så att leverantörer och anbudslämnare kan känna sig trygga i affärsrelationen med kommunen.

- Växjö kommunkoncern ska underlätta för företag att lämna anbud, samt aktivt verka för god dialog med näringslivet.

- Växjö kommunkoncerns upphandlingar och inköp ska bidra till ett hållbart

samhälle. Upphandling och inköp är ett viktigt verktyg för att nå målsättningarna i Hållbara Växjö 2030.

- Växjö kommunkoncerns upphandlingar ska utformas så att vår förmåga att motstå kriser stärks, samt så att säkerhetsaspekter iakttas med utgångspunkt i genomförd riskbedömning.

- Uppföljning av avtal ska genomföras för att säkerställa att ställda krav uppfylls under avtalstiden. Kommunkoncernens inköp ska följas upp för att säkerställa att rätt avtal används och att inköpet görs på rätt sätt.

3. Affärsmässighet

Kommunkoncernen ska arbeta för att långsiktigt medverka till en marknadssituation som präglas av uthållighet och en väl fungerande konkurrens. Kommunkoncernen ska, i den mån det går, möjliggöra för små och medelstora företag att delta i de upphandlingar som kommunkoncernen gör.

Affärsmässighet uppnås genom att den konkurrens som finns på marknaden tillvaratas.

Kommunkoncernen ska i upphandlingar ställa relevanta krav, vara tydlig, samt göra upphandlingarna kända på marknaden. Leverantörerna ska behandlas likvärdigt och icke-diskriminerande. Upphandlingarna ska genomföras i enlighet med gällande upphandlingslagstiftning.

4. Affärsetik

Begreppet affärsetik innefattar både affärsmässighet och att inte ta ovidkommande hänsyn, samt även ett i övrigt etiskt agerande. Leverantörer och anbudsgivare är viktiga partners och ska känna trygghet i relationen gentemot kommunkoncernen. När det gäller känslig information ska inte sådan utlämnas på annat sätt än vad som är tillåtet eller tvingande enligt gällande lagar och avtal.

Leverantörer ska inte lovas något eller användas på ett sådant sätt som

kommunkoncernen inte har befogenheter eller laglig möjlighet att uppfylla. Alla överenskommelser ska vara skriftliga.

De som aktivt deltar i upphandlingar ska vara opartiska. Inga gåvor eller motsvarande får mottagas av anställda. Inte heller får det förekomma att kommunkoncernen bjuds på resor, evenemang eller motsvarande om inte sådana erbjudanden är riktade generellt till en större samling organisationer

5. Ansvar

Medarbetare med chefsansvar i kommunkoncernen ansvarar för att gällande lagar, inköps- och upphandlingspolicy, riktlinjer och rutiner följs. De medarbetare som genomför upphandlingar och inköp ska ha erforderlig kunskap och kompetens för uppgiften.

Medarbetare som genomför inköp representerar kommunkoncernen och ska säkerställa att inköpet görs hos rätt leverantör, att produkten/tjänsten är rätt utifrån avtal samt att inköpet genomförs på rätt sätt enligt avtalets beställningsrutiner.

Kommunstyrelsens organisations och personalutskott (KSOP) samt kommunchef, förvaltningschef och VD ansvarar för upphandlingar och samordning av upphandlingar enligt vid var tid gällande delegationsordning/VD-instruktion.

Ansvaret för upphandlingar av varor, tjänster och entreprenader ligger på respektive nämnd/styrelse/direktion inom eget ansvarsområde. Beslut om att genomföra upphandling fattas i enlighet med beslutad delegationsordning för respektive nämnd/styrelse/direktion.

All upphandling ska samordnas när det är lämpligt. Upphandlingar som inte kräver samordning kan exempelvis vara en förvaltnings- eller bolagsspecifik upphandling som inte negativt påverkar någon annan del av kommunkoncernen. Det åligger varje

förvaltning, bolag och förbund att säkerställa att deras upphandling inte påverkar annan del av kommunkoncernen.

Efter beslut genomför upphandlare och beställare upphandlingen i sin helhet.

Växjö kommunkoncern ska påbörja arbetet med upphandling med god framförhållning, för att möjliggöra tidig dialog med näringslivet och för att säkerställa en strategisk och affärsmässig upphandling. Varje förvaltning, bolag och förbund ska utse en

kontaktperson som deltar i koncerngemensam samordning och utveckling av inköpsprocessen.

6. Underlätta för företag att lämna anbud

Det ska vara lätt att göra rätt när ett företag lämnar anbud till kommunkoncernen.

Upphandlingar ska annonseras med ett tillgängligt språk, och underlag som förenklar i möjligaste mån för anbudslämnaren. Upphandlingsdokumentet ska vara tydligt, och det ska vara transparens kring vilka kriterier som är avgörande för upphandlingen och hur utvärderingen ska ske. Vi ska ställa relevanta krav i upphandlingar och undvika krav som riskerar att minska konkurrensen. Upphandling ska genomföras på ett likvärdigt sätt inom koncernen, för att skapa igenkänning för leverantörer.

Vi ska, där det är lämpligt, dela upp kontrakt och ramavtal så att mindre företag får större möjlighet att lämna anbud. I beslutet om att dela upphandlingar ska en bedömning kopplat till affärsmässighet, marknadens förutsättningar samt vilka

administrativa resurser som krävs beaktas. Där det är lämpligt ska vi använda dynamiska inköpssystem för att exempelvis möjliggöra för småskaliga leverantörer att lämna anbud på mindre volymer.

Växjö kommunkoncern ska aktivt verka för en god dialog med leverantörer och

potentiella leverantörer. Kommunkoncernen ska öka användandet av exempelvis tidig dialog inför upphandlingar och RFI (Request for information) för att öka dialog samt ta del av branschens kunskap inför en upphandling. Växjö kommunkoncern ska sprida information om upphandlingar, på kommunkoncernens hemsidor, samt via sociala medier och nyhetsbrev.

Inför beslut om att använda inköpscentral ska marknaden sonderas inom respektive område. Om det finns mindre aktörer som kan vara med och konkurrera ska en egen upphandling företrädesvis genomföras. Ett underlag för beslut om att använda inköpscentral ska, förutom marknadens förutsättningar, även innehålla analys av ramavtalets utformning, vilken administration som krävs, samt ekonomiska effekter.

7. En hållbar inköpsprocess

7.1 Övergripande förhållningssätt - hållbarhet

Växjö kommunkoncern har höga ambitioner avseende hållbar utveckling och ska arbeta aktivt för hållbara inköp och upphandlingar. Detta är en viktig del i att nå vår

koncerngemensamma vision. Växjös ambitioner inom hållbarhet tydliggörs i koncernens övergripande styrdokument ”Hållbara Växjö 2030”, i koncernens planer samt i

riktningsmålen i kommunfullmäktiges budget, samt styrande dokument för respektive nämnd, styrelse och direktion.

Hållbara inköp och upphandlingar ska vara såväl miljömässigt, socialt som ekonomisk hållbara. För ett ändamålsenligt arbete ska hållbarhetsperspektivet genomsyra hela inköpsprocessen, från behovsanalys och upphandling till inköp och uppföljning.

Överväganden kring mer hållbara alternativ ska göras i alla steg i processen.

Vi utgår från avfallshierarkin. Det innebär att vi i första hand undersöker alternativ till själva inköpet, kan behovet tillgodoses på annat sätt? Kan vi reducera behovet genom att jobba annorlunda? Finns produkter som går att återanvända eller reparera?

Om beslut fattats om att en upphandling eller ett inköp ändå ska genomföras, ska i första hand produkter som innehåller återvunnet material eller som går att

materialåtervinna kravställas eller väljas. Finns alternativ med miljö- och/eller etisk märkning ska dessa väljas i första hand, inom ramen för beslutad budget. Säkerställa ekonomisk hållbarhet?

7.2 Hållbarhetskrav

Med hållbarhetskrav avses miljökrav, sociala krav (inklusive arbetsrättsliga krav), samt etiska krav. Med etiska krav avses mål kring hur produktionen av varor sker. Med sociala krav avses mål kring utförandet av en tjänst, exempelvis inom arbetsmiljö, jämställdhet och tillgänglighet.

I begreppet hållbarhet ingår även ekonomisk hållbarhet. Hänsyn ska tas till varans eller tjänstens hela livscykel och det mervärde som skapas. Fokus ska ligga på kostnader hänförliga till produkten/tjänsten och inte endast på priset. För att möjliggöra

effektivitet och smart användande av information i kommunkoncernen och även till våra invånare, företag och besökare ska vi, där det är möjligt, kravställa fri tillgång till vår information. Den information som våra verksamheter skapar och hanterar är en värdefull resurs som möjliggör våra verksamheters samt våra invånare, företags och besökares hållbara utveckling.

Kommunkoncernen ska, vid varje given upphandling, överväga att skärpa kravställande och uppföljning av hållbarhetskrav i upphandlingar, för att följa marknadens utveckling för ett mer hållbart samhälle och för att påverka utvecklingen i positiv riktning.

Riskbedömning ska genomföras i syfte att identifiera hållbarhetsstrategiskt viktiga och verksamhetskritiska upphandlingar. Avtal som bedöms som prioriterade ska särskilt beaktas i kravställande- och uppföljningsskedet.

7.3 Mer avancerade hållbarhetskrav

Koncernen har särskilda ambitioner inom en rad områden som kopplar till upphandling och inköp. Till exempel:

- Cirkulär ekonomi och avfallsförebyggande: Växjö kommunkoncern ska främja cirkulär ekonomi, minska avfall och fasa ut engångsartiklar i plast.

- Klimatneutralitet: Växjö ska vara en fossilbränslefri kommun senast år 2030.

- Ansvarsfull kemikaliehantering: Växjö kommunkoncern ska begränsa spridning av miljö- och hälsoskadliga kemikalier.

- Hållbara inköp av livsmedel: Växjö kommunkoncern ska minska matens miljö- och klimatpåverkan genom hållbara inköp av livsmedel, samt måltider för

representation.

- Social hållbarhet: Växjö kommunkoncern ska möjliggöra för Växjöbornas inträde och återinträde på arbetsmarknaden genom sociala krav.

- Rättvis/etisk handel: Växjö är en FairTrade-diplomerad kommun och ska successivt öka inköpen av etiskt märkta produkter.

I de fall då en upphandling berör något av de områden där Växjö har särskilda ambitioner ska möjligheterna att ställa mer avancerade krav alltid undersökas.

7.4 Uppförandekod för leverantörer – Växjös baskrav

Kommunkoncernens uppförandekod för leverantörer utgör de obligatoriska baskrav (miljö-, sociala och etiska krav) som koncernen ställer på leverantörer.

Koden ska tillämpas i samtliga upphandlingar som överstiger 100 tkr. Baskraven kan sedan byggas på med mer avancerade hållbarhetskrav men med uppförandekoden vill koncernen säkra en hållbar och acceptabel lägstanivå.

8. Krisberedskap och säkerhet

Samhällsviktiga verksamheter måste ha förmåga att motstå och hantera störningar så som incidenter, kriser och krig och kan vara kritiskt beroende av vissa varor och tjänster. Dessa risker och sårbarheter måste vara identifierade inför en upphandling.

Genom att i tidigt skede av en upphandling göra en informationssäkerhetsanalys (ISA) identifieras de krav som behöver ställas utifrån informationens konfidentialitet, tillgänglighet och riktighet.

9. Uppföljning

9.1 Uppföljning av avtal

Uppföljning är en förutsättning för en god affärsrelation. Vad som ska följas upp avgörs av ställda krav i upphandlingen, avtalsvillkor och verksamhetens behov. Om

uppföljningen påvisar brister ska åtgärder vidtas med utgångspunkt i aktuellt avtal mellan kommunkoncernen och leverantör.

Kommunkoncernen ska säkerställa att det finns en gemensam process för förvaltning och uppföljning av avtal. Med utgångspunkt i genomförd riskbedömning inför

upphandlingen ska förstärkt uppföljning genomföras av strategiska och verksamhetskritiska avtal, samt avtal med identifierade hållbarhetsrisker.

9.2 Uppföljning av kommunkoncernens inköp

Avtalstrohet mot tecknade avtal skapar förutsättningar för att uppnå bra affärsmässiga villkor samt innebär att kommunkoncernens trovärdighet som kund ökar. Det skapar också ett ökat intresse från leverantörer att delta i upphandlingar. Vid behov av inköp och innan eventuell upphandling sker ska alltid förekomsten av avtal kontrolleras. Finns avtal ska dessa användas, och användande av rätt avtal på rätt sätt ska följas upp löpande Nyckeltal för kommunkoncernens inköp ska följas upp och redovisas årligen.

10. Direktupphandling

I undantagsfall kan direktupphandling användas. Då måste hela organisationens behov av tjänsten/produkten eller snarlika produkter beaktas. Detta är en

undantagsbestämmelse som innan den används måste föregås av samråd med upphandlingsavdelning eller motsvarande funktion i bolag.

Kommunledningsförvaltningen 1 (3) Postadress Box 1222, 351 12 Växjö Besöksadress Norra Järnvägsgatan 7

Tel. 0470-410 00 Fax Org.nr 212000-0662 E-post tina.storbjork@vaxjo.se Webb www.vaxjo.se

Beslut om Riktlinjer för direktupphandling

Förslag till beslut

Kommunstyrelsen beslutar att anta Riktlinjer för direktupphandling.

Bakgrund

Kommunstyrelsens organisations- och personalutskott beslutade 2020- 05-12 att ge kommunchefen i uppdrag att revidera Växjö kommuns upphandlings- och inköpspolicy. I samband med arbetet med revidering av policy genomfördes även en översyn av befintlig riktlinje för

direktupphandling. Riktlinjen var i behov av att uppdateras och förslag på ny riktlinje för direktupphandling har arbetats fram.

Upphandlingsreglerna ställer krav på att en upphandlande myndighet ska besluta om riktlinjer för användning av direktupphandling. Det finns också ett krav på dokumentation av upphandlingar vars värde överstiger 100 000 kronor.

Konkurrensverket framhåller att syftet med kravet på riktlinjer är bland annat att se till att upphandlande myndigheter tillämpar ett strategiskt förhållningssätt för offentlig upphandling. Det gäller inte minst vid direktupphandlingar. Riktlinjerna ska också syfta till att säkerställa att myndigheten tillvaratar konkurrensen vid direktupphandlingar.

Sammanfattning

Förslaget på riktlinjer beskriver kommunens regelverk för

direktupphandling och gäller för Växjö kommunkoncerns samtliga verksamheter – förvaltningar, bolag och förbund. I undantagsfall kan direktupphandling användas. Då måste hela organisationens behov av tjänsten/produkten eller snarlika produkter beaktas. Detta är en undantagsbestämmelse som innan den används måste föregås av samråd med upphandlingsavdelning eller motsvarande funktion i bolag.

Den som ansvarar för direktupphandlingen ska följa gällande riktlinje och beslutad process.

Riktlinjen beskriver förutsättningar för när en direktupphandling kan genomföras, samt tydliggör ansvar och roller. Riktlinjen fastställer vad som ska göras inför en direktupphandling samt hur den ska genomföras och dokumenteras.

Bedömning

Förslaget till riktlinje för direktupphandling har tagits fram genom att en arbetsgrupp med representanter från några förvaltningar och bolag har utsetts. Förslaget har sedan bearbetats genom avstämningar med

2 (3) inköpsnätverket där samtliga förvaltningar, bolag och förbund finns

representerade samt genom kompetens från framförallt juridikavdelningen.

En dialog med representanter från Svenskt näringsliv och Företagarna har genomförts, samt en träff med utvalda medlemsföretag från respektive organisation, för att få inspel till kommande policy. I mötet bidrog flera företagare med värdefull input även gällande

direktupphandlingar som har tagits med i framtagandet av riktlinjen.

Konsekvensanalys

Total kostnad (tkr) 0

Finansiering inom ram

(ja/nej/inte tillämpligt), ange det som saknar finansiering Påverkar följande

nämnder/bolags kostnader

Förslaget beräknas inte generera några kostnadsökningar.

Konsekvenser för ett hållbart samhälle

Påverkan på miljön (ja/inte tillämpligt)

Inte tillämpligt Påverkan på mångfald (ja/inte

tillämpligt) Inte tillämpligt

Påverkan på folkhälsa (ja/inte

tillämpligt) Inte tillämpligt

Påverkan på tillgänglighet (ja/

inte tillämpligt) Inte tillämpligt Påverkan på barn (ja/inte

tillämpligt) Inte tillämpligt

Förslaget medför inte några konsekvenser för ett hållbart samhälle.

Implementering och uppföljning

Genom arbetssättet med framtagande av ny policy och riktlinje har en viss förankring genomförts i kommunkoncernens verksamheter, samt även genom dialog med näringslivet. Den fortsatta implementeringen kommer ske genom information via intranätet och inköpsutbildning i Utbildningsportalen samt genom kontinuerlig dialog med samtliga förvaltningar, bolag och förbund främst genom inköpsnätverket. Som en

3 (3) rutiner uppdateras efter beslut om ny riktlinje, samt mallar och

systemstöd kommer tas fram och tillgängliggöras.

Riktlinje för direktupphandling följs upp kontinuerligt genom uppföljning av följsamhet internt i kommunkoncernen.

Kommunchefen leder arbetet med implementering och uppföljning av riktlinjerna.

Beslutsunderlag

Bilaga: Riktlinje för direktupphandling.

Beslutet skickas till

Kommunchef Upphandlingschef För kännedom

Samtliga förvaltningschefer, bolags-vd och förbundschef

Monica Skagne kommunchef

Ola Hammarström förvaltningschef

kommunledningsförvaltningen

Riktlinjer för direktupphandling

Dokumenttyp Styrande dokument

Dokumentnamn Policy för upphandling och inköp - Växjö kommunkoncern

Fastställd/Upprättad Kommunstyrelsen 20XX- XX-XX, § XX

Senast ändrad i:

Dnr KS 2022- 00040

Dokumentansvarig Upphandlingsavdelningen

Tidigare ändringar Giltighetstid Tillsvidare

Dokumentinformation -

Riktlinjer för direktupphandling

1. Inledning

Dessa riktlinjer beskriver kommunens regelverk för direktupphandling och gäller för Växjö kommunkoncerns samtliga verksamheter – förvaltningar, bolag och förbund.

2. När kan direktupphandling genomföras?

I undantagsfall kan direktupphandling användas. Då måste hela organisationens behov av tjänsten/produkten eller snarlika produkter beaktas. Detta är en

undantagsbestämmelse som innan den används måste föregås av samråd med upphandlingsavdelning eller motsvarande funktion i bolag. Den som ansvarar för direktupphandlingen ska följa gällande riktlinje och beslutad process.

Det aktuella lagstadgade värdet för direktupphandling enligt LOU, LUF och LUK finns på Upphandlingsmyndighetens hemsida. Värdet av direktupphandlingen räknas ut genom att alla direktupphandlingar av varor eller tjänster av samma slag räknas ihop. Hela avtalets löptid ska räknas med, även om det är längre än ett år.

Direktupphandling får inte genomföras:

- Om det finns befintliga avtal

- Om det samlade värdet överstiger direktupphandlingsgränsen

- Om andra delar av kommunen, bolaget eller förbundet har likartat behov och tillsammans överstiger direktupphandlingsgränsen

3. Ansvar och roller

Medarbetare som genomför direktupphandling ska ha erforderlig kunskap och kompetens för uppgiften. Det innebär ett ansvar att aktivt söka och hitta information som är nödvändig för att genomföra direktupphandling i enlighet med gällande lagar,

policy för upphandling och inköp, samt inköpsprocessen med tillhörande riktlinjer och rutiner.

Medarbetare med chefsansvar i kommunkoncernen ser till att rätt förutsättningar och verktyg finns och säkerställer att information som är nödvändig för personal och verkställighet finns tillgänglig och kommuniceras.

Direktupphandling ska föregås av samråd med upphandlingsavdelning eller motsvarande funktion i bolag. Den som genomför direktupphandling ansvarar för att säkerställa att beslut om att genomföra direktupphandling samt teckna avtal sker enligt vid var tid gällande delegationsordning/VD-instruktion, samt att dokumentera direktupphandling enligt gällande rutiner.

4. Innan direktupphandling genomförs

Innan en direktupphandling genomförs ska följande undersökas:

• Finns det alternativ till själva inköpet, kan behovet tillgodoses på annat sätt? Kan vi reducera behovet genom att jobba annorlunda? Finns produkter som går att återanvända eller reparera?

• Finns det befintliga avtal som täcker behovet? Om det finns tillämpliga avtal ska dessa användas.

• Undersök det totala värdet:

o Återkommande småköp ska summeras under en tänkt avtalstid. Om direktupphandlingsgränsen överskrids ska en upphandling genomföras.

o Om andra verksamheter inom kommunkoncernen har likartade behov ska möjlighet till samordning utredas och värderas av berörd

upphandlingsfunktion. Samordning kan bidra till bättre villkor, och minska de administrativa kostnaderna för inköp och upphandling.

• Alla direktupphandlingar över 10 000 kr ska anmälas till berörd

upphandlingsfunktion och ska föregås av samråd med upphandlingsavdelning eller motsvarande funktion i bolag.

• Säkerställ vem som har rätt att besluta om att genomföra direktupphandling, samt att teckna avtal.

5. Genomföra direktupphandling

Processen för att genomföra direktupphandling är visualiserad och publicerad i kommunkoncernens processbibliotek som återfinns på vårt koncerngemensamma intranät.

Direktupphandling ska i första hand genomföras genom kommunkoncernens

upphandlingsverktyg eller systemstöd för direktupphandlingar, där processen steg för steg säkerställs samt koncerngemensamma mallar finns i systemet.

Det är möjligt att skicka direktupphandlingen till potentiella leverantörer via e-post, då ansvarar den som genomför direktupphandlingen för att säkerställa att processen går rätt till och att direktupphandlingen dokumenteras enligt gällande rutiner.

Genomförande av direktupphandling:

• Skapa förfrågan: Skapa ett förfrågningsunderlag med ställda krav och beskriv hur direktupphandlingen ska utvärderas.

• Gå ut med förfrågan: Skicka förfrågan med ställda krav till tänkbara leverantörer eller kontakta upphandlingsavdelning eller motsvarande funktion i bolag som är behjälpliga med att annonsera direktupphandlingen.

o Skicka förfrågan till minst tre eller fler tänkbara leverantörer om direktupphandlingens värde överstiger 100 000 kr. Även

direktupphandlingar med värde under 100 000 kr kan med fördel konkurrensutsättas för att säkerställa rätt pris och transparens.

o Bilägg Uppförandekod för leverantörer om direktupphandlingens värde överstiger 100 000 kr.

o Kommunikation med anbudslämnare ska ske genom systemstöd eller via mail. Den som genomför direktupphandlingen ansvarar för att samtliga

anbudslämnare får ta del av samma information samtidigt, för att upprätthålla likvärdighet.

• Värdera anbud: Välj den leverantör som på bästa sätt uppfyller krav/kriterier enligt förfrågan. Anbudssekretess råder till dess man beslutat om vilken leverantör som får uppdraget.

• Beställa/teckna avtal: Avtal eller beställning sker genom systemstöd eller via mail. Samtliga direktupphandlingar som överstiger 10 000 kr ska resultera i en skriftlig beställning/avtal. Avtal ska tecknas i enlighet med vid var tid gällande delegationsordning/VD-instruktion.

Spara dokumentation:

Vid direktupphandling över 100 000 kr ska upphandlingsprocessen alltid dokumenteras.

Användandet av ett systemstöd säkerställer dokumentation.

Dokumentation av direktupphandling ska ske genom systemstödet alternativt genom koncerngemensam mall för dokumentation. Beslut om att genomföra direktupphandling och/eller inköpsanmälan, dokumentation av direktupphandlingen samt

beställning/avtal ska diarieföras, eller sparas på annat likvärdigt sätt som innebär att den är lättåtkomlig.

Detta bör ingå i dokumentationen, och säkerställs genom användande av systemstöd alternativt koncerngemensam mall för dokumentation av direktupphandling:

• Den upphandlande myndighetens eller enhetens namn och organisationsnummer

• Avtalsföremålet

• Avtalets löptid och uppskattade värde samt när avtalet ingicks

• Om och hur konkurrensen togs till vara

• Vilka leverantörer som tillfrågades och hur många som lämnade anbud

• Vilken leverantör som tilldelades avtalet

• Det viktigaste skälet för tilldelningen

• Tilldelningsbeslut

• Ev. överprövning

Avtalet ska sedan kommuniceras och exponeras så att de som berörs av avtalet känner till och kan använda avtalet för inköp.

Upphandlingsenheten 1 (4) Postadress Box 1222, 351 12 Växjö Besöksadress Norra Järnvägsgatan 7

Tel. 0470-410 00 Fax Org.nr 212000-0662 E-post carin.olofsson@vaxjo.se Webb www.vaxjo.se

Upphandling av mobiltelefoner

Förslag till beslut

1. Organisations- och personalutskottet godkänner nedanstående upphandlingspresentation som avser upphandling av

mobiltelefoner med tillhörande tjänster.

2. Organisations- och personalutskottet uppdrar åt upphandlingschefen att genomföra upphandlingen.

Bakgrund

Växjö kommun har idag ca 5 500 mobiltelefoner i drift. För dessa har vi nyttjat ett antal leverantörstjänster, exempelvis stöldskyddsmärkning och enhetsregistrering (DEP, Knox m.fl.) och vi har även haft ett behov av tillbehör, främst skal och skärmskydd.

Befintligt avtal för mobiltelefoner, med Tele2 Sverige AB (avtalsnummer;

2018054), upphör 2022-05-21.

Bedömning

Mobiltelefoner kommer fortsatt att vara ett viktigt arbetsverktyg för anställda inom Växjö kommun och dess bolag. Dessa behöver även framöver att vara stöldskyddsmärkta, enhetsregistrerade,

förkonfigurerade och skärmskyddade. Utöver detta ser vi ett behov av att se över vår livcykelhantering för att få en mer enhetlig

mobiltelefonpark och på ett betydligt bättre sätt låta återanvända och återbruka uttjänt utrustning.

Behovet av mobiltelefoner under de kommande fyra (4) åren beräknas till ca 1 500 enheter/år, något färre de inledande åren, fler de

efterföljande.

Upphandlingspresentation

Upphandlingen avser mobiltelefoner med tillbehör (adapter, skal, fodral, hörlurar etc.) och tillhörande tjänster, såsom stöldskyddsmärkning, enhetsregistrering, förkonfiguration osv. Det finns även förhoppning om att utveckla tjänster inom livcykelhantering och återvinning/återbruk.

2 (4) förbundens mobiltelefoner, upphandlingen omfattar därför även

följande bolag och förbund:

SSAM VEAB Videum Vidingehem VKAB

Värends Räddningstjänst Växjöbostäder

Vöfab

Bedömningsgrunder

Det anbud som uppfyller samtliga kvalificerings- och obligatoriska krav samt lämnar det mest fördelaktiga anbudet (enligt utvärderingen nedan) kommer att antas.

Utvärdering

Det anbud kommer att antas, som har det bästa förhållandet mellan pris och kvalitet. Merparten av kvaliteten säkerställs genom obligatoriska krav, men utvärdering av kvalité kommer även att göras på följande områden:

Beställningssystem (möjligheten till integration med vårt eget system)

Leveranssätt (optimerad leverans till den enskilde användaren, bl.a. i syfte att spara egen resursinsats)

Livcykelhantering

Återbruk och återvinning

Hur utvärderingen kommer att utformas i detalj baseras främst på vad marknaden kan erbjuda och hur det möter våra behov. Detta kartläggs framför allt genom de dialogmöten med sex (6) utpekade leverantörer som är inbokade under vecka 3.

Delbara anbud

En leverantör kommer att antas, eftersom det krävs enhetlighet i de tjänster som ska kopplas till hårdvaran.

Upphandlingsform

Upphandlingen kommer att ske genom ett öppet förfarande.

Upphandlingsvärde

Upphandlingsvärde ca 7 000 000 SEK per år (inklusive bolagen).

3 (4) Avtalstid

Avtalet beräknas träda i kraft 2022-06-01 och gälla till och med 2024- 05-31. Avtalet förlängs två (2) år med oförändrade villkor, om inte uppsägning skriftligen sker av köparen till säljaren senast sex (6) månader före avtalsperiodens slut. Avtalet kan som längst förlängas t.o.m. 2026-05-31.

Hållbarhetskrav

IT-produkter, däribland mobiltelefoner, är av

Upphandlingsmyndigheten utpekade som riskprodukter utifrån en hållbarhetssynpunkt. Hållbarhetsriskerna är höga genom hela

leveranskedjan - från råvara till sluttillverkning - och kan kopplas till såväl mänskliga- och arbetares rättigheter, som till miljöpåverkan och korruption.

Exempel på risker kopplade till social hållbarhet är tvångs- och barnarbete. De miljömässiga riskerna bedöms som höga framförallt kopplat till utvinning av råmaterial och materialframställning. Det rör sig till exempel om klimatpåverkan från gruvsektorn och efterföljande metallförädling, samt om utsläpp av kvicksilver och andra kemikalier till mark och vatten, vilket påverkar lokalbefolkningens

försörjningsmöjligheter.

Risk för korruption förekommer i hela leveranskedjan.

Vidare är elektronikavfallet den snabbast växande avfallsströmmen i världen, där enbart 17 % av avfallet samlas in och återvinns. Det finns stora utmaningar med att få till ett slutet, cirkulärt system för IT- produkter.

Utifrån ovan beskrivna är denna upphandling prioriterad i

hållbarhetshänseende, vilket innebär att sakkunniga inom den egna organisationen är med i arbetet att ta fram rimliga krav i syfte att minimera dessa hållbarhetsrisker.

Konsekvensanalys

Konsekvenser för ett hållbart samhälle

Påverkan på miljön (ja/nej) Ja.

Påverkan på mångfald (ja/nej) Nej.

Påverkan på folkhälsa (ja/nej) Ja.

Påverkan på tillgänglighet (ja/nej) Nej.

Påverkan på barn (ja/nej) Ja.

Konsekvenserna beskrivs under Hållbarhetskrav.

Beslutet skickas till

Upphandlingschefen

4 (4)

Monica Skagne Tina Storbjörk

kommunchef upphandlingschef

Kommunledningsförvaltningen 1 (2) Postadress Box 1222, 351 12 Växjö Besöksadress Norra Järnvägsgatan 7

Tel. 0470-410 00 Fax Org.nr 212000-0662

E-post magnus.bringhed@vaxjo.se Webb www.vaxjo.se upphandlare

Förslag till beslut

1. Organisations- och personalutskottet godkänner nedanstående upphandlingspresentation som avser upphandling av

Pensionsadministration.

2. Organisations- och personalutskottet uppdrar åt upphandlingschefen att genomföra upphandlingen.

Bakgrund

Avtalet med Skandikon Administration AB upphör 2022-09-30.

Upphandlingen ska genomföras för Växjö kommunkoncern tillsammans med övriga Kronobergs-kommuner.

Bedömning

Växjö kommun har ett behov av pensionsadministration.

Upphandlingspresentation

Upphandlingen omfattar fullständig pensionsadministration för

deltagande kommuner och bolag (nedan benämnt köparen) enligt KAP- KL, AKAP-KL, PFA, PA-KL samt äldre bestämmelse och

överenskommelser vilket även innefattar pensionsreglementen för förtroendevalda. Upphandlingen avser samtliga anställda och

förtroendevalda såväl som samtliga avgångna med intjänad förmånsrätt och de för vilka köparna har skyldighet att betala kostnadsbidrag för framtida pensioner samt samtliga pensionärer.

Upphandlingen omfattar även nedanstående optioner för de organisationer som angett detta:

1. Löneväxling 2. Försäkring

3. Utökat handläggningsstöd Bedömningsgrunder

Det anbud kommer att antagas, som uppfyllt samtliga kvalificeringskrav och obligatoriska krav samt lämnat för köparen mest fördelaktigt anbud.

Utvärdering

Utvärderingen innefattar analys och kvalitetsprognos av jämförbara anbud. Det anbud kommer att antas, som är det ekonomiskt mest

2 (2) prioritetsordning nedan:

• Bästa förhållandet mellan pris och kvalitet

Delbara anbud

En anbudsgivare kommer att antas.

Upphandlingsform

Öppen upphandling enligt LOU.

Upphandlingsvärde

Upphandlingsvärde för pensionsadministration uppskattas för Växjö kommun till ca 1 MSEK per år.

Avtalstid

Avtalet ska träda i kraft fr.o.m. 2022-10-01 och gälla till och med 2026- 09-30. Avtalet förlängs vid två (2) tillfällen med två (2) respektive ett (1) år med oförändrade villkor, om inte uppsägning skriftligen sker av Köparen till Säljaren senast sex (6) månader före avtalsperiodens slut.

Hållbarhetskrav

Miljökrav, samt sociala och etiska krav ställs i enlighet med

Upphandlings- och inköpspolicy för Växjö kommun. Uppförandekoden bifogas upphandlingen och utgör ett obligatoriskt krav.

Konsekvensanalys

Konsekvenser för ett hållbart samhälle

Påverkan på miljön (ja/nej) nej Påverkan på mångfald (ja/nej) nej Påverkan på folkhälsa (ja/nej) nej Påverkan på tillgänglighet

(ja/nej) nej

Påverkan på barn (ja/nej) nej

Beslutet skickas till

För åtgärd

Upphandlingschefen

Monica Skagne

kommunchef Tina Storbjörk

upphandlingschef

1 (3) Postadress Box 1222, 351 12 Växjö Besöksadress Norra Järnvägsgatan 7

Tel. 0470-410 00 Fax Org.nr 212000-0662 E-post maliin.strand@vaxjo.se Webb www.vaxjo.se

Tjänsteskrivelse kring revidering av

kommunstyrelsens delegationsordning med anledning av uppsagt samverkansavtal

Förslag till beslut

Kommunstyrelsen beslutar att revidera Kommunstyrelsens delegations- ordning (senast reviderad av kommunstyrelsen 2021-11-30) enligt nedanstående; revidering av punkt 4.1 och tillägg av ny punkt 5.13. Ny text har lagts till och markeras med fet stil. Kommunstyrelsen uppmanar alla nämnder att revidera sin delegationsordning och lägga till enligt 5.13.

4. KOMMUNÖVERGRIPANDE ORGANISATIONS- OCH PERSONALUTSKOTTSÄRENDEN

Nr: Ärende: Delegat Kommentar

4.1 Informera och förhandla på

kommunens vägnar enligt gällande lagstiftning om

förhandlingsrätt utom vad gäller 11 – 14, 19 och 38 §§ lagen om medbestämmanderätt i arbetslivet inom andra nämnders verksamhetsområden och/eller samverkan enligt

samverkansavtal

HR-chef,

Förhandlingsansvarig och HR-chef vid förvaltningar var för sig

2 (3)

(5.) PERSONAL - OCH ORGANISATIONSFRÅGOR INOM KOMMUNLEDNINGSFÖRVALTNINGEN

Nr: Ärende: Delegat Kommentar

(5.13) Företräda

arbetsgivaren vid information och förhandling enligt 11–

14, 19 och 38 §§ lagen om

medbestämmande i arbetslivet och/eller samverkan enligt samverkansavtal som berör det egna

verksamhetsområdet

Chef med

arbetsgivaransvar inom sitt

ansvarsområde samt HR-chefer och

Förhandlingsansvarig

Bakgrund

Under hösten 2021 lämnade merparten av de fackliga organisationerna in en uppsägning av samverkansavtalet ”Kollektivavtal för samverkan, hälsa och arbetsmiljö i Växjö kommun. Avtalet, som tecknades 2009, upphörde att gälla för DIK, Ledarna, Lärarförbundet, Lärarnas Riksförbund, Naturvetarna, Sveriges Arkitekter, Sveriges Ingenjörer, Sveriges skolledarförbund, Akademikerförbundet SSR och Vision den 31 december 2021. Det innebär att arbetsgivaren har en informations- och förhandlingsskyldighet enligt Lagen om medbestämmande i arbetslivet (MBL) samtidigt som tillämpning av gällande samverkansavtal fortlöper för de fackliga organisationer som har kvar avtalet.

Konsekvensanalys

Total kostnad (tkr) 0

Finansiering inom ram

(ja/nej/inte tillämpligt), ange det som saknar finansiering

Inom ram

Påverkar följande

nämnder/bolags kostnader Nej

3 (3) Konsekvenser för ett hållbart

samhälle

Påverkan på miljön (ja/inte

tillämpligt) Inte tillämplig

Påverkan på mångfald (ja/inte

tillämpligt) Inte tillämplig

Påverkan på folkhälsa (ja/inte

tillämpligt) Inte tillämplig

Påverkan på tillgänglighet (ja/

inte tillämpligt) Inte tillämplig Påverkan på barn (ja/inte

tillämpligt) Inte tillämplig

Beslutet skickas till

HR chef

Författningssamling

För kännedom Samtliga nämnder

Monica Skagne

kommunchef Lena Gustafsson

HR-chef

Kommunledningsförvaltningen 1 (3) Postadress Box 1222, 351 12 Växjö Besöksadress Norra Järnvägsgatan 7

Tel. 0470-410 00 Fax Org.nr 212000-0662 Webb www.vaxjo.se

Ordförandes förslag till beslut gällande

medborgarförslag om hållbar mat i kommunens regi

Förslag till beslut

Kommunstyrelsen avslår medborgarförslaget med motivering att Växjö kommun har höga ambitioner för klimat och miljö och att den samlade bedömningen är att målsättningarna i mat- och måltidsplanen är tillräckliga för att minska matens klimatpåverkan och för att uppfylla Livsmedelsverkets rekommendationer.

Bakgrund

Ett medborgarförslag föreslår att Växjö kommun ska sluta servera kött och komjölk i den skattefinansierade verksamheten. Förslagsställaren hänvisar till en artikel om Helsingfors stad där kött ska ersättas av hållbart fångad fisk och säsongsbetonad växtbaserad mat och att komjölken ska ersättas av havremjölk.

Beslutsunderlag

Kommunchefen har i skrivelse den 22 november 2021 redogjort för ärendet. Av skrivelsen framgår att Växjö kommun under lång tid arbetat med hållbar utveckling, framför allt inom miljö- och klimatområdet. Som en del i det arbetet har de offentliga måltiderna funnits med och med tiden fått allt större betydelse i kommunens hållbarhetsarbete.

Som ett tydligt exempel på det beslutades i september 2020 om ett nytt styrdokument för Växjö kommuns mat och måltider (Mat- och

måltidsplan KS 2020-09-08 §305). Mat- och måltidsplanen är ett dokument som spelar en viktig roll för att förverkliga intentionerna i programmet ”Hållbara Växjö 2030” (KF 2019-10-15 §259). Programmet är Växjö kommuns genomförande av Agenda 2030, FN:s globala mål för hållbar utveckling.

Mat- och måltidsplanen innehåller fyra utvecklingsområden: Hållbar mat, kunskap, delaktighet och trygghet. Inom området ”Hållbar mat”

anges att matvanor och matkonsumtion har stor betydelse i arbetet för en hållbar utveckling. I styrdokumentet anges att skolorna ska servera minst två olika alternativ, varav minst ett alltid är vegetariskt.

Inom äldreomsorgen erbjuds omsorgstagarna att välja mellan minst två maträtter. En av dessa är ibland vegetarisk men aldrig båda.

2 (3) Växjö kommuns arbete med att minska de offentliga måltidernas

miljöpåverkan kan sammanfattas utifrån fyra områden. 1/ Upphandling och inköp, 2/ Menyer och recept, 3/ Valfrihet och kunskap och 4/

Matsvinn. De är inte skilda från varandra utan snarare sammanlänkade men är ändå ett sätt att beskriva arbetet.

Genom att ställa krav vid upphandlingar och efterfråga livsmedel som producerats med hänsyn till miljö, djurskydd och social hållbarhet skapas ett tryck på leverantörer, nuvarande och kommande, att

tillgodose Växjö kommuns efterfrågan av livsmedel med till exempel låg klimatpåverkan. Det är resultaten av livsmedelsupphandlingar som lägger grunden för utformning av menyer och recept. Det är i

utformningen av menyer och recept som avgörande beslut tas hur stor miljöpåverkan blir av kommunens måltider. Det pågår ett kontinuerligt arbete med menyer och recept utifrån flera perspektiv var av miljö och klimat är ett. Andra perspektiv är innehåll och näringsriktighet men också tradition, variation och säsong. Det är recepten och menyerna som styr det enskilda kökets beslut om inköp.

Då det i skolan serveras minst två rätter varje dag var av minst en alltid är vegetarisk har gästerna möjlighet att välja. Genom klimatmärkning – hur stor är klimatpåverkan – av varje maträtt på kommunens skolor underlättar det för eleverna att göra medvetna val. Samtidigt bidrar märkningen till att öka elevernas kunskaper om olika livsmedels klimatpåverkan. Klimatmärkningen är också en bra ingång till dialog med eleverna om maten. Inte bara om klimatpåverkan utan allmänt om råvaror, mat och matlagning.

Slutligen är arbetet för att minska matsvinnet ständigt pågående.

Genom att minska matsvinnet ges en mycket direkt minskning av klimatpåverkan.

Växjö kommun har tidigare tagit ställning i frågor som ansluter till medborgarförslaget. Kommunfullmäktige behandlade i oktober 2021 en motion om mer kött och fisk i skolmatsalen. Även om det här aktuella medborgarförslaget har en motsatt inriktning så behandlas frågan utförligt i tjänsteskrivelsen till motionen. Kommunfullmäktiges beslut med anledning av motionen har också bärighet på medborgarförslaget:

”Kommunfullmäktige avslår Sverigedemokraternas motion då förslaget påverkar minst två av målsättningarna i Mat- och måltidsplanen i

negativ riktning. Det är många målbilder som ska balanseras i menyerna.

Växjö kommun följer de riktlinjer som Livsmedelsverket rekommenderar i riktlinjer för maten i skola. I mat- och måltidsplanen framgår utöver att klimatpåverkan ska minska också att kött och fisk ska väljas med omsorg och att ekologiska och svenska livsmedelsinköp ska öka. Därför väljs i första hand svenskt kött. Det finns inget mål att fler ska bli vegetarianer,

3 (3) vegetariska alternativen.” (KF 2021-10-19 §161).

Sammantaget bedöms målsättningarna i mat- och måltidsplanen vara tillräckliga för att minska matens klimatpåverkan och för att uppfylla Livsmedelsverkets rekommendationer.

-Hållbara Växjö 2030 KF 2019-10-15 §259 -Mat och måltidsplan KS 2020-09-08 §305

-Kommunchefens skrivelse om motion om mer kött och fisk i skolmatsalen KS 2021–00085

-Kommunfullmäktiges protokoll KF 2021-10-19 §161

1 (3) Postadress Box 1222, 351 12 Växjö Besöksadress Norra Järnvägsgatan 7

Tel. 0470-410 00 Fax Org.nr 212000-0662

E-post patric.svensson@vaxjo.se Webb www.vaxjo.se

Medborgarförslag om hållbar mat i kommunens regi

Förslag till beslut

Inget förslag till beslut lämnas.

Bakgrund

Ett medborgarförslag föreslår att Växjö kommun ska sluta servera kött och komjölk i den skattefinansierade verksamheten. Förslagsställaren hänvisar till en artikel om Helsingfors stad där kött ska ersättas av hållbart fångad fisk och säsongsbetonad växtbaserad mat och att komjölken ska ersättas av havremjölk.

Bedömning

Växjö kommun har under lång tid arbetat med hållbar utveckling,

framför allt inom miljö- och klimatområdet. Som en del i det arbetet har de offentliga måltiderna funnits med och med tiden fått allt större betydelse i kommunens hållbarhetsarbete.

Som ett tydligt exempel på det beslutades i september 2020 om ett nytt styrdokument för Växjö kommuns mat och måltider (Mat- och

måltidsplan KS 2020-09-08 §305). Mat- och måltidsplanen är ett dokument som spelar en viktig roll för att förverkliga intentionerna i programmet ”Hållbara Växjö 2030” (KF 2019-10-15 §259). Programmet är Växjö kommuns genomförande av Agenda 2030, FN:s globala mål för hållbar utveckling.

Mat- och måltidsplanen innehåller fyra utvecklingsområden: Hållbar mat, kunskap, delaktighet och trygghet. Inom området ”Hållbar mat”

anges att matvanor och matkonsumtion har stor betydelse i arbetet för en hållbar utveckling. I styrdokumentet anges att skolorna ska servera minst två olika alternativ, varav minst ett alltid är vegetariskt.

Inom äldreomsorgen erbjuds omsorgstagarna att välja mellan minst två maträtter. En av dessa är ibland vegetarisk men aldrig båda.

Växjö kommuns arbete med att minska de offentliga måltidernas miljöpåverkan kan sammanfattas utifrån fyra områden. 1/ Upphandling och inköp, 2/ Menyer och recept, 3/ Valfrihet och kunskap och 4/

Matsvinn. De är inte skilda från varandra utan snarare sammanlänkade men är ändå ett sätt att beskriva arbetet.

Genom att ställa krav vid upphandlingar och efterfråga livsmedel som producerats med hänsyn till miljö, djurskydd och social hållbarhet

2 (3) tillgodose Växjö kommuns efterfrågan av livsmedel med till exempel låg klimatpåverkan. Det är resultaten av livsmedelsupphandlingar som lägger grunden för utformning av menyer och recept. Det är i

utformningen av menyer och recept som avgörande beslut tas hur stor miljöpåverkan blir av kommunens måltider. Det pågår ett kontinuerligt arbete med menyer och recept utifrån flera perspektiv var av miljö och klimat är ett. Andra perspektiv är innehåll och näringsriktighet men också tradition, variation och säsong. Det är recepten och menyerna som styr det enskilda kökets beslut om inköp.

Då det i skolan serveras minst två rätter varje dag var av minst en alltid är vegetarisk har gästerna möjlighet att välja. Genom klimatmärkning – hur stor är klimatpåverkan – av varje maträtt på kommunens skolor underlättar det för eleverna att göra medvetna val. Samtidigt bidrar märkningen till att öka elevernas kunskaper om olika livsmedels klimatpåverkan. Klimatmärkningen är också en bra ingång till dialog med eleverna om maten. Inte bara om klimatpåverkan utan allmänt om råvaror, mat och matlagning.

Slutligen är arbetet för att minska matsvinnet ständigt pågående.

Genom att minska matsvinnet ges en mycket direkt minskning av klimatpåverkan.

Växjö kommun har tidigare tagit ställning i frågor som ansluter till medborgarförslaget. Kommunfullmäktige behandlade i oktober 2021 en motion om mer kött och fisk i skolmatsalen. Även om det här aktuella medborgarförslaget har en motsatt inriktning så behandlas frågan utförligt i tjänsteskrivelsen till motionen. Kommunfullmäktiges beslut med anledning av motionen har också bärighet på medborgarförslaget:

”Kommunfullmäktige avslår Sverigedemokraternas motion då förslaget påverkar minst två av målsättningarna i Mat- och måltidsplanen i

negativ riktning. Det är många målbilder som ska balanseras i menyerna.

Växjö kommun följer de riktlinjer som Livsmedelsverket rekommenderar i riktlinjer för maten i skola. I mat- och måltidsplanen framgår utöver att klimatpåverkan ska minska också att kött och fisk ska väljas med omsorg och att ekologiska och svenska livsmedelsinköp ska öka. Därför väljs i första hand svenskt kött. Det finns inget mål att fler ska bli vegetarianer, utan bara att möjliggöra för alla, att om de vill, ibland välja de

vegetariska alternativen.” (KF 2021-10-19 §161).

Sammantaget bedöms målsättningarna i mat- och måltidsplanen vara tillräckliga för att minska matens klimatpåverkan och för att uppfylla Livsmedelsverkets rekommendationer.

3 (3)

Beslutsunderlag

-Hållbara Växjö 2030 KF 2019-10-15 §259 -Mat och måltidsplan KS 2020-09-08 §305

-Kommunchefens skrivelse om motion om mer kött och fisk i skolmatsalen KS 2021–00085

-Kommunfullmäktiges protokoll KF 2021-10-19 §161

Beslutet skickas till

Måltidsorganisationen För kännedom

Utbildningsförvaltningen Omsorgsförvaltningen

Monica Skagne

Kommunchef Anneli Ekstedt

Verksamhetschef

Ärendenummer: #104788 | Inskickat av: | Datum: 2021-11-03 10:56 Rubrik

Hållbar mat i kommunens regi Notifieringar

E-post E-postadress

Postnummer och ort Adress

För- och efternamn

Medborgarförslag

1. Kontaktuppgifter Kontaktuppgifter

2. Medborgarförslag

Anvisningar

Motivera varför du anser att förslaget skall genomföras. Du blir kontaktad när politikerna ska besluta om ditt förslag. Det finns även möjlighet att bifoga information som fil

Rubrik

Beskriv ditt förslag

Hej! Jag vill skicka förslag om att Växjö kommun börjar ta ansvar när det kommer till hållbar mat och dryck som serveras för skattefinansierade pengar inom kommunen.

Finlands huvudstad Helsingfors är först att utesluta servering av allt kött inom kommunen. Istället kommer de servera hållbart fångad fisk och säsongsbetonad växtbaserad mat, samt byta ut all komjölk till havremjölk istället. Detta är ett fantastiskt initiativ som jag hoppas att fler finska och svenska kommuner vill följa för en mer ansvarstagande och hållbar framtid. Då Växjö ligger i framkant inom många andra miljö och

klimatbeslut så hoppas jag innerligt att ni vill vara ledande och visa vägen även inom detta! Jag bifogar tidningsartikel nedan.

Varma hälsningar

https://www.hbl.fi/artikel/helsingfors-stad-slutar-servera-kott/

Ärendenummer: #104788 | Inskickat av: | Datum: 2021-11-03 10:56 Telefonnummer

Mobilnummer

Ändamålet med behandlingen

Vid handläggningen av ärendet registreras och behandlas de personuppgifter som framgår av informationen ovan. Behandlingen sker i det ärendehanteringssystem som verksamheten använder för handläggning av ärendet.

Laglig grund för behandlingen

En arbetsuppgift i samband med myndighetsutövning ska kunna utföras

Lagringstid

För evigt

Övrigt om lagringstid

Läs mer om behandling av personuppgifter under Personuppgifter i menyn ovan.

När du skickat in ditt ärende så överför vi detta automatiskt till vårt interna ärendehanteringssystem. Så snart som vi registrerat det där så kan du följa status på ärendet på Mina Sidor och du kan närsomhelst ladda ner innehållet. Efter avslutat ärende så kommer det finnas kvar ytterligare 3 månader på Mina Sidor och du kan närsomhelst under denna tiden ladda ner innehållet eller själv välja att Ta bort ärendet. Efter 3 månader så gallras ärendet automatiskt på Mina Sidor och finns då enbart sparat i vårt interna ärendehanteringssystem och arkiv.

Alla handlingar som är inkomna till Växjö kommun, eller upprättade, och som förvaras hos myndigheten, är som huvudregel offentliga och kan begäras ut

Övriga upplysningar

Personuppgifterna som behandlas kan komma att delas till tredje part, om ansvarig nämnd är skyldig att göra så enligt lag. Däremot kommer aldrig personuppgifterna att föras över till ett land utanför EU.

Kontakta personuppgiftsansvarig nämnd om du vill:

Få ut information om de personuppgifter du har lämnat in Begära rättelse om du anser att någon uppgift är fel Begära överföring av uppgifter

Begära att behandlingen av dina personuppgifter begränsas Göra invändningar

Begära radering av dina uppgifter

Personuppgiftsansvarig

Växjö kommun, Kommunstyrelsen

Jag har tagit del av ovanstående information och godkänner behandlingen av personuppgifter