Kallelse Kommunstyrelsens organisations- och personalutskott

1 (2) Kallelse

Kommunstyrelsens organisations- och personalutskott 2021-01-21

Kommunstyrelsens organisations- och personalutskott kallas till sammanträde för att behandla ärenden enligt förteckningen nedan.

Tid och plats tisdagen den 26 januari 2021 kl. 13:30 i Microsoft Teams

Andreas Olsson Monica Sandberg

ordförande sekreterare

Ledamöter Ersättare

Andreas Olsson (C), Ordförande Ulf Hedin (M), 1:e vice ordförande Tony Lundstedt (S), 2:e vice ordförande

Jon Malmqvist (KD) Martina Forsberg (S)

Pernilla Tornéus (M) Susanna Blad Röing (L) Johnny Werlöv (V) Cheryl Jones Fur (MP) Rose-Marie Holmqvist (S)

Tjänstepersoner

Monica Skagne, kommunchef Lena Gustafsson, HR-chef

Anneli Ekstedt, verksamhetschef måltidsorganisationen Tina Storbjörk, tf upphandlingschef

Per Sandberg, förvaltningschef arbete och välfärd

Anders Elingfors, förvaltningschef utbildningsförvaltningen Magnus Bengtsson, chefsjurist

Monica Sandberg, sekreterare

Kallelse

Kommunstyrelsens organisations- och personalutskott 2021-01-21

2 (2)

Förteckning över kommunstyrelsens organisations- och personalutskotts ärenden

1. Justering av protokoll

2. Information om koncerngemensamma uppdrag

3. Information från verksamhetschef för måltidsorganisationen

4. Medborgarförslag om veganska måltider i grund- och gymnasieskolor

5. Upphandling av förpackningsmaterial för matdistribution

6. Upphandling av tolkförmedlings- och översättningstjänster

7. Uppdrag att utvärdera hanteringen av chefsförordnande och föreslå en framtida hantering för Växjö kommun och bolag

8. Uppdrag att ta fram en koncernövergripande vägledning vid brottsmisstanke eller rättslig prövning

9. Uppdrag att erbjuda medarbetare möjlighet att ansöka om tjänstledighet digitalt

10. Uppdrag att anordna träff om upphandling och LOU

11. Information från HR-chefen

12. Information från ledamöter och ersättare

13. Information från kommunchefen

14. Övrigt

Kommunledningsförvaltningen 1 (3) Postadress Box 1222, 35112 Växjö Besöksadress Västra Esplanaden 18

Tel. 0470-41000 Fax 0470-16489 Org.nr 212000-0662 E-post helena.larm@vaxjo.se Webb www.vaxjo.se

Ärende

Dnr KS 2020-00606 2020-12-01

Helena Larm

verksamhetscontroller

Kommunstyrelsen

Medborgarförslag om veganska måltider i grund- och gymnasieskolor

Förslag till beslut

Kommunstyrelsen ger måltidsorganisationen i uppdrag att fortsätta arbetet med att verkställa den beslutade mat- och måltidsplanen samt även fortsatt erbjuda två olika maträtter var av minst en vegetarisk på kommunens skolor.

Bakgrund

Medborgarförslag om veganska måltider i grund- och gymnasieskolor.

Förslagsställaren anser att miljö, hälsa och djuretik är starka skäl till att minska konsumtionen av kött-, fisk-, mjölk och äggprodukter. I den omställningen bör den offentliga verksamheten i kommuner, regioner och landsting vara drivande. Förslagsställaren anger vidare att

vegetarisk och vegansk mat är i flera avseenden ett hälsosamt alternativ inte bara för vuxna utan även för såväl barn som tonåringar. För att på ett effektivt sätt minska miljöpåverkan och därmed ta ansvar för våra barns framtid samtidigt som våra unga kommuninvånare får en hälsosammare kost föreslår förslagsställaren:

1. ATT Växjö kommun alltid serverar en vegansk måltid i de grund- och gymnasieskolor där det serveras flera måltidsalternativ.

2. ATT på de skolor och förskolor där det inte serveras flera

måltidsalternativ, alltid ska serveras två veganska måltider i veckan.

3. ATT kommunens kostpolicy revideras enligt att-sats 1-2.

4. ATT berörd instans ges i uppdrag att utreda hur kommunen successivt ska utöka antalet skolor där det serveras två

måltidsalternativ, varav ett då alltid ska vara veganskt.

5. ATT kommunen tar fram en handlingsplan med syfte att öka andelen som väljer den veganska måltiden där detta serveras."[Skriv text här]"

Bedömning

Växjö kommun har högt satta mål kring mat och måltider. Måltiden ska vara en positiv helhetsupplevelse, den goda måltiden ska bidra till ökat

Ärende

Dnr KS 2020-00606 2020-12-01

2 (3) välbefinnande, god folkhälsa, bra omsorg och till goda

utbildningsresultat.

I september 2020 beslutade Kommunstyrelsen en ny Mat- och

måltidsplan. Planen innehåller fyra utvecklingsområden varav ”Hållbar mat” är det ena. Växjö kommun vill ta sitt ansvar för att göra de

offentliga måltiderna mer hållbara. Detta gör vi genom att minska

matens klimatpåverkan, dagligen servera minst ett vegetariskt alternativ som är tillgängligt för alla elever, välja råvaror med omsorg mm.

För att minska matens klimatpåverkan, minskar vi bland annat på

andelen kött i våra menyer. Därför används alltmer grönsaker, baljväxter och bönor i matlagningen. Dessa råvaror är rika på protein och ger stor möjlighet att skapa näringsriktiga maträtter. I Växjö kommuns grund- och gymnasieskolor serveras idag två maträtter varje dag varav en alltid är vegetarisk. Minst en dag i veckan är båda maträtterna vegetariska.

Flera av de serverade maträtterna är redan idag veganska. Att dessa alltid skulle vara veganska bedöms försvåra uppdraget att få fler som inte är vegetarianer att ibland välja det vegetariska alternativet framför den andra maträtten. Om vi ska minska matens totala klimatpåverkan är det en viktig del att våra matgäster själva väljer det alternativet som belastar klimatet minst för att de tycker att det är attraktivare val.

Måltidsorganisationen får många olika typer av synpunkter kring skolmaten och valet av råvaror. Inkomna synpunkter är ett av

underlagen som används vid revidering av matsedlar. Synpunkterna är dock inte samstämmiga utan varierar mellan ytterligheterna; mer kött till att servera mer vegetariskt och vegansk mat. Att som

förslagsställaren önskar ersätta något av de erbjudna alternativen med vegankost eller att alltid erbjuda detta till alla bedöms i dagsläget som olämpligt i förhållande till övriga synpunkter som inkommer. Att alltid erbjuda ett tredje alternativ bedöms heller inte möjligt i dagsläget kopplat till tillgängliga resurser, men kan vara ett framtida alternativ.

Den samlade bedömningen är därför att måltidsorganisationen ska fortsätta arbeta aktivt med att skapa hållbara offentliga måltider genom att erbjuda valfrihet, välja råvaror med omsorg, minska mängden kött i maträtterna samt fortsatt erbjuda två maträtter varav minst en är vegetarisk.

Beslutet skickas till

Verksamhetschef måltidsorganisationen För kännedom

Utbildningsförvaltningen

Ärende

Dnr KS 2020-00606 2020-12-01

3 (3) Monica Skagne

Kommunchef Anneli Ekstedt

Verksamhetschef

Inskickat av:

Sida ( 1 3) Ärendenummer

#31143 Datum

2020-10-13 11:28

Ärendenummer: #31143 | Inskickat av: | Datum: 2020-10-13 11:28 Rubrik

Veganska måltider för bättre miljö och hälsa Notifieringar

E-post E-postadress

Postnummer och ort Adress

För- och efternamn

Medborgarförslag

1. Kontaktuppgifter Kontaktuppgifter

2. Medborgarförslag

Anvisningar

Motivera varför du anser att förslaget skall genomföras. Du blir kontaktad när politikerna ska besluta om ditt förslag. Det finns även möjlighet att bifoga information som fil

Fördelen med att förslaget behandlas av ansvarig nämnd är att det tar kortare tid att få ett beslut och att nämnden är specialiserad på just ditt ämne. Fördelen med att låta kommunfullmäktige behandla förslaget är att fler förtroendevalda kommer i kontakt med ditt förslag

Var vill du att beslutet ska fattas I kommunfullmäktige

Rubrik

Ärendenummer: #31143 | Inskickat av: | Datum: 2020-10-13 11:28 Beskriv ditt förslag

Miljö, hälsa och djuretik är alla starka skäl till att minska konsumtionen av kött-, fisk-, mjölkoch äggprodukter.

I den omställningen bör den offentliga verksamheten i kommuner, regioner och andsting vara drivande. Vi äter idag 40 procent mer proteiner än vi behöver och

köttkonsumtionen ökar.

Vegetarisk och vegansk mat är i flera avseenden ett hälsosamt alternativ inte bara för vuxna utan även för såväl barn som tonåringar. Att äta mer vegansk mat minskar dessutom miljöpåverkan inom en rad områden.

Animalieproduktionen står för nästan en femtedel av världens växthusgasutsläpp.

Dessutom leder näringsförluster inom animalieproduktionen även till större övergödning av Östersjön jämfört med produktion av vegetabilier.

Den pedagogiska aspekten med att visa barn och unga att fullvärdiga, smakrika och mättande måltider kan bestå av bara vegetabilier är mycket viktig inför framtiden. Vegansk mat är även fri från allergener som laktos och ägg och kan även ätas av personer som av religiösa, kulturella eller etiska skäl väljer bort animaliska produkter eller vissa typer av kött. Att alltid erbjuda ett vegansk alternativ minskar därmed behovet av specialkost vilket är kostnadsbesparande.

För att på ett effektivt sätt minska vår miljöpåverkan och därmed ta ansvar för våra barns framtid samtidigt som våra unga kommuninvånare får en hälsosammare kost föreslår jag att:

1. ATT Växjö kommun alltid serverar en vegansk måltid i de grund- och gymnasieskolor där det serveras flera måltidsalternativ.

2. ATT på de skolor och förskolor där det inte serveras flera måltidsalternativ, alltid ska serveras två veganska måltider i veckan.

3. ATT kommunens kostpolicy revideras enligt att-sats 1-2.

4. ATT berörd instans ges i uppdrag att utreda hur kommunen successivt ska utöka antalet skolor där det serveras två måltidsalternativ, varav ett då alltid ska vara veganskt.

5. ATT kommunen tar fram en handlingsplan med syfte att öka andelen som väljer den veganska måltiden där detta serveras.

Ärendenummer: #31143 | Inskickat av: | Datum: 2020-10-13 11:28 Behandling av personuppgifter

Personuppgifter som behandlas

Namn Adress E-postadress Personnummer Telefonnummer Mobilnummer

Ändamålet med behandlingen

Vid handläggningen av ärendet registreras och behandlas de personuppgifter som framgår av informationen ovan. Behandlingen sker i det ärendehanteringssystem som verksamheten använder för handläggning av ärendet.

Laglig grund för behandlingen

En arbetsuppgift i samband med myndighetsutövning ska kunna utföras

Lagringstid

För evigt

Övrigt om lagringstid

Läs mer om behandling av personuppgifter under Personuppgifter i menyn ovan.

Nr du skickat in ditt rende s verfr vi detta automatiskt till vrt interna rendehanteringssystem. S snart som vi registrerat det dr s kan du flja status p rendet p Mina Sidor och du kan nrsomhelst ladda ner innehllet.Efter avslutat rende s kommer det finnas kvar ytterligare 3 mnader p Mina Sidor och du kan nrsomhelst under denna tiden ladda ner innehllet eller sjlv vlja att Ta bort rendet.Efter 3 mnader s gallras rendet automatiskt p Mina Sidor och finns d enbart sparat i vrt interna rendehanteringssystem och arkiv.

Alla handlingar som r inkomna till Vxj kommun, eller upprttade, och som frvaras hos myndigheten, r som huvudregel offentliga och kan begras ut

Övriga upplysningar

Personuppgifterna som behandlas kan komma att delas till tredje part, om ansvarig nämnd är skyldig att göra så enligt lag. Däremot kommer aldrig personuppgifterna att föras över till ett land utanför EU.

Kontakta personuppgiftsansvarig nämnd om du vill:

Få ut information om de personuppgifter du har lämnat in Begära rättelse om du anser att någon uppgift är fel Begära överföring av uppgifter

Begära att behandlingen av dina personuppgifter begränsas Göra invändningar

Begära radering av dina uppgifter

Personuppgiftsansvarig

Växjö kommun, Kommunstyrelsen

Jag har tagit del av ovanstående information och godkänner behandlingen av personuppgifter

Kommunledningsförvaltningen 1 (2) Postadress Box 1222, 35112 Växjö Besöksadress Västra Esplanaden 18

Tel. 0470-41000 Fax 0470-16489 Org.nr 212000-0662 E-post rose-marie.ljungberg@vaxjo.se Webb www.vaxjo.se

Ärende

Dnr KS 2020-00463 2020-11-27

Susann Svensson upphandlare

Kommunstyrelsen

Upphandling av förpackningsmaterial för matdistribution

Förslag till beslut

1. Organisations- och personalutskottet godkänner bifogad upphandlingspresentation som avser upphandling av förpackningsmaterial för matdistribution.

2. Organisations- och personalutskottet uppdrar åt upphandlingschefen att genomföra upphandlingen.

3. Organisations- och personalutskottet uppdrar åt kommunchefen att under avtalstiden förbereda lösning i syfte att fasa ut

engångsplast och övergå till ett hållbart system.

Bakgrund

Nuvarande ramavtal med Techpack AB löper ut. Behov av förpackningsmaterial kvarstår.

Bedömning

Vid kommunövergripande upphandlingar ska kommunstyrelsens organisations- och personalutskott godkänna

upphandlingsdokumenten.

Upphandlingsenheten har påbörjat upphandling av

förpackningsmaterial och har i samband med detta upprättat en upphandlingspresentation.

Inför upphandlingen har olika alternativ till engångsförpackningar i plast undersökts. Bedömningen är dock att arbetet med att fasa ut engångsplast och övergå till ett mer hållbart system kräver en längre tidshorisont, både gällande förberedelser inom

måltidsorganisationen och även att marknaden utvecklas med andra tjänster som exempelvis ett retursystem. Förslaget är därför att arbetet med omställning påbörjas omgående, genom att förbereda för förändrade arbetssätt samt föra dialog med näringslivet kring möjliga lösningar inför nästa upphandling.

Inför upphandlingen har även information inhämtats kring den utredning angående skatt på engångsartiklar som presenterades sommaren 2020 (SOU 2020:48). Tolkningen av vilka förpackningar som omfattas är i nuläget oklar, och beslutet är inte fattat. Om skatten införs fullt ut enligt förslaget innebär det att kostnaden

Ärende

Dnr KS 2020-00463 2020-08-14

2 (2) enbart för förpackningarna för matdistribution till ca 5,2 miljoner kr per år på de förpackningar vi idag använder. Det är dock oklart om den träffar de förpackningar vi använder eftersom den enskilde själv värmer sin mat.

De beslut som finns om att fasa ut engångsartiklar, minska avfall samt eventuellt införande av plastskatt innebär att vi behöver ställa om till nya arbetssätt. Det är dock omfattande förändringar som behöver genomföras i verksamheten, samtidigt som matsäkerheten måste säkerställas. Omställningen behöver också genomföras på ett sätt som inte ökar risken för matsvinn.

Upphandlingsvärde

Upphandlingsvärdet är ca. 8 500 000 SEK, varav Växjö kommun svarar för ca. 4 000 000 SEK.

Beslutet skickas till

Kommunchef

Monica Skagne

kommunchef Tina Storbjörk

tf upphandlingschef

UPPHANDLINGSPRESENTATION Benämning:

Upphandling av Förpackningsmateriel för matdistribution från storkök

Avtalstid:

Avtalet skall träda i kraft 2021-10-01 och gälla till och med 2023-09-30.

Möjlighet finns att förlänga avtalet med ett (1) år vid två (2) tillfällen på köparens begäran. Eventuell avtalsförlängning meddelas leverantören skriftligen senast sex (6) månader före avtalets upphörande.

Anbudet bindande t o m:

90 dagar efter anbudsinlämningsdatum.

Upphandlingsvärde:

Växjö kommuns behov är ca. 4 000 000 SEK under avtalstiden inkl. ev.

förlängningar.

Upphandlingsform

Upphandling över tröskelvärdet genom öppet förfarande i enlighet med LOU(2016- 1145).

Bakgrund till upphandling:

Nuvarande avtal med Techpack AB löper ut 2021-09-30. Behov av förpackningsmateriel för matdistribution kvarstår.

Innehåll/omfattning:

Upphandlingen avser förpackningsmaterial i form av engångsartiklar samt övriga tillhörande artiklar för matdistribution samt förslutnings- och förseglingsmaskiner inklusive service, för storkök.

Deltagare; Lessebo, Uppvidinge, Markaryd, Tingsryd, Älmhult, Alvesta, Ljungby samt Växjö kommun.

Bedömningsgrunder:

Det anbud som uppfyller samtliga kvalificeringskrav och är det ekonomiskt mest fördelaktiga med avseende på pris.

Delbara anbud:

Upphandlingen inte delbar. En leverantör kommer att antas.

Miljökrav

Växjö kommunkoncern har som mål att minimera verksamhetens miljöpåverkan. I

upphandlingen prioriteras och efterfrågas varor, tjänster och entreprenader med så

liten miljöpåverkan som möjligt. Genom en miljöanpassad upphandling skall

kommunen påverka marknaden i hållbar riktning och i sin tur leverera varor och

tjänster som håller hög miljöstandard. Miljökraven utgår ifrån Växjö kommuns

miljöprogram, regionala och nationella miljömål samt Upphandlingsmyndighetens riktlinjer.

Sociala och etiska krav

Växjö kommun bedriver ett omfattande arbete för ökad jämställdhet mellan kvinnor och män. Företag som har 25 anställda eller fler skall till sina anbud på tjänster och byggentreprenader bifoga egna aktuella jämställdhetsplaner (3 kap 13 §

Diskrimineringslagen (2008:567).

Växjö kommun ska ställa krav på att leverantörerna, i sin affärsverksamhet inte diskriminerar någon på grund av kön, könsöverskridande identitet eller uttryck, etnisk tillhörighet, religion eller annan trosuppfattning, funktionshinder, ålder eller sexuell läggning eller av sådana skäl otillbörligt särbehandlar arbetstagare eller arbetssökande. Detsamma gäller de eventuella underleverantörer som anlitas.

Växjö kommun ska ställa sociala/etiska krav i upphandlingar med beaktande av gällande upphandlingslagstiftning och EG-rättsliga principer. Kommunen ansvarar för att ställda villkor är möjliga att kontrollera ur laglig och praktisk aspekt. Växjö kommun deltager löpande i SKL Kommentus upphandlingar eller via andra lämpliga alternativ för att på lämpligaste sätt tillämpa uppföljandekontroll av sociala och etiska krav.

Växjö Kommun förväntar sig att anbudsgivaren har ett affärsmässigt etiskt

förhållningssätt där vinster från verksamheter baserade i Sverige också beskattas i Sverige och att överföringar av kraftigt nedskrivna beskattningsbara vinster inom en eventuell koncern ej tillämpas, till exempel förs till så kallade skatteparadis. I synnerhet gäller detta vid anbud på tjänster.

Anbudsgivare är beredd att på upphandlande myndighets anmodan redovisa omsättning, vinst och hur mycket skatt som betalas i varje land där man har verksamhet.

Genom inlämnande av anbud anses anbudsgivaren vara införstådd med ovannämnda

etiska krav.

Kommunledningsförvaltningen 1 (3) Postadress Box 1222, 351 12 Växjö Besöksadress

Tel. 0470-410 00 Fax Org.nr 212000-0662

E-post monica.sandberg@vaxjo.se Webb www.vaxjo.se

Ärende

Dnr KS 2021-00045 2021-01-15

Peter Sundblad upphandlare

Kommunstyrelsen

Upphandling av tolkförmedlings- och översättningstjänster

Förslag till beslut

1. Organisations- och personalutskottet godkänner nedanstående upphandlingspresentation som avser upphandling av

tolkförmedlings- och översättningstjänster.

2. Organisations- och personalutskottet uppdrar åt upphandlingschefen att genomföra upphandlingen.

Bakgrund

Avtalet med referensnummer 2017066 upphör 2021-11-31.

Bedömning

Upphandlingen är uppdelad i två delar:

 Tillhandahålla och förmedla tolkar för utförande av uppdrag åt upphandlande myndigheter. I uppdraget ingår att leverantören kontinuerligt ska arbeta med att rekrytera tolkar för att

säkerställa att köparen tillhandahålls tolkar med efterfrågad kompetens och lämplighet.

 Översättningstjänsten avser översättning mestadels från svenska till annat språk, men uppdrag kan även förekomma där annat språk ska översättas till svenska. Beställaren ska på begäran få olika dokument översatta.

Det anbud kommer att antas som uppfyller samtliga kvalificeringskrav och obligatoriska krav samt lämnat för köparen mest fördelaktigt anbud.

Utvärdering

Utvärderingen innefattar analys och kvalitetsprognos av jämförbara anbud. Det anbud kommer att antas som är det ekonomiskt mest fördelaktiga (LOU) i enlighet med de kriterier som uppställs i prioritetsordningen nedan;

 pris Delbara anbud

För tolkförmedlingsdelen kommer vi att anta två leverantörer som ska avropas enligt rangordning.

För översättningsdelen kommer vi anta endast en leverantör.

Ärende

Dnr KS 2021-00045 2021-01-15

2 (3) Upphandlingsform

Öppen upphandling Upphandlingsvärde

Upphandlingsvärde ca 3,5 miljoner kronor per år.

Avtalstid

Avtalet ska träda i kraft fr.o.m. 2021-11-01 och gälla till och med 2023-10- 31. Avtalet förlängs två (2) år med oförändrade villkor, om inte

uppsägning skriftligen sker av Köparen till Säljaren senast sex (6) månader före avtalsperiodens slut.

Anbudet bindande t.o.m.

2023-10-31 Sociala krav

Växjö kommun ska ställa krav på att leverantörerna i sin affärsverksamhet inte diskriminerar någon på grund av kön,

könsöverskridande identitet eller utryck, etisk tillhörighet, religion eller annan trosuppfattning, funktionshinder, ålder eller sexuell läggning eller av sådana skäl otillbörligt särbehandlar arbetstagare eller

arbetssökande. Detsamma gäller de eventuella underleverantörer som anlitas.

Växjö kommun ska ställa sociala/etiska krav i upphandlingar med beaktande av gällande upphandlingslagstiftning och EG-rättsliga principer. Kommunen ansvarar för att ställda villkor är möjliga att kontrollera ur laglig och praktisk aspekt. Växjö kommun deltar löpande i SKL Kommentus upphandlingar eller via andra lämpliga alternativ för att på lämpligaste sätt tillämpa uppföljandekontroll av sociala och etiska krav.

Växjö kommun förväntar sig att anbudsgivaren har ett affärsmässigt etiskt förhållningssätt där vinster från verksamheter baserade i Sverige också beskattas i Sverige och att överföringar av kraftigt nedskrivna beskattningsbara vinster inom en eventuell koncern ej tillämpas, till exempel förs till så kallade skatteparadis. I synnerhet gäller detta vid anbud på tjänster.

Anbudsgivare är beredd att på upphandlande myndighets anmodan redovisa omsättning, vinst och hur mycket skatt som betalas i varje land där man har verksamhet.

Genom inlämnande av anbud anses anbudsgivaren vara införstådd med ovan nämnda etiska krav.

Ärende

Dnr KS 2021-00045 2021-01-15

3 (3) Miljökrav

Upphandlande myndighet har som mål att minimera verksamhetens miljöpåverkan. I upphandlingen prioriteras och efterfrågas tjänster med så liten miljöpåverkan som möjligt. Genom en miljöanpassad

upphandling ska kommunen påverka marknaden i hållbar riktning och i sin tur leverera varor och tjänster som håller hög miljöstandard.

Miljökraven utgår från upphandlande myndighets miljöprogram, regionala och nationella miljömål samt upphandlingsmyndighetens riktlinjer.

Beslutet skickas till

Kommunchef (upphandlingschef)

Monica Skagne

kommunchef Tina Storbjörk

tf upphandlingschef

Kommunledningsförvaltningen 1 (1) Postadress Box 1222, 351 12 Växjö Besöksadress

Tel. 0470-410 00 Fax Org.nr 212000-0662 Webb www.vaxjo.se

Ärende

Dnr KS 2020-00769 2021-01-15

Kommunstyrelsen

Ordförandes förslag till beslut - Uppdrag att utvärdera hanteringen av chefsförordnande och föreslå en framtida hantering för Växjö kommun och bolag

Förslag till beslut

Kommunstyrelsens organisations- och personalutskott ger kommunchefen i uppdrag att

utvärdera hanteringen av

chefsförordnande och föreslå en framtida hantering för Växjö kommun och bolag.

Bakgrund

I samband med att skapa bättre förutsättningar för att vara en attraktiv och modern arbetsplats med kompetenta och

professionella chefer ser vi ett behov av att se över hanteringen av chefsförordnanden.

Beslutet skickas till

Kommunchef

Kommunledningsförvaltningen 1 (2) Postadress Box 1222, 351 12 Växjö Besöksadress

Tel. 0470-410 00 Fax Org.nr 212000-0662 E-post tina.jandt@vaxjo.se Webb www.vaxjo.se

Ärende

Dnr KS 2020-00746 2021-01-13

Tina Jandt

verksamhetsutvecklare

Kommunstyrelsen

Uppdrag att ta fram en koncernövergripande vägledning vid brottsmisstanke eller rättslig prövning

Förslag till beslut

Kommunstyrelsens organisations och personalutskott godkänner återrapporteringen av uppdraget

Bakgrund

Kommunstyrelsens organisations och personalutskott gav den 8 december 2020 kommunchefen i uppdrag att ta fram en

koncernövergripande vägledning vid brottsmisstanke eller rättslig prövning mot anställd.

Bedömning

Ekonomiska konsekvenser

Total kostnad (tkr) 0 Finansiering inom ram (ja/nej), ange det som saknar

finansiering

Ja

Påverkar följande

nämnder/bolags kostnader Nej

Kommunstyrelsen har tagit fram en vägledning med syftet att skapa ett gemensamt förhållningssätt och gemensamma bedömningsgrunder för arbetsrättsliga åtgärder när det finns en brottsmisstanke eller rättslig prövning mot en anställd.

Vägledningen består av en kort informationsdel och en praktisk vägledning utifrån nedanstående tre steg:

Steg 1: Kontakta HR-avdelningen

Steg 2: Bedömning och dokumentation av händelsen Steg 3: Val av åtgärder

Ärende

Dnr KS 2020-00746 2021-01-13

2 (2)

Beslutet skickas till

Kommunchef och HR-chef Växjö kommun För kännedom

Samtliga nämnder och styrelser

Monica Skagne

Kommunchef Lena Gustafsson

HR-chef

Kommunledningsförvaltningen 1 (2) Postadress Box 1222, 351 12 Växjö Besöksadress

Tel. 0470-410 00 Fax Org.nr 212000-0662

E-post peter.karlsson@vaxjo.se Webb www.vaxjo.se

Ärende

Dnr KS 2020-00275 2021-01-05

Peter Karlsson personalstrateg

Kommunstyrelsen

Avrapportering - Uppdrag att erbjuda medarbetare möjlighet att ansöka om tjänstledighet digitalt

Förslag till beslut

Uppdraget anses vara utfört.

Bakgrund

Kommunstyrelsen gav, med anledning av Martina Forsberg (S) inlämnade skrivelse i uppdrag kommunchefen att ordna:

 Att rutiner och regler för ledighetsansökningar borde vara desamma oberoende vilken förvaltning medarbetaren är anställd vid.

 Att ansökningarna borde vara digitala.

 Att rutinerna ska vara enkla och att Växjö kommun underlättar för medarbetarna att utföra sina ansökningar digitalt.

Bedömning

Ekonomiska konsekvenser

Total kostnad (tkr) - Finansiering inom ram (ja/nej), ange det som saknar

finansiering

Ja

Påverkar följande

nämnder/bolags kostnader -

Kommunchefen beskrev i samband med beredningen av motionen, det personaladministrativa utvecklingsarbete som pågår.

Under 2020 kom de sista delarna av kommunen att fullt ut tillämpa HR- portalen, vårt digitala HR-administrativa system som nås via webben.

Här hanterar samtliga anställda bland annat ledigheter och

tidsrapportering. Man kan även uppdatera adressuppgifter, se sina personliga löneuppgifter och olika saldon.

Den aktuella HR-administrationen lever därmed upp till uppdragets intentioner och uppdraget anses vara utfört.

Ärende

Dnr KS 2020-00275 2021-01-05

2 (2)

Beslutet skickas till

-

För kännedom

Samtliga förvaltningar och nämnder

Monica Skagne

Kommunchef Lena Gustavsson

HR-chef

2020-02-13

Skrivelse till Organisations- och personalutskottet

Erbjuda medarbetare att göra digitala ansökningar

När man som anställd i Växjö kommun ska ansöka om tjänstledighet ser ansökan olika ut beroende på vilken förvaltning man tillhör. Tillhör man till exempel Arbete och Välfärd kan ansökan om tjänstledighet göras digitalt. Jobbar man inom omsorgsförvaltningen måste man lämna in en ansökan om tjänstledighet via en pappersansökan. Rutinerna och reglerna för denna typ av ansökan bör vara densamma för alla förvaltningar, likaså ska de vara enkla att utföra. Växjö kommun borde minska på pappersblanketter och underlätta för medarbetarna att göra sina ansökningar digitalt.

Därför vill Socialdemokraterna:

Att Växjö kommun erbjuder sina medarbetare att ansöka tjänsteledighet digitalt.

Martina Forsberg (S)

Kommunledningsförvaltningen 1 (1) Postadress Box 1222, 351 12 Växjö Besöksadress

Tel. 0470-410 00 Fax Org.nr 212000-0662

E-post monica.sandberg@vaxjo.se Webb www.vaxjo.se

Ärende

Dnr KS 2019-00232 2021-01-15

Monica Sandberg

samordnare ledningsstöd och vänorter

Kommunstyrelsen

Återrapportering - Uppdrag att anordna träff om upphandling och LOU

Förslag till beslut

Kommunstyrelsens organisations- och personalutskott godtar återrapportering och beslutar lägga den till handlingarna.

Bakgrund

Organisations- och personalutskottet gav i april 2019 kommunchefen i uppdrag att, i samarbete med Företagarna och Svenskt Näringsliv, bjuda in deras medlemmar och övriga intressenter i och kring näringslivet till en informations- och diskussionsträff, där Växjö kommun bland annat kommer informera om processer kring upphandling samt Lagen om offentlig upphandling (LOU).

Bedömning

Ekonomiska konsekvenser Total kostnad (tkr)

Finansiering inom ram (ja/nej), ange det som saknar

finansiering

ja

Påverkar följande

nämnder/bolags kostnader

Träffen genomfördes digitalt den 5 november 2020 och hade ca 130 medverkande deltagare, uppdraget anses vara utfört.

Beslutet skickas till

För kännedom

Monica Skagne

kommunchef Tina Storbjörk

tf upphandlingschef

Kommunledningsförvaltningen 1 (1) Postadress Box 1222, 35112 Växjö Besöksadress Västra Esplanaden 18

Tel. 0470-41000 Fax 0470-16489 Org.nr 212000-0662

ÄRENDE

Dnr KS 2019-00232 2019-04-08

Kommunstyrelsen

Ordförandes förslag till beslut - Uppdrag att anordna träff om upphandling och LOU

Förslag till beslut

Organisations- och personalutskottet ger kommunchefen i uppdrag att, i samarbete med Företagarna, bjuda in deras medlemmar och övriga

intressenter i och kring näringslivet till en informations- och diskussionsträff, där Växjö kommun bland annat kommer informera om processer kring upphandling samt Lagen om offentlig upphandling (LOU).

Bakgrund

Med bakgrund av de frågor och intresse som finns för att leverera tjänster och produkter till Växjö kommuns förvaltningar och bolag finns ett behov av att sprida kunskapen kring Lagen om offentlig upphandling (LOU), och hur Växjö kommun arbetar med leverantörer bland annat inom näringslivet.

I dialog med Företagarna har önskemål framkommit om en gemensam aktivitet som riktar sig till deras medlemmar, men även till andra intressenter i och kring näringslivet.

Mot bakgrund av ovanstående har organisations- och personalutskottets ordförande i samråd med kommunchefen initierat ärendet.

Beslutet skickas till

Kommunchefen