Ärende: Upphandling av IT-tjänster
Vi ber om anbud för experttjänster för utveckling av IT-tjänster för Åbo Akademi. Anbudsbegäran har sänts till Ineo och Cerion samt publicerats i JULMA. Företagen kan göra anbud var för sig eller i konsortium.
1. Bakgrund
Åbo Akademi har i enlighet med den nuvarande regeringens ut- vecklingsprogram för utbildningen utvecklat och tagit i bruk ett för- farande för studerandens personliga studieplanering, MinPlan. De personliga studieplanerna tas i bruk för alla studerande som på- börjar sina studier hösten 2005 och för samtliga studerande hösten 2006.
Studieplaneringen baseras på en aktiv interaktion mellan studeran- den, egenläraren och studieförvaltningen och utmynnar i ett årligt studieavtal mellan studeranden och Åbo Akademi. Studieplanen skall stöda den enskilda studeranden i planeringen och genomfö- randet av studierna i meningsfull relation till dennes framtids- planer, i kommunikationen med olika typer av rådgivare och i olika skeden av studierna. Akademin förväntar sig förbättrade möjlighe- ter att med stöd av studieplanerna kunna planera, utveckla och uppfölja undervisningen och lärarfunktionerna samtidigt som de administrativa processerna utvecklas till att stöda och utnyttja stu- dieplaneringen.
För att underlätta och stöda den interaktiva studieplaneringen kom- mer studieförvaltningen vid Åbo Akademi under år 2006 att fort- sättningsvis låta specificera och implementera samt ta i bruk en webbtjänst för kringfunktionerna till den individuella studieplane- ringen samt därtill hörande administration.
2. Beskrivning av anskaffningen
Anskaffningen gäller experttjänster (personresurser) för vidareut- veckling av denna webbtjänst. Experttjänsternas art indelas i två ka- tegorier: 1) verksamhetskonsultering och 2) tekniska tjänster.
Arbetsmängden uppskattas till 2–5 årsverken under år 2006. Arbe- tets noggrannare innehåll, art och tidtabell samt arbetsmängder pla- neras tillsammans med den valda leverantören i samband med pro- jekteringen. Då beaktas även Akademins egen resursanvändning.
ÅBO AKADEMI Domkyrkotorget 3 FIN – 20500 ÅBO Tfn (02) 215 31, fax (02) 251 7553 www.abo.fi
Till företagen
Till handläggaren av anbudsbegäran
ANBUDSBEGÄRAN Upphandling av IT-tjänster 24.11.2005
3. Metoder och verktyg
Av anbudet bör framgå CV (relevanta delar) för de personer som offereras samt för vilken tjänstekategori de offereras, leverantörens kundreferenser och leverantörens metoder för projektarbete samt eventuellt kvalitetssystem. En fritt formulerad information om före- taget bör även bifogas.
4. Rättigheter
Avsikten är att Åbo Akademi får full rätt att använda, modifiera och vidareutveckla resultaten av de köpta tjänsterna.
5. Köp- och övriga villkor Pris
Prisen bör även då anbudet gäller hela uppdraget meddelas per tjänstekategori i euro som tim- och/eller dagskostnad (en dag = 7,5 timme) utan mervärdesskatt. Ifall priset inte är fast, bör grunden för prisförändringar meddelas. För resekostnader används Skatte- styrelsens beslut om skattefria reseersättningar.
Betalningsvillkor
Betalningsvillkor är 14 dagar netto baserat på av kunden godkända månatliga specifikationer över gjort arbete.
Avtalsvillkor Som avtalsvillkor används IT2000.
6. Upphandlingsförfarandet
Upphandlingsförfarandet genomförs med riktad anbudsbegäran.
Ramavtal görs med den leverantör som inlämnar det helhetsekono- miskt mest förmånliga anbudet på basis av följande kriterier:
− enhetsprisen på leverantörens tjänster
− vilka utvecklingsverktyg som erbjuds och hur väl dessa behärs- kas
− de offererade resurserna (deras kompetens och personliga refe- renser ur kundens synvinkel)
− hur väl leverantörens personal omfattar kundens säregenskaper (substansområde, organisation, verksamhet, teknisk miljö samt språk)
− leverantörens referenser (offentliga sektorn och specifikt univer- sitetsvärlden).
Kriterierna är inte uppställda i viktighetsordning.
En leverantör kan lämnas utanför upphandlingsförfarandet på de grunder som anges i 9 § Upphandlingsförordning för staten (1416/1993).
7. Inlämnandet av anbud och giltighet
Anbudet skall vara på svenska och kan lämnas in antingen elektro- niskt eller per brev. Anbud i elektroniskt format skall skickas till Åbo Akademi med e-post till adressen registrator@abo.fi. E-postmeddelan-
skall tydligt framgå det anbudsgivande företagets namn. Det egent- liga anbudsmaterialet skall fogas till e-postmeddelandet som fil(er), antingen i pdf-, Word- eller Excel-format. Anbudet bör lämnas in före 4.1.2006 kl. 16.15.
Anbud som lämnas in per brev skall adresseras till Åbo Akademi och skickas in i två exemplar i slutet kuvert, så att det är framme senast 4.1.2006 kl. 16.15 på adressen
Åbo Akademi
Registratorn
Domkyrkotorget 3
20500 ÅBO
Kuvertet skall markeras ”Anbud på IT-tjänster” och av kuvertet skall tydligt framgå det anbudsgivande företagets namn.
Anbudet bör vara i kraft till 25.1.2006.
8. Anbudshandlingarnas offentlighet
För anbudshandlingarna tillämpas lagen om offentlighet i myndighe- ternas verksamhet (621/1999). Enligt lagen är anbudshandlingar som inlämnats till myndighet offentliga.
Part (till exempel anbudsgivaren) får tillgång till handlingarna efter beslutsfattandet om denne så önskar (enligt 11 § 1mom.). Annan än part får tillgång anbudshandlingarna först efter att upphandlings- avtalet är undertecknat.
Affärs- och yrkeshemligheter förblir hemliga (enligt 11 § 2 mom. 6 punkten och 24 § 20 punkten). Anbudets pris är inte underkastat sek- retess.
9. Köparens kontaktperson
Köparens kontaktperson är:
Byråchef Johan Nikula
Studieförvaltningen
Tavastgatan 13
20500 ÅBO
telefon: (02) 215 4741
fax: (02) 251 3230
e-post: studiebyrachef@abo.fi
Byråchef Johan Nikula
2 bilagor
Bilagor till anbudsbegäran 24.11.2005
Bilaga 1: MinPlan – Studieplaneringsprocessen: Moduler och funktionalitetskrav
Anbudsbegäran gäller avslutande av tidigare påbörjade moduler, samt enligt överenskommelse följande moduler som ännu inte har påbörjats, helt eller delvis:
Tillgodoräknande av studier Utlåtanden
Välkomstbrevet Årsanmälan Kursutvärderingar Händelser och kampanjer Begäran om tilläggsinformation Karriärplanen (CV)
Alumniansökan Alumnitjänster FortPlan
Bilaga 2: Tekniska krav och rekommendationer Bilagan har utarbetats av Åbo Akademis datacentral
24.11.2005 JN
Bilaga 2 Tekniska krav och rekommendationer
För att programvaran skall fungera så smärtfritt som möjligt ställer Datacentralen vid Åbo Akademi vissa tekniska krav och förväntningar på systemet. Produkten bör följa av Datacentralen satta standarder och rekommendationer för att garantera funktionaliteten och integrerbarhet med existerande system.
Programvaran görs som en webbapplikation och den bör fungera åtminstone i Mozilla 1.4, Internet Explorer 5.5 och Netscape Navigator 7.0 samt i nyare versioner av dessa. Servermiljön består av maskiner som kör Linux, Solaris samt Windows. Utveckling för Linux-miljö är att föredra. Verktygen för utveckling och upprätthållning av systemet bör så långt som möjligt följa Datacentralens och nu rådande principer för statliga instanser, d.v.s. i mån av möjlighet borde utvecklingsverktygen vara s.k. open source. Apache används i första hand som webbserver om än vissa mindre projekt använder sig av Tomcat. En arkitektur som baserar sig på indelning i lager är att föredra då detta ger möjligheten att vid behov byta ut
komponenter i systemet.
Systemet kommer att ha en stor användarskara och bör därför vara skalbart, dels p.g.a. belastningen och dels p.g.a. att tillgängligheten bör garanteras med hjälp av flera servers.
Databas och presentationslogik skall vid behov kunna ligga på fysiskt olika maskiner.
Ingres och MySQL är av Datacentralen understödda databaser och valet bör därför ske mellan dessa två.
Datasäkerheten sköts genom kryptering av datakommunikationen och autentikering mot Åbo Akademis LDAP-server.
