Mötesanteckningar, Ledningsgrupp, Lokal
2020-10-26 kl. 09:00
Idrottens hus, Gröna rummet
Närvarande
Anders Bengtsson, verksamhetscontroller (AB) Anders Hammarlund, enhetschef – Anläggningar (AH)
Brita Jensen, projektchef (BJ)
David Johansson, HR-konsult (DJ)
Daniel Nilsson, fritidschef (DN)
Isak Renstig, kommunikatör (IR)
Mahmoud El-Rameid, enhetschef – Öppen fritidsverksamhet (MeR) Mikael Petersson, enhetschef – Stöd och support (MP) My Wilson, servicekoordinator - Föreningsservice (MW)
Kallade till särskilda punkter
§5.1 Lars Olsson, utvecklingsstrateg (LO)
§5.2 Katja Westin, projektledare (KW)
§5.3 Jens Zetterstrand, utvecklingsstrateg/projektledare (JZ) Kristopher Pettersson, handläggare (KP)
§7.2 Josefina Wingren, koordinator (JW)
§1 Incheckning
§1.1 Summera de tre viktigaste sakerna under (alla) kommande månad i rubrikform
AH • Teknikhallen
• Ombyggnad av Idrottens hus
• Medarbetarsamtal MP
• Utredning av bidrag och taxor
• Dialog med föreningar BJ • Tryckeriet
• H22
• Medarbetarsamtal IR • Kallbadsveckan
• Aktivitetskalender
• Introduktion av Linus DJ • Genomlysning och Plan 22
• Arbetstidsmått – 38,25 för personal inom Anläggningar
• Medarbetarenkäten MeR • Medarbetarsamtal
• Erfarenhetsdagarna
• Höstlovet - personalläget MW • Rekrytering av ny medarbetare
• Bana väg så att den andra konstgräsläggningen blir så smidig som möjligt.
• Dialog med föreningar och se över våra avtal.
• Fördelningsprinciperna för skolorna
AB • Plan för uppdragen i förvaltningens verksamhetsplan 2021
• Principer för fördelning av tider för skolidrott
• Intern kontroll. Avslutning av granskningar 2020 och planering inför 2021.
• Gretas torp
§2 Beslutsuppföljning / Återrapport
- David Johansson är från och med detta möte en del av ledningsgrupp lokal.
- Kommunfullmäktige fattade den 20 oktober beslut om stadens investeringsbudget för 2021 och plan för 2022-2027. Som en del i
investeringsbudgeten ingick bland annat beslut om att bygga en anläggning för gymnastik på Västergårds idrottsplats.
- Elin Johansson har sammanställt dokumentation kring den mobila poolen. BJ kommer att skicka ut den.
- BJ har inget nytt att rapportera angående betalning med kort på nätet.
§3 Årsklockan
- Chefsgruppens årsklocka i Trello gicks igenom.
AB presenterade förslag på tillägg i chefsgruppens årsklocka i Trello som visar på aktiviteter och evenemang i enheterna. In till vi har en bättre lösning kommer ledningsgruppen att använda denna form på årsklockan. Årsklockan ska göras tillgänglig i Teams.
- Forum kommer att hållas i november. DN skickar kallelse.
§4 Verksamhetsfrågor
§4.1 Aktuella frågor i nämnden
Beslutsärenden vid idrotts- och fritidsnämndens sammanträde 25 november.
- Fastställande av idrotts- och fritidsnämndens internbudget 2021 - Revidering av idrotts- och fritidsnämndens delegeringsordning med
arbetsinstruktion
- Remiss avseende detaljplan Notvarpen 1, Domsten - Remiss avseende Oceanhamnen
Informationsärenden i nämnden (DN) - Fritidschefen informerar
- Ny anläggning för gymnastik
- Nuläget i föreningslivet med anledning av coronapandemin - H22
- Översyn av avtal med Helsingborgs fältrittklubb
Utredningen om översyn av bidrag och taxor för föreningslivet kommer inte att tas upp vid sammanträdet 25 november.
§4.2 Verksamhetsplanen (DN)
DN gick igenom förvaltningens verksamhetsplan 2021.
- Idrotts- och fritidsnämndens uppdrag, mål och inriktning är oförändrade jämfört med 2020.
- Utbildningsdirektören har ställt sju uppdrag till Fritid Helsingborg.
DN gick igenom dessa utifrån presentationen Tony Mufic gjorde på storfikan 1 oktober. Till varje uppdrag ska finnas en plan som beskriver nuläge, hur vi arbetar för att uppnå uppdraget, tidplan och hur vi följer upp arbetet. DN och AB arbetar med en mall för planerna. DN träffar Tony Mufic om två veckor för en första avstämning. En eller flera enhetschefer har huvudansvaret för respektive uppdrag. Enhetscheferna kommer att avrapportera arbetet med uppdragen vid verksamhetsdialogerna under 2021.
§4.3 Teknikhallen (AH)
Ombyggnad av Teknikhallen pågår. Det kommer att bli tre i stort sett
fullmåttsytor(37x20m) med sportgolv. Nya toaletter och förråd tillkommer. Hallen kommer att bli ett välkommet tillskott både för skolidrotten och föreningslivet.
§4.4 Ombyggnation, Idrottens hus (AH)
AH gav rapport om det senaste kring planerna för ombyggnaden av korridoren på andra våningen.
- Arbetet startar i vecka 2 och beräknas ta fem månader.
- I princip alla inventarier behöver flyttas ut
- Evakueringsplan är framtagen. AH fortsätter planering tillsammans med enhetscheferna.
-
§4.5 Action Helsingborg (AB)
Stadsledningsförvaltningen startade i våras upp Action Helsingborg för att stödja näringsliv och invånare under coronapandemin. I uppdraget ingår även att knyta kontakter mellan behov i föreningslivet och invånare och/eller företag. Fritid Helsingborg är inbjudna och har deltagit i diskussioner om hur vi kan bidra till arbetet. För att inte skapa otydlighet och fler vägar in till staden och till oss är det angeläget att uppdrag, eller case, från Action Helsingborg kanaliseras till ett fåtal personer inom Fritid Helsingborg. MW och AB har i nuläget dessa roller. DN kallar till möte med Action Helsingborg där MW, AH och AB deltar.
§4.6 Medarbetarenkäten (DJ)
Punkten skjuts till nästa möte då ett första resultat kan redovisas.
§4.7 Enkät om information och kommunikation 2020 (AB) Punkten skjuts till nästa möte då ett första resultat kan redovisas.
§4.8 HBG-Learns (MP) Punkten skjuts till nästa möte.
§4.9 Plan22 + genomlysningen av Fritid (DN)
DN lägger upp en tidslinje för det fortsatta arbetet. Information kommer att ges under nästa vecka.
§4.10 Händelserapportering (AB) Punkten skjuts till nästa möte.
§4.11 Intervju om köhantering inom lovverksamhet (DN, MeR) DN och Mer har träffat stadsrevisionen med anledning av deras granskning av hantering av köer. I vårt fall berörde granskningen köhantering till lovverksamhet.
§4.12 Lägergårdarna (AH)
Tre av fyra lägergårdar saknar godkänt brandskydd i form av brandcellsindelning.
Ombyggnationer kommer att göras så att alla anläggningar lever upp till kraven inför uthyrningar våren 2021.
§5 Omvärldsbevakning
§5.1 Rapport från nationella strategnätverket (LO) §5.2 Information om stadens ungdomsråd (KW) §5.3 Omvärldsbevakningsrapport (JZ, KP)
§6 Covid-19
- Nya rutiner från förvaltningen
Vi ska rapportera antal bekräftade smittade med covid-19 till förvaltningen varje vecka.
- Inventering av redundansen
DN tar upp frågan med enhetscheferna om hur vi upprätthåller vår verksamhet om smittspridningen resulterar i ökad
sjukfrånvaro.
§7 Information
§7.1 Skyddsronder (MP) Punkten skjuts till nästa möte.
§7.2 Trivselgrupp för hela Fritid Helsingborg (JW)
Josefina Wingren informerade om den nystartade trivselgruppen för Fritid Helsingborg. Många är intresserade av att vara med och alla enheter är
representerade i gruppen, som har det enkla uppdraget att skapa ökad trivsel för alla i Fritid Helsingborg. Alla idéer är välkomna.
§7.3 Gretas Torp (AB) Inget nytt att rapportera.
§7.4 H22-summit (DN)
H22-summit anordnas nästa vecka, 2-6 november. Information om eventet finns på intranätet: https://intranat.helsingborg.se/nyheter/spannande-talare-pa-h22-summit/
§7.5 Julfest
På grund av de rådande restriktionerna med anledning av coronapandemin kommer vi inte att ha en gemensam julfest med alla medarbetare samlade på en plats.
- Respektive enhet ansvarar för och arrangerar sina egna julfester
- Beslut om förutsättningar kring arrangemangen tas 9 november av enhetschefsgruppen.
§ 8 Summering av dagens möte
- Agendan måste vara genomgången i förväg. Antalet punkter behöver ses över.
- Nästa möte, 23 november, startar kl. 08:30 Anteckningar förda av Anders Bengtsson
