Remissvar Stadengemensamma principer avseende statsbidragshantering 1593/18

(1)

Göteborgs Stad [Östra Göteborg], tjänsteutlåtande 1 (3)

Remissvar Stadengemensamma principer avseende statsbidragshantering 1593/18

Ärendet

Stadsdelsnämnden Östra Göteborg har av Stadsledningskontoret remitterats en begäran om yttrande avseende Förslag om stadenövergripande anvisning avseende

stadsbidragshantering, se bilaga 1.

Svar ska ha inkommit senast torsdagen den 20 juni.

Förslag till beslut

Stadsdelsnämnden Östra Göteborg föreslås

1. tillstyrka stadsledningskontorets förslag till Stadengemensamma principer avseende stadsbidragshantering.

2. översänder detta tjänsteutlåtande som eget yttrande till stadsledningskontoret.

3. förklara paragrafen omedelbart justerad.

Sammanfattning

Med anledning av de nya nämnderna inom utbildningsområdet har frågan om hantering av statsbidrag som rör fler än en nämnd aktualiserats. Stadsledningskontoret föreslår att en nämnd kan ges ansvar för att ansöka, rekvirera och besluta om fördelning av riktade statsbidrag till egen nämnd och att en nämnd kan ges ansvar för samordning och administration för statsbidrag som rör fler än en nämnd.

Grundskolenämnden, Kulturnämnden och Social resursnämnd föreslås att för kommunens räkning samordna och administrera de statsbidrag som berör fler än en nämnd inom respektive verksamhetsområde. Vidare föreslås att de statsbidrag som renodlat går att hänföra till respektive nämnd också kan hanteras av respektive nämnd. En decentralisering av hanteringen av statsbidrag bedöms minska administrationen och sannolikt även öka nämndernas kontroll av processen. Man bedömer vidare att förutsättningarna för de tre nämnder som föreslås få ansvar för att administrera och samordna statsbidrag som rör fler än en nämnd vara mycket goda.

Stadsdelsnämnden har remitterats ett förslag om förändrad hantering av

stadengemensamma riktade statsbidrag, förvaltningen har inte funnit särskilda skäl till invändningar mot stadsledningskontorets förslag.

Östra Göteborg

Tjänsteutlåtande Utfärdat 2019-05-14

Diarienummer N132-0351/19

Handläggare: Fredrik Johansson Telefon:

E-post: fredrik.johansson@ostra.goteborg.se

(2)

Beskrivning av ärendet

I aktuellt reglemente för kommunstyrelsen anges att i den ekonomiska förvaltningen för kommunstyrelsen ingår bland annat att för kommunens räkning ansöka om och rekvirera statsbidrag samt besluta om bidragens fördelning på respektive nämnder. Föreliggande ärende avser förändrad hanteringsordning av statsbidrag dels vad gäller bidrag som rör en enskild nämnd och dels bidrag som rör fler än en nämnd. Med anledning av de nya nämnderna inom utbildningsområdet har frågan om hantering av statsbidrag som rör fler än en nämnd aktualiserats och stadsledningskontoret anser även att en bärande princip för staden bör vara att samtliga nämnder kan ges ansvar att för kommunens räkning ansöka och rekvirera renodlade statsbidrag till egen nämnd. En sådan princip innebär att berörda nämnders reglementen måste justeras. Stadsledningskontoret föreslår följande principer avseende hantering av statsbidrag:

 En nämnd kan ges ansvar för att ansöka, rekvirera och besluta om fördelning av riktade statsbidrag till egen nämnd.

 En nämnd kan ges ansvar för samordning och administration för statsbidrag som rör fler än en nämnd.

De grundläggande principerna som föreslås anges i det reglerande styrande dokumentet Göteborgs Stads anvisning för hantering av statsbidrag som rör fler än en nämnd, se bilaga 2. Grundskolenämnden, Kulturnämnden och Social resursnämnd föreslås att för kommunens räkning samordna och administrera de statsbidrag som berör fler än en nämnd inom respektive verksamhetsområde. Vidare föreslås att de statsbidrag som renodlat går att hänföra till respektive nämnd också hanteras av respektive nämnd. En decentralisering av hanteringen av statsbidrag bedöms minska administrationen och sannolikt även öka nämndernas kontroll av processen. Man bedömer vidare att förutsättningarna för de tre nämnder som föreslås få ansvar för att administrera och samordna statsbidrag som rör fler än en nämnd vara mycket goda.

Ekonomiska konsekvenser

Förvaltningen bedömer att stadsledningskontorets förslag har möjlighet att minska administrationen avseende statsbidrag som rör fler än en nämnd.

Barnperspektivet

Då yttrandet rör övergripande hantering av ansökningar och fördelning av statsbidrag riktade till fler än en nämnd och i praktiken enbart innebär en teknisk skillnad har förvaltningen inte funnit några särskilda aspekter att lyfta utifrån detta perspektiv.

Jämställdhetsperspektivet

(3)

Mångfaldsperspektivet

Miljöperspektivet

Omvärldsperspektivet

Förvaltningens/bolagets bedömning

Förvaltningen har översiktligt värderat huruvida stadsdelsnämnderna, genom förändrade principer avseende hantering av statsbidrag, kan komma att drabbas av ökad administrativ börda alternativt att stadsdelsperspektivet kan komma att förloras i ansöknings- eller fördelningsförfarandet av medel ur statsbidragen. Förvaltningen har dock inte funnit några särskilda skäl till varför dessa risker skulle överväga de förväntade fördelar som lyfts i förslaget och förvaltningen tillstyrker därför stadsledningskontorets förslag.

Samråd

Pensionärsråd och rådet för funktionshinderfrågor får möjlighet till samråd vid de möten när nämndhandlingar gås igenom.

Samverkan

Information har skett i förvaltningens samverkansgrupp 2019-06-05.

Stadsdelsförvaltning Östra Göteborg

Gitte Caous

Stadsdelsdirektör Fredrik Johansson

Ekonomichef

Bilagor

1. Remittering av förslag om stadsövergripande anvisning avseende statsbidrag 2. Göteborgs stads anvisning för hantering av statsbidrag som rör fler än en nämnd

(4)

Göteborgs Stad Stadsledningskontoret, tjänsteutlåtande 1 (7)

Remittering av förslag om stadsövergripande anvisning avseende statsbidragshantering

Förslag till beslut

I kommunstyrelsen

Göteborgs Stads anvisning för hantering av statsbidrag som rör fler än en nämnd, i enlighet med bilaga 1 i stadsledningskontorets tjänsteutlåtande, samt justeringar av reglementen i enlighet med bilaga 2-4, remitteras till Grundskolenämnden,

Förskolenämnden, Utbildningsnämnden, Nämnden för arbetsmarknad och vuxenutbildning, Social resursnämnd, SDN Askim-Frölunda-Högsbo, SDN Östra Göteborg samt Kulturnämnden med begäran om yttrande senast 2019-05-29.

Sammanfattning

Av samtliga kända riktade statsbidrag som staden ansöker om erhålls den största delen från Migrationsverket och Skolverket. Med anledning av de nya nämnderna inom utbildningsområdet har frågan om hantering av statsbidrag som rör fler än en nämnd aktualiserats.

I aktuellt reglemente för kommunstyrelsen anges att i den ekonomiska förvaltningen för kommunstyrelsen ingår bland annat att för kommunens räkning ansöka om och rekvirera statsbidrag samt besluta om bidragens fördelning på respektive nämnder. Föreliggande ärende avser förändrad hanteringsordning av statsbidrag dels vad gäller bidrag som rör en enskild nämnd och dels bidrag som rör fler än en nämnd.

De grundläggande principerna som föreslås gällande statsbidragshantering för staden anges i det reglerande styrande dokumentet Göteborgs Stads anvisning för hantering av statsbidrag som rör fler än en nämnd, bilaga 1.

Grundskolenämnden, Kulturnämnden och Social resursnämnd föreslås att för kommunens räkning samordna och administrera de statsbidrag som berör fler än en nämnd. Vidare föreslås att de statsbidrag som renodlat går att hänföra till respektive nämnd också hanteras av respektive nämnd. Reglementen för dessa föreslås justeras i enlighet med bilaga 2-4. I samband med återrapporteringen av nämndernas remissvar avser stadsledningskontoret återkomma med förslag på justerade reglementen för övriga nämnder som anses berörda av den nya hanteringsordningen.

Stadsledningskontoret

Tjänsteutlåtande Utfärdat 2019-03-25 Diarienummer 1593/18

Handläggare Ulrica Enderberg Telefon: 031-368 00 88

E-post: ulrica.enderberg@stadshuset.goteborg.se

(5)

Ekonomiska konsekvenser

I oktober 2018 lämnade staden ett yttrande gällande huvudbetänkandet i

Tillitsdelegationen - Med tillit växer handlingsutrymmet (SOU 2018:47) och En lärande tillsyn (SOU 2018:48). Staden tillstyrkte förslaget om att regeringen ska ha som

huvudprincip att använda sig av generella statsbidrag. Bidragen är ibland riktade mot insatser som inte motsvarar de lokala utvecklingsbehoven vilket kan innebära att viktiga lokala behov får stå tillbaka för nationella satsningar. I stadens yttrande poängterades att utformningen på bidragen ofta ger omfattande administration på flera nivåer i

verksamheterna både vad gäller ansökningsförfarandet och uppföljning av bidragen.

Föreliggande förslag bygger på principerna att en nämnd på egen hand ska kunna ansöka, rekvirera och fördela riktade statsbidrag samt att en nämnd kan ges ansvar för

administration och samordning av statsbidrag som rör fler än en nämnd. Dessa principer bidrar till att minska den administrativa processen.

De kända riktade statsbidragen som hanteras inom stadsledningskontoret och som staden erhöll under 2017 uppgick till cirka 2,3 miljarder kronor. Totalsumman är ungefärlig eftersom den kan innehålla bidrag för 2016 som betalats ut i efterskott, liksom bidrag för 2018 som betalats ut i förskott.

De kostnader som hanteringen väntas medföra de nämnder som ges ansvar för att samordna och administrera bidrag som rör fler än en nämnd, förutsätts finansieras av aktuella statsbidrag.

Ekonomiavdelningen avser arbeta vidare med och planera för hur externa bidrag fortsättningsvis ska följas upp inom ramen för stadens årsrapportering.

Barnperspektivet

Syftet med de flesta av de riktade statsbidragen inom utbildningsområdet är att stärka likvärdigheten och kunskapsutvecklingen hos barn och unga.

Mångfalds-, jämställdhets- och miljöperspektivet

Stadsledningskontoret har inte funnit några särskilda aspekter på frågan utifrån detta perspektiv.

Omvärldsperspektivet

Riksrevisionen¹ granskade under 2017 ändamålsenlighet avseende systemet med riktade statsbidrag till skolans huvudmän. I riksrevisionens rapport konstateras bland annat att den stora mängden statsbidrag orsakar splittring och försvårar, ibland omöjliggör, både fokusering och långsiktig planering hos huvudmännen. Riksrevisionens slutsats var att systemet inte fungerar ändamålsenligt, och i vissa fall till och med riskerar att påverka skolutvecklingen åt fel håll och rekommenderar bland annat en översyn av bidragens konstruktion och en sammanläggning av vissa bidrag eller överföring av riktade bidrag till generella.

Just nu pågår en översyn på nationell nivå för hur en mer strategisk och ändamålsenlig användning av de riktade bidragen kan uppnås.

1 Riktade statsbidrag till skolan – nationella prioriteringar men lokala behov (RiR 2017:30)

(6)

I maj 2017 lades stadsområdesförvaltningarna och Sociala resursnämnden ned i Malmö stad. Malmö återgick därmed till en ren facknämndsindelning utan geografisk indelning av den politiska ledningen. I samband med organisationsförändringen flyttades

statsbidragshanteringen från stadskontoret till berörda förvaltningar på liknande sätt som föreslås i föreliggande ärende.

Bilagor

1. Göteborgs Stads anvisning för hantering av statsbidrag som rör fler än en nämnd.

2. Förslag reglemente för Göteborgs grundskolenämnd.

3. Förslag reglemente för Göteborgs kulturnämnd.

4. Förslag reglemente för Göteborgs social resursnämnd.

(7)

Ärendet

Ärendet avser ändrad hanteringsordning av statsbidrag. Syftet med de grundläggande principerna som anges nedan är att de ska vara tillämpningsbara för samtliga berörda nämnder i staden.

Beskrivning av ärendet

Av samtliga kända riktade statsbidrag som staden ansöker om erhålls den största delen från Migrationsverket och Skolverket. De riktade statsbidragen avser att finansiera ett specifikt ändamål eller uppdrag och måste användas till det. Stadsledningskontoret samordnar i allt mindre omfattning arbetet kring de statsbidrag som berör skol- och verksamhetsformer inom SDN-området samt statsbidrag som berört flera skolformer som exempelvis grundskola och gymnasieskola.

I april 2018 fattade stadsdirektören ett principbeslut som innebar att

stadsledningskontoret initialt efter 1 juli 2018 skulle behålla samordningen för de skolformsöverskridande statsbidragen. Inriktning för det vidare arbetet var att stadsledningskontoret under hösten skulle ta initiativ till att successivt föra över stora delar av ansvaret till någon av förvaltningarna inom utbildningsområdet, men att

förskole-, grundskole-, och utbildningsförvaltningen från 1 juli 2018 tog över ansvaret för de statsbidrag som renodlat går att hänföra till respektive skolform.

Stadsdirektören fattade 2018-11-12 beslut om att det skulle tas fram några bärande principer som skulle kunna tillämpas för samtliga nämnder.

Grundskole-, kulturnämnden och social resursnämnd föreslås att inom respektive verksamhetsområde ta ansvar för att enligt lag och förordningar administrera och samordna statsbidrag som rör fler än en nämnd, i de fall ansvaret inte ligger på annan nämnd, bilaga 2–4. Vidare föreslås att de statsbidrag som renodlat går att hänföra till respektive nämnd hanteras av respektive nämnd. I samband med återrapporteringen av nämndernas remissvar avser stadsledningskontoret återkomma med förslag på justerade reglementen för de nämnder som anses berörda av den nya hanteringsordningen.

Anvisningen, bilaga 1, har tagits fram i samverkan med ekonomicontrollers och HR på stadsledningskontoret samt berörda tjänstemän från Förskole-, Grundskole- och Utbildningsförvaltningen, Arbetsmarknads och vuxenutbildningen, Center för skol- utveckling och Trafikkontoret.

Medverkande tjänstemän representerar de förvaltningar som i dagsläget har flest och störst ekonomisk tyngd vad gäller statsbidrag.

Bärande principer för staden

Enligt gällande reglemente ankommer det på kommunstyrelsen att för kommunens räkning ansöka om och rekvirera statsbidrag samt besluta om bidragens fördelning på respektive nämnder. Stadsledningskontoret kan konstatera att det idag förekommer avvikelser i flera nämnder, till exempel inom utbildningsområdet. Utbildningsnämnden omhändertar redan idag de statsbidrag som renodlat går att hänföra till gymnasieskolan, gymnasiesärskola och vuxenutbildning, liksom nämnden för arbetsmarknad och

vuxenutbildning som står bakom den ansökan som man gör gemensamt med GR.

(8)

Sett till staden som helhet har social resursnämnd och grundskolenämnden i särklass flest statsbidrag att hantera som rör fler än en nämnd. Inom utbildningsområdet, i de fall statsbidragen är skolformsöverskridande, delas dessa i de flesta fall mellan grundskola och gymnasieskola.

Stadsledningskontoret föreslår följande principer (i kursiverad stil nedan) avseende hantering av statsbidrag:

En nämnd kan ges ansvar för att ansöka, rekvirera och besluta om fördelning av riktade statsbidrag till egen nämnd.

Stadsledningskontoret anser att en bärande princip för staden bör vara att samtliga nämnder kan ges ansvar att för kommunens räkning ansöka och rekvirera renodlade statsbidrag till egen nämnd. En sådan princip innebär att berörda nämnders reglementen måste justeras.

En nämnd kan ges ansvar för samordning och administration för statsbidrag som rör fler än en nämnd.

En viktig förutsättning som påverkar bidragshanteringen inom utbildningsområdet är att Skolverket endast accepterar en samlad ansökan från staden. Detta ställer särskilda krav på samordning mellan förvaltningarna vad avser bidrag som är skolformsövergripande.

Grundskoleförvaltningen har, enligt stadsdirektörens principbeslut i avvaktan på en fördjupad utredning, förvaltat uppdraget om hantering av skolformsövergripande

statsbidrag. Grundskoleförvaltningen kan sägas utgöra ett nav mellan de fyra nämnderna och föreslås därför få ansvar att samordna och administrera skolformsövergripande bidrag inom utbildningssektorn. Administrations- och samordningsansvar för ett område, t ex utbildningsområdet, innebär ansvar för att administrera och samordna riktade statsbidrag för de nämnder som har för avsikt att ansöka även om samordnande nämnd inte avser ingå i ansökan. Exempelvis förväntas grundskolenämnden koordinera ansökningar som avser utbildningsnämnden och nämnden för arbetsmarknad och vuxenutbildning.

Samma princip bör gälla hanteringen av statsbidrag för kulturområdet. Dessa hanteras idag av stadsledningskontoret, men hanteringen föreslås överlåtas till kulturnämnden.

Social resursnämnd hanterar redan idag flyktingadministrationen och ansöker om statsbidrag för hela staden (utbildningsnämnden undantaget). I nämndens reglemente finns detta angett som ett administrativt uppdrag.

Reglementet för de tre ovan nämnda nämnderna föreslås justeras med anledning av det nämndövergripande administrations och samordningsansvaret.

Föreslagna principer innebär att stadsledningskontoret i stora delar avhänder sig det operativa arbetet vad avser statsbidragshantering, vilket går i linje med pågående

förändrings- och utvecklingsarbete på stadsledningskontoret där den bärande tanken är att kontoret ska arbeta mer strategiskt och mindre operativt.

En nämnd som enligt gällande reglemente har en samordnande och administrativ funktion ansvarar för att koordinera arbetet med den fastställda process för statsbidragshantering som definieras i Göteborgs Stads anvisning för hantering av statsbidrag som rör fler än en nämnd. Förvaltningen ansvarar för att leda den operativa hanteringen av statsbidrag som rör fler än en nämnd. Det innebär exempelvis att utveckla former för samverkan och

(9)

skapa kontinuerliga samverkansforum med berörda förvaltningar och på så sätt skapa delaktighet i arbetet.

Fördelning av statsbidrag som rör fler än en nämnd ska beslutas av kommunstyrelsen eller utsedd delegat.

Kommunstyrelsen eller den som kommunstyrelsen utsett som delegat i frågan ska fatta det formella beslut som krävs vad gäller fördelning av statsbidrag som rör fler än en nämnd.

I samband med årsrapporteringen till kommunstyrelsen och kommun-fullmäktige sammanställer ansvarig nämnd vilka externa bidrag som staden erhållit.

Stadsledningskontoret anser, som en del av kommunstyrelsens ledning, styrning och uppsikt, att samtliga berörda nämnder ska lämna information till kommunstyrelsen om de statsbidrag som nämnder har sökt, vilka bidrag som funnits möjlighet att söka och varför nämnden avstått från att söka. Ekonomiavdelningen avser arbeta vidare med och planera för hur externa bidrag fortsättningsvis ska följas upp inom ramen för stadens

årsrapportering.

Stadsledningskontorets huvudsakliga uppdrag blir att fortlöpande bevaka utvecklingen inom statsbidragsområdet då detta är en viktig analysparameter i stadens budgetarbete.

Stadsledningskontoret kommer även att ha en funktion som samtalspartners vid strategiska frågor inom området. Bidrag av särskild strategisk betydelse är exempelvis Lärarlönelyftet och Karriärtjänster, där bidragen har en direkt inverkan på stadens strategier för lönebildning (HR-området).

Stadsledningskontorets bedömning

Göteborgs Stad ansöker om och rekvirerar en mängd statsbidrag årligen. En

decentralisering av hanteringen av statsbidrag minskar administrationen som annars krävs på flera nivåer i verksamheterna både vad gäller ansökningsförfarande, rekvirering och uppföljning av bidragen. Decentraliseringen ger sannolikt även respektive nämnd bättre kontroll över hela processen.

Förutsättningarna för de tre nämnder som föreslås få ansvar för att administrera och samordna statsbidrag som rör fler än en nämnd bedöms vara mycket goda. Det finns redan idag etablerade enheter med kompetenta medarbetare inom social resursförvaltning och grundskoleförvaltningen som omhändertar administration och samordning av

renodlade samt skolformsövergripande statsbidrag i väntan på ett formellt beslut.

Stadsledningskontorets avsikt är att utifrån berörda nämndernas önskemål vara behjälpliga under införandet av den nya hanteringsordningen för att dessa ska kunna etablera en bra organisation och arbetssätt. Den stadsövergripande anvisningen för bidrag som rör fler än en nämnd bör också kunna bidra till en smidig övergång med en tydlig roll- och ansvarsfördelning.

(10)

Lisbeth Nilsson

Direktör Välfärd och utbildning

Eva Hessman Stadsdirektör

(11)

Göteborgs Stads anvisning för

hantering av statsbidrag som rör

fler än en nämnd

(12)

1

Göteborgs Stads styrsystem

Utgångspunkterna för styrningen av Göteborgs Stad är lagar och författningar, den politiska viljan och stadens invånare, brukare och kunder. För att förverkliga utgångspunkterna behövs förutsättningar av olika slag.

Stadens politiker har möjlighet att genom styrande dokument beskriva hur de vill realisera den politiska viljan. Inom Göteborgs Stad gäller de styrande dokument som antas av kommunfullmäktige och

kommunstyrelsen. Därutöver fastställer nämnder och bolagsstyrelser egna styrande dokument för sin egen verksamhet.

Kommunfullmäktiges budget är det övergripande och överordnade styrande dokumentet för Göteborgs Stads nämnder och bolagsstyrelser.

Om Göteborgs Stads styrande dokument

Göteborgs Stads styrande dokument är våra förutsättningar för att vi ska göra rätt saker på rätt sätt. De anger vad nämnder/styrelser och förvaltningar/bolag ska göra, vem som ska göra det och hur det ska göras. Styrande dokument är samlingsbegreppet för dessa dokument.

Stadens grundläggande principer såsom demokratisk grundsyn, principer om mänskliga rättigheter och icke-diskriminering omsätts i praktisk verksamhet genom att de integreras i stadens ordinarie beslutsprocesser. Beredning av och beslut om styrande dokument har en stor betydelse för förverkligandet av dessa principer i stadens verksamheter.

De styrande dokumenten ska göra det tydligt både för organisationen och för invånare, brukare, kunder, leverantörer, samarbetspartners och andra intressenter vad som förväntas av förvaltningar och bolag. De styrande dokumenten ligger till grund för att utkräva ansvar när vi inte arbetar i enlighet med vad som är beslutat.

(13)

2 Dokumentnamn: Göteborgs Stads anvisning för hantering av statsbidrag som rör fler än en nämnd

Beslutad av: Gäller för: Diarienummer: Datum och paragraf för

beslutet:

Kommunfullmäktige [Text] [Nummer] [Text]

Dokumentsort: Giltighetstid: Senast reviderad: Dokumentansvarig:

[Dokumentsort] [Giltighetstid] [Datum] [Funktion]

Bilagor:

[Bilagor]

Innehåll

Inledning ... 3

Syftet med denna anvisning ... 3

Vem omfattas av anvisningen ... 3

Bakgrund ... 3

Koppling till andra styrande dokument ... 3

Anvisning för hantering av statsbidrag ... 4

Samordnande och administrerande funktion ... 4

Vägledning och avsteg ... 4

Processen ... 4

1. Bereda budget ... 4

2. Värdera bidrag ... 5

3. Ansöka om bidrag ... 6

4. Rekvirera bidrag ... 6

5. Fördela bidrag ... 7

6. Redovisa bidrag ... 7

7. Ev. återbetala bidrag ... 8

(14)

3

Inledning

Syftet med denna anvisning

Syftet med dokumentet är att skapa en likvärdig hantering av statsbidrag samt särskilt tydliggöra den övergripande processen för bidrag som rör fler än en nämnd. Dokumentet är ett reglerande styrande dokument och ska tala om hur organisationen ska handla här och nu, i sitt vardagliga agerande.

Vem omfattas av anvisningen

Denna anvisning gäller tillsvidare för de nämnder som inom ramen för reglementet ansvarar för samordning och administration för statsbidrag som rör fler än en nämnd.

Bakgrund

Dokumentet är framtaget mot bakgrund av beslut om hanteringsordning av statsbidrag, i synnerhet i de fall ansvar för att samordna och administrera flyttats från kommunstyrelsen till en enskild nämnd. Bärande principer för stadens statsbidragshantering har tagits fram och dessa anges nedan och är utgångspunkt för innehållet i föreliggande dokument.

 En nämnd kan ges ansvar att ansöka, rekvirera och besluta om fördelning av riktade statsbidrag till egen nämnd.

 En nämnd kan ges ansvar för samordning och administration i de fall bidraget rör fler än en nämnd.

 Fördelning av statsbidrag som berör fler än en nämnd ska beslutas av kommunstyrelsen eller utsedd delegat.

 I samband med årsrapporteringen sammanställer respektive nämnd vilka statsbidrag som staden erhållit.

Koppling till andra styrande dokument

Stadens reglementen.

Riktlinjer för styrning, uppföljning och kontroll, kommunfullmäktige, 2016-09-08, § 17.

Regler för ekonomisk planering, budget och uppföljning, kommunfullmäktige, 2016-09- 08 §17.

Riktlinje för styrande dokument, kommunfullmäktige, 2017-01-26 §20.

(15)

4

Anvisning för hantering av statsbidrag

I nämndens reglemente anges huruvida nämnden ansvarar för att ansöka, rekvirera och fördela riktade statsbidrag. I reglementet anges också om nämnden tilldelats ett särskilt ansvar för att samordna och administrera statsbidrag som rör fler än en nämnd.

Anvisningen avser att tydliggöra de aktiviteter som ingår i hanteringen av statsbidrag som rör fler än en nämnd samt att tydliggöra roller och ansvar inom respektive aktivitet.

Samordnande och administrerande funktion

En nämnd som enligt gällande reglemente har en samordnande och administrativ funktion ansvarar för att koordinera arbetet enligt den fastställda processen för

statsbidragshantering som definieras nedan. Nämnden delegerar ansvaret för att leda den operativa hanteringen av statsbidrag som rör fler än en nämnd via aktuell

delegationsordning. Det operativa arbetet innebär t ex att skapa kontinuerliga

samverkansforum med berörda förvaltningar och på så sätt skapa delaktighet i arbetet.

Kommunstyrelsen (KS) ansvarar för det stadsövergripande strategiska perspektivet.

Mellan kommunstyrelsen och utsedda nämnder ska det finnas väletablerade kontakt- och samarbetsytor som verkar för stadens bästa.

Vägledning och avsteg

I vissa fall kommer sannolikt föreliggande anvisning inte vara tillräcklig beroende på statsbidragets komplexitet. Nämnder med samordningsansvar kan i dessa fall, i samråd med kommunstyrelsen, ta fram andra arbetsformer och rutiner för de statsbidrag där föreliggande anvisning inte anses tillämplig.

Processen

Hantering av statsbidrag är inte en statisk process som startar i början av januari och avslutas i december. Processen består av flera aktiviteter som grovt kan delas in i nedanstående delar.

Denna anvisning avser att bryta ner dessa aktiviteter för att synliggöra innehållet.

1. Bereda budget

Denna del av processen tar dels sin början i budgetberedningen och är en del av den omvärldsbevakning som krävs för att ta fram ett underlag till kommunfullmäktiges budget. Här sker identifiering av vilka bidrag som aviseras i aktuell

budgetproposition, vilka nämnder som är berörda, vilka bidrag som försvinner i den nya budgeten etc.

(16)

5

Bidragen behöver löpande speglas mot den budget som är antagen.

Kontinuerlig riskbedömning krävs, både på stadsövergripande- och nämndnivå.

1.1 Roller och ansvar

Stadsövergripande perspektiv (KS): Bedömer och prognostiserar -hur mycket bidrag förväntas staden att få? Bidrag som kommer under löpande budgetår – på vilket sätt påverkas budgetprocessen? Hur påverkar bidraget stadens inritning för

verksamhetens inritning? Har bidraget t ex bäring på det personalpolitiska området?

Ansvarar för att skapa logglista som underlag för kommunfullmäktiges budget.

Samordnande nämnds perspektiv: Samordnar berörda nämnders bedömning och prognostisering -hur mycket bidrag förväntas berörda nämnder att få? Har bidraget bäring på det personalpolitiska området?

Ansvarar för att utveckla former för bidragssamverkan och kommunikations- och informationsflödet mellan berörda nämnder och kommunstyrelsen redan i samband med budgetprocessen.

Nämndperspektiv (berörda nämnder): Bedömer och prognostiserar -hur mycket bidrag förväntas nämnden att få? Kan bidragets intentioner genomföras? Ligger bidraget i linje med övrig planerad verksamhet? Hur avses bidraget redovisas – finns ev. risk för återbetalning?

Bidrag som inkommer under löpande budgetår – på vilket sätt påverkas nämndens budgetprocess och finansiering överlag?

Ansvarar för att utse en huvudansvarig för respektive bidrag för att säkra kommunikations- och informationsflödet mellan berörda nämnder och kommunstyrelsen.

2. Värdera bidrag

Riskbedömningen i föregående processteg ska följas upp på stadsövergripande- och nämndnivå.

Stadsövergripande perspektiv (KS): Uppdaterar den riskbedömning som genomförts i tidigare processteg.

En särskild värdering ska genomföras tillsammans med berörd förvaltning i de fall statsbidraget anses få påverkan på verksamhetens inriktning och på lönebildningen.

Samordnande nämnds perspektiv: Sammanställer berörda nämnders värderingar och avsikt att ingå i en gemensam ansökan och diskutera vilka effekter som ska uppnås.

Ansvar för att hitta former för gemensam värdering där flera nämnder berörs, i synnerhet i de fall där bidraget t ex kan tillfalla en nämnd, medan insatsen görs i annan nämnd.

Ansvarar för att sätta upp en tydlig tidsplan för arbetet framåt.

(17)

6

Nämndperspektiv (berörda nämnder): Uppdaterar den riskbedömning som genomförts i tidigare processteg och analysera särskilt vad som händer när bidraget tar slut och aktiviteter upphör. Skapar en plan för hur detta ska kommuniceras.

Värderar och eventuellt formellt beslutar vilka bidrag där nämnden avser ingå i en gemensam ansökan. Ansvarar för att inom angiven tid meddela utsedd kontaktperson på samordnande förvaltning om att ingå i den gemensamma ansökan.

3. Ansöka om bidrag

I samverkan identifieras vilka förutsättningar och regler som gäller för att göra en gemensam ansökan.

Stadsövergripande perspektiv (KS): Ansvarar för att hålla logglista med gemensamma statsbidrag uppdaterad.

Deltar vid behov som en neutral part i arbetet med att ansöka om statsbidrag.

Samordnande nämnds perspektiv: Ansvarar för att upprätta rutiner för att upprätta en statsbidragsansökan för de nämnder som inom utsatt tidplan har meddelat

samordnande nämnd att man har för avsikt att ingå i en gemensam ansökan.

Ansvarar för att hantera den administrativa processen för den formella ansökan om statsbidrag, inkluderat diarieföring av beslut och utgående handlingar.

Nämndperspektiv (berörda nämnder): Ansvarar för att sammanställa de uppgifter som är nämndspecifika för ansökan. Ansvarar för att kvalitetssäkra dessa i

samverkansform innan gemensam ansökan skickas.

4. Rekvirera bidrag

Bidrag som rör fler än en nämnd ska i möjligaste mån rekvireras av samordnande förvaltning med stadsledningskontoret (N900) som mottagare för vidare fördelning.

Regelverket för vissa statsbidrag tillåter endast en central mottagare, dvs stadsledningskontoret (N900).

Stadsövergripande perspektiv (KS): Bevakar inbetalningar och ekonomiska transfereringar till staden. Ansvarar för samordning mellan ansvarig nämnd och stadsledningskontoret.

Deltar vid behov som en neutral part i arbetet med förslag till fördelning av beviljade bidrag.

Samordnande nämnds perspektiv: Ansvarar för rekvirering av bidrag som rör fler än en nämnd, med stadsledningskontoret som mottagare.

Ansvarar för att i samverkansforum initiera arbete med att ta fram förslag på hur beviljat bidrag ska fördelas mellan nämnder som ingått i ansökan.

(18)

7

Nämndperspektiv (berörda nämnder): Periodiserar inkomna medel i förhållande till genomförda insatser. Avropar medel från kommunstyrelsen via stadsledningskontoret kommuncentralt.

Ansvarar för att aktivt delta i arbetet med att ta fram förslag på fördelning av beviljat bidrag.

5. Fördela bidrag

Enligt beslutad princip ska fördelning av statsbidrag som rör fler än en nämnd beslutas av kommunstyrelsen eller den som utsetts till delegat i frågan.

Stadsövergripande perspektiv (KS): Genomför en riskanalys på inkommande fördelningsgrund avseende effekter för staden.

Beslutar om hur bidraget ska kodas för att möjliggöra uppföljning av statsbidraget på en stadsövergripande nivå.

Tillser att ett fördelningsbeslut fattas och att en rekvireringsblankett skrivs under av kommunstyrelsen eller av utsedd delegat.

Kommunicerar beslut till berörda nämnder.

Samordnande nämnds perspektiv: Utreder vilken typ av statsbidrag som avses, vilka förvaltningar som är berörda. Ansvarar för att regler för respektive bidrag ska vara tydliggjorda innan bidraget kommer, även regler för återbetalning ska vara

tydliggjorda.

Administrerar aktuell rekvisition som skickas för godkännande och underskrift till kontaktperson på stadsledningskontoret.

Ansvarar för att i samverkan ta fram förslag på relevanta fördelningsgrunder för aktuellt bidrag. Värderar ev. återbetalning och om bidraget är flerårigt hur förvaltningarna behöver säkerställa nyttjandet per år.

Ansvarar för att formulera ett förslag på beslutsunderlag som skickas till ansvarig kontaktperson på stadsledningskontoret.

6. Redovisa bidrag

Statsbidragens redovisningskrav ser olika ut beroende på bidragets inriktning och ibland förändras kraven under bidragstiden.

Samordnande nämnds perspektiv: Ansvarar för att den interna tidplanen är känd.

Ansvarar för att administrera redovisningen och i samverkansforum får den godkänd av övriga berörda nämnder.

Ansvarar för att redovisning inrapporteras till berörd myndighet.

Ansvarar för diarieföring av ärendets samtliga dokumentation.

(19)

8

Ansvarar för att i samverkansforum analysera effekter av bidraget. Vad har vi lärt oss och hur påverkar det vårt framtida arbete?

Nämndperspektiv (berörda nämnder): Ansvarar för kontinuerlig uppföljning och dokumentation under bidragstiden.

Ansvarar för att sammanställa den enskilda nämndens redovisning och inom angiven tidplan skicka till ansvarig kontaktperson på samordnande nämnd.

Respektive nämnd sammanställer vilka externa bidrag som sökts och hur mycket bidrag som erhållits, redovisas enligt särskild anvisning i stadens årsrapportering.

7. Ev. återbetala bidrag

Återbetalningen bygger på fördelningen av bidraget, men bör även vara kopplat till prestation. Ett tydligt internt prognosarbete i staden kan undvika eventuellt krav på återbetalning och kan ge underlag för en eventuell omfördelning av bidraget.

Stadsövergripande perspektiv (KS): Ansvarar för att outnyttjade medel återbetalas till berörd myndighet, ställer ut krav till de nämnder som återkravet avser.

Samordnande nämnds perspektiv: Ansvarar för att det finns lokalt framtagna regler för återbetalning som beslutats av berörda nämnder genom likalydande beslut.

Nämndperspektiv (berörda nämnder): Ansvarar för att kontinuerligt bevaka och tidigt flagga för eventuell risk för återbetalning.

Ansvarar för att det finns lokalt framtagna regler för återbetalning om nämnden inte lever upp till bidragets krav.