Arbetstidssystem
Vara kommun har under två år avsatt extra medel motsvarande tre miljoner kronor per år för att införa extraordinära insatser för hälsan.
De extra medlen ska användas utifrån att de:
- ska skapa ett bestående värde - är av tillfällig karaktär
- ska skapa ett minskat arbetstryck
- ska öka friskvårdsaktiviteten hos medarbetarna - ska minska andelen vikariat på sikt.
Pengarna kommer att användas till tidig, aktiv rehabilitering, alternativa arbetstidssystem och arbetslagsutveckling.
I NLEDNING
Vara kommun har avsatt en miljon för att under ett år testa nya arbetstidssystem. Val av system föll på en modell som kallats CaPe-modellen och som kortfattat bygger på ett schema där medarbetarna arbetar 3,5 dagar och är lediga 2,5 dagar. Den schemalagda tiden med brukarna utgör i systemet 85% av arbetstiden, resterande tid (15%) används till planering,
verksamhetsutveckling och personlig utveckling.
Mål
Syftet med försöket är att skapa en arbetssituation där medarbetarna mår bra, utvecklas och trivs och en verksamhet med hög kvalitet och effektiv resursnyttjande.
Följande mål finns:
- Andelen korttidssjukskrivna har minskat i jämförelse med kommunen i sin helhet.
För att mäta detta mål kommer sjukskrivningsstatistik att jämföras dels på årsbasis 2002 – 2004, dels andelen sjukskrivna den 1 september 2003 och 2004.
- Medarbetarna upplever att de under 2004 i högre utsträckning än 2002 kan påverka sin arbetssituation.
- Medarbetarna upplever att de under 2004 i högre utsträckning än 2004 deltar i planeringen av verksamheten.
- Medarbetarna upplever att de under 2004 har mer ork över till en aktiv fritid än 2004.
Måluppfyllnad kommer att mätas genom att jämföra arbetsklimatundersökningens resultat 2002 och 2004.
- Verksamhetens effektivitet har ökat.
Målet kommer att mätas genom att granska bokslut och verksamhetsberättelser för 2002 och 2004 samt utifrån resultatenhetschefens subjektiva upplevelse.
Målet kommer att mätas genom en brukarundersökning inom äldreomsorgen vilken genomförs i två omgångar; 1 mars 2004 samt mars 2006. De anhöriga kommer att tillfrågas särskilt vid två tillfällen;
dels inledningsvis och dels i samband med projektet slut.
- Öka aktiveringen och utevistelsen för vårdtagarna och på så sätt minska vårdtyngden.
Målet följs upp genom löpande beskrivningar av aktiviteter samt genomgång av dessa och egna reflektioner i arbetsgruppen kring vårdtagarnas vårdtyngd, humör och aktivitet.
Avgränsning
Södergård är den enhet inom äldreomsorgen där ett förändrat arbetstidssystem ska testas.
Försöket pågår under perioden 2004-01-01 – 2004-12-31. Projektet vänder sig till dagpersonal.
Förutsättningar
- Heltidsmåttet ändras inte. (37 timmar/vecka)
- 15% av medarbetarnas tid är inte i direkt vårdarbete med brukare. Den tiden används till gemensamt överenskomna fasta aktiviteter som t.ex arbetsplatsgrupper,
medarbetarsamtal, samverkansgrupper, handledning och arbetslagsutveckling. Dessutom används 40 timmar till sjukvikariat per år och heltid. För resterande tid görs individuella överenskommelser mellan resultatenhetschefen och varje enskild medarbetare om hur den ska användas. Här kan det handla om t.ex individuell kompetensutveckling och friskvård.
- Ingen medarbetare får delmarkera under projekttiden. Detta innebär att innan projektet startar ska en översyn och inventering av samtliga medarbetares önskemål om
tjänstgöringsgrad göras.
P ROJEKTORGANISATION
Projektledare är resultatenhetschefen på Södergård; Christina Salomonsson. Hon ansvarar ytterst för projektets måluppfyllelse, planering och de insatser som krävs för att nå målen. Under
projekttiden kommer Christina att ha administrativt stöd motsvarande 40%. Ekonomiskt ansvarig är Utvecklingschef Jan-Erik Persson, för framarbetande av projektplan och sammanställning av projektrapport står Kvalitetschef, Maria Salander.
Karolinska institutet är tillfrågade och villiga att utgöra projektstöd och fungera konsultativt vid genomförande och utvärderingsförfarandet. Konsultstöd för processkartläggning kommer att användas.
I sitt arbete med införande av alternativt arbetstidssystem på Södergård har projektledaren stöd i socialförvaltningens utvecklare, Gunnar Naumburg och socialchef, Tommy Nyberg samt Svenska kommunalarbetarförbundets fackliga företrädare i Vara kommun.
Utvecklare Utvecklare
Kommunal Kommunal
Utvecklingschef Utvecklingschef Socialchef
Socialchef
Kvalite tschef Kvalite
tschef Södergårds
medarbetare Södergårds medarbetare Resultatenhetschef Resultatenhetschef Externt stöd
Utvärdering
processkartläggning Externt stöd
Utvärdering
processkartläggning
Avstämning av projektet görs löpande med samtliga inblandade parter, dock endast representanter från medarbetarna och kommunal.
I NSATSER
Projektet består av olika delar; arbetstidsförläggning, verksamhetsutveckling och kompetensutveckling.
Arbetstidsförläggning
Under projekttiden kommer ett nytt system där arbetstiden schemaläggs utifrån CaPe modellen att testas. Systemet innebär att 85 % av arbetstiden schemaläggs i verksamheten och vård- och omsorgsprocessen, 15 % av tiden fördelas på kompetensutveckling och verksamhetsutveckling.
Dvs. utveckling av individ, grupp och organisation.
Verksamhetsutveckling
Tid för arbetslagsutveckling, medarbetarsamtal, arbetsplatsträffar, lönesamtal och samverkans- arbete planeras in gemensamt på den 15 % som inte är schemalagt för huvudprocessen.
De första tre - fyra månaderna kommer mer tid att användas för att kartlägga arbetet, se över metodval och arbetsfördelningar. Till denna processkartläggning kommer extern konsult att användas.
I samband med Södergårds arbetstidsförsök kommer enheten även att testa kommunens internaktiva rapportering av tillbud och skador.
Kompetensutveckling
Individuella utvecklingsplaner arbetas fram för var och en på Södergård tillsammans med
resultatenhetschefen. Utvecklingsplanen kan innehålla delar som kurser, utbildningar, praktik och friskvård. Insatserna kan ske individuellt eller i grupp beroende på dess art. Utvecklingsplanerna följs upp en gång i halvåret.
Kinnekullehälsan.
Tid- och aktivitetsplan
När Vad Ansvarig
Oktober, 2003 Nytt schema framarbetat Christina Salomonsson November, 2003 Arbetsfördelning utifrån det nya schemat klart. Christina Salomonsson
&
Samtliga medarbetare November,
December, 2003
Tider för arbetslagsutveckling, medarbetarsamtal, arbetsplatsträffar, lönesamtal och
samverkansarbete schemaläggs för nästa år.
Individuella utvecklingssamtal är genomförda och utvecklingsplaner för varje medarbetare är
framarbetade.
Christina Salomonsson
&
Samtliga medarbetare
Januari, 2004 Nytt schema startar upp. Christina Salomonsson Maj, 2004 Avstämning av utvecklingsplaner Christina Salomonsson
Arbetsklimatundersökningen genomförs Maria Salander September, 2004 Resultaten från arbetsklimatundersökningarna är
sammanställt och arbetas igenom i arbetsgruppen. Christina Salomonsson Projektets målformuleringar följs upp utifrån
resultatet från arbetsklimatundersökningen. Maria Salander Januari , 2005 Projektet utvärderas, målen följs upp och en
slutrapport lämnas i februari, 2005 till socialnämnd, personalnämnd och kommunstyrelsen.
Maria Salander
K OSTNADER
Kostnader som inte belastar projektbudgeten, utan tas från centrala konton för verksamhets- och kompetensutveckling.
Alternativt arbetstidssystem 2, 85 extra tjänster 920.000
Arbetslagsutveckling Konferens 2 dagar 20.000
Individuella hälsoprogram 25 personer a´2000 sek 50.000
Studiebesök Resa 10.000
SUMMA 1.000.000
Processkartläggning Utvecklingskontot 60.000
Administrativt stöd Rehabkontot 90.000
Karolinska institutet Rehabkontot 50.000
SUMMA 200.000
Utvärdering
Utvärderingen av projektet gäller följande frågeställningar:
• Har målen i projektplanen uppfyllts?
• Upplever medarbetare, resultatenhetschef, socialchef, utvecklare och representanter från kommunal att målen uppfyllts tack vare den alternativa arbetstidsförläggningen?
• Vad har projektet kostat?
Utvärderingen görs genom att
- jämföra arbetsklimatundersökningen 2002 och 2004, - granska sjukskrivningsstatistik,
- granska bokslut och verksamhetsberättelse och genom
- samtal med medarbetare, resultatenhetschef, socialchef, utvecklare och representanter från kommunal.
- genomgång av de personliga utvecklingsplanerna.
- Träffar med anhöriga.
- Brukarundersökning mars 2004 – denna kommer att följas upp i mars 2006.
- enkät till samtliga medarbetare 2004 utöver arbetsklimatundersökningen. (se bilaga) - Innan slutrapport överlämnas ska samtliga berörda haft möjlighet att under två veckors
tid läsa igenom och lämna synpunkter på densamma.
Utvärderingen genomförs under januari 2005 och avrapporteras till socialnämnd, personalnämnd och kommunstyrelsen under februari månad.
Ansvarig för sammanställningen av utvärderingen är kvalitetschef, Maria Salander. Som stöd i utvärderingsfasen finns representanter från Arbetsmiljömedicin vid Karolinska institutet.
Utvärderingens utfall
Utfallet av utvärderingen granskas och analyseras för att ligga till grund för beslut om försöket med alternativt arbetstidssystem ska permanentas eller inte. Utgångspunkten för att försöket ska permanentas är att det ska ge positiva effekter på medarbetarnas välbefinnande och vara
självgående sett ur ekonomisk synvinkel, utan att extra medel tillskjuts.
Beslut om detta fattas av socialchefen.
