Eva Ansell
Det här är boken för dig som vill lära dig grunderna i Word 2007. Med denna fyrfärgsbok lär du dig steg för steg de viktigaste funktionerna i programmet. Boken innehåller många övningar som ger nödvändig träning. På vår webbplats
www.docendo.seladdar du gratis hem de övningsfiler som används i boken.
Där finns även lösningsförslag till bokens samtliga övningar.
Ämnen som tas upp är till exempel:
• skapa och redigera dokument
• spara, stänga, öppna och skriva ut
• redigera text
• söka och ersätta text
• stavningskontrollera text
• teckenformat
• styckeformat
• listor
• formatmallar och teman
• utskriftsformat
• tabbar och tabeller
• mallar
• sidhuvud och sidfot
• bilder
Öka dina kunskaper! Böckerna i serien Visual presenterar på ett överskådligt sätt
ISBN 978-91-7882-752-7
Bild på omslaget:Image Source/Matton ImagesPhotodisc/Matton Images
Bokens författare, Eva Ansell, har en lång och gedi- gen meritlista som databoks- författare och redaktör på Docendo. Eva har skrivit ett stort antal böcker, främst för Office-programmen, men också för till exempel Photo- shop. Hon har även varit med och utvecklat Docendo- pedagogiken: Läs – Öva – Rätta.
Eva Ansell
MICROSOFT
WORD 2007
Eva AnsellWORD 2007
Del 1
SKAPA OCH REDIGERA DOKUMENT
2. Skapa nytt tomt dokument ... 16
3. Spara dokument... 19
4. Återskapa dokument ... 22
5. Stänga dokument ... 22
6. Öppna dokument... 23
7. Dokumentvyer ... 24
8. Förhandsgranska dokument ... 27
9. Skriva ut dokument... 28
10. Flytta insättningspunkten ... 30
11. Markera text... 31
12. Redigera text ... 33
13. Ångra kommando ... 38
14. Söka och ersätta text... 39
15. Symboler och specialtecken... 42
16. Avstava text ... 43
17. Språkkontroll... 45
18. Autokorrigering ... 50
15. SYMBOLER OCH SPECIALTECKEN
Ibland behövs olika typer av specialtecken i en text. Det kan röra sig om copyrightsymboler, internationella tecken och mycket annat som du inte hittar på det vanliga tangentbordet.
Word innehåller många olika teckensnitt, och vissa av dem innehåller enbart olika typer av symboler, till exempel Wingdings. Många vanliga teckensnitt (Calibri, Times med flera) innehåller också olika typer av specialtecken som kan vara användbara om du exempelvis skriver på främmande språk.
Placera insättningspunkten där symbolen ska infogas.
Visa fliken Infoga och klicka på Symbol (Insert, Symbol) i gruppen Symboler (Symbols).
Klicka på önskad symbol i galleriet, eller välj Fler symboler (More Symbols) för att visa dialog- rutan med alla symboler och fortsätt nedan.
På fliken Symboler (Symbols) väljer du önskat teckensnitt och uppsättning.
Dubbelklicka på den symbol som ska infogas i dokumentet,
eller klicka en gång på symbolen, så att den markeras, och klicka därefter på Infoga (Insert).
Infoga eventuellt fler symboler på samma sätt. Du kan även klicka i doku- mentet och flytta insättningspunkten för att infoga en symbol på en annan plats, klicka i dialogrutan igen för att aktivera den.
Klicka på Stäng (Close).
Här får du lära dig att infoga olika symboler och special- tecken i ditt dokument.
Använd teckensnittet Wing- dings för att infoga sax, telefon eller liknande symboler.
Klickar du på Kortkommando (Shortcut Key) kan du ange en tangentkombination som in- fogar valt tecken. Klicka på Koppla (Assign) och sedan på Stäng (Close). Bredvid knapp- en visas kortkommandot för markerad symbol.
Visa fliken Specialtecken (Spe- cial Characters) för att infoga till exempel långa tankstreck, copyright-tecken och olika citattecken. I dialogrutan visas även det kortkommando tecknet är kopplat till.
2
3 1
2
3
4 5
6
7
4
5 7
43
16. AVSTAVA TEXT
A. Avstavning
I samband med att du redigerar text, kan du avstava ord. Funktionen föreslår var du ska avstava ordet för att bättre kunna utnyttja raderna. Du kan också välja att låta programmet avstava automatiskt.
Visa fliken Sidlayout och klicka på Avstavning (Page Layout, Hyphena- tion) i gruppen Utskriftsformat (Page Setup).
Välj Manuellt (Manual) på menyn.
Vill du göra egna inställningar för avstavningen väljer du först Avstavnings- alternativ (Hyphenation Options). I dialogrutan väljer du om ord med versaler får avstavas genom att markera Avstava ord i VERSALER (Hyphe- nate words in CAPS). Bestäm hur stor avstavningszonen ska vara i rutan Avstavningszon (Hyphenation zone) (det vill säga hur ojämn högermargi- nalen får vara). Klicka på Manuell (Manual) för att starta avstavningen.
Word stannar vid första ordet som kan avstavas och visar ett avstavnings- förslag. Acceptera förslaget genom att klicka på Ja (Yes),
eller klicka på Nej (No) om du inte vill att ordet ska avstavas,
eller flytta insättningspunkten i ordet, med musen eller piltangenterna, om du vill att ordet ska avstavas på något annat ställe och klicka på Ja (Yes).
Upprepa punkt 3 för resterande förslag.
Om du vill avbryta avstavningen klickar du på Avbryt (Cancel).
Klicka på OK när ett meddelande visas om att avstavningen är avslutad.
Genom att avstava texten får du ett dokument med snyggare radbrytningar.
1
Om du vill att avstavningen ska ske helt automatiskt väljer du Automatisk (Automatic) på menyn under Avstavning (Hyphenation).
Avstavningen påverkas av storleken på avstavnings- zonen. Ju större avstavnings- zon, desto färre avstavnings- förslag och därigenom ojämnare högerkant.
2
3
4
5
3 4
2
1
Övning 11 – Avstava manuellt
Öppna dokumentet PERENNAVÄXTER som finns i övningsmappen. Avstava texten manuellt på lämpliga ställen. Spara dokumentet och stäng det sedan.
B. Hårt och mjukt bindestreck
Det finns tre olika typer av bindestreck som kan användas i Word: vanliga, hårda och mjuka. Skillnaden mellan de olika bindestrecken kan du se om du har aktive- rat Visa alla (Show/Hide ¶) på fliken Start (Home).
Ett vanligt bindestreck får du om du trycker på --tangenten (bindestreck). Detta används i ord som alltid ska ha ett bindestreck och där det inte gör något om de avstavas. Om bindestrecket hamnar i högermarginalen, bryts nämligen ordet där och resten av det hamnar på nästa rad. Om ordet inte är placerat vid högermarginalen syns bindestrecket, så använd alltså inte vanliga bindestreck för att avstava ord.
Hårda bindestreck används i ord som ska innehålla binde- streck men ändå inte får avstavas, till exempel namn och datum. Om ett sådant bindestreck hamnar i högermargi- nalen, flyttas hela ordet till raden under. För att infoga ett hårt bindestreck trycker du på Ctrl+Skift+-.
Mjuka bindestreck visas och skrivs ut endast om det behövs, det vill säga om ordet som innehåller bindestrecket hamnar i högermarginalen. Ordet avstavas då där och bindestrecket visas. Om ordet hamnar mitt i texten, ser det ut som vanligt, inget bindestreck visas. För att infoga ett mjukt bindestreck trycker du på Ctrl+-.
C. Hårt mellanslag
På samma sätt som du använder hårda bindestreck, kan du också använda hårda mellanslag, för till exempel tal och förkortningar. När du infogar ett hårt mellan- slag hålls det som står på respektive sida om det hårda mellanslaget samman, även om det hamnar i högermarginalen. Använder du mellanslag som tusentals- avgränsare ersätter Word automatiskt mellanslagen med hårda mellanslag.
För att infoga ett hårt mellanslag trycker du på Ctrl+Skift+Mellanslag.
I första bilden ser du hur förkortning- en, postnumret och måttet delas på ett felaktigt sätt. I den nedersta bilden ser du att hårda mellanslag har infogats, och i bilden ovan ser du resultatet.
45
17. SPRÅKKONTROLL
Det är lätt att stava fel. Ibland vet du kanske helt enkelt inte hur ett ord stavas.
Andra gånger beror stavfel kanske bara på slarv. Då är det tur att det finns en inbyggd stavningskontroll i Word.
A. Automatisk språkkontroll
När du skriver text kommer den automatiska stavnings- och grammatik-
kontrollen att kontrollera din text. De ord som inte finns i ordlistan, visas med en röd vågig understrykning, och de ord som inte stämmer överens med de grammatiska regler som finns i ordlistan visas med en grön vågig understrykning.
Den automatiska stavningskontrollen är som standard aktiverad, men du kan kontrollera det i dialogrutan Word-alternativ (Word Options).
Välj kategorin Språkkontroll (Proofing).
Under Vid stavnings- och grammatik- kontroll i Word (When correcting spelling and grammar in Word) ska Kontrollera stavning medan du skriver (Check spelling as you type) respektive Markera gramma- tikfel medan du skriver (Mark grammar errors as you type) vara markerade.
Övning 12 – Infoga bindestreck och mellanslag Öppna dokumentet BINDE-
STRECKOCHMELLANSLAG som finns i övningsmappen.
Infoga mjuka och hårda bindestreck samt hårda mellanslag så att texten ser ut som på bilden.
Spara och stäng dokumentet.
För att undvika stav- och skrivfel i dokumentet bör du stavningskontrollera det.
Vill du avaktivera funktionen bara för det aktiva dokumentet kan du markera rutorna under Undantag för (Exceptions for).
Så här kan det se ut när ett stavfel respektive ett grammatiskt fel har markerats i dokumentet:
Stavningskontroll
För att visa förslag på stavning högerklickar du på det markerade ordet. Överst på snabbmenyn visas förslag på andra ord som du kan använda. Genom att klicka på ett av de föreslagna orden ändras ordet i dokumentet.
Om ordet är rätt och du vill lägga till det i ordlistan, så att det i fortsättningen inte markeras som felstavat, klickar du på Lägg till i ordlista (Add to Diction- ary) på snabbmenyn.
Klicka på Ignorera alla (Ignore All) om du vill att stavningskontrollen ska hoppa över alla förekomster av ordet i dokumentet.
Grammatikkontroll
För att visa kommentarer på grammatiska fel och förslag på åtgärd, högerklickar du på det markerade ordet.
Överst på snabbmenyn visas en kommentar om det grammatiska felet, och ibland visas ett förslag på åtgärd. Klicka på den föreslagna åtgärden för att rätta texten. Vill du ignorera felet klickar du på Ignorera (Ignore).
Övning 13 – Använda automatisk språkkontroll Skapa ett nytt dokument och skriv följande (felstavade) text:
Rätta felen med hjälp av snabbmenyn. Stäng dokumentet utan att spara.
Nu skriveer jag en kort txt som inehåller felstavade ord.
47
B. Manuell stavnings- och grammatik- kontroll
Om den automatiska språkkontrollen inte är aktiverad, eller om du hellre vill språkkontrollera ett helt dokument kan du starta den manuella stavnings- och grammatikkontrollen.
Visa fliken Granska och klicka på Stavning och grammatik (Review, Spelling & Grammar) i gruppen Språkkontroll (Proofing).
Om du vill byta ut det felaktiga ordet mot något av orden som Word före- slår i rutan Förslag (Suggestions) markerar du det ord som du vill använda och klickar på Ändra (Change). Är det ett stavfel kan du även ändra alla förekomster av ordet genom att klicka på Ändra alla (Change All).
Om du vill redigera det felaktiga ordet på egen hand, utan att använda något av förslagen, klickar du bara i texten i den översta rutan och ändrar den. Klicka sedan på Ändra (Change) för att verkställa ändringen i doku- mentet.
Om du inte vill ändra på ett ord som har markerats som fel klickar du på Ignorera en gång (Ignore Once). Vet du att just det markerade ordet före- kommer på flera ställen i texten kan du klicka på Ignorera alla (Ignore All) för att hoppa över alla förekomster av ordet. Är det en grammatisk regel som du inte vill använda kan du klicka på Ignorera regel (Ignore Rule).
Är ordet korrekt stavat men saknas i ordlistan, kan du klicka på Lägg till i ordlista (Add to Dictionary) för att spara ordet i ordlistan.
När stavnings- och grammatikkontrollen sökt igenom hela dokumentet visas ett meddelande om det. Klicka på OK.
När språkkontrollen hittar ett ord som inte finns i ordlistan visas ordet med en röd marke- ring i dialogrutan. Är det i stället något grammatikfel visas ordet med en grön mar- kering. Ordet och dess place- ring i texten visas i den översta rutan. På så sätt blir det lättare att avgöra vad som verkligen är ett fel och hur det ska rättas.
Om du inte vill kontrollera grammatiken i dokumentet kan du avmarkera rutan Gramma- tikkontroll (Check grammar) längst ner.
Du kan också trycka på F7 för att starta stavningskontrollen.
1
2
3
4
5
6
3 4
3 4 5
1
2
C. Välja språk
Om du använder flera språk när du skriver kan det vara praktiskt att byta mellan olika ordlistor, så att du alltid stavningskontrollerar på rätt språk.
Som standard försöker Word känna av vilket språk du skriver på, men det är ändå bra att veta hur det går till att manuellt välja språk:
Markera den del av dokumentet som du vill ange språk för.
Visa fliken Granska och klicka på Ange språk (Review, Set Language) i gruppen Språkkontroll (Proofing).
Markera önskat språk i rutan Språk i markerad text (Mark selected text as).
Längst ner i dialogrutan finns rutan Identifiera språk automatiskt (Detect language automatically) som du avmarkerar/markerar beroende på om du vill att Word ska försöka känna av vilket språk texten är skriven på.
Klicka på OK.
Övning 14 – Använda manuell språkkontroll
Öppna dokumentet GRÄS som finns i övningsmappen. Utför en manuell stav- nings- och grammatikkontroll på dokumentet. Skriv sedan ut dokumentet. Spara och stäng dokumentet.
I dialogrutan visas en lista över olika ordlistor. Många av dem måste du köpa till och installe- ra extra, för att kunna använ- da. Bredvid de språk vars ord- listor finns tillgängliga visas en symbol.
I dialogrutan kan du koppla bort språkkontrollen för mar- kerad text genom att markera rutan Kontrollera inte stavning eller grammatik (Do not check spelling or grammar).
1 2
3
4
5
4
5 3
2
49
D. Ordlistor
Det finns många ord inom alla områden, som den vanliga ordlistan inte känner till. För den som ofta skriver facktexter med många specialuttryck, är det sällan som orden i ordlistan passar. Genom att lägga till egna ord i ordlistan kommer du med tiden att ha en användbar ordlista.
Skapa egen ordlista
Du kan även skapa en egen ordlista där du kan skriva speciella ord och uttryck som du använder i vissa dokument. Du kan sedan välja vilken/vilka ordlistor som ska användas vid stavningskontrollen av det aktuella dokumentet.
Klicka på Office-knappen följt av Word-alternativ (Word Options).
Visa kategorin Språkkontroll (Proofing) och klicka på Egna ordlistor (Custom Dictionaries).
Markera de ordlistor som ska användas vid stavningskontrollen.
Klicka på Nytt (New). Skriv ett lämpligt namn på den nya ordlistan i dialogrutan som visas och klicka på Spara (Save).
För att lägga till eller ändra ord i ordlistan markerar du den i listan och klickar på Redigera ordlista (Edit Word List).
Skriv ett ord som du vill lägga till i ordlistan och klicka på Lägg till (Add) eller bekräfta med Enter.
Upprepa punkt 6 för att lägga till ytterligare ord i den egna ordlistan. När du har lagt till önskade ord klickar du på OK.
Klicka på OK för att stänga dialogrutorna.
För att till fullo kunna utnyttja stavningskontrollen, är det praktiskt att skapa egna ordlistor som kan användas parallellt med den vanliga standardordlistan.
Ordlistan sparas automatiskt i en särskild mapp och i ett sär- skilt filformat. Det är viktigt att ordlistan sparas i den mappen, annars hittar inte Word den.
Ordlistan sorteras automatiskt i bokstavsordning.
1 2
3 4
5
6
7
8
4 5
6
8 3
7
18. AUTOKORRIGERING
Med funktionen Autokorrigering (AutoCorrect) sker en viss automatisk kontroll av stavningen medan du skriver. Om du vet med dig att du ofta stavar vissa ord fel, kan du lägga in dem så att de rättas automatiskt medan du skriver. Korrige- ringen sker automatiskt när du trycker på Mellanslag eller Enter.
Påbörjar du till exempel en ny mening utan inledande versal bokstav ändrar Word automatiskt första bokstaven till versal. Vissa ord som du stavar fel rättas automatiskt och om du skriver en webbadress görs den automatiskt om till en hyperlänk.
När du pekar på en text som har autokorrigerats visas en liten linje under texten. Om du pekar på linjen visas knappen Alter- nativ för autokorrigering (AutoCorrect Options). Du kan
klicka på knappen för att visa en meny som innehåller alternativ för autokorrige- ringsfunktionen, du kan bland annat välja om autokorrigeringsfunktionen ska användas eller inte.
Många vanliga stavfel och symboler finns inlagda som autokorrigeringsposter.
Ibland kan det vara en nackdel med autokorrigering. Vill du själv påverka vad som ska ändras gör du det i dialog- rutan Word-alternativ (Word Options). Visa kategorin Språkkontroll (Proofing) och klicka på Alternativ för auto- korrigering (Proofing, Auto- Correct Options).
Vill du inte använda autokorri- geringsposterna som finns i listan avmarkerar du rutan Skriv över befintlig text (Replace text as you type).
Övning 15 – Använda autokorrigering
Skapa ett nytt tomt dokument och skriv följande text (med stavfel):
Stäng dokumentet utan att spara.
FUnktionen autokorrigering är bra. varje mening börjar altid med versal bokstav ohc vissa felstavade ord korrigeras. vissa symboler infogas oxå, till exempel när man skriver :). MVH Anna
