I. Skydda uppgifter i ett ärende och dokument då det finns sekretesskäl

LK, Jurist- och

dokumentationsenheten

Manual, skydd av uppgifter i ärenden och dokument

Denna manual beskriver hur du i Public 360 skyddar uppgifter i ärenden och dokument. Skydd av uppgifter förekommer då det finns sekretesskäl eller liknande som t.ex. känsliga uppgifter. Detta inkluderar även skydd av uppgifter om avsändaren och/eller mortagaren.

Table of Contents

I. Skydda uppgifter i ett ärende och dokument då det finns sekretesskäl ... 1

a) Skydda uppgifter i ett ärende då det finns sekretesskäl ... 1

b) Skydda uppgifter i ett dokument då det finns sekretesskäl ... 4

II. Skydda känsliga uppgifter i ärende och dokument ... 6

a) Skydd av känsliga uppgifter i ärende ……… 6

b) Skydd av känsliga uppgifter i dokument ... 7

I. Skydda uppgifter i ett ärende och dokument då det finns sekretesskäl

a) Skydda uppgifter i ett ärende då det finns sekretesskäl

När man skyddar uppgifter i ett ärende med sekretess kan det vara skydd av uppgifter i ärendemeningen och/eller uppgifter om ärendets part, dvs.

ärendets kontakt.

Steg Kommentarer

Tryck/fält

Nytt ärende Välj Ny… och sedan Ärende i huvudmenyn

eller

gå till Process och välj Skapa ärende under den valda processen

Fyll i uppgifter

Registrera ärendet som vanligt

Jfr. manualer för registrering av ärenden och dokument

Välj skyddskod

Om sekretess föreligger ska du ändra skyddskod och välja från fältet Skyddskod alternativet Sekretess – Allmän handling – skyddad enligt sekretess

Välj paragraf Du måste alltid ange enligt vilken paragraf uppgifterna ska skyddas.

Välja ett lämpligt lagutrymme ifrån listan i fältet Paragraf

Skydd av uppgifter i ärende- meningen/

titeln

Du kan skydda delar eller hela ärendets titel genom att placera i texten tecknet

@ och på det sättet avskärma det som ska skyddas. Allt som skrivs efter tecknet @ kommer inte att synas för obehöriga.

Skydd av uppgifter om ärendepart

Du kan också skydda uppgifter om ärendes kontakt under fliken Parter om du har registrerat kontakter här.

Klicka på fliken Parter, markera den part du vill skydda och välj därefter Redigera egenskaper

Uppdatera part och kryssa i

”skyddad”

När du har valt ”redigera egenskaper”

under fliken ”Parter” öppnas fönstret Uppdatera part. Sätt ett kryss genom att ”bocka i” rutan i fältet Skyddad

Slutför registreringen

Avsluta registreringen som vanligt

Nästa steg OBS! När du skapat ett ärende SKA alltid den första handlingen i ärendet registreras som ett dokument.

I ett ärende med sekretess måste det första dokumentet alltid skyddas på liknande sätt, jfr. punkt b)

b) Skydda uppgifter i ett dokument då det finns sekretesskäl

Nytt dokument

Klicka i ditt registrerade ärende på fliken Dokument, Nytt dokument

Processdata Fyll i processdata i de obligatoriska fälten, jfr manualer för registrering av ärenden och dokument

Ärende- dokument

Du kommer nu till menyn för Ärendedokument

Fyll i alla obligatoriska uppgifter, jfr manualer för registrering av ärenden och dokument Skyddskod Om sekretess föreligger ska du

ändra skyddskod och välja från fältet Skyddskod alternativet Sekretess – Allmän handling – skyddad enligt sekretess. Nytt fält

”paragraf” visas. Välj lämplig paragraf

OBS! Har du ändrat skyddskoden i ärendet till ”sekretess” måste du alltid göra samma sak i

dokumentet Skydd av

uppgifter i dokumentets titel

Du kan skydda uppgifter i

dokumentets titel genom att placera i texten tecknet @ och på det sättet avskärma det som ska skyddas. Allt som skrivs efter tecknet @ kommer inte att synas för obehöriga.

Skydd av uppgifter om kontakt (mottagare/

avsändare

Du kan också skydda uppgifter om dokumentets kontakt (mottagare eller avsändare).

Klicka i dokumentkortet på kontaktnamnet i fältet

”vald mottagare” eller om det är en inkommen handling

”avsändare”

Fönstret ”uppdatera kontakt”

öppnas.

Kicka för i rutan i fältet ”skyddad”

och därefter på OK.

Enkelt skydd av alla kontakter

Du kan också på ett enkelt sätt skydda alla kontakter genom att klicka i rutan Skydda alla externa mottagare

Slutför registreringen

Avsluta registreringen som vanligt, jfr manualer för registrering av ärenden och dokument

II. Skydda känsliga uppgifter i ärende och dokument

a) Skydd av känsliga uppgifter i ärende

När man skyddar känsliga uppgifter kan i ett ärende kan det vara uppgifter i ärendemeningen eller i ärendepart.

Steg Kommentarer

Tryck/fält

Nytt ärende Välj Ny… och sedan Ärende i huvudmenyn

eller

gå till Process och välj Skapa ärende under den valda processen

Fyll i uppgifter Registrera ärendet som vanligt

Jfr. manualer för registrering av ärenden och dokument

Skyddskod Om ditt ärende är sekretessbelagt ska du ändra skyddskod. I annat fall låter du fältet stå enligt förval: Allmän handling- Offentlig

Skydd av uppgifter i ärendemeningen/

titeln

Du kan skydda delar av ärendets titel genom att placera i texten tecknet @ och på det sättet avskärma det som ska skyddas. Allt som skrivs efter tecknet

@ kommer inte att synas för obehöriga.

Skydd av uppgifter om kontakt

(avsändare/

mottagare)

Gå till punkt b) skydd av känsliga uppgifter i dokument

Slutför registreringen

Avsluta registreringen som vanligt, jfr manualer för registrering av ärenden och dokument

b) Skydd av känsliga uppgifter i dokument

Steg Kommentarer

Tryck/fält

Nytt dokument Klicka i ditt registrerade ärende på fliken Dokument, Nytt dokument

Processdata Fyll i processdata i de obligatoriska fälten, jfr manualer för registrering av ärenden och dokument

Ärendedokument Du kommer nu till menyn för Ärendedokument

Fyll i alla obligatoriska uppgifter, jfr manualer för registrering av ärenden och dokument

Skyddskod I fältet står enligt förval: Allmän handling- Offentlig. Du ska inte ändra något

Skydd av uppgifter om kontakt

(mottagare/

avsändare

När du registrerar en ny kontakt (avsändare eller mottagare) sätt ett streck i det obligatoriska fältet Privatperson/Företagsnamn

För att dokumentera ärendet, fyll i

uppgifter om dokumentets kontakter under anteckningar

Slutför registreringen

Avsluta registreringen som vanligt, jfr manualer för registrering av ärenden och dokument

För att skydda känsliga uppgifter eller uppgifter då sekretesskäl föreligger i icke ärendedokument gör du på samma sätt genom att avskärma dokumentets text med @ eller sätta skydd på kontakt.