Nordiske arkivdager i Reykjavik Parallelsession 7.1 Privatarkiver 24.5.2018 dr Lars-Erik Hansen
Praktisk långtidslagring - enklare fall
Privatarkiver TAM-Arkiv
2 MAJ 2018
Lite tankar runt…
• Enklare fall av långtidslagring av digitala handlingar.
• Vad kan man ta emot och vad bör man undvika?
• Hur man kan arbeta med dessa frågor i en liten privat organisation?
Grundförutsättning
Vi har begränsad budget och IT- kunskaper
Vad gör vi?
• Spår 1. Fortsätt att ta emot endast i pappersform.
• Spår 2. Testa att ta emot vissa enklare former av digitala leveranser och utvärdera resultatet.
Ska vi titta spår 2?
4
Några exempel på saker man tagit emot ganska enkelt
MAJ 2018
Foton
• JPEG/JFIF
• Mappstruktur. Ha självförklarande namn på mappar och gärna även filer.
• Gärna med tillhörande sökregister.
(Motivbeskrivning, fotograf, datum, copyright, dpi, storlek, kompressiongrad…)
• Ny fotodatabas (Alfresco) Open Source.
6
Ljud
• MP3 (MPEG-1 layer 3 )
–I andra hand WAVE LPCM
• Vettiga filnamn.
• Mappstruktur. Vettiga namn på mappar.
• Med sökregister om möjligt. (Beskrivning, datum, copyright, kompressionsgrad…)
MAJ 2018
Mindre bestånd av kontorsdokument
• PDF/A-1b (eller PDF/A-1a om möjlighet finns).
• Självförklarande filnamn.
• Mappstruktur. Självförklarande namn på mappar.
• Ev. parallell lagring i ".odf" eller ".docx”
–Pågående kamp mellan ISO Open Document Format (ISO-26300 ".odt") och ISO/Microsoft 2007 XML (ISO- 29500 ".docx").
8
Medelsvårt
- Lite mer jobb. Lite dyrare.
MAJ 2018
Filmer
• MPEG-2 (DVD-filmer)
• MPEG-4 (med profilerna Advanced Simple and Simple)
– DivX - MPEG-4 Part 2 – Xvid - MPEG-4 Part 2
• VARNING: Kan ta stor lagringsplats.
• Självförklarande filnamn med
videokompressionstyp angiven i filnamnet.
• Mappstruktur. Självförklarande namn på mappar.
• Gärna med sökregister. (Filmbeskrivning, copyright, datum, videokompressionstyp, undertexter, filmstorlek i pixlar…)
• Videoformat är ”snårigare”.
10
Enklare hemsidor
• Tagit emot bara enklare hemsidor.
• ”Små” hemsidor (Hundratals filer.)
• Ren HTML/XHTML med CSS, JPEG, GIF, PNG...
• Inga zip- eller exe-filer. Inga script-filer eller applets.
• Inga databasdrivna hemsidor.
• Relativa länkar.
Små, enklare databaser
• Ta emot som en tabell i XML-format.
• Ex. diarium, sökregister.
• Kräver lite mer resurser och vissa IT-
kunskaper.
12
Svårt och dyrt – förberedelser pågår
• Hög startkostnad.
• Hög förvaltningskostnad.
• Hög komplexitet för system och informationsstrukturer.
MAJ 2018
Exempel
• Dokument/ärendehanteringssystem
• Komplexa sammankopplade system
• Stora, tunga system
• Stora webbplatser.
• Signerade handlingar.
• Komplexa databaser.
14
Förvaltning - nyläge
• En enkel förvaltningsorganisation
–En ansvarig person för lagring, vård, tillhandahållande
–En eller flera utförare (ta emot, vårda, tillhandahålla)
–Exempel på yrkesroller i en
förvaltningsorganisation: Jurist (Pul,
upphovsrätt), IT-/arkiv-chef, arkivarie, IT- arkivarie, nätverkstekniker,
databasadministratör.
MAJ 2018
Arbetsprocesser i Nyläge
• Följ OAIS-modellen.
–Emottagande (”Ingest”) –Vård (även ev. gallring)
–Tillhandahållande (”Access”)
• Ta fram enkla skriftliga
rutinbeskrivningar
16
Avtal
•Leveransavtal (Ingest)
•Vårdavtal
•Avtal för tillhandahållande (Access)
MAJ 2018
IT-System
• Alt 1. Ingen budget Filsystem (Mindre mängder och tester)
• Alt 2. Om man har tillgång till en liten IT-budget och viss IT-kunskap Enklare ”öppet källkod”- system som Fedora eller DSpace.
• Alt 3. Om man har en rejäl IT-budget på ett antal miljoner a) Anpassat ”öppet källkod”-system som Archivematica, Alfresco eller Fedora, b)
egenutvecklat eller 3) systemanpassning av ett leverantörssystem.
18
Alt 1. Filsystem
• Ett register över emottagna leveranser
• Metadata i textfiler, XML-filer eller i ett register.
• Katalogstruktur
–Levererat rådata.
–Tvättat data för presentation och återsökning.
–Mer komplext: paketerat OAIS-Ingest-data.
–Mer komplext: paketerat OAIS-Access-data.
MAJ 2018
Exempel rådata
TCO-S
DIARIUM 1 9 8 7
<L™PNR>.001
<DNR>505
<INK/UTG>870107 (INK)
<TILL/FR N>SAV
<ŽRENDE>P KALLAN AV CENTRAL TVISTEF™RHANDLING (L™NEF™RMNER VID LEDIGHET F™R DELTAGANDE I FACKLIGA STYRELSEM™TEN)
<HANDLŽGGARE>J KERSTEDT
<KOD>
<AA>JA
<>
<L™PNR>.002
<DNR>505
<INK/UTG>870107 (INK)
<TILL/FR N>STATSPENSIONŽRERNA AVD 14 MALM™
<ŽRENDE>SYNPUNKTER R™RANDE V RA PENSIONER
<HANDLŽGGARE>U RYADAL
<KOD>
<AA>NEJ
<>
<L™PNR>.003
<DNR>530
<INK/UTG>870109 (INK)
<TILL/FR N>EBON JŽRREHULT
<ŽRENDE>ANG F™RHANDLINGAR OM NYA SPR-BESTŽMMELSER
<HANDLŽGGARE>U RYADAL
<KOD>
<AA>JA
<>
20
Exempel presentationsdata
MAJ 2018
Några grundtips för mindre privata organisationer
• Ta bara emot vissa utifrån vissa format!
–JPEG, PDF/A-1b, MPEG-1/2, Ren text (ISO 8859-1, Unicode)...
–VARNING: Undvik att ta emot leverantörsberoende format!
• VARNING: Ta inte emot komplexa leveranser från stora system!
• VARNING: Ta inte emot leveranser som kräver stora lagringsutrymmen! (Lagring kostar.)
• Lagra aktivt på en server med fungerande back-up- hantering! (Annars blir det löpande mediamigrering.)
• Skapa en förvaltning.
• Skapa arbetsrutiner för leveranser och återsökningar.
• Undvik att ta emot information som ska gallras.
–VARNING: Om man tar emot gallringsbar information ger detta ökad grad av komplexitet!
22
Standarder och modeller
•OAIS
•EAD
•EAC
•METS
•PREMIS
MAJ 2018
Var ska man börja?
• Paradigm !
• http://www.paradigm.ac.uk/
• Anpassat för mindre privata arkivinstitutioner
• Råd och tips för digital arkivering.
• Övergripande beskrivningar av arkivstandarder.
• Rutin- och processbeskrivningar.
• Utvärdering av öppen-källkods-
programvarorna Achivematica, Dspace och
Fedora.
Vad behöver göras vid TAM-Arkiv?
• Modernisera IT-plattform.
• Ta fram metadataramverk. (För återsökning, administration och återanvändande.)
• Utbildning.
• Ta fram struktur för XML-paket.
• Ta fram en idemässig prototyp/”mock-up”.
• Utveckla och genomför ett pilotförsök i samarbete med ett förbund.
• Utveckla ett skarpt digitalt arkiv (Archivematica och SIARD).
• Utveckla exportverktyg.
• Utveckla importverktyg.
• Bygg upp en förvaltningsorganisation.
• Ta fram kriterier för utvärdering av vad som ska scannas.
• Ta fram instruktion för utvärdering av information inför gallring eller bevarande.
• Ta fram avtalsmallar. (”Order” och ”Submission”)
• Ta fram arbetsrutiner med checklistor för långtidslagring.
• Ta fram övergripande checklista för informationsförvaltande uppgifter åt förbund. (”Benchmarking”)
