Alf Henrikson Samhällsutveckling

"Det var som det var, tills det blev som det blev.

Det blir som det blir, när det är som det är.

Det är som det är, när det var som det var.

Faran är att det blir som det var."

Alf Henrikson ”Samhällsutveckling”

Konsten att planera och finansiera tillsyn

Konferens 5 september 2017 SKL

Välkomna till dagens konferens

Avgränsningar

 Vi diskuterar generella exempel, inte specifika på dagens konferens

 Vi är beroende av era röster

 Ni får ta del av SKLs tidiga tankar allt är inte färdigt

 Exemplen är baserade på miljöbalken men principerna går att tillämpa på ex livsmedel

 Vi förutsätter viss baskunskap i planering och finansiering men kommer att repetera vissa delar för diskussionens skull

Vi som arbetar med finansiering

Michael Öhlund 08-452 79 63

michael.ohlund@skl.se

 Miljö- och hälsoskyddsinspektör 1996 - 2014

 Samordnare/Controller 2008 - 2014

 Handläggare miljö SKL 2014 -

Tove Göthner-Tideman 08-452 79 25

tove.gothner@skl.se

 Miljö- och hälsoskyddsinspektör (kn) 2002 - 2004

 Handläggare MFV (statligt) 2004 - 2011

 Handläggare miljö SKL 2011 -

5

Diskutera i smågrupper

 Hur arbetar ni med

behovsutredning, tillsynsplaner

och mål hos er?

Lagstiftning om behovsutredning

 Vad gäller för

behovsutredningar?

 Miljöbalkens område

 Livsmedelslagstiftningens område

Miljöbalken

Miljötillsynsförordningen (2011:13)

 Operativ tillsynsmyndighet ska ha utredning om tillsynsbehovet för myndighetens hela ansvarsområde enligt miljöbalken. Behovsutredningen avser tid om tre år.

Utredningen ses över vid behov och minst en gång varje år. (6§)

 Operativ tillsynsmyndighet ska föra register över tillsynsobjekt som behöver återkommande tillsyn. (7§)

 Statlig operativ tillsynsmyndighet ska i tillsynsplanen beskriva fördelning av resurser mellan ansvarsområden och hur resurserna anpassats efter tillsynsbehov. (10§)

LIVSFS 2016:12

Föreskrift om offentlig kontroll av livsmedel (LIVSFS 2005:21)

 3e§ Kontrollmyndigheten ska årligen fastställa en plan för myndighetens livsmedelskontroll. Planen ska avse en period om minst tre år och omfatta samtliga områden som myndigheten ansvarar för.

 3f§ Kontrollmyndigheten ska regelbundet följa upp och utvärdera genomförd kontroll.

 3g§ Bestämmelser om kontrollmyndigheters kompetensförsörjning

 3h§ Bestämmelser om kontrollmyndigheters beredskapsplan

Ansvarig nämnd

 Besluta om inriktning och omfattning

 Behovsutredning och tillsynsplan viktiga redskap

 Ansvar för tillräckliga resurser att fullgöra tillsynsansvaret

 Ha resurser för planerad tillsyn, klagomål, anmälningsärenden

TOFR om behovsutredningar

 Med en likvärdig och effektiv operativ tillsyn menas att miljöbalken får

genomslag på det sätt som lagstiftaren avsett med hjälp av bra arbetssätt och med så små resurser som möjligt.

 Detta innebär exempelvis att aktiviteten inom miljöbalksområdet är tillräcklig på alla nivåer, att det finns tillgänglig god tillsynsvägledning, att den operativa

tillsynsvägledningen nås av den, att prioriteringar görs, att operativ tillsyn utförs, att de operativa tillsynsmyndigheterna kan tillämpa tillsynsreglerna och att

reglerna tillämpas likartat och att rättspraxis får genomslag.

Ur TILLSYNS- OCH FÖRESKRIFTSRÅDET Rapport Utvärdering av tillsynsvägledningen avseende miljöbalken, Konsultrapport dec 2007

LST om behovsutredningar

 Länsstyrelsens utgångspunkt för behovsutredningen ska vara att göra avgränsningar och avvägningar utifrån reella behov och vad som behövs för att uppnå miljökvalitetsmålen.

Därmed blir det en rimlig balans mellan behovsutredning och tillsynsplan.

 I tillsynsmyndighetens uppdrag ligger att kunna prioritera åtgärder där de gör mest nytta

utifrån definition av tillsynsuppdraget, bl.a. med utgångspunkt i miljökvalitetsmålen. Vi måste därför göra prioriteringar i vårt tillsynsarbete. Utöver detta måste ett visst mått av

avgränsningar och prioriteringar ske redan i behovsutredningen.

 Vår ambition är att behovsutredningen ska grunda sig på det verkliga tillsynsbehovet ur miljösynpunkt samt var det är kostnadseffektivt att nå en effekt genom att bedriva tillsyn.

Om den tillsyn vi bedriver inte ger någon effekt i förhållande till våra uppdrag så kanske det inte finns ett verkligt tillsynsbehov utan det man vill uppnå kanske bättre nås på andra sätt än via tillsyn. Beräkningen av tillsynsbehovet hänger också starkt samman med

myndighetens arbetssätt och vilka effekter man lyckats uppnå genom tillsynsarbetet.

Ur Behovsutredning för tillsyn enligt miljöbalken 2017-2019, Rapport 2017:15, Länsstyrelsen Västra Götalands Län

Planering

 Vad ska vi planera för?

SKL:s syn på behovsutredningar

 Vad är viktigt?

 Kan vi enas?

 Framåtsyftande!

 Skapa dialog

 Ej fastna på antal timmar..

 Skrift på gång om grunderna i behovsutredning

Gemensamma principer

Risk/frekvens prioritering

Gemensam TVL Likvärdig tillsyn

Digitalisering

Varför standardisera?

 Många kommuner lägger väldigt mycket tid på detta

 Underskatta inte tidsåtgången

 Staten och kommunerna måste närma sig varandra

 Inte rimligt att samma bransch har olika tidsbehov för samma tillsynsuppdrag

 Jämförelse inte möjlig utan att vi gör på samma sätt

 Förutsättning för digitalisering

Vad är en behovsutredning?

Behovsutredning består av två delar: Behov och utredning

 Hur hittar ni behovet i er kommun?

 Hur gör ni utredningen i er kommun?

Diskutera en stund vid borden/på webben!

Lite om SKL:s tankar om

behovsutredningar…

Principer för behovsutredning

Utförd tillsyn enligt tillsynsplan

krav

EU, Regeringskansliet,

krav TVL

krav

Myndighetens behov

- Tillsynsfrekvens

- Lagstiftningsområde - Tillsynsmetod

Prioritering av krav

Totalt behov Antal objekt

Vad ingår i behovsutredning

A/IUV, B, C, H

U,H m.m.

U,H

Avgift

Styrd tillsyn, gemensam prioritering

Behovsprioriterad tillsyn

Händelsestyrd tillsyn, skattas

Skattefinansierad tillsyn

Skatt MSA, RASFF, planer mm

Behovsutredning kopplas till taxa

Totalbehov för tillsyn hos miljökontor

Re surse r/T otalbudget

Basbehov är oförändrat varje år

Tillsynsbehovet varierar med tillsynsplanen Skattefinansierad tillsyn

Innehåll i behovsutredning

 Styrd tillsyn

 Staten styr behovet, tillsynsbehov ska täckas i tillsynsplanen (basbehov)

 Gemensam uppföljning av tid/resurser sker

 Behovsprioriterad tillsyn

 Staten styr innehållet men behovet planeras i risk/frekvens modell och frekvensen prioriteras årligen av nämnd

 Regional uppföljning av risk/frekvenser (är de lämpliga?)

 Händelsestyrd tillsyn

 Tillsynsbehovet skattas och tid avsätts i tillsynsplan (basbehov)

 Digitalisering och samverkan mellan kommuner krävs

 Skattefinansierad tillsyn

 Behovet bedöms och särskilda resurser avsätts (kommunbidrag) för uppdragen.

 RASFF, miljösanktioner, åtalsanmälan mm

Styrd tillsyn

 Behovet gemensamt för samtliga operativa myndigheter

 Behovet styrt av EU eller staten i lagstiftning

 Planeras med stöd av tillsynsvägledning från centrala myndigheter

 Tillsynsvägledning central

 Viktigt veta vad som ingår i tillsynen

 Ingen prioritering sker

 Tillsynen utförs enligt behovet

 Tillsynens effekt redovisas

Behovsprioriterad tillsyn

 Behovet anges i lagstiftning/vägledning från myndigheter

 Kommuner planerar och fördelar tillsynsbehovet över tre år

 Planeras med stöd av risk/frekvensprioritering

 Stöd för planering av hur ofta verksamheter bör ha tillsyn

 Resultat t.ex. i form av en planeringsmatris

Planeringsmatris

3+ 2 0,5 0,5

2 1 0,5 0,3

1 1 0,3 0,3

1 0,5 0,3 -

Fast avgift Bör övervägas

Besök

År

Tillsynsfrekvensen kan delas in i 4 kategorier 1. Årlig tillsyn

2. Återkommande tillsyn 3. Projektinriktad tillsyn 4. Behovsstyrd tillsyn

1 2 3 4

123

Tillsynsfrekvens

1. Årlig tillsyn

2. Återkommande tillsyn

3. Projektinriktad tillsyn

4. Behovsstyrd tillsyn

 Tillsyn planeras för varje år [Frekv 1]

 Tillsyn planeras återkommande i tillsynsplan [Frekv 1- 2, varje till vartannat år]

 Tillsyn sker i större projekt med regelbundna intervall [Frekv 2-3, vartannat till vart tredje år]

 Tillsyn sker p g a klagomål el. dyl. [Endast skattning]

Behovsutredning Totalt behov Frekvens 2018 åa/år1 2019 åa/år2 2020 åa/år3 1 åa= 1000 h

Totalt behov Frekvens Tillsynsplan

Styrd tid [A/IED,B,C,H] 2000 1 2000 2 2000 2 2000 2

A 250 1 250 0,25 250 0,25 250 0,25

B 500 1 500 0,5 500 0,5 500 0,5

C 750 1 750 0,75 750 0,75 750 0,75

H 500 1 500 0,5 500 0,5 500 0,5

Behovsprioriterad tid (U,H)

U 900 300 0,3 300 0,3 300 0,3

Verkstäder 450 3 150 0,15 150 0,15 150 0,15

Lantbruk 300 3 100 0,1 100 0,1 100 0,1

Lackerare mm 150 3 50 0,05 50 0,05 50 0,05

H 600 300 0,3 200 0,2 300 0,3

Samlingslokaler 300 3 100 0,1 100 0,1 100 0,1

Bostäder 100 2 50 0,05 50 0,05

Solarier 100 1 100 0,1 100 0,1 100 0,1

Strandbad 100 2 50 0,05 0,05 50 0,05

Åa 3,45 2,6 2,5 2,6

Händelsestyrd tillsyn

 Behovet från kommunens ärendesystem/tidsregistrering

 Skattning för kommunernas händelsestyrda tillsynstid

 Jämförelser mellan kommuner viktigt för att enas om hur behovet beräknas

 Tiden påverkar tillgängliga resurser för annan tillsyn

 Hjälpreda för att underlätta skattning

Skattefinansierad tillsyn

 Viktigt diskutera med politiken om vad som går att avgiftsfinansieras och vad som bör skattefinansieras.

 Detta område rymmer allt från remisser, planarbetet hos miljöförvaltningen internt kvalitetsarbete samt tillsynsuppdrag som MSA, RASFF mm

 En del av klimat- och miljömålsarbetet bedrivs enklast genom anslagsfinansiering eftersom många moment inte är tillsyn.

 Andelen skattefinansierad tillsyn måste planeras för att undvika att avgiftsfinansierad betalar för detta

 Hög andel skattefinansierad tillsyn påverkar timavgiftens storlek (kostnader)

Behovsutredning / tillsynsplan

• Styrd

• Behovsprioriterad

• Händelsestyrd

• Skattefinansierad

Behovsutredning

• Styrd Ingen bedömning görs

• Behovsprioriterad Behovet fördelas på 3 år

• Händelsestyrd Behovet per år skattas

• Skattefinansierad Behovet planeras och separeras från avgiftsfinansierad tid

Tillsynsplan

Lunch

 Sändning startar igen kl 12.45

 Deltagare på plats ska vara i salen kl. 12.40

Frågeställningar inför övning 1

Använd frågeställningarna till övningen eller i fortsatt diskussion på hemmaplan!

1. Vilka behov har vi (”den grå tratten”)?

 Hur mäter vi ett behov?

 Hur hittar vi behovet?

2. Vem ska göra behovsutredningen?

 Chef, tjänstemän, ansvarig nämnd, flera kommuner gemensamt?

3. Hur ska vi prioritera?

 Vad påverkar prioriteringen?

 Kan taxan användas som styrmedel?

4. Vad är ”good enough”?

 Hur ofta ska tillsyn ske?

 Vad är tillräcklig tillsyn?

Övning 1 – återsamling kl 13.40

Ni arbetar i X-köping och ska göra en behovsutredning.

Uppgift: Hur prioriterar ni verksamheterna?

a) Ange tillsynsfrekvens baserat på krav/de omvärldsfaktorer er myndighet hittat.

b) Resonera i grupp med vilken motivering ni prioriterar verksamheterna

c) Hur skulle tillsynen se ut? Metodik?

d) Styr er taxa åt annat håll idag?

Krav/omvärldsfaktorer

 Giftfri vardag

 Säkert dricksvatten

 Ingen övergödning

 IED/IUV – tillsyn

 Barnperspektivet

Aktuella verksamheter

- Lantbruk

- Förbränningsanläggning - Detaljhandel

- Bassängbad - Bilverkstäder - Täkter

- Avfallsupplag - Förskolor

- Övningsplats räddningstjänst Det finns inget rätt eller fel – endast bra idéer

Ifyllnadsblad till övning 1a

1. Årlig tillsyn:

2. Återkommande tillsyn:

3. Projektinriktad tillsyn:

4. Behovsstyrd tillsyn:

Kostnadstäckning

 Vad betyder det?

 Hur använder vi det?

För att kunna kostnadstäcka tillsynen måste man arbeta med tillsynens innehåll

Begrepp

 Kostnadstäckning procentuell andel av kostnader som täcks med avgifter

 Avgiftsfinansiering verksamhet i kommunen som är

finansierad med avgifter direkt från dem som använder sig av den

 Skattefinansiering verksamhet i kommunen som betalas med

de skatter kommunen får in

Avgiftsfinansieringsgrad i RS

 Räkenskapssammandraget (RS) är kommunernas bokslutsstatistik

 Obligatorisk, del av officiella statistiken

 Mäter avgiftsfinansieringsgrad för tillsyn inom miljö och hälsoskyddsområdet

 Myndighetsutövningen särskiljs från andra insatser genom följande definition:

”261 Miljö- och hälsoskydd, myndighetsutövning

Kostnader och intäkter för verksamhet enligt miljöbalken, livsmedelslagen, djurskyddslagen och annan myndighetsutövning enligt övrig lagstiftning inom området.”

Avgiftsfinansieringsgrad* 2016

Kommungrupp Avgifts-

finansierings -grad 2015

Avgifts-

finansierings- grad 2016

1 Storstäder 72% 75%

2 Förortskommuner till storstäderna 33% 37%

3 Större städer 43% 42%

4 Förortskommuner till större städer 33% 30%

5 Pendlingskommuner 34% 34%

6 Turism- och besöksnäringskommuner 50% 54%

7 Varuproducerande kommuner 40% 40%

8 Glesbygdskommuner 31% 32%

9 Kommuner i tätbefolkad region 35% 32%

10 Kommuner i glesbefolkad region 40% 41%

Riket 39% 37%

Bortfall, antal kommuner 47 48

Avgiftsfinansieringsgraden har gått ner på riksnivå.

Beror på att kostnaderna ökade betydligt mer (ca 10%) än

avgiftsintäkterna.

Avlopp, tillfälliga verksamheter?

* På förvaltningsnivå

Avgiftsfinansieringsgrad 2016 - län

Län Avgiftsfin % Bortfall antal Stockholm 56% 4 Gotland 51%

Jämtland 47% 0 Halland 45% 0 Västerbotten 44% 1 Skåne 43% 7 Kronoberg 42% 0 Dalarna 42% 2 Uppsala 41% 0 Örebro 41% 6 Västra Götaland 40% 15 Södermanland 39% 0 Kalmar 39% 2 Gävleborg 39% 1 Blekinge 38% 3 Västernorrland 37% 0 Norrbotten 37% 1 Östergötland 35% 2 Värmland 35% 3 Jönköping 34% 2 Västmanland 26% 4

Riket 43%

Kommentar:

Vägda medelvärden.

Bortfallet är kommuner som ingår i förbund och några

med uppenbart orimliga värden.

 Resultatet visar inte på att geografin har betydelse

 De stora skillnaderna är på kommunnivå

Avgiftsfinansieringsgrad - kommunalförbund

 Kommunalförbund har generellt högre avgiftsfinansieringsgrad än enskilda kommuner inom samma område

 Kräver särskild rapportering

Graf av 2016 års statistik

 Ökad kostnadstäckning med kommunens storlek

 Storstadskommunerna har markant högre avgiftsfinansiering

 Finns ett svagt sammanband med stordriftsfördelar

I diagrammet är storstadskommunerna bortplockade

Tips från SKL

 Renodla myndighetsarbetet

 Tydliggör vad som ingår med ekonom

 Samverka!

 Bilda gemensamma arbetsgrupper eller anlita konsult

 Ägna tid åt ekonomin!

 Få kommuner följer upp. Mindre kommuner har inte tid

 Se över taxan för att kunna få en följsamhet mot era kostnader

 Debiteringsrutiner

 Arbeta med nyckeltal

Nyckeltal som kan vara till hjälp

 Antal årsarbetare

 Enas om en modell för beräkning av åa

 Intäkt per årsarbetare

 Dela in i verksamhetsområden

 Jämför planerad och utfall

 Faktiskt debiterade timmar per årsarbetare

 Ta fram rutiner för hur debitering ska ske

 Jämför verksamhetsområde

Ta hjälp av ekonom!

Fikapaus

 Sändningen återupptas kl 15.00

 Deltagare på plats ska vara i salen kl 14.55

Övning 2 - återsamling kl 15.30

Samtal i grupp/ på chatten:

Hur får ni finansiering av tillsynen?

 Hur arbetar ni med handläggningsavgiften?

 Hur arbetar ni med nyckeltal?

 Hur arbetar ni med skattefinansiering?

 Hur arbetar ni med taxan?

Samverkan börjar här!

SKLs medskick

 Korrekt handläggningskostnad per timme

 Korrekt tidssättning för tillsyn – äga tiden!

 Korrekt debitering- ta betalt för det man utför

 Behovsutredningen central

 Mest tid på tillsynens kärnuppdrag!

 Dialog med politiken om ambitionsnivå och resurser

 Vad är absolut nödvändigt, vad måste vi göra inom viss tid (prioritering), vad gör vi i mån av tid?

 Vad är möjligt inom olika verksamhetsområden ekonomiskt och enligt lagen?

Glöm inte viss tillsyn är skattefinansierad!

Hur går arbetet med SKL:s projekt om ny taxemodell för MB?

Varför förändra taxan?

 Förenkla

 Förbättra

 Förändra

Förenkla

 Taxan måste bli enklare att förstå för företagare, förtroendevalda och tjänstemän Behovet av tillsynen ska styra taxan.

Styrd tillsyn

• Kopplas till statens taxa

• SKLs modell

• Bilaga 2

• Fast avgift

Behovsprioriterad tillsyn

• Frekvensstyrd tid

• SKLs modell

• Ny bilaga

• Efterskottsbetalning rekommenderas

Händelsestyrd tillsyn

• Digitalisering

• Vägledning för skattning

• Bilaga 1 revideras

Skattefinansierad tillsyn

• Planeras

• Råd/Information

• Handläggningskostnad per timme förtydligas

Förbättra

 Genom att koppla ihop kommunernas taxa med statens så åstadkommer vi större likvärdighet

 Behovet för tillsyn anges av staten i deras vägledning och SKL bygger sin modell baserat på detta

 Taxan förenklas på detta sätt och antalet koder minskas

Förändra

 Genom förenkling och standardisering kan digitalisering av taxan åstadkommas

 Finansieringsmodellen kommer att öppnas och möjligheten till efterskottsbetalning ökar

 Större likvärdighet i taxan minskar kritik från företag och gör planeringsprocessen mer transparent

 SKL byter fokus från att tillhandahålla detaljer i taxor till att vägleda i planeringsprocesser

 SKL tillhandahåller arena för diskussioner mellan kommuner och staten genom att branscherna och taxan blir mer gemensam för båda parter

Tack för idag!

 Hitta mer hos SKL

 Miljöchefskonferens 9-10/11

 Tema samverkan

 Program

 Sista anmälningsdag 9 okt