Kommunstyrelsen 2017 Årsrapport

(1)

Årsrapport

Kommunstyrelsen

2017

(2)

Innehållsförteckning

1

Verksamhet ... 3

1.1 Uppföljning av uppdrag ... 3

1.2 Uppföljning av uppdrag - bedömning på enhetsnivå ... 4

1.3 Viktiga och intressanta händelser ... 9

2 Måluppföljning ... 11

2.1 I Mark ska det vara lätt att starta, driva och utveckla företag för att skapa arbetstillfällen ... 11

2.2 I Mark ska vi vara en kreativ kommun för att alla ska trivas med att bo och leva ... 12

2.3 Hållbar personalförsörjning ... 13

3 Uppföljning av internkontroll ... 14

3.1 Årets internkontrollarbete ... 14

3.2 Uppföljning av internkontrollplanen ... 14

4 Personal ... 18

4.1 Analys av personalförhållanden ... 18

4.2 Statistik inom arbetsgivarområdet ... 18

4.3 Tillbud och arbetsskador ... 19

5

Ekonomi ... 20

5.1 Driftredovisning... 20

5.2 Investeringsredovisning ... 21

6

Övrig uppföljning ... 22

6.1 Uppföljning av bredbandssatsning ... 22

6.2 Inkomna synpunkter ... 22

6.3 Internationellt arbete ... 22

6.4 Uppföljning energiplanen ... 22

6.5 Uppföljning av Marks kommuns lokala miljömål ... 22

6.6 Uppföljning av attraktivitetsplanen... 22

(3)

1 Verksamhet

1.1 Uppföljning av uppdrag

Huvudverksamhet / Uppdraget uppfyllt Helt I hög

grad Delvis I låg grad Inte alls

Ledning och styrning X

Övergripande utvecklingsfrågor X

Ledning och styrning

Stödet till förvaltningarna av specialister på kommunledningskontoret pågår löpande. Fortsatt utveckling av arbetssätt och rutiner i form av exempelvis handböcker skapar styrning och kommungemensamma arbetssätt.

Arbetet med att revidera kommunens styrdokument har fortsatt under året. Exempelvis kommunens ekonomistyrningsprinciper har ändrats så att överföring av nämndernas

budgetavvikelser samt ianspråktagande av nämndernas ackumulerade resultat har avskaffats.

Finanspolicyn för kommunkoncernen och finansiella riktlinjer för kommunen har setts över och fastställts av kommunfullmäktige respektive kommunstyrelsen. Placering av kommunens överlikviditet och månatlig rapportering sker i enlighet med dessa riktlinjer. Även en revidering har gjorts av kommunens riktlinjer för stiftelseförvaltning. Flera nya styrdokument har tagits fram, såsom riktlinjer för sociala medier. Förslag på principer för redovisning, styrmedel och prioriteringsverktyg för investeringar har tagits fram och har använts i förslaget till budget 2018–2021.

Utbildning i och utveckling av Stratsys har fortsatt. Bland annat genom att alla enhetschefer i socialförvaltningen nu gör sin månadsrapport i Stratsys, vilken är integrerad med den

ekonomiska uppföljningen.

Arbetet med uppdraget från kommunfullmäktige att få ner sjuktalen har startat under året och som ett led i detta arbete har kompetensen på kommunledningskontoret ökats inom

hälsoutveckling och rehabilitering. Ett digitalt rehabiliteringsverktyg har införts till stöd för alla chefer och en ny överenskommelse har tecknats med Previa som fått godkänt av

Försäkringskassan gällande arbete med förebyggande sjukpenning. Ett proaktivt samverkansavtal har tecknats mellan Försäkringskassan och Marks kommun i syfte att förenkla samarbetet. För att följa upp medarbetarnöjdheten används numera ett digitalt verktyg där det går att följa utvecklingen veckovis.

Dataskyddsförordningen träder i kraft i maj 2018 och ersätter personuppgiftslagen. Arbetet fortlöper med att förbereda kommunen och bolagen inför detta. Förberedande åtgärder har även skett inför ny kommunallag och förvaltningslag som träder i kraft under 2018.

Arbetet för en ökad digitalisering har fortsatt under året. 95% av kommunens skrivare är nu utbytta. Till största delen är det ”pull-print” som används, vilket möjliggör att valfri skrivare kan väljas. På detta sättet sjunker mängden utskrifter och säkerheten ökar.

IT-verksamheten har genomgått en förändring mot en mer tjänsteorienterad organisation. Det har medfört vissa utmaningar i att finna roller och ansvarsfördelning, samt ökat behovet av tydlighet. Som en effektivitetsåtgärd har det införts ett nytt ärendehanteringssystem för

felanmälan och beställningar. Verksamheten har även ökat kompetensen inom avtal, inköp och licenshantering för att effektivisera hanteringen samt för att öka riktigheten.

Flera större förändringar bland IT-system och IT-utrustning har genomförts. Telefonisystem och växel är utbytt. Ett pilottest av Chromebook har genomförts och ett breddinförande på högstadiet har startat. AV- och konferensutrustningen är utbytt i stora delar av kommunens konferenslokaler.

Ett förberedelsearbete har genomförts för att kunna lansera kommunens nya intranät i början av 2018. Det finns även en e-tjänsteplattform som är förberedd men som inte är lanserad ännu. Automatiserad kontohantering är avropad och starten av tjänsten är planerad till början av 2018.

(4)

En ny internet-förbindelse levererades den 1 oktober med en kapacitet på 10 Gb.

Det har genomförts en revision av Marks kommuns IT-säkerhet. Den preliminära indikationen visar på att det finns ett bra beteende och medvetenhet hos medarbetarna, men att det saknas styrdokument inom området.

Uppdraget Ledning och styrning bedöms ha utförts i hög grad. Kommunstyrelsen har en god uppsikt och kontroll över kommunens ekonomiska ställning. Ett kontinuerligt utvecklingsarbete för kommunens styrning och ledning har skett med fortsatta framsteg. Det finns dock

fortfarande utrymme för förbättringar för att kommunstyrelsen ska kunna styra på ett effektivt sätt, vilket gör att uppdraget inte kan bedömas ha utförts helt.

Övergripande utvecklingsfrågor

Under våren 2017 färdigställdes översiktsplanen för Marks kommun. Även ett

bostadsförsörjningsprogram och ett kulturmiljöprogram har tagits fram och kommer att implementeras i samhällsplaneringen.

Arbetet med att sammanställa förslag till fördjupad översiktsplan (FÖP), nordväst, har pågått under hösten. Ett underlag till beslut om samråd för planen förväntas presenteras för

kommunstyrelsen under första kvartalet 2018. Under hösten har arbetet med en ortsanalys och utvecklingsplan för Horreds tätort påbörjats i samverkan med lokalt byalag.

Planeringen har påbörjats av nya Lyckeskolans placering, disposition av skoltomten och för utveckling mot ett vitalt Kinna centrum - med nybyggnation av bostäder, kontor- och handelsverksamhet samt lokaler för kultur- och idrottsaktivitet.

Näringslivsrådet har mötts fyra gånger under året och diskussionerna har bland annat handlat om utvecklingen av Kinna centrum, infrastruktur och hur man skapar ett bättre företagsklimat i kommunen. Det har genomförts två företagsfrukostar, en med fokus infrastrukturfrågor och en där Svenskt Näringslivs kommunranking presenterades.

Information om vad som sker inom Marks kommuns besöksnäring har under året uppdaterats kontinuerligt på webbplatsen vastsverige.com.

Kommunstyrelsen har lämnat yttranden på ett flertal remisser. Ett exempel är Västra

Götalands regionala plan för transportinfrastrukturen, där man även tog till vara på synpunkter från företagen i Marks kommun.

Marks kommun har under 2017 tilldelades att emot 101 nyanlända för bosättning. I slutet av december månad hade kommunen tagit emot 125 personer. Att kommunen har tagit emot fler än kommuntalet beror på att Migrationsverket valt att räkna bort ett antal av de personer som anvisades till kommunen via Arbetsförmedlingen som var anvisande part fram till sista

december 2016. Till detta tillkommer personer som på egen hand flyttar till kommunen samt anhöriga till personer som redan finns i kommunen. Totalt innebär det att Marks kommun tagit emot 216 personer under år 2017. Den höga inflyttningen, med många barnfamiljer, har medfört att många är trångbodda då kommunen har brist på större lägenheter. De många barnfamiljerna innebär även ett ökat tryck på skola och barnomsorg. Även individ- och familjeomsorgen har påverkats då de allra flesta nyanlända behöver ekonomiskt stöd vid ankomsten till kommunen.

Uppdraget Övergripande utvecklingsfrågor bedöms ha utförts i hög grad. Flera viktiga beslut har fattats under året såsom översiktsplanen. Det finns dock fortfarande

utvecklingsmöjligheter inom exempelvis besöksnäring och miljöfrågor. Det gör att uppdraget inte kan bedömas som helt utfört.

1.2 Uppföljning av uppdrag - bedömning på enhetsnivå

Enhet / Uppdraget uppfyllt Helt I hög

grad Delvis I låg grad Inte alls Koncernperspektivet

Personalenheten X

Ekonomienheten X

(5)

Enhet / Uppdraget uppfyllt Helt I hög

grad Delvis I låg grad Inte alls

Kansli, kvalitet och uppföljning x

IT-enheten X

Välfärd och utbildning x

Uppföljning av uppdraget - koncernperspektivet

Uppföljning av uppdraget - personalenheten

Inom personalområdet har flera större arbetsområden varit aktuella under året:

• Löneöversyn 2017: Lönerevison har ägt rum med alla personalorganisationer.

Merparten var klara och utbetalades före sommaren 2017, medan Kommunals löner blev klara för utbetalning i november 2017.

• Feriejobb 2017: Vi lyckades i år ge 3-veckors feriejobb till alla 17/18-åringar i Marks kommun som så önskade. Vi har även erhållit ekonomiskt bidrag från

Arbetsförmedlingen.

• Övertalighet inom flyktingverksamheten: Under året förekom övertalighet med cirka 85 personer inom flyktingverksamheten, vilken hanterades så att merparten omplacering inom kommunen. Några valde dock att sluta på eget initiativ och några blev till slut uppsagd på grund av arbetsbrist då de tackade nej till skäligt omplaceringserbjudande.

• Ärendehantering: Extensiv och tidskrävande hantering av olika personalärenden på uppdrag från verksamheten.

• Uppdraget från KF att aktivt arbeta för att få ner sjuktalen har nu kommit igång i och med rekrytering av rehabiliteringssamordnare, hälsoutvecklare samt

arbetslagsutvecklare. Digitala rehabiliteringsverktyget Adato har upphandlats till stöd för alla chefer. Ny överenskommelse har tecknats med Previa som fått godkänt av Försäkringskassan gällande arbete med förebyggande sjukpenning. Även nytt och proaktivt samverkansavtal har tecknats mellan Försäkringskassan och Marks kommun i syfte att kapa hörnen och förenkla samarbetet.

• Beslut har fattats om sammanhållen rehabilitering från 2018 där Personalenheten ska beställa och kravställa individinsatser genom företagshälsovård.

• Beslut har också fattats om införande av gratis kaffe för alla medarbetare från 2018 samt höjt friskvårdsbidrag till 2500 kronor per år utan delfinansiering av medarbetaren tillsammans med införandet av förenklad administration genom ActiWay.

• Överenskommelse om extratjänster (bidragsanställning genom Arbetsförmedlingen) har tecknats med Kommunal med tak på 50 sådana tjänster i kommunen och med

successivt införande under första halvåret 2018.

Uppföljning av uppdraget - ekonomienheten

Månatlig ekonomirapportering, delårsrapporte efter april och efter augusti och årsbokslut för 2016 samt förslag till budget 2018-2021 är lämnade till kommunstyrelsen utifrån

helhetsperspektiv och uppsiktsplikt.

Efter bokslutet lämnas årligen en omfattande redovisning till statistiska centralbyrån (SCB).

Genom detta räkenskapssammandrag (RS) samlas ekonomisk statistik från kommunerna och landstingen in. Syftet är att SCB både på kommun-, landsting- och riksnivå ska ge en

tillförlitlig information om kommunernas och landstingens ekonomi, nuläge och utveckling.

Uppgifterna ligger även till grund för utjämningssystemen.

Kommunfullmäktige har beslutat om en ändring av kommunens ekonomistyrningsprinciper som innebär att överföring av nämndernas budgetavvikelser samt ianspråktagande av nämndernas ackumulerade resultat avskaffas.

Förslag på principer för redovisning, styrmedel och prioriteringsverktyg för investeringar har tagits fram och har använts i förslaget till budget 2018-2021.Förvaltningar och bolag stöds av enhetens ekonomer i arbetet med planering och regelbunden uppföljning av verksamheternas

(6)

ekonomi. Ekonomerna deltar även i utbildningar av olika grupper anställda.

Finanspolicy för kommunkoncernen och finansiella riktlinjer för kommunen har setts över och fastställts av kommunstyrelsen och kommunfullmäktige. Placering av kommunens

överlikviditet och månatlig rapportering till kommunstyrelsen har börjat i enlighet med dessa riktlinjer.

En revidering av kommunes riktlinjer för Stiftelseförvaltning har gjorts under våren och fastställdes av kommunstyrelsen i oktober.

Regler för kommunens kravhantering samt attest och utanordningsreglementet håller på att omarbetas.

En uppföljning av konsolideringsplanen för Spinnerskankoncernen har i juni rapporterats till Spinnerskan och rapporterades även till kommunfullmäktige i delårsrapporten.

Uppföljning av uppdraget - kansli, kvalitet och uppföljning

Arbetet med diarium, sammanträdesadministration och arkivering av handlingar pågår som planerat. Arkivet har stöttat SAMREHEB inför och under avvecklingen av förvaltningen, så att rätt handlingar levereras kommunarkivet för slutförvaring. Dessa handlingar är nu

omhändertagna och slutleverans inkommen.

Kanslienheten har besvarat medborgarförslag och motioner, skrivit fram ärenden för beslut samt besvarat yttranden och remisser. Arbetet med ökad digitalisering har fortsatt under året.

Meddelanden och delegationsbeslut meddelas numera digitalt till kommunfullmäktige, kommunstyrelse och kommunstyrelsens arbetsutskott. Från och med 1 januari 2018 införs digital anslagstavla.

Översyn av kommunens hantering av styrdokument fortsätter. Bland annat har riktlinjer för sociala medier har antagits och förslag till en kommungemensam mall tagits fram.

Dataskyddsförordningen träder i kraft i maj 2018 och ersätter personuppgiftslagen. Arbete pågår nu med förberedelser för kommunen och bolagen vilket leds av kanslienheten.

Förberedelser har även påbörjats angående ny kommunallag och förvaltningslag som träder i kraft under 2018.

Utbildning i och utveckling av Stratsys har fortsatt. Bland annat genom att alla enhetschefer i socialförvaltningen nu gör sin månadsrapport i Stratsys, där det är integrerat med deras ekonomiska uppföljning.

Under sommaren har kommunledningskontoret haft elva feriearbetare. Under sommaren 2017 har feriearbetare på kommunledningskontoret genomfört en medborgarundersökning genom att ta sig ut till badstränder, gator och torg för att ställa frågor till de personer de träffat på.

Över 500 fick frågan att delta i undersökningen varav 300 tackade ja. Resultatet visar att det bästa med Marks kommun är naturen, att det är nära till allt och lagom stort. Resultatet visar även att de tillfrågade i mångt och mycket är nöjda med att bo i Marks kommun och med den service som finns. Däremot så efterfrågar man bland annat bättre insyn och inflytande över kommunens beslut och verksamheter.

Näringslivsrådet har haft fyra möten under året och diskussionerna har handlat mycket om utvecklingen av Kinna centrum, infrastruktur och hur vi skapar ett bättre företagsklimat i kommunen.Det har genomförts två företagsfrukostar, en med fokus infrastrukturfrågor och en där Svenskt Näringslivs kommunranking presenterades. Näringslivskontoret har genomfört drygt 20 företagsbesök under året.

Information om vad som sker i Mark uppdateras kontinuerligt på webbplatsen

vastsverige.com. I kommunhusets reception/hall har en pekdator med turistinformation installerats. Tillsammans med Västsvenska turistrådet och Tygriket i Mark har det genomförts en besöksnärings- och turismkväll. Företagare som verkar inom området kom för att lyssna till Turistrådets arbete och hur kommunen i dagsläget arbetar med besöks- och turismfrågor.

Marks kommun blev i slutet av maj månad nydiplomerad som en fairtrade-city.

(7)

Uppföljning av uppdraget - IT-enheten

IT's förändringsresa till en tjänsteorienterad organisation har fortsatt under året, och den har medfört vissa utmaningar i roller, ansvarsfördelning och ökat behov av tydlighet. Byte av IT- Chef skedde i slutet av September, ny IT-Chef är Krister Näsström.

Budget:

Felbudgetering inom printerområdet, ökat behov av AV-utrustning samt

licensstrukturförändring ifrån Microsoft har haft stor påverkan på slutresultatet, och påtvingat en del omprioriteringar för att kunna hålla ramarna. okus på aktiviteterna har lagts på delar som gett tydlig verksamhetsnytta (Effektiviserings-system, AV, Skolor) - men vi ser en utmaning inför 2018 att hålla dagens servicenivå inom budgetramen.

Personal:

Ett mindre antal personalförändringar har gjorts under året. Enheten har införskaffat

kompetens i avtal, inköp och licenshantering för att effektivisera, stärka och öka riktigheten.

Ny och ökad kompetens för GIS systemen (kartor mm) finns nu på plats.

Nytt verktyg är på plats för att mäta medarbetarnöjdhet.

Infrastruktursatsningar

Utbytet av PC är fördröjd men beräknas fortsätta under 2018 och följa en tydlig process.

Chromebook pilot genomförd och breddinförandet av Chromebooks på högstadiet har startat.

Nytt datacenter som privat molntjänst är fördröjd, baserat på att ytterligare behovsanalys behöver genomföras. Förlängt serviceavtal är tecknat på befintlig lösning.

Ny internet-förbindelse är levererad den 1 Okt, kapaciteten är 10 Gb. Övrig nätfunktonalitet är fortsatt eftersatt under diskussion tillsammans med Marknet.

AV konferensutrustning är utbytt i stora delar av kommunens konferenslokaler. Utbytet har fortsatt och dragit över budget, vilket kommer att hanteras bättre under 2018. AV utrustning är ett eftersatt område, speciellt inom skolorna.

95% av kommunens skrivare är nu utbytt och till störts delen är det ”pull-print” vilket möjliggör att valfri skrivare kan väljas, mängden utskrifter sjunker och att säkerheten ökar.

Telefonisystem och växeln är utbytt, det pågår ett fortsatt säkerställande av att tillräcklig täckning finns i kommunens lokaler.

Digitalisering

Marks nya Intranät lanseras under Q1 2018, och gradvis övergång från SPS sker sedan stegvis genom samverkan med de olika verksamheterna.

Ny tjänst för mark.se är införskaffad och överflyttning är gjord.

Digital anslagstavla är på plats, och utbildning är genomförd.

E-tjänsteplattform är tillgängliggjord men ej lanserad.

Automatiserad kontohantering är avropad och starten av tjänsten planerad Q1 2018 Sedvanlig 1-1 IT-verktyg till första års elever på gymnasiet genomförd.

IT har infört nytt ärendehanteringssystem för felanmälan och beställningar.

IT Säkerhet:

Revision av Marks kommuns IT säkerhet har genomförts, och trots det finns ett bra beteende och medvetenhet hos personalen så saknas en stor mängd styrdokument.

GDPR analys har också diskuterats, men även här saknas underlag t.ex ett system för informationsklassificering och systemöversikt inom kommunen.

Bredbandssatsning:

Arbetet fortgår inom området, men det önskade resultatet har inte uppnåtts. Som delorsak har indentifierats en alltför strikt skrivelse gällande tilldelning av bidrag, vilken idag är under

(8)

omarbetning.

Uppföljning av uppdraget - välfärd och utbildning

År 2017 fortsätter med ett högt mottagande av nyanlända, det vill säga kvotflyktingar som kommer direkt från ett av de stora flyktinglägren i världen och personer som bott på någon av Migrationsverkets anläggningar, som fått uppehållstillstånd och ska flytta till eget boende i en kommun. Alla Sveriges kommuner ska ta emot nyanlända för bosättning enligt lagen

(2015/15:54) om ett gemensamt ansvar för mottagande av nyanlända, även kallad

bosättningslagen. Inför årsskiftet gjordes en beräkning baserad på arbetsmarknad, befolkning och tidigare mottagande. För 2017 innebar det nya planeringstalet ett högt mottagande i merparten av Sveriges kommuner. Marks kommun fick i uppdrag att ta emot 159 nyanlända för bosättning. I mars 2017 beslutade regeringen att sänka länstalen för 2017 och

länsstyrelsen har som följd av det beslutat om sänkta kommuntal för majoriteten av landets kommuner. För Marks kommun innebar beslutet en sänkning av planeringstalet för 2017 till att kommunen ska ta emot 101 personer för bosättning under året.

I slutet av oktober månad har kommunen tagit emot 125 personer, varav flera stora barnfamiljer, för bosättning. Av de mottagna är 20 personer kvotflyktingar. Att vi har tagit emot fler än kommuntalet beror på att Migrationsverket valt att räkna bort ett antal av de personer som anvisades till kommunen via Arbetsförmedlingen som var anvisande part fram till sista december 2016 och där kommunerna hade ytterligare fyra månader på sig att ta emot de nyanlända.

Till detta kommer personer som på egen hand flyttar till kommunen, många gånger till någon släkting eller landsman, samt anhöriga till personer som redan finns i kommunen. Sammanlagt 66 personer fram till och med slutet av oktober månad. Totalt innebär det att Marks kommun fram till och med oktober månads utgång tagit emot 191 personer under år 2017.

Den höga inflyttningen, med många barnfamiljer, har medfört att många är trångbodda då kommunen har brist på större lägenheter. De många barnfamiljerna innebär även ett ökat tryck på skola och barnomsorg. Även individ- och familjeomsorgen har fått en ökad belastning då de allra flesta nyanlända behöver ekonomiskt stöd vid ankomsten till kommunen. En

bidragande orsak till detta är att det stöd man haft under asyltiden betalats ut i förskott medan det stöd man får när man fått uppehållstillstånd och flyttar ut till en kommun, etableringsstödet, betalas ut i efterskott. Kommunen återfår dessa pengar från Migrationsverket.

Uppföljning av uppdraget - fysisk planering

Under våren 2017 färdigställdes Översiktsplanen för Marks kommun. Planen inarbetas nu som ett skikt i övrig GIS (geografiska informationssystem) data och finns därmed lätt tillgängligt för kommunens planering och myndighetsutövning.

Bostadsförsörjningsprogrammet är också färdigställt och ska fortgående implementeras i samhällsplaneringen. Även ett Kulturmiljöprogram har sammanställts under hösten och implementeras i verksamheterna via ett GIS skikt.

Arbetet med att sammanställa förslag till fördjupad översiktsplan (FÖP) Nordväst har pågått under hösten. Trots att innehåll med textunderlag har bearbetats sedan 2013 och föregåtts av en mängd lokala diskussionsmöten har arbetet med en sammanfattning varit en oväntat stor utmaning. Ett underlag till beslut om samråd för planen förväntas bli presenterat för

kommunstyrelsen under första kvartalet 2018.

Under hösten har arbetet med en ortsanalys och utvecklingsplan för Horreds tätort påbörjats i samverkan med lokalt byalag. Redovisning av en tätortsplan planeras till början av april 2018.

För vidare arbeten med fördjupade översiktsplaner kommer kommunens mindre tätorter och omgivningar prioriteras. Ortsanalyser och lokala utvecklingsplaner ska tas fram med lokala företrädare, näringsliv, boende, byalag med flera, i en öppen medborgardialog.

Under året har besiktningar och värderingar gjorts som beslutsunderlag till frågan om inköp av Smälteryd i Sätila och f.d. stadshotellet i Kinna centrum. Även ett första initiativ till

(9)

planeringsarbete för utveckling av området runt Smälteryd i Sätila har tagits.

Planering av nya Lyckeskolans placering och disposition av f.d. skoltomten för utveckling av området till ett vitalt Kinna centrum med nybyggnation av såväl, bostäder, kontor- och handelsverksamhet samt lokaler för kultur- och idrottsaktivitet har påbörjats. En preliminär tidplan för exploaterings- och planeringsprocesser har godkänts av kommunstyrelsen och en inledande öppet hållen halvdagsworkshop med representanter för såväl lokalt näringsliv, handel och fastighetsägare som politiker, tjänstemän och föreningsrepresentanter, kommer att hållas i januari 2018.

Uppföljning av uppdraget - övriga utvecklingsfrågor

Byalagen i Marks kommun får årligen administrations- och aktivitetsbidrag på 10 000

kronor/byalag. Torestorps Framtid, Rydals Framtid, Älekulla och Öxabäcks Bygdelag beviljades särskilda projektbidrag på drygt 60 000 kronor. Utbetalning av hemsändningsbidrag för

varuleveranser har skett till två butiker i kommunen: Älekulla och Hajom. Under hösten bjöd kommunen in samtliga byalag till ett gemensamt möte, storbyalagsmöte.

Marks kommun har deltagit i arbetet med att ta fram underlagsmaterial till Västra

Götalandsregionens regionala plan för transportinfrastrukturen samt deltagit i Trafikverkets regionala dialog inför Nationell plan för transportsystemet 2018-2029. Marks kommun har lämnat remissyttrande gällande Västra Götalandsregionen förslag till Regional plan för

transportinfrastrukturen i Västra Götaland 2018-2029. Synpunkter inhämtas bland annat från företagen i Mark. Kommunen har också medverkat i Boråsregionens arbete med olika

yttranden till Västra Götalandsregionen och Trafikverket.

Marks kommun erbjuder personer över 65 år att åka gratis på Västtrafiks bussar och tåg inom Marks kommun. 30 september 2017 fanns det 4 997 giltiga seniorkort för resor med

Västtrafik. Marks kommun har under sommaren skickat ut fritidskort till 2 160 ungdomar mellan 15 och 19 år, varav 130 var asylsökande. Fritidskorten fungerar som färdbevis dygnet runt i hela Västra Götaland under sommarmånaderna juni-augusti.

1.3 Viktiga och intressanta händelser

Viktiga och intressanta händelser ur ett medborgarperspektiv

Söndagen den 2 april 2017 skedde den tragiska bussolyckan utanför Sveg där tre ungdomar från Ängskolan i Skene förolyckades och där ett flertal skadades allvarligt. När informationen kom om att olyckan gick Marks kommun in i stabsläge för att lösa de praktiska frågor som var tvungna att hanteras snabbt. Stabsläget fortsatte veckan ut. Kommunen erbjöds och fick hjälp från en mängd organisationer, kommuner och myndigheter. De rutiner som användes under stabsläget fungerade väl.

Marks kommun blev i slutet av maj nydiplomerad som en fairtrade-city.

Under sommaren erbjöds alla 17- och 18-åringar tre veckors feriearbete. Feriearbetarna på kommunledningskontoret har under sommaren genomfört en medborgarundersökning genom att ta sig ut till badstränder, gator och torg för att ställa frågor till de personer de träffat på.

Resultatet från undersökningen visar att det bästa med Marks kommun är naturen, att det är nära till allt och lagom stort. Resultatet visar även att de tillfrågade i stort är nöjda med att bo i Marks kommun och med den service som finns. Däremot efterfrågas bättre insyn och

inflytande över kommunens beslut och verksamheter.

Mingla i Mark och Sommarfredagar har genomförts under året. Kommunstyrelsen var även delaktig i genomförandet av Markshow.

Från och med 1 januari 2018 införs en digital anslagstavla i enlighet med nya kommunallagen.

Allt som tidigare anslogs på den fysiska tavlan kommer anslås digitalt, såsom kommande sammanträden, justerade protokoll och kungörelser.

Arbetet med bredbandssatsningen fortgår men det önskade resultatet har inte uppnåtts. Som delorsak har identifierats alltför strikta riktlinjer gällande tilldelning av bidrag, vilket kommer justeras framöver.

Personer över 65 år får åka gratis på Västtrafiks bussar och tåg inom Marks kommun. Den 30

(10)

september 2017 fanns det 5 000 giltiga seniorkort för resor med Västtrafik. För tredje sommaren i rad skickades fritidskort ut till 2 160 ungdomar mellan 15 och 19 år, varav 130 var asylsökande. Fritidskorten fungerar som färdbevis dygnet runt i hela Västra Götaland under juni-augusti.

Viktiga och intressanta händelser ur ett verksamhetsperspektiv

Överenskommelse om extratjänster (bidragsanställning genom Arbetsförmedlingen) har tecknats med Kommunal med tak på 50 sådana tjänster i kommunen och med successivt införande under första halvåret 2018.

Tillsammans med Västsvenska turistrådet och Tygriket i Mark har det genomförts en

besöksnärings- och turismkväll. Företagare som verkar inom området kom för att lyssna till Turistrådets arbete och hur kommunen i dagsläget arbetar med besöks- och turismfrågor.

Delegationen för unga till arbete (DUA) har regeringens uppdrag att främja statlig och kommunal samverkan och att utveckla nya samverkansformer för att minska

ungdomsarbetslöshet. I juni 2015 beslutade kommunstyrelsens arbetsutskott att en lokal överenskommelse mellan kommunen och Arbetsförmedlingen skulle utarbetas.

Överenskommelsen började gälla 1 januari 2016. Valda revisorer har i en rapport från juni 2017 kritiserat kommunstyrelsen för att inte ha säkerställt en ändamålsenlig styrning, uppföljning och planering av DUA-överenskommelsen.

(11)

2 Måluppföljning

Kommunens verksamhet ska planeras med vision och mål för Marks kommun som utgångspunkt. I detta avsnitt följs mål och indikatorer upp.

Strategiska områden/Förutsättningar/Utgångspunkter:

2.1 I Mark ska det vara lätt att starta, driva och utveckla företag för att skapa arbetstillfällen

Kommungemensamma mål:

Ett gott företagsklimat

Indikatorer Utfall 2015 Utfall 2016 Utfall 2017 Mål 2017

Företagarnas syn på kommunens

myndighetsutövning och service gentemot företagare (undersökningen Insikt, indexvärde)

59 49 >= 63

Antal nystartade företag under året 220 210 220 >= 220

Företagarnas syn på kommunens myndighetsutövning och service gentemot företagare (undersökningen Insikt, indexvärde)

SKL:s undersökning Insikt förändrades 2016. Tidigare gjordes en datainsamling för helåret. Nu sker istället en löpande datainsamling så att de som svarar kan delge sina upplevelser om myndighetsutövningen närmare i tid. Undersökningen har därför bytt namn till Löpande insikt.

Marks kommuns miljöenhet har under 2017 haft svårt att ta fram de uppgifter som behövs för att genomföra undersökningen. Av den anledningen är indikatorn inte helt rättvisande utan berör främst kommunens bygglovshantering. Det företagarna ger lägst betyg till är

effektiviteten och tillgängligheten i myndighetsutövningen. Marks kommun får indexvärdet 49 i 2017 års undersökning vilket är lägre än målvärdet 63.

Antal nystartade företag under året

Prognosen för antalet nystartade företag i Marks kommun år 2017 uppgår till 220. Enligt uppgifter från Tillväxtanalys uppgick antalet nystartade företag i kommunen första halvåret 2017 till 112 företag. Helårsprognosen för 2017 (220 nystartade företag) innebär att antalet nystartade företag andra halvåret 2017 ligger i linje med utfallet för 2017 års första halvår.

Måltalet för indikatorn kommer därmed troligtvis att uppnås.

Kommungemensamma mål:

En god samverkan mellan skola och näringsliv

Nämndens mål:

Öka antalet feriearbeten

Antal ungdomar som feriearbetar 192 149 193 >= 193

(12)

Antal ungdomar som feriearbetar

Kommunen har under 2017 kunnat erbjuda feriearbete till alla som varit behöriga. Totalt var det 193 ungdomar som feriearbetade under sommaren.

Strategiska områden/Förutsättningar/Utgångspunkter:

2.2 I Mark ska vi vara en kreativ kommun för att alla ska trivas med att bo och leva

Kommungemensamma mål:

En god kommunal service

SKL:s webbgranskning av kommunens information på hemsidan (Information till alla,

medelvärde i undersökningen) 84 70 71 >= 84

SKL:s webbgranskning av kommunens information på hemsidan (Information till alla, medelvärde i undersökningen)

Marks kommuns resultat i SKL:s Information till alla är 71 procent av maxvärdet i 2017 års granskning. Granskningen handlar om vilken information som finns tillgänglig på kommunens webbplats. Under 2016 gjordes undersökningen om och genomförs numera genom

självgranskning istället för som tidigare år då SKL tidigare stod för genomförandet. Även det som efterfrågas i granskningen ändras något år för år. Detta innebär att det förändrade resultatet kan bero på ändrad mätmetod.

Det gjordes en del förändringar av mark.se under 2016 vilket medförde att en del av den information som efterfrågats inte på ett enkelt sätt har gått att hitta på kommunens hemsida.

Att resultatet är lägre än tidigare år kan därmed bero på både att ny information efterfrågas som inte finns på mark.se och att information som fanns på den tidigare webbplatsen, inte längre finns tillgänglig.

Resultat, 71 procent av maxvärdet, är något lägre än riksgenomsnittet på 79 procent av maxvärdet. Utifrån att kommunen får ett lägre resultat än målvärdet och ett lägre resultat än riksgenomsnittet, är målet för indikatorn inte uppnått. Under 2017 har

kommunledningskontoret arbetat för att säkerhetsställa att den information som eftersöks ska finnas på mark.se. Detta innebär troligtvis ett bättre resultat för kommunen om det genomförs en undersökning 2018.

Vad gäller målet en god kommunal service så kan man även ta hänsyn till resultatet i SKL:s servicemätning. Där framgår att kommun får lägre resultat än genomsnittet på 10 av de 13 parametrarna som undersöks. Utifrån indikatorn framgår att målet därmed inte är uppfyllt från kommunstyrelsens sida.

Kommungemensamma mål:

Goda boendemiljöer

Nämndens mål:

Skapa förutsättningar för befolkningstillväxt

Antal resande med kollektivtrafik (tusen

personer) 1 980 2 015 2 159 >= 2 216

Andel hushåll och företag som har tillgång till

snabbt bredband 29% 42% >= 45%

Antal nya bostäder i av kommunstyrelsen

beställda detaljplaner 0 0 90 >= 90

Befolkningsmängd 33 904 34 200 34 485 >= 34 500

(13)

Kommunen går framåt i ökningen av snabbt bredband och räknar med att närma sig

regeringens nya bredbandsstrategis mål för 2020. Utfallet för 2017 kommer först i mars 2018.

Ser man däremot till 2016 års data så framgår att kommunen är nära att nå målet om 45 % med tillgång till snabbt bredband. Tar man även hänsyn till den utveckling som har skett i samband med bredbandssatsningen så är det sannolikt att målet är nått för indikatorn under 2017.

Antal resande med kollektivtrafik (tusen personer)

Indikatorn visar antalet resande på linjer som helt eller delvis går i kommunen, detta inkluderar även hela tågsträckan Uddevalla-Varberg. Antalet resande har ökat något sedan föregående års mätning. Då indikatorn visar antal resande på resor som helt eller delvis går i kommunen kan förändringen i antalet resande vara utanför kommunen.

Antal nya bostäder i av kommunstyrelsen beställda detaljplaner

Under 2017 har planen för Kinnaström antagits och vunnit laga kraft, vilket resulterade i cirka 90 lägenheter. Kommunstyrelsen var beställare.

Befolkningsmängd

Befolkningen har ökat med närmare 300 personer under året. Ökningen består av ett positivt inflyttningsnetto. Födelsenettot är negativt.

Strategiska områden/Förutsättningar/Utgångspunkter:

2.3 Hållbar personalförsörjning

Kommungemensamma mål:

Friska medarbetare

Sjukfrånvaron ska minska 3,1 4,8 2,3 <= 3

Sjukfrånvaron ska minska

Sjukfrånvaron har minskat sedan 2016 och ligger nu under målvärdet.

Kommungemensamma mål:

Rätt till heltid och möjlighet till deltid

Alla anställda ska kunna få önskad

sysselsättningsgrad (%) 97 98 99 100

Alla anställda ska kunna få önskad sysselsättningsgrad (%)

Alla vid kommunledningskontoret arbetar enligt egen önskad omfattning. Siffrorna i tabell visar hur många av kontorets anställda som arbetar heltid.

(14)

3 Uppföljning av internkontroll

Internkontroll syftar till att säkerställa att verksamheten bedrivs ändamålsenligt och följer lagar, föreskrifter och riktlinjer. Nämnder och styrelser har ansvar för den interna kontrollen inom sitt verksamhetsområde och ska rapportera om sitt arbete med internkontroll.

3.1 Årets internkontrollarbete

Varje år tar kommunstyrelsen fram en plan för internkontroll som finns med i nämndplanen.

Sex av riskerna för året är kommungemensamma och beslutades av kommunfullmäktige i samband med att budgeten antogs. De resterande sex riskerna har kommunstyrelsen valt att granska under 2017. De risker som granskas är de som bedöms ha högst sannolikhet att inträffa samtidigt som det ger en hög väsentlighet om risken faller ut.

Kontrollarbetet har lett till att avvikelser har kunnat konstaterats vilket gett underlag till fortsatt förbättringsarbete.

3.2 Uppföljning av internkontrollplanen

Ekonomi

Risker Uppföljning Resultat av uppföljning 2017

Kommungemensam: Avtal följs inte vid inköp. Inköp sker hos icke avtalsleverantör. Fel pris faktureras.

Övriga villkor följs inte.

Granskning av inköp i förhållande till

avtal Resultatet visar att avtal är ofta

svåra att hitta och tolka, framförallt de avtal som har löpt ut.

Kommunens riktlinjer för inköp och upphandling behöver tydliggöras, struktur och sökbarhet behöver förbättras. Den avtalsdatabas som finns behöver kompletteras med gjorda direktupphandlingar för att underlätta för hela kommunen att följa avtal, lagar och regler.Dialog kommer föras med teknik- och serviceförvaltningen om att uppdatera rutiner. De som varit inblandade i avvikelserna har informerats om gällande rutiner.

Under 2017 har

kommunledningskontoret förstärkts med kompetens inom upphandling.

Detta bör minska risken för att avtal inte följs framöver.

Kommungemensam: Chefer beslutsattesterar ”egna” kostnader såsom resor, utbildning mm

Granskning av beslutsattest gällande

chefers egna kostnader 68 % av posterna som granskades avsåg medarbetare (ej chef) och hade korrekt beslutsattest. 17 % av posterna avsåg chefers egna kostnader och hade korrekt beslutsattest. Resterande 15 % av posterna avsåg utbildning/resa för ett flertal medarbetare och för den chef som sedan har beslutsattesterat fakturan.

Inga åtgärder behövdes vidtas.

Kommungemensam: Manuella utbetalningar saknar korrekta och kompletta underlag samt behörig attest.

Kontroll av transaktioner som inte är fakturor eller lön med avseende på underlag och attest

Resultatet visar att alla de granskade posterna hade korrekt beslutsattest angetts vid manuell utbetalning. 15 % av posterna saknade bifogat underlag, dock fanns underlagen vid verkställande enhet. Enheten har informerats om att utbetalningar ska kompletteras med komplett underlag.

Risk att återsökning av tomhyror inte sker i tid. Risk att hyror missas i återsökningen

Avstämning av att samtliga hyror

har återsökts Under 2016 och 2017 har Marks

kommun tillhandahållit 76

lägenheter till nyanlända personer.

(15)

Risker Uppföljning Resultat av uppföljning 2017 Ofta blir det ett glapp mellan det att lägenheten är ledig och den

nyanlände flyttar in. För den tid lägenheten är tom måste kommunen betala hyra till fastighetsägaren, så kallad tomhyra. Under förutsättning att kommunen har anmält till Migrationsverket att det finns en ledig lägenhet i kommunen så har kommunen rätt att återsöka det utlagda beloppet. Detta har skett för merparten av tomhyrorna. I

december månad 2016 missades docka att anmäla tomma lägenheter detta då ordinarie befattningshavare var sjukskriven. Totalt är det sju lägenheter som inte anmälts tomma.

Rutiner finns, ingen åtgärd vidtas.

Personal

Kommungemensam: Brister i kompetensförsörjningsprocessen - hantering av kravprofil och referenstagning

Uppföljning av om kravprofiler

upprättas vid rekrytering Uppföljningen har inte kunnat genomföras på grund av resursbrist.

Uppföljning av om referenser tas vid

rekryteringar Uppföljningen har inte kunnat genomföras på grund av resursbrist.

Administration

Kommungemensam: Bristande

efterlevnad av delegationsordning Stickprovskontroll av tio delegationsbeslut utifrån om delegationen är korrekt samt om de är anmälda. Kontroll även av att beslut om anställning är anmälda.

Av de tio stickproven var två utan anmärkningar, fem hänvisade endast generellt till

delegationsordningen, två hade hänvisning till felaktig

delegationspunkt och ett hade felaktigt angivet revideringsdatum för delegationsordningen i

dokumentet. Risk kan också finnas att delegationsbeslut inte blir anmälda till nämnden

överhuvudtaget, därmed blir de svårare att kontrollera. För att få bukt med att felaktigt

revideringsdatum för

delegationsordningen anges kommer det regelbundet kontrolleras att den senast reviderade

delegationsordningen är den som finns tillgänglig i Netpublicator, Marks kommuns hemsida, kanslihandboken med mera. För hantera de uppkomna avvikelserna kommer handläggare få en gemensam genomgång av hur delegationsbeslut skrivs och anmäls korrekt.

Gällande beslut om anställning så anmäldes detta senast i april 2017 därefter har inga beslut om anställning anmälts. Sedan maj 2017 t o m december 2017 har tio personer blivit anställda, dessa anställningar är inte anmälda till kommunstyrelsen. Varför de ej har blivit anmälda under senare delen av

(16)

Risker Uppföljning Resultat av uppföljning 2017 året beror att det har varit oklart vems ansvar det är att anmäla beslut om anställning. Detta kommer hanteras genom klargörande rutiner under 2018.

Kommungemensam: Bristande

efterlevnad av arvodesreglemente Stickprovskontroll av att arvodesreglementet följs vid registrering och utbetalning

Stickprovskontroll har genomförts för sammanträden hos

kommunfullmäktige, kommunstyrelsen och

kommunstyrelsens arbetsutskott.

Tre avvikelser har kunnat konstateras i vilka ledamöter har fått både dubbel och ingen

reseersättning samt att en ledamot inte fått arvode för ett

sammanträde. Ett flertal av

arbetsgivarintygen är från början av mandatperioden och riskerar därför att vara inaktuella. I samband med kommunalvalet kommer

arbetsgivarintygen att uppdateras.

De riskerar dock likt 2017 att bli föråldrade inom ett par år i och med att det är upp till ledamöterna att ha uppdaterade arbetsgivarintyg.

Fortsatt kontroll kommer genomföras under 2018.

Kommunledningskontoret kommer se över rutinerna för att förhindra att felaktiga arvoden betalas ut.

Beslut verkställs inte utifrån brister i

expediering/ informationsöverföring. Uppföljning av att arbetet fungerar

som avsett Viss kontroll sker i samband med

uppdrag från budget.

Kommunchefens uppdrag fungerar väl. De problem som finns gäller snarare kontroll av verkställighet.

Ett fel har uppdagats gällande miljönämndens funktionsbrevlåda.

Det går även att anta att det finns risker kring inaktuella

gruppmailadresser. Både dessa problem kommer hanteras under 2018.

IT

Skugg IT - Installation av egna

program som ej är sanktionerade Uppföljning av vad som framkommit

vid scanning Scanning är delvis genomförd, och fortsatt arbete i säkerhetsområdet kommer ske under 2018.

Markkontakt är knutet till datorn och

inte användaren Uppföljning av att åtgärden gett

resultat Markkontakt är knuten till datorn per

design. Uppsäkring sker via hårddiskkryptering (bitlocker) och AD säkerhet med certifikat.

Obehöriga får tillgång till information när till exempel personal inte logga ut / låser datorn när datorn lämnas eller att kontouppgifter lånas ut till kollegor

Genomgång av AD, password,

rutiner och andra relevanta regler Tillgången vid intrång är beroende av användares rättigheter, samt kompetensen hos den personen som gör intrånget. Vid analys av regler så har vi sett ett antal förbättringar gällande lösenordshantering och automatisk låsning av obemannade datorer. Dessa kommer att införas under början av 2018

Problem vid uppdatering av system

eftersom tester inte genomförts Genomgång av systemklassificering, samt analys av en dokumenterad systemuppgraderingsprocess

Systemklassificering saknas och systemuppgradering sker enligt lokal kunskap hos personal. Systemlista skapas med relevant information, tillsammans med en

(17)

Risker Uppföljning Resultat av uppföljning 2017 systemförvaltningsmodell och tillika en beskrivning av olika metoder för uppgradering beroende på

systemklass.

(18)

4 Personal

4.1 Analys av personalförhållanden

Utöver nedan redovisad personalstatistik, bör särskilt noteras det kvalitetsarbete som initierats av kommunchef Mats Lilienberg i syfte att skapa större måluppfyllelse och starkare fokus på kommunledningskontorets (och KS) uppgift att styra och stödja verksamheten. I det arbete som initierats under hösten har kommunledningskontorets chefer samt alla förvaltningschefer deltagit, där det samlade startskottet gick vid koncernledningsmöte i Varberg med hjälp av extern konsult. Detta arbete har fortsatt under hösten och kommer fortsätta under våren 2018. Arbetet kommer presenteras för KS och förväntas leda till ökad måluppfyllelse och ökad kvalitet inom flera viktiga områden.

4.2 Statistik inom arbetsgivarområdet

Personal - Antal anställda

Följetal Utfall 2014 Utfall 2015 Utfall 2016 Utfall 2017

Antal tillsvidareanställda 71 68 67 63

Antal tidsbegränsade anställda 9 10 4 3

Genomsnittlig

sysselsättningsgrad för

tillsvidareanställda (%) 97 97 98 99

Antal tillsvidareanställda

Kommunledningskontorets personalstyrka har stadigt minskat under senaste åren, primärt beroende på den höga personalomsättningen som rått och råder där det visat sig vårt att hinna ifatt. Vad gäller målet om heltid så arbetar alla vid kommunledningskontoret enligt egen önskad omfattning.

Personal - Sjukfrånvaro

Sjukfrånvaro alla anställda (%) 2,4 3,1 4,8 2,3

Andel långtidssjukfrånvaro i procent av den totala

sjukfrånvaron (%) 5,9 26,9 41 9,7

Antal individer med långtidssjukfrånvaro i okt (redovisas inte vid utfall under fem personer)

- - 5 0

Frisktal (max fem sjukdagar per

individ och år) (%) 79 70 70 76

Sjukfrånvaro alla anställda (%)

Den totala sjukfrånvaron på kommunledningskontoret befinner sig idag en rimlig och

hanterbar nivå efter de senaste 2 årens uppgång. Även antalet långtidssjukrivna har minskat.

Detta ska dock ses i perspektiv då enstaka personers sjukfrånvaro i mindre verksamheter gör tydliga avtryck i statistiken.

Ser man till frisktalet så ligger kommunledningskontoret generellt högt, där en kvalificerad majoritet av de anställda uppvisar högst 5 sjukdagar per år.

Personal - Personalrörlighet

(19)

Personalomsättning (%) 16 20 27 25

Personalomsättning (%)

Personalomsättning är i sig både normalt och önskvärd för att alla verksamheter och individer ska utvecklas i samklang. Men personalomsättning kan också utgöra problem när den inte är i balans med verksamheten.

Personalomsättningen på kommunledningskontoret kan beskrivas som hög och problematisk.

En tjugofem-procentig personalomsättning innebär att var fjärde medarbetare skiftats under året. Därtill har det varit betydande omsättning på chefer i det att kommunchefsposten bytt innehavare 3 gånger under året samt att även IT-chefensposten bytt innehavare.

Den höga personalomsättningen medför ett effektivitetstapp när någon slutar sin anställning samt att det samtidigt uppstår en förhöjd arbetsbelastning i avvaktan på ersättare. Därtill nås inte önskad effektivitetsvinst genom rekrytering momentant då det tar tid för en ny

medarbetare att komma in i sina arbetsuppgifter och sitt arbetslag. Omsättningen innebär också betydande tidsåtgång för chefer som genom hög personalomsättning måste ägna mycket tid åt upprepade och parallella rekryteringar.

Personal - Timtid, mer- och fyllnadstid samt övertid

Timtid i timmar 526 2 202 407 744

Fyllnadstid i timmar 81 50 7 37

Övertid i timmar 462 167 92 175

Timtid i timmar

Kommunledningskontoret uppvisar mycket få fyllnadstimmar och övertidstimmar, även om 2017 innebär en viss ökning kopplat till den tragiska bussolyckan i början av året där kommunen sattes i stabsläge med visst övertidsuttag som följd.

4.3 Tillbud och arbetsskador

Verksamhet Tillbud 2016 Tillbud 2017 Arbetsskador

2016 Arbetsskador 2017

Kommunledningskontoret 0 1 0 1

Totalt 0 1 0 1

Under 2017 har ett tillbud och en arbetsskada registrerats, vilket är glädjande lågt även om varje händelse kan vara oroande och besvärande för inblandade.

Tillbudet handlar om en person som försökte komma in Kommunhuset på grund av missnöje med handläggning och arbetsskadan handlar om en halkolycka.

Tillbudet utgör ett generellt problem varför berörd personal fått utbildning i hot och våld.

Arbetsskadan hade sin grund i en halkolycka vid städningsarbete där gällande rutiner diskuterats.

Under 2016 rapporterades inga tillbud eller arbetsskador.

(20)

5 Ekonomi

Avsnittet ekonomi innehåller ekonomisk uppföljning av året. Resultaten som presenteras i rapporten är preliminära och det är först när kommunfullmäktige har godkänt

årsredovisningen som den skall ses som fastställd.

5.1 Driftredovisning

Tabell årsrapport Driftredovisning

(belopp i tkr) Utfall 2015 Utfall 2016 Utfall 2017 Budget 2017 Budgetavvikel se

Intäkter 49 636 18 965 14 041 10 889 3 152

Personalkostnader -41 330 -41 304 -42 517 -47 271 4 754

Övriga kostnader -107 860 -104 878 -122 399 -123 018 619

Nettokostnader -99 554 -127 217 -150 875 -159 400 8 525

Fördelning på huvudverksamhet, netto

Analys av driftredovisning

Analys av utfallet jämfört med föregående år

Kommunstyrelsen hade vid årets början 158,4 mnkr i nettoram, vilket är en ökning om 14,4 mnkr jämfört med 2016. Utöver den årliga uppräkningen av ramen om 1 % tillfördes

kommunstyrelsen 10 mnkr avsedda för kommunens IT-verksamhet och 1,5 mnkr för att

arbeta med att förbygga sjukskrivningar och rehabilitering för kommunen. Ytterligare 1,5 mnkr tillfördes från tidigare års ackumulerande resultat för satsning inom området attraktiv

kommun, attraktiv arbetsgivare. Efter ovannämnda förändringar uppgår kommunstyrelsens nettoramen till 159,4 mnkr.

Intäkter

Budgetavvikelse 3,2 mnkr (budget 10,9 mnkr, utfall 14,0 mnkr)

Kommunstyrelsens intäkter uppgår till drygt 14 mnkr, vilket ger ett överskott mot budget om 3,2 mnkr. Jämfört med 2016 har intäkterna minskat med 4,9 mnkr. Skillnaden mellan åren förklaras dels av utebliven overheadersättning från Samrehab (3,3 mnkr) och dels av lägre intäkt från markförsäljning (1,0 mnkr). Årets budgetöverskottet förklaras främst av högre etableringsersättning från Migrationsverket (1,7 mnkr) och statligt bidrag för "sommarjobb för unga" via Arbetsförmedlingen (0,4 mnkr). Resterande budgetöverskott om 1 mnkr förklaras bland annat av högre ersättning för gemensam administration, markarrenden, inkasso och Myndigheten för Samhällskydd och Beredskap (MSB).

Personal- och arvodeskostnader

Budgetavvikelse 4,8 mnkr (budget -47,3, utfall -42,5 mnkr)

Kommunstyrelsen redovisar ett överskott om 4,8 mnkr hänförligt till personalkostnader.

Budgetöverskottet har minskat med 1,0 mnkr jämfört med 2016. Skillnaden mellan perioderna förklaras bland annat av att två nya tjänster har inrättats under året. Nedan redovisas

avvikelserna uppdelat på enhetsnivå:

• Under personalchefen blev kostnaderna 1,5 mnkr lägre än budgeterat, och förklaras av hög personalomsättning och att de nyinrättade tjänster blev tillsatta först i juni.

• På ekonomienheten uppstod ett överskott om 0,9 mnkr och förklaras dels av föräldraledighet och dels av att en vakant tjänst tillsattes i augusti.

• Under året har kanslienheten haft ett antal tjänster som varit vakanta, vilket medfört ett budgetöverskott om 1,6 mnkr.

• IT- och kommunikationsenheten redovisar ett överskott om cirka 0,8 mnkr, avvikelsen förklaras dels av partiell föräldraledighet, sjukdom och vakanta tjänster.

Övriga kostnader

(21)

Budgetavvikelse 0,6 mnkr (budget -123, utfall -122,4 mnkr

För de övriga kostnaderna redovisas ett budgetöverskott om 0,6 mnkr. Jämfört med 2016 har de övriga kostnaderna ökat med 17,5 mnkr. Budgetreserven och anslag för

kommunövergripande insatser såsom kompetens- och verksamhetsutveckling, marknadsföring och översiktlig planering lämnar ett överskott om sammantaget 4,5 mnkr. De tidigare

disponerade medel om 1,5 mnkr för satsning på attraktiv kommun, attraktiv arbetsgivare har inte ianspråktagits. Däremot har merparten av den satsning om 1,5 mnkr för att förbygga sjukskrivningar och rehabilitering använts.

Under 2017 har nedskrivningar av exploateringsprojekt genomförts om 0,7 mnkr.

Nedskrivningarna är i enlighet med kommunens principer för värdering av

exploateringsprojekt. I huvudsak innebär detta att projekt där nedlagda utgifter till och med 2017 överstiger förväntade inkomster vid tomtförsäljning görs nedskrivning ner till förväntad inkomst.

Värdet på fastigheterna, Mark Lygnersvider 1:29 (Smälteryd) och Bonared 1:59 (Mejeriet) har skrivits ned. Bonared 1:59 ska enligt beslut i kommunstyrelsens arbetsutskott rivas för att bereda plats till trafiksäkerhetsåtgärder, hela byggnadsvärdet om 2,4 mnkr har därför skrivits ned. Smälterydfastigheten förvärvades under året för 8,5 mnkr. Byggnadernas skick och möjligheterna till exploatering har visat sig vara något sämre än bedömningen som gjordes i samband med förvärvet. Fastighetens värde har därför skrivits ned med 2,3 mnkr.

I samband med att kommunen har tagit emot fler nyanlända flyktingar har ersättningen till Borås Regionens Etablerings Center (BREC) ökat och ger en budgetavvikelse om 0,8 mnkr.

Kommunen har även haft kostnader för tomma lägenheter till följd av att Migrationsverket inte klarat av att anvisa personer i den omfattning som angivits. Kostnaden för tomhyrorna medför ett budgetunderskott om 0,3 mnkr. Återsökning av dessa kostnader har skett och kommunen har erhållit ersättning från Migrationsverket.

Av de riktade medlen om 10 mnkr för IT-verksamhet har merparten förbrukats. Under 2016 övergick kommunen från att köpa in arbetsplatsutrustning till att hyra det som en tjänst.

Processen har fortgått under året och den ekonomiska effekten av förändringen kommer att synas fullt ut först 2018. Jämfört med 2016 har kostnaderna för IT-arbetsplatsutrustning ökat med drygt 6 mnkr främst på AV-utrustning, skrivare, iPads och Chromebooks, de sistnämnda till barn- och utbildningsnämnden. Kostnaderna för drift och utveckling av de

kommungemensamma systemen ökat med 4,2 mnkr. Detta beror även på att det har tillkommit fler system.

Anslaget för bredbandssatsning ger ett överskott om 2,0 mnkr. Av de ansökningar som har inkommit har ingen fiberförening uppfyllt kommunens krav för att bidrag ska beviljas.

5.2 Investeringsredovisning

Investeringsredovisning årsrapport

Investeringsprojekt Budget 2017 Utfall 2017 Budgetavvikelse

2017 Begärd

ombudgetering

Kommunstyrelsen -18 500 -11 359 -7 141

Summa -18 500 -11 359 -7 141

Kommunstyrelsens investeringsram uppgick vid årets start till 10 mnkr. Under året har 8,5 mnkr tillförts investeringsramen med anledning av förvärvet av Smälteryd i Sätila.

Kommunstyrelsens nettoram för investeringar är 18,5 mnkr.

Under 2017 har 11,4 mnkr använts. 8,7 mnkr (inklusive lagfart) avser köp av Smälteryd. 2,4 mnkr är investeringar inom IT-verksamhet, främst av AV-utrustning. Resterande 0,3 mnkr avser laddningstationer för el-bilar.

(22)

6 Övrig uppföljning

Nämnders och styrelsers uppföljning rör främst verksamhet, personal och ekonomi. Utöver detta sker i årsrapporten också en uppföljning av olika planer och beslut, såsom internationellt arbete och miljöarbete.

6.1 Uppföljning av bredbandssatsning

Arbetet med bredband/fiber pågår i minst sex områden i kommunen, sju områden är klara.

Ytterligare tre föreningar beräknas bli klara under 2018.

Under 2015 beslutades 2,2 mnkr i bidrag till fiberföreningarna Älekulla Fiberförening och Östra Tostared. Älekulla har löpande fakturerat och rapporterat status till kommunen under 2017 och bidragen är utbetalda till sin helhet till föreningen under året. Beslut om borgensåtagande för Öxabäck Fiberförening är taget.

Slutbesiktning på stamledning mellan Torestorp och Älekulla dal och redovisning är inskickad till Västra Götalandsregionen för utbetalning av ersättning på 1,3 mnkr.

6.2 Inkomna synpunkter

Totalt 75 synpunkter har inkommit till kommunstyrelsen under 2017. Dessa diarieförs i ett samlingsärende och skickas till berörd förvaltning som hanterar synpunkten på det sätt de anser lämpligt.

Synpunkterna berör många olika områden, exempelvis klagomål för dålig uppdatering på hemsidan, klagomål över att tung trafik kör på vägar, beröm för upprustning av områden och beröm för kommunens hantering av bussolyckan.

6.3 Internationellt arbete

Under 2016 startade Sjuhärads kommunalförbund ett nätverk i syfte att samordna

kommunernas internationella frågor på en delregional nivå. Ett fokus har varit att söka medel till gemensamma projekt. Under 2017 har planeringsarbete fortsatt där Marks kommun deltar genom representant från kommunledningskontoret.

I övrigt genomförs inget internationellt arbete. Istället deltar kommunledningskontoret i regionala nätverk för samverkan och kompetensutbyte.

6.4 Uppföljning energiplanen

Energiplanen fortsätter vara aktuell för kommunstyrelsen. Flera av de åtgärder som tilldelats kommunledningskontoret är relevanta och vissa av dem har utförts under tidigare år. Inga åtgärder har dock genomförts under 2017.

6.5 Uppföljning av Marks kommuns lokala miljömål

Kommunstyrelsen har under 2017 finansierat fyra laddstolpar i Kinna och Skene. Dessa bidrar till kommunens lokala miljömål om att kommunen ska arbeta för en attitydförändring vad gäller resande och energianvändning hos medborgarna. Arbetet med att minska kommunens pappersanvändning har fortgått genom att i så stor utsträckning som möjligt använda digitala handlingar. Exempelvis meddelanden och delegationsbeslut meddelas numera digitalt till kommunfullmäktige, kommunstyrelsen och kommunstyrelsens arbetsutskott. I övrigt har det inte genomförts något strukturerat arbete med anledning av de antagna miljömålen.

6.6 Uppföljning av attraktivitetsplanen

Utav de strategier som nämns i attraktivitetsplanen så har kommunstyrelsen framförallt arbetat med att främja samarbete och utbyte mellan företag, näringslivsorganisationer, kommun och lärosäten. Att driva näringslivsarbete med god lokal och regional förankring är grunden för såväl det strategiska som operativa arbetet med näringslivsfrågor. Samarbete och utbyte mellan kommun, lärosäten och näringslivet har intensifierats under året med bland annat UF-mässa och arbetslivsvecka.