8910044
Roland Palm
Erfarenheter av datorisering
i sågverk
Trätek
I N S T I T U T E T F O R T R A T E K N I S K F O R S K N I N GKoland Palm
EHFARENHETtH AV DA T OK I SEK 1NG I SÄGVERK
TräteknikCentruni, Kapport I' 0910044
Nyckelord
computers awmilting
INNEHÅLLSFÖRTECKNING U. bAMMANFArTNlNG 1 . INLEDNING l i d .1. i Bakgrund 4 1.2 Syfte 3 1.3 F i n a n s i e r i n g 3 2. DATORISERING I SÄGVERK
3. DATORISERING VID LIMMAREDS SKOGAR AD 9
3.1 Uppläggning och t i d s p l a n 9 3.2 D a t o r i s e r i n g e n s o m f a t t n i n g 9 3.3 A r b e t e t s uppläggning 12 3.4 E r f a r e n h e t e r från d a t o r i s e r i n g e n 13 B i l a g a 1 13 B i l a g a 2 19
0. SAMMANFATTNING
Inom p r o j e k t e t Systemanalys h a r behovet av a t t i d e t a l j s t u d e r a e f f e k t e r n a av en t o t a l d a t o r i s e r i n g av e t t sågverk framkommit. Av denna a n l e d n i n g h a r d e t t a a r b e t e p l a n l a g t s och genomförts v i d Limmareds Skogar ABs sågverk, som v a r i t d e t värdföretag v i d v i l k e t genomförandet s t u d e r a t s .
Följande e r f a r e n h e t e r har v u n n i t s . K r a v s p e c i f i k a t i o n
K r a v s p e c i f i k a t i o n e n måste göras utförlig, beställaren kan ha bestämda krav på hur den s k a l l utföras samt h u r r e s u l t a t e n , exempelvis en f a k t u r a , ska se u t . I n v o l v e r a den personal i a r b e t e t som ska arbeta med systemet. Gör i n t e s p e c i f i k a t i o n e n onödigt omfattande.
I n s t a l l a t i o n
K o n t r o l l e r a a t t lokalmiljön för apparaturen är den rätta. I n s t a l l e r a spän-ningsutjämnare och b a t t e r i b a c k u p .
O r g a n i s a t i o n
Ansvarig för införandet bör vara samme person som ansvarar för u t n y t t j a n -d e t . Se t i l l a t t minst två personer kan sköta r u t i n e r n a .
Genomförande
S t a r t a med några enkla r u t i n e r som snabbt l e d e r t i l l r e s u l t a t . S p l i t t r a i n t e a r b e t e t på f l e r a r u t i n e r s a m t i d i g t . K r a f t s a m l a ! Avsätt t i d för a t t följa upp problemen, e v e n t u e l l t med hjälp av programleverantören. U t b i l d a på a l l a nivåer. U t n y t t j a den nya t e k n i k e n t i l l a t t se över a r b e t s r u t i n e r -na, e v e n t u e l l t o r g a n i s a t i o n e n inom företaget.
1. INLEDNING
1.1 Bakgrund
Under a r b e t e t med p r o j e k t e t "Systemanalys" framkom behov av a t t ha e t t sågverk som r e f e r e n s v e r k , där man mer ingående kunde studera verksamheten, särskilt kostnads- och intäktsfördelningen i e t t sågverk och e f f e k t e r n a av en d a t o r i s e r i n g inom a d m i n i s t r a t i o n e n och p r o d u k t i o n e n .
Limmareds Skogar AB erbjöd s i g a t t ställa upp som värdföretag eftersom man i n t e r n t s k u l l e göra en u t r e d n i n g k r i n g behovet och utformningen av e t t d a t o r i s e r a t a d m i n i s t r a t i v t system.
För a t t ge möjlighet a t t dokumentera och föra u t e r f a r e n h e t e r n a från r e f e r e n s v e r k e t , anslogs pengar t i l l e t t d e l p r o j e k t " E r f a r e n h e t e r från d a t o r i -s e r i n g i -sågverk".
Sambandet mellan de o l i k a d e l p r o j e k t e n framgår av f i g u r 1 . Där anges också de o l i k a r e s u l t a t r e d o v i s n i n g a r som h i t t i l l s p r e s e n t e r a t s inom p r o j e k t e t "Systemanalys".
Resten av r a p p o r t e n gäller enbart den d e l av p r o j e k t "Systemanalys" som rör d a t o r i s e r i n g i sågverk, främst e r f a r e n h e t e r n a från Limmareds Skogar AB. 1-141 SYSTEMANALYS '1-146 'Erfarenheter Kostnadsanalys från d a t o r i s e r i n g v i d sågverk | i sågverk 1-145 Systemanalys Limmared ( j a n 84 - aug 88) 1-141 SYSTEMANALYS '1-146 'Erfarenheter Kostnadsanalys från d a t o r i s e r i n g v i d sågverk | i sågverk -> 1-145 Systemanalys Limmared ( j a n 84 - aug 88) 1-141 SYSTEMANALYS '1-146 'Erfarenheter Kostnadsanalys från d a t o r i s e r i n g v i d sågverk | i sågverk 1-145 Systemanalys Limmared ( j a n 84 - aug 88) R e s u l t a t r e d o v i s n i n g 1. Löpande t i l l s t y r g r u p p 1. 2. Föredrag v i d Trä & Teknik 1986 i Göteborg 3. Temadag 870312 " D a t o r i -s e r i n g i -sågverk"
4. Temadag 880421 "Sågverkens kostnader" 5. Rapport "Sågverkens kostnader",
TräteknikCentrum 1 8806039
F i g u r 1. Sambandet mellan o l i k a d e l p r o j e k t inom Systemanalys samt r e s u l t a t r e d o v i s n i n g från p r o j e k t e t .
1.2 S y f t e
Att ha e t t r e f e r e n s v e r k innebar a t t man på nära håll s k u l l e kunna följa a r b e t e t v i d d a t o r i s e r i n g e n i e t t sågverk i a l l a dess s t e g , a l l t från d e t i n t e r n a u t a r b e t a n d e t av en k r a v s p e c i f i k a t i o n t i l l a t t få i n s t a l l a t i o n e n a t t f u n g e r a . Tanken var a t t nästan a l l t a r b e t e s k u l l e äga rum på värdföre-t a g e värdföre-t för a värdföre-t värdföre-t se v i l k a problem som kunde dyka upp.
De v i k t i g a s t e delmålen har v a r i t :
a t t ge förslag t i l l k r a v s p e c i f i k a t i o n för o l i k a r u t i n e r , a t t ge synpunkter på upphandling och genomförande,
a t t förmedla e r f a r e n h e t e r från införandet av d a t o r i företaget. 1.3 F i n a n s i e r i n g
Från Limmareds Skogar AB (LIAB) g j o r d e s en r i k t a d s a t s n i n g t i l l p r o j e k t e t Systemanalys för a t t täcka kostnaderna för Träteks medverkan i den i n t e r n a u t r e d n i n g e n . Under budgetåret 1983/84 redovisades denna r i k t a d e s a t s n i n g inom p r o j e k t e t Systemanalys. När Trätek därefter bedömde a t t i n s a t s e n inom LIAB s k u l l e b l i mer långsiktig och ganska omfattande, lade man upp e t t u n d e r p r o j e k t Systemanalys - Limmared t i l l p r o j e k t e t Systemanalys. T o t a l t har a r b e t s i n s a t s e n uppgått t i l l 4.000 timmar, v i l k e t motsvarar c i r k a 2,6 manår e l l e r i genomsnitt 60 % av en h e l t i d under 4,5 år. Delpro-j e k t e t 1-145 "Systemanalys - Limmared" har t i l l hälften f i n a n s i e r a t s av LIAB. D e l p r o j e k t e t 1-146 " E r f a r e n h e t e r från d a t o r i s e r i n g i sågverk" har h e l t f i n a n s i e r a t s inom d e t k o l l e k t i v a ramprogrammet.
2. DATORISERING I SÄGVERK
Vid temadagen " D a t o r i s e r i n g i sågverk" i mars 1987 g j o r d e s en sammanställning över d e t då a k t u e l l a läget.
M a t e r i a l e t grundar s i g på en enkät t i l l då kända programleverantörer, 14 s t y c k e n . De f i c k ange v i l k a i n s t a l l a t i o n e r man g j o r t v i d svenska sågverk samt installationsår. R e s u l t a t e t blev 126 p r o g r a m i n s t a l l a t i o n e r v i d
svenska sågverk fördelade på leverantör och installationsår e n l i g t t a b e l l 1 . Av leverantörerna har Afora 55 i n s t a l l a t i o n e r utanför Sverige (främst i F i n l a n d ) och Mods f y r a i n s t a l l a t i o n e r i Norge. ND S i l v i d a t a s n i o i n s t a l l a t i o n e r inom parentes avser i n s t a l l a t i o n e r före 1985 på annan hårdvara än ND.
T a b e l l 1 . P r o g r a m i n s t a l l a t i o n e r inom sågverksbranschen i S v e r i g e . I n s t a l l a t i o n s å r Leverantör 78 79 80 81 82 83 84 85 86 87 Summa 1. Afora (Nokia) 1 1 (+55) 2. Blekinge-data data 1 2 1 1 5 3. Diplomat-data 1 1 4. Errpege 1 1 1 6 1 1 11 5. Evident 1 1 2 2 5 5 3 1 4 24 6. Kramm-data 2 1 1 1 5 7. Källdata 1 1 1 2 13 1 19 8. Lonel 2 1 1 4 1 9 9. Mods 1 1 8 2 12 (+4) 10. N i x d o r f 2 1 1 4 11. ND S i l v i d a t a ( 4 ) ( 3 ) (1) (1) 1 2 3 (+9) 12. OPIAB 3 1 4 13. Wang 2 11 2 1 2 18 14. A t v i d s Data 1 1 Summa 3 9 8 6 5 39 26 10 15 5 126
utöver de ovan redovisade 126 i n s t a l l a t i o n e r n a förekommer egna i n s t a l l a t i o n e r inom främst de s t o r a bolagen, där man o f t a har en egen d a t a a v d e l -n i -n g . T o t a l t t o r d e därför c i r k a 150 sågverk ha h a f t a d m i -n i s t r a t i v a system på d a t o r v i d d e t t a tillfälle. I f i g u r 2 r e d o v i s a s u t v e c k l i n g e n av a n t a l e t i n s t a l l a t i o n e r e n l i g t enkäten och t o t a l t . T i l l höger i f i g u r e n f i n n s också i n l a g t a n t a l e t sågverk med en p r o d u k t i o n överstigande en v i s s volym 1984. E n l i g t i n v e n t e r i n g e n fanns d e t 139 sågverk med en årsproduktion på mer än 25 000 m^ och 283 sågverk på mer än 10 000 m^. Inom den första gruppen t o r d e de f l e s t a sågverk 1987 ha s k a f f a t s i g en d a t o r för a d m i n i s t r a t i v dat a b e a r b e dat n i n g , v a n l i g e n en m i n i d a dat o r . Den p o dat e n dat i e l l a marknaden för m i n i datorsystem kan bedömas t i l l c i r k a 200 sågverk. Sedan dess har u t v e c k l i n g -en på hårdvara gått s t a r k t framåt på p e r s o n d a t o r s i d a n . Idag k l a r a r -en k r a f t f u l l PC vad en m i n i d a t o r k l a r a d e för e t t par år sedan och mer där-t i l l . S a m där-t i d i g där-t har kosdär-tnaderna för hårdvaran därigenom gådär-tdär-t ned. Dedär-t gör a t t man nu kan tänka s i g a t t sågverk med en årsproduktion ned mot 10 000 m^ kan tänka s i g a t t s k a f f a egen d a t o r . Därigenom har den p o t e n t i e l l a marknaden för sådana här s t a n d a r d r u t i n e r ökat t i l l ca 250 sågverk e l l e r upp emot 300 i n s t a l l a t i o n e r . Av de b r a n s c h s p e c i f i k a r u t i n e r n a f i n n s e j så många i n s t a l l a t i o n e r g j o r d a , många står inför d e t t a s t e g e f t e r 1987.
An+al installationer A 300-Antal Minsta sAgverk produktion 10.000 m' 200H 100H / 1984 ^^""^^ 283 Standard rutiner 25.000 nr* 50.000 100.000 m Figur 2. U t v e c k l i n g e n av a n t a l e t i n s t a l l e r a d e a d m i n i s t r a t i v a datorsystem inom sågverksindustrin samt bedömd mark-n a d s p o t e mark-n t i a l .
Aktivitetsnivån hos de o l i k a programleverantörerna framgår av f i g u r 3. E f t e r xaxeln f i n n s a n g i v e t hur många i n s t a l l a t i o n e r som r e s p e k t i v e l e v e r a n tör g j o r t f r o m 1985. E f t e r yaxeln anges det t o t a l a a n t a l e t i n s t a l l a t i o -ner. Tre företag har i n t e h a f t några i n s t a l l a t i o n e r e f t e r 1984 och k l a s s a r s i g själva som passiva på marknaden. De har p l a c e r a t s t i l l vänster om y-axeln. An+Ql installa-tioner totalt 20 H 15 H Mods 10 H 5 -X Nixdorf Diplomatdata X Källdata X Errpege X Wang X • I I I X X Kramm- Blekinge- | data data Afora X X Ätvids data X NO X Evident X Lone! X OPIAB T 1 1 1 1 1 T " 2 3 4 5 6 7 8
Antol installationer fr&n 1985 Passiva företag — I 1 O 1 Aktiva företag
F i g u r 3. Programleverantörernas grad av e t a b l e r i n g och a k t i v i t e t på marknaden.
För a t t en programleverantör s k a l l vara säker som leverantör f o r d r a s d e l s a t t han är e t a b l e r a d på marknaden, d v s tillräckligt många i n s t a l l a
-t i o n e r har g j o r -t s för a -t -t användarna själva -t i l l r i m l i g kos-tnad s k a l l kunna h i t t a en lösning om leverantören försvinner från marknaden. För d e t t a f o r d r a s åtminstone 6 t i l l 9 i n s t a l l a t i o n e r .
d e l s a t t han är a k t i v på marknaden så a t t leverantören kan bibehålla kom-petens i form av k u n n i g p e r s o n a l och a k t u e l l a program. För d e t t a t o r d e f o r d r a s minst en, h e l s t två nya i n s t a l l a t i o n e r per år.
Tillräckligt a k t i v a och e t a b l e r a d e på marknaden v i d d e t t a tillfälle v a r E v i d e n t , Lonel (PC-system), Wang och med tvekan ND S i l v i d a t a . Av dessa har senare ND S i l v i d a t a kÖpts upp av E v i d e n t , som därigenom y t t e r l i g a r e stärkt s i n marknadsledande p o s i t i o n . Mods har upphört med a t t u t v e c k l a program för sågverken.
3. DATORISERING VID LIMMAREDS SKOGAR AB 3.1 Uppläggning och t i d p l a n
A r b e t e t har i n d e l a t s i följande huvuddelar:
a) Utarbetande av preliminär k r a v s p e c i f i k a t i o n j a n - maj 84 b) I n s a m l i n g av p r i s i n d i k a t i o n från leverantör j u n i 84 c) Utarbetande av s l u t l i g t upphandlingsunderlag aug - o k t 84 d) Upphandling ( o f f e r t g r a n s k n i n g k o n t r a k t s
-u t f o r m n i n g ) nov 84 - f e b r 85 e) I n s t a l l a t i o n av hårdvara och o p e r a t i v s y s t e m mars - apr 85 f ) Införande av de o l i k a applikationsprogrammen
i n k l u s i v e u t b i l d n i n g och
installationsförbe-r e d e l s e installationsförbe-r , mainstallationsförbe-rs 85- aug 88
3.2 D a t o r i s e r i n g e n s o m f a t t n i n g
Omfattningen av den u r s p r u n g l i g a upphandlingen av hårdvara, när a l l t var i n s t a l l e r a t , framgår av f i g u r 4. Under genomförandet har k o n f i g u r a t i o n e n ändrats så a t t gruppen av B25datorer har utökats och b l i v i t k r a f t
-f u l l a r e . Som master ( c e n t r a l e n h e t ) -f u n g e r a r nu en B28 med e t t i n t e r n m i n n e på d r y g t 1 MB. Samtliga s l a v a r har minst 512 kB. Skivminnet är på 40 MB och back-up t a s med hjälp av en tape streamer. En bildskärm (ET 1100) t i l l m i n i d a t o r n har b y t t s u t mot en B25 s l a v . Y t t e r l i g a r e två s k r i v a r e har i n s t a l l e r a t s a l l t e f t e r s o m r u t i n e r n a har t a g i t s i d r i f t .
De d a t o r k o m m u n i k a t i o n s l i n j e r som f i n n s med i f i g u r 4 u t n y t t j a s för samman-k o p p l i n g med p r o d u samman-k t i o n e n s d e l a r . H i t t i l l s har i n samman-k o p p l i n g s samman-k e t t t i l l j u s t e r v e r k e t och h y v l e r i e t för d i r e k t dataöverföring.
10
De r u t i n e r som fanns med v i d upphandlingen framgår av t a b e l l 2. Där anges också hur r u t i n e n sköttes manuellt med undantag för löner och timmerredo-v i s n i n g , som kördes timmerredo-v i a sertimmerredo-vicebyrå. Idag körs timmerredotimmerredo-visningen och transportörsavräkningen v i a servicebyrå; för produktionsuppföljning har e t t e n k l a r e k a l k y l p r o g r a m u t f o r m a t s på 828. P r o d u k t i o n s p l a n e r i n g ,
mellan-l a g e r och terminsaffärer sköts m a n u e mellan-l mellan-l t . D v r i g f a k t u r e r i n g sköts med hjämellan-lp av ordbehandlingen. B 930 - 5 s t 3 MHz P r o c e s s o r e r - T o t a l t 1.680 KB OS-proc 512 KB p i s k - p r o c B 9251 S k r i v a r e 230 t / s . 1 ME A p p l .proc 512 KB f\ppl . p r o c 512 KB Datacom p r o c 64 KB F a s t s k i v m i n n e 77.4 MB Tape S t r e a m e r 4 0 MB AP 1351 S k r i v a r e T o t a l t Användarnas p r o g r 8 l i n i e r ET 1100 S k r i v a r e AP 1312 120 t / s B 25 M a s t e r 512 KB NLQ s k r i f t B 25 s l a v a r 56 KB D i s k e t t 0.6 MB S k i v m i n n e 10 MB S a m t l i g a B 2 5 : o r f u n g e r a r som t e r m i n a l e r mot B 9 3 0 - s y s t e m e t . Figur 4. D a t o r u t r u s t n i n g v i d Limmareds Skogar AB, våren 1987.
11 c •H C E C (U •a 03 > l-H (U •Q t-t 0) CO c CO t a »—1 >—1 o (U o TD Q) ^—^ LO Os —( •—1 ^-—' t—1
&
de :co cn (U ' - ^ c ^ •H CO C 0) •rH Q) C O -o •'H •H Q) (-> ^ • Q_ CO CD > •H 4-» ca 0) 4-1 cn :CD O" •H C .—1 D •H Z E •a CO w CD CT' O W •G (U lU CO •H CM C •H 4-> CD OJ " O Q) cn X X X X X X X X X X X X X X X X X X X oCD f-t >^ X3 0) u > cn OCD f-i X 1 by o OJ -—1 •o o " O • H 0) <: > 0) C CD = LD me r in g E P4 • H cn + J C P • M c Cl .> CO C CD U C P • H • H O C P C P 1 C •H U O c C > Cl •M C C CO C 4-> CO •H ••-5 CD C P •H •H C C-I u C C^ > • H C U•H (U :co o CU :o CD :co Cl ••—i <0
C > > cn C u- C P Cl Cl > 1—1 c CO (0 > > CO c CO a oCD (U :o :o CD Cl •—( CO •H Q. to C P CO >-H (U C P > C P CO (-1 C Q. CD u a CL c O C T CO C P u CO 4J Cl CO CO . - H C P C P Q. CO CP :co • H TD (D •H •H C u c :o :o u :cD 0) E C P C c o o C P CU U •H •H c c c D o CO C P 4J 0} •H c (<- "D («-—( t-i C CL C +j C CO •H •H CO CO U Cl ••-> c 4-> C CO C -U CO CO •H Q. 1—* •'-5 Q. o c CO Cl •H u ^ l-H C > C P CU CU CO CH Cl 0) CO •H •H Cl •D -P •—5 c CO CO SI O > CO :0 CO u 0) 0) 13 CO •H D D Cl Cl Q. :o •H :o 0) Cl •H (U Q. O CTi C E E TD •Q l-H "D 4J 4J T3 4-) O u- > C P (U E X3
4-> TJ O 03 •H C a CD > •H •H E E O O U .—t Cl :co CD CO -ll^ C c D o > o •H Q. a "O D :o (U Cl c Cl "O
cn cc C r) 1— _J 1— 1— CL. Q. s: Li. u_ :^ CD _J D CQ _j h- O
CD
1—1 VO CD ON o <-H CM CM VO CO c^ O r-i
12
3.3 A r b e t e t s uppläggning
Som p r o j e k t l e d a r e har företagets ekonomichef fungerat med biträde av e x t e r n hjälp från Trätek. Dessa har tillsammans med företagets VD u t g j o r t en ledningsgrupp.
För i n f o r m a t i o n t i l l de anställda har möten hållits med de f a c k l i g a r e p -r e s e n t a n t e -r n a och ledningen fö-r de o l i k a a v d e l n i n g a -r n a . 1 v i s s a f a l l ha-r möten hållits med s a m t l i g a berörda på kontor e l l e r p r o d u k t i o n . I n f o r m a t i o n har också gått u t s k r i f t l i g t då och då t i l l s a m t l i g a anställda.
P r o j e k t e t har medfört krav på i n f o r m a t i o n t i l l e l l e r samverkan med följan-de g r u p p e r / i n s t i t u t i o n e r : S t y r e l s e n - Facket (MBL) Personalen Företagshälsovården Leverantören Revisorerna Externa k o n s u l t e r U t b i l d n i n g s o r g a n i s a t i o n e r ( d a t a u t b i l d n i n g ) U t v e c k l i n g s f o n d e n (stöd t i l l u t b i l d n i n g )
Vid införandet av nya r u t i n e r har v i använt följande uppläggning: a) U t b i l d n i n g k r i n g den nya r u t i n e n .
b) Bestämma d e t a l j u t f o r m n i n g (kodning, r a p p o r t e r ) .
c) Lägga upp de r e g i s t e r som behövs innan r u t i n e n t a s i bruk.
d) Testa r u t i n e n under en p e r i o d , i b l a n d med hjälp av e x t r a p e r s o n a l . e) När r u t i n e n är godkänd överlämnas den t i l l o r d i n a r i e p e r s o n a l , som
därvid släpper den manuella r u t i n e n .
f ) V i d i d r i f t t a g a n d e t u t a r b e t a s a r b e t s i n s t r u k t i o n e r för d e t löpande a r b e t e t med r u t i n e n (exempel se b i l a g a 2 ) .
g) 1 vissa f a l l görs en uppföljning av v i s s a d e l a r y t t e r l i g a r e en t i d e l l e r e f t e r e t t tags u t n y t t j a n d e , t ex årsskiftesrutiner.
13
3.4 E r f a r e n h e t e r från d a t o r i s e r i n g e n ]<r£V£P£ci_f i^k£ti^0]i
Det är v i k t i g t a t t k r a v s p e c i f i k a t i o n e n görs så utförlig som möjligt. Exempel på k r a v s p e c i f i k a t i o n v i s a s i b i l a g a 1.
I b l a n d räcker d e t i n t e med a t t en v i s s u p p g i f t kan utföras (leveran-tören k r y s s a r i ja-kolumnen). Beställaren kan ha bestämda krav på hur den s k a l l utföras. Detta måste då framgå av k r a v s p e c i f i k a t i o n e n . Vissa r a p p o r t e r från systemet, t ex en f a k t u r a , s k a l l e n l i g t
be-ställaren se u t på e t t v i s s t sätt. Be a t t få se dessa r a p p o r t e r innan order tecknas.
Det är v i k t i g t a t t den som s k a l l handha r u t i n e n får vara med v i d u t -formningen av k r a v s p e c i f i k a t i o n e r n a . Annars t y c k e r denna a t t den nya r u t i n e n är onödigt omfattande e l l e r a t t saker f a t t a s .
Granska hur v i k t i g a data s k a l l b e s k r i v a s , t ex s k a l l t j o c k l e k kunna anges i h a l v a mm för kluvna dimensioner, hur många decimaler s k a l l det v a r a , 2 e l l e r 3 decimaler, på sågad volym i m^.
Det är lätt a t t k r a v s p e c i f i k a t i o n e r n a b l i r onödigt omfattande. En d e l t y c k e r a t t när man ändå d a t o r i s e r a r , s k a l l d a t o r n göra a l l t . Men det gör i b l a n d a t t r u t i n e n b l i r onödigt k o m p l i c e r a d . Rutinen t a r lång t i d a t t köra och r e g i s t r e r i n g s a r b e t e t b l i r e x t r a betungande. Vag n y t t a n av v a r j e e x t r a i n f o r m a t i o n ( i n k l u s i v e hur o f t a den används) mot den e x t r a r e g i s t r e r i n g s i n s a t s som krävs. Den som s k a l l u t n y t t j a r u t i n e n tröttnar s n a r t på a t t behöva r e g i s t r e r a u p p g i f t e r , som kanske används var 50:e e l l e r 100:e gång.
I^n£t£l_lat^i£n
K o n t r o l l e r a v i l k a krav u t r u s t n i n g e n ställer på den f y s i s k a miljön ( t e m p e r a t u r , l u f t f u k t i g h e t ) .
Fundera på om d e t i n t e är lämpligt a t t i n s t a l l e r a spänningsutjämnare för a t t undvika för hög spänning ( s p i k a r ) och b a t t e r i b a c k u p för a t t k l a r a k o r t a r e strömavbrott.
Or£ariis_a_ti£n
Det är v i k t i g t a t t den som inom företaget ansvarar för u t n y t t j a n d e t av d a t o r n s tjänster ( t ex ekonomichefen) är a n s v a r i g för införandet. I b l a n d b l i r d e t fråga om hur personalen s k a l l disponeras, t e s t a den nya r u t i n e n e l l e r köra den gamla. Gentemot personalen bör det vara samma chef i båda f a l l e n , om man i n t e a v d e l a r någon e x t r a f o r t e s t -a r b e t e t .
För v a r j e r u t i n bör d e t f i n n a s minst två som kan sköta r u t i n e n . Det är lämpligt a t t en av dem testkör r u t i n e n medan den andre fortsätter a t t köra den gamla r u t i n e n .
14
Genomförande
S t a r t a med några enkla r u t i n e r , som snabbt l e d e r t i l l p r a k t i s k a r e -s u l t a t , t ex ordbehandling, k a l k y l p r o g r a m . Rutiner -som kräver mycket uppläggningsarbete ( r e g i s t e r ) och där n y t t a n i form av inbesparad t i d l i g g e r långt fram, kan göra a t t personalen i n t e s e r n y t t a n av d a t o r i -s e r i n g e n .
S p l i t t r a i n t e a r b e t e t på f l e r a r u t i n e r s a m t i d i g t . Kraftsamla på en r u t i n och se t i l l a t t den snabbt kommer i d r i f t .
Reservera v i s s t i d sedan r u t i n e n t a g i t s i d r i f t för a t t följa upp problem, frågor som kan komma upp. Det är v i k t i g t a t t det f i n n s någon som kan hjälpa den r u t i n a n s v a r i g e med a t t lösa problemen, e v e n t u e l l t med hjälp av programleverantören.
Det är v i k t i g t med u t b i l d n i n g s i n s a t s e r på a l l a nivåer, så a t t för-ståelsen för d a t o r e r i allmänhet och de nya r u t i n e r n a ökar.
U t n y t t j a d a t o r i s e r i n g e n t i l l a t t se över a r b e t s r u t i n e r n a . A r b e t e t kanske s k a l l läggas upp på annat sätt e f t e r d a t o r i s e r i n g e n .
I b l a n d kan o r g a n i s a t i o n e n behöva ändras för a t t ansvarsfördelningen s k a l l stämma med u p p g i f t e r t i l l och från d a t o r s y s t e m e t .
Det är v i k t i g t a t t a l l a känner stöd från högsta ledningen för genom-förandet. Problem uppstår a l l t i d men de får i n t e användas t i l l kom-mentarer som "vad var det j a g sa".
15 B i l a g a 1 R u t i n Standard 3a Nej Kommentar KUNDRESKONTRA A n t a l kunder A n t a l utestående f o r d r i n g a r A n t a l automatiska fakturor/år A n t a l manuella fakturor/år Kunder Kundkategorikod D i s t r i k t s k o d
Språkkod på kund, max 4 språk ( s v , t y , eng, f r ) K u n d l i s t a b o k s t a v s o r d n i n g K u n d l i s t a nummerordning A d r e s s e t i k e t t e r , kunder A d r e s s e t i k e t t e r kan s e l e k t e r a s i kundnummerinterva11 A d r e s s e t i k e t t e r kan s e l e k t e r a s e f t e r k a t e g o r i k o d K u n d l i s t a i nummerordning respek-t i v e namnordning kan s e l e k respek-t e r a s på motsvarande sätt I n t e g r e r i n g med andra r u t i n e r I n t e g r a t i o n med f a k t u r e r i n g Förfallodatum räknas u t med l e d n i n g av b e t a l n i n g s v i l l k o r R e g i s t r e r i n g av manuell f a k t u r a Kundreskontra Frågor på kundreskontrapost K u n d r e s k o n t r a l i s t a med både b e t a l d a och obetalda f a k t u r o r K u n d r e s k o n t r a l i s t a med enbart obetalda f a k t u r o r U t s k r i f t av kundreskontra för v i s s t kundnummerintervall I n b e t a l n i n g s j o u r n a l per dag Bokföringsunderlag över i n b e t a l -n i -n g a r per dag a s t b s t c s t d s t
16
R u t i n JaStandard
I
Nej KommentarK u n d r e g i s t e r p o s t kan t a s u t på papper
D i t o på bildskärm
Äldersanalys för utestående f o r d r i n g a r
Möjlighet a t t följa beräknad och v e r k l i g
- f r a k t - s p e d i t i o n - kommission - k a s s a r a b a t t
Möjlighet a t t hantera växlar separat
Aval-alarm K r e d i t l i m i t Acceptlarm
H i s t o r i k för senaste k a l e n -derår och 12-månadersperiod per kund ( f a k t u r o r , k r e d i t n o t o r , b e t a l n i n g a r m m) Betalda f a k t u r o r rensas u t v i d årsrullning ( e f t e r x år) Krav Kunder kan i n d e l a s i o l i k a k r a v k a t e g o r i e r K r a v t e x t e r kan anges f r i t t / k r a v k a t e g o r i
Viss kund kan undantas från krav genom kodning
Viss f a k t u r a kan undantas från krav genom kodning K r a v a v i e r per datapost
Kravavi innehåller påminnelse om s a m t l i g a förfallna f a k t u r o r t i l l v i s s kund
K r a v l i s t a e f t e r u t s k r i f t av betalningspåminnelser
17 R u t i n Räntefaktura Räntefaktura produceras a u t o -m a t i s k t i syste-met Bokföringsunderlag, räntefakturor Räntedebitering förfallodag -b e t a l n i n g s d a g
Räntesats kan anges f r i t t
Räntedebitering endast v i d f l e r än X dagars försening
Räntedebitering endast om ränte-beloppet för e n s k i l d f a k t u r a , e l l e r sammanlagt för kunden under a k t u e l l p e r i o d , överstiger x resp y k r Räntefaktura kodas i r e s k o n t r a n Räntefaktura på v a n l i g f a k t u r a -b l a n k e t t Kontoutdrag Kontoutdrag för e n s k i l d kund på papper, i n k l och e x k l moms D i t o på bildskärm
Kontoutdrag kan innehålla både förfallna och i c k e förfallna f a k t u r o r
Standard
19 b i l a g a 2 KUNDRESKONTRA - ARBETSINSTRUKTION
R u t i n a n s v a r i q ; Ann Andersson
Behörig operatör; Ann Andersson, B e r t i l Bengtsson
A r b e t s i n s t r u k t i o n : V i s k a l l eftersträva a t t hålla kundreskontran så ak-t u e l l som möjligak-t. Dagliga r u ak-t i n e r , såsom r e g i s ak-t r e r i n g av f a k ak-t u r o r och be-t a l n i n g s b o k n i n g , bör ube-tföras senasbe-t den försbe-ta arbebe-tsdagen e f be-t e r d e be-t a be-t be-t underlaget är k l a r t .
Krav; Rapport över förfallna f a k t u r o r ( i n k a s s o u n d e r l a g ) lämnas t i l l ekono-michefen v a r j e t i s d a g . Denne avgör sedan e f t e r samråd, v i l k a som s k a l l krävas.
Räntefakturering; Ränteberäkningen körs måndag i udda veckor. L i s t a över beräknade räntor lämnas t i l l ekonomichefen, som sedan e f t e r samråd, anger v i l k a som s k a l l f a k t u r e r a s .
Kreditspärr; Möjlighet f i n n s a t t lägga i n en kreditspärr för v a r j e kund. En k u n d l i s t a med a k t u e l l a spärrbelopp per kund lämnas andra veckan i v a r j e k v a r t a l t i l l ekonomichefen, som e f t e r samråd anger e v e n t u e l l a nya spärr-belopp. Spärrbelopp för nya kunder anges löpande v i d k u n d r e g i s t r e r i n g . U t t a g av r a p p o r t e r , j o u r n a l e r , t o t a l e r m m; När dessa s k a l l t a s u t och t i l l vem de s k a l l lämnas, framgår av särskild b i l a g a . Förutsättningar för v a r j e r a p p o r t , j o u r n a l ( t ex NK 430) måste anges ( t ex d i s t r i k t s - och k a t e g o r i u p p d e l n i n g , med e l l e r utan t o t a l e r ) a n t i n g e n i en standard för v a r j e r a p p o r t e l l e r i n d i v i d u e l l t för v a r j e r a p p o r t .
B o r t r e n s n i n q , k u n d r e s k o n t r a , h i s t o r i k , ränteposter; Var 6;e månad bör dessa r e g i s t e r rensas på u p p g i f t e r som är mer än 3 månader gamla. Kontoutdrag; S k r i v s u t när någon så begär.
Detta digitala dokument skapades med anslag från
Stiftelsen Nils och Dorthi
Troedssons forskningsfond
Trätekn i kCentru m
I N S T I T U T E T F O R T R A T E K N I S K F O R S K N I N GBox 5609,114 86 STOCKHOLM Besöksadress: Drottning Kristinas väg 67 Telefon; 08-14 53 00
Telex: 144 45 tratek s Telefax: 08-11 61 88 Huvudenhet med kansli
Åsenvägen 9, 552 58 JÖNKÖPING Telefon: 036-12 60 41 Telefax: 036-16 87 98 ISSN 0283-4634 931 87 SKELLEFTEÅ Besöksadress: Bockholmsvägen 18 Telefon: 0910-652 00 Telex: 650 31 expolar s Telefax: 0910-652 65
