Förebilder för handläggningstider

Förebilder för

handläggningstider

Förebilder för

handläggningstider

Titel: Förebilder för handläggningstider Rapportnummer: 2018:27

Utgivare: Boverket, juni, 2018 Upplaga: 1

Tryck: Boverket internt

ISBN tryck: 978-91-7563-582-8 ISBN pdf: 978-91-7563-583-5 Diarienummer: 7390/2017

Rapporten kan beställas från Boverket. Webbplats: www.boverket.se/publikationer E-post: publikationsservice@boverket.se Telefon: 0455-35 30 00

Postadress: Boverket, Box 534, 371 23 Karlskrona Rapporten finns i pdf-format på Boverkets webbplats. Den kan också tas fram i alternativt format på begäran.

Förord

Boverket har fått i uppdrag av regeringen att sammanställa, redovisa och tillgängliggöra goda exempel på kommuner som klarar plan- och

bygglagens krav på handläggningstider. För att få ett underlag till sammanställningen har länsstyrelserna rapporterat in ett material till Boverket som bland annat baserar sig på enkäter och intervjuer från länens olika kommuner.

Tack till Gävle kommun som låter Boverket använda broschyrerna om planbesked och bygglov som exempel i vår rapport.

För att tillgängliggöra kommunernas goda exempel publiceras två texter på PBL kunskapsbanken på Boverkets webbplats.

Ansvarig enhetschef för regeringsuppdraget har varit Kerstin Hannrup Broad. Annika Lindström har varit projektledare och i arbetet har Fredrik Ingmarson, Emilia Olofsson Arnér och Roland Thörnquist deltagit. Karlskrona juni 2018

Anders Sjelvgren generaldirektör

Innehåll

Förord ... 3 Innehåll ... 4 Sammanfattning ... 5 Inledning ... 6 Handläggningstider ...6 Metod ...6 Boverkets sammanställning ...7 Läsanvisning ...7 Gemensamma åtgärder ... 8 Om sammanställningen ...8 Förbättrade handläggningstider ... 9 Rådgivning/Service ... 9 Digitalisering ... 9 E-tjänster ... 10 Handläggningsrutiner ... 10 Kompetensförsörjning ... 11 Planbesked ... 12

Lov och förhandsbesked ... 13

Anmälan ... 14

Bilaga 1 Länkar till texterna på PBL kunskapsbanken ... 15

Bilaga 2 Planbesked – så fungerar det, Gävle kommun ... 16

Bilaga 3 Bygglov – så fungerar det, Gävle kommun ... 20

Sammanfattning

I plan- och bygglagen (2010:900), PBL, och plan- och byggförordningen (2011:338), PBF, ställs krav på handläggningstider som inte får överskri-das. Det gäller ärenden om planbesked, lov och förhandsbesked samt startbesked som föregås av anmälan. I de flesta fall uppfylls kraven på handläggningstid. I de fall då ärenden överskrider kraven i PBL beror det ofta på orsaker som den enskilda handläggaren inte direkt kan påverka. Variationen är också stor bland landets kommuner framförallt vad gäller antal ärenden, tillgången till resurser och kompetens samt rutiner för handläggningsprocesserna.

Boverket kan konstatera att det finns ett antal åtgärder som i olika ut-sträckning bidrar till att ärenden handläggs inom fastställd tid. Förekoms-ten av delegationsordning och rutiner för handläggning från start till slut verkar påskynda processen från ansökan till beslut. Digitalisering och e-tjänster hjälper också till att korta handläggningstiden genom att perso-nalresurserna kan användas effektivare. Digitaliseringen kan även bidra till mer kompletta ärenden. En framtida kompetensförsörjningsåtgärd kan vara att byggnadsnämnderna och förvaltningarna i större utsträckning än vad som sker idag samarbetar över de administrativa gränserna.

Många kommuner har en processkarta med ”lathundar”, mallar och ruti-ner med checklistor för samtliga handläggningstyper. Några kommuruti-ner jobbar i team där byggnadsinspektör, bygglovshandläggare och administ-ratör i ett tidigt skede går igenom och samgranskar ärendena för att snabbare komma fram till beslut.

Ett annat exempel på åtgärd som kan minska handläggningstiden är att byggnadsnämnden, när det är möjligt, samtidigt beslutar om lov och startbesked, vilket gör att tiden förkortas en aning för byggherren. De samlade exempel på åtgärder som redovisas i denna rapport kan för-hoppningsvis inspirera till diskussion om i vilken utsträckning det är möj-ligt att förkorta handläggningstiderna och på vilket sätt det i så fall kan ske.

Inledning

I regleringsbrevet för 2018 fick Boverket i uppdrag att sammanställa, redovisa och tillgängliggöra goda exempel på kommuner som klarar plan- och bygglagens krav på handläggningstider utifrån information som länsstyrelserna enligt sitt regleringsbrev ska redovisa till Boverket. Länsstyrelserna ska enligt sitt regleringsbrev för 2018 följa upp hur kommunerna uppfyller kraven på lagstadgade handläggningstider enligt PBL. Utifrån uppföljningen ska länsstyrelserna lyfta fram goda och konkreta exempel på faktorer som bidragit till att kommuner med olika förutsättningar uppfyller kraven. De faktorer som nämns i

regleringsbrevet är följande:  handläggningsrutiner

 utformning av organisation av service och rådgivning  aktivt arbete med kompetensförsörjning

 finansieringsförutsättningar  andra relevanta faktorer.

Handläggningstider

I regleringsbreven framgår det inte specifikt vilka beslut som har särskilt reglerade handläggningstider. Men enligt PBL och PBF är det fyra beslut som har särskilt reglerade handläggningstider1_{. Det är beslut om}

planbe-sked, lov och förhandsbesked samt startbesked som föregåtts av en anmä-lan.

Metod

Utifrån uppdraget i regleringsbrevet har länsstyrelserna tagit fram en en-kät som skickats ut till alla kommuner. En del kommuner har i sina svar hänvisat tillbaka till Boverkets PBL-uppföljning från 2016 där frågor om handläggningstider också har ställts2_{. Länsstyrelserna har också använt}

1 _{Planbesked, fyra månader om inget annat har överenskommits (5 kap. 4 § PBL). Lov}

och förhandsbesked, tio veckor, får förlängas en gång med tio veckor (9 kap. 27 § PBL). Startbesked som föregås av anmälan, fyra veckor, får förlängas en gång med fyra veckor (6 kap. 7 § PBF).

2 _{Boverkets öppna data:}

sig av statistik från Boverkets PBL-uppföljning från 2016 och genomfört intervjuer i representativa kommuner. Länsstyrelserna har sedan sam-manställt sina resultat i rapporter som skickats in till Boverket. Boverket har fått in rapporter från alla länsstyrelser, men två länsstyrelser har läm-nat in rapporterna för sent. Dessa rapporter har inte behandlats av Bover-ket.

Boverkets sammanställning

Boverkets sammanställning av länsstyrelsernas rapportering har delats upp i tre avsnitt baserat på de beslut som har samma handläggningstid, planbesked, lov och förhandsbesked samt startbesked som föregås av anmälan.

Vissa länsstyrelser har redovisat resultat för respektive kommun, men en majoritet av länsstyrelserna har i stället redovisat resultaten generellt utan att koppla ihop det med en enskild kommun.

I Boverkets sammanställning redovisas de generella åtgärder som kan bi-dra till att kommunerna klarar kraven på handläggningstid. De exempel som anges är uppdelade i fyra avsnitt: gemensamma åtgärder, planbe-sked, lov och förhandsbesked samt startbesked som föregås av anmälan. I bilaga 1 återfinns länkarna till texterna till PBL kunskapsbanken om planbesked, lov och förhandsbesked samt anmälan.

I bilagorna 2 och 3 finns exempel på informationsmaterial från Gävle kommun om planbesked och bygglov.

I länsstyrelsernas rapporter återfinns också ett flertal kommentarer och re-flektioner från både kommuner och länsstyrelser, som inte i alla avseen-den är direkt kopplade till Boverkets uppdrag, men som kan vara av in-tresse. Synpunkterna har sammanställts i bilaga 4.

Läsanvisning

I denna rapport hänvisas till lagtext enligt följande: plan- och bygglagen (2010:900) förkortas PBL och plan- och byggförordningen (2011:338) PBF. Boverkets byggregler – föreskrifter och allmänna råd (BFS 2011:6) förkortas BBR. Med förkortningen BN avses kommunens byggnads-nämnd eller motsvarande byggnads-nämnd med ansvar för myndighetsutövning inom plan- och bygglagens område. Översiktplan förkortas ÖP och för-djupad översiktsplan FÖP.

Gemensamma åtgärder

Boverket kan konstatera att flera åtgärder påverkar kommunernas möjlig-het att klara av handläggningstiderna för planbesked, lov och förhandsbe-sked samt startbeförhandsbe-sked efter anmälan. Hur kommunerna i praktiken arbetar med ärenden, men också andra åtgärder som typ av ärende och dess kom-plexitet kan påverka handläggningstiden. Boverket har sammanställt de åtgärder som enligt länsstyrelsernas redovisningar har betydelse för kommunernas handläggningstider. Åtgärderna har strukturerats upp i ka-tegorier som till viss del går tillbaka till länsstyrelsernas regleringsbrev för 2018 och som också återfinns i länsstyrelsernas rapporter.

Om sammanställningen

Flera av de åtgärder som nämns under en viss kategori går också att pla-cera in under en annan kategori. Det går därför inte att generellt dra slut-satsen att en viss åtgärd endast hör hemma i en viss kategori. Det är inte heller så att kategorierna är rangordnade enligt en viss ordning. I stället ska kategorierna läsas sammantagna som en beskrivning av hur kommu-nerna klarar av att hålla handläggningstiderna enligt PBL och PBF. Om en kommun skulle vara intresserad av att exempelvis förkorta sina handläggningstider så kan de åtgärder som anges under kategorin förbätt-rade handläggningstider få en större betydelse. Detta eftersom där anges de åtgärder som kommunerna anser har varit till störst nytta för att minska handläggningstiderna. Men även åtgärder som anges under andra kategorier kan förkorta handläggningen. Exempelvis kan införandet av te-lefontider för handläggare, under kategorin rådgivning och service, för-bättra handläggningstiderna. Telefontider kan möjliggöra att handläggar-na jobbar mera effektivt när de har tid avsatt för enbart handläggning. I vissa fall är åtgärder placerade under en kategori som de inte normalt till-hör. Ett exempel är resursförstärkning med personal. En sådan resursför-stärkning skulle normalt kunna anses höra hemma under kategorin kom-petensförsörjning. Men utifrån länsstyrelsernas sammanställning så fram-går det att resursförstärkning med personal är en av de faktorer som är avgörande för att kommunerna ska kunna förbättra sina handläggningsti-der. Resursförstärkning med personal placeras därför under kategorin förbättrade handläggningstider, i stället för under kategorin kompetens-försörjning.

Förbättrade handläggningstider

Med förbättrade handläggningstider omfattas resursförstärkning av per-sonal.

 ökad bemanning/personalresurser.

Rådgivning/Service

Med rådgivning/service menas den information, stöd och hjälp som en sökande kan få och ta del av.

 kundcenter som avlastar handläggarna  medborgarkontor lokalt nära medborgaren

 möjlighet att kontakta förvaltningsgemensam företagslots en gång per vecka

 broschyr/folder/film, som ger information om plan- och byggprocessen

 drop in tider/öppet hus/kvällsöppet  telefontider

 rutiner angående e-post

 informationsträffar för allmänheten  uppdaterad webbsida.

En företagslots har till uppgift att vara företagarens enda kontakt med kommunen genom att sammanföra de olika förvaltningarna.

Digitalisering

Med digitalisering menas den process där analog information transforme-ras till digital information. Det innebär att informationen blir strukturer-bar, sökbar och tillgänglig genom digitala kanaler.3

 Kommuner som har ett helt digitalt ärendehanteringssystem, uppger att det är mycket positivt. Det är enklare för både sökande och handläggare att få överblick på ärenden och att följa dem genom processen.

 Gatuvyer/flygfoton i stället för eller inför platsbesök.

 Digital information som är tillgänglig för allmänheten med en planmosaik som innehåller planbestämmelser, fastighetsgränser och höjdmodell.

E-tjänster

E-tjänst definieras som en tjänst som tillhandahålls via ett elektroniskt gränssnitt och som helt eller delvis utförs elektroniskt4_{. Användningen av}

e-tjänster varierar mellan kommunerna. En del kommuner har e-tjänster för alla ärenden medan andra har för vissa ärenden eller inga alls.

 E-tjänster har exempelvis tagits fram för ärenden om planbesked, bygglov för murar och plank samt för anmälningsärenden för bygglovsbefriade åtgärder.

Handläggningsrutiner

Med handläggningsrutiner menas de åtgärder som vidtas från det att ett ärende kommer in till dess att beslut fattas.

 veckomöten, ibland med andra enheter

 förvaltningsöverskridande granskning efter komplettering för att säkerställa kvalitet och rättssäkerhet

 samgranskningsmöte för att uppnå samstämmighet om tolkning och tillämpning av PBL

 förbättra rutiner mellan administratör och handläggare  införa långtgående delegation för tjänstemännen

 anpassa intervallen för nämndssammanträden så att beslut kan tas inom handläggningstiden

 informera sökanden om sista inlämningsdatum innan sammanträde

 ange preliminärt datum för nämndens beslut i mottagningsbeviset  utarbeta rutiner och mallar för bedömning av ansökan och för

handläggningen i övrigt

 tidig information om handläggningen till sökanden

4 _{TNC, E-delegationen, terminologi för e-förvaltning, 2011, tillgänglig på}

 checklista och kontaktpersoner till stöd för handläggaren  snabbare utskick till sökanden och sakägare

 platsbesök.

Kompetensförsörjning

Med kompetensförsörjning menas att tillgången av och kvaliteten på kun-skapen inom myndigheten säkerställs och upprätthålls.

 plattform/internträffar för kunskapsutbyte

 handläggarträffar, länsträffar för erfarenhetsutbyte  internutbildning, tvärsektoriella arbetsgrupper,

beredningsgrupper, forum

 webbseminarier och webbutbildningar, PBL kunskapsbanken  utbildning till politiker.

Planbesked

I ett planbesked framgår det om kommunen avser att inleda ett planarbete eller inte. Planbeskedet kan vara den första delen i en process när en detaljplan ska antas, ändras eller upphävas. Ett planbesked kan vara positivt eller negativt och kan inte överklagas.

Förekomsten av planbesked var 1 615 stycken för landets kommuner under år 20175_{. En del kommuner handlägger få ärenden om planbesked}

medan andra kommuner har flera sådana ärenden per år.

När kommunen har fått en begäran om planbesked som uppfyller kraven i 5 kap. 3 § PBL ska kommunen ge sitt planbesked inom fyra månader, om kommunen och den som har gjort begäran inte kommer överens om något annat (5 kap. 4 § PBL).

De flesta kommuner som handlägger ärenden om planbesked uppfyller kraven på handläggningstider enligt PBL. De kommuner som överskrider den lagstadgade handläggningstiden anger orsaker som lång tid till politiskt beslut, ofullständiga handlingar, komplicerade ärenden och resursbrist. Samtliga kommuner som handlägger planbesked har

ambitionen att meddela beslut inom den lagstadgade handläggningstiden. De flesta kommuner arbetar kontinuerligt med att utveckla och förbättra handläggningen av ärenden.

De kommuner som handlägger planbesked ger följande råd som kan utveckla och förbättra ärendehanteringen:

 Eftersträva att alltid hålla översiktsplanen aktuell och tydlig.  Ange vid positivt planbesked när kommunen är beredd att pröva

ärendet i ett detaljplaneförfarande.

 Utarbeta interna rutiner och utbildningar för tjänstemän och politiker – gärna med tidplaner för bägge parter i

handläggningssyfte.

 Utarbeta externa rutiner med länsstyrelsen om bland annat innehåll i planbesked.

 Anordna återkommande träffar med exploatörer och byggherrar.

5 _{Boverkets öppna data:}

Lov och förhandsbesked

Landets kommuner hanterar många ärenden om lov och förhandsbesked varje år. Enligt 2017 års PBL-uppföljning hanterade de svarande kom-munerna drygt 100 000 ärenden om bygg-, mark- och rivningslov och cirka 5 300 förhandsbesked6_{. Merparten av kommunerna uppfyller kravet}

på handläggningstid. Tiden är fastställd till tio veckor från det att full-ständig ansökan kommit in till kommunen. Om det är nödvändigt på grund av utredningen i ärendet får handläggningstiden utökas med ytter-ligare tio veckor (9 kap. 27 § PBL).

I de fall som kommunerna överskrider den lagstadgade handläggningsti-den uppger de att orsakerna bland annat är lång tid till politiskt beslut, ofullständiga handlingar, komplicerade ärenden och resursbrist.

Kommunerna framför följande förslag på åtgärder som kan utveckla och förbättra ärendehanteringen:

 digital hantering av ritningar

 inledande granskning av bygglovskoordinator

 interna rutiner och tidplan för tjänstemän och politiker  eftersträva att alltid hålla översiktsplanen aktuell och tydlig.  anordna träffar med exploatörer och byggherrar.

6 _{Boverkets öppna data:}

Anmälan

Landets kommuner hanterar många anmälningsärenden varje år. Enligt 2017 års PBL-uppföljning hanterade de svarande kommunerna cirka 45 000 anmälningsärenden. I det totala antalet anmälningsärenden ingår också de bygglovsbefriade åtgärderna enligt 9 kap. 4 a-c §§ PBL7_.

Mer-parten av kommunerna uppfyller kravet på handläggningstid. Den är fastställd till fyra veckor från det att samtliga behövliga uppgifter in-kommit till byggnadsnämnden. Om ärendet är av större vikt eller av prin-cipiell betydelse får handläggningstiden utökas med ytterligare fyra veckor (6 kap. 7 § PBF).

I de fall som kommunerna överskrider den lagstadgade handläggningsti-den uppger de att orsakerna bland annat är ofullständiga handlingar, komplicerade ärenden och resursbrist.

Kommunerna framför följande förslag på åtgärder som kan utveckla och förbättra ärendehanteringen:

 kundcenter tar ärenden om eldstäder

 bygglovskoordinator handlägger anmälan för hissar och eldstäder  särskilda handläggare för så kallade Attefallsåtgärder

 digital hantering av ritningar.

7 _{Boverkets öppna data:}

Bilaga 1

Länkar till texterna på PBL

kunskapsbanken

Texterna på PBL kunskapsbanken som har tagits fram under arbetet med detta uppdrag, baseras på rapporten och finns tillgängliga digitalt via föl-jande länkar:

Text om planbesked

https://www.boverket.se/sv/PBL- kunskapsbanken/planering/detaljplan/detaljplaneprocessen/starta-planarbetet/planbesked/forebilder

Text om lov och förhandsbesked samt anmälan

https://www.boverket.se/sv/PBL-kunskapsbanken/lov--byggande/handlaggning/tidsfrister-for-handlaggning/forebilder

Bilaga 2

Planbesked – så fungerar det, Gävle

kommun

Bilaga 3

Bygglov – så fungerar det, Gävle

kommun

Bilaga 4

Övriga kommentarer och reflektioner

I samband med länsstyrelsernas enkätutskick lämnade kommunerna ett flertal övriga kommentarer och reflektioner som kan vara av intresse. Vissa länsstyrelser har också sammanfattat och analyserat kommunernas svar. I bilagan redovisar Boverket ett axplock från kommunerna och läns-styrelserna.

Boverket har inte tagit ställning till materialet och tar inte ansvar för in-nehållet. Boverket anser ändå att innehållet kan vara av intresse för läsa-ren för att få en bredare förståelse för kommunernas handläggning.

Planbesked

Handläggningstider

 Avgörande faktorer för handläggningstiden har varit nämndens sammanträdesdatum eller om ytterligare avstämning eller möte med sökanden eller annan behövts före nämndens sammanträde. Semester och julledighet har också påverkat handläggningstiden.  Kommunerna är angelägna med att inte dra igång planarbeten

som sedan får avbrytas. Därför kan förstudier dra ut på handlägg-ningstiden.

 Tre orsaker till längre handläggningstider:

o Sökanden önskar komplettera eller göra ändringar i an-sökan.

o Chefer längre upp i kommunens organisation eller kom-munstyrelsens ordförande har synpunkter på tjänsteutlå-tandet och vill att handläggarna gör ändringar. Detta gäl-ler framförallt planbesked som skrivs fram som negativa eller då förväntad antagandetid anses för långt fram i ti-den.

o Om en ansökan kommer in sent under våren kan det vara svårt att hinna få upp ärendet i de grupperingar inom or-ganisationen som berörs av planarbetet och vidare genom nämndens behandling på fyra månader, beroende på se-mestrar och sommaruppehåll.

 Inom kommunen har handläggarna mött olika önskemål och mot-stridiga intressen kring hantering av planbesked, där man vill ha fler och mer djupgående utredningar av olika frågor redan innan planuppdraget. Detta arbetssätt är inte förenligt med kravet på kort handläggningstid, möjligheten att ta betalt för arbetet och ordningen att beslut om planuppdrag ska tas av nämnden.  Planbeskeden hinns inte med på grund av tidsbrist. Det upplevs

att det finns en akut resursbrist i kommunen när det gäller planar-kitektresurser. Detta leder till långa väntetider och frustation från sökande av planbesked.

Handläggningsrutiner

 Planbesked har varit ett effektivt verktyg för kommunens interna planering av pågående planuppdrag och samtidigt gett nämndens ledamöter en tydlig bild av planeringstrycket i förhållande till personalkapaciteten.

 Planbesked är ett bra hjälpmedel för att kunna planera kommande planarbete.

 En kommun anser att det är otydligt i lagen vad som kan tolkas som en ansökan om planbesked och vad som är en ansökan om att få beslut om planuppdrag.

 Vissa kommuner delar på samma planhandläggare.

 En del kommuner ger följande svar på varför det är svårt att hålla handläggningstiderna:

o Handläggarna väntar på kompletteringar.

o Ärendet är vilande i överenskommelse med sökanden. o Ärendet är komplicerat.

o Handläggarna är sjukskrivna.

 En kommun försöker styra bort från planbesked mot muntliga be-sked i stället.

 En kommun bedömer att eventuell införd avgift för planbesked, innebär färre ansökningar om planbesked.

 En kommun anger att antalet ansökningar om planbesked skulle kunna minska ytterligare om det på kommunens hemsida finns mer information om planbesked och vilka bedömningskriterier som kommunen utgår ifrån. Till exempel skulle ansökningar om planbesked som strider mot översiktsplanen kunna undvikas om det på hemsidan framgår att kommunen inte beviljar planbesked som strider mot översiktsplanen.

 Länsstyrelsen har inom ramen för sitt miljömålsarbete i samver-kan med sju av länets kommuner, skapat en rutin för innehållet i ett planbesked. I denna rutin ingår som ett viktigt moment även frågeställningar som berör hållbar bebyggelsestruktur.

 Då planbesked ofta berör, för kommunen, strategiska frågor stäl-ler de stora krav på förankring. Detta medför ofta att planbesked försenas på grund av den politiska processen.

 I en kommun är planbesked avgiftsfritt för att främja planänd-ringar och för att kunna ha en mer aktuell plansituation.  Ett konkret förslag för att förbättra hanteringen av planbesked

lämnades av en kommun. Enligt kommunen hade det varit bra med nationella riktlinjer när det gäller vilket underlag som för-väntas ingå i ett planbesked samt vilka bedömningsgrunder ett planbesked vilar på. En handläggare bedömer att Sveriges kom-muner behandlar planbesked på mycket varierande sätt. Riktlinjer kan vara en metod för att få till en mer enhetlig bedömning av planbesked vilket borde vara intressant för den som söker planbe-sked i olika kommuner samt för att göra planprocess rättsäker.  Några av de orsaker som nämns till att planbesked inte kunnat

ges inom fyra månader är bland annat: o resursbrist

o komplexitet i ärenden

o att planbeskedets utfall beror på andra ännu inte färdiga planer/beslut

o att många ärenden behöver tas upp till politiskt beslut o att det kan bli långa ledtider för politisk förankring/beslut o att det saknas delegation till tjänstemannanivå.

 En kommun ifrågasätter om det är rimligt att ge positivt planbe-sked där planarbetet kan påbörjas först efter kanske tio år, exem-pelvis på grund av utbyggnad av kommunalt vatten och avlopp.  En kommun anser att fem till sex månader är en mer rimlig tid

för att kunna svara på planbesked.

 En kommun framför om det skulle vara möjligt att göra en be-hovsbedömning inom planbeskedet? Kommunen har byggt en checklista för bedömning likt behovsbedömningen men inte lika utförligt. Kommunen menar att det ibland skulle finnas en fördel att göra en bedömning redan i det skedet. Detta för att förhindra positiva planbesked där planarbetet senare får avbrytas. Kommu-nen menar att det ofta kommer in nya kunskaper när dyrare ut-redningar används vid bedömningen.

 En kommun kommenterar att problemet för de som söker planbe-sked inte är väntetiden på planbeplanbe-sked, utan väntetiden på att planarbetet ska påbörjas.

 En annan kommun anser att lagen är otydligt formulerad, vilket ger en osäkerhet för de som fått planbesked. Trots att sökande fått positivt planbesked medför det inte automatiskt att planen kommer att genomföras inom den närmsta tiden. Detta ger en osäkerhet för planintressenten.

 När ansökan gäller för ett område som inte finns med i översikts-planen, så får sökande skicka in en ansökan till kommunen, som antingen beviljar eller avstyrker till att ta fram en detaljplan. Detta kallas att kommunen ger ett planmedgivande. Därefter går ärendet vidare till samhällsbyggnadsnämnden som då beslutar en-ligt kommunstyrelsens beslut i ett planbesked.

 Några kommuner har påtalat att det är varierande detaljerings-grad på inlämnade uppgifter från sökande och att det råder en osäkerhet kring vilka krav kommunen kan ställa på vilket un-derlag som behövs för att kunna behandla ärendet. I vissa fall hade det varit bra om det redan till planbeskedet fanns avgörande utredningar, vilket kommuner i dagsläget har svårt att ställa som krav. Det kan även vara problematiskt som sökande att göra ut-redningar inför planbeskedet som inte uppfyller kommunens krav på utredning till detaljplanen.

Kompetensförsörjning

 Något som kommunerna är eniga om är att det behövs en utbild-ning för politiker kring vad en detaljplan är och vad ett planbe-sked är och vad det innebär juridiskt. På så sätt skapas en bättre dialog mellan politiker och tjänstemän samtidigt som förtroendet kommer att bli starkare.

Övrigt

 En kommun tycker att planbesked är ett bra instrument att an-vända. Det stärker det kommunala planmonopolet och ger en tyd-lighet gentemot sökande.

 En bra översiktsplan har många kommuner diskuterat kring och vilka fördelar det för med sig som att exempelvis kunna hantera planbesked tydligare och minska utredningsarbetet när en begä-ran kommer in.

 En diskussion som kom fram vid ett av intervjutillfällena var att fyra månader är i kortaste laget för att få fram ett fullgott besluts-underlag som sedan ska vidare i den kommunala beslutsproces-sen. Sex månader anses vara en mer rimlig tid. Kommunen beto-nar att vid ett mer genomarbetat beslutsunderlag skapas bättre förutsättningar för en fortsatt hög kvalitet samt en effektiv re-surshantering i planprocessen.

 Kommunerna nämner att de ofta får dåligt material och oklara förutsättningar från exploatören. Med tydliga underlag som är ba-serade på beslutade styrdokument bidrar det till en betydligt snabbare process.

 Information om hur processen för planbesked ska gå till måste vara tydligt för alla som ansöker och även för de som jobbar med det.

 En del kommuner har gemensam nämnd och några kommuner har gemensamt förvaltningsarbete.

Lov- och förhandsbesked

Handläggningstider

 Enskilt största faktorn för att snabba upp handläggningstider är om det skulle bli tydligare vilka handlingar som krävs, vilken kvalitet med mera. Kommunen skulle spara mycket med tid som vi nu lägger på att begära kompletteringar, förklara vad som be-hövs och varför det bebe-hövs.

 En del kommuner har många ärenden att handlägga. Hög omsätt-ning av personal påverkar handläggomsätt-ningen men kommunen arbe-tar på att bli bättre och korta ner tiderna.

Handläggningsrutiner

 Problem att hålla rutiner/checklistor uppdaterade internt.  Administrationen kring bygglovshantering bör ses över så att

kommunens resurser används på rätt sätt.

 I stället för områdesvis indelning, tas ärendena efter inkomman-dedatum.

Digitalisering

 Digitalisering är tänkt att det ska effektivisera arbetet men visar sig vara en motsats i början. Detta kräver extra resurser och ar-betsinsatser. Förhoppningen är att digitalisering ska ge positiva resultat på lång sikt.

 Kvaliteten på handlingar varierar mellan kommunerna. En del kommuner erbjuder reducerad bygglovstaxa om man bygger en-ligt vissa miljönormer och genom att ansöka via e-tjänsten ”mitt-bygge.se”

 I alla kommuner i ett visst län får sökanden skicka in digitala handlingar. Digitala system fungerar inte felfritt speciellt gäl-lande arkivering och digitala stämplar och underskrifter.

 Dubbla system, både analogt och digitalt, används idag då många medborgare inte är bekväma med digital hantering.

 Upphandling av digitala system i samarbete med närliggande kommuner.

 Önskemål om att kommunicera via e-post via folkbokföringsre-gistret.

 Idag är ärendeprocessen delvis digital. Sökande kan inte följa sitt ärende digitalt.

Kompetensförsörjning

 I rapporten framförs att webbutbildningar, webbseminarier och PBL Kunskapsbanken är viktiga för kompetensförsörjningen i kommunerna. En synpunkt som har framförts är att det är viktigt att Boverket fortsätter med webbseminarier och erbjuder intro-duktions- och vidareutbildningar för bygglovshandläggare och inspektörer. Särskilt med hänsyn till de många ändringar som PBL, PBF och BBR omfattas av. Kommunerna behöver stöd för att tolka de olika rättsfallen och gråzonerna för att bättre klara handläggningstiderna.

 Synpunkter som angetts från de kommuner som inte lyckats för-bättra eller till och med förlängt handläggningstiderna är perso-nalbrist kopplat till svårigheter att rekrytera och att lagkrav som gäller för hur handläggningen ska gå till. Det innebär att det är svårt att hitta utrymme för förkortade handläggningstider.  Överlag har länets kommuner idag många nyrekryterade

hand-läggare inom såväl planering och byggande. Länsstyrelsen menar därför att såväl nationella som regionala utbildningsinsatser är avgörande för att upprätthålla en god kvalitet i myndighetsutöv-ningen i samhällsbyggnadsprocessen.

 Nätverkandet mellan kommuner kan vara värdefullt om kommu-nerna har liknande förutsättningar. Det är många nya personer med begränsad erfarenhet inom yrket.

 Den stora problematiken just nu är att det inte finns personal att anställa.

 Nyanställda får extern utbildning men kompetensen är bättre in-ternt.

 Konkurrensmässiga löner och bra arbetsmiljö gör att personalen vill stanna kvar.

 Personalbrist förekommer speciellt vid sommartid och vid till-fällen då många är sjuka. Detta är ett större problem i de små kommunerna.

 Vad gäller nätverkande mellan kommunerna kan länsstyrelsen spela en roll för att underlätta detta i högre grad än tidigare.  Tre kommuner uppger att de vill ha mer kontakt/dialog/fysiska

möten med länsstyrelsen men även med övriga kommuner i länet.  En kommun medverkar i yrkesförberedande utbildningar för

bygglovshandläggare och återkommande halvdagsutbildningar till byggföretag.

Övrigt

 Strandskyddsärenden tar längre tid att handlägga. Det försvårar tidsplanen.

 Generellt upprop till regeringen från kommunerna. Det behövs tydligare riktlinjer och lagar.

 Svårt med länsstyrelsens rådgivning i frågor som rör rennäringen. Hur hanterar kommunen lagstiftningen på rätt sätt?

 Vidare lyfter några kommuner att personalresurserna räcker till att hålla handläggningstiderna, men att det också medför att till-synsarbetet får stå tillbaka.

 Ta fram tydligare vägledning kring tolkning av byggnadshöjd och våning.

 Länsstyrelsen konstaterar att den avgiftsmodell som Sveriges kommuner och landsting, SKL, har tagit fram som stöd för plan- och bygglovstaxa ger en god bas för kommunernas finansiering.  Enligt länsstyrelsens mening bör det också övervägas om det kan

vara ändamålsenligt att införa en tillsynsavgift för till exempel funktionskontroll av ventilationssystem och hissar.

 Lagstiftning kring vad som kräver bygglov bör ses över, till ex-empel att möjliggöra att ett mindre skärmtak inom ett industriom-råde inte kräver bygglov.

 Kravet på kontrollplan bör ses över då kravet i dag gäller för alla åtgärder, exempelvis vid uppsättning av skyltar.

 Förslag att se över PBL så att lagen inte motsäger sig själv.  Flyttat över tillsynsärenden till särskild handläggare.

 Äldre detaljplaner är något som kan försvåra för handläggarna. För att underlätta för handläggarna så bör detaljplanerna ändras eller upphävas och ersättas med nya.

 Handläggning av ärenden med avvikelser på grund av äldre de-taljplaner är tidskrävande.

Anmälan

Handläggningstider

 Viktigt att informera sökande om betydelsen av att lämna kor-rekta handlingar, för att på så sätt klara handläggningstiden.  Tiden på fyra veckor är en rimlig handläggningstid för

anmäl-ningsärenden. Eftersom det också finns lovärenden så blir det svårt att prioritera för att klara tiden för både lov- och anmälan. Speciellt under högsäsong då ärendemängden är hög.

 Svårighet att få fram rätt handläggningstid, räknas från den dag ärendet avslutas i ärendehanteringssystemet i stället för besluts-datum.

Digitalisering

 Kommuner uppger att de behöver förbättra webbsidor och e-tjänster ytterligare för att öka kundnöjdheten.

 Digital checklista på läsplatta vid arbetsplatsbesök.

Kompetensförsörjning

 Svårighet att rekrytera byggnadsinspektörer.

 Bygglovshandläggare är svårrekryterade, och erfarna handläg-gare är dyra att anställa.

 Kommunerna upplever bekymmer vid stor omsättning av perso-nal. Upplärning tar tid och resurser för befintlig verksamhet, vil-ket kan påverka arbetsmiljön negativt.

Övrigt

 Kommuner upplever att det finns för många undantag och nya regler/förändringar vad gäller anmälningsärenden.

 Anmälningspliktiga åtgärder bör ses över, exempelvis installation av eldstad.

 När det gäller Attefallsåtgärder så är det orimligt att kräva slutbe-sked på ett bygglovsärende innan man får startbeslutbe-sked för en Atte-fallstillbyggnad som ansluter till bygglovet.

 Problematik med de många och ofta förekommande ändringar i PBL och PBF samt att det är svårt att hålla jämn takt att uppda-tera delegationsordning.

 Mycket tid och resurser krävs till att förklara för sökande, som inte förstår skillnaden mellan anmälan och bygglov.

 Bra att sökanden hör av sig innan påbörjan av en Attefallsåtgärd. Många bygger utan anmälan och tror att det är fritt fram.