Revisionsrapport
Granskning upphandling av utrustning och inventarier, Halmstad Arena
Teknik- och fritidsnämnden Halmstads kommun
November 2010 Leif Johansson
Carl-Magnus Stensson
Innehåll
1. Sammanfattning ... 1
2. Inledning ... 2
2.1 Bakgrund ... 2
2.2 Syfte, revisionsfrågor och metod ... 3
3. Granskningsresultat ... 3
3.1 Investeringsutgift ... 3
3.1.1 Upphandling av utrustning och inventarier ... 4
3.1.2 Attestrutiner, leveranskontroller m m ... 4
3.1.3 Stickprovskontroller ... 4
3.2 Driftkostnad ... 5
(1)
1. Sammanfattning
Revisorerna i Halmstads kommuns har gett Komrev inom PricewaterhouseCoopers i uppdrag att granska upphandling av utrustning och inventarier vid Halmstad Arena.
Ansvarig nämnd är Teknik- och fritidsnämnden. Syftet med granskningen har varit att bedöma ifall upphandlingen av utrustning och inventarier skett på ett ändamålsenligt sätt samt hur framtida driftkostnader är beräknade. Granskningsresultaten sammanfattas nedan:
Granskningen visar att inköp av inventarier och utrustning har gjorts via Anjobygg utan att upphandling enligt LOU genomförts. Utifrån den dokumentation som vi erhållit framgår inte att det finns upphandlingsdokumentation i tillräcklig omfattning. Något
förfrågningsunderlag eller upphandlingskontrakt har inte erhållits. Det finns endast ett underlag i form av ”Funktions- och lokal-program för arenahall m m” och en avsikts- förklaring mellan Anjobygg/NCC och Halmstads kommun. För att kunna överlämna rätten att genomföra upphandlingen av utrustning och inventarier inom ramen för projektet ska detta enligt vår bedömning framgå av förfrågningsunderlaget. Förfarandet kan ha inneburit att kommunen inte kunnat säkerställa att man erhållit bästa pris, villkor, kvalitet, service m.m. Kommunen har helt förlitat sig att Anjobygg via sina leverantörer erhållit bästa pris och övriga villkor.
Med tanke på de diskussioner som varit angående upphandlingsförfarandet bör kommunen om liknande projektform används i framtiden samordna upphandlingen för byggnation och utrustning och tydliggöra detta i upprättade avtal.
När det gäller upphandling av utrustning/inventarier som skett via Anjobygg har samråd inte skett med kommunens centrala upphandlingsenhet. I samband med inventarieinköp till kiosker och restauranger samt inköp av möbler, stolar och bord har däremot samråd skett.
Kommunfullmäktige har fastställt att direktupphandling (som inte beror på synnerliga skäl) får ske upp till 300 tkr för varor och tjänster. Vi anser att inköpen till kioskerna och restaurangen kan inrymmas under synnerliga skäl med anledning av att tidsfaktorn var begränsad. Hyreskontraktet med entreprenören är upprättat på 5 år medan avskrivnings- tiden är satt till 7 år. Vår bedömning är att denna typ av utrustning inte ska ha längre avskrivningstid är fem år.
Tillfredställande rutiner finns kring attest och leveransgodkännande. Dock har dessa inte följts när det gäller mottagande och attest av TV-baserat informationssystem.
Förvaltningen har i detta fall helt förlitat sig på leverantörens och caféentreprenörens uppgifter. Vidare kan vi konstatera att stöld av kassautrustning förekommit till ett värde av ca 80 tkr. Detta sätter fokus på vikten av ändamålsenliga säkerhetsrutiner och upprättade inventarieförteckningar.
Vår bedömning är att upprättade drift- och hyreskalkyler är ändamålsenliga. Beräkningen av hyreskostnaden är gjord på den ursprungliga investeringskostnaden. Eventuella
fördyringar medför högre hyreskostnader.
Vi anser att det är väsentligt att uppföljning sker löpande av drift- och mediakostnader särskilt med tanke på att dessa uppgår till 10,5 mkr, 1/3 av hyreskostnaden. Detta för att säkerställa att budgeterade kostnader inte överskrids.
2. Inledning
Revisorerna i Halmstads kommuns har gett Komrev inom PricewaterhouseCoopers i uppdrag att granska Teknik- och fritidsnämndens upphandling av utrustning och inventarier vid Halmstad Arena.
2.1 Bakgrund
Investeringskostnaden för byggnation av Halmstad Arena beräknas uppgå till 360 mnkr.
Arenan kommer att vara en komplett evenemangsarena med bland annat fyra fullstora inomhushallar, ett antal mindre specialhallar, två ishallar och simhall. Byggnationen drivs i form av ett partneringprojekt/totalentreprenad av Anjobygg på löpande räkning med budget. Från kommunens sida hanteras projektet via fastighetskontoret. Projektet är ännu ej avslutat, byggnationen pågår i ishallsdelen samt läktartak. Vissa besiktningsanmärk- ningar är ej åtgärdade. Därmed är utrustningsanskaffning ännu ej avslutad.
Projektet är ett partneringprojekt där layout och innehåll förändrats över tiden under projektets gång och därmed även utrustningsbehovet.
Utöver byggnationen tillkommer investering i utrustning och inventarier till ett beräknat värde av ca 18 mnkr. Teknik- och fritidsnämnden kommer att stå som ägare till utrustning och inventarier och även svara för den löpande driften.
Anläggningen togs i bruk 15 november 2009 och blev klar för invigning under februari månad 2010. Arrangemang genomfördes redan under byggtiden i oktober 2009. Verksam- het pågick i andra delar av arenan parallellt med byggnationen.
Chefen för Halmstad Arena ansvarar för arenahall, ishallar, bad samt bollplaner inom idrotts- och evenemangsområdet vid Sannarp. Följande arbetsuppgifter ingår:
- Verksamhets-, ekonomi och personalansvar - Upphandlingar och avtal
- Samspel med Halmstad & Co AB, föreningsliv, skolor, högskolan, idrottsförbund m. fl.
(3) 2.2 Syfte, revisionsfrågor och metod
Syftet är att granska kommunens upphandling av utrustning och inventarier till Halmstad Arena. Utifrån väsentlighets- och riskperspektivet har ett antal kontrollmål valts ut.
Följande revisionsfrågor är aktuella:
-Upphandling av utrustning och inventarier, granskning av anbudsunderlag, inkomna anbud . Tillämpning av LOU?
-Granskning av den interna kontrollen när det gäller attestrutiner, leverans- kontroller, priser, garantier m m. Är rutinerna säkra och ändamålsenliga?
-Framtida driftkostnader, vad ingår?
-Stickprovskontroller av att beställd och fakturerad utrustning och inventarier finns på plats.
Granskningen har skett utifrån en genomgång av inkomna anbud, kartläggning av rutiner för attest, leveranskontroll m.m. Rutinerna har bedömts huruvida de uppfyller kraven på god intern kontroll. Stickprovsgranskning av beställd utrustning och inventarier har genomförts. Intervjuer har skett med förvaltningschefen, arenachefen, kommunens upp- handlingschef samt projektledaren för Halmstad Arena. Rapporten har sakgranskats av förvaltningens tjänstemän.
3. Granskningsresultat
3.1 Investeringsutgift
Teknik- och fritidsnämnden godkände förslag till internbudget 2009, den 29 oktober 2008.
I internbudgeten ingår investeringsmedel på ca 18 mkr som avser inventarier och utrust- ning till Arenahallen. Teknik- och fritidsnämnden beslutade att begära att få föra över investeringsmedel som var avsatta 2009 för Arenahallen till 2010 med anledning av att driftstarten av arenan senarelagts.
Utifrån protokoll från byggmöte (partneringprojektet Halmstad Arena) daterat den 15 oktober 2008 diskuterades upphandling av mediakub och tillhörande teknik och att detta måste starta snarast. Enligt noteringar från mötet erhåller Anjobygg ett pålägg på 10 % på inköpspriset, i enlighet med AB (Allmänna bestämmelser för entreprenad- arbeten), och fakturerar projektet Halmstad Arena som i sin tur fakturerar Teknik- och fritidsförvaltningen.
3.1.1 Upphandling av utrustning och inventarier
Merparten av utrustningen av betydande belopp köpts in via Anjobygg. Följande kan nämnas; ljudanläggning 1,6 mnkr, idrottsutrustning 0,6 mnkr, storbildsskärm 4 mnkr, låssystem 1 mnkr, elarbete 0,8 mnkr. Förvaltningen har inte tagit hjälp av centrala upphandlingsenheten för att säkerställa hur upphandlingsförfarandet ska gå till. De skäl som förvaltningen uppger till varför man valt att låta Anjobygg i flera fall sköta
upphandlingen är tidsfaktorn, fastighetens garantier och upparbetad samarbetsparter (partneringavtal). Enligt uppgift har entreprenören full rådighet med ensamrätt till anläggningen under byggtiden enligt Allmänna bestämmelser (behov av synkning med bygg, undvika riva i ytskikt, utnyttja bygglogistik).
Anjobygg lämnar fem års garanti på hela byggnationen inklusive den utrustning som köps in via bolaget.
Till kioskerna och restaurangen som drivs i form av en tjänstekoncession (avtal tecknat 2009-06-30) har förvaltningen köpt in kassasystem (690 tkr), kaffemaskiner/utrustning (84 tkr) och TV-baserat informationssystem (432 tkr) totalt till en kostnad av 1,2 mnkr.
Kommunen har av tids- och samordningsskäl övertagit påbörjad men ej slutförd upp- handling och därmed själva inte tagit in anbud utan förlitat sig på anbudsuppgifter som restaurang- och caféoperatören begärt in. Samråd har skett med upphandlingsenheten.
Utrustningen hyrs därefter ut till operatören. Hyresavtal har upprättats med en avskriv- ningstid på 7 år.
När det gäller möbler, stolar och bord har avrop skett genom att förvaltningen har begärt in prisuppgifter från leverantörer som har/hade ramavtal med kommunen. Samråd har skett med upphandlingsenheten.
3.1.2 Attestrutiner, leveranskontroller m m
Alla inventarier och utrustning levereras till arenahallen, enligt uppgifter. Vid godsets ankomst sker leveranskontroll enligt följesedel, att allt gods har ankommit och att inga yttre skador finns. I samband med fakturakontrollen sker leveransgodkännande och attest av två personer. I de fall där inventarier eller utrustningen kräver särskild installation sker betalning inte förrän den är installerad.
3.1.3 Stickprovskontroller
Vi har genomfört en stickprovsvis granskning av leverantörsfakturor avseende inventarier och utrustning. Antal och pris för fakturerade inventarier och utrustning har jämförts med orderbekräftelse och avtal.Vi har även genomfört en stickprovsvis inventering av att fakturerade möbler och utrustning har levererats till arenan.
Revisionell bedömning
Inköp av inventarier och utrustning har gjorts via Anjobygg. Vi bedömer att summan uppgår till ca 58 % av budgeterat anslag. Utifrån den dokumentation som vi erhållit
(5) förfrågningsunderlag eller upphandlingskontrakt har inte erhållits. Det finns endast ett
underlag i form av ”Funktions- och lokal-program för arenahall m.m.” och en avsikts- förklaring mellan Anjobygg/NCC och Halmstads kommun. För att kunna överlämna rätten att genomföra upphandlingen av utrustning och inventarier inom ramen för projektet ska detta enligt vård bedömning framgå av förfrågningsunderlaget.
Enligt ”Funktions- och lokalprogram för arenahall m.m” anges att högtalare med god ljudbild ska finnas över hela hallen samt även en informationstavla med aktuell matchinfo samt med möjlighet för storbildsvisning. Vidare ska utropshögtalare i alla publika
utrymme finnas. Dessa har bekostats av Teknik- och fritidsnämndens budget. Vår
bedömning är att bl.a. ovanstående ska inrymmas inom byggprojektet och inte bekostas av Teknik och fritidsnämnden.
Förfarandet kan ha inneburit att kommunen inte kunnat säkerställa att man erhållit bästa pris, villkor, kvalitet, service m.m. Kommunen har helt förlitat sig att Anjobygg via sina leverantörer erhållit bästa pris och övriga villkor. Delar av utrustningsbehovet förutsätter inmontage i anläggningen, d v s kan ej utföras i efterhand, vilket i sin tur förutsätter sam- ordning med byggarbetsprocessen för att undvika dubbelarbete. Detta förfarande utesluter enligt vår mening dock inte att kommunen upphandlar utrustningen.
Med tanke på de diskussioner som varit angående upphandlingsförfarandet bör kommunen om liknande projekt framtiden används samordna upphandlingen för byggnation och utrustning och tydliggöra detta i upprättade avtal.
Upphandlingsenheten har inte medverkat på något sätt eller blivit tillfrågade angående upphandlingen av utrustning/inventarier via Anjobygg, något vi finner anmärkningsvärt.
Kommunfullmäktige har fastställt att direktupphandling (som inte beror på synnerliga skäl) får ske upp till 300 tkr för varor och tjänster. Vi anser att inköpen till kioskerna och restaurangen kan inrymmas under synnerliga skäl detta med anledning av att tidsfaktorn var begränsad. Hyreskontraktet med entreprenören är upprättat på 5 år medan avskriv- ningstiden är satt till 7 år. Vår bedömning är att denna typ av utrustning inte ska ha längre avskrivningstid är fem år.
Tillfredställande rutiner finns kring attest och leveransgodkännande. I samband med våra stickprovs-kontroller har vi dock noterat att dessa inte följts när det gäller mottagande och attest av TV-baserat informationssystem. Förvaltningen har i detta fall helt förlitat sig på leverantörens och caféoperatörens uppgifter. Vidare kan vi konstatera att stöld av
kassautrustning förekommit till ett värde av ca 80 tkr, kommunen står för denna kostnad.
Detta sätter fokus på vikten av ändamålsenliga säkerhetsrutiner och upprättade inventarie- förteckningar.
3.2 Driftkostnad
Från och med 2010 utökas Teknik- och fritidsnämndens driftbudget med 35 mnkr. Vidare omfördelas de 9,4 mnkr som tidigare avsåg kostnader för sporthallen och ishallen med
anledning av den nya arenahallen. Huvuddelen av ökningen avser ökade hyreskostnader och kapitaltjänstkostnader (ca 40 mnkr). Nedan redogörs dels över tidigare kalkyl som förvaltningen tagit fram samt budget för 2010.
Arenahallens budgeterade intäkter är 7,1 mnkr. Enligt uppgifter bedömer förvaltningen att intäkterna för 2010 uppgår till ca 5,1 mnkr. Intäkterna består av evenemangsintäkter, taxor, kontorshyror samt lokalhyra för restaurang/café och gym.
Tkr Tidigare kalkyl Budget 2010 Differens
Arenachef, marknadsförare, bokning 1500 610 -890
Drift personal 6400 6 300 -100
Städning 2900 2 200 -700
Material och tjänster 1075 2 332 1 257
Summa verksamhetens kostnader 11 875 11 442 -433
Kapitalkostnader utrustning 2300 1 128 -1 172
Internhyra, befintlig anläggning ishall och bad. (ränta+avskr+drift- och
underhållsk) 4260 5 230 970
Internhyra, nybyggnation
(ränta+avskr+drift- och underhållsk) 33700 33 700 0
Rationalisering -635 635
Summa kostnader 51 500 51 500 0
Intäkter 7100 7 100 0
Nettokostnad 44 400 44 400 0
Fastighetskontoret har tagit fram följande beräkning för drift och underhållskostnader samt mediaförbrukning. Beräkningsgrundade ytor uppgår till 24 105 m2 (läktartak, carport och garage avgår).
Ytor kvm
Arenahallen ekl.
Piazzan 17 425
Kontor/kansli 1 000
Ishall 3 510
Piazzan 2 170
Garage 265
Carport 400
Läktartak 600
Summa 25 370
För beräkningsgrundad yta avgår läktartak, carport och garage; totalt uppgår kvarvarande yta till 24.105 kvm.
(7)
Drift och underhållskostnader, uppräknade till 2009
Administration 24 kr/m2
Drift och underhållskostnader 135 kr /m2
Fastighetsskötsel 90 kr/m2
Försäkring 13 kr/m2
Summa 262 kr/m2
Mediaförbrukning bedömd
Fjärrvärme/fjärrkyla 59 kr/m2
El 100 kr/m2
Vatten 11 kr/m2
Sophämtning 3 kr/m2
Summa 173 kr /m2
Totalt uppgår drift- och underhållskostnaden till 10,5 mkr (24.105 kvm x 435:-). Enligt uppgifter är drift- och underhållskostnaderna en bedömning och först inför 2012 ska dessa bygga på data för 2010-2011. Enligt uppgifter är drift- och underhållskostnaderna för arenahallen per kvadratmeter avsevärt dyrare än nybyggda idrottshallar i kommunen.
Revisionell bedömning:
Drift- och underhållskostnaderna bygger på en uppskattning per kvadratmeter och är betydligt högre än andra idrottshallar i kommunen. En översyn av detta kommer att göras inför 2012. Vi anser dock att det är väsentligt att nämnden följer upp drift- och
underhållskostnader mer löpande. Särskilt med tanke på att dessa uppgår till 10,5 mkr, 1/3 av hyreskostnaden. Detta för att säkerställa att budgeterade kostnader inte överskrids.
Vår bedömning är att upprättade drift- och hyreskalkyler är ändamålsenliga. Beräkningen av hyreskostnaden är gjord på den ursprungliga investeringskostnaden. Eventuella
fördyringar medför högre hyreskostnader. Nämnden bedömer att intäkter för Arenan kommer att understiga fastställd budget med 2 mkr (ekonomirapport jan-mars). Detta med anledning av att evenemang som exempelvis mässor, konserter inte bedöms komma upp i den nivå som fastställdes vid ramtilldelningen. Tillsammans med Halmstad & Co har verksamheten gjort bedömningen att det behövs en inkörningsperiod under 2010-2011 för att uppnå stipulerad intäktsnivå.
