Gemensam detaljplanprocess

Hållbar stad – öppen för världen

Grundutbildning i GEM –

Gemensam detaljplanprocess

Maj 2018

Processledning GEM

INCHECKNING

BAKGRUND OCH MÅL MED GEM VAD INNEBÄR GEM-MODELLEN?

PAUS/DISKUSSION

PROJEKTETS FASER FIKA/ÖVNING

FORTS. PROJEKTETS FASER

Agenda

Incheckning

• Vilken förvaltning tillhör du?

• Vad har du för roll i detaljplaner och/eller programarbete?

• Beskriv din bild av GEM i tre ord.

Bakgrund och syfte med GEM

Vad är GEM-modellen?

• GEM-modellen beskriver hur Göteborgs stad genomför planprocessen (från förprövning till att planen är antagen och arkiverad) i projektform.

• Ett gemensamt arbetssätt byggt på fördjupad samverkan mellan SBK, FK och TK där arbetet med att ta fram detaljplaner drivs i projektform.

Målet med GEM-modellen

Vad innebär GEM-modellen?

Vad är de stora processförändringar som föreslås i GEM för att uppnå de förväntade effekterna?

1. Att arbeta i projektform

• I ett team Handläggare på SBK, FK, TK, m fl

• Under en viss tid Från startbeslut tills detaljplanen vinner laga kraft

• Med en viss budget Budget för planarbetet

• Mot ett tydligt mål Detaljplanens syfte

2. Gemensam projektmodell

Projektmodellen XLPM

• Projektstyrningsprocessen (den röda)

• Projektledningsprocessen (den blå)

• Projektets arbetsmodell (den gula)

GEM-modellen

3. Tydliga roller och

ansvarsfördelningar

• Beställare är ytterst

ansvarig för att projektet beställs och genomförs

• BN är beställare genom avdelningschef plan, SBK

• Beställning sker genom godkänd

startplan/uppdrag

Projekt och linjeorganisation

• Planchef är projektägare

• Ansvarar för:

– Ansvar för att projekten överensstämmer med de politiska målen

– Säkerställer resurser och de ekonomiska ramarna för projekten – Säkerställer att innehåll

och kvalitet uppfyller den i projektdirektivet

• Projektägaren är delaktig i formella beslut i BN

Projekt och linjeorganisation

• Styrgruppen ansvarar för projektets styrning.

• Styrgruppen för detaljplaner består vanligtvis av

enhetschefer på SBK, FK, TK

Projekt och linjeorganisation

• Projektledare ansvarar för projektets framdrift och leverans

• Projektledare för

detaljplaner är vanligtvis planhandläggare på SBK.

Projekt och linjeorganisation

• Projektgruppen ansvarar för – Bevakar projektets

genomförbarhet utifrån sitt sakområde

– Säkerställer att

förvaltningens frågor hanteras inom projektet – Förankra projektet i den

egna organisationen och bereder ärendet i den egna nämnden.

• Projektgruppen för detaljplaner består vanligtvis av

handläggare på SBK, FK, TK

• Projektgruppsmedlemmar kan få en beställarroll mot

arbetsgruppen och/eller kan vara ansvarig för en

arbetsgrupp.

Projekt och linjeorganisation

• Arbetsgrupperna är

vägledande i beslut kring sakfrågor inom projektet.

– Har ingen formell beslutanderätt

– Bidrar med kompetens inom sina sakområden – Påverkas eller ska

använda sig av projektets resultat

Projekt och linjeorganisation

4. Gemensam styrgrupp

• Gemensam projektstyrning, prioritering och resurssättning

• Kontinuerligt uppföljning av projektets framdrift

• Tydligare hantering av knäckfrågor

Fördelar med en gemensam styrgrupp (SBK, FK, TK):

• SAM-gruppen/utökat SAM-grupp

• För särskilt utvalda projekt kan en annan styrgrupp upprättas.

Styrgruppen för detaljplaner

5. Tydlig och enhetlig

eskaleringsordning

Projekt vs linje

• Tydliga och enhetliga dokumentmallar som ”verktyg” för att driva projektet på ett strukturerad och systematiserad

sätt

• Projektdirektiv, projektplan, lägesrapporter och leverans- /slutrapport

• Låt inte administrationen ta över

6. Gemensamma

dokumentmallar

7. Gemensamt IT-stöd

• PLEX

• Antura Projects

I ett tidigt skede:

• Skapa projektkultur och gemensamt

förhållningssätt

• Sätta spelregler för

samarbetet tillsammans

• Delge vilka förväntningar som finns avseende

förhållningssätt

8. Gemensamt förhållningssätt

9. Gemensam och strukturerad

förplaneringsprocess

Hanterings av ansökningar om planläggning

• Tillsammans och i ett tidigt skede:

• Klargöra projektets förutsättningar

• Utreda projektets konsekvenser Mål

• En gemensam process oavsett vem initierar frågan

• Avstämningar med ÄS=Ärendesamråd innan beslut i byggnadsnämnden

• Remissutskick till övriga berörda förvaltningar, kommunala bolag och myndigheter

• Enhetligt dokumentation av bedömningar och avvägningar i förprövningsrapport

Åtgärder för att uppnå målet

• Gemensam prioritering av detaljplaner och planprogram utifrån:

• Gemensamt nuläges analys av behov

• Gemensamma mål och strategier för stadsutvecklingen Mål

• Gemensam och strukturerad process och arbetsflöde

• Perspektiv från alla tre förvaltningar beaktas i prioriteringen av projekten

• En tydligt organisation bestående av processledare,

processadministratör, beredningsgrupp och arbetsgrupper Åtgärder för att uppnå målet:

Startplanearbete

1. Att arbeta i projektform med detaljplaner och program 2. Gemensam projektmodell

3. Tydliga roller och ansvarsfördelningar 4. Gemensam styrgrupp

5. Tydlig och enhetlig eskaleringsordning 6. Gemensamma dokumentmallar

7. Gemensamt IT-stöd

8. Gemensamt förhållningssätt

Sammanfattning av de större

processförändringarna i GEM-modellen

Paus/Diskussion

• Sätt er i grupper om 2-3 personer och ha en diskussion kring följande fråga:

• Vilka skillnader ser du mellan GEM och det sättet du har jobbat med detaljplaner? Nämna tre skillnader.

Projektets faser (detaljplaner)

GEM-modell

Detaljplanering

Projektanalys och projektplanering

Projektanalys och projektplanering

• Projektanalys

– förutsättningar för att starta projektet analyseras och resurser från SBK, FK och TK utsätts (BP0) – Planavtal upprättas samt projektdirektiv tas fram och godkänns av styrgrupp (BP1)

• Projektplanering

– Startmöte genomförs för att få en grundlig och heltäckande bild av projektets förutsättningar, behov av utredningar identifieras, projektplan tas fram och godkänns av styrgrupp (BP2).

Projektanalys och projektplanering

förenklat

• Projektanalys och Projektplanering

– Förutsättningar för att starta projektet analyseras och resurser från SBK, FK och TK utsätts (BP0) – Planavtal upprättas samt projektdirektiv tas fram och godkänns av styrgrupp (BP1)

– Startmöte genomförs för att få en grundlig och heltäckande bild av projektets förutsättningar, behov av utredningar identifieras, planavtal upprättas, projektplan tas fram och godkänns av styrgrupp (BP2).

Projektdirektiv

Beskriver VAD syftet med projektet är och vad projektet ska uppnå.

Projektdirektivet är till för

Styrgrupp

Projekt- grupp Arbets-

grupper

Övergripande om projektet

Förväntningar på

detaljplanen

Förväntningar på planarbete

Projektets prioritering Påverkande

omgivning Organisation,

rapportering och överlämning

Ett projektdirektiv består av:

PROJEKT- DIREKTIV

Projektdirektivet beskriver vad projektet ska uppnå

START

”ORIENTERINGSBANA”

MÅL

Projektplanen

Beskriver HUR arbetet utifrån givna projektmål samt tidsmässiga och ekonomiska ramar ska genomföras

Projektets omfattning

Utredningsbehov

Tidplan för planarbetet Riskhantering

Projektavslut och överlämning

PROJEKT- PLAN

En projektplan består av:

Övning - Fallstudien

• Sätt er i grupper om 3-4 personer och utifrån förprövningsrapporten för fallstudien diskutera följande delar i projektdirektivet:

– Formulering av målsättningar – Identifiering av knäckfrågor

– Bedömning av genomförande-/exploateringsekonomi

Sammanfattning av ärende

• Önskemål att förtäta med yteffektiva till- gänglighetsanpassade bostäder, ca 65 lgh

• På fastigheten finns en tvåvåningsbyggnad som tidigare inrymt en närbutik. Idag finns där en kvartersrestaurang och några lägen-heter på andra våningen

• I detaljplanen från 1971 planerades för en lokal knutpunkt med kyrka, daghem och

närbutiker. De anvisade ytorna för parkering ägs av kommunen. Ingen genomförandetid

• Skisserad förtätning passar in i stadsbilden och samverkar med kyrka daghem. Bear- betning krävs av volymer, parkering, allmän plats samt bottenvåningars utnyttjande

Fallstudie - Detaljplan för

bostäder vid Hammarvägen

Befintlig byggnad

Översiktskarta Länk till karta Gällande plan

Utvecklingsskiss

Fort. Projektets faser (detaljplaner)

Projektgenomförande

Samråd

• Arbetsgrupper bildas enligt projektplanen.

• I en iterativ process tas fram nödvändiga bedömningsunderlag, utredningar m m, förslaget studeras närmare och vid behov omarbetas, planhandlingar tas fram och förankras med berörda.

• När önskat resultat är uppnått skickas samrådshandlingar till styrgrupp för godkännande och därefter till BN för beslut att genomföra samråd.

• Löpande lägesrapportering sker till styrgrupp. Vid behov eskaleras avvikelser/knäckfrågor.

Granskning

• Inkomna synpunkter/yttrande sammanställs och analyseras.

• Vid behov revideras/kompletteras bedömningsunderlaget, utredningar m m och förslaget omarbetas. Därmed revideras planhandlingar och förankras med berörda. Detta görs också i en iterativ process tills önskat resultat är uppnått.

• Sedan skickas handlingar till styrgrupp för godkännande och därefter till BN för beslut att genomföra granskning.

• Löpande lägesrapportering sker till styrgrupp. Vid behov eskaleras avvikelser/knäckfrågor.

Antagande

• Inkomna synpunkter/yttrande sammanställs och analyseras.

• Utifrån det kan ev. små revideringar göras i planhandlingar och stäms av med berörda.

• Sedan skickas handlingar till styrgrupp för godkännande och därefter till BN för antagande eller godkännande.

• Löpande lägesrapportering sker till styrgrupp.

Projektavslut

Efter antagande fram till laga kraft

Antagen BN/KF

Protokoll justering Besvärstid

Nej

LAGA KRAFT Överklagad?

Överprövad?

Nej

Ja

Inom besvärstid?

Skicka till MMD

Nej

Dom? Nej

Informera den som överklagat Avslag

Överklagad?

Besvärstid

Skickas till MMÖD

Ja Prövnings-

tillstånd?

Nej

LST prövar planen

Planen godkänns

Planen upphävs

Ja

Ja

Dom?

Ja

Avslag

Ta fram

leveransrapport Slutmöte

1-14 dagar 3 veckor

• Parallellt med hantering av administrationen efter antagande tas fram en leveransrapport.

• Slutmötet genomförs med projektgruppen och vid behov andra som deltagit i projektet.

Arkivering

Informera om att

Tillgängliggör planhandlingar Tillgängliggör

planinformation Planavdelningens överlämning till arkivet

och byggavdelningen

Besluta om Avsluta BP 6

• När laga kraftdatum är fastställt ska plantekniker inom sju dagar skicka handlingar till Länsstyrelsen och Lantmäterimyndigheten. Senast fjorton dagar efter laga kraft ska planhandlingar lämnas till Arkivet.

• Leveransrapporten kompletteras efter arkivering och registrering och dokumentet döps därefter om till Slutrapport.

• Slutrapport skickas till styrgrupp för beslut om projektavslut

• Beskriver projektmodellen och hur

detaljplanprocessen från förprövning till och med laga kraft ska genomföras

• Uppdateras varje år

• Godkänns av processägare för GEM-

modellen, Martin Storm, avdelningschef plan

• Finns på intranätet

• Vid frågor om GEM-modellen kontakta processledare GEM, Maryam Sepehr, SBK

GEM-handboken

Utcheckning

• Beskriv igen din bild av GEM nu igen i tre ord.